Nov 9, 2025
Figma → Client Portal: Freigaben ohne Endlos-Threads
Schluss mit Design-Feedback über verstreute E-Mails und Slack-Nachrichten. Diese Anleitung zeigt, wie Design-Agenturen Kundenfreigaben vereinfachen: Figma-Exporte in ein zentrales Client-Portal mit Versionskontrolle, strukturiertem Feedback und formalen Freigabe-Workflows.
Das Chaos bei Design-Freigaben
Jede Design-Agentur kennt das Problem:
Typische Situation: Sie haben tagelang ein Design in Figma ausgearbeitet. Jetzt brauchen Sie Kundenfeedback.
Was passiert danach:
- Design-Link per E-Mail an 4 Ansprechpartner
- Sarah antwortet per E-Mail: „Super!“
- Michael schreibt in Slack: „Können wir es in Blau probieren?“
- Jennifer macht Screenshots, markiert in PowerPoint, schickt eine eigene E-Mail
- David meldet sich 3 Tage nicht, dann hat er grundsätzliche Bedenken
- Sie haben Feedback an 4 verschiedenen Stellen – mit widersprüchlichen Meinungen
Die Probleme:
- Verstreutes Feedback – Kommentare in E-Mail, Slack, SMS, Telefon
- Keine Versionskontrolle – Über welches Design sprechen wir?
- Unklarer Freigabestatus – Ist das freigegeben oder nicht?
- Verwirrung bei Stakeholdern – Mehrere Personen, widersprüchliches Feedback
- Verlorener Kontext – „Moment, worauf hatten wir uns letzte Woche geeinigt?“
- Lücken in der Dokumentation – Kein Nachweis, was wann freigegeben wurde
- Revisions-Chaos – „Das haben Sie doch freigegeben!“ „Nein, das war die alte Version!“
Die Kosten:
- Verschwendete Zeit – Endlose Klärungs-E-Mails
- Revisions-Müdigkeit – Änderungen wegen Missverständnissen
- Scope Creep – „Das haben wir nie freigegeben“
- Frustration beim Kunden – Unklarheit, was genau geprüft wird
- Überlastung im Team – Designer hassen den Freigabeprozess
Die Lösung: Zentrales Client-Portal
Ein dediziertes Client-Portal löst das, indem es:
- alle Designs an einem Ort bündelt
- Versionen mit klarer Historie nachverfolgt
- Feedback in strukturierter Form sammelt
- formale Freigabe-Workflows abbildet
- eine Dokumentationsspur erzeugt
- Kunden Self-Service-Zugang bietet
Dieser Artikel zeigt, wie Sie einen Figma → Client-Portal-Workflow einrichten und das Freigabe-Chaos abschaffen.
Warum Design-Agenturen Client-Portale brauchen
Klassische Probleme beim Design-Handoff
Methode 1: E-Mail-Anhänge
Vorteile:
✓ Allen vertraut
✓ Keine neuen Tools
Nachteile:
✗ Dateien versinken im Postfach
✗ Keine Versionskontrolle
✗ Große Dateien werden abgelehnt
✗ Feedback verstreut in Antworten
✗ Alte Versionen schwer auffindbar
✗ Kein klarer Freigabeablauf
Methode 2: Figma-Freigabelinks
Vorteile:
✓ Live-Designs (kein Export nötig)
✓ Kommentarfunktion
✓ Versionsverlauf
Nachteile:
✗ Figma-Account für Kommentare nötig
✗ Kunden verstehen Figma oft nicht
✗ Kommentare vermischt mit internen Notizen
✗ Kein formaler Freigabe-Workflow
✗ Keine Steuerung, was Kunden sehen
✗ Schwer nach Projektphase getrennt
Methode 3: Dropbox/Google Drive
Vorteile:
✓ Zentrale Ablage
✓ Kunden können jederzeit zugreifen
Nachteile:
✗ Kein Feedback-Mechanismus
✗ Versionskontrolle manuell
✗ Kein Benachrichtigungssystem
✗ Dateien neben anderen Dokumenten
✗ Kein Freigabe-Workflow
✗ Nicht für Design-Feedback gedacht
Methode 4: Design-Tools (InVision, Abstract, Zeplin)
Vorteile:
✓ Für Design-Feedback gebaut
✓ Versionskontrolle dabei
✓ Kommentarfunktionen
Nachteile:
✗ Zusätzliche Lizenzkosten
✗ Kunde muss neue Oberfläche lernen
