Automatische vs. manuelle Zeiterfassung für Entwickler

Soll Ihr Dev-Team automatische Zeiterfassung mit Screenshots oder manuelle Zeiteinträge nutzen? Dieser Vergleich beleuchtet Genauigkeit, Datenschutz, Auswirkung auf die Stimmung und wann welche Methode für maximale Produktivität und Vertrauen sinnvoll ist.

Das Zeiterfassungs-Dilemma für Entwicklungsteams

Jedes Entwicklerteam steht vor derselben Frage: Wie erfassen wir Zeit genau, ohne die Stimmung zu zerstören?

Das Problem:

• Kunden verlangen Nachweise – Sie wollen sehen, wofür abrechenbare Stunden genutzt werden
• Entwickler lehnen Überwachung ab – Zeiterfassung wirkt wie Mikromanagement
• Schätzungen stimmen nie – Ohne Daten ist Projektplanung Raten
• Abrechnungsstreit – Ohne Dokumentation werden Rechnungen angezweifelt

Die beiden Hauptansätze:

1. Automatische Zeiterfassung

• Desktop-App läuft im Hintergrund
• Erfasst präzise Start-/Stopp-Zeiten
• Optionale Screenshot-Dokumentation
• Keine manuelle Eingabe nötig

2. Manuelle Zeiteinträge

• Entwickler tragen Zeit nachträglich ein
• Flexibel und datenschutzfreundlich
• Basiert auf Erinnerung und Ehrlichkeit
• Mehr Kontrolle, weniger Präzision

Die Frage: Welcher Ansatz passt zu Ihrem Team?

Die Antwort: Es kommt darauf an. Dieser Artikel hilft bei der Entscheidung.

Automatische Zeiterfassung verstehen

So funktioniert automatische Zeiterfassung

Der Desktop-App-Ansatz:

Automatische Zeiterfassung nutzt eine schlanke Desktop-Anwendung, die neben Ihren Entwicklungstools läuft:

1. Arbeitstag starten:

• Zeiterfassungs-App öffnen
• Projekt auswählen
• Auf „START“ klicken – Erfassung beginnt
• Normal weiterarbeiten

2. Während der Arbeit:

• App erfasst die Zeit im Hintergrund
• Gegebenenfalls periodische Screenshots
• Zeit wird automatisch Projekt/Aufgabe zugeordnet
• Projektwechsel per einfachem Dropdown

3. Ende der Session:

• Auf „BEENDEN“ klicken – Erfassung stoppen
• Zeit wird automatisch berechnet und gespeichert
• Daten synchronisieren in die Weboberfläche
• Erscheint sofort in Projektboards und Berichten

Wichtige Funktionen der automatischen Erfassung

Präzise Zeiterfassung:

• Exakte Zeitstempel – Start und Ende auf die Sekunde
• Keine Rundungsfehler – Genau bis zur Minute
• Automatische Berechnung – Gesamtzeit wird automatisch ermittelt
• Echtzeit-Sync – Aktualisierungen erscheinen sofort in Berichten

Screenshot-Dokumentation:

• Periodische Aufnahmen – Screenshots in festen Abständen (z. B. alle 10 Minuten)
• Arbeitsnachweis – Visueller Nachweis der Tätigkeit
• Transparenz für Kunden – Optionaler Zugang zu Screenshots im Kundenportal
• Datenschutz-Einstellungen – Konfigurierbar, wann und wie Screenshots erstellt werden

Projekt- & Aufgaben-Anbindung:

• Erfassung auf Aufgabenniveau – Zeit konkreten Aufgaben auf Projektboards zuordnen
• Automatische Verknüpfung – Zeit erscheint sofort auf Aufgabenkarten
• Board-Integration – Erfasste Zeit direkt auf Kanban-Boards sichtbar
• Abrechnungsautomatik – Erfasste Zeit fließt direkt in die Rechnungsstellung

Minimale Störung:

• Hintergrundbetrieb – Läuft leise ohne Unterbrechung der Arbeit
• Keine manuelle Berechnung – Keine Dauerberechnung pro Session nötig
• Automatischer Sync – Daten werden ohne manuellen Schritt hochgeladen
• Weniger Fehler – Vergessene oder falsch berechnete Einträge entfallen

Manuelle Zeiteinträge verstehen

So funktioniert die manuelle Zeiterfassung

Der Web-Oberflächen-Ansatz:

Bei manueller Erfassung tragen Entwickler die Zeit nach Abschluss der Arbeit ein:

1. Über den Tag:

