Client-Portal: 9 Must-have-Features (+ kostenlose Checkliste)

Ein Client-Portal ist mehr als eine Login-Seite – es ist die digitale Tür zu Ihrer Agentur. Die richtigen Features prägen, wie Sie Leistungen erbringen, Zahlungen abwickeln und mit Kunden kommunizieren. Ob Marketing-Agentur, Software-Entwicklung, Beratung oder Kreativstudio: Ihr Client-Portal beeinflusst Kundenzufriedenheit und operative Effizienz direkt.

In dieser Anleitung stellen wir die 9 wichtigsten Features für ein modernes Client-Portal vor – mit Beispielen und Umsetzungstipps. Außerdem: eine kostenlose Checkliste, um Ihr aktuelles Portal zu bewerten oder die passende Lösung zu wählen.

Warum Client-Portale für Agenturen wichtig sind

Bevor wir zu konkreten Features kommen: Warum Client-Portale für Dienstleister unverzichtbar sind:

Kundenerlebnis

• 24/7 Zugriff auf Projektinfos ohne E-Mail-Anfragen
• Self-Service reduziert Reibung
• Professionelle Darstellung schafft Vertrauen
• Transparente Kommunikation erhöht die Zufriedenheit

Operative Effizienz

• „Wo ist meine Rechnung?“-E-Mails um rund 80 % reduzieren
• Status-Updates und Benachrichtigungen automatisieren
• Alle Kundeninteraktionen an einem Ort
• Weniger manuelle Updates, mehr Zeit fürs Team

Geschäftswachstum

• Professionelle Portale heben Sie von der Konkurrenz ab
• Upselling und Cross-Selling mit Zahlungsintegration
• Bessere Kundenbindung durch besseres Erlebnis
• Skalierbares Kundenmanagement ohne proportionalen Overhead

Laut aktuellen Branchendaten berichten Agenturen mit eigenem Client-Portal u. a.:

• 40 % weniger Aufwand für Kundenkommunikation
• rund 60 % schnellere Zahlungseingänge
• 35 % bessere Kundenzufriedenheit
• 25 % schnellere Projektfreigaben

Im Folgenden die 9 zentralen Features für Ihr Client-Portal.

1. Nahtlose Zahlungsabwicklung (Stripe + Krypto)

Warum dieses Feature wichtig ist

Zahlungshürden sind der Hauptgrund für Verzögerungen. Ein gutes Client-Portal macht Rechnungszahlung mit mehreren Zahlungsoptionen unkompliziert.

Unverzichtbare Zahlungs-Features

Mehrere Zahlungsmethoden Ihr Portal sollte unterstützen:

• Kredit-/Debitkarten per Stripe
• ACH/Banküberweisung für US-Kunden
• Kryptozahlungen (BTC, ETH, USDT, USDC) für tech-affine Kunden
• Internationale Zahlungsanbieter für globale Projekte

Zahlung mit wenigen Klicks

• Gespeicherte Zahlungsmethoden für Stammkunden
• Keine externen Redirects, die das Erlebnis stören
• Automatische Rechnungsstatus-Updates nach Zahlung
• Sofortige Zahlungsbestätigung per E-Mail

Echtzeit-Zahlungsstatus

• Status sofort sichtbar (ausstehend, in Bearbeitung, abgeschlossen)
• Blockchain-Bestätigung für Kryptozahlungen
• Zahlungshistorie mit Belegen zum Download
• Dashboard für offene Beträge

Beispiel Ablauf

Wenn ein Kunde sich einloggt:

1. Dashboard zeigt offene Rechnungen klar an
2. Klick auf „Rechnung bezahlen“
3. Zahlungsart wählen (Karte oder Krypto)
4. Zahlung im Portal abschließen
5. Sofortige Bestätigung
6. Rechnung wird automatisch als bezahlt markiert

Tipp: Bieten Sie z. B. 2–3 % Rabatt bei Kryptozahlung. Fördert die Nutzung und spart Ihnen Gebühren im Vergleich zu Karten.

Integration mit Corcava

Corcavas Zahlungs-Integrationen bieten:

• Stripe für Kartenzahlungen
• PassimPay für Kryptowährungen
• Automatische Webhooks zur Zahlungsbestätigung
• Übersichtliches Zahlungs-Tracking und Reporting

Aus der Praxis:

„Nach Krypto-Zahlung im Client-Portal sind 15 % unserer Tech-Kunden auf USDT umgestiegen. Die durchschnittliche Zahlungsdauer sank von 18 auf 4 Tage.“ — Digital Marketing Agency, San Francisco

2. Transparente Zeiterfassung und Aktivitäten

Warum dieses Feature wichtig ist

Bei Stundensatz oder Fortschritts-Tracking schafft transparente Zeiterfassung Vertrauen und rechtfertigt den Preis. Kunden wollen sehen, wofür sie zahlen.

Unverzichtbare Zeiterfassungs-Features

Detaillierte Zeitberichte

• Tages-/Wochen-/Monatsaufschlüsselung
• Filter nach Person, Projekt oder Aufgabe
• Darstellung der Zeitverteilung
• Export (PDF, CSV, Excel)

Screenshot-Nachweis Bei Screenshot-Verwaltung können Kunden:

• Aktivitäts-Screenshots einsehen (mit Datenschutz-Optionen)
• prüfen, dass in abgerechneten Stunden gearbeitet wird
• Produktivitätsmuster und Abläufe sehen
• Vertrauen in Remote-Setups aufbauen

Echtzeit-Aktivität

• Wer gerade am Projekt arbeitet
• Aktivitäts-Events mit letztem Fortschritt
• Benachrichtigungen bei Meilensteinen
• Aufgabenstatus-Updates

Anpassung der Zeitberichte

• Frequenz wählen (täglich, wöchentlich)
• Benachrichtigungen einstellen
• Sichtbare Metriken anpassen
• Datenschutz für sensible Daten

Beispiel

Montagmorgen sieht der Kunde z. B.:

• Letzte Woche: 42,5 h von 3 Teammitgliedern
• Nach Aufgabe: Design (18 h), Entwicklung (22 h), Meetings (2,5 h)
• Heute: Sarah arbeitet an Homepage-Redesign (seit 32 Min.)
• Meilensteine: Homepage-Wireframes abgeschlossen (Freitag 15:42)

Warum Kunden das schätzen

Transparenz = Vertrauen

• Keine Überraschungen auf der Rechnung
• Wert in Echtzeit sichtbar
• Klarheit, wofür das Budget genutzt wird
• Ineffizienzen früh erkennen

Bessere Zusammenarbeit

• Wissen, wann das Team verfügbar ist
• Projektfortschritt nachvollziehen
• Bessere Entscheidungen bei Scope-Änderungen
• Realistischere Abschlusszeiten

Aus der Praxis:

„Die Zeiterfassung im Client-Portal hat unseren Scope Creep um 40 % reduziert. Kunden sehen den Aufwand pro Feature und gehen mit Änderungswünschen bewusster um.“ — Software Development Agency, Austin

3. White-Label-Branding und Anpassung

Warum dieses Feature wichtig ist

Ihr Client-Portal soll wie Ihre Marke wirken, nicht wie ein generisches Fremdtool. White-Label ist wichtig für ein einheitliches, professionelles Erscheinungsbild.

Unverzichtbare Branding-Features

Visuelle Anpassung

• Eigenes Logo und Favicon
• Markenfarben im gesamten Portal
• Typografie nach Brand Guidelines
• Angepasste Login-Seite
• Eigene E-Mail-Vorlagen

Domain Statt yourcompany.someplatform.com z. B.:

• portal.youragency.com
• clients.yourbrand.com
• Eigene Subdomain mit SSL

Inhalte personalisieren

• Begrüßung mit Kundenname
• Angepasste Dashboard-Widgets
• Eigene Begriffe (z. B. „Projekte“ vs. „Kampagnen“)
• Gebrandete Docs und Hilfe
• Eigener Footer mit Ihren Kontaktdaten

Weitere White-Label-Optionen

• Fremdbranding vollständig entfernen
• Eigene Menüstruktur
• Eigene Absender-Adressen
• Gebrandete App-Erfahrung (falls unterstützt)
• Report-Vorlagen in Ihrem Branding

Beispiel

Ohne White-Label:

• Login unter generic-platform.com/login
• Standard-Farbschema
• „Powered by [Platform]“ im Footer
• Generische Begrüßung, Standard-E-Mails

Mit White-Label:

• Login unter portal.youragency.com
• Ihre Farben, Logo, Hintergrund
• Kein Fremdbranding
• „Willkommen zurück, [Kundenname]! Hier Ihr Projektstatus …“
• E-Mails von [email protected] mit Ihrem Branding

Warum das zählt

Wahrnehmung

• Kunden nehmen Sie als etablierter und professioneller wahr
• Einheitliches Branding stärkt Vertrauen
• Ihre Agentur-Identität an jedem Touchpoint
• Kein „Welche Plattform war das noch?“

Abgrenzung

• Heben Sie sich von Agenturen mit Standard-Portalen ab
• Höhere Preise durch professionelleres Auftreten
• Stärkere Markenwahrnehmung
• Bessere Bindung durch Markenerlebnis

Geschäftswert Laut Umfragen:

• 68 % der Kunden bewerten gebrandete Portale als „sehr wichtig“ bei der Agenturwahl
• White-Label-Portale ermöglichen oft 15–25 % höhere Stundensätze
• Kundenbindung bei gebrandeten Portalen rund 23 % höher

Corcavas Anpassungs- und Branding-Optionen umfassen White-Label, eigene Domains und volle visuelle Kontrolle.

Aus der Praxis:

„Unser Client-Portal haben wir an unsere Marke angepasst. Innerhalb von 3 Monaten nannten zwei Kunden das ‚professionelle Portal-Erlebnis‘ als Grund für Weiterempfehlungen.“ — Brand Strategy Agency, London

4. Projekt-Transparenz und Fortschritt

Warum dieses Feature wichtig ist

Der häufigste Kundenkritikpunkt: fehlende Transparenz. Kunden wollen den Projektstatus sehen, ohne nachfragen zu müssen. Ein gutes Client-Portal bietet Echtzeit-Projektsicht.

Unverzichtbare Projekt-Features

Echtzeit-Projekt-Dashboard

• Aktueller Projektstatus auf einen Blick
• Fortschritt in % mit visuellen Indikatoren
• Kommende Meilensteine und Fristen
• Aktivitäts-Feed
• Budget-Verbrauch

Aufgaben und Meilensteine

• Alle Aufgaben nach Phase
• Status (nicht gestartet, in Arbeit, erledigt, blockiert)
• Zugewiesene Teammitglieder
• Geplant vs. tatsächlich
• Abhängigkeiten

Projekt-BoardKanban-Boards mit:

• Backlog
• In Bearbeitung
• Review/Freigabe
• Erledigt
• Blockiert (Kundeninput nötig)

Deliverable-Tracking

• Geplante Liefertermine
• Bestätigung bei Fertigstellung
• Review- und Freigabe-Workflow
• Revisions-Tracking
• finale Asset-Auslieferung

Timeline und Gantt

• Visueller Projektzeitplan
• Kritischer Pfad
• Ressourcenallokation
• Abhängigkeiten
• Abweichungen vom Plan

Beispiel

Der Kunde sieht im Portal z. B.:

Projekt: Website-Redesign

• Fortschritt: 67 %
• Status: On Track (grün)
• Nächster Meilenstein: Homepage-Design-Freigabe — morgen fällig
• Budget: 28.400 $ von 40.000 $ (71 %)

Aktuelle Phase: Design

• ✅ Wireframes (erledigt)
• ✅ Farbpalette (erledigt)
• 🔄 Homepage-Mockup (In Review — Ihre Freigabe)
• ⏳ Innenseiten (nächste Woche geplant)
• ⏸️ Mobile-Designs (blockiert — wartet auf Homepage-Freigabe)

Letzte Aktivitäten:

• Vor 2 h: Sarah hat Homepage-Design v3 hochgeladen
• Vor 5 h: Tom hat Farbpalette dokumentiert
• Gestern: Sie haben Wireframes freigegeben
• Vor 2 Tagen: Homepage-Design Revision v2 eingereicht

Warum das die Kundenbeziehung verändert

Proaktive Kommunikation

• Kunden prüfen den Status selbst
• Rund 60 % weniger reine Status-Meetings
• Kunden fühlen sich informiert und im Blick
• Kein „überraschter Kunde“

Bessere Zusammenarbeit

• Kunden wissen, wann ihr Input nötig ist
• Blockaden sind sichtbar, Verzögerungen vermeidbar
• Schnellere Freigaben
• Scope-Änderungen fundierter

Vertrauen

• Transparenz wirkt professionell
• Täglicher Fortschritt sichtbar
• Klare Verantwortung
• Weniger Unsicherheit bei der Auslieferung

Die Anbindung an Projektmanagement sorgt dafür, dass Ihr interner Stand automatisch im Kunden-Portal erscheint.

Aus der Praxis:

„Durch die Projektsicht im Client-Portal sind unsere wöchentlichen Status-Meetings von 1 Stunde auf 15 Minuten geschrumpft. Kunden kommen bereits informiert, wir konzentrieren uns auf Entscheidungen.“ — Web Development Agency, Toronto

5. Zentrale Dokumentenablage und -verwaltung

Warum dieses Feature wichtig ist

E-Mail-Anhänge sorgen für Chaos: Versionen, verlorene Dateien, Sicherheitsrisiken. Eine zentrale Dokumentenablage löst das.

Unverzichtbare Dokumenten-Features

Strukturierte Ablage

• Ordner nach Projekt oder Typ
• Tags und Kategorien
• Suche über alle Dokumente
• Vorschau ohne Download
• Versionen und Verlauf

Übersichtliche Struktur

Client-Portal → Dokumente
├── Verträge & Recht
│   ├── Rahmenvertrag (v3 - Final).pdf
│   ├── NDA - unterzeichnet.pdf
│   └── Projektumfang - Website-Redesign.pdf
├── Deliverables
│   ├── Phase 1 - Wireframes.zip
│   ├── Phase 2 - Design-Mockups.fig
│   └── Phase 3 - Entwicklungs-Assets.zip
├── Reports
│   ├── Monatsbericht - September.pdf
│   ├── Zeitbericht - Woche 1. Okt.pdf
│   └── Analytics-Dashboard - Q3.xlsx
└── Angebote & Rechnungen
    ├── Erstangebot.pdf
    ├── Rechnung #1234.pdf
    └── Rechnung #1235.pdf

Versionskontrolle

• Automatische Versionen
• Vorherige Versionen einsehbar
• Vergleich nebeneinander
• Wiederherstellung möglich
• Klare Kennzeichnung der neuesten Version

Zugriffskontrolle

• Wer darf welches Dokument sehen
• Download-Berechtigungen
• Ablaufende Links
• Passwort für sensible Dateien
• Protokoll der Zugriffe

E-Signatur

• Verträge direkt im Portal unterschreiben
• Kein externes Tool nötig (z. B. DocuSign)
• Automatische Nachverfolgung
• Ablage signierter Dokumente
• Compliance-freundlich

Automatische Dokumente

• Rechnungen erscheinen bei Erstellung
• Zeitberichte automatisch erzeugt und hochgeladen
• Gebrandete Reports automatisch
• Vertragsvorlagen mit ausgefüllten Feldern

Beispiel

Kunde lädt hoch:

1. „Dokument hochladen“ im Portal
2. Ordner wählen, z. B. „Brand Assets“
3. Dateien per Drag & Drop
4. Tags: z. B. „logo“, „brand-guidelines“
5. Team erhält Benachrichtigung
6. Datei erscheint im internen System

Agentur teilt Deliverable:

1. Design-Mockup fertig
2. Mit einem Klick ins Client-Portal hochladen
3. Kunde: „Neues Deliverable zur Prüfung“
4. Kunde sieht in Browser, kann herunterladen
5. „Freigeben“ oder „Änderungswunsch“
6. Feedback und Version automatisch erfasst

Warum das unverzichtbar ist

Schluss mit E-Mail-Anhängen

• Kein „Haben Sie meine E-Mail mit den Dateien bekommen?“
• Keine Anhangslimits (E-Mail oft 25 MB)
• Keine verlorenen Dateien in übervollen Postfächern
• Immer die neueste Version auffindbar

Professionelle Auslieferung

• Gebrandete Download-Seiten
• Fortschrittsbalken bei großen Dateien
• Mobile Zugriff
• Professioneller als reine Drive-Links

Sicherheit und Compliance

• Zugriff auf sensible Dokumente steuern
• Wer hat was wann heruntergeladen
• Zugriff bei Projektende entziehen
• Anforderungen wie GDPR, SOC 2 abbildbar

Aus der Praxis:

„Wir haben früher 3–4 Stunden pro Woche in E-Mail-Threads nach Dateien gesucht. Die Dokumentenablage im Client-Portal hat das sofort lösbar gemacht. Das hat die Plattform allein rechtfertigt.“ — Creative Agency, New York

6. Rechnungsverwaltung und Zahlungs-Tracking

Warum dieses Feature wichtig ist

Rechnungsverwaltung geht über reines Bezahlen hinaus. Kunden brauchen volle Rechnungstransparenz: Historie, Status, Belege für die Buchhaltung.

Unverzichtbare Rechnungs-Features

Rechnungs-Dashboard

• Alle Rechnungen an einem Ort
• Filter nach Status (bezahlt, offen, überfällig)
• Suche nach Nummer oder Datum
• Gesamtschuld auf einen Blick
• Zahlungshistorie

Rechnungsdetails

• Professionelle Darstellung im Portal
• Positionen im Detail
• Rabatte und Steuern
• Zahlungsbedingungen und Fälligkeit
• Verwendete Zahlungsmethode

Download und Export

• PDF pro Rechnung
• Sammelexport für Buchhaltung
• Benutzerdefinierte Zeiträume
• CSV für Tabellen
• Druckoptimierte Formate

Zahlungserinnerungen

• Automatisch vor Fälligkeit
• Eskalation bei Überfälligkeit
• Anpassbarer Rhythmus
• Professionelle Vorlagen
• Manuelle Erinnerung möglich

Multi-Währungs-Support Für internationale Agenturen:

• Anzeige in Kundenwährung
• Automatische Währungsumrechnung
• Historische Kurse
• Mehrere Zahlungswährungen
• Währungsspezifische Zahlungsmethoden

Wiederkehrende Rechnungen

• Anstehende wiederkehrende Beträge
• Zahlungsmethode für Abos aktualisieren
• Historie wiederkehrender Zahlungen
• Pause oder Kündigung
• Optionen für Jahresvorauszahlung

Beispiel

Kunde sieht z. B.:

Offene Rechnungen (2)

• Rechnung #2847 | 5.400 $ | fällig 18. Okt | [Jetzt zahlen]
• Rechnung #2892 | 1.200 $ | fällig 25. Okt | [Jetzt zahlen]
• Gesamt offen: 6.600 $

Letzte Rechnungen

• Rechnung #2801 | 4.800 $ | bezahlt 15. Sept per Stripe | [PDF]
• Rechnung #2756 | 6.200 $ | bezahlt 30. Aug per Krypto (USDT) | [Transaktion]
• Rechnung #2701 | 3.950 $ | bezahlt 15. Aug per Stripe | [PDF]

Pro Rechnung sichtbar:

• Positionen, Steuern, Rabatte
• Zahlungsbedingungen
• Zuordnung zum Projekt
• Verknüpfte Zeitberichte
• Button „Jetzt zahlen“

Vorteile der Integration

Bei Anbindung an Rechnungswesen und Finanzen:

• Rechnungen erscheinen bei Erstellung
• Zahlungsstatus in Echtzeit
• Automatische Zahlungsbestätigungen
• Erinnerungen bei Verspätung
• Aktuelle Finanzberichte

Aus der Praxis:

„Unser DSO (Days Sales Outstanding) ist nach dem Client-Portal von 42 auf 18 Tage gefallen. Kunden zahlen sofort nach Benachrichtigung, statt Rechnungen hinterherzulaufen.“ — Consulting Firm, Chicago

7. Kommunikations-Hub und Support-Tickets

Warum dieses Feature wichtig ist

E-Mail-Threads zersplittern Gespräche, Slack-Nachrichten gehen unter. Ein zentraler Kommunikations-Hub hält alle Kundeninteraktionen geordnet, durchsuchbar und fürs ganze Team zugänglich.

Unverzichtbare Kommunikations-Features

Thread-basierte Gespräche

• Projektbezogene Threads
• Rechnungsfragen im Kontext
• Feedback-Threads zu Deliverables
• Allgemeine Fragen und Support
• E-Mail-Benachrichtigung bei Antworten

Support-Ticket-System

• Anfragen direkt im Portal erstellen
• Ticket-Status (offen, in Bearbeitung, erledigt)
• Prioritäten (niedrig, normal, dringend)
• Anzeige von SLA-Zeiten
• Verlauf und Lösungsnotizen

Dateianhänge in Gesprächen

• Dateien direkt an Nachrichten hängen
• Dokumente in Diskussionen referenzieren
• Screenshots für Feedback
• Kommentierte Mockups
• Keine E-Mail-Größenlimits

Team-Kollaboration

• Mehrere Teammitglieder können antworten
• Interne Notizen für Kunden unsichtbar
• Tickets zuweisen
• Eskalations-Workflows
• @Erwähnungen

Formatierte Kommunikation

• Fett, kursiv, Listen
• Bilder und Videos einbetten
• Code-Blöcke für technische Themen
• Emoji-Reaktionen
• Nachrichten bearbeiten/löschen

Benachrichtigungen

• Anpassbare Einstellungen
• E-Mail-Digest (sofort, täglich, wöchentlich)
• Push auf Mobilgeräten
• Alerts bei Erwähnungen
• Wichtige Updates

Beispiel

Kunde stellt Frage:

„Das Hero-Bild auf der Homepage wirkt auf dem Handy gestreckt. Können wir das vor dem Launch anpassen?“

Ablauf:

1. Nachricht erscheint im Thread „Homepage-Feedback“
2. Team erhält Benachrichtigung
3. Entwickler: „Danke für den Hinweis! In 2 Stunden erledigt.“
4. Interne Notiz (für Kunden unsichtbar): „CSS Media Query, schneller Fix“
5. 90 Min. später: „Erledigt! Bitte Staging prüfen.“
6. Kunde mit Screenshot: „Passt! ✅ Freigabe für Launch.“

Alles an einem Ort:

• Vollständiger Verlauf
• Zugehörige Screenshots
• Zeit bis zur Lösung
• Durchsuchbar für später
• Kein E-Mail-Chaos

Warum das E-Mail übertrifft

Struktur

• Gespräche gehen nicht unter
• Vergangene Diskussionen schnell findbar
• Kontext bleibt erhalten
• Dateien bleiben am richtigen Thread

Team-Effizienz

• Jedes Teammitglied hat vollen Kontext
• Kein E-Mail-Weiterleiten
• Schnellere Reaktionszeiten
• Bessere Übergaben im Team

Kundenerlebnis

• Ein Ort für alle Fragen
• Antwortstatus nachverfolgen
• Zeit bis zur Lösung sichtbar
• Vergangene Gespräche jederzeit abrufbar

Aus der Praxis:

„Nach Umstellung der Kundenkommunikation aufs Portal sank unsere durchschnittliche Antwortzeit von 6 Stunden auf 90 Minuten. Kunden schätzen die Transparenz, das Team die Entlastung von E-Mail-Flut.“ — Digital Marketing Agency, Seattle

8. Mobile-fähiger Zugang

Warum dieses Feature wichtig ist

Rund 58 % der Client-Portal-Zugriffe erfolgen mobil. Ohne Mobile-Optimierung entsteht für mehr als die Hälfte der Kunden Reibung. Mobile-fähiges Design ist kein Nice-to-have, sondern Pflicht.

Unverzichtbare Mobile-Features

Responsives Design

• Layout passt sich jeder Bildschirmgröße an
• Touch-freundliche Buttons und Navigation
• Lesbarer Text ohne Zoomen
• Optimierte Bilder für Mobile
• Schnelles Laden auch per Mobilfunk

Mobile-optimierte Abläufe

• Schnelle Zahlung vom Handy
• Rechnungsfreigabe per Tipp
• Einfache Uploads aus Kamera oder Galerie
• Einhändige Bedienung
• Wisch-Gesten für häufige Aktionen

Mobile-Benachrichtigungen

• Push für wichtige Updates
• Zahlungserinnerungen auf dem Gerät
• Hinweis auf neue Nachrichten
• „Deliverable bereit“
• Freigabe-Anfragen

Kernfunktionen auf dem Handy Alle wichtigen Features müssen auf dem Smartphone funktionieren:

• ✅ Projektstatus und Fortschritt
• ✅ Deliverables prüfen und freigeben
• ✅ Zahlung (Karte oder Krypto)
• ✅ Rechnungen und Dokumente herunterladen
• ✅ Nachrichten senden und empfangen
• ✅ Zeitberichte einsehen
• ✅ Feedback und Dateien hochladen

Offline

• Zuvor geladene Inhalte offline ansehen
• Aktionen in Warteschlange, Sync bei Verbindung
• Dokumente für Offline-Zugriff herunterladen
• Automatische Synchronisation bei Verbindung

Beispiel

Zahlung per Handy:

1. Push: „Rechnung #2847 ist morgen fällig“
2. Tipp öffnet Portal (App/Web)
3. Rechnungsübersicht: 5.400 $ für Oktober-Leistungen
4. „Mit gespeicherter Karte zahlen“
5. Face ID oder Fingerabdruck
6. Zahlung in wenigen Sekunden
7. Bestätigung per Benachrichtigung und E-Mail

Projekt-Check unterwegs:

1. CEO öffnet Portal im Pendeln
2. Wischt durch aktive Projekte
3. „Homepage-Design zur Freigabe“
4. Tippt auf Mockup
5. Zoom für Details
6. „Freigeben“
7. Projekt sofort entblockt

Warum Mobile zählt

Komfort für Kunden

• Status unterwegs prüfen
• Deliverables von überall freigeben
• Zahlung von unterwegs
• Schnell auf Fragen antworten
• Nicht bis zum Schreibtisch warten

Schnellere Abläufe

• Freigaben mit Mobile etwa 3× schneller
• Zahlungen auch außerhalb der Bürozeiten
• Schnellere Antworten
• Projekte laufen ohne Verzögerung weiter

Wettbewerbsvorteil

• Kunden erwarten Mobile-Funktionalität
• Mobile-Erlebnis beeinflusst die Agenturwahl
• Schlechte Mobile-UX = verpasste Chancen
• Gute Mobile-UX = Weiterempfehlungen und Testimonials

Aus der Praxis:

„Nach Mobile-Optimierung unseres Client-Portals sank die durchschnittliche Freigabezeit von 3,2 auf 0,8 Tage. Kunden geben vom Handy in der Mittagspause frei statt am Rechner.“ — UX Design Agency, Amsterdam

9. Detaillierte Analysen und Reporting

Warum dieses Feature wichtig ist

Datenorientierte Kunden wollen mehr als Projekt-Updates – sie wollen messbare Einblicke. Aussagekräftige Analysen und Reports zeigen ROI, rechtfertigen Ausgaben und stützen Verlängerungsentscheidungen.

Unverzichtbare Analyse-Features

Projekt-Performance

• Budget vs. tatsächliche Ausgaben
• Zeitplan vs. Fortschritt
• Effizienz der Ressourcennutzung
• Meilenstein-Erreichung
• Scope-Änderungen

Zeit- und Produktivitätsanalysen

• Stunden pro Teammitglied
• Stunden pro Projektphase
• Produktivitätstrends
• Spitzenzeiten
• Zeit bis zur Fertigstellung

Finanz-Reporting

• Ausgaben pro Monat/Quartal/Jahr
• Zahlungshistorie und Trends
• Offene Beträge
• Bevorzugte Zahlungsmethoden
• Kosten pro Deliverable

Report-Builder

• Metriken auswählen
• Zeiträume wählen
• Nach Projekt oder Leistung filtern
• Export in mehreren Formaten
• Automatische Report-Zustellung

Visuelle Darstellung

• Interaktive Diagramme
• Trendlinien
• Vergleiche (Budget vs. Ist)
• Aktivitäts-Heatmaps
• Dashboard-Widgets für KPIs

ROI- und Wertmetriken Für Marketing und performance-basierte Arbeit:

• Kampagnen-Performance
• Conversion-Metriken
• Traffic und Engagement
• Umsatz-Zuordnung
• Kosten pro Akquisition

Beispiel

Monats-Dashboard für Kunden:

Oktober 2025 – Überblick

• Stunden gesamt: 156,5 h in 4 Projekten
• Budget-Nutzung: 78 % des Monats-Retainers (31.200 $ von 40.000 $)
• Deliverables: 12 von 15 geplant erledigt
• Durchschn. Reaktionszeit: 2,3 h
• Projekte im Plan: 3 von 4 (1 leicht verzögert wegen Kundenfeedback)

Nach Projekt:

Website-Redesign

• Stunden: 67,5 h
• Budget: 27.000 $ von 40.000 $ verbraucht
• Fortschritt: 67 %
• Status: Plan für Launch am 15. Nov.

Blog-Content

• Stunden: 42 h
• Budget: 4.200 $ (Monats-Retainer)
• Deliverables: 8 Artikel (Ziel: 8) ✅
• Durchschn. Bewertung: 4,8/5

Interaktive Diagramme:

• Stunden pro Projekt (Kreis)
• Tägliche Aktivität (Balken)
• Budget-Verbrauch (Linie)
• Team-Beiträge (gestapelt)

Export:

• PDF-Report
• CSV für Auswertung
• Monatliche E-Mail
• Teilen mit Stakeholdern

Warum Analysen die Kundenbeziehung verändern

Wert zeigen

• Gelieferte Arbeit quantifizieren
• ROI der Agentur-Ausgaben zeigen
• Preiserhöhungen begründen
• Verlängerungsgespräche unterstützen
• Case Studies ermöglichen

Fundierte Entscheidungen

• Kunden sehen, wohin das Budget fließt
• Wertvolle Aktivitäten erkennen
• Ineffizienzen früh sehen
• Datenbasierte Scope-Entscheidungen
• Bessere Planung künftiger Zusammenarbeit

Transparenz = Vertrauen

• Kein Blackbox „Wofür zahlen wir?“
• Klare Verantwortung
• Performance sichtbar
• Objektive Fortschrittsmessung

Kontowachstum

• Analysen zeigen Erweiterungspotenzial
• Kapazität für Zusatzarbeit sichtbar
• Untergenutzte Leistungen erkennen
• Upselling-Gespräche unterstützen

Aus der Praxis:

„Die Analysen im Client-Portal haben uns einen 250.000-$-Jahresauftrag gesichert. Der CMO stand unter Druck zu kürzen – unser Dashboard zeigte 340 % ROI im Content-Marketing. Die Daten haben mehr überzeugt als jedes Status-Meeting.“ — Content Marketing Agency, Boston

Client-Portal-Lösungen im Vergleich

Bewertung von Client-Portalen

Bei der Auswahl einer Plattform hilft diese Einordnung:

DIY vs. All-in-One

Eigenentwicklung (DIY)

• Vorteile: Volle Kontrolle, individuelle Features
• Nachteile: Teuer (ab ca. 50.000 $), Wartung, Sicherheit in eigener Verantwortung
• Für: Größere Agenturen mit eigener Entwicklung

WordPress + Plugins

• Vorteile: Geringere Kosten, vertraute Plattform
• Nachteile: Sicherheit, Plugin-Konflikte, begrenzte Integration
• Für: Kleine Agenturen mit einfachen Anforderungen

Standalone-Portal-Tools

• Vorteile: Starker Fokus auf Portal-Features
• Nachteile: Anbindung an andere Tools nötig, Datensilos
• Für: Agenturen mit etablierter Tool-Landschaft

All-in-One (z. B. Corcava)

• Vorteile: Alles integriert, einheitliche Daten, ein Login
• Nachteile: Enthält ggf. Features, die Sie nicht brauchen
• Für: Agenturen, die eine runde Lösung ohne Integrationsaufwand wollen

Umsetzung: Best Practices

Rollout des Client-Portals

Phase 1: Internes Setup (Woche 1–2)

1. Branding und White-Label einrichten
2. Projektvorlagen und Workflows anlegen
3. Bestehende Kundendaten importieren
4. Dokumenten-Ordnerstruktur anlegen
5. Automatisierungs-Workflows konfigurieren
6. Team in Portal-Features schulen

Phase 2: Pilot mit ausgewählten Kunden (Woche 3–4)

1. 2–3 kundenfreundliche Pilotkunden wählen
2. Persönliches Onboarding per Video-Call
3. Feedback zur Nutzererfahrung sammeln
4. Workflows und Prozesse anpassen
5. Häufige Fragen dokumentieren
6. Hilfsmittel erstellen

Phase 3: Schrittweiser Rollout (Monat 2)

1. Wöchentlich etwa ein Drittel der Kunden einbinden
2. Personalisierte Einladungs-E-Mails
3. Optionale Onboarding-Calls anbieten
4. Nutzungsmetriken beobachten
5. In der Übergangsphase extra Support
6. Quick Wins sichtbar machen

Phase 4: Vollständige Nutzung (ab Monat 3)

1. Portal für alle neuen Projekte verpflichtend
2. Alte Wege schrittweise ablösen (E-Mail, Shared Drives)
3. Kontinuierlich Feedback einholen
4. Features nach Kundenwunsch ergänzen
5. Erfolgsmetriken im Team teilen
6. Workflows anhand der Nutzung optimieren

Kunden-Onboarding

Willkommens-E-Mail (Beispiel):

Betreff: Willkommen im Client-Portal von [Ihre Agentur] 🎉

Hallo [Kundenname],

wir haben Ihr persönliches Client-Portal eingerichtet. Dort können Sie:

✅ Projektfortschritt in Echtzeit sehen
✅ Rechnungen mit einem Klick zahlen (Karte oder Krypto)
✅ Alle Projektdokumente abrufen
✅ Zeitberichte und Analysen einsehen
✅ Unserem Team direkt schreiben

**Zugangsdaten:**
Portal-URL: https://portal.youragency.com
Benutzername: [E-Mail]
Temporäres Passwort: [sicheres_passwort]

**Kurz-Video:** [2-Minuten-Überblick]

**Fragen?** Einfach auf diese E-Mail antworten oder uns im Portal schreiben.

Freuen uns auf die Zusammenarbeit!

[Ihr Name]
[Ihre Agentur]

Erste Nutzung:

1. Willkommens-Video oder interaktive Tour
2. Checkliste zum Ausprobieren
3. Beispieldaten zur Demonstration
4. Deutlich sichtbare Support-Kontakte
5. Tooltips bei wichtigen Features

Typische Fehler vermeiden

❌ Rollout ohne Team-Schulung Team vor dem Kunden-Start gründlich schulen.

❌ Kunden mit zu vielen Features auf einmal überfordern Features schrittweise einführen, orientiert am Bedarf.

❌ Schwache Mobile-Erfahrung Auf echten Geräten testen, nicht nur per Browser-Resize.

❌ Sicherheit vernachlässigen 2FA, regelmäßige Sicherheitsprüfungen und Compliance umsetzen.

❌ Kein Feedback einholen Regelmäßig Kunden und Team nach Verbesserungsideen fragen.

❌ Bestehende Daten nicht migrieren Alte Rechnungen, Dokumente und Projektstände importieren.

❌ Unzureichende Dokumentation Hilfeseiten, Video-Tutorials und FAQ bereitstellen.

Client-Portal-ROI: Konkrete Zahlen

Was Sie erwarten können

Basierend auf Daten von Agenturen mit vollwertigen Client-Portalen:

Zeitersparnis

• 8–12 Stunden pro Woche pro Account Manager
• rund 60 % weniger „Status-Update“-E-Mails
• etwa 40 % schnellere Freigaben
• rund 75 % weniger „Wo ist die Datei?“-Anfragen

Finanzielle Wirkung

• etwa 25 % schnellere Zahlungseingänge (besserer DSO)
• 15–20 % höhere Projektrentabilität (bessere Zeiterfassung)
• rund 12 % bessere Kundenbindung
• etwa 8 % höherer durchschnittlicher Projektwert (einfacheres Upselling)

Kundenzufriedenheit

• rund 35 % bessere Zufriedenheitswerte
• etwa 40 % mehr Kundenweiterempfehlungen
• rund 28 % höhere Verlängerungsquote
• etwa 50 % weniger Frustrationsfälle

Operative Effizienz

• mit gleicher Teamgröße etwa 30 % mehr Kunden betreubar
• rund 45 % weniger Kontextwechsel
• etwa 50 % schnelleres Kunden-Onboarding
• rund 65 % weniger administrativer Aufwand

Typischer ROI-Verlauf

Monat 1: Setup und Einarbeitung (ROI noch negativ) Monat 2: Break-even, Prozesse stabilisieren sich Monat 3: etwa 150 % ROI durch Effizienzgewinne Ab Monat 6: etwa 300–400 % ROI bei voller Nutzung

Häufig gestellte Fragen

Was kostet ein Client-Portal?

Die Preise variieren stark je nach Funktionsumfang und Skalierung:

Einfache Portale: 29–99 $/Monat

• Wenige Features (meist nur Dateien und einfache Nachrichten)
• Für Freelancer oder sehr kleine Agenturen
• White-Label oft Aufpreis

Mittelklasse: 99–299 $/Monat

• Umfangreiche Features inkl. Zahlung und Zeiterfassung
• White-Label inklusive
• Integrationsmöglichkeiten
• Für kleine bis mittlere Agenturen

Enterprise: 299–999+ $/Monat

• Alle Features mit starker Anpassung
• Unbegrenzt Kunden und Nutzer
• Prioritäts-Support und fester Ansprechpartner
• API und individuelle Integrationen
• Für große Agenturen und Unternehmen

All-in-One (z. B. Corcava): 99–499 $/Monat

• Client-Portal + Projektmanagement + CRM + Rechnung + Zeiterfassung
• Oft günstiger als mehrere Einzeltools
• Einheitliche Daten, keine Integrationsprobleme
• Skaliert mit Ihrer Agentur

ROI-Rechnung: Spart Ihr Portal z. B. 10 Stunden pro Woche bei 100 $/h Abrechnungssatz, sind das 4.000 $/Monat wiedergewonnene Zeit – selbst eine 499-$/Monat-Plattform rechnet sich dann schnell.

Können Kunden das Portal mobil nutzen?

Ja, moderne Client-Portale sind mobil nutzbar. Die Qualität unterscheidet sich:

Gute Mobile-Erfahrung:

• Automatische Layout-Anpassung
• Touch-freundliche Buttons
• Lesbar ohne Zoomen
• Alle Kernfunktionen auf dem Handy
• Schnelle Ladezeiten

Sehr gute Mobile-Erfahrung:

• App-ähnliches Gefühl
• Offline-Funktionen
• Push-Benachrichtigungen
• Biometrische Anmeldung
• Kamera für Uploads
• QR-Code-Scan für Zahlungen

Vor dem Kauf testen: Mobile-Erlebnis immer auf echten Geräten prüfen, nicht nur per Browser-Resize.

Wie sicher sind Client-Portale?

Das hängt vom Anbieter ab. Achten Sie auf:

Grundlegende Sicherheit:

• ✅ SSL/TLS (https)
• ✅ Verschlüsselte Speicherung
• ✅ Regelmäßige Sicherheitsprüfungen
• ✅ Zertifizierungen (z. B. SOC 2, ISO 27001)
• ✅ Zwei-Faktor-Authentifizierung
• ✅ Rechte pro Rolle
• ✅ Automatischer Session-Time-out

Erweiterte Sicherheit:

• ✅ Penetrationstests
• ✅ Bug-Bounty-Programm
• ✅ GDPR-Konformität
• ✅ Externe Audits
• ✅ Incident-Response-Plan
• ✅ Daten-Residency-Optionen
• ✅ SSO-Integration

Fragen an Anbieter:

1. Wo werden Daten gespeichert? (Standort)
2. Wie oft finden Sicherheitsaudits statt?
3. Welche Zertifizierungen gibt es?
4. Wie sind Daten ruhend und unterwegs verschlüsselt?
5. Wie läuft der Incident-Response-Prozess?
6. Besteht Cyber-Versicherung?

Muss ich technisch versiert sein für die Einrichtung?

Nein, die meisten modernen Portale sind für Nicht-Techniker gedacht:

No-Code-Einrichtung:

• Visuelle Anpassung
• Drag-and-Drop bei Dokumenten
• Konfiguration per Klick
• E-Mail-Vorlagen
• Geführte Assistenten

Technik nicht nötig:

• Kein Programmieren
• Kein Server-Management
• Keine Datenbank-Konfiguration
• Keine Sicherheits-Updates selbst verwalten

Ohne Code anpassbar:

• Branding (Farben, Logos, Schriften)
• E-Mail-Vorlagen
• Dashboard-Layout
• Dokumenten-Ordner
• Workflow-Automatisierungen
• Benachrichtigungen

Wann technische Hilfe sinnvoll ist:

• Eigene Domain (IT oder Support kann helfen)
• SSO mit bestehenden Systemen
• Komplexe API-Integrationen
• Individuelle Report-Erstellung

Plattformen wie Corcava bieten Einrichtungsunterstützung und Support, damit Sie ohne Technik-Kenntnisse starten können.

Lässt sich das Portal mit bestehenden Tools verbinden?

Das hängt von der Plattform ab:

Häufige Integrationen:

• Buchhaltung: QuickBooks, Xero, FreshBooks
• Zahlung: Stripe, PayPal, PassimPay
• Projektmanagement: Asana, Trello, Monday.com
• CRM: Salesforce, HubSpot, Pipedrive
• Kommunikation: Slack, Microsoft Teams
• Kalender: Google Calendar, Outlook
• Cloud-Speicher: Google Drive, Dropbox, OneDrive

Arten von Integrationen:

Native Integrationen (ideal):

• Vom Plattform-Anbieter mitgeliefert
• No-Code-Einrichtung
• Echtzeit-Sync
• Support inklusive

Zapier/Make:

• Tausende Apps anbindbar
• Teilweise technische Einrichtung
• Mögliche Sync-Verzögerungen
• Zusätzliche Kosten für die Automatisierungsplattform

API-Integrationen:

• Maximale Flexibilität
• Erfordert Entwicklungsressourcen
• Individuelle Workflows möglich
• Laufende Wartung nötig

Corcava: Corcava ist All-in-One: Projektmanagement, CRM, Zeiterfassung und Rechnungswesen sind integriert – keine separaten Integrationen nötig. Das vermeidet Datensilos und Sync-Probleme.

Was, wenn Kunden das Portal nicht nutzen?

Akzeptanzprobleme sind häufig. So steigern Sie die Nutzung:

Portal unverzichtbar machen:

• Rechnungszahlung nur über Portal (keine Rechnungs-PDFs per E-Mail)
• Deliverables nur im Portal bereitstellen
• Auf Portal-Nachrichten schneller antworten als auf E-Mails
• Dokumentenzugriff nur über Portal

Hürden abbauen:

• Gutes Mobile-Erlebnis
• Single Sign-On wo möglich
• Login merken
• E-Mail-Benachrichtigungen mit direktem Link ins Portal
• Gastzugang für schnelle Aktionen (z. B. Zahlung)

Anreize:

• Kleiner Rabatt bei Zahlung über Portal
• Prioritäts-Support über Portal-Nachrichten
• Exklusive Features (z. B. Echtzeit-Projektsicht)
• Gamification (z. B. „Projekt-Updates prüfen für Fortschritts-Badge“)

Schulung:

• Persönlicher Onboarding-Call pro Kunde
• Kurze Video-Tutorials (2–3 Min.)
• Tooltips und geführte Touren in der App
• Regelmäßige „Portal-Tipp der Woche“-E-Mails

Messen und optimieren:

• Login-Häufigkeit tracken
• Genutzte Features beobachten
• Kunden nach Hindernissen befragen
• Anhand von Feedback nachbessern

Typischer Nutzungsverlauf:

• Woche 1: etwa 30 % der Kunden loggen sich ein
• Monat 1: etwa 60 % regelmäßige Nutzung
• Monat 3: 85 %+ aktive Nutzer
• Monat 6: Portal wird Standard für alle Kundenkontakte

Kann ich das Portal je nach Kundentyp anpassen?

Ja, gute Client-Portale bieten Anpassung pro Kunde oder Kundentyp:

Projekt-Level:

• Verschiedene Projekttypen zeigen unterschiedliche Features
• Eigenes Branding pro Kunde (Enterprise-Feature)
• Workflows je nach Leistungstyp
• Angepasste Dashboard-Widgets

Kundenspezifisch:

• Features je nach Leistungspaket ein-/ausblenden
• Eigene Begriffe (z. B. „Kampagnen“ vs. „Projekte“)
• Unterschiedliche Berechtigungen
• Individuelle Dashboard-Layouts

Rollenbasierte Sichten:

• Entscheider sehen High-Level-Dashboards
• Tägliche Ansprechpartner sehen detaillierte Aufgaben
• Finanzen sehen rechnungsfokussierte Ansichten
• Technik sieht entwicklungsrelevante Infos

Beispiele:

Retainer-Kunden:

• Zeiterfassung und Monatsberichte betonen
• Budget-Verbrauch sichtbar
• Laufende Projektliste
• Infos zur anstehenden Verlängerung

Projekt-Kunden:

• Fokus auf Meilensteine und Deliverables
• Zeitplan und Fortschritt
• Freigabe-Workflows
• Abschlussdokumentation

VIP-Kunden:

• Prioritäts-Support-Badge
• Fester Account-Manager
• Erweiterte Reports und Analysen
• White-Glove-Service

Wie migriere ich von E-Mail/Tabellen ins Portal?

Migration muss nicht wehtun. So gehen Sie vor:

Schritt 1: Ist-Zustand

• Alle aktuellen Prozesse dokumentieren
• Schwachstellen identifizieren
• Alle Speicherorte auflisten
• Kommunikationskanäle abbilden

Schritt 2: Daten migrieren

• Kundenstamm importieren
• Bestehende Dokumente ins Portal hochladen
• Projektverlauf und -status importieren
• Rechnungshistorie übernehmen
• Historische Zeiterfassung übertragen

Schritt 3: Prozesse anpassen

• Alte Prozesse den Portal-Features zuordnen
• Workflows vereinfachen wo möglich
• Neue Abläufe dokumentieren
• Schulungsunterlagen erstellen

Schritt 4: Soft Launch

• Zeitweise parallel (E-Mail + Portal)
• Schrittweise Aktivitäten ins Portal verlagern
• Nutzung und Feedback beobachten
• Abläufe anhand der Nutzung anpassen

Schritt 5: Vollständige Umstellung

• Zeitplan für Abschaffung alter Wege ankündigen
• „Letzter Tag für E-Mail-Anfragen“ setzen
• Alte Systeme archivieren (nicht sofort löschen)
• Umstellung feiern

Zeitrahmen:

• Kleine Agentur (5–10 Kunden): 2–4 Wochen
• Mittlere Agentur (10–50 Kunden): 4–8 Wochen
• Große Agentur (50+ Kunden): 2–3 Monate

Tipp: Mit neuen Projekten starten. Neue Kunden nur noch Portal kennenlernen, Bestandskunden schrittweise migrieren – reduziert Change-Management.

Kostenlose Client-Portal-Checkliste

Aktuelles Portal bewerten oder neues wählen

Nutzen Sie diese Checkliste zur Bewertung von Client-Portal-Lösungen:

Zahlungsabwicklung

• Mehrere Zahlungsmethoden (Karte, ACH, Krypto)
• Ein-Klick-Zahlung aus dem Portal
• Gespeicherte Zahlungsmethoden
• Automatische Rechnungsstatus-Updates
• Zahlungsbestätigungen
• Multi-Währungs-Support
• Zahlungshistorie und Belege

Zeiterfassung und Berichte

• Detaillierte Zeitaufschlüsselung
• Filter nach Person, Projekt, Aufgabe
• Diagramme und Grafiken
• Export (PDF, CSV)
• Screenshot-Ansicht (falls angeboten)
• Echtzeit-Aktivitäts-Tracking
• Anpassbare Report-Frequenz

White-Label-Branding

• Eigenes Logo und Farben
• Eigene Domain (portal.youragency.com)
• Fremdbranding entfernen
• Gebrandete E-Mail-Vorlagen
• Angepasste Login-Seite
• Personalisierte Begriffe
• Gebrandete Mobile-Erfahrung

Projekt-Transparenz

• Echtzeit-Projektstatus
• Aufgaben- und Meilenstein-Tracking
• Fortschritts-Anzeige in %
• Visuelle Projekt-Boards
• Timeline-/Gantt-Ansichten
• Budget vs. Ist
• Aktivitäts-Feed

Dokumentenverwaltung

• Klare Ordnerstruktur
• Versionskontrolle
• Vorschau ohne Download
• Suche
• Zugriffskontrolle pro Dokument
• Automatischer Upload von Rechnungen/Reports
• E-Signatur

Rechnungsverwaltung

• Vollständiges Rechnungs-Dashboard
• Filter und Suche
• Detaillierte Positionen
• PDF-Download
• Zahlungserinnerungen
• Sicht auf wiederkehrende Rechnungen
• Offene Beträge

Kommunikations-Hub

• Thread-basierte Gespräche
• Support-Ticket-System
• Dateianhänge in Nachrichten
• Formatierter Text
• Anpassbare Benachrichtigungen
• Team-Kollaboration
• Durchsuchbarer Verlauf

Mobile-Erfahrung

• Responsives Design
• Touch-freundliche Oberfläche
• Alle Kernfunktionen auf Mobile
• Schnelles Laden per Mobilfunk
• Push-Benachrichtigungen
• Offline-Funktionen
• Mobile Zahlung

Analysen und Reporting

• Projekt-Performance-Metriken
• Zeit- und Produktivitätsanalysen
• Finanz-Reports
• Report-Builder
• Visuelle Darstellung
• Export in mehreren Formaten
• Geplante Report-Zustellung

Sicherheit und Compliance

• SSL/TLS-Verschlüsselung
• Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Rechte pro Rolle
• Zertifizierungen (SOC 2, ISO)
• Regelmäßige Sicherheitsaudits
• GDPR-Konformität
• Backup und Wiederherstellung

Benutzerfreundlichkeit

• Intuitive Oberfläche
• No-Code-Einrichtung
• Schnelles Kunden-Onboarding
• Hilfedokumentation
• Video-Tutorials
• Reaktionsschneller Support
• Mobile App (falls vorhanden)

Integration

• Buchhaltungs-Software
• Zahlungsanbieter
• Projektmanagement-Tools
• CRM-Integration
• Kalender-Integration
• API-Zugang
• Zapier/Make-Kompatibilität

Auswertung:

• 40–48 angekreuzt: Sehr gutes Client-Portal ✅
• 30–39: Gutes Portal mit Verbesserungspotenzial
• 20–29: Einfaches Portal, Upgrade erwägen
• Unter 20: Zeit für eine neue Lösung

Checkliste nutzen: Wir können hier kein PDF bereitstellen – Sie können die Seite als Lesezeichen speichern oder die Checkliste in Ihre Bewertungs-Tabelle übernehmen.

Einstieg mit Corcavas Client-Portal

Corcava bietet alle 9 Must-have-Features in einer Plattform:

✅ Zahlungsabwicklung – Stripe + PassimPay (Krypto) integriert ✅ Zeitberichte – Automatisch mit Screenshot-Tracking ✅ White-Label-Branding – Vollständige Anpassung und eigene Domains ✅ Projekt-Transparenz – Echtzeit-Projektmanagement ✅ Dokumenten-Sharing – Strukturierte Dokumentenverwaltung mit Versionskontrolle ✅ Rechnungsverwaltung – Vollständiges Rechnungssystem mit Zahlungs-Tracking ✅ Kommunikations-Hub – Integrierte Nachrichten und Support-Tickets ✅ Mobile-fähig – Vollständiger Mobile-Zugang mit App-Feeling ✅ Analysen – Umfassende Reports und Analysen

Warum Agenturen Corcava wählen

All-in-One: Statt 5–6 Tools zu verbinden: alles in einer Plattform:

• Client-Portal
• Projektmanagement
• Zeiterfassung
• CRM
• Rechnungswesen
• E-Mail-Marketing
• Automatisierungs-Workflows
• Reporting

Keine Integrationsprobleme:

• Einheitliche Daten über alle Features
• Ein Login für Team und Kunden
• Keine Sync-Probleme
• Konsistentes Nutzererlebnis

Skalierbare Preise:

• 14 Tage kostenlos testen (ohne Kreditkarte)
• Einstieg ab 99 $/Monat
• Mitwachsend mit Ihrer Agentur
• Keine Gebühren pro Kunde

Support:

• Reaktionsschneller Kundensupport
• Ausführliche Dokumentation
• Video-Tutorials und Schulung
• Regelmäßige Feature-Updates

Kostenlose Testversion starten

Bereit, Ihr Kunden-Erlebnis mit einem professionellen Portal zu verbessern?

1. Kostenlos registrieren:app.corcava.com/register
2. Branding in 10 Minuten einrichten
3. Ersten Kunden einladen und den Unterschied erleben
4. Bessere Kundenzufriedenheit schon in der ersten Woche

Keine Kreditkarte nötig. 14 Tage Vollversion. Jederzeit kündbar.

Fazit

Ein gutes Client-Portal ist keine Luxusoption mehr, sondern Wettbewerbsvoraussetzung. Die 9 Must-have-Features aus diesem Guide bilden das Fundament für ein starkes Kunden-Erlebnis:

1. Zahlungsabwicklung – Bezahlen so einfach wie möglich machen
2. Zeitberichte – Vertrauen durch Transparenz
3. White-Label-Branding – Ihre Agentur-Marke stärken
4. Projekt-Transparenz – Kunden proaktiv informiert halten
5. Dokumentenverwaltung – Schluss mit E-Mail-Anhang-Chaos
6. Rechnungsverwaltung – Finanzabläufe vereinfachen
7. Kommunikations-Hub – Alle Gespräche an einem Ort
8. Mobile-Zugang – Kunden dort abholen, wo sie sind
9. Analysen – Wert mit Daten zeigen

Das passende Client-Portal verändert, wie Sie Leistungen erbringen, Zahlungen einziehen und mit Kunden kommunizieren. Es reduziert Verwaltungsaufwand, verbessert den Cashflow und steigert die Kundenzufriedenheit – und damit Wachstum und Rentabilität.

Ob Eigenentwicklung, Kombination mehrerer Tools oder All-in-One wie Corcava: Priorisieren Sie diese 9 Features. Ihre Kunden danken es, Ihr Team arbeitet effizienter, und Ihre Agentur sticht hervor.

Nächste Schritte:

1. Checkliste nutzen und Ihr aktuelles Portal bewerten
2. Lücken im Kunden-Erlebnis identifizieren
3. Corcavas Client-Portal 14 Tage kostenlos testen
4. Kundenbeziehungen verbessern

Die Zukunft der Agenturarbeit ist da. Ist Ihr Client-Portal bereit?

Weitere Ressourcen:

• Kryptozahlungen auf Rechnungen akzeptieren
• Client-Portal-Dokumentation
• Projektmanagement-Features
• Zeiterfassung
• Rechnungs-Best-Practices
• Anpassungsoptionen