Abrechenbare vs. nicht abrechenbare Design-Zeit erklärt

Jede Stunde, die Ihr Designteam arbeitet, kostet Geld. Aber nicht jede Stunde erwirtschaftet Umsatz. Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie abrechenbare und nicht abrechenbare Design-Zeit unterscheiden, die Rentabilität steigern und die Kennzahlen für den Erfolg Ihrer Kreativagentur erfassen.

Das versteckte Rentabilitätsproblem

Design-Agenturen stehen vor einer harten Realität: Designer werden für 40 Stunden/Woche bezahlt, Kunden aber nur für 25–30 Stunden in Rechnung gestellt.

Die Rechnung:

Vollzeit-Designer-Gehalt: 75.000 $/Jahr
Gesamtvergütung (+ Benefits, Steuern): 95.000 $/Jahr
Stunden pro Jahr: 2.080 (52 Wochen × 40 Stunden)
Tatsächliche Stundenkosten: 95.000 $ ÷ 2.080 = 45,67 $/Stunde

Abrechenbare Stunden pro Woche: 28 (70 % Auslastung)
Abrechenbare Jahresstunden: 1.456
Erforderlicher Umsatz pro Stunde: 95.000 $ ÷ 1.456 = 65,25 $/Stunde (nur um kostendeckend zu sein)

Für 30 % Gewinnmarge:
Erforderlicher Stundensatz: mind. 93,21 $/Stunde

Sie verlangen vermutlich: 125–150 $/Stunde
Tatsächlicher Gewinn bei 70 % Auslastung: 87.000–123.000 $ pro Designer

Das Problem: Viele Agenturen arbeiten mit 50–60 % Auslastung – das schadet der Rentabilität.

Warum das passiert:

• Keine genaue Zeiterfassung
• Keine Trennung von abrechenbarer und nicht abrechenbarer Zeit
• Zu viel Zeit wird unbewusst abgeschrieben
• Scope Creep frisst abrechenbare Stunden
• Schlechte Projektkalkulationen
• Ineffiziente Prozesse

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie das beheben.

Abrechenbare vs. nicht abrechenbare Zeit verstehen

Definitionen

Abrechenbare Zeit: Arbeit, die einem konkreten Kundenprojekt direkt zugutekommt und dem Kunden berechtigt in Rechnung gestellt werden kann.

Nicht abrechenbare Zeit: Arbeit, die der Agentur nützt, den Betrieb unterstützt oder Kunden nicht in Rechnung gestellt werden kann.

Grauzone: Einige Tätigkeiten liegen dazwischen und erfordern Einschätzung. Dazu kommen wir.

Warum die Unterscheidung wichtig ist

Für die Rentabilität:

Szenario A: 60 % abrechenbare Auslastung
Abrechenbare Jahresstunden: 1.248
Umsatz @ 135 $/Stunde: 168.480 $
Kosten: 95.000 $
Bruttogewinn: 73.480 $ (44 %)

Szenario B: 75 % abrechenbare Auslastung
Abrechenbare Jahresstunden: 1.560
Umsatz @ 135 $/Stunde: 210.600 $
Kosten: 95.000 $
Bruttogewinn: 115.600 $ (55 %)

Differenz: +42.120 $ Gewinn pro Designer

15 Prozentpunkte mehr Auslastung = 57 % mehr Gewinn.

Für die Preisgestaltung: Ohne Kenntnis Ihrer tatsächlichen abrechenbaren Zeit können Sie Projekte nicht korrekt kalkulieren:

❌ Projektkalkulation basierend auf 40 Stunden
Realität: 40 abrechenbar + 12 nicht abrechenbar = 52 Gesamtstunden
Ergebnis: Projekt ist unrentabel

✓ Projektkalkulation berücksichtigt realistische Auslastung
Angebot enthält Puffer für normale nicht abrechenbare Tätigkeiten
Ergebnis: Projekt erreicht Zielmargen

Für die Kapazitätsplanung:

Können wir ein neues 100-Stunden-Projekt annehmen?

Falsche Rechnung:
2 Designer × 40 Stunden/Woche × 4 Wochen = 320 verfügbare Stunden ✓

Richtige Rechnung:
2 Designer × 28 abrechenbare Stunden/Woche × 4 Wochen = 224 verfügbare Stunden
100-Stunden-Projekt + laufende Verpflichtungen = Überbucht ✗

Nicht abrechenbare Zeit muss in der Kapazitätsplanung berücksichtigt werden

Was zählt als abrechenbare Design-Zeit

Kern-Abrechenbare Tätigkeiten

1. Vom Kunden beauftragte Design-Arbeit

✓ Erstellung von Designs laut Projektbrief
✓ Entwicklung von Konzepten und Richtungen
✓ Gestaltung von Layouts, Grafiken, Oberflächen
✓ Erstellung von Marketingmaterialien
✓ Erstellung von Marken-Assets
✓ Gestaltung von Präsentationen
✓ Jede vom Kunden ausdrücklich beauftragte Arbeit

Beispiel: Kunde beauftragt Homepage-Design
- Recherche und Inspiration: abrechenbar
- Konzept-Skizzen: abrechenbar
- Erstellung von Mockups: abrechenbar
- Design-Verfeinerung: abrechenbar
- Erstellung der finalen Dateien: abrechenbar

2. Überarbeitungen im Rahmen des Umfangs

✓ Erste Überarbeitungsrunde (im Umfang enthalten)
✓ Weitere Runden, wenn im Vertrag vereinbart
✓ Kleinere Anpassungen und Verfeinerungen
✓ Änderungen aufgrund von Kundenfeedback

Beispiel: Homepage-Design-Vertrag mit 2 Überarbeitungsrunden
- Überarbeitung Runde 1: abrechenbar
- Überarbeitung Runde 2: abrechenbar
- Überarbeitung Runde 3: nicht abrechenbar (oder gesondert berechnen)

3. Kundenmeetings und Präsentationen

✓ Kick-off-Meetings
✓ Status-Calls
✓ Design-Präsentationen
✓ Feedback-Runden
✓ Kunden-Workshops
✓ Projektplanungs-Meetings

Beispiel: Wöchentlicher 1-stündiger Kunden-Status-Call
- Call-Zeit: abrechenbar (1 Stunde)
- Vorbereitung: abrechenbar (0,5 Stunden)
- Nachbereitung/Notizen: abrechenbar (0,25 Stunden)
Gesamt: 1,75 abrechenbare Stunden

4. Recherche und Discovery (wenn im Umfang)

✓ Wettbewerbsanalyse (wenn Teil des Projekts)
✓ Nutzerforschung für das konkrete Projekt
✓ Marken-Recherche für den Kunden
✓ Marktforschung für die Branche des Kunden
✓ Stakeholder-Interviews

Beispiel: Markenidentitäts-Projekt mit Discovery-Phase
- Discovery-Aktivitäten: abrechenbar (wenn im Umfang)
- Deliverable: Recherche-Dokument
- Alle Zeit dem Kundenprojekt zugeordnet

5. Dateivorbereitung und Auslieferung

✓ Vorbereitung von Dateien für die Kundenauslieferung
✓ Erstellung von Style Guides
✓ Strukturierung von Asset-Bibliotheken
✓ Export in mehrere Formate
✓ Paketierung der Lieferungen

Beispiel: Vorbereitung der Markenidentitäts-Lieferungen
- Export der Logo-Varianten: abrechenbar
- Erstellung des Markenrichtlinien-PDF: abrechenbar
- Ordnerstruktur für Assets: abrechenbar

6. Projektkoordination

✓ Steuerung des Projektzeitplans
✓ Abstimmung mit dem Kunden-Team
✓ Statusberichte an den Kunden
✓ Sammlung und Steuerung von Feedback
✓ Terminplanung und Logistik für das Projekt

Beispiel: Steuerung eines Website-Design-Projekts
- Erstellung des Projektplans: abrechenbar
- Wöchentliche Status-Updates: abrechenbar
- Koordination der Design-Reviews: abrechenbar

7. Technische Spezifikationen

✓ Erstellung von Design-Spezifikationen für Entwickler
✓ Annotation von Designs mit Maßen
✓ Dokumentation von Interaktionen und Verhalten
✓ Developer-Handoff-Materialien
✓ QA-Prüfung umgesetzter Designs

Beispiel: Website-Design-Handoff
- Erstellung der Design-Specs: abrechenbar
- Annotation der Figma-Dateien: abrechenbar
- Developer Q&A: abrechenbar
- Prüfung der Staging-Seite: abrechenbar

Wann typisch nicht abrechenbare Arbeit abrechenbar wird

Einige Tätigkeiten sind normalerweise nicht abrechenbar, können es aber sein, wenn:

Lernen kundenspezifischer Tools:

❌ In der Regel nicht abrechenbar: Figma lernen
✓ Abrechenbar: Lernen des kundeneigenen Design-Systems

Wenn der Kunde für sein Projekt spezifisches Know-how verlangt,
kann die Lernzeit in den Projektumfang aufgenommen werden.

Reisezeit:

❌ Nicht abrechenbar: Fahrt zum Büro
✓ Abrechenbar: Fahrt zum Kunden für Meetings/Workshops
✓ Abrechenbar: Fahrt für Design-Arbeit vor Ort

In Angeboten angeben: „Reisezeit wird mit 50 % des Satzes berechnet“

Übermäßige Recherche:

❌ Nicht abrechenbar: Allgemeine Branchenrecherche
✓ Abrechenbar: Tiefenrecherche speziell für das Kundenprojekt
✓ Abrechenbar: Wenn Recherche als Projekt-Lieferung vereinbart ist

Erwartungen setzen: „Bis zu X Stunden Recherche enthalten“

Was zählt als nicht abrechenbare Design-Zeit

Kern-Nicht-Abrechenbare Tätigkeiten

1. Interne Teambesprechungen

✗ Wöchentliche All-Hands-Meetings
✗ Interne Projektplanung (bevor ein Kunde existiert)
✗ Design-Team-Kritiken (nicht kundenspezifisch)
✗ Verwaltungsmeetings
✗ Unternehmens-Townhalls

Beispiel: Freitags-Design-Team-Kritik
- Designer präsentieren laufende Arbeiten
- Team gibt Feedback
- Dient der Qualität, aber keinem konkreten Kunden zurechenbar
- Erfassung: Nicht abrechenbar / Agentur-Betrieb

2. Vertrieb und Business Development

✗ Erste Verkaufsgespräche mit Interessenten
✗ Erstellung von Angeboten und Schätzungen
✗ Beantwortung von Ausschreibungen
✗ Pitch-Präsentationen
✗ Networking-Events
✗ Konferenzteilnahme (außer kundenfinanziert)

Beispiel: Interessentengespräche und Angebotserstellung
- Discovery-Call: 1 Stunde (nicht abrechenbar)
- Angebotserstellung: 3 Stunden (nicht abrechenbar)
- Angebotspräsentation: 1 Stunde (nicht abrechenbar)
Gesamt: 5 nicht abrechenbare Stunden

Bei Projektgewinn: Kundenaquisitionskosten.
Bei Verlust: komplett abgeschrieben.

3. Administrative Tätigkeiten

✗ Zeiterfassung
✗ Spesenabrechnungen
✗ Lesen von Unternehmens-E-Mails
✗ Verwaltung des eigenen Kalenders
✗ Software-Updates
✗ Allgemeine Büroarbeiten

Beispiel: Wöchentlicher Verwaltungsaufwand
- Zeiterfassung: 0,5 Stunden
- E-Mail-Verwaltung: 1 Stunde
- Terminplanung: 0,5 Stunden
Gesamt: 2 nicht abrechenbare Stunden pro Woche (5 % der Zeit)

Notwendig, aber nicht dem Kunden berechenbar

4. Training und Weiterbildung

✗ Lernen neuer Design-Tools
✗ Online-Kurse
✗ Tutorials ansehen
✗ Design-Artikel lesen
✗ Kompetenzentwicklung
✗ Team-Schulungen

Beispiel: Designer lernt neue Figma-Funktionen
- Tutorial: 2 Stunden (nicht abrechenbar)
- Übungen: 2 Stunden (nicht abrechenbar)

Nützt zukünftiger Kundenarbeit, aber keinem konkreten Projekt zuordenbar

5. Interne Projekte und F&E

✗ Design der Agentur-Website
✗ Entwicklung interner Tools
✗ Erstellung von Marketingmaterialien
✗ Portfolio-Fallstudien
✗ Experimentelle Design-Projekte
✗ Agentur-Marken-Updates

Beispiel: Überarbeitung der Agentur-Website
- Gesamte Design- und Entwicklungszeit: nicht abrechenbar
- Das ist Marketing-Investition, keine Kundenarbeit

6. Nacharbeit wegen eigener Fehler

✗ Behebung eigener Fehler
✗ Wiederholung wegen Missverständnissen
✗ Korrektur technischer Fehler
✗ Umsetzung vergessener Anforderungen

Beispiel: Designer nutzt falsche Markenfarben
- Original-Design: 3 Stunden (abrechenbar)
- Farbkorrektur: 1,5 Stunden (nicht abrechenbar)

Eigene Fehler tragen Sie selbst – nicht dem Kunden berechnen

7. Übermäßige Überarbeitungen außerhalb des Umfangs

✗ Überarbeitungsrunde 4+ (wenn Vertrag nur 2 vorsieht)
✗ Große Richtungsänderungen nach Freigabe
✗ Kunden-Unentschlossenheit mit ständigen Änderungen
✗ „Können Sie noch schnell …“-Scope-Creep

Beispiel: Logo-Design mit 2 Überarbeitungsrunden
- Runden 1–2: abrechenbar (im Umfang)
- Runde 3+: nicht abrechenbar (oder neu verhandeln)

Optionen:
- Abschreiben (nicht abrechenbar)
- Stopp und Neuverhandlung für weitere Runden
- Beim nächsten Mal mit höherem Preis im Umfang

8. Leerlauf zwischen Projekten

✗ Warten auf Kundenfeedback
✗ Warten auf Projektstart
✗ Zeit zwischen Kundenprojekten
✗ Bench-Zeit (keine aktiven Projekte)

Beispiel: Designer beendet Projekt A am Donnerstag
- Nächstes Projekt startet Montag
- Freitag: nicht abrechenbare Leerlaufzeit

Ziel: Durch bessere Projektplanung minimieren

Strategische nicht abrechenbare Zeit

Ein Teil der nicht abrechenbaren Zeit ist Investition, kein Verschwendung:

Portfolio-Entwicklung:

Überzeugende Fallstudien erstellen:
- Aufwand: nicht abrechenbar
- Ertrag: mehr Kunden und höhere Sätze
- Lohnt sich: Ja

Budget: 5–10 Stunden pro größerem Projekt
Als Marketingaufwand betrachten

Thought Leadership:

Artikel, Vorträge, Content erstellen:
- Aufwand: nicht abrechenbar
- Ertrag: Bekanntheit, eingehende Anfragen
- Lohnt sich: Ja

Budget: 2–4 Stunden pro Woche für Senior-Designer
Generiert eingehendes Business Development

Prozessverbesserung:

Vorlagen und Workflows verbessern:
- Aufwand: heute nicht abrechenbar
- Ertrag: schnellere abrechenbare Arbeit morgen
- Lohnt sich: Ja

Budget: 1–2 Stunden pro Woche
Steigert die Effizienz über Zeit

Die Grauzone: Wenn es unklar ist

Szenarien-basierte Orientierung

Szenario 1: Recherche und Inspiration

Frage: Ist das Anschauen von Design-Inspiration abrechenbar?

Kommt darauf an:

❌ Nicht abrechenbar:
- Allgemeines Stöbern auf Design-Seiten
- Persönliche Inspirations-Sammlung
- Mit Design-Trends Schritt halten

✓ Abrechenbar:
- Recherche zur Branche des Kunden
- Inspiration für ein aktives Projekt
- Wettbewerbsanalyse für den Kunden
- Begrenzt auf sinnvollen Umfang (max. 2–3 Stunden)

Best Practice: Recherche-Limit im Angebot festlegen
„Bis zu 3 Stunden Wettbewerbsrecherche enthalten“

Szenario 2: Konzeptentwicklung

Frage: Ist die Entwicklung mehrerer Konzepte abrechenbar?

Kommt darauf an:

❌ Nicht abrechenbar:
- 8 Konzepte, obwohl der Kunde nur 3 wollte
- Übererfüllung, weil die Arbeit Spaß macht
- Experimente über die Anforderungen hinaus

✓ Abrechenbar:
- Vereinbarte Anzahl Konzepte (z. B. 3 Richtungen)
- Exploration ausdrücklich im Vertrag
- Vom Kunden gewünschte Konzept-Varianten

Best Practice: Im Angebot definieren
„3 erste Design-Richtungen, Kunde wählt 1 zur Verfeinerung“

Szenario 3: Interne Prüfung vor Kundenauslieferung

Frage: Ist interne QA und Review abrechenbar?

In der Regel nein, aber …

❌ Nicht abrechenbar:
- Interne Prüfung durch Creative Director
- Team-Kritik vor Kundenpräsentation
- QA und Fehlerprüfung

Grund: Das sind Qualitätsmaßnahmen für SIE
Der Kunde soll nicht für Ihre eigene Prüfung zahlen

Ausnahme: ✓ Abrechenbar, wenn ausdrücklich im Umfang
„Creative-Director-Begleitung enthalten: 10 % der Design-Zeit“
In den Projektpreis einrechnen, aber nicht einzeln ausweisen

Szenario 4: E-Mail-Kommunikation

Frage: Ist E-Mail-Zeit abrechenbar?

Orientierung:

✓ Abrechenbare E-Mails:
- Beantwortung von Design-Fragen des Kunden
- Projekt-Updates
- Klärung von Anforderungen
- Erläuterung von Design-Entscheidungen
Limit: Auf 15 Minuten runden, Obergrenze einhalten

❌ Nicht abrechenbare E-Mails:
- Terminierung/Logistik
- Administrative Abstimmung
- Allgemeine Check-ins
- „Danke“ oder „Verstanden“-Antworten
Zu klein für Erfassung

Szenario 5: Präsentationen und Vorbereitung

Frage: Ist Präsentationsvorbereitung abrechenbar?

Aufteilen:

✓ Abrechenbar:
- Erstellung der Präsentation mit Designs
- Aufbereitung kundenorientierter Unterlagen
- Vorbereitung der Erläuterung von Design-Entscheidungen

❌ Nicht abrechenbar:
- Übermäßige Probezeit
- Interne Präsentations-Reviews
- Übermäßig aufwendige Präsentationen

Faustregel: 50 % der Vorbereitungszeit für große Präsentationen berechnen
1 Stunde Meeting → 0,5 Stunden Vorbereitung (abrechenbar)

Szenario 6: Projektmanagement-Zeit

Frage: Ist Projektmanagement abrechenbar?

Ja, aber begrenzen:

✓ Abrechenbar (in Maßen):
- Erstellung von Projektzeitplänen
- Statusberichte an den Kunden
- Koordination von Feedback
- Steuerung der Lieferungen

Üblich: 10–15 % der gesamten Projektstunden

❌ PM überberechnen:
Nicht 20 Stunden PM für 40 Stunden Design berechnen
Der Kunde empfindet das als Aufblähung

PM-Zeit in Stundensatz oder Festpreis einrechnen

Szenario 7: Überarbeitung vs. neue Arbeit

Frage: Kunde bittet um Änderungen – Überarbeitung oder neue Arbeit?

Orientierung:

✓ Überarbeitung (abrechenbar innerhalb der Runden):
- Anpassung bestehender Design-Elemente
- Änderung von Farben, Schriften, Layouts
- Verfeinerung der freigegebenen Richtung

✓ Neue Arbeit (abrechenbar als Change Order):
- Komplette Richtungsänderung
- Neue Seiten/Lieferungen
- Erweiterung über den ursprünglichen Umfang

Beispiel:
Kunde: „Können wir einen völlig anderen Ansatz probieren?“
Antwort: „Das wäre ein neues Konzept außerhalb unserer Überarbeitungsrunden.
Ich kann Ihnen ein Angebot für diese Richtung erstellen, wenn Sie möchten.“

Abrechenbare vs. nicht abrechenbare Zeit erfassen

Best Practices für Zeiterfassung

Mit Corcavas Zeiterfassung:

Schritt 1: Projektkategorien anlegen

Kundenprojekte (abrechenbar):
- Kunde A – Website-Redesign
- Kunde B – Markenidentität
- Kunde C – Marketingmaterialien

Interne Projekte (nicht abrechenbar):
- Agentur-Betrieb
- Business Development
- Weiterbildung
- Interne Projekte
- Urlaub/Feiertage

Schritt 2: Alle Zeit erfassen

Arbeitstag eines Designers:

9:00–9:30 Uhr → E-Mail und Admin (nicht abrechenbar: Agentur-Betrieb)
9:30–12:00 Uhr → Kunde A Website-Design (abrechenbar: Kunde A)
12:00–13:00 Uhr → Mittagspause (nicht erfasst)
13:00–14:00 Uhr → Internes Teamm meeting (nicht abrechenbar: Agentur-Betrieb)
14:00–17:00 Uhr → Kunde B Markenkonzepte (abrechenbar: Kunde B)
17:00–17:30 Uhr → Angebot für Interessent (nicht abrechenbar: Business Development)

Gesamt erfasst: 7,5 Stunden
Abrechenbar: 5,5 Stunden (73 % Auslastung)
Nicht abrechenbar: 2 Stunden (27 %)

Schritt 3: Aufgaben-Details ergänzen

Beispiel Zeiteintrag:

Projekt: Kunde A – Website-Redesign (abrechenbar)
Aufgabe: Homepage-Design
Beschreibung: „Hero-Bereich mit 3 Layout-Varianten erstellt“
Zeit: 2,5 Stunden
Abrechenbar: Ja
Datum: 10. November 2025

Schritt 4: Prüfen und freigeben

Wöchentlicher Ablauf:
1. Designer reicht Zeiterfassung ein
2. Projektmanager prüft abrechenbare Stunden
3. Auffällige Einträge markieren:
   - „Ist das wirklich abrechenbar?“
   - „Erscheint hoch für diese Aufgabe“
   - „War das im Umfang?“
4. Bei Bedarf vor Rechnungsstellung anpassen
5. Muster mit dem Team besprechen

Richtlinien für Designer zur Zeiterfassung

Best Practices:

1. In Echtzeit erfassen

❌ Nicht: Am Wochenende aus dem Gedächtnis nachtragen
✓ Besser: Während der Arbeit oder am Tagesende erfassen
Ergebnis: 20–30 % genauere Zeiterfassung

2. Ehrlich sein

❌ Nicht: Alles aufrunden oder Zeit „aufblähen“
✓ Besser: Tatsächlich geleistete Zeit eintragen
Ergebnis: Verlässliche Projektrentabilität

3. Aussagekräftige Aufgabennamen

❌ Schlecht: „Design-Arbeit – 3 Stunden“
✓ Gut: „Homepage Hero-Bereich – 3 Layout-Konzepte – 3 Stunden“
Ergebnis: Kunde versteht die Rechnung, Sie können Zeit auswerten

4. Unsicherheit kennzeichnen

Wenn unklar ist, ob Zeit abrechenbar ist:
- Erfassen
- Notiz: „Abrechenbarkeit prüfen“
- Projektmanager entscheidet
Ergebnis: Einheitliche Anwendung der Richtlinien

5. Abrechenbar und nicht abrechenbar trennen

Arbeit am Kundenprojekt A, aber 30 Min Figma-Probleme:

Erfassen als:
- 3 Stunden → Kunde A (abrechenbar)
- 0,5 Stunden → Agentur-Betrieb (nicht abrechenbar: Software-Probleme)

Kunden nicht für Ihre Software-Probleme berechnen

Wöchentlicher Auslastungsbericht

Beispielbericht:

┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Wöchentlicher Auslastungsbericht – Woche 10. Nov. 2025   │
├──────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Designer: Alex Martinez                                   │
│ Gesamtstunden: 40,0                                       │
│ Abrechenbare Stunden: 28,5 (71,3 %)                     │
│ Nicht abrechenbare Stunden: 11,5 (28,8 %)                │
├──────────────────────────────────────────────────────────┤
│ ABRECHENBARE AUFSCHLÜSSELUNG                               │
│ Kunde A – Website: 15,0 Stunden                          │
│ Kunde B – Markenidentität: 8,5 Stunden                   │
│ Kunde C – Marketing: 5,0 Stunden                        │
├──────────────────────────────────────────────────────────┤
│ NICHT ABRECHENBARE AUFSCHLÜSSELUNG                        │
│ Interne Meetings: 4,0 Stunden                           │
│ Business Development: 3,5 Stunden                       │
│ Verwaltung: 2,0 Stunden                                  │
│ Weiterbildung: 2,0 Stunden                              │
├──────────────────────────────────────────────────────────┤
│ STATUS: ✓ Im Ziel (Ziel: 70–75 %)                       │
└──────────────────────────────────────────────────────────┘

Auslastungsraten berechnen

Die Formel

Abrechenbare Auslastungsrate:

(Abrechenbare Stunden ÷ Gesamt verfügbare Stunden) × 100 = Auslastung %

Beispiel:
Abrechenbare Stunden: 28
Verfügbare Stunden: 40
Auslastung: (28 ÷ 40) × 100 = 70 %

Was in „Verfügbare Stunden“ zählt:

✓ Einschließen:
- Reguläre Arbeitszeit (typisch 40/Woche)
- Überstunden, wenn abrechenbar erwartet

✗ Ausschließen:
- Urlaub/Feiertage
- Krankheitstage
- Unbezahlter Urlaub

Angepasste Rechnung:
Bei 1 Tag Abwesenheit (8 Stunden):
Verfügbare Stunden: 32 (nicht 40)
Abrechenbare Stunden: 24
Auslastung: (24 ÷ 32) × 100 = 75 %

Ziel-Auslastungsraten

Branchen-Benchmarks:

SEHR GUT: 75–80 % abrechenbar
- Hohe Projektauslastung
- Effiziente Abläufe
- Geringe nicht abrechenbare Zeit

GUT: 70–75 % abrechenbar
- Gesunde Projektpipeline
- Tragbare Auslastung
- Übliche nicht abrechenbare Tätigkeiten

AKZEPTABEL: 65–70 % abrechenbar
- Etwas Leerlauf zwischen Projekten
- Mehr interne Verantwortung
- Junior-Designer (mehr Schulungszeit)

BESORGNISERREGEND: 60–65 % abrechenbar
- Unzureichende Projektpipeline
- Zu viel nicht abrechenbare Arbeit
- Prozessineffizienzen

PROBLEM: < 60 % abrechenbar
- Zu wenig Kundenarbeit
- Übermäßige nicht abrechenbare Tätigkeiten
- Die Agentur verliert mit dieser Person Geld

Nach Rolle:

Junior-Designer: 60–70 %
- Mehr Lern- und Schulungszeit
- Weniger effizient als erfahrene Kollegen
- Kann nicht abrechenbare Arbeit übernehmen

Mid-Level-Designer: 70–75 %
- Überwiegend Kundenarbeit
- Etwas Mentoring für Junioren
- Ausgewogene Auslastung

Senior-Designer: 75–80 %
- Vor allem kundenorientiert
- Effiziente Abläufe
- Geringer nicht abrechenbarer Anteil

Creative Director: 50–60 %
- Viel Überprüfung (nicht abrechenbar)
- Business Development
- Teamführung
- Weniger operative Design-Arbeit

Account Manager: 65–75 %
- Kundenkommunikation (abrechenbar)
- Angebotserstellung (nicht abrechenbar)
- Projektkoordination

Was bei niedriger Auslastung tun

Wenn Teammitglied unter 65 %:

Schritt 1: Problem eingrenzen

Bericht: Wohin geht die nicht abrechenbare Zeit?

Szenario A: Viel „Leerlauf/Kein Projekt“
→ Problem: Zu wenig Arbeit
→ Lösung: Vertrieb/Pipeline

Szenario B: Viel „Interne Meetings“
→ Problem: Meeting-Überlast
→ Lösung: Meetingzeit reduzieren

Szenario C: Viel „Nacharbeit/Überarbeitungen“
→ Problem: Qualität oder Umfang
→ Lösung: Prozess verbessern oder Umfang straffen

Szenario D: Viel „Verwaltung“
→ Problem: Ineffiziente Prozesse
→ Lösung: Automatisieren oder delegieren

Schritt 2: Korrekturmaßnahmen

Bei Pipeline-Problemen:
- Business Development ausbauen
- Preise anpassen, um mehr Aufträge zu gewinnen
- Temporäre/Projektarbeit zur Überbrückung prüfen

Bei Prozess-Problemen:
- Zeitfresser identifizieren und abbauen
- Wiederkehrende Aufgaben automatisieren
- Freigabe-Prozesse straffen

Bei Kompetenz-Problemen:
- Schulung für schnellere Arbeit
- Bessere Projektzuweisung
- Rollenanpassung prüfen

Schritt 3: Verbesserungsziele setzen

Aktuell: 62 % Auslastung
30-Tage-Ziel: 68 % Auslastung
60-Tage-Ziel: 72 % Auslastung
90-Tage-Ziel: 75 % Auslastung

Wöchentliche Check-ins zur Fortschrittskontrolle

Abrechenbare Stunden maximieren

Nicht abrechenbare Zeit reduzieren

Strategie 1: Administrative Aufgaben automatisieren

Manuelle Zeiterfassung: 2 Stunden/Woche nicht abrechenbar
Umstieg auf [automatische Zeiterfassung](https://app.corcava.com/register): 0,25 Stunden/Woche
Ersparnis: 1,75 Stunden/Woche = 91 Stunden/Jahr
Umgerechnet abrechenbar @ 135 $/Stunde = 12.285 $ zusätzlicher Umsatz/Jahr

Strategie 2: Interne Meetings reduzieren

Aktuell: 6 Stunden Meetings/Woche
Ziel: 3 Stunden Meetings/Woche (50 % weniger)
Ersparnis: 3 Stunden/Woche = 156 Stunden/Jahr
Umgerechnet abrechenbar @ 135 $/Stunde = 21.060 $ zusätzlicher Umsatz/Jahr

Umsetzung:
- Kürzere Meetings (30 statt 60 Min)
- Seltener (alle 2 Wochen statt wöchentlich)
- Weniger Teilnehmer (nur wer nötig ist)
- Meetings streichen, die E-Mails ersetzen können

Strategie 3: Vertriebseffizienz steigern

Aktuell: 10 Stunden pro Angebot, 40 % Abschlussrate
Ziel: 5 Stunden pro Angebot (Vorlagen), 50 % Abschlussrate

Ersparnis pro Angebot: 5 Stunden
Mehr Abschlüsse: +25 % mehr gewonnene Projekte

Ergebnis: Weniger Zeit pro Angebot + mehr Abschlüsse = besserer ROI der BD-Zeit

Strategie 4: Bessere Projektabgrenzung

Problem: Vager Umfang führt zu zu vielen kostenlosen Überarbeitungen
Lösung: Klarer Umfang mit begrenzten Überarbeitungsrunden

Vorher:
- „Homepage designen“ (vage)
- Kunde wünscht 5 Überarbeitungsrunden
- 20 Stunden nicht abrechenbare Nacharbeit

Nachher:
- „Homepage-Design mit 2 Überarbeitungsrunden enthalten“
- Runde 3+ nur per Change Order
- 5 Stunden nicht abrechenbare Nacharbeit (75 % weniger)

Strategie 5: Vorlagen und Systematisierung

Wiederverwendbare Vorlagen für:
- Häufige Design-Patterns
- Projektangebote
- Kunden-Onboarding
- Design-Spezifikationen
- Lieferdokumentation

Ersparnis: 2–4 Stunden pro Projekt
Bei 20 Projekten/Jahr = 40–80 Stunden gespart
= 5.400–10.800 $ zusätzlicher abrechenbarer Umsatz

Mehr abrechenbare Möglichkeiten schaffen

Strategie 1: Proaktive Upsells

Während des Projekts zusätzliche Bedarfe erkennen:

„Beim Website-Design ist mir aufgefallen, dass Sie brauchen:
- Social-Media-Vorlagen-Set
- E-Mail-Newsletter-Vorlagen
- Display-Ad-Vorlagen

Soll ich Ihnen dafür ein Angebot machen?“

Ergebnis: Mehr abrechenbare Arbeit bei bestehenden zufriedenen Kunden

Strategie 2: Retainer-Verträge

Projektkunden in monatliche Retainer überführen:

Einzelprojekte:
- Umsatz stark schwankend
- Viel nicht abrechenbare Vertriebszeit
- Hohe Kundenaquisitionskosten

Retainer:
- Planbare abrechenbare Stunden
- Weniger nicht abrechenbare Vertriebszeit
- Höherer Kundenlebenswert

Siehe unseren [kompletten Retainer-Leitfaden](/blog/design-retainer-management)

Strategie 3: Klare stündliche Erfassung

Abrechenbare Zeit in sichtbaren Schritten erfassen:

15-Minuten-Minimum:
Kleine Aufgaben summieren sich:
- 5 Min Kunden-E-Mail → Auf 15 Min runden (abrechenbar 0,25 h)
- 10 Min Dateianpassung → Auf 15 Min runden (abrechenbar 0,25 h)
- 20 Min Status-Call → Auf 30 Min runden (abrechenbar 0,5 h)

Pro Woche werden so 2–3 Stunden mehr abrechenbare Zeit erfasst,
die sonst als „zu klein zum Erfassen“ abgeschrieben würden

Strategie 4: Scope Creep eindämmen

Kunde: „Können Sie nebenbei noch …“

❌ Falsch: „Klar!“ (kostenlose Arbeit)
✓ Richtig: „Sehr gerne! Das wäre eine Change Order.
Ich schicke Ihnen kurz eine Schätzung.“

Abrechenbare Zeit schützen durch:
- Klare Umfangsdefinition von Anfang an
- Change-Order-Prozess für Zusatzleistungen
- Team schulen, Scope Creep zu erkennen
- Kunden erklären, was enthalten ist

Auslastungssteuerung in der gesamten Agentur

Quartalsziele setzen

Beispiel-Agentur (5 Designer):

Q1-Ziel: 68 % durchschnittliche Auslastung
- Projektpipeline aufbauen
- Verlangsamung nach Feiertagen
- Fokus auf Vertrieb
Ziel: 3.400 abrechenbare Stunden (5 Designer × 170 h/Monat × 4 Monate × 68 %)

Q2-Ziel: 73 % durchschnittliche Auslastung
- Pipeline wird zu Projekten
- Volle Projektauslastung
- Gesunder Betrieb
Ziel: 3.650 abrechenbare Stunden

Q3-Ziel: 70 % durchschnittliche Auslastung
- Sommerurlaube
- Etwas geringere Verfügbarkeit
- Projektqualität halten
Ziel: 3.500 abrechenbare Stunden

Q4-Ziel: 75 % durchschnittliche Auslastung
- Jahresend-Push
- Kunden nutzen Restbudgets
- Q4-Umsatz maximieren
Ziel: 3.750 abrechenbare Stunden

Jahr: 71 % Durchschnitt (14.300 abrechenbare Stunden)
Umsatz @ 135 $/Stunde: 1.930.500 $

Monatliche Auslastungs-Reviews

Agenda Agentur-Führungstreffen:

THEMA: Monatliches Auslastungs-Review

1. Gesamtauslastung der Agentur
   Aktueller Monat: 72 %
   vs. Ziel: 70 %
   Status: ✓ Im Ziel

2. Nach Designer:
   Alex: 78 % (hoch, auf Überlastung achten)
   Jordan: 69 % (im Ziel)
   Casey: 65 % (unter Ziel, prüfen)
   Morgan: 74 % (im Ziel)
   Riley: 68 % (im Ziel)

3. Maßnahmen:
   - Gespräch mit Casey: Warum niedrige Auslastung?
   - Alex’ Auslastung prüfen: Zu viel?
   - Pipeline: Genug Arbeit für nächsten Monat?

4. Nicht abrechenbare Analyse:
   Wohin geht die nicht abrechenbare Zeit?
   - Interne Meetings: 15 % (Ziel: 12 %)
   - Business Development: 8 % (Ziel: 10 %)
   - Verwaltung: 5 % (Ziel: 5 %)
   - Training: 3 % (Ziel: 3 %)

5. Verbesserungen:
   - Meetingzeit um 20 % reduzieren
   - BD-Effizienz steigern

Auslastungs-Dashboard

Echtzeit-Überblick mit Corcavas Reporting:

┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Agentur-Auslastungs-Dashboard – November 2025             │
├──────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Gesamtauslastung: 72 % (Ziel: 70 %) ✓                   │
│ Abrechenbare Gesamtstunden: 560 Stunden                  │
│ Gesamtkapazität: 780 Stunden (5 Designer × 39 h/Wo × 4) │
├──────────────────────────────────────────────────────────┤
│ NACH DESIGNER:                                            │
│ Alex Martinez    │ 78 % │ ████████████████░░ │ Hoch ⚠   │
│ Jordan Kim      │ 69 % │ ██████████████░░░░ │ Gut ✓    │
│ Casey Johnson   │ 65 % │ █████████████░░░░░ │ Niedrig ⚠│
│ Morgan Taylor   │ 74 % │ ███████████████░░░ │ Gut ✓    │
│ Riley Chen      │ 68 % │ ██████████████░░░░ │ Gut ✓    │
├──────────────────────────────────────────────────────────┤
│ TREND: +3 % vs. Vormonat (steigend) ↗                    │
│ PROGNOSE: Q4-Ziel 75 % erreichbar                        │
└──────────────────────────────────────────────────────────┘

Typische Situationen meistern

Situation: Kunde hinterfragt die Rechnung

Kunde: „Warum berechnen Sie 45 Stunden, obwohl die Schätzung 40 Stunden war?“

Falsche Antwort: „So lange hat es halt gedauert.“

Richtige Antwort: „Gute Frage! Hier die Aufschlüsselung:

• Ursprünglicher Umfang: Homepage-Design mit 2 Überarbeitungsrunden (40 Stunden)
• Tatsächliche Arbeit:
  • Erstes Design: 18 Stunden (wie geschätzt)
  • Überarbeitung Runde 1: 10 Stunden (wie geschätzt)
  • Überarbeitung Runde 2: 12 Stunden (wie geschätzt)
  • Zusätzliche Überarbeitung Runde 3: 5 Stunden (nicht im ursprünglichen Umfang)

Sie haben eine dritte Überarbeitungsrunde gewünscht, das hat 5 Stunden ausgemacht. Soll ich das bei diesem Projekt erlassen, oder legen wir künftig 3 Runden im Umfang fest?“

Wichtig: Transparenz + klare Umfangsdokumentation

Situation: Designer rechnet durchgehend zu viel ab

Problem: Designer erfasst 38–40 Stunden/Woche bei einem Agentur-Durchschnitt von 28 Stunden.

Fragen zur Prüfung:

1. Wird tatsächlich mehr gearbeitet? (Lieferungen prüfen)
2. Wird Zeit „aufgebläht“? (mit Aufwand der Aufgabe vergleichen)
3. Gibt es Effizienzprobleme? (mit anderen Designern vergleichen)
4. Sind Projekte zu knapp kalkuliert? (mit Schätzungen vergleichen)

Mögliche Maßnahmen:

Bei Überarbeit: Last umverteilen, auf Überlastung achten
Bei Aufblähung: Coaching zu ehrlicher Zeiterfassung
Bei Ineffizienz: Training oder Performance-Gespräch
Bei Unterkalkulation: Künftige Schätzungen anpassen

Situation: Zu viel nicht abrechenbare Zeit

Problem: Agentur liegt bei 55 % Auslastung (Ziel: 70 %).

Ursachenanalyse:

Schritt 1: Wohin geht die nicht abrechenbare Zeit?
Bericht nach Kategorie:

Nicht abrechenbare Aufschlüsselung:
- Leerlauf/keine Projekte: 18 % (PROBLEM: zu wenig Arbeit)
- Interne Meetings: 12 % (normal)
- Verwaltung: 8 % (hoch, Ziel 5 %)
- Business Development: 7 % (normal)

Schritt 2: Größtes Problem zuerst angehen
Thema: Zu wenig Kundenarbeit (18 % Leerlauf)

Maßnahmen:
- Business Development ausweiten
- Preise vorübergehend senken für mehr Aufträge
- Auftrags-/Freelance-Projekte zur Überbrückung prüfen
- Stärker vermarkten

Schritt 3: Zweites Problem angehen
Thema: Zu viel Verwaltungszeit (8 %)

Maßnahmen:
- [Automatische Zeiterfassung](https://app.corcava.com/register) einführen
- Vorlagen für häufige Aufgaben nutzen
- Admin an Nicht-Design-Personal delegieren
- Rechnungsstellung straffen

Finanzielle Auswirkung der Auslastung

Die Rentabilitätsrechnung

Agentur mit 5 Designern:

SZENARIO A: 60 % Auslastung (Schlecht)
─────────────────────────────────────
Abrechenbare Jahresstunden: 6.240 (5 × 2.080 × 60 %)
Stundensatz: 135 $/Stunde
Umsatz: 842.400 $

Kosten:
- Designer-Gehälter: 475.000 $
- Gemeinkosten (50 %): 237.500 $
Gesamtkosten: 712.500 $

Gewinn: 129.900 $ (15 % Marge) ⚠️

SZENARIO B: 70 % Auslastung (Gut)
─────────────────────────────────────
Abrechenbare Jahresstunden: 7.280 (5 × 2.080 × 70 %)
Stundensatz: 135 $/Stunde
Umsatz: 982.800 $

Kosten: 712.500 $ (gleich)

Gewinn: 270.300 $ (28 % Marge) ✓

SZENARIO C: 75 % Auslastung (Sehr gut)
─────────────────────────────────────
Abrechenbare Jahresstunden: 7.800 (5 × 2.080 × 75 %)
Stundensatz: 135 $/Stunde
Umsatz: 1.053.000 $

Kosten: 712.500 $ (gleich)

Gewinn: 340.500 $ (32 % Marge) ✓✓

UNTERSCHIED B → C:
+70.200 $ Gewinn (26 % Steigerung)
Nur durch 5 Prozentpunkte mehr Auslastung

Fazit: Kleine Verbesserungen der Auslastung = große Gewinnwirkung.

Break-even-Auslastung

Welche Auslastung brauchen Sie für Kostendeckung?

Formel:
Break-even-Auslastung = Gesamtkosten ÷ (Stundensatz × Verfügbare Stunden)

Beispiel:
Gesamtkosten: 712.500 $
Stundensatz: 135 $/Stunde
Verfügbare Stunden: 10.400 (5 Designer × 2.080 Stunden)

Break-even = 712.500 $ ÷ (135 $ × 10.400)
Break-even = 712.500 $ ÷ 1.404.000 $
Break-even = 50,7 % Auslastung

Unter 51 % Auslastung = Verlust
Über 51 % Auslastung = Gewinn
Ziel 70 %+ für gesunde Margen

Fazit: Abrechenbare Zeit im Griff

Wichtigste Punkte:

1. Alles erfassen

• Zeiterfassungs-Software nutzen
• Abrechenbar und nicht abrechenbar klar zuordnen
• Wöchentlich auf Genauigkeit prüfen

2. Ihre Zahlen kennen

• Ziel: 70–75 % Auslastung für Designer
• Unter 65 % = prüfen und gegensteuern
• Über 80 % = auf Überlastung achten

3. Abrechenbare Zeit schützen

• Klare Projektumfänge verhindern Gratis-Arbeit
• Change Orders für Umfangserweiterungen
• Eigene Fehler nicht berechnen

4. Nicht abrechenbaren Verschwendung reduzieren

• Administrative Aufgaben automatisieren
• Unnötige Meetings minimieren
• Wiederkehrende Abläufe systematisieren
• Vorlagen und wiederverwendbare Assets nutzen

5. Abrechenbare Möglichkeiten ausbauen

• Pipeline mit mehr Projekten füllen
• Kunden in Retainer überführen
• Upsell-Chancen proaktiv erkennen
• Jede berechtigte abrechenbare Zeit erfassen

Das Wichtigste:

Eine Verbesserung der Auslastung um 10 Prozentpunkte (von 65 % auf 75 %) kann den Agenturgewinn um 50–100 % steigern.

Es geht nicht darum, Designer mehr zu belasten. Es geht um:

• Genug Kundenarbeit für die verfügbare Zeit
• Abbau ineffizienter nicht abrechenbarer Tätigkeiten
• Klare Abgrenzung und Schutz abrechenbarer Arbeit
• Genau erfassen, damit Sie wissen, was funktioniert

Bereit, die abrechenbare Zeit Ihrer Agentur zu optimieren?

Kostenlose Corcava-Testversion starten – Sie erhalten:

• ✓ Automatische Zuordnung abrechenbar/nicht abrechenbar
• ✓ Echtzeit-Auslastungs-Dashboards
• ✓ Projekt-Budgetverfolgung
• ✓ Team-Auslastungsberichte
• ✓ Rentabilitätsanalyse pro Projekt
• ✓ Rechnungsstellung mit Zeiterfassung

Schluss mit Rätselraten bei der Rentabilität. Erfassen Sie, was zählt.

Weitere Inhalte zum Design-Agentur-Management: Design-Retainer-Verwaltung, automatische Zeiterfassung für Designer und Änderungsanfragen ohne Scope Creep.