Retainer für Kreativstudios verwalten

Wiederkehrende Umsätze mit erfassten Stunden und automatisierter Rechnungsstellung. Diese Anleitung zeigt Design-Agenturen, wie Sie Retainer-Verträge strukturieren, Monatsbudgets überwachen, abrechenbare Stunden erfassen und mit wiederkehrenden Kreativleistungen profitabel bleiben.

Die Retainer-Umsatz-Herausforderung für Design-Agenturen

Kreativstudios stehen vor einer grundlegenden geschäftlichen Herausforderung: projektbasierte Umsätze sind unvorhersehbar.

Das Problem:

• Überfluss oder Mangel – Volle Monate, gefolgt von leeren Pipelines
• Schwankende Liquidität – Einnahmen variieren von Monat zu Monat stark
• Dauerhafter Vertriebsdruck – Immer auf der Suche nach dem nächsten Projekt
• Keine Basis-Umsätze – Jeden Monat bei null anfangen

Die Lösung: Design-Retainer

Monatliche Retainer-Verträge bieten:

• Planbare wiederkehrende Umsätze – Sie kennen Ihre Basiseinnahmen
• Tiefere Kundenbeziehungen – Laufende Partnerschaften statt Einzelprojekte
• Weniger Vertriebsaufwand – Weniger Zeit für die Akquise neuer Kunden
• Stabile Liquidität – Gleichmäßige monatliche Zahlungen
• Höherer Kundenlebenswert – Langfristkunden sind profitabler

Retainer bringen aber eigene Herausforderungen mit sich:

1. Scope-Management – Wie verhindern Sie Retainer-Creep?
2. Stundenerfassung – Wie überwachen Sie die Zeit gegenüber dem Monatsbudget?
3. Rechnungsstellung – Wie stellen Sie Retainer einheitlich in Rechnung?
4. Rentabilitätsverfolgung – Sind Retainer tatsächlich profitabel?
5. Kundenkommunikation – Wie zeigen Sie den gelieferten Mehrwert?

Dieser Artikel zeigt, wie Sie Retainer effektiv mit Corcavas Projektmanagement- und Zeiterfassungsplattform verwalten – von der Vertragsstruktur über die Rechnungsstellung bis zur Rentabilitätsanalyse.

Design-Retainer-Modelle verstehen

Was ist ein Design-Retainer?

Ein Design-Retainer ist ein monatlicher Dienstleistungsvertrag: Der Kunde zahlt eine feste wiederkehrende Gebühr und erhält dafür eine festgelegte Menge an Kreativleistungen.

Typische Retainer-Strukturen:

1. Stundenbasierte Retainer

• Kunde zahlt X Stunden pro Monat
• Nicht genutzte Stunden verfallen oder werden übertragen (nach Ihrer Policy)
• Zusatzstunden zum vereinbarten Satz
• Beispiel: 5.000 $/Monat für 25 Stunden Designarbeit

2. Umfangbasierte Retainer

• Kunde zahlt für definierte Lieferungen pro Monat
• Fester Umfang (z. B. 4 Social-Grafiken, 1 Landingpage, 2 E-Mail-Designs)
• Zusatzarbeit erfordert Change Orders
• Beispiel: 3.000 $/Monat für definierte monatliche Lieferungen

3. Hybride Retainer

• Kombination aus garantierten Lieferungen + Flex-Stunden
• Kerndienstleistungen inklusive, Zusatzstunden verfügbar
• Beispiel: 4.000 $/Monat inkl. Markenpflege + 10 Flex-Stunden

4. Wertbasierte Retainer

• Preis nach geliefertem Wert, nicht nach Stunden
• Strategische Dauerleistungen (Markenführung, Art Direction)
• Seltener bei umsetzungsorientierter Arbeit
• Beispiel: 10.000 $/Monat für Kreativleitung und Strategie

Warum stundenbasierte Retainer am besten funktionieren

Für die meisten Design-Agenturen bieten stundenbasierte Retainer die beste Balance:

Vorteile:

• Klare Verantwortung – Beide Seiten wissen genau, was enthalten ist
• Einfach zu erfassen – Zeiterfassung zeigt Verbrauch vs. Kontingent
• Flexibler Umfang – Kunde kann Stunden für verschiedene Bedarfe nutzen
• Transparente Abrechnung – Rechnungen zeigen genutzte und verbleibende Stunden
• Skalierbare Preise – Stunden einfach nach oben oder unten anpassbar

Nachteile:

• Zeiterfassung nötig – Alle Retainer-Arbeit muss sauber erfasst werden
• Kann transaktional wirken – Kunden fokussieren sich auf Stunden statt Wert
• Admin-Aufwand – Systeme für Kontingent und Verbrauch nötig

Der Rest des Artikels konzentriert sich auf stundenbasierte Retainer, da sie am verbreitetsten sind und am meisten von einer sauberen Erfassung profitieren.

Profitable Retainer-Verträge strukturieren

Retainer-Bedingungen definieren

Ein solider Retainer-Vertrag enthält:

1. Monatliches Stundenkontingent

Beispiel:
- Retainer: 30 Stunden pro Monat
- Satz: 150 $/Stunde
- Monatsgebühr: 4.500 $
- Abrechnung: 1. des Monats, Zahlung netto 15 Tage

2. Leistungsumfang

Enthaltene Leistungen:
- Markendesign und -updates
- Marketingmaterialien (digital & Print)
- Social-Media-Grafiken
- E-Mail-Template-Design
- Ad-Kreativ
- Kleinere Überarbeitungen bestehender Assets

Nicht enthalten:
- Website-Entwicklung (eigene Projekte)
- Video-Produktion (eigene Projekte)
- Strategie-Beratung (eigener Stundensatz)

3. Übertragungsregel (Rollover)

Option A: Strenge monatliche Zuteilung

• Stunden verfallen am Monatsende
• Fördert gleichmäßige Auslastung
• Einfachere Verwaltung
• Besser für die Liquidität der Agentur

Option B: Begrenzter Übertrag

• Nicht genutzte Stunden werden 1 Monat übertragen
• Maximale Übertragsmenge (z. B. 10 Stunden)
• Kundenfreundlicher
• Erfordert Erfassung über Monate hinweg

Option C: Jahres-Stundenkonto

• Kunde zahlt Jahresstunden im Voraus
• Nutzung der Stunden flexibel über 12 Monate
• Höhere Voraus-Einnahmen
• Aufwendigere Verwaltung

4. Zusatzstunden

Über das Monatskontingent hinaus:
- Zusatzstunden: 175 $/Stunde (über Retainer-Satz)
- Vorabgenehmigung vor Arbeitsbeginn nötig
- Abrechnung auf monatlicher Rechnung mit Retainer

5. Mindestlaufzeit

Vertragsbedingungen:
- Mindestlaufzeit: 3 Monate
- Danach: Kündigung mit 30 Tagen Frist
- Rabatt bei Jahresvorauszahlung: 10 % (2 Monate gratis)

Retainer-Stunden kalkulieren

So kalkulieren Sie Retainer-Preise:

Schritt 1: Ihre tatsächlichen Stundenkosten ermitteln

Monatliche Betriebskosten: 15.000 $
Verfügbare abrechenbare Stunden: 120 Stunden
Break-even-Satz: 125 $/Stunde

+ Gewinnmarge (30 %): 162,50 $/Stunde
Aufgerundet: 165 $/Stunde Basissatz

Schritt 2: Retainer-Rabatt festlegen

Retainer sind wertvoll, weil sie Umsatz garantieren. Bieten Sie einen moderaten Rabatt:

Projekt-Standardsatz: 175 $/Stunde
Retainer-Satz: 150 $/Stunde (14 % Rabatt)
Begründung: Garantierter Monatsumsatz, geringere Vertriebskosten

Schritt 3: Mindeststunden pro Monat definieren

Ein Minimum, das Retainer lohnend macht:

Zu gering: 5–10 Stunden (Admin-Aufwand lohnt nicht)
Optimal: 20–40 Stunden (aussagekräftiges Commitment)
Große Retainer: 50+ Stunden (quasi Teilzeit-Designer)

Retainer-Preisbeispiele:

Tipp: Bieten Sie gestaffelte Retainer-Pakete mit Mengenrabatt, um größere Commitments zu fördern.

Retainer-Kunden in Corcava einrichten

Das Retainer-Projekt anlegen

Schritt 1: Zu Projekten navigieren

• Corcava öffnen
• Bereich Projekte aufrufen
• „Neues Projekt erstellen“ klicken

Schritt 2: Projekteinstellungen konfigurieren

Projektname:

[Kundenname] - Design Retainer [Monat/Jahr]
Beispiel: „Acme Corp - Design Retainer 2025“

Projekttyp:

Auswählen: Retainer (wiederkehrend)
Abrechnung: Feste Monatsgebühr

Budget-Konfiguration:

Monatliches Stundenkontingent: 30 Stunden
Stundensatz: 150 $
Monatsbudget: 4.500 $
Abrechnungszyklus: 1. des Monats

Schritt 3: Aufgaben für Retainer-Arbeit anlegen

Aufgabenkategorien passend zum Retainer-Umfang:

- Markendesign
- Marketingmaterialien
- Social-Media-Grafiken
- E-Mail-Design
- Ad-Kreativ
- Überarbeitungen & Updates

Schritt 4: Teammitglieder hinzufügen

Designer zuweisen, die an diesem Retainer arbeiten:

- Lead Designer (primär)
- Support Designer (Backup)
- Creative Director (Überblick)

Berechtigungen so setzen, dass von allen erfasste Zeit auf das Retainer-Budget angerechnet wird.

Schritt 5: Wiederkehrende Rechnungsstellung einrichten

Automatische monatliche Rechnungsstellung aktivieren:

Rechnungsrhythmus: Monatlich
Rechnungsdatum: 1. des Monats
Zahlungsbedingungen: Netto 15 Tage
Enthalten: Stundenübersicht und detaillierte Zeiteinträge

Zeit gegen das Retainer-Budget erfassen

So erfasst Corcava Retainer-Stunden:

Echtzeit-Budgetüberwachung:

Wenn Designer Zeit auf Retainer-Aufgaben erfassen, führt Corcava automatisch aus:

• Abzug der Stunden vom Monatskontingent
• Anzeige der verbleibenden Stunden im Projekt-Dashboard
• Aktualisierung der Auslastungsquote
• Hinweise bei Annäherung an das Stundenlimit

Projekt-Dashboard-Ansicht:

Acme Corp - Design Retainer November 2025
─────────────────────────────────────────
Monatliches Kontingent: 30 Stunden
Genutzte Stunden: 18,5 (61,7 %)
Verbleibend: 11,5 Stunden (38,3 %)
Verbleibende Tage: 12
─────────────────────────────────────────
Status: Im Plan ✓

Budget-Warnungen einrichten:

Benachrichtigungen konfigurieren bei:

• 75 % der Stunden verbraucht (Hinweis)
• 90 % der Stunden verbraucht (Warnung)
• 100 % der Stunden verbraucht (Überschreitung)

So können Sie Kunden kontaktieren, bevor das Retainer-Kontingent überschritten wird.

Stundenübertrag (Rollover) verwalten

Falls Sie begrenzten Übertrag erlauben:

Monatsabschluss:

1. Verbleibende Stunden am letzten Tag des Monats prüfen
2. Bei Reststunden den zulässigen Übertrag berechnen
3. Übertragene Stunden zum Kontingent des Folgemonats addieren
4. In den Projektnotizen dokumentieren

Beispiel:

Oktober 2025:
- Kontingent: 30 Stunden
- Genutzt: 22 Stunden
- Verbleibend: 8 Stunden
- Übertrag erlaubt: max. 5 Stunden

November 2025:
- Basis-Kontingent: 30 Stunden
- Übertrag: +5 Stunden
- Gesamt verfügbar: 35 Stunden

Rollover in Corcava erfassen:

Benutzerdefiniertes Feld für Retainer-Projekte anlegen:

Feld: Übertragene Stunden
Typ: Zahl
Aktualisierung: Letzter Tag jedes Monats

So können Sie übertragene Stunden bei der monatlichen Planung berücksichtigen.

Zeiterfassung: Best Practices für Retainer

Warum genaue Zeiterfassung wichtig ist

Bei Retainer-Kunden erfüllt die Zeiterfassung mehrere Zwecke:

1. Budgetsteuerung

• Genau wissen, wie viel vom Retainer verbraucht ist
• Unerwartete Überschreitungen vermeiden
• Den richtigen Zeitpunkt für mehr Stunden vorschlagen

2. Transparenz gegenüber dem Kunden

• Dem Kunden genau zeigen, was geliefert wird
• Den monatlich gelieferten Mehrwert dokumentieren
• Vertrauen durch detaillierte Rechnungen aufbauen

3. Rentabilitätsanalyse

• Prüfen, ob die Retainer-Preise tragfähig sind
• Erkennen, welche Kunden am profitabelsten sind
• Preise datenbasiert anpassen

4. Scope-Management

• Scope-Creep erkennen, bevor er zum Problem wird
• Daten für Gespräche wie „Das erfordert Zusatzstunden“
• Historische Daten für künftige Retainer-Strukturen

So erfassen Sie Retainer-Zeit

Mit Corcavas Zeiterfassung:

Option 1: Desktop-Zeiterfassung (am genauesten)

Für Designer an Retainer-Aufgaben:

1. Corcava-Desktop-App öffnen
2. Auswählen: Acme Corp - Design Retainer
3. Aufgabe: „Social Media Graphics“
4. Beschreibung: „Instagram-Carousel für Produktlaunch“
5. START klicken
6. Am Design arbeiten
7. FERTIG klicken, wenn Aufgabe erledigt

Die Zeit wird automatisch:

• Mit Start-/Endzeit erfasst
• Der konkreten Aufgabe zugeordnet
• Vom Retainer-Stundenbudget abgezogen
• In Berichten und Rechnungen genutzt

Option 2: Manuelle Zeiteinträge (flexibel)

Wenn Sie die Zeit nach der Arbeit erfassen:

1. Bereich Zeiterfassung öffnen
2. Datumsbereich wählen
3. Projekt: Acme Corp - Design Retainer
4. Aufgabe: „Email Design“
5. 2,5 Stunden eintragen
6. Beschreibung: „Redesign wöchentliches Newsletter-Template“
7. Eintrag speichern

Richtlinien zur Zeiterfassung bei Retainer-Arbeit

Was erfassen:

✅ Alle kundengerichteten Design-Arbeiten

• Konzepterstellung
• Design-Umsetzung
• Überarbeitungen
• Dateivorbereitung
• Asset-Auslieferung

✅ Kundenkommunikation

• Creative-Brief-Besprechungen
• Feedback-Calls
• Revisions-Diskussionen
• Datei-Sharing und Erklärungen

✅ Projektmanagement

• Aufgabenplanung
• Status-Updates
• Terminsteuerung

❌ Nicht auf den Retainer buchen:

• Interne Team-Meetings zu anderen Kunden
• Administrativer Overhead (Rechnungen, Verträge)
• Akquise / Business Development
• Allgemeine Agentur-Abläufe

Best Practices für Retainer-Zeiteinträge:

1. Täglich erfassen

• Nicht bis Wochen-/Monatsende warten
• Erinnerung verblasst schnell
• Genauere Abrechnung

2. Aussagekräftig beschreiben

❌ Schlecht: „Designarbeit – 3 Stunden“
✓ Gut: „Landingpage Hero-Bereich mit 3 Konzeptvarianten – 3 Stunden“

3. Große Aufgaben aufteilen

Statt:
- „Website-Redesign – 15 Stunden“

So:
- „Homepage-Wireframes – 3 Stunden“
- „Homepage-Design-Mockup – 5 Stunden“
- „Homepage-Überarbeitungen – 2 Stunden“
- „Innenseiten-Templates – 5 Stunden“

4. Überarbeitungen getrennt erfassen

Erstentwurf:
- „Produktseiten-Design – 4 Stunden“

Überarbeitungen:
- „Produktseite Überarbeitung Runde 1 – 1 Stunde“
- „Produktseite Überarbeitung Runde 2 – 0,5 Stunden“

So erkennen Sie Kunden mit übermäßig vielen Revisionen.

Design-Retainer in Rechnung stellen

Wiederkehrende Monatsrechnungen

Aufbau der Retainer-Rechnung:

Kopf:

RECHNUNG #2025-11-001
Datum: 1. November 2025
Fällig: 15. November 2025

Rechnungsempfänger: Acme Corporation
Ansprechpartner: Sarah Johnson, Marketing Director

Position: Monatliche Retainer-Gebühr

Design Retainer – November 2025
30 Stunden à 150 $/Stunde
Betrag: 4.500,00 $

Stundenübersicht:

Zeiterfassung – Oktober 2025:
──────────────────────────────────────
Markendesign: 8,5 Stunden
Marketingmaterialien: 12,0 Stunden
Social-Media-Grafiken: 6,5 Stunden
E-Mail-Design: 4,0 Stunden
──────────────────────────────────────
Erfasste Stunden gesamt: 31,0
Monatliches Kontingent: 30,0
Mehrverbrauch: 1,0 Stunde

Zusatzgebühren (falls anfallend):

Zusatzstunden über Retainer:
1,0 Stunde à 175 $/Stunde
Betrag: 175,00 $
──────────────────────────────────────
Retainer-Gebühr: 4.500,00 $
Zusatzstunden: 175,00 $
──────────────────────────────────────
GESAMTBETRAG: 4.675,00 $

Wiederkehrende Rechnungen in Corcava einrichten

Schritt 1: Wiederkehrende Rechnung anlegen

Im Bereich Rechnungen:

- Neue wiederkehrende Rechnung erstellen
- Kunde: Acme Corp
- Projekt: Design Retainer 2025
- Betrag: 4.500,00 $
- Häufigkeit: Monatlich
- Startdatum: 1. November 2025
- Rechnungstag: 1. des Monats
- Zahlungsbedingungen: Netto 15

Schritt 2: Rechnungsvorlage anpassen

Retainer-spezifische Abschnitte einbinden:

☑ Position monatliche Retainer-Gebühr
☑ Zeiterfassungsübersicht (Stunden nach Kategorie)
☑ Verbleibendes Stundenkontingent
☑ Zusatzstunden (bei Mehrverbrauch)
☑ Übertragene Stunden (falls zutreffend)
☑ Zahlungshinweise

Schritt 3: Rechnungserstellung automatisieren

Corcava erstellt Rechnungen automatisch am 1. jedes Monats:

• Zeiterfassungsdaten des Vormonats werden übernommen
• Genutzte Stunden vs. Kontingent werden berechnet
• Bei Mehrverbrauch werden Zusatzgebühren ergänzt
• Rechnung wird an den Kunden versendet
• Forderungsbestand wird aktualisiert

Schritt 4: Zugang zum Client-Portal

Retainer-Kunden Zugang zum Client-Portal geben. Dort können sie:

• Den Stundenverbrauch des laufenden Monats einsehen
• Detaillierte Zeiteinträge sehen
• Frühere Rechnungen herunterladen
• Den Zahlungsstatus verfolgen
• Neue Anfragen einreichen

Umgang mit Retainer-Überschreitungen

Wenn Kunden das Monatskontingent überschreiten:

Option 1: Mehrstunden auf der nächsten Rechnung

November-Rechnung (versendet 1. Dez.):
- Retainer-Gebühr: 4.500,00 $ (30 Stunden)
- Mehrverbrauch Nov: 525,00 $ (3 Stunden à 175 $)
- Gesamt: 5.025,00 $

Option 2: Zusatzrechnung senden

Kontakt Mitte Monat:
„Sie haben 28 von 30 Stunden mit 10 verbleibenden Tagen genutzt. 
Möchten Sie Zusatzstunden zum Vorzugspreis von 175 $/Stunde buchen?“

Kunde genehmigt 10 Zusatzstunden (1.750 $)
Zusatzrechnung sofort versenden
Arbeit ohne Unterbrechung fortsetzen

Option 3: In den Folgemonat übertragen

November-Mehrverbrauch: 5 Stunden
Dezember-Kontingent: 30 Stunden
Dezember verfügbar: 25 Stunden (30 − 5 bereits verbraucht)
Dezember-Rechnung: Standard 4.500 $ (Stunden vorab verbraucht)

Tipp: Option 2 ist für die Kundenbeziehung am besten: Der Kunde behält die Kontrolle und Überraschungen bei der Abrechnung werden vermieden.

Best Practices für Retainer-Rechnungen

1. Rechnungen regelmäßig versenden

• Jeden Monat am gleichen Tag (typisch: 1.)
• Keinen Abrechnungszyklus auslassen
• Automatisieren für gleichmäßige Abrechnung

2. Detaillierte Zeiteinträge einbinden

• Genau zeigen, welche Arbeit erbracht wurde
• Stärkt Vertrauen und Transparenz
• Weniger Zahlungsstreitigkeiten

3. Gelieferten Mehrwert hervorheben

Zusammenfassungsabschnitt einfügen:
„November-Lieferungen:
✓ 12 Social-Media-Grafiken (Instagram, LinkedIn, Twitter)
✓ 2 E-Mail-Newsletter-Templates
✓ Landingpage-Design Produktlaunch
✓ Marken-Style-Guide-Updates
✓ 8 Display-Ad-Varianten“

4. Verbleibendes Kontingent anzeigen

„Retainer-Status Dezember:
Startkontingent: 30 Stunden
Übertrag aus November: 2 Stunden
Gesamt verfügbar: 32 Stunden“

5. Zahlung vereinfachen

• Zahlungslink auf der Rechnung
• Mehrere Zahlungsmethoden (Karte, Lastschrift, Überweisung)
• Krypto-Zahlungen für geringere Gebühren erwägen
• Lastschrift-Anmeldung anbieten

Mehrere Retainer-Kunden verwalten

Dashboard-Ansicht für alle Retainer

Corcavas Retainer-Dashboard:

Alle aktiven Retainer an einem Ort:

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Übersicht aktive Retainer                                │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Acme Corp         | 22/30 h  | 73% | 8 Tage übrig | ✓  │
│ Beta Industries   | 18/25 h  | 72% | 8 Tage übrig | ✓  │
│ Gamma Tech        | 35/40 h  | 88% | 8 Tage übrig | ⚠  │
│ Delta Creative    | 48/50 h  | 96% | 8 Tage übrig | 🔴 │
│ Epsilon Media     | 12/30 h  | 40% | 8 Tage übrig | ✓  │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Monatlicher Retainer-Wert gesamt: 24.500 $               │
│ Zugewiesene Stunden gesamt: 175 Stunden                  │
│ Verbrauchte Stunden gesamt: 135 (77 %)                   │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

Status-Symbole:

• ✓ Grün: Im Plan (< 80 % verbraucht)
• ⚠ Gelb: Warnung (80–95 % verbraucht)
• 🔴 Rot: Alarm (> 95 % verbraucht)

Kapazitätsplanung über alle Retainer

Kapazitätsbedarf der Designer berechnen:

Retainer-Stunden gesamt:

5 Retainer-Kunden
Durchschnitt je 30 Stunden
Gesamt: 150 Stunden/Monat

Designer-Kapazität:

Vollzeit-Designer: 160 Stunden/Monat
Ziel abrechenbar: 75 % (120 Stunden)
Benötigte Designer: 150 ÷ 120 = 1,25 FTE

Personal: 1 Lead Designer + 1 Teilzeit-Designer

Puffer planen:

Immer 20–30 % Kapazitätspuffer einplanen für:
- Unerwartete Retainer-Überschreitungen
- Revisionsanfragen
- Krankheit / Urlaub
- Eilaufträge

Kommunikation mit Retainer-Kunden

Monatliche Status-Updates:

Mitte des Monats jedem Retainer-Kunden ein Update senden:

Betreff: Acme Corp Retainer-Update – Mitte November

Hallo Sarah,

kurzer Stand zu Ihrem Design-Retainer November:

✓ Genutzte Stunden: 18 von 30 (60 %)
✓ Verbleibende Tage: 15
✓ Verlauf: im Plan

Bisher erledigt:
- 6 Social-Media-Grafiken (Instagram-Kampagne)
- E-Mail-Newsletter-Template
- Produktseiten-Banner-Update

In Arbeit:
- Landingpage-Mockups (geschätzt 6 h)
- Ad-Kreativ (geschätzt 4 h)

Es bleiben ca. 12 Stunden. Besondere Wünsche vor Monatsende?

Beste Grüße,
Creative Team

Monatsabschluss-Zusammenfassung:

Der monatlichen Rechnung beifügen:

Retainer-Zusammenfassung November 2025

Stundenübersicht:
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Kontingent: 30,0 Stunden
Genutzt: 28,5 Stunden
Auslastung: 95 %

Lieferungen:
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
✓ 12 Social-Media-Grafiken
✓ 2 E-Mail-Templates
✓ 1 Landingpage-Design
✓ Marken-Guide-Updates
✓ 8 Ad-Varianten

Retainer Dezember:
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Startkontingent: 30 Stunden
Ungenutzt aus Nov: 1,5 h (kein Übertrag)
Verfügbar ab 1. Dez.: 30 Stunden

Danke für einen guten Monat!

Retainer-Rentabilität analysieren

Wichtige Retainer-Kennzahlen

1. Auslastungsquote

Formel: (Genutzte Stunden ÷ Zugewiesene Stunden) × 100
Beispiel: (28 ÷ 30) × 100 = 93 % Auslastung

Ideal: 85–100 %
Zu niedrig (< 70 %): Kunde erhält wenig Mehrwert, Kündigung möglich
Zu hoch (> 100 %): Dauerhaft Mehrverbrauch, Stunden erhöhen

2. Effektiver Stundensatz

Formel: Monatliche Retainer-Gebühr ÷ Tatsächlich geleistete Stunden

Beispiel:
Retainer: 4.500 $ (30 Stunden Kontingent)
Tatsächliche Arbeit: 35 Stunden
Effektiver Satz: 4.500 ÷ 35 = 128,57 $/Stunde

Zielsatz: 150 $/Stunde
Problem: Unter Zielsatz wegen Mehrverbrauch

3. Retainer-Lifetime-Value

Formel: Monatsgebühr × Durchschnittliche Kundenbindung (Monate)

Beispiel:
Monats-Retainer: 4.500 $
Durchschn. Bindungsdauer: 18 Monate
Lifetime Value: 81.000 $

Vergleich Projektarbeit:
Durchschn. Projekt: 8.000 $
10 Projekte nötig, um einen Retainer-LTV zu erreichen

4. Umsatzstabilität

Formel: (Retainer-Umsatz ÷ Gesamtumsatz) × 100

Beispiel:
Monatlicher Retainer-Umsatz: 24.500 $
Gesamtumsatz Agentur: 60.000 $
Umsatzstabilität: 41 %

Ziel: 40–60 % Retainer-Umsatz für Stabilität

5. Amortisation der Kundenakquise (CAC)

CAC für Retainer-Kunde: 2.500 $
Monatlicher Retainer-Gewinn: 2.000 $ (nach Kosten)
Amortisation: 1,25 Monate

Danach reiner Gewinnbeitrag

Rentabilitätsbericht in Corcava

Monatlicher Retainer-Performance-Bericht:

Das Reporting-Modul von Corcava zeigt:

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Retainer-Rentabilität – November 2025                    │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Kunde          │ Gebühr │ Std.  │ Eff.Satz │ Gewinn    │
│────────────────┼────────┼───────┼──────────┼───────────│
│ Acme Corp      │ 4.500 $│ 28,5  │ 158 $/h  │ +1.800 $  │
│ Beta Ind.      │ 3.750 $│ 25,0  │ 150 $/h  │ +1.500 $  │
│ Gamma Tech     │ 6.000 $│ 42,0  │ 143 $/h  │ +2.100 $  │
│ Delta Creative │ 7.500 $│ 50,0  │ 150 $/h  │ +3.000 $  │
│ Epsilon Media  │ 4.500 $│ 18,0  │ 250 $/h  │ +3.600 $  │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Gesamt         │26.250 $│ 163,5 │ 161 $/h  │ +12.000 $  │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

Ziel effektiver Satz: 150 $/Stunde
Gewinnmarge: 45,7 %
Status: GESUND ✓

Aussagen aus dem Bericht:

• Die meisten Kunden profitabel im Zielbereich
• Epsilon Media nutzt unter (18 von 30 h) – Kündigungsrisiko
• Gamma Tech überschreitet regelmäßig – Stundenerhöhung vorschlagen
• Gesamt: starke Retainer-Portfolio-Performance

Retainer-Preise anpassen

Wann Retainer-Stunden erhöhen:

Anzeichen, dass der Kunde mehr Stunden braucht:

✓ 3+ Monate durchgehend 90–100 % Auslastung
✓ Regelmäßige Mehrverbrauchsgebühren
✓ Arbeit wird oft wegen Stundenlimit abgelehnt
✓ Wachsendes Unternehmen mit steigendem Bedarf

Gesprächsleitfaden:

„In den letzten 3 Monaten lagen Sie im Schnitt bei 38 Stunden pro Monat 
bei einem 30-Stunden-Retainer. Das spricht für gewachsenen Bedarf.

Ich schlage vor, Ihr Monatskontingent auf 40 Stunden zu erhöhen – 
damit sinkt Ihr Durchschnittspreis pro Stunde von 175 $ auf 150 $ 
und Sie gewinnen Spielraum.

Neuer Retainer: 6.000 $/Monat (40 h à 150 $/h)
Ersparnis gegenüber aktuell: 1.250 $/Monat bei Mehrstunden.“

Wann Retainer-Stunden reduzieren:

Anzeichen für Überengagement des Kunden:

✓ 3+ Monate durchgehend < 60 % Auslastung
✓ Übertragene Stunden werden nicht genutzt
✓ Budgetsorgen geäußert
✓ Weniger Anfragen

Proaktiver Ansatz:

„Sie nutzen im Schnitt etwa 15 Stunden pro Monat bei Ihrem 30-Stunden-Retainer. 
Ich möchte sichergehen, dass Sie optimalen Wert erhalten.

Möchten Sie auf einen 20-Stunden-Retainer für 3.000 $/Monat wechseln? 
Das spart 1.500 $/Monat und bietet trotzdem 33 % mehr Kapazität 
als Sie derzeit nutzen.

Wir können bei Bedarf wieder erhöhen.“

Warum bei Reduzierung proaktiv sein?

• Stärkt Vertrauen und langfristige Beziehung
• Kunde kündigt sonst oft, wenn er sich überfordert fühlt
• Besser einen kleineren Retainer behalten als den Kunden ganz zu verlieren
• Er bleibt Ihnen dankbar für die Rücksicht auf sein Budget

Typische Herausforderungen beim Retainer-Management

Herausforderung 1: Scope Creep

Problem: Der Kunde fragt Arbeit an, die außerhalb des Retainer-Umfangs oder des Stundenkontingents liegt.

Lösung:

1. Klare Umfangsdefinition

Im Retainer-Vertrag genau auflisten, was enthalten ist:
✓ Social-Media-Grafiken
✓ E-Mail-Designs
✓ Marketing-Materialien
✗ Website-Entwicklung
✗ Video-Produktion
✗ Copywriting

2. Change-Order-Prozess

Bei Anfrage außerhalb des Umfangs:
1. Antworten: „Das liegt außerhalb des Retainer-Umfangs.“
2. Schätzung nennen: „Video-Schnitt: 8 h à 200 $ = 1.600 $“
3. Freigabe einholen: „Soll ich ein separates Angebot schicken?“
4. Dokumentieren: Eigenes Projekt für Nicht-Retainer-Arbeit anlegen

3. Retainer-Arbeit vs. Projektarbeit

Retainer und Projektarbeit mit Corcavas Projektmanagement getrennt halten:

Acme Corp - Design Retainer 2025 (laufend monatlich)
Acme Corp - Website-Redesign-Projekt (Festpreis-Projekt)
Acme Corp - Video-Produktion (Stunden-Projekt)

Zeit dem jeweiligen Projekt zuordnen. Retainer- und Projektstunden nicht mischen.

Herausforderung 2: Uneinheitliche Nutzung durch den Kunden

Problem: In manchen Monaten nutzt der Kunde 100 % der Stunden, in anderen nur 40 %.

Lösung:

1. Quartalsplanungs-Termine

Vierteljährliche Retainer-Planungsgespräche einplanen:

Agenda:
- Auslastung der letzten 3 Monate durchgehen
- Geplante Initiativen besprechen
- Bedarf nächsten Quartals schätzen
- Retainer bei Bedarf anpassen

2. Proaktive Arbeitsvorschläge

Bei niedriger Auslastung wertvolle Ideen vorschlagen:

Email to client:
"You have 12 unused hours this month. Some ideas to use them:
- Update brand presentation deck
- Refresh sales collateral
- Create new case study layouts
- Design upcoming event materials

Any of these priorities for you?"

3. Flexiblere Nutzungsfenster

Längere Nutzungszeiträume in Betracht ziehen:

Statt: 30 Stunden pro Monat (strikt)
Anbieten: 90 Stunden pro Quartal (flexibel)

Vorteile:
- Kunde kann in starken Monaten mehr nutzen
- Glättet Schwankungen
- Weniger „Nutzen oder verlieren“-Druck

Herausforderung 3: Zu niedrig kalkulierte Retainer

Problem: Der Retainer-Satz wirkte anfangs gut, der tatsächliche Stundenkosten decken sich nicht.

Lösung:

1. Echte Kosten erfassen

Tatsächliche Kosten pro Retainer-Stunde berechnen:

Direkte Kosten (Designer-Zeit): 75 $/Stunde
Indirekte Kosten (Overhead): 35 $/Stunde
Tatsächliche Kosten: 110 $/Stunde

Bei Retainer-Satz 125 $/Stunde:
Gewinnmarge: nur 13,6 %
Zielmarge: 30–40 %
Problem: ca. 20–30 $/Stunde unterpreisig

2. Jährliche Retainer-Preisanpassungen

Preiserhöhungen in Verträgen vorsehen:

„Retainer-Sätze werden jährlich geprüft und können 
um 5–10 % angepasst werden (Markt und Lebenshaltungskosten).“

Jahr 1: 150 $/Stunde
Jahr 2: 160 $/Stunde (+6,7 %)
Jahr 3: 170 $/Stunde (+6,3 %)

3. Bestandskunden zeitweise schützen

Bei Preiserhöhungen:

E-Mail an bestehende Retainer-Kunden:
„Ab 1. Januar gilt unser neuer Retainer-Satz von 175 $/Stunde.

Als langjähriger Kunde behalten Sie bis 30. Juni 2026 
Ihren aktuellen Satz von 150 $/Stunde.

Danach steigt Ihr Satz auf 165 $/Stunde 
(weiterhin unter unserem Standard von 175 $).“

So haben Kunden Zeit zur Budgetanpassung; die Treue wird gewürdigt.

Herausforderung 4: Retainer-Kündigungen

Problem: Retainer-Kunden kündigen nach 3–6 Monaten.

Typische Ursachen:

1. Geringe Nutzung → Gefühl von Verschwendung

Kunde denkt: „Wir zahlen 4.500 $/Monat und nutzen nur 2.000 $ Wert“
Realität: Retainer-Nutzung wird nicht gut geplant
Lösung: Quartalsplanung + proaktive Arbeitsvorschläge

2. Fehlender strategischer Mehrwert

Kunde denkt: „Wir bekommen nur einzelne Aufgaben erledigt“
Realität: Kein klares Bild, wie der Retainer Ziele unterstützt
Lösung: Retainer-Arbeit in Berichten an Geschäftsziele koppeln

3. Budgetdruck

Kunde denkt: „Wir müssen sparen“
Realität: Wirtschaftlicher Druck oder andere Prioritäten
Lösung: Kleineren Retainer anbieten statt Kündigung

4. Qualitätsprobleme

Kunde denkt: „Die Arbeit reicht nicht oder dauert zu lange“
Realität: Erwartungen nicht erfüllt oder Kommunikationsprobleme
Lösung: Regelmäßige Check-ins und klare SLAs

Strategien zur Kundenbindung:

1. Quartals-Business-Reviews (QBRs)

Terminplan:
- Gelieferte Arbeit durchgehen (konkrete Ergebnisse zeigen)
- Kommende Geschäftsziele besprechen
- Retainer-Leistungen an Ziele anbinden
- Erfolge gemeinsam würdigen

2. Proaktive Kommunikation

Nicht warten, bis der Kunde sich meldet:
- Wöchentlich: E-Mail mit Arbeits-Updates
- Mitte Monat: Stand Stundenauslastung
- Monatsende: Lieferungen-Zusammenfassung
- Quartalsweise: Strategische Planungsrunde

3. ROI zeigen

In monatlichen Recaps den Wert darstellen:
„Dieser Monat mit Ihrem Retainer:
- 12 Social-Grafiken mit +45 % Engagement
- E-Mail-Template mit Open Rate 32 %
- Landingpage mit 8,2 % Conversion

Gelieferter Wert: 3,2× ROI auf die Retainer-Investition.“

4. Kündigung „schwer machen“ (ethisch)

Nicht: Kunden in Verträge sperren
Sondern: Retainer so wertvoll machen, dass sie bleiben wollen

Wege, Wechselkosten zu erhöhen:
- Marken-Asset-Bibliothek pflegen
- Alle Design-Dateien in Ihrem System halten
- Laufende Markenführung anbieten
- Unverzichtbarer strategischer Partner sein

Erweiterte Retainer-Strategien

Gestaffelte Retainer-Pakete

Mehrere Retainer-Stufen anbieten:

Starter-Retainer – 2.500 $/Monat

- 15 Stunden pro Monat
- E-Mail-Support (Antwort innerhalb 24 h)
- Standard-Lieferzeit (5–7 Werktage)
- Monatsrechnung mit Zusammenfassung
- Ideal für: Kleine Unternehmen mit leichtem Design-Bedarf

Professional-Retainer – 5.000 $/Monat

- 30 Stunden pro Monat
- Prioritäts-E-Mail + Telefon-Support
- Schnelle Lieferzeit (2–3 Werktage)
- Zweiwöchentliche Status-Calls
- Quartals-Strategieplanung
- Zugang zum Client-Portal
- Ideal für: Wachsende Unternehmen mit regelmäßigem Design-Bedarf

Enterprise-Retainer – 10.000 $+/Monat

- 60+ Stunden pro Monat
- Fester Ansprechpartner
- Same-day-Umsetzung bei Eilaufträgen
- Wöchentliche Strategie-Calls
- Umfassendes Markenmanagement
- Proaktive Kreativ-Empfehlungen
- Ideal für: Große Organisationen mit hohem laufenden Bedarf

Warum gestaffelte Pakete funktionieren:

• Kunden wählen leicht die passende Stufe
• Natürlicher Aufstieg, wenn der Bedarf wächst
• Höhere Stufen mit besserer Marge
• Vereinfacht Vertriebsgespräche

Retainer-Upsell-Möglichkeiten

Sobald der Retainer läuft, können Sie ergänzen:

1. Zusätzliche Design-Leistungen

Aktuell: Marken- und Marketing-Design
Ergänzen: Website-Pflege-Retainer (+1.500 $/Monat)
Ergänzen: Social-Media-Content (+2.000 $/Monat)
Ergänzen: Video-Schnitt-Retainer (+3.000 $/Monat)

2. Strategische Leistungen

Ergänzen: Creative Direction (5.000 $/Monat)
Ergänzen: Markenstrategie-Beratung (7.500 $/Monat)
Ergänzen: Art Direction für Kampagnen (4.000 $/Monat)

3. Spezial-Retainer

Haupt-Retainer: Allgemeines Design (30 h)
Ergänzen: E-Mail-Marketing (10 h)
Ergänzen: Motion Graphics (10 h)
Gesamt: 50 Stunden über mehrere Spezialisierungen

4. Team-Erweiterung

„Mehr Kapazität nötig?
Zweiten festen Designer hinzubuchen:
  +40 Stunden/Monat
  +6.000 $/Monat
  = Festes Design-Team zum Bruchteil einer Vollzeitstelle.“

Jährliche Retainer-Vorauszahlung

Rabatt bei Jahrescommitment anbieten:

Monats-Retainer:

5.000 $/Monat × 12 Monate = 60.000 $/Jahr
Zahlung: Monatliche Rechnungen

Jahresvorauszahlung:

5.000 $/Monat × 12 = 60.000 $
Rabatt: 10 % (6.000 $ Ersparnis)
Gesamt: 54.000 $ im Voraus
Zahlung: Eine Rechnung zu Beginn

Vorteile für die Agentur:

• Starker Liquiditätsschub (ganzes Jahr im Voraus)
• Gesicherter Umsatz
• Geringeres Kündigungsrisiko (Kunde ist gebunden)
• Weniger Verwaltung (1 Rechnung statt 12)

Vorteile für den Kunden:

• 2 Monate Designarbeit effektiv gratis
• Planbares Budget für das ganze Jahr
• Einfachere Buchhaltung (eine Zahlung)
• Prioritäts-Service (besonders wertvoller Kunde)

Umsetzung:

Jahres-Retainer-Vereinbarung:
- Gesamtstunden: 360 (30/Monat × 12)
- Vorauszahlung: 54.000 $ (10 % Rabatt)
- Nutzung: Flexibel über 12 Monate
- Ungenutzte Stunden Jahresende: Verfallen oder Verlängerung (Ihre Policy)
- Zahlung: Bei Vertragsunterzeichnung fällig

Tipp:Jahres-Vorauszahlungs-Rechnungen in Corcava mit klaren Zahlungsbedingungen und Stundenerfassung über das ganze Jahr einrichten.

Retainer-Management-Workflow in Corcava

Ablauf von Monat zu Monat

Woche 1 (1.–7.):

Tag 1:
✓ Wiederkehrende Rechnungen werden automatisch erstellt
✓ An alle Retainer-Kunden versendet
✓ Vormonats-Retainer abgeschlossen
✓ Stundenkontingente für den neuen Monat zurückgesetzt

Tag 2–7:
✓ Kundenanfragen vom Monatsende prüfen
✓ Kommende Lieferungen planen
✓ Aufgaben an Designer vergeben
✓ Mit priorisierten Aufgaben starten

Woche 2 (8.–14.):

✓ Stundenauslastung aller Retainer überwachen
✓ Mitte-des-Monats-Check-in-E-Mails an Kunden
✓ Kunden nahe dem Stundenlimit informieren
✓ Design-Arbeit und Auslieferung fortsetzen

Woche 3 (15.–21.):

✓ Zahlungsstand der Rechnungen prüfen (Fälligkeit oft 15.)
✓ Bei unbezahlten Rechnungen nachfassen
✓ Retainer-Arbeit fortsetzen
✓ Status-Updates senden

Woche 4 (22.–Monatsende):

✓ Letzter Schub für verbleibende Retainer-Stunden
✓ Offene Arbeiten ausliefern
✓ Monatsabschluss-Recaps vorbereiten
✓ Übertragene Stunden berechnen (falls vereinbart)
✓ Nächsten Monat mit Kunden vorbesprechen

Letzter Tag des Monats:

✓ Alle Zeiteinträge des laufenden Monats abschließen
✓ Auslastungsberichte erstellen
✓ Übertragene Stunden dokumentieren
✓ Rechnungserstellung für den Folgemonat vorbereiten

Automatisierung in Corcava

Was Corcava automatisiert:

1. Rechnungserstellung

• Automatische monatliche Rechnungen
• Zeiterfassungsdaten des Vormonats einbezogen
• Mehrverbrauch automatisch berechnet
• Rechnung termingerecht per E-Mail an den Kunden

2. Stundenerfassung

• Echtzeit-Budgetverbrauch
• Hinweise bei Schwellenwerten
• Automatische Zuordnung nach Aufgabentyp
• Dashboard-Übersicht für alle Retainer

3. Client-Portal-Updates

• Kunden sehen aktuelles Stundenkontingent
• Detaillierte Zeiteinträge einsehbar
• Alle Rechnungen und Zahlungen
• Neue Anfragen einreichen

4. Berichte

• Monatliche Retainer-Performance
• Rentabilität pro Kunde
• Auslastungstrends
• Umsatzprognosen

5. Erinnerungen

• Zahlungserinnerungen
• Warnung bei Stundenlimit
• Monatliche Planungs-Erinnerungen
• Verlängerungs-Hinweise

Retainer-Praxisbeispiele

Beispiel 1: Kleine Design-Agentur (5 Retainer)

Agentur-Profil:

• Team: 2 Designer + 1 Inhaber/Creative Director
• Monatliche Betriebskosten: 18.000 $
• Zielumsatz: 30.000 $/Monat

Retainer-Portfolio:

Kunde A (Tech-Startup):
- 40 h/Monat à 150 $ = 6.000 $/Monat
- Leistungen: Marketing-Design, Pitch Decks, Website-Grafik
- Laufzeit: 14 Monate (laufend)
- Rentabilität: Hoch

Kunde B (E-Commerce-Marke):
- 25 h/Monat à 145 $ = 3.625 $/Monat
- Leistungen: Produktfoto-Layouts, E-Mail-Templates, Ads
- Laufzeit: 8 Monate (laufend)
- Rentabilität: Mittel

Kunde C (Beratungsfirma):
- 20 h/Monat à 155 $ = 3.100 $/Monat
- Leistungen: Report-Design, Präsentationen, Infografiken
- Laufzeit: 22 Monate (laufend)
- Rentabilität: Hoch

Kunde D (Restaurantgruppe):
- 15 h/Monat à 140 $ = 2.100 $/Monat
- Leistungen: Menü-Design, Werbemittel, Social-Grafik
- Laufzeit: 5 Monate (laufend)
- Rentabilität: Mittel

Kunde E (SaaS-Unternehmen):
- 30 h/Monat à 150 $ = 4.500 $/Monat
- Leistungen: UI-Design, Marketing-Assets, Präsentationen
- Laufzeit: 11 Monate (laufend)
- Rentabilität: Hoch

────────────────────────────────────
Retainer-Umsatz gesamt: 19.325 $/Monat
Stunden gesamt: 130 h/Monat
Zusätzliche Projektarbeit: 8.000–12.000 $/Monat
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Gesamtumsatz: 27.000–31.000 $/Monat
Gewinnmarge: 38–42 %
Umsatzstabilität: 64 % aus Retainern

Erfolgsfaktoren:

• Retainer decken Fixkosten als Basisumsatz
• Projektarbeit bringt zusätzlichen Gewinn
• Streuung über Branchen (geringeres Risiko)
• Alle Kunden profitabel und langfristig

Beispiel 2: Freelance-Designer (2 Retainer + Projekte)

Freelancer-Profil:

• Einzeldesigner
• Monatliche Betriebskosten: 4.000 $
• Zielumsatz: 8.000 $/Monat

Retainer-Portfolio:

Kunde A (Marketing-Agentur):
- 20 h/Monat à 125 $ = 2.500 $/Monat
- Leistungen: Kunden-Designarbeit aus der Agentur
- Laufzeit: 19 Monate (laufend)

Kunde B (Kleines Unternehmen):
- 15 h/Monat à 135 $ = 2.025 $/Monat
- Leistungen: Social Media, E-Mail, Marketingmaterialien
- Laufzeit: 7 Monate (laufend)

────────────────────────────────────
Retainer-Umsatz gesamt: 4.525 $/Monat (57 % des Ziels)
Stunden gesamt: 35 h/Monat
Verfügbare Kapazität: ca. 85 h/Monat frei
Zusätzliche Projektarbeit: 4.000–5.000 $/Monat
────────────────────────────────────
Gesamtumsatz: 8.500–9.500 $/Monat
Umsatzstabilität: 53 % aus Retainern

Erfolgsfaktoren:

• Retainer decken alle Fixkosten
• Deutliche Kapazität für Projektarbeit
• Raum für 1–2 weitere kleine Retainer
• Work-Life-Balance gewahrt (nicht überlastet)

Einstieg in Design-Retainer

Retainer-Start Schritt für Schritt

Schritt 1: Retainer-Kandidaten finden

Bestehende Kunden, die:

✓ Monatlich oder öfter Designarbeit anfragen
✓ Laufenden Design-Bedarf haben (keine Einmalprojekte)
✓ Rechnungen zuverlässig pünktlich zahlen
✓ Gut zusammenarbeiten (gute Kommunikation)
✓ Budget für wiederkehrende Leistungen haben

Schritt 2: Retainer-Angebot erstellen

Pakete entwickeln:

Optionen: Starter, Professional, Enterprise
Preise: Basierend auf Ihren Stundenkosten + Zielmarge
Umfang: Klare Lieferungen und Inklusivleistungen
Bedingungen: Mindestlaufzeit, Kündigung, Zahlungsbedingungen

Schritt 3: Bestehenden Kunden ansprechen

Gesprächsleitfaden:

„Wir arbeiten fast jeden Monat an Design-Projekten zusammen. 
Ich möchte ein Retainer-Modell vorschlagen, das uns beiden nützt.

Für X $ pro Monat erhalten Sie Y Stunden feste Design-Zeit mit:
- Prioritäts-Planung (kein Warten auf Kapazität)
- Schnellerer Umsetzung
- Günstigerem Stundensatz als bei Projektarbeit
- Planbaren monatlichen Kosten

Das gibt Ihnen mehr Flexibilität und besseren Wert als 
die aktuelle Projekt-für-Projekt-Abrechnung. Darf ich Ihnen ein Angebot schicken?“

Schritt 4: In Corcava einrichten

Retainer-Erfassung konfigurieren:

1. Retainer-Projekt anlegen
2. Monatliches Stundenkontingent und Budget setzen
3. Wiederkehrende Rechnung einrichten
4. Kunde zum Client-Portal hinzufügen
5. Budget-Warnungen aktivieren

Schritt 5: Kunden onboarden

Willkommens-Paket senden:

- Retainer-Vertrag (unterschrieben)
- Stundenkontingent und enthaltene Leistungen
- So reichen Sie Anfragen ein
- Erwartungen an die Kommunikation
- Client-Portal-Zugang
- Prioritäten des ersten Monats

Schritt 6: Umsetzen und verfeinern

Erste 90 Tage:

Monat 1: Alles erfassen, Kundenmuster verstehen
Monat 2: Scope-Themen erkennen, Abläufe anpassen
Monat 3: Auslastung prüfen, Paket bei Bedarf anpassen

Nach 90 Tagen haben Sie Daten, um die Retainer-Struktur zu optimieren.

Retainer-Angebotsvorlage

Beispiel Retainer-Angebot:

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DESIGN-RETAINER-ANGEBOT
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An: Acme Corporation
Von: [Ihr Studio-Name]
Datum: [Datum]

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RETAINER-ÜBERBLICK
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Design-Stunden/Monat: 30 Stunden
Stundensatz: 150 $/Stunde
Monatliche Investition: 4.500 $
Abrechnung: 1. des Monats, Netto 15 Tage

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ENTHALTENE LEISTUNGEN
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✓ Markendesign & Updates
✓ Marketingmaterialien (digital & Print)
✓ Social-Media-Grafiken
✓ E-Mail-Template-Design
✓ Ad-Kreativ
✓ Präsentationsdesign
✓ Überarbeitungen aller Lieferungen

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NICHT ENTHALTEN
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✗ Website-Entwicklung (separates Angebot)
✗ Video-Produktion (separates Angebot)
✗ Copywriting (separates Angebot)
✗ Strategie-Beratung (separates Angebot)

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VORTEILE DES RETAINERS
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✓ Prioritäts-Planung: Ihre Arbeit wird vorgezogen
✓ Kostenvorteil: 150 $/h statt 175 $/h Projekt-Satz
✓ Schnellere Lieferung: 2–3 statt 5–7 Tage
✓ Fester Ansprechpartner: Direkter Zugang zum Design-Team
✓ Flexible Nutzung: Stunden für alle Design-Bedarfe
✓ Planbares Budget: Gleiche monatliche Kosten

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ABLAUF
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1. Anfragen per E-Mail oder Client-Portal einreichen
2. Wir erfassen die Zeit für alle Retainer-Arbeiten
3. Monatliche Rechnung mit detailliertem Zeitennachweis
4. Ihr Stundenkontingent jederzeit im Portal einsehbar
5. Bis zu 5 ungenutzte Stunden in den Folgemonat übertragbar

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BEDINGUNGEN
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Mindestlaufzeit: 3 Monate
Danach: Kündigung mit 30 Tagen Frist
Zusatzstunden: 175 $/Stunde (auf Monatsrechnung)
Zahlungsbedingungen: Fällig 1. des Monats, Netto 15

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INVESTITION
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Monats-Retainer: 4.500 $/Monat
Geschätzte Ersparnis: 750 $/Monat vs. Projekt-Sätze
Jahreswert: 54.000 $

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ANGEBOT ANNEHMEN

Unterschrift zur Retainer-Vereinbarung:

_________________________________  __________
Unterschrift                          Datum

_________________________________
Name in Druckbuchstaben

Fazit: Retainer-Umsätze aufbauen

Der Weg zum Retainer-Erfolg:

Jahr 1: Grundlage

• Erste 2–3 Retainer-Kunden gewinnen
• Retainer-Management-Prozesse einüben
• Systeme in Corcava aufbauen
• Ziel: 30–40 % Umsatz aus Retainern

Jahr 2: Wachstum

• Auf 5–7 Retainer-Kunden ausbauen
• Gestaffelte Pakete einführen
• Rentabilität optimieren
• Ziel: 50–60 % Umsatz aus Retainern

Jahr 3: Reife

• 8–12 hochwertige Retainer-Kunden halten
• Fokus auf Bindung statt Akquise
• Premium-Preise für neue Retainer
• Ziel: 60–70 % Umsatz aus Retainern

Die Retainer-Haltung:

Design-Retainer sind mehr als wiederkehrende Monatsumsätze. Es geht um:

• Planbarkeit – Ein Business, auf das Sie sich verlassen können
• Beziehungen – Kundenpartnerschaften vertiefen
• Qualität – Besser arbeiten, wenn nicht ständig Feuerwehr gespielt wird
• Nachhaltigkeit – Ein Business, das nicht von Dauerakquise lebt

Kernaussagen:

1. Retainer sauber strukturieren – Klare Bedingungen verhindern Scope Creep
2. Zeit konsequent erfassen – Daten steuern Rentabilität und Kundenkommunikation
3. Proaktiv kommunizieren – Monatliche Updates bauen Vertrauen auf und mindern Kündigungen
4. Passende Tools nutzen – Corcavas Retainer-Funktionen erleichtern alles
5. Rentabilität im Blick behalten – Nicht jeder Retainer ist gleich profitabel
6. Preise jährlich anpassen – Kosten steigen, also auch die Sätze
7. Beziehungen pflegen – Retainer funktionieren am besten, wenn Kunden Sie als Partner sehen

Bereit für Ihren ersten Design-Retainer?

Kostenlose Corcava-Testversion starten – inklusive:

• ✓ Retainer-Projektvorlagen
• ✓ Automatische Stundenerfassung und Budgets
• ✓ Wiederkehrende Rechnungen
• ✓ Client-Portal für Transparenz
• ✓ Rentabilitätsberichte
• ✓ Team-Zeiterfassung
• ✓ Zahlungsabwicklung

Mit Retainer-Umsätzen ein planbares, profitables Design-Business aufbauen.

Mehr zum Thema Design-Agentur-Management: Ressourcen für Design-Teams sowie abrechenbare vs. nicht abrechenbare Design-Zeit und Change-Request-Management.