• An Projekten arbeiten ohne Erfassungssoftware
• Mentale Notizen zur verbrachten Zeit
• Optional Notizen zu Tätigkeiten
• Arbeiten ohne Hintergrund-Überwachung

2. Tages- (oder Wochen-)Ende:

• In Weboberfläche einloggen
• Zum Bereich Zeiterfassung gehen
• Datum, Start- und Endzeit eintragen
• Projekt und Aufgabe wählen
• Beschreibung der geleisteten Arbeit ergänzen
• Zeiteintrag absenden

3. Prüfung und Freigabe:

• Zeit erscheint in Berichten
• Kann bearbeitet oder angepasst werden
• Fließt in Abrechnung und Auswertungen
• Wird von Projektmanagern oder Admins geprüft

Wichtige Funktionen der manuellen Erfassung

Flexibilität:

• Eingabezeit – Zeit wann immer passend eintragen
• Stapel-Eingabe – Mehrere Sessions auf einmal
• Nachträgliche Eingabe – Vergessene Zeit von früheren Tagen ergänzen
• Freie Beschreibungen – Kontext zur Arbeit ergänzen

Nutzerkontrolle:

• Datenschutz standardmäßig – Keine Screenshots oder Überwachung
• Selbstbestimmung – Entwickler entscheiden, was erfasst wird
• Vertrauensbasis – Baut auf Ehrlichkeit und Professionalität
• Autonomie – Kein Überwachungsgefühl

Einfachheit:

• Keine App-Installation – Läuft vollständig im Browser
• Keine Hintergrundprozesse – Nichts auf den Rechnern der Entwickler
• Leicht verständlich – Klares Formular zur Zeiterfassung
• Geringe technische Anforderungen – Nur Webzugang nötig

Der Vergleich: Automatisch vs. manuell

Präzision und Genauigkeit

Automatische Zeiterfassung:

✅ Vorteile:

• Sehr hohe Genauigkeit – Exakte Start- und Endzeiten
• Keine vergessenen Sessions – Wenn die App läuft, wird erfasst
• Kein Schätzen – Echte Daten statt Vermutungen
• Feine Granularität – Erfassung bis zur Minute möglich

❌ Nachteile:

• Disziplin nötig – Start/Stopp nicht vergessen
• Übererfassung möglich – Pausen oder Nicht-Arbeitszeit können mitlaufen
• Technik-Abhängigkeit – App muss zuverlässig laufen
• Wechsel-Aufwand – Manueller Wechsel zwischen Projekten nötig

Manuelle Zeiteinträge:

✅ Vorteile:

• Kontextuelle Genauigkeit – Pausen und Unterbrechungen können berücksichtigt werden
• Sinnvolle Rundung – Auf sinnvolle Intervalle runden
• Einfache Korrektur – Fehler leicht nachbessern
• Keine Technik-Probleme – Immer verfügbar

❌ Nachteile:

• Gedächtnisgrenzen – Exakte Zeiten nachträglich schwer erinnerbar
• Rundungsfehler – Tendenz zu runden Werten (1 h, 2 h)
• Vergessene Sessions – Zeit leicht vergessen
• Uneinheitliche Granularität – Unterschiedlich je Person und Tag

Sieger: Automatisch für Präzision, Manuell für kontextuelle Genauigkeit

Datenschutz und Vertrauen

Automatische Zeiterfassung:

✅ Vorteile für Transparenz:

• Objektive Daten – Subjektivität bei der Abrechnung entfällt
• Kundenvertrauen – Nachweisbare Arbeitszeit
• Faire Abrechnung – Genaue Zeit = faire Rechnung
• Streitbeilegung – Daten bei Abrechnungsfragen

❌ Datenschutz-Bedenken:

• Überwachungsgefühl – Kann wie „Big Brother“ wirken
• Screenshot-Sorge – Was wird alles erfasst?
• Ständige Erfassung – Immer bewusst, dass erfasst wird
• Vertrauensfrage – Wirkt, als vertraue das Unternehmen den Mitarbeitenden nicht

Best Practices für Datenschutz:

• Screenshots optional – Screenshot-Erfassung optional oder begrenzt anbieten
• Klare Richtlinien – Transparenz, was erfasst wird und wer es sieht
• Nutzerkontrolle – Entwickler können für Pausen/Private Zeit pausieren
• Nur beruflich – Screenshots nur zu Arbeitszeiten an Arbeitsprojekten
• Keine Überraschungen – Klare Kommunikation zur Erfassung

Manuelle Zeiteinträge:

✅ Datenschutz-Vorteile:

• Keine Überwachung – Arbeiten ohne Beobachtung
• Volle Autonomie – Kontrolle darüber, was erfasst wird
• Vertrauenskultur – Zeigt Vertrauen in die Entwickler
• Respekt – Umgang auf Augenhöhe

❌ Transparenz-Herausforderungen:

• Keine Verifizierung – Zeiteinträge müssen als korrekt vertraut werden
• Kunden-Skepsis – Manche Kunden wollen mehr Nachweise
• Abrechnungsstreit – Schwerer zu verteidigen ohne Dokumentation
• Uneinheitliche Berichte – Abhängig von der Sorgfalt des Einzelnen

Best Practices für Vertrauen:

• Regelmäßige Abstimmung – Führungskräfte prüfen Zeiteinträge mit dem Team
• Stichproben – Gelegentlicher Abgleich mit Git-Commits, Kalender
• Kultur der Ehrlichkeit – Kultur für genaue Erfassung aufbauen
• Faire Abrechnung – Ehrliche Erfassung nicht bestrafen

Sieger: Manuell für Datenschutz, Automatisch für Nachvollziehbarkeit

Stimmung und Produktivität der Entwickler

Automatische Zeiterfassung:

✅ Vorteile für die Stimmung:

• Kein Abend-Stress – Kein Erinnern und Nachtragen
• Faire Vergütung – Alle Arbeit wird erfasst und abgerechnet
• Datenbasierte Planung – Bessere Schätzungen, realistischere Deadlines
• Schutz der Entwickler – Nachweis des Zeitaufwands bei schwierigen Projekten

❌ Herausforderungen für die Stimmung:

• Mikromanagement-Gefühl – Gefühl von Misstrauen oder Überwachung
• Screenshot-Stress – Sorge, was auf den Screenshots zu sehen ist
• Überwachungsgefühl – Ständiges Bewusstsein, erfasst zu werden
• Produktivitätsdruck – Druck, in Screenshots „produktiv“ auszusehen

Stimmung entlasten:

• Warum erklären – Geschäftliche Gründe für Erfassung klar machen
• Nutzen zeigen – Wie Erfassung Entwicklern hilft (bessere Schätzungen, faire Abrechnung)
• Optionale Funktionen – Invasive Funktionen wie Screenshots optional machen
• Daten positiv nutzen – Für Planung, nicht zur Kritik
• Regelmäßiges Feedback – Team nach Erfassungserfahrung fragen und anpassen

Manuelle Zeiteinträge:

✅ Vorteile für die Stimmung:

• Autonomie und Respekt – Entwickler fühlen sich vertraut
• Keine Überwachung – Arbeiten ohne Beobachtungsgefühl
• Professioneller Umgang – Behandlung als verantwortungsvolle Erwachsene
• Flexibler Ablauf – Kein Eingriff in den Entwicklungsflow

❌ Herausforderungen für die Stimmung:

• Abend-Aufwand – Zusätzliche Admin-Arbeit zum Eintragen
• Schuld beim Vergessen – Stress, Zeit genau zu erinnern
• Sorge vor Unterabrechnung – Vergessene Zeit = verlorenes Geld
• Kundendruck – Kunden können fehlende Nachweise hinterfragen

Stimmung entlasten:

• Einfach halten – Einfaches, schnelles Erfassungsformular
• Regelmäßige Erinnerungen – Sanfte Erinnerung, täglich (nicht wöchentlich) einzutragen
• Flexible Anpassung – Vernünftige Nachträge für vergessene Zeit erlauben
• Positive Kultur – Genauigkeit loben, Fehler nicht bestrafen

Sieger: Kontextabhängig – abhängig von Teamkultur und Kommunikation

Implementierungsaufwand

Automatische Zeiterfassung:

Setup:

• ✅ Desktop-App auf allen Rechnern installieren
• ✅ Ersteinrichtung und Schulung
• ✅ Projekt-Sync und Berechtigungen
• ✅ Entscheidung zur Screenshot-Richtlinie

Laufender Betrieb:

• ⚙️ App-Updates und Fehlerbehebung
• ⚙️ Offline/Verbindungsprobleme
• ⚙️ Speicherung der Screenshots
• ⚙️ Einhaltung der Nutzung sicherstellen

Technische Aspekte:

• Geräte – Installation auf allen Arbeitsgeräten nötig
• Betriebssysteme – Windows, macOS-Unterstützung nötig
• Netzwerk – Regelmäßige Datensynchronisation nötig
• Speicher – Screenshots benötigen nennenswerten Speicher

Manuelle Zeiteinträge:

Setup:

• ✅ Formular für Zeiteinträge konfigurieren
• ✅ Projekte und Aufgaben anlegen
• ✅ Schulung zum Erfassungsprozess
• ✅ Berichte und Freigabe-Prozesse

Laufender Betrieb:

• ⚙️ Zeiteinträge prüfen und freigeben
• ⚙️ Fehlende Einträge nachfragen
• ⚙️ Einheitliche Erfassung sicherstellen
• ⚙️ Stichproben zur Genauigkeit

Technische Aspekte:

• Keine Installation – Nutzung über den Browser
• Überall nutzbar – Jedes Gerät mit Webzugang
• Kein Speicher-Overhead – Nur Datensätze
• Minimaler Support – Einfaches Webformular

Sieger: Manuell für Einfachheit, Automatisch für Automatisierung

Kosten und ROI

Automatische Zeiterfassung:

Direkte Kosten:

• App-Lizenzen – In Corcava enthalten (keine Zusatzkosten)
• Speicher – Screenshot-Speicher (abhängig vom Volumen)
• Schulungszeit – Ersteinführung der App

Indirekte Kosten:

• Support-Zeit – Fehlerbehebung bei der App
• Entwickler-Zeit – Einarbeitung und Anpassung
• Infrastruktur – Wartung und Updates der Desktop-App

ROI-Vorteile:

• Abrechnungsgenauigkeit – Nahezu 100 % der abrechenbaren Zeit (vs. ~70–85 % manuell)
• Kundenbindung – Transparenz schafft Vertrauen und weniger Streit
• Bessere Schätzungen – Echte Daten verbessern die Projektplanung
• Weniger Admin – Weniger Zeit für Zeiteinträge

Beispiel ROI:

10-köpfiges Dev-Team, 80 $/Stunde Durchschnittssatz
Manuelle Erfassung: 85 % Erfassung = 136.000 $/Woche
Automatische Erfassung: 98 % Erfassung = 156.800 $/Woche
Differenz: 20.800 $/Woche = 1.081.600 $/Jahr erfasst

Setup-Kosten: ~5.000 $ (Schulung, Konfiguration)
ROI: 216x im ersten Jahr

Manuelle Zeiteinträge:

Direkte Kosten:

• Zeit für Einträge – 10–15 Min/Tag pro Entwickler
• Prüfzeit – Zeit der Führungskraft für Prüfung
• Korrekturen – Zeit für vergessene Einträge

Indirekte Kosten:

• Verlorene abrechenbare Zeit – Vergessene Sessions (typisch 15–30 % Verlust)
• Kundenstreit – Zeit für Abrechnungsfragen
• Planungsfehler – Schlechte Schätzungen wegen unvollständiger Daten

ROI-Vorteile:

• Kein Setup – Keine App-Installation oder Schulung
• Sofort nutzbar – Zeiterfassung ab sofort
• Flexibilität – Prozesse und Abläufe leicht anpassbar

Beispiel Kosten:

10-köpfiges Dev-Team, 80 $/Stunde Durchschnittssatz
Zeiteintrag: 15 Min/Tag × 10 Entwickler = 2,5 Stunden/Tag = 200 $/Tag
Jährliche Admin-Kosten: 200 $ × 250 Tage = 50.000 $

Verlorene abrechenbare Zeit: 15 % × 160.000 $/Woche = 24.000 $/Woche
Jährlicher Umsatzverlust: 1.248.000 $

Gesamtkosten pro Jahr: 1.298.000 $

Sieger: Automatisch für ROI (trotz höherem Setup)

Wann welche Methode

Automatische Zeiterfassung eignet sich für:

1. Kundenorientierte abrechenbare Arbeit

• Kunden verlangen detaillierte Zeitnachweise
• Hochwertige Projekte mit Nachweispflicht
• Festumfangs-Projekte, bei denen Erfassung Scope Creep belegt
• Agenturen mit Stundenabrechnung

2. Remote- und verteilte Teams

• Teammitglieder an verschiedenen Orten
• Asynchrone Arbeitszeiten
• Bedarf an objektiven Produktivitätsdaten
• Schwer zu prüfen, ob Arbeit erledigt wurde

3. Projekte mit knappen Budgets

• Jede abrechenbare Minute muss erfasst werden
• Projektrentabilität hängt von genauer Erfassung ab
• Scope Creep ist ein Risiko
• Kunde hat detaillierte Zeiterfassung verlangt

4. Compliance-Anforderungen

• Öffentliche Aufträge mit Zeitnachweispflicht
• SOC-2-Anforderungen
• Prüfungsanforderungen
• Rechtliche/regulatorische Zeiterfassung

5. Teams mit schwacher Zeiterfassung

• Chronische Untererfassung
• Häufig vergessene Einträge
• Uneinheitliche Erfassung
• Bedarf an objektiven Daten zur Verbesserung

Manuelle Zeiteinträge eignen sich für:

1. Interne Projekte und Produkte

• Interne Tools und Infrastruktur
• Produktentwicklung (nicht stundenweise abrechenbar)
• F&E und experimentelle Arbeit
• Administrative und betriebliche Aufgaben

2. Hochvertrauens-Teams

• Langjährige Mitarbeitende mit guter Historie
• Kleine Teams mit starker Verantwortungskultur
• Unternehmen mit vertrauensbasierten Werten
• Teams, die Überwachung ablehnen

3. Datenschutz-sensible Arbeit

• Arbeit mit vertraulichen Kundendaten
• Sicherheitsrelevante Entwicklung
• Umgebungen, in denen Screenshots gegen Datenschutz verstoßen würden
• Remote-Arbeit von privaten Geräten

4. Flexible und kreative Arbeit

• Unregelmäßige Arbeitszeiten
• Projektarbeit mit flexiblen Zeiten
• Kreative Arbeit mit Tiefenfokus
• Recherche und Problemlösung

5. Geringer Erfassungsbedarf

• Gelegentliche Projektarbeit
• Teilzeit oder Auftragnehmer
• Wenige zu erfassende Projekte
• Einfache Abrechnungsszenarien

Hybrid-Ansatz: Das Beste aus beiden Welten

Automatische und manuelle Erfassung kombinieren

Viele Teams nutzen einen Hybrid-Ansatz:

Die Strategie:

• Automatisch für Kundenarbeit – Desktop-App (ggf. mit Screenshots) für abrechenbare Kundenprojekte
• Manuell für interne Arbeit – Weboberfläche für interne Projekte und Admin-Zeit
• Entwicklerwahl – Teammitglieder wählen je nach Projekt und Comfort
• Screenshots optional – Automatische Erfassung ohne Pflicht-Screenshots

Umsetzungsbeispiel:

Abrechenbare Kundenprojekte (automatisch):

• Projekt als „abrechenbar“ und „Erfassung erforderlich“ markiert
• Entwickler nutzen für diese Projekte die Desktop-App
• Screenshots optional, bei High-Value-Kunden empfohlen
• Zeit fließt direkt in die Kundenabrechnung

Interne Projekte (manuell):

• Projekt als „intern“ oder „nicht abrechenbar“ markiert
• Entwickler können Desktop-App oder manuelle Erfassung nutzen
• Keine Screenshot-Pflicht
• Flexible Erfassungszeit

Persönliche Entwicklung (manuell):

• Training, Lernen, Recherche
• Interne Tools und Automatisierung
• Administrative Aufgaben
• Manuelle Erfassung mit flexibler Zeit

Hybrid-System in Corcava einrichten

Schritt 1: Projekttypen definieren

• Kunde abrechenbar – Automatische Erfassung erforderlich
• Kunde Festpreis – Automatisch empfohlen, manuell erlaubt
• Internes Produkt – Manuelle Erfassung akzeptabel
• Administrativ – Nur manuelle Erfassung

Schritt 2: Projekteinstellungen

• Abrechenbarkeits-Status pro Projekt setzen
• Standard-Erfassungsmethode konfigurieren
• Screenshot-Richtlinie (erforderlich/optional/deaktiviert)
• Teammitglieder den passenden Projekten zuordnen

Schritt 3: Team-Richtlinien festlegen

# Richtlinien Zeiterfassung

## Abrechenbare Kundenprojekte
- Desktop-Zeiterfassungs-App nutzen
- Täglich während der Arbeit erfassen
- Screenshots aktiviert (nur bei Abrechnungsstreit prüfen)
- Mindestintervall 6 Minuten (0,1 Stunde)

## Interne Projekte
- Manuelle Zeiterfassung akzeptabel
- Täglich oder wöchentlich eintragen
- Ehrlich und genau sein
- Auf Viertelstunden runden (0,25)

## Persönliche Entwicklung
- Manuelle Erfassung
- Wöchentliche Stapel-Eingabe akzeptabel
- Nur strukturierte Lernzeit erfassen

Schritt 4: Kommunizieren und schulen

• Geschäftliche Gründe für die verschiedenen Ansätze erklären
• In automatischer und manueller Methode schulen
• Datenschutz- und Vertrauensthemen ansprechen
• Einverständnis des Teams einholen

Schritt 5: Überwachen und anpassen

• Monatlich Erfassungskonformität prüfen
• Feedback des Teams einholen
• Richtlinien nach Wirkung anpassen
• Prozess kontinuierlich verbessern

Best Practices pro Methode

Best Practices für automatische Zeiterfassung

1. Klare Kommunikation

• Warum erklären – Geschäftsbedarf, Kundenanforderungen, faire Abrechnung
• Daten zeigen – Wie Erfassung Entwicklern hilft (bessere Schätzungen, geschützte Zeit)
• Bedenken ansprechen – Datenschutz, Screenshots, Überwachungsängste
• Regelmäßig informieren – Nutzung und Richtlinien transparent halten

2. Verantwortungsvoller Umgang mit Screenshots

• Optional wo möglich – Screenshots für Nicht-Kundenarbeit optional
• Begrenzte Aufbewahrung – Screenshots nach 30–90 Tagen löschen
• Klare Sichtbarkeit – Entwickler wissen, wann erfasst wird
• Sinnvolle Intervalle – 10–15 Minuten, nicht alle 30 Sekunden
• Nur Arbeitszeit – Keine Erfassung außerhalb der Arbeitszeit

3. Technische Qualität

• Leichte App – Geringe Performance-Auswirkung
• Offline-Unterstützung – Verbindungsprobleme sauber handhaben
• Einfacher Wechsel – Einfacher Projekt-/Aufgaben-Wechsel
• Klarer Status – Sichtbar, wann erfasst wird
• Regelmäßige Updates – App aktuell und fehlerarm halten

4. Daten-Nutzungsrichtlinien

• Für Planung, nicht Bestrafung – Daten für bessere Schätzungen, nicht für Kritik am Tempo
• Datenschutz – Begrenzen, wer Screenshots sehen darf
• Aggregierte Berichte – Team-Trends teilen, keine Einzelüberwachung
• Faire Auslegung – Pausen, Recherche, Problemlösung als Arbeit anerkennen

5. Team stärken

• Einfaches Pausieren/Fortsetzen – Pausen für Entwickler ermöglichen
• Bearbeitung – Zeitanpassung bei Fehlern erlauben
• Feedback – Regelmäßige Rückmeldung zur Erfassung
• Kontinuierliche Verbesserung – Richtlinien nach Team-Feedback anpassen

Best Practices für manuelle Zeiteinträge

1. Einfach halten

• Einfaches Formular – Schnelles, intuitives Erfassungsformular
• Auto-Ausfüllung – Zuletzt genutzte Projekte und Aufgaben merken
• Stapel-Eingabe – Mehrere Einträge auf einmal
• Mobile Nutzung – Zeiterfassung vom Handy ermöglichen

2. Rhythmus etablieren

• Tägliche Erfassung – Tägliches Eintragen fördern (nicht wöchentlich)
• Tagesabschluss-Routine – Fester Teil des Feierabends
• Automatische Erinnerungen – E-Mail, wenn nichts erfasst wurde
• Team-Accountability – Kurzer Check zur Erfassungskonformität

3. Verifizierungsmethoden

• Kalender-Abgleich – Zeit mit Kalenderterminen vergleichen
• Commit-Historie – Mit Git-Commits und PR-Aktivität abgleichen
• Aufgabenabschluss – Zeit mit Bewegung auf dem Task-Board prüfen
• Peer-Review – Teamleads prüfen Zeiteinträge wöchentlich

4. Vertrauen und Kultur

• Guter Glaube – Team als ehrlich unterstellen
• Positive Verstärkung – Für sorgfältige Erfassung danken
• Keine Bestrafung – Ehrliche Erfassung nicht bestrafen
• Konstruktives Feedback – Themen privat und sachlich ansprechen

5. Kontinuierliche Verbesserung

• Regelmäßige Kalibrierung – Schätzungen mit tatsächlicher Zeit vergleichen
• Team-Diskussionen – Retros zur Genauigkeit der Zeiterfassung
• Prozess verfeinern – Nach Feedback vereinfachen und verbessern
• Datenbasierte Entscheidungen – Zeitdaten für bessere Planung nutzen

Typische Einwände und Antworten

„Automatische Erfassung fühlt sich wie Mikromanagement an“

Der Einwand: Entwickler empfinden automatische Zeiterfassung mit Screenshots als invasive Überwachung und Misstrauen.

Die Antwort:

• Es geht um Daten, nicht Überwachung – Ziel sind genaue Projektdaten, nicht Kontrolle der Produktivität
• Nutzen auch für Entwickler – Schützt ihren Zeiteinsatz, bessere Schätzungen, weniger Überlastung
• Transparente Richtlinien – Klare Regeln, was erfasst wird und wer es sieht
• Für Planung – Daten verbessern Sprint-Planung und verhindern Überlastung
• Kundenanforderung – Oft für Kundenverträge und Abrechnung nötig

Umsetzung:

• Screenshots optional oder begrenzt
• Aggregierte Daten teilen, keine Einzelüberwachung
• Daten für Prozessverbesserung nutzen, nicht für Kritik
• Team in Erfassungsrichtlinien einbeziehen

„Manuelle Erfassung kostet zu viel Zeit“

Der Einwand: Manuelles Eintragen dauert zu lange und stört den Ablauf.

Die Antwort:

• 2–3 Minuten pro Tag – Kurze tägliche Erfassung statt 15+ Min wöchentlichem Nachholen
• Bessere Gewohnheiten – Tägliche Reflexion, wofür Zeit genutzt wurde
• Besseres Bewusstsein – Verständnis für Zeiteinsatz
• Flexible Zeit – Mehrere kurze Einträge gebündelt möglich

Umsetzung:

• Formular vereinfachen (weniger Pflichtfelder)
• Tastenkürzel und Auto-Ausfüllung
• Stapel-Eingabe für ähnliche Aufgaben
• Anbindung an Projektboards

„Wir vertrauen den Zeitdaten nicht“

Der Einwand: Manuelle Einträge sind unzuverlässig; automatische Erfassung könnte manipuliert werden.

Die Antwort:

• Beides braucht Vertrauen – Jedes System kann umgangen werden, wenn das Team es will
• Kultur zählt am meisten – Kultur der Ehrlichkeit und Verantwortung aufbauen
• Verifizierung – Abgleich mit Git, Kalender, Aufgabenabschluss
• Stichproben – Gelegentliche Prüfung schafft Vertrauen
• Transparenz – Offene Diskussion zur Genauigkeit

Umsetzung:

• Regelmäßige Kalibrierung Schätzung vs. Ist
• Retros zur Zeitgenauigkeit
• Positive Verstärkung für ehrliche Erfassung
• Manipulation zeitnah und direkt ansprechen

„Kunden akzeptieren keine manuellen Zeiteinträge“

Der Einwand: Kunden verlangen Screenshot-Nachweise und vertrauen manuellen Einträgen nicht.

Die Antwort:

• Die meisten Kunden brauchen keine Screenshots – Einträge mit Beschreibungen reichen oft
• Alternative Nachweise – Git-Commits, PR-Reviews, Demo-Fortschritt
• Transparenz im Kundenportal – Echtzeit-Projektsicht schafft Vertrauen
• Fokus auf Ergebnisse – Lieferungen betonen, nicht Zeitüberwachung
• Hybrid – Automatisch nur für Kunden mit hohem Prüfbedarf

Umsetzung:

• Detaillierte Beschreibungen bei Zeiteinträgen
• Regelmäßige Updates und Demos für Kunden
• Sichtbarkeit des Task-Boards im Kundenportal
• Screenshot-Option für bestimmte Projekte

Implementierung: Den passenden Ansatz wählen

Entscheidungsrahmen

Mit dieser Entscheidungslogik den passenden Ansatz wählen:

Frage 1: Handelt es sich um abrechenbare Kundenarbeit?

• Ja → Automatische Erfassung erwägen
• Nein → Manuelle Erfassung reicht meist

Frage 2: Verlangt der Kunde Zeitnachweise?

• Ja → Automatische Erfassung empfohlen
• Nein → Beide Ansätze möglich

Frage 3: Ist das Team offen für automatische Erfassung?

• Ja → Automatisch mit optionalen Screenshots
• Nein → Mit manuell starten, bei Bedarf schrittweise umstellen

Frage 4: Gibt es Compliance-Anforderungen?

• Ja → Automatische Erfassung ggf. erforderlich
• Nein → Beide Ansätze möglich

Frage 5: Ist genaue Zeiterfassung für die Rentabilität entscheidend?

• Ja → Automatische Erfassung für maximale Genauigkeit
• Nein → Manuelle Erfassung akzeptabel

Implementierungs-Roadmap

Phase 1: Bestandsaufnahme (Woche 1)

• Team zu Präferenzen und Bedenken befragen
• Kundenverträge auf Zeiterfassungsanforderungen prüfen
• Aktuelle Genauigkeit und Lücken analysieren
• Geschäftsziele für Zeiterfassung definieren

Phase 2: Pilot (Wochen 2–4)

• 1–2 Projekte für Pilot auswählen
• Gewählte Erfassungsmethode einrichten
• Team in Prozess und Tools schulen
• Feedback sammeln und anpassen

Phase 3: Rollout (Wochen 5–8)

• Auf alle relevanten Projekte ausweiten
• Umfassende Team-Schulung
• Laufender Support und Fehlerbehebung
• Nutzung und Konformität überwachen

Phase 4: Optimierung (Wochen 9–12)

• Qualität der Zeitdaten analysieren
• Team-Feedback zur Nutzung einholen
• Richtlinien und Prozesse verfeinern
• Langfristige Praktiken etablieren

Erfolg messen

Wichtige Kennzahlen für automatische Erfassung

Adoption:

• Anteil des Teams, das die Desktop-App regelmäßig nutzt
• Durchschnittliche Erfassungsstunden pro Entwickler und Woche
• Konformität mit Start/Stopp-Erfassung

Datenqualität:

• Durchschnittliche Session-Länge (sollte 2–4 Stunden sein)
• Anzahl vergessener/verpasster Sessions
• Screenshot-Erfassungsrate (falls aktiviert)

Geschäftsauswirkung:

• Zunahme erfasster abrechenbarer Stunden
• Weniger Abrechnungsstreit
• Verbesserung der Schätzgenauigkeit
• Kundenzufriedenheit

Wichtige Kennzahlen für manuelle Erfassung

Adoption:

• Anteil des Teams mit täglicher Zeiterfassung
• Durchschnittliche Zeit zwischen Arbeit und Eintrag
• Vollständigkeit (alle Arbeitstage erfasst)

Datenqualität:

• Abweichung zwischen Schätzung und Ist-Zeit
• Konsistenz der Granularität
• Korrelation mit anderen Daten (Git, Kalender)

Geschäftsauswirkung:

• Verbesserung der Projektplanung
• Weniger Über-/Unterabrechnung
• Team-Zufriedenheit mit dem Prozess
• Administrativer Aufwand

Fazit: Die richtige Wahl für Ihr Team

Es gibt keine universell „beste“ Zeiterfassung für Entwicklungsteams. Die richtige Wahl hängt ab von:

• Ihrem Geschäftsmodell – Stundenabrechnung vs. Festpreis vs. internes Produkt
• Ihren Kunden – Deren Anforderungen und Transparenzbedarf
• Ihrem Team – Kultur, Vertrauen und Präferenzen
• Ihren Projekten – Komplexität, Compliance, Rentabilitätsmargen
• Ihren Zielen – Genauigkeit, Einfachheit, Stimmung, Kundenvertrauen

Wichtigste Punkte:

✅ Automatische Erfassung – Am besten für abrechenbare Arbeit, Remote-Teams, Compliance, maximale Genauigkeit
✅ Manuelle Erfassung – Am besten für interne Arbeit, Hochvertrauens-Teams, Datenschutz, Flexibilität
✅ Hybrid – Oft die beste Lösung: automatisch für Kundenarbeit, manuell für intern
✅ Kultur zählt am meisten – Jedes System funktioniert mit Vertrauen, Kommunikation und klarem Zweck
✅ Einfach starten – Mit manuell beginnen, automatisch nur dort ergänzen, wo nötig
✅ Kommunikation ist entscheidend – Warum erklären, Bedenken ansprechen, Team einbinden
✅ Messen und anpassen – Daten nutzen, um den Ansatz kontinuierlich zu verbessern

Bereit, den passenden Zeiterfassungs-Ansatz umzusetzen?

Corcava unterstützt sowohl automatische als auch manuelle Zeiterfassung – Sie wählen den passenden Ansatz pro Projekt und Teammitglied.

Nächste Schritte:

1. Bedarf einschätzen – Entscheidungsrahmen oben nutzen
2. Team befragen – Präferenzen und Bedenken einholen
3. Pilot starten – Gewählten Ansatz an 1–2 Projekten testen
4. Ergebnisse messen – Adoption, Datenqualität und Geschäftsauswirkung verfolgen
5. Optimieren und skalieren – Ansatz verfeinern und auf alle Projekte ausweiten

Es geht nicht um Überwachung – es geht um nachhaltige Produktivität, faire Abrechnung und bessere Projektplanung. Wählen Sie den Ansatz, der diesen Zielen dient und Ihr Team respektiert.

Weitere Ressourcen:

• Sprint-Planung in Corcava
• Grundlagen der Zeiterfassung
• Desktop-App-Integration
• Screenshot-Verwaltung
• Zeitberichte & Auswertungen
• Team-Performance-Berichte

Bereit zum Start?Jetzt bei Corcava anmelden und den passenden Zeiterfassungs-Ansatz für Ihr Entwicklungsteam wählen.