✗ Keine Anbindung an Projektmanagement
✗ Getrennt vom restlichen Projektablauf
✗ Nur für Design (kein voller Projektkontext)
Was ein Client-Portal bietet
Ein richtiges Client-Portal bietet:
1. Zentrale Design-Ablage
- Alle Designs nach Projekt geordnet
- Einfaches Durchsuchen aktueller und älterer Arbeiten
- Klare Kategorien (Konzepte, Revisionen, Finale)
- Suche und Filter
2. Versionskontrolle
- Neue Versionen hochladen, alte bleiben erhalten
- Klare Versionshistorie mit Datum
- Versionen nebeneinander vergleichen
- Bei Bedarf zurücksetzen
3. Strukturiertes Feedback
- Feedback-Formulare mit konkreten Fragen
- Kommentar-Threads pro Datei
- Bewertung oder Freigabe-Optionen
- Gesamtübersicht aller Stakeholder-Inputs
4. Freigabe-Workflows
- Formale Freigabe anfragen
- Status verfolgen (ausstehend, freigegeben, abgelehnt)
- Routing an mehrere Freigeber
- E-Mail-Benachrichtigungen in jeder Phase
5. Projektkontext
- Designs mit konkreten Projektaufgaben verknüpft
- Briefings, Dateien und Feedback an einem Ort
- Zeitstrahl aller Projektaktivitäten
- Vollständige Projekt-Historie
6. Kunden-Self-Service
- 24/7-Zugriff auf alle Dateien
- Freigegebene Designs jederzeit herunterladen
- Projektstatus auf Abruf
- Neue Anfragen über das Portal einreichen
7. Dokumentationsspur
- Nachweis, was wann freigegeben wurde
- Audit-Trail für Scope-Diskussionen
- Schutz vor „Das habe ich nie freigegeben“
- Referenz für künftige Projekte
Der Figma → Client-Portal-Workflow
Ablauf Schritt für Schritt
Phase 1: Erste Konzepte
Schritt 1: Designs in Figma erstellen
Wie gewohnt in Figma arbeiten:
- Erste Konzept-Richtungen entwickeln
- 2–3 Design-Richtungen anlegen
- Anmerkungen ergänzen, falls hilfreich
- Für die Kundenpräsentation vorbereiten
Schritt 2: Aus Figma exportieren
Passendes Exportformat wählen:
Für statische Designs:
Als PNG exportieren (hochauflösend):
- Frames/Artboards auswählen
- Rechtsklick → „Export“
- Format: PNG
- Skalierung: 2x oder 3x (Retina)
- Klar benennen: z. B. „Homepage-Konzept-A-v1.png“
Für Präsentationen:
Als PDF exportieren:
- Alle relevanten Frames auswählen
- Als PDF exportieren
- Vorteil: Eine Datei, Qualität bleibt
- Name: z. B. „Brand-Konzepte-Präsentation-v1.pdf“
Für interaktive Prototypen:
Figma-Prototyp nutzen:
- Prototyp-Flow anlegen
- Freigabe „Jeder mit Link kann ansehen“
- Prototyp-Link kopieren
- Link + Screenshots ins Portal hochladen
Schritt 3: Ins Client-Portal hochladen
1. Projekt des Kunden öffnen
2. Zu „Dateien“ oder „Client-Portal“ gehen
3. „Dateien hochladen“ klicken
4. Exportierte Designs auswählen
5. Ordner: „Design-Konzepte – Runde 1“
6. Beschreibung: „Drei Homepage-Richtungen zur Prüfung“
7. Tag: „Braucht Feedback“
8. „Hochladen“ klicken
Schritt 4: Dateien strukturieren
Klare Ordnerstruktur anlegen:
Projektname/
├── 1-Discovery/
│ └── Vom-Kunden-gelieferte-Materialien/
├── 2-Konzepte/
│ ├── Runde-1-Erste-Richtungen/
│ ├── Runde-2-Überarbeitete-Konzepte/
│ └── Final-ausgewähltes-Konzept/
├── 3-Design-Entwicklung/
│ ├── Homepage/
│ ├── Unterseiten/
│ └── Komponenten/
├── 4-Revisionen/
│ ├── Revision-Runde-1/
│ ├── Revision-Runde-2/
│ └── Revision-Runde-3/
└── 5-Final-freigegebene-Designs/
└── Bereit-für-Entwicklung/
Schritt 5: Feedback anfragen
Feedback-Anfrage im Portal erstellen:
Titel: „Homepage-Design-Konzepte – Bitte prüfen“
Nachricht:
„Hallo [Kundenname],
wir haben drei Homepage-Konzepte zur Prüfung hochgeladen.
Jedes verfolgt einen anderen Ansatz zu [Kernziel].
Bitte prüfen Sie und teilen Sie uns mit:
1. Welche Richtung passt am besten zu Ihrer Vision?
2. Welche Elemente gefallen Ihnen besonders?
3. Was möchten Sie geändert haben?
4. Fragen oder Bedenken?
Wir vereinbaren einen Call, sobald Sie geprüft haben.
Dateien: [Link zum Portal-Ordner]
Danke!“
Aktion: Feedback anfragen
Benachrichtigen: Alle Projekt-Stakeholder
Frist: 3 Werktage
Schritt 6: Strukturiertes Feedback sammeln
Kunden antworten über das Portal:
Alles in einem Thread:
- Sarah: „Konzept B gefällt mir! Farben passen.“
- Michael: „B ist gut. Können wir das Header-Layout anpassen?“
- Jennifer: „B super. Logo muss größer.“
- David: „Konzept B mit den Anpassungen von Michael und Jennifer“
Status: Gebündeltes Feedback an EINER Stelle
Entscheidung: Klare Einigung auf B mit notierten Änderungen
Phase 2: Revisionen
Schritt 7: Feedback in Figma umsetzen
Freigegebene Änderungen umsetzen:
In Figma:
- Konzept B anhand des Feedbacks verfeinern
- Header-Layout anpassen (Michaels Anmerkung)
- Logo vergrößern (Jennifers Anmerkung)
- Als neue Version speichern
Schritt 8: Überarbeitete Version exportieren
Überarbeitetes Design exportieren:
- Name: z. B. „Homepage-Konzept-B-v2.png“
- Änderungen im Dateinamen andeuten
- Klare Versionsfolge
Schritt 9: Mit Änderungsnotizen ins Portal laden
Hochladen nach: „3-Design-Entwicklung/Homepage/“
Dateiname: „Homepage-Design-v2.png“
Beschreibung: „Homepage-Design mit Feedback vom 5.11.:
✓ Header-Layout angepasst (Michael)
✓ Logo um 30 % vergrößert (Jennifer)
✓ Farbbalance verfeinert (Sarah)
Änderungen zu v1 sind im Vergleichs-Anhang markiert.“
Tag: „Braucht Freigabe“
Version: 2
Tipp: Vorher/Nachher-Vergleich mitliefern:
Zusätzlich hochladen: „Homepage-v1-vs-v2-Vergleich.png“
Zeigt Änderungen nebeneinander
Kunde sieht genau, was sich geändert hat
Schritt 10: Freigabe anfragen
Benachrichtigung an den Kunden:
„Revision v2 ist zur Prüfung bereit. Wir haben Ihr
Feedback aus den ersten Konzepten umgesetzt. Bitte
prüfen und freigeben, wenn Sie bereit sind – oder
teilen Sie uns mit, ob noch Anpassungen nötig sind.“
Aktion: Freigabe anfragen
Freigeber: Sarah (Entscheider), Michael & Jennifer (Prüfer)
Frist: 2 Werktage
Phase 3: Finale Freigabe
Schritt 11: Formale Freigabe einholen
Freigabe-Workflow im Portal:
Sarah prüft v2 im Portal
Klickt auf „Freigeben“
System protokolliert:
✓ Freigegeben von: Sarah Johnson
✓ Datum: 10. November 2025, 14:34 Uhr
✓ Datei: Homepage-Design-v2.png
✓ Kommentar: „Passt! Freigegeben für die nächste Phase.“
Status: Formell freigegeben
Gesperrt: Verhindert versehentliche Änderