Nov 16, 2025
Change Requests ohne Scope Creep handhaben
Scope Creep frisst die Gewinnmargen von Design-Agenturen. Diese Anleitung zeigt, wie Sie einen strukturierten Change-Request-Prozess einführen, der Ihre Marge schützt und die Kundenbeziehung erhält. Zusatzarbeit erkennen, dokumentieren, kalkulieren und freigeben.
Die Scope-Creep-Krise
Jede Design-Agentur kennt das:
Sie kalkulieren ein Logo-Design für 5.000 $ bei 20 Stunden.
Woche 1: Der Kunde ist begeistert von den Konzepten. Projekt im Plan.
Woche 2: „Können wir auch Visitenkarten bekommen?“ (4 Stunden)
Woche 3: „Könnt ihr auch Social-Media-Vorlagen machen?“ (6 Stunden)
Woche 4: „Ach ja, wir brauchen noch Briefbogen und E-Mail-Signaturen.“ (3 Stunden)
Woche 5: „Noch was – könnt ihr T-Shirts für unser Team designen?“ (5 Stunden)
Bilanz:
- Ursprünglicher Umfang: 20 Stunden (5.000 $)
- Tatsächliche Arbeit: 38 Stunden
- Zusätzlicher Umsatz: 0 $
- Effektiver Stundensatz: 131 $/h (sollte 250 $/h sein)
- Marge: zunichte
Das ist Scope Creep. Und er kostet Ihre Agentur pro Projekt Tausende.
Scope Creep verstehen
Was ist Scope Creep?
Definition: Scope Creep entsteht, wenn ein Projekt über den vereinbarten Umfang wächst, ohne dass Budget, Zeitrahmen oder Ressourcen angepasst werden.
Typischer Ablauf:
Ursprünglicher Umfang:
„Modernes Logo mit 3 Konzepten und 2 Revisionsrunden“
Kalkulation: 20 h à 250 $/h = 5.000 $
Scope-Creep-Zusätze (unkontrolliert):
+ Visitenkarten (nicht im Umfang)
+ Social-Media-Vorlagen (nicht im Umfang)
+ Briefbogen (nicht im Umfang)
+ E-Mail-Signaturen (nicht im Umfang)
+ T-Shirt-Designs (nicht im Umfang)
Gesamt: 38 Stunden Arbeit zum Preis von 5.000 $
Verlust: 18 h × 250 $ = 4.500 $ unentgeltliche Arbeit
Warum das gefährlich ist:
- Gewinnverlust – Gratisarbeit frisst Ihre Marge
- Verzögerungen – Zusatzarbeit schiebt Fristen
- Überlastung – Designer arbeiten mehr für dasselbe Honorar
- Kundenerwartung – Dauerhaft Gratis-Zusätze erwartet
- Opportunitätskosten – Zeit für Gratisarbeit fehlt für abrechenbare Projekte
Typische Ursachen von Scope Creep
1. Vager ursprünglicher Umfang
❌ Schlecht:
„Eine Website designen“
✓ Gut:
„Homepage, Über-uns-, Leistungs- und Kontaktseite designen.
Max. 5 Seiten. Zusätzliche Seiten werden separat berechnet,
1.500 $/Seite.“
Vager Umfang = beliebige Auslegung = Scope Creep vorprogrammiert
2. „Kann man nicht schnell noch …“-Syndrom
Kunde denkt:
„Der Designer arbeitet eh schon an meiner Marke …
da geht doch noch schnell was dazu?“
Realität:
Jede „schnelle Sache“ kostet 2–4 Stunden
5 „schnelle Sachen“ = 10–20 h Gratisarbeit = 2.500–5.000 $ Verlust
3. Kein Change-Control-Prozess
❌ Ohne Prozess:
Kunde fragt → Designer sagt „Klar!“ → Arbeit passiert → Keine Bezahlung
✓ Mit Prozess:
Kunde fragt → Change Request erfassen → Kosten schätzen → Freigabe einholen →
dann Arbeit → Rechnung mit Change Order
4. Angst vor Nein
Designer denkt:
„Wenn ich nein sage, ist der Kunde sauer“
„Ich will nicht schwierig wirken“
„Ist doch nur eine Kleinigkeit“
„Ich will den Kunden zufriedenstellen“
Ergebnis: Gratisarbeit, geschädigte Rentabilität, nicht nachhaltig
5. Unklare Revisionsregeln
❌ Schlecht:
„Unbegrenzte Revisionen“
✓ Gut:
„2 Revisionsrunden inklusive. Weitere Runden werden mit 150 $/h
(Minimum 2 h) berechnet. Revisionen = Anpassungen an der
freigegebenen Richtung. Richtungsänderungen gelten als neue
Konzepte und werden separat berechnet.“
Change Requests erkennen
Wann liegt ein Change Request vor?
Faustregel: Was nicht ausdrücklich im ursprünglichen Umfang steht, ist ein Change Request.
Beispiele für Change Requests:
1. Zusätzliche Deliverables
Ursprünglich: Homepage-Design
Change Request: „Könnt ihr auch die Über-uns-Seite designen?“
Status: CHANGE REQUEST (neues Deliverable)
2. Erweiterter Umfang
Ursprünglich: Logo-Design (3 Konzepte, 2 Runden)
Change Request: „Können wir 2 weitere Konzeptrichtungen sehen?“
Status: CHANGE REQUEST (über vereinbarte Konzepte hinaus)
3. Neue Features
Ursprünglich: Statisches Website-Design
Change Request: „Könnt ihr E-Commerce-Funktionen einbauen?“
Status: CHANGE REQUEST (Feature nicht im Umfang)
4. Richtungsänderung nach Freigabe
Ursprünglich: Modernes, minimalistisches Design (freigegeben)
Change Request: „Können wir es doch mutiger und maximalistischer versuchen?“
Status: CHANGE REQUEST (neue Richtung nach Freigabe)
5. Zusätzliche Varianten
Ursprünglich: Design in 1 Farbpalette
Change Request: „Könnt ihr Versionen in 3 verschiedenen Farbschemata zeigen?“
Status: CHANGE REQUEST (Zusatzvarianten)
Was kein Change Request ist
Das gehört zum normalen Umfang:
1. Revisionen innerhalb vereinbarter Runden
Vereinbarung: „2 Revisionsrunden inklusive“
Kundenwunsch: „Könnt ihr das Header-Layout anpassen?“ (Runde 1)
Status: KEIN Change Request (innerhalb der inkl. Revisionen)
2. Korrektur eigener Fehler
Situation: Sie haben falsche Markenfarben verwendet
Korrektur: Anpassung an die richtigen Farben
Status: KEIN Change Request (Ihr Fehler, Sie korrigieren)
3. Klärung unklarer Anforderungen
Situation: Brief war ungenau, Sie haben interpretiert, Kunde präzisiert
Anpassung: Basierend auf der Klärung
Status: KEIN Change Request (Umfang war unklar, das ist Klärung)
4. Explizit im Umfang genannte Deliverables
Ursprünglicher Umfang: „5 Webseiten: Home, Über uns, Leistungen, Blog, Kontakt“
Kundenwunsch: „Bereit für das Design der Kontaktseite“
Status: KEIN Change Request (explizit im Umfang)
5. Kleine Anpassungen während der laufenden Arbeit
Während der aktiven Designphase:
Kunde: „Könnt ihr das Logo 10 % größer probieren?“
Status: KEIN Change Request (kleine Anpassung in laufender Arbeit)
Nach Freigabe und Abschluss:
Kunde: „Könnt ihr das Logo nachträglich 10 % größer machen?“
Status: IST ein Change Request (abgeschlossene Arbeit wird wieder geöffnet)
Der Change-Request-Prozess
Schritt 1: Erkennen und dokumentieren
Wenn der Kunde eine Anfrage stellt:
Interne Checkliste:
□ Steht das ausdrücklich im ursprünglichen Umfang?
□ Haben wir das bereits geliefert?
□ Ist es ein neues Deliverable oder Feature?
□ Geht es über die vereinbarten Parameter hinaus?
□ Erfordert es zusätzliche Stunden über die Schätzung?
Wenn Sie #1 mit „Nein“ oder #3–5 mit „Ja“ beantworten → Change Request.
Dokumentation in Corcavas Projektmanagement:
Change Request Nr.: 001
Projekt: Acme Corp Markenidentität
Datum: 15. November 2025
Angefragt von: Sarah Johnson (Kunde)
Anfrage: „Könnt ihr Visitenkarten passend zum Logo designen?“
Prüfung ursprünglicher Umfang:
□ Explizit enthalten? Nein
□ Ähnliche Leistung enthalten? Nein
☑ Neues Deliverable? Ja
☑ Zusätzliche Stunden nötig? Ja (geschätzt 4 h)
Status: Zur Prüfung
Geschätzte Kosten: 1.000 $ (4 h à 250 $/h)
Auswirkung Zeitplan: +3 Tage
Schritt 2: Auswirkung bewerten
Drei Auswirkungen kalkulieren:
1. Benötigte Stunden
Change Request Visitenkarten-Design:
Aufgaben:
- Recherche Best Practices: 0,5 h
- Design Vorderseite: 2 h
- Design Rückseite: 1 h
- Druckreife Dateien: 0,5 h
- Kundenreview und Revision: 1 h
Gesamt: 5 Stunden
2. Kostenauswirkung
Stunden: 5
Satz: 250 $/h
Kosten: 1.250 $
Oder Pauschalangebot:
Visitenkarten-Design: 1.000 $ pauschal
(Kunde sieht Leistung, nicht Stundenrechnung)
3. Auswirkung auf den Zeitplan
Aktuelles Lieferdatum: 20. November
Mit Visitenkarten: 24. November (+4 Tage)
Grund:
- Design: 2 Tage
- Review/Revision: 1 Tag
- Dateivorbereitung: 1 Tag
Schritt 3: Optionen dem Kunden präsentieren
Nicht nur „Das kostet X $ mehr“ sagen. Optionen anbieten.
E-Mail-/Nachrichtenvorlage:
Betreff: Change Request – Visitenkarten-Design
Hallo Sarah,
danke für den Wunsch nach Visitenkarten zum neuen Logo –
gerne unterstützen wir Sie dabei.
Das wäre Zusatzarbeit außerhalb unseres ursprünglichen Umfangs
(nur Logo-Design). Hier Ihre Optionen:
OPTION 1: In aktuelles Projekt aufnehmen
Visitenkarten-Design ins laufende Projekt:
- Kosten: 1.000 $ (Pauschalpreis)
- Zeitplan: Verschiebt Lieferung von 20. Nov. auf 24. Nov.
- Inkl.: Vorder- und Rückseite, druckreife Dateien, 1 Revisionsrunde
OPTION 2: Separates Folgeprojekt
Logo-Projekt wie geplant abschließen, danach:
- Visitenkarten-Design ab 20. Nov.
- Gleicher Preis: 1.000 $
- Keine Auswirkung auf aktuellen Zeitplan
- Lieferung: 1. Dez.
OPTION 3: Marken-Collateral-Paket
Mehrere Punkte bündeln:
- Visitenkarten
- Briefbogen
- E-Mail-Signatur
- Social-Media-Vorlagen
Paketpreis: 3.500 $ (ca. 20 % Ersparnis gegenüber Einzelpreisen)
Zeitrahmen: 2 Wochen nach Logo-Abschluss
Welche Option passt am besten?
Gerne auch kurz am Telefon besprechen!
Beste Grüße,
[Ihr Name]
Warum das funktioniert:
- ✓ Anfrage positiv aufgenommen
- ✓ Klarstellung: außerhalb des Umfangs (Bildung)
- ✓ Mehrere Lösungen (Kunde wählt)
- ✓ Transparente Preise
- ✓ Klare Auswirkung auf den Zeitplan
- ✓ Beziehung bleibt konstruktiv
Schritt 4: Schriftliche Freigabe einholen
Ohne Freigabe nicht starten.
Change-Order-Dokument:
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CHANGE ORDER #001
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Projekt: Acme Corp Markenidentität
Datum: 15. November 2025
Change Request: Visitenkarten-Design
BESCHREIBUNG:
Professionelle Visitenkarten passend zum freigegebenen Logo,
inkl. Vorder- und Rückseite, druckreife Dateien mit Beschnitt
und 1 Revisionsrunde.
UMFANG:
✓ Design Vorderseite
✓ Design Rückseite (Kontaktlayout)
✓ Druckreife PDF-Dateien
✓ 1 Revisionsrunde inklusive
NICHT ENTHALTEN:
✗ Druck (Kunde organisiert)
✗ Zusätzliche Design-Varianten
✗ Express-Lieferung
KOSTEN: 1.000,00 $
ZAHLUNGSBEDINGUNGEN:
Fällig bei Freigabe der Change Order (vor Arbeitsbeginn)
AUSWIRKUNG ZEITPLAN:
Ursprüngliches Lieferdatum: 20. November 2025
Neues Lieferdatum: 24. November 2025 (+4 Tage)
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KUNDENFREIGABE
Mit Unterschrift unten genehmigt der Kunde diese Change Order
sowie die zusätzlichen Kosten und die Anpassung des Zeitplans.
_________________________________ __________
Unterschrift Kunde Datum
_________________________________
Name in Druckbuchstaben
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AGENTURFREIGABE
_________________________________ __________
Unterschrift Projektleitung Datum
Digitale Freigabe in Corcava:
Change Order über [Corcavas Client-Portal](https://app.corcava.com/register) senden:
- Kunde erhält E-Mail-Benachrichtigung
- Klickt zur Prüfung der Change Order
- Klickt auf „Freigeben“
- System protokolliert Freigabe mit Zeitstempel
- Arbeit kann beginnen
Freigabe erfasst:
✓ Freigegeben von: Sarah Johnson
✓ Datum: 15. November 2025, 14:45 Uhr
✓ IP-Adresse protokolliert
✓ PDF-Kopie an beide Parteien per E-Mail
Schritt 5: Projektumfang aktualisieren
Projektdokumentation anpassen:
Ursprünglicher Projektumfang:
Acme Corp Markenidentität
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Deliverables:
- Logo-Design (3 Konzepte, 2 Revisionsrunden)
- Markenfarbpalette
- Typografie-System
- Logo-Nutzungsrichtlinien
Gesamt: 5.000 $
Zeitrahmen: 3 Wochen
Lieferung: 20. November 2025
Aktualisierter Projektumfang (nach Change Order):
Acme Corp Markenidentität
───────────────────────────
Deliverables:
- Logo-Design (3 Konzepte, 2 Revisionsrunden) ✓ Freigegeben
- Markenfarbpalette ✓ Freigegeben
- Typografie-System ✓ Freigegeben
- Logo-Nutzungsrichtlinien ✓ Freigegeben
- Visitenkarten-Design (Change Order #001) ← NEU
Gesamt: 6.000 $ (5.000 $ urspr. + 1.000 $ CO #001)
Zeitrahmen: 3,5 Wochen
Lieferung: 24. November 2025 (angepasst von 20. Nov.)
Schritt 6: Getrennt ausführen und tracken
Change-Order-Arbeit getrennt erfassen:
Zeiterfassung:
Ursprünglicher Umfang:
Projekt: Acme Markenidentität (Original)
Erfasste Stunden: 22
Budget: 5.000 $ (Festpreis)
Status: Abgeschlossen
Change Order #001:
Projekt: Acme Markenidentität - Visitenkarten (CO #001)
Erfasste Stunden: 4,5
Budget: 1.000 $ (Festpreis)
Status: In Bearbeitung
Die Trennung zeigt:
- Rentabilität des Originalprojekts
- Rentabilität der Change Order
- Klare Rechnungsaufteilung
Getrennte Rechnungsstellung:
Rechnungspositionen:
Markenidentität Design-Paket $5.000,00
- Logo, Farbpalette, Typografie, Richtlinien
- Abgeschlossen 20. November 2025
Change Order #001: Visitenkarten-Design $1.000,00
- Auf Kundenwunsch hinzugefügt 15.11.25
- Abgeschlossen 24. November 2025
─────────────
GESAMT: $6.000,00
Scope Creep von vornherein vermeiden
Wasserdichte Umfänge formulieren
Wichtige Elemente:
1. Konkrete Deliverable-Liste
❌ Vage:
„Website-Design“
✓ Konkret:
„Website-Design inklusive:
- Homepage
- Über-uns-Seite
- Leistungsseite (Hauptseite + 3 Unterseiten)
- Blog-Übersicht
- Kontaktseite
- 404-Fehlerseite
Gesamt: 8 Seiten
Weitere Seiten darüber hinaus werden separat angeboten,
1.500 $/Seite.“
2. Explizite Ausschlüsse
NICHT IN DIESEM PROJEKT ENTHALTEN:
✗ Texterstellung oder Lektorat
✗ Fotografie oder Custom-Illustration
✗ Website-Entwicklung/Programmierung
✗ SEO-Optimierung
✗ Social-Media-Einrichtung
✗ E-Mail-Marketing-Vorlagen
✗ Laufender Support
Diese Leistungen können als separate Projekte angeboten werden. Preise auf Anfrage.
3. Revisionsregel
REVISIONEN:
- 2 Revisionsrunden pro Deliverable inklusive
- Revisionen = Anpassungen an der freigegebenen Designrichtung
- Größere Richtungsänderungen = neue Konzepte (separat berechnet)
- Zusätzliche Revisionsrunden: 500 $/Runde oder 150 $/h
- Revisionen nach endgültiger Freigabe: 200 $/h, Mindestabrechnung 2 h
4. Meilensteine im Zeitplan
PROJEKTZEITPLAN:
Woche 1: Discovery & Recherche
Woche 2: Erste Konzepte präsentiert
Woche 3: Revisionsrunde 1
Woche 4: Revisionsrunde 2
Woche 5: Finale Dateien geliefert
Kundenfeedback innerhalb von 3 Werktagen pro Meilenstein.
Verzögerungen beim Feedback verschieben das Lieferdatum entsprechend.
5. Kommunikationsregeln
KOMMUNIKATION:
- Wöchentliche Status-Calls: Dienstag 14 Uhr
- Change Requests: E-Mail an [email protected]
- Dringendes: Projektleitung direkt anrufen
- Alle Change Requests benötigen schriftliche Freigabe vor Arbeitsbeginn
- Keine mündlichen Change Orders
Das schützt beide Seiten und sorgt für klare Dokumentation.
Erwartungen früh setzen
Beim Kickoff-Call:
„Bevor wir starten, möchte ich den Projektumfang klar machen.
Unser Vertrag umfasst [Deliverables auflisten]. Wenn etwas
dazu kommt, das außerhalb liegt, machen wir Folgendes:
1. Wir sagen Ihnen, dass es ein Change Request ist
2. Wir nennen Kosten und Auswirkung auf den Zeitplan
3. Wir holen Ihre Freigabe ein, bevor wir starten
So wissen Sie immer, wofür Sie zahlen, und wir können
qualitativ arbeiten, ohne unerwartete Umfangserweiterung.
Passt das?“
Kunde: „Ja, klar!“
Damit ist der Rahmen für den Umgang mit Änderungen gesetzt.
Formulierung für Change Requests
Team schulen, z. B. so zu antworten:
❌ Vermeiden:
„Klar, mache ich!“
✓ Besser:
„Da helfe ich gern! Ich prüfe kurz, ob das im aktuellen
Umfang ist oder ob wir eine kurze Change Order brauchen.“
❌ Vermeiden:
„Das ist extra, kostet mehr.“
✓ Besser:
„Gute Idee! Das wäre Zusatzarbeit zu unserem jetzigen Vertrag.
Ich schicke Ihnen Optionen und Preise.“
❌ Vermeiden:
„Nein, das ist nicht drin.“
✓ Besser:
„Das machen wir gern! Da es über den aktuellen Umfang geht,
schicke ich eine Change Order, damit wir es offiziell aufnehmen.“
Das Muster:
- Positiv aufnehmen
- Als Zusatzarbeit benennen (bilden)
- Optionen/Preise anbieten
- Professionell und kooperativ bleiben
Typische Change-Request-Szenarien
Szenario 1: „Könnt ihr kurz …“
Kunde: „Könnt ihr kurz Social-Media-Icons auf die Website packen?“
Falsche Reaktion: „Klar, kein Problem!“ (dann 3 Stunden arbeiten, nichts berechnen)
Richtige Reaktion: „Gern! Social-Media-Icons einbauen bedeutet:
- Icons designen oder beschaffen, die zur Marke passen
- Ins Design integrieren
- Hover-Zustände
- Verlinkung zu Ihren Profilen
Das sind etwa 3 Stunden (750 $). Soll ich das ins Projekt aufnehmen oder möchten Sie die Icons separat beauftragen?“
Warum das funktioniert:
- Zeigt, dass es nicht „kurz“ ist
- Erklärt den Aufwand
- Transparente Preise
- Kunde entscheidet
- Beziehung bleibt gut
Szenario 2: Feature-Creep während der Entwicklung
Kunde: „Während ihr die Website designed, könnt ihr auch unsere E-Mail-Newsletter-Vorlage machen?“
Falsche Reaktion: „Ich designe eh schon, also klar!“
Richtige Reaktion: „Gute Idee für ein einheitliches Branding! E-Mail-Newsletter- Vorlagen sind etwas anderes als Website-Design (andere Anforderungen und Anwendungsfälle).
Da helfe ich gern. Eine responsive E-Mail-Vorlage wären 1.500 $. Möchten Sie: A) Sie ins laufende Projekt aufnehmen (Verlängerung 1 Woche) B) Als Folgeprojekt nach der Website C) Ein vollständiges Angebot mit mehreren Vorlagen-Optionen
Was passt am besten?“
Szenario 3: Große Richtungsänderung nach Freigabe
Kunde: „Wir haben das freigegebene Design unserem CEO gezeigt – der will eine komplett andere Richtung.“
Das ist teuer – behutsam handhaben:
Antwort: „Verstehe – die finale Freigabe durch alle Beteiligten ist wichtig.
So ist der Stand: Wir haben das Design wie freigegeben umgesetzt. Mit einer neuen Richtung von vorn zu starten, wäre im Grunde ein neues Projekt.
Ihre Optionen:
OPTION 1: Neue Richtung (praktisch Neustart) Kosten: 4.000 $ (80 % der ursprünglichen Projektkosten) Zeitrahmen: 2,5 Wochen Ergebnis: Neues Design in anderer Richtung
OPTION 2: Starke Überarbeitung des aktuellen Designs Kosten: 1.500 $ Zeitrahmen: 1 Woche Ergebnis: Deutliche Änderungen am bestehenden Design (gleiche grobe Richtung)
OPTION 3: Wie freigegeben umsetzen Kosten: 0 $ Zeitrahmen: wie geplant Ergebnis: Sie nutzen das von Ihrem Team freigegebene Design
Ich empfehle, künftig den Input des CEO einzuholen, bevor die Designrichtung finalisiert wird.
Welche Option bevorzugen Sie?“
Wichtig:
- Große Richtungsänderungen sind kostspielig
- Realistische Preise nennen (großer Wunsch)
- Kunden sensibilisieren, um Wiederholung zu vermeiden
- Professionell bleiben, nicht bestrafend
Szenario 4: Endlose kleine Anpassungen
Kunde: (nach 2 Revisionsrunden) „Könnt ihr das Logo 5 % größer machen? Und 3 Pixel nach links? Und in einem etwas anderen Blau?“
Problem: Der Tod durch tausend Nadelstiche. Kleine Änderungen summieren sich.
Antwort: „Gern! Unsere 2 inkludierten Revisionsrunden sind abgeschlossen.
Für weitere kleine Anpassungen wie diese bieten wir:
Mikro-Revisions-Paket: 250 $ Bis zu 1 Stunde für z. B.:
- Größenanpassungen
- Farbvarianten
- Positionsänderungen
- Schrift-Anpassungen
Wir können die Änderungen vornehmen und die aktualisierten Dateien innerhalb von 24 Stunden schicken. Sollen wir starten?“
Warum das funktioniert:
- Signal: Wir helfen
- Erinnert an verbrauchte Revisionen
- Faires Paket für kleine Tweaks
- Klare Grenze zum Umfang
Szenario 5: „Nur dies eine Mal“
Kunde: „Ich weiß, das ist nicht drin – aber könnt ihr es dies eine Mal machen? Beim nächsten Projekt machen wir das wett.“
Gefahr: Es bleibt nie „ein Mal“.
Antwort: „Ich schätze die Zusammenarbeit und will unterstützen!
Mein Punkt: Wenn ich Ausnahmen mache, wird es schwierig, den Umfang für alle Kunden fair zu halten. Und ehrlich: ‚Beim nächsten Projekt‘ gleicht sich selten sauber aus.
Stattdessen biete ich Ihnen gern an:
- Diese Leistung jetzt offiziell zum vollen Preis aufnehmen
- Oder als Gutschrift für ein künftiges Paket, wenn Sie einen Retainer abschließen (Retainer-Bedingungen besprechen wir)
- Oder ich empfehle einen anderen Designer, falls das Budget gerade knapp ist
Was passt für Sie?“
Wichtig:
- Verständnisvoll, aber klar
- Erklären, warum keine Ausnahmen
- Alternativen anbieten
- Grenzen wahren
Change Orders kalkulieren
Preisstrategien
Strategie 1: Stundenerweiterung
Ursprüngliches Projekt: Festpreis 5.000 $ (20 h geschätzt)
Effektiver Satz: 250 $/h
Change Order: Tatsächliche Stunden abrechnen
Visitenkarten: 4 h × 250 $ = 1.000 $
Vorteile:
- Transparent und nachvollziehbar
- Einfach zu berechnen
- Entspricht bestehendem Satz
Nachteile:
- Kunde kann Stunden hinterfragen
- Wirkt transaktional
Strategie 2: Paketpreise
Visitenkarten-Design-Paket: 1.000 $
Inklusive:
- Vorder- und Rückseite
- Druckreife Dateien
- 1 Revisionsrunde
- Mehrere Dateiformate
Vorteile:
- Kunde sieht Leistung, nicht Stunden
- Wirkt wie ein Angebot
- Leicht freizugeben
Nachteile:
- Stunden können unter- oder überschätzt werden
Strategie 3: Stufen-Menü für Zusatzleistungen
Marketing-Collateral Zusatzleistungen:
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Visitenkarten 1.000 $
Briefbogen 800 $
E-Mail-Signatur 300 $
Social-Media-Kit 1.500 $
Präsentations-Vorlage 2.000 $
Mengenrabatt:
3+ Positionen: 15 % Ersparnis
Vorteile:
- Einfache Kundenentscheidung
- Upselling möglich
- Vordefinierte Preise
Nachteile:
- Muss von vornherein gut geschätzt sein
Strategie 4: Prozentsatz vom Original
Große Richtungsänderung = 70 % der ursprünglichen Projektkosten
Ursprüngliches Projekt: 5.000 $
Richtungsänderung: 3.500 $ (70 %)
Begründung: Der Großteil der ursprünglichen Arbeit ist obsolet
Vorteile:
- Fair bei großen Neustarts
- Dämpft unnötige Änderungswünsche
Nachteile:
- Kann teuer wirken
- Braucht gute Begründung
Wann rabattieren (und wann nicht)
Rabatt bei Change Orders erwägen, wenn:
✓ Sehr kleine Ergänzung (< 1 h Arbeit)
✓ Langjähriger Kunde mit beständigem Geschäft
✓ Ursprünglicher Umfang war wirklich unklar (Ihr Fehler)
✓ Goodwill für eine wertvolle Beziehung
✓ Führt zu deutlich größerem Folgeprojekt (strategisch)
Beispiel:
„Da es eine kleine Ergänzung ist und Sie ein geschätzter
Stammkunde sind, mache ich das diesmal ohne Aufpreis. Für
spätere Ergänzungen nutzen wir unseren Change-Order-Prozess.“
Nicht rabattieren, wenn:
✗ Kunde fügt ständig Arbeit hinzu
✗ Sie setzen einen Präzedenzfall, den Sie nicht durchhalten können
✗ Die Änderung ist umfangreich (> 3 h)
✗ Sie arbeiten bereits mit geringer Marge
✗ Kunde vergleicht nur Preise oder ist schwierig
Beispiel:
„Ich würde es gern einrechnen, aber bei unserer aktuellen
Auslastung muss ich den Standardsatz berechnen. Die Kosten
lägen bei X $. Sollen wir starten?“
Change-Request-Freigabe-Workflow
Der formale Ablauf in Corcava
Mit Corcavas Projektmanagement für Change Control:
Schritt 1: Kunde reicht Anfrage ein
Über Client-Portal-Formular:
- Was wird gewünscht?
- Warum wird es gebraucht?
- Bis wann?
- Dringlich?
System erstellt Change-Request-Ticket
Weist Projektmanager zu
Löst Benachrichtigung aus
Schritt 2: Interne Prüfung
Projektmanager prüft:
□ Liegt es wirklich außerhalb des Umfangs?
□ Passt es zeitlich?
□ Was kostet es?
□ Wollen wir das umsetzen?
Weist Designer zur Schätzung zu
Schritt 3: Schätzung
Designer liefert:
- Stunden-Schätzung
- Abhängigkeiten
- Auswirkung auf Zeitplan
- Technische Aspekte
Geht zurück an Projektmanager
Schritt 4: Angebot erstellen
PM erstellt formale Change Order:
- Beschreibung der Leistung
- Preise (ggf. mehrere Optionen)
- Auswirkung auf Zeitplan
- Bedingungen
Sendet an Kunden über Portal
Schritt 5: Kundenprüfung und Freigabe
Kunde erhält Change Order:
- Prüft im Portal
- Kann per Kommentar Fragen stellen
- Klickt „Freigeben“ oder „Ablehnen“
- Bei Freigabe: Zahlungslink wird gesendet
System protokolliert Freigabe mit Zeitstempel
Schritt 6: Ausführung
Nach Freigabe und Zahlung:
- Designer wird zugewiesen
- Arbeit beginnt
- Zeit wird der Change Order zugeordnet
- Status-Updates im Portal
- Auslieferung bei Fertigstellung
Schritt 7: Rechnungsstellung
Change Order erscheint getrennt auf der Rechnung:
- Ursprünglicher Umfang: X $
- Change Order #001: Y $
- Change Order #002: Z $
Summe: X+Y+Z
Vollständige Dokumentation
Team schulen
Schulung der Designer
Designer sollen Scope Creep erkennen:
Rollenspiel:
Szenario: Kunde mailt Designer direkt: „Könnt ihr eine
Fotogalerie auf die Website packen?“
Falsche Reaktion:
„Klar, mache ich!“ (Scope Creep)
Richtige Reaktion:
„Gute Idee! Fotogalerien standen nicht im ursprünglichen
Umfang. Ich besorge Ihnen Preis und Zeitrahmen und ziehe
[PM] hinzu, damit eine Change Order erstellt wird.“
Warum richtig:
✓ Positive Reaktion
✓ Als außerhalb des Umfangs benannt
✓ Projektmanager einbinden
✓ Erwartung an formales Vorgehen setzen
Checkliste für Designer:
Bevor Sie zu einer Kundenanfrage „ja“ sagen, fragen Sie sich:
□ Steht das ausdrücklich im ursprünglichen Umfang?
□ Liegt es in den vereinbarten Parametern (Seiten, Revisionen, Deliverables)?
□ Ist es Fehlerkorrektur oder neue Arbeit?
□ Würde es mehr als 15 Minuten dauern?
Wenn Sie #1–2 mit „Nein“ oder #4 mit „Ja“ beantworten → PM einbinden.
Schulung der Projektmanager
Rolle des PM bei Change Control:
1. Gatekeeper
PM entscheidet, was zur Change Order wird:
- Prüft alle Anfragen
- Stellt fest, ob wirklich außerhalb des Umfangs
- Verhindert Überabrechnung (schadet Beziehung)
- Verhindert Unterabrechnung (schadet Rentabilität)
2. Kommunikator
PM kommuniziert Change Orders zum Kunden:
- Pflegt die Beziehung
- Erklärt Änderungen diplomatisch
- Präsentiert Optionen
- Holt Freigabe ein
3. Dokumentierer
PM führt Change-Order-Akten:
- Alle Anfragen erfasst
- Freigaben dokumentiert
- Rechnungen korrekt
- Lückenlose Nachverfolgung
Kunden einbeziehen
Kunden über Ihren Prozess informieren:
Beim Kickoff:
„Unser Prozess umfasst ein Change-Control-System. Wenn
etwas außerhalb des ursprünglichen Umfangs kommt:
1. Sagen wir Ihnen, dass es Zusatzarbeit ist
2. Nennen wir eine schnelle Schätzung
3. Holen wir Ihre Freigabe ein, bevor wir starten
So gibt es keine Überraschungen bei den Kosten, und Sie
wissen immer, was Sie bekommen. Fragen dazu?“
Im Willkommens-Paket:
ÄNDERUNGEN ANFRAGEN:
Wenn Sie Arbeit außerhalb unserer Vereinbarung wünschen:
1. Change Request über Ihr Portal einreichen
2. Wir prüfen und nennen innerhalb von 1 Werktag den Preis
3. Sie geben frei oder lehnen ab
4. Bei Freigabe startet die Arbeit
Wir wollen Sie bei allem unterstützen! Der Change-Request-
Prozess sorgt nur für transparente Preise und klare Erwartungen.
Erfolg messen
Wichtige Kennzahlen
1. Change-Order-Umsatz
Monatlich tracken:
Change-Order-Umsatz ÷ Gesamtumsatz = Change-Order-%
Beispiel:
Gesamtumsatz: 50.000 $
Change-Order-Umsatz: 8.000 $
Change-Order-Anteil: 16 %
Ziel: 10–20 % des Umsatzes aus Change Orders
Zu niedrig (< 5 %): Umsatzpotenzial wird verschenkt
Zu hoch (> 25 %): Möglicherweise schlechte Umfangsdefinition
2. Freigabequote bei Change Orders
Vorgeschlagene Change Orders: 15
Freigegebene Change Orders: 12
Freigabequote: 80 %
Ziel: 70–85 % Freigabequote
Zu niedrig (< 60 %): Preise zu hoch oder schlechte Darstellung
Zu hoch (> 90 %): Möglicherweise zu niedrig kalkuliert
3. Scope-Creep-Stunden
Stunden erfassen, die ohne Change Order geleistet wurden:
Monat 1: 47 h Scope Creep (schlecht)
Monat 2: 23 h Scope Creep (besser)
Monat 3: 8 h Scope Creep (gut)
Ziel: < 5 % der Gesamtstunden als unbezahlter Scope Creep
4. Change-Order-Geschwindigkeit
Zeit von der Anfrage bis zur Freigabe:
Durchschnitt: 2,3 Tage
Ziel: < 3 Tage
Schneller = besseres Kunden-Erlebnis
Langsamer = Verzögerungen, Frust
Fazit: Rentabilität schützen
Kernaussage:
Scope Creep kann 20–30 % der Projektrentabilität zerstören. Ein strukturierter Change-Request-Prozess schützt Ihre Marge und erhält die Kundenzufriedenheit.
Grundsätze:
- Klare Umfänge formulieren – Konkrete Deliverables vermeiden Missverständnisse
- Change Requests erkennen – Wissen, wann Arbeit außerhalb des Umfangs liegt
- Alles dokumentieren – Nachvollziehbarkeit schützt beide Seiten
- Transparent kalkulieren – Wert zeigen, Optionen anbieten
- Schriftliche Freigabe – Ohne Freigabe nicht starten
- Getrennt tracken – Rentabilität der Change Orders im Blick
- Positiv bleiben – Hilfsbereit, aber mit klaren Grenzen
Umsetzungs-Checkliste:
☐ Projektumfangs-Vorlagen mit klaren Ausschlüssen aktualisieren
☐ Change-Order-Freigabe-Vorlage anlegen
☐ Change-Request-Tracking in [Corcava](https://app.corcava.com/register) einrichten
☐ Design-Team für Scope-Creep-Erkennung schulen
☐ PMs im Change-Order-Prozess schulen
☐ Change Control ins Kunden-Onboarding aufnehmen
☐ Change-Order-Kennzahlen monatlich tracken
☐ Prozess vierteljährlich prüfen und verfeinern
Bereit, Scope Creep zu stoppen?
Kostenlose Corcava-Testversion starten – Sie erhalten:
- ✓ Integrierte Change-Request-Workflows
- ✓ Digitale Freigabe-Nachverfolgung
- ✓ Getrennte Zeiterfassung für Change Orders
- ✓ Client-Portal für Anfragen
- ✓ Automatische Rechnungsstellung mit Change-Order-Positionen
- ✓ Vollständige Dokumentation des Ablaufs
Rentabilität schützen. Change Control heute umsetzen.
Weitere Leitfäden für Design-Agenturen: Abrechenbare vs. nicht abrechenbare Design-Zeit, Design-Retainer-Management, Automatische Zeiterfassung für Designer.