Rechner für abrechenbare Auslastung (+ Benchmarks & Maßnahmen)

Ihre Agentur hat 10 Mitarbeiter mit je 40 Stunden pro Woche. Das sind 400 Stunden potenziell abrechenbarer Zeit wöchentlich bzw. 20.800 Stunden jährlich. Bei durchschnittlich 100 $/Stunde entspricht das 2.080.000 $ potenziellem Jahresumsatz.

In der Praxis werden aber oft nur 60–65 % dieser Stunden abgerechnet. Damit bleiben jährlich 700.000–800.000 $ auf der Strecke.

Es geht nicht um mehr Arbeit, sondern darum zu verstehen, wohin die Zeit geht, und systematisch mehr abrechenbare Stunden zu erfassen. Der Unterschied zwischen 60 % und 75 % Auslastung bedeutet für eine kleine Agentur oft 300.000 $+ Jahresumsatz.

Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie die abrechenbare Auslastung berechnen, mit Branchen-Benchmarks vergleichen und mit bewährten Maßnahmen (Zeiterfassung, Projektmanagement) um 10–15 Prozentpunkte steigern.

⚠️ PLATZHALTER INTERAKTIVER RECHNER

HINWEIS FÜR ENTWICKLUNG: Dieser Abschnitt soll einen JavaScript-Rechner enthalten, mit dem Nutzer:

• Anzahl Teammitglieder eingeben
• durchschnittlichen Stundensatz eingeben
• aktuelle abrechenbare Stunden (oder % zur Berechnung) eingeben
• verfügbare Gesamtstunden eingeben
• aktuelle Auslastung berechnen
• mit Branchen-Benchmarks vergleichen
• Umsatzwirkung bei besserer Auslastung sehen
• potenziellen jährlichen Umsatzzuwachs berechnen
• Ergebnisse und Maßnahmenplan exportieren können

Geplante Rechner-Funktionen:

• Teamgröße, Stunden/Woche/Person (Standard: 40), Wochen/Jahr (Standard: 48 nach Urlaub)
• Durchschnittlicher Stundensatz, erfasste abrechenbare Stunden (oder %)
• Echtzeit-Berechnung der Auslastung
• Benchmark-Vergleich (visualisiert)
• Umsatzwirkung: aktueller Jahresumsatz, Umsatz bei Ziel-Auslastung, Differenz, monatliche Chance
• Szenarien (z. B. 70 %, 75 %, 80 %)
• Auslastungs-Charts, PDF-Export, Maßnahmenplan-Generator

Hier später den Rechner in JavaScript implementieren.

Was ist die abrechenbare Auslastung?

Die Formel

Die abrechenbare Auslastung ist der Anteil der verfügbaren Arbeitszeit, der tatsächlich an Kunden abgerechnet wird:

Auslastung = (Abrechenbare Stunden / Verfügbare Gesamtstunden) × 100 %

Beispiel:

• Mitarbeiter arbeitet 40 Std./Woche
• 30 Std. an Kunden abgerechnet
• 10 Std. für interne/Admin-Aufgaben
• Auslastung: 75 %

Warum es wichtig ist

Die Auslastung wirkt direkt auf die Agentur-Rentabilität:

Bei 60 % Auslastung:

• 2.080 Std./Jahr pro Mitarbeiter
• 1.248 Std. abgerechnet
• Bei 100 $/Std. = 124.800 $ Umsatz pro Mitarbeiter

Bei 75 % Auslastung:

• 2.080 Std./Jahr pro Mitarbeiter
• 1.560 Std. abgerechnet
• Bei 100 $/Std. = 156.000 $ Umsatz pro Mitarbeiter
• +31.200 $ pro Mitarbeiter und Jahr

Bei 10-köpfiger Agentur:

• 60 % Auslastung: 1.248.000 $ Jahresumsatz
• 75 % Auslastung: 1.560.000 $ Jahresumsatz
• Differenz: 312.000 $ pro Jahr

Ihre Auslastung berechnen

Schritt 1: Verfügbare Gesamtstunden

Stunden/Tag: 8
Tage/Woche: 5
Wochen/Jahr: 52
- Feiertage: 10 Tage
- Urlaub: 15 Tage
- Krankheit: 5 Tage
= 47 Arbeitswochen

Verfügbare Stunden = 8 × 5 × 47 = 1.880 Std./Jahr

Schritt 2: Abrechenbare Stunden erfassen

Zeiterfassung der letzten 3–6 Monate auswerten:

• Nur Stunden zählen, die abgerechnet oder abrechenbar sind
• Interne Meetings, Admin, Schulung ausschließen
• Akquise ausschließen (außer Sie rechnen sie ab)
• „Nicht abrechenbare“ Kundenarbeit ausschließen

Schritt 3: Rate berechnen

Beispiel Mitarbeiter:
Erfasste Gesamtzeit: 1.800 Std./Jahr
Abrechenbare Zeit: 1.200 Std.
Auslastung: 1.200 / 1.880 = 63,8 %

Schritt 4: Team-Durchschnitt

Mitarbeiter   Verfügbar   Abrechenbar   Auslastung
-------------------------------------------------------
Sarah         1.880        1.410        75 %
Mike          1.880        1.200        64 %
Alex          1.880        1.100        59 %
Jennifer      1.880        1.350        72 %
David         1.880        1.050        56 %
-------------------------------------------------------
Durchschnitt: 1.880        1.222        65 %

Branchen-Benchmarks

Auslastung nach Branche

Unternehmensberatung:

• Schwache: <60 %
• Durchschnitt: 65–70 %
• Starke: 75–80 %
• Spitzen: 80–85 %

Kreativagenturen (Design, Marketing):

• Schwache: <55 %
• Durchschnitt: 60–65 %
• Starke: 70–75 %
• Spitzen: 75–80 %

Software-Entwicklung:

• Schwache: <65 %
• Durchschnitt: 70–75 %
• Starke: 75–80 %
• Spitzen: 80–85 %

Professional Services (Recht, Steuerberatung):

• Schwache: <70 %
• Durchschnitt: 75–80 %
• Starke: 80–85 %
• Spitzen: 85–90 %

Auslastung nach Rolle

Junior:

• Ziel: 75–85 %
• Grund: Weniger interne Verantwortung, mehr Umsetzungszeit

Mid-Level:

• Ziel: 70–75 %
• Grund: Mentoring und Prozessverbesserung

Senior:

• Ziel: 60–70 %
• Grund: Kundenentwicklung, Strategie, Teamführung

Inhaber/Partner:

• Ziel: 40–60 %
• Grund: Akquise, Führung, Vertrieb

Projektmanager:

• Ziel: 50–65 %
• Grund: Mix aus abrechenbarer Projektarbeit und interner Koordination

Ziel-Auslastung nach Agenturgröße

1–5 Personen:

• Ziel: 65–70 %
• Herausforderung: Viele Rollen, viel Admin

6–15 Personen:

• Ziel: 70–75 %
• Optimal: Genug Spezialisierung, überschaubarer Overhead

16–50 Personen:

• Ziel: 65–70 %
• Herausforderung: Mehr Führungsebenen, Meetings, Abstimmung

50+ Personen:

• Ziel: 70–75 %
• Vorteil: Spezialisierte Rollen, dedizierter Admin

Wohin die Zeit geht: Auslastung im Detail

Die fehlenden 35 % im Detail

Bei 65 % Auslastung: Wohin gehen die anderen 35 %?

Typische Zeitverteilung:

Abrechenbare Kundenarbeit:   65 %
Interne Meetings:           10 %
Akquise:                      8 %
Administrative Aufgaben:     7 %
Schulung & Lernen:            4 %
E-Mail & Kommunikation:      3 %
Tools & Einrichtung:          2 %
Nicht erfasste Zeit:          1 %
=====================================
Gesamt:                      100 %

Das Problem nicht erfasster Zeit

Häufig nicht erfasst:

• Kurze Kunden-E-Mails (5–10 Min. pro Stück, summiert sich wöchentlich)
• Slack-Gespräche zu Projekten (abrechenbar, aber nicht erfasst)
• Kleine Anpassungen (abrechenbar, vergessen)
• Kundenanrufe (abrechenbar, nicht gebucht)
• Code-Reviews und QA (abrechenbar, nicht erfasst)

Auswirkung: Verliert jeder 3 Std./Woche an nicht erfasster abrechenbarer Zeit:

• 3 Std. × 10 Personen = 30 Std./Woche
• 30 Std. × 48 Wochen = 1.440 Std./Jahr
• Bei 100 $/Std. = 144.000 $ entgangener Umsatz pro Jahr

Das Problem interner Meetings

Vor Zeiterfassung: Agenturen sehen oft nicht, wie viel Zeit in interne Meetings fließt.

Nach Erfassung:

Montag-Morgen-Standup:       1 Std. × 10 = 10 Std.
Wöchentliche Projektreviews: 2 Std. × 10 = 20 Std.
Ad-hoc-Besprechungen:        5 Std. × 10 = 50 Std.
Schulungen:                  2 Std. × 10 = 20 Std.
================================================
Wöchentliche interne Zeit:   100 Std. (25 % der Kapazität!)

Lösung: Meeting-Zeit um 30–40 % reduzieren und 30–40 Std./Woche für abrechenbare Arbeit gewinnen.

Auslastung verbessern: Der Maßnahmenkatalog

Maßnahme 1: Konsequente Zeiterfassung

Problem: Was nicht gemessen wird, kann nicht verbessert werden. Bei niedriger Auslastung ist die Zeiterfassung oft schwach.

Lösung:

Zeiterfassung verpflichtend:

• Desktop-App mit automatischer Erfassung
• Tägliche Prüfung der Zeiteinträge
• Mindeststunden-Ziele für erfasste Zeit
• Wöchentliche Zeiterfassungs-Audits

Hürden abbauen:

• Ein-Klick-Start/Stopp
• Mobile App unterwegs
• Anbindung an Aufgabenverwaltung
• Vorbefüllte Einträge aus dem Kalender

Alles erfassen (wirklich alles):

✓ Kundenanrufe und -E-Mails
✓ Slack-Gespräche zu Projekten
✓ Kleine Änderungen und Anpassungen
✓ Code-Reviews und QA
✓ Kundenrecherche und Vorbereitung
✓ Angebotserstellung (an Vertrieb/Marketing abrechenbar)
✓ Auch 5-Minuten-Tätigkeiten

Umsetzung:

Woche 1: Zeiterfassung verbindlich einführen
Woche 2: Team in Tool und Ablauf schulen
Woche 3: Alles erfassen
Woche 4: Daten prüfen und Lücken identifizieren

Erwarteter Effekt: +5–10 Prozentpunkte durch Erfassen bisher nicht erfasster abrechenbarer Zeit.

Maßnahme 2: Interne Meeting-Zeit reduzieren

Problem: Meetings sind der größte Auslastungs-Killer. Im Schnitt: 25 % der Zeit in internen Meetings.

Lösung:

Aktuelle Meetings prüfen:

Meeting              Häufigkeit   Dauer       Std./Jahr
---------------------------------------------------------------
Montag-Standup       Wöchentl.    1 Std.×10   520 Std.
Projektreviews       Wöchentl.    2 Std.×10   1.040 Std.
Kunden-Debriefs      Wöchentl.    1 Std.×10   520 Std.
Team-Schulung        Monatl.      3 Std.×10   360 Std.
All-Hands            Monatl.      2 Std.×10   240 Std.
===============================================================
Gesamt:                                           2.680 Std./Jahr

40 % der Meeting-Zeit einsparen:

Strategie:
- Montag-Standup: 30 Min. (260 Std. gespart)
- Projektreviews: Async-Updates, 1 Std. Sync (520 Std. gespart)
- Kunden-Debriefs: 30 Min. fokussiert (260 Std. gespart)
- Schulung: Vierteljährlich (270 Std. gespart)
- All-Hands: 90 Min. (120 Std. gespart)

Gesamt gespart: 1.430 Std./Jahr
Bei 100 $/Std. = 143.000 $ zurückgewonnene Kapazität

Alternativen zu Meetings:

• Async-Video-Updates (z. B. Loom)
• Schriftliche Status-Updates
• Entscheidungsdokumente statt Besprechungen
• Optionale Teilnahme (3–5 Kernpersonen, Rest nach Bedarf)

Erwarteter Effekt: +7–10 Prozentpunkte Auslastung

Maßnahme 3: Admin-Aufgaben straffen

Problem: Administrativer Overhead skaliert nicht mit dem Team-Wachstum.

Lösung:

Wiederkehrende Aufgaben automatisieren:

• Zeiterfassung → Rechnungserstellung (automatisch)
• Projekt anlegen → Aufgabenvorlagen
• Kunden-Onboarding → automatisierte Abläufe
• Status-Reporting → automatisierte Dashboards

Tools zusammenführen: 5–7 verschiedene Tools bedeuten:

• Mehrfach-Logins täglich
• Kontextwechsel
• Doppelte Dateneingabe
• Integrations-Pflege

Zeitkosten:

• Im Schnitt 15 Min./Tag pro Person für Tool-Verwaltung
• 15 Min. × 10 × 240 Tage = 600 Std./Jahr
• Bei 100 $/Std. = 60.000 $ verlorene Produktivität

Lösung: All-in-One-Plattform

• Ein Login
• Kein Kontextwechsel
• Keine doppelte Dateneingabe
• 600 Std./Jahr zurückgewinnen

Erwarteter Effekt: +3–5 Prozentpunkte Auslastung

Maßnahme 4: Besseres Projekt-Scoping

Problem: Zu geringer Umfang führt zu nicht abrechenbaren Überhängen.

Lösung:

Ist vs. Schätzung erfassen:

Projekttyp           Geschätzt    Ist        Abweichung
---------------------------------------------------------
Website-Redesign     80 Std.      120 Std.   +50 %
Logo-Design          20 Std.      28 Std.    +40 %
Social-Media-Betr.   40 Std./Mo   52 Std.    +30 %

Historische Daten für künftige Schätzungen nutzen:

• Letzte 20 ähnliche Projekte auswerten
• Durchschnittlichen Zeitaufwand berechnen
• 15–20 % Puffer für Unwägbarkeiten
• Projekte entsprechend kalkulieren

Scope Creep vermeiden:

• Klar definierte Lieferables
• Änderungsprozess
• Kundenfreigabe bei Umfangsänderungen
• Zusatzstunden erfassen und abrechnen

Erwarteter Effekt: +5–8 Prozentpunkte (durch weniger nicht abrechenbare Überhänge)

Maßnahme 5: Ressourceneinsatz optimieren

Problem: Falsche Personen auf falschen Projekten, Skills-Mismatch, Ineffizienz.

Lösung:

Rollenbasierte Zuordnung:

Senior Designer: 150 $/Std.
- Soll: Strategie, komplexes Design, Kundenkontakt
- Nicht: Produktion, Admin, einfache Aufgaben

Junior Designer: 75 $/Std.
- Soll: Produktion, Umsetzung
- Unter Anleitung des Seniors

Effizienzgewinn: Wenn der Senior 10 Std./Woche mit Aufgaben verbringt, die ein Junior könnte:

• Senior: 150 $/Std. × 10 = 1.500 $ abgerechnet
• Junior: 75 $/Std. × 10 = 750 $ (oder 12 Std. mit Lernkurve = 900 $)
• Senior hat 10 Std. frei für 150 $/Std.-Arbeit = 1.500 $ zusätzlich
• Netto-Gewinn: ca. 900 $/Woche = 43.200 $/Jahr

Zusätzlich: Die 10 freien Stunden des Seniors können zu 150 $/Std. abgerechnet werden.

Erwarteter Effekt: +3–7 Prozentpunkte durch bessere Ressourcen-Nutzung

Maßnahme 6: Retainer-/Wiederkehrende-Umsätze ausbauen

Problem: Projektarbeit erzeugt Auslastungstäler zwischen Projekten.

Lösung:

Retainer-Kunden: Vorhersehbare monatliche Stunden glätten die Auslastung:

Beispiel:

• 3 Retainer-Kunden mit je 40 Std./Monat
• 120 abrechenbare Stunden pro Monat gesichert
• Füllt Lücken zwischen Projektarbeit
• Stabilere Auslastung

Vorteil:

Ohne Retainer:
- Gute Monate: 85 % Auslastung
- Schlechte Monate: 45 % Auslastung
- Durchschnitt: 65 % Auslastung

Mit 30 % Retainer-Anteil:
- Gute Monate: 85 % Auslastung
- Schlechte Monate: 60 % Auslastung
- Durchschnitt: 72,5 % Auslastung

Erwarteter Effekt: +5–10 Prozentpunkte durch planbare Auslastung

Maßnahme 7: Mehr interne Zeit abrechnen

Problem: Ein Teil der „internen“ Zeit ist eigentlich abrechenbar.

Lösung:

Häufig falsch zugeordnete abrechenbare Tätigkeiten:

• Kundenrecherche und Strategie
• Angebotserstellung (an Vertrieb/Marketing-Budget abrechenbar)
• Projektplanung und Architektur
• Dokumentation und Wissenstransfer
• Schulung der Kunden zu Lieferables
• Support und Optimierung nach dem Launch

Auswirkung der Neuzuordnung:

Aktuell:
- 65 % abrechenbar
- 35 % intern

Nach Prüfung:
- 8 % der „internen“ Zeit sind abrechenbar
- Neu: 73 % abrechenbar
- Verbleibend 27 % tatsächlich intern

Erwarteter Effekt: +5–8 Prozentpunkte durch richtige Zuordnung

Beispiele aus Agenturen

Beispiel 1: Design-Agentur

Profil:

• 8 Designer + 2 Projektmanager
• Vorher: 58 % Auslastung
• Jahresumsatz: 1.040.000 $

Erkannte Probleme:

• Nicht erfasste Kundenkommunikation (5 Std./Person/Woche)
• Interne Meetings (30 % der Zeit)
• Schlechtes Projekt-Scoping (20 % Überhänge)
• Keine verbindliche Zeiterfassung

Umsetzung:

1. Verbindliche Zeiterfassung mit Desktop-App
2. Meeting-Zeit um 50 % reduziert
3. Projekt-Schätzungen mit historischen Daten verbessert
4. 3 Retainer-Kunden gewonnen

Ergebnis nach 6 Monaten:

Auslastung: 58 % → 74 %
Zusätzliche abrechenbare Std.: 299 Std./Person/Jahr
Bei 125 $/Std. Durchschnitt
Zusatzumsatz pro Person: 37.375 $
Gesamter Zusatzumsatz: 373.750 $/Jahr

ROI:

• Aufwand: 40 Std.
• Kosten: 2.000 $
• Jährlicher Nutzen: 373.750 $
• ROI: 18.588 %

Beispiel 2: Marketing-Agentur

Profil:

• 12 Marketer + 3 Account Manager
• Vorher: 62 % Auslastung
• Jahresumsatz: 1.736.000 $

Erkannte Probleme:

• 15 % der Zeit für Tools/Kontextwechsel
• Kleine Aufgaben nicht erfasst
• Akquise frisst Kapazität
• Keine Optimierung Junior/Senior

Umsetzung:

1. Von 7 Tools auf 1 Plattform konsolidiert
2. Alle Zeit erfasst, auch 5-Minuten-Tätigkeiten
3. 2 Junior-Marketer für Produktion eingestellt
4. Akquise systematisiert

Ergebnis nach 9 Monaten:

Auslastung: 62 % → 73 %
Team-Produktivität: +22 %
Umsatz pro Mitarbeiter: +21.450 $
Zusatzumsatz gesamt: 322.650 $/Jahr

Plus: Bessere Work-Life-Balance (weniger Überstunden)

Beispiel 3: Entwickler-Agentur

Profil:

• 15 Entwickler
• Vorher: 68 % Auslastung (bereits gut)
• Jahresumsatz: 3.060.000 $

Erkannte Probleme:

• Senior-Entwickler machen Junior-Arbeit
• Code-Review-Zeit nicht erfasst
• Interne Tool-Entwicklung (sollte anders abgerechnet werden)
• Schlechte Schätzgenauigkeit

Umsetzung:

1. Aufgaben nach Skills zugewiesen
2. Code-Review-Zeit als abrechenbar erfasst
3. Eigenes Abrechnungsmodell für „internes Produkt“
4. Schätzungen mit historischen Daten verbessert

Ergebnis nach 12 Monaten:

Auslastung: 68 % → 76 %
Schätzgenauigkeit: +35 %
Senior-Zeit optimiert
Zusatzumsatz: 382.500 $/Jahr

Erfolgsfaktor: Nicht mehr Stunden, sondern bessere Zuordnung und Erfassen des ohnehin Abrechenbaren.

Auslastungs-Benchmarks und Ziele

Nach Reife der Agentur

Startup (Jahr 1–2):

• Realität: 50–60 % Auslastung
• Ziel: 60–65 %
• Herausforderung: Prozesse aufbauen, Kunden gewinnen
• Fokus: Zuerst Basis schaffen

Wachsende Agentur (Jahr 3–5):

• Realität: 60–70 % Auslastung
• Ziel: 70–75 %
• Herausforderung: Skalieren ohne Effizienzverlust
• Fokus: Abläufe systematisch gestalten

Etablierte Agentur (Jahr 5+):

• Realität: 65–75 % Auslastung
• Ziel: 75–80 %
• Herausforderung: Effizienz im Wachstum halten
• Fokus: Optimierung und Spezialisierung

Realistische Ziele nach Teamgröße

1–5 Personen:

• Aktueller Durchschnitt: 60–65 %
• Erreichbares Ziel: 70–75 %
• Spitzenbereich: 75–80 %

6–15 Personen:

• Aktueller Durchschnitt: 62–68 %
• Erreichbares Ziel: 72–77 %
• Spitzenbereich: 77–82 %

16–30 Personen:

• Aktueller Durchschnitt: 60–65 %
• Erreichbares Ziel: 70–75 %
• Spitzenbereich: 75–80 %

30+ Personen:

• Aktueller Durchschnitt: 58–63 %
• Erreichbares Ziel: 68–73 %
• Spitzenbereich: 73–78 %

Hinweis: Größere Agenturen haben mehr Overhead, etwas niedrigere Auslastung ist normal.

Fahrplan zur Auslastungsverbesserung

90-Tage-Plan

Tag 1–30: Messung und Basis

Woche 1: Zeiterfassung einführen

• Zeiterfassungssystem einrichten
• Team schulen: alles erfassen
• Alle Zeit erfassen (abrechenbar und nicht abrechenbar)
• Zeiterfassung verbindlich machen

Woche 2–3: Daten sammeln

• Mindestens 2 volle Wochen erfassen
• Täglich auf Einhaltung prüfen
• Alle Zeiteinträge kategorisieren
• Lücken identifizieren

Woche 4: Basis berechnen

• Team-Auslastung berechnen
• Einzelauslastung berechnen
• Muster und Ausreißer erkennen
• Mit Branchen-Benchmarks vergleichen

Tag 31–60: Analyse und Quick Wins

Woche 5: Zeitverteilung analysieren

• Prüfen, wohin nicht-abrechenbare Zeit geht
• Falsch zugeordnete abrechenbare Zeit finden
• Meeting-Zeit und Notwendigkeit prüfen
• Schnelle Verbesserungen identifizieren

Woche 6–7: Schnelle Maßnahmen

• Abrechenbare Zeit neu zuordnen
• Unnötige Meetings um 30–50 % reduzieren
• Wiederkehrende Admin-Aufgaben automatisieren
• Bisher nicht erfasste Kundenkommunikation erfassen

Woche 8: Wirkung messen

• Neue Auslastung berechnen
• Mit Basis vergleichen
• Verbleibende Hebel identifizieren
• Quick Wins mit dem Team feiern

Tag 61–90: Strategische Verbesserungen

Woche 9–10: Prozessoptimierung

• Projekt-Scoping mit historischen Daten verbessern
• Aufgabenzuweisung nach Skills
• Tool-Landschaft straffen (konsolidieren wo möglich)
• Standardabläufe dokumentieren

Woche 11: Ressourcenplanung

• Kapazität vs. Pipeline analysieren
• Teamzusammensetzung optimieren (Junior/Senior)
• Schulungsbedarf identifizieren
• Einstellung oder Outsourcing planen

Woche 12: Ergebnis und Dauerbetrieb

• Finale Auslastungsverbesserung berechnen
• Prozesse und Best Practices dokumentieren
• Laufendes Monitoring einrichten
• Vierteljährliche Reviews etablieren

Erwartbare Ergebnisse

Konservativ:

• Start: 62 % Auslastung
• Nach 90 Tagen: 68–70 %
• Effekt: +6–8 Prozentpunkte
• Umsatzplus: 100.000–150.000 $/Jahr (10 Personen, 100 $/Std.)

Ambitioniert:

• Start: 60 % Auslastung
• Nach 90 Tagen: 72–75 %
• Effekt: +12–15 Prozentpunkte
• Umsatzplus: 200.000–250.000 $/Jahr

Zeiterfassung für bessere Auslastung nutzen

Wöchentlich sinnvolle Reports

1. Auslastung pro Teammitglied

Mitarbeiter   Abrechenbar   Nicht-abrech.   Auslastung
------------------------------------------------------------
Sarah         32 Std.       8 Std.          80 %
Mike          28 Std.       12 Std.         70 %
Alex          25 Std.       15 Std.         63 %
David         22 Std.       18 Std.         55 %

Maßnahme: Mit David die 18 Std. nicht-abrechenbarer Zeit besprechen.

2. Abrechenbar vs. Nicht-abrechenbar

Kategorie              Std.    Anteil
---------------------------------------------
Kunden-Projektarbeit   260     65 %
Interne Meetings      40      10 %
Akquise                30      7,5 %
Admin/E-Mail          30      7,5 %
Schulung              20      5 %
Tools/Einrichtung     10      2,5 %
Nicht erfasst         10      2,5 %

Maßnahme: Interne Meetings von 40 auf 25 Std. reduzieren (15 Std./Woche zurückgewinnen).

3. Projekt-Rentabilität

Projekt         Geschätzt    Ist       Abweichung   Rentabel?
------------------------------------------------------------------
Website-Design  80 Std.      95 Std.   +19 %        Grenzwertig
Logo-Design     20 Std.      18 Std.   -10 %        Ja
SEO-Kampagne    60 Std.      85 Std.   +42 %        Nein

Maßnahme: SEO-Kampagne prüfen – läuft regelmäßig über.

4. Nicht erfasste Zeit

Mitarbeiter   Tage mit <6 Std. erfasst   Vermutl. nicht erfasst
---------------------------------------------------------------
Sarah         2 Tage                    ~8 Std.
Mike          5 Tage                    ~20 Std.
Alex          3 Tage                    ~12 Std.

Maßnahme: Mit Mike die ca. 20 Std. vermutlich nicht erfasster Zeit klären.

Auslastungsziele setzen

Teamziele:

Q1: Basis ermitteln (aktuell: 63 %)
Q2: 68 % erreichen (+5 Punkte)
Q3: 72 % erreichen (+4 Punkte)
Q4: 72–75 % halten

Individuelle Ziele:

Rolle               Aktuell   Q2-Ziel   Q4-Ziel
--------------------------------------------------------
Junior Designer     70 %      78 %      80 %
Senior Designer     65 %      70 %      72 %
Entwickler          72 %      76 %      78 %
Projektmanager      55 %      62 %      65 %
Account Manager     50 %      55 %      58 %
Partner             45 %      48 %      50 %

Anreize:

• Bonus bei Erreichen der Auslastungsziele
• Team-Feier bei Meilensteinen
• Anerkennung für hohe Auslastung
• Vierteljährliches Auslastungsgespräch mit Führungskraft

Typische Fehler und wie man sie vermeidet

Fehler 1: 100 % Auslastung anpeilen

Problem: 100 % Auslastung = keine Zeit für Verbesserung, Lernen oder Akquise.

Folge:

• Überlastung
• Keine Zeit für Innovation
• Keine Kapazität für dringende Kundenanfragen
• Akquise kommt zum Erliegen

Richtiges Ziel: 70–80 % je nach Rolle

Fehler 2: Falsche Kennzahlen

Falsche Metriken:

• Stunden am Schreibtisch
• Anwesenheitszeit
• „Beschäftigung“

Richtige Metriken:

• Erfasste abrechenbare Stunden
• Umsatz pro Mitarbeiter
• Kundenzufriedenheit mit der Lieferung

Fehler 3: Niedrige Auslastung bestrafen

Falsch: „Deine Auslastung ist nur 60 %. Du musst mehr arbeiten!“

Richtig: „Schauen wir, wohin deine Zeit geht, und wie wir mehr abrechenbare Stunden erfassen oder nicht-abrechenbaren Overhead reduzieren.“

Oft ist es ein Systemproblem, kein Personenproblem.

Fehler 4: Keine Differenzierung nach Rolle

Problem: Von Partnern und Juniors dieselbe Auslastung zu erwarten.

Realität:

• Partner machen Akquise (nicht abrechenbar, aber nötig)
• Seniors coachen Juniors (nicht abrechenbar, aber wertvoll)
• Verschiedene Rollen haben unterschiedliche optimale Auslastung

Lösung: Rollenspezifische Ziele

Fehler 5: Projektrentabilität ignorieren

Problem: Hohe Auslastung, aber unrentable Projekte.

Beispiel:

Entwickler-Auslastung: 82 %
Aber: Die Hälfte der Zeit in Festpreis-Projekten über Budget
Ergebnis: Hohe Auslastung, geringe Rentabilität

Lösung: Sowohl Auslastung als auch Projektrentabilität erfassen.

Fazit: Von 60 % auf 75 % in 90 Tagen

Die Steigerung der abrechenbaren Auslastung von 60 % auf 75 % gelingt nicht durch mehr Arbeit, sondern durch:

1. Alles erfassen, um zu sehen, wohin die Zeit wirklich geht
2. Verschwendung reduzieren bei Meetings, Admin und Kontextwechseln
3. Richtig abrechnen, indem interne Zeit neu zugeordnet wird
4. Zuweisung optimieren, indem Skills und Aufgaben zusammenpassen
5. Schätzungen verbessern mit historischen Daten

Die Rechnung: Bei einer 10-köpfigen Agentur und 100 $/Std. Durchschnitt:

• 60 % Auslastung = 1.248.000 $/Jahr
• 75 % Auslastung = 1.560.000 $/Jahr
• Differenz: 312.000 $ pro Jahr

Der Aufwand:

• Zeiterfassung: in der Business-Plattform enthalten
• Implementierung: 40–60 Std. über 90 Tage
• Kosten: 2.000–3.000 $
• ROI: 10.400–15.600 %

Ihr Fahrplan:

Woche 1: Alle Zeit konsequent erfassen
Woche 2–4: Basisdaten sammeln und aktuelle Auslastung berechnen
Woche 5–8: Schnelle Maßnahmen (neu zuordnen, Meetings kürzen, mehr erfassen)
Woche 9–12: Strategische Verbesserungen (Scoping, Zuweisung, Automatisierung)

Innerhalb von 90 Tagen verbessern die meisten Agenturen ihre Auslastung um 8–15 Prozentpunkte.

Das sind nicht nur bessere Kennzahlen – das ist spürbarer Umsatzwachstum ohne neue Stellen oder längere Arbeitszeiten.

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• Projekt-Rentabilitäts-Reports (geschätzt vs. ist)
• Kundenreporting mit transparenter Zeitaufschlüsselung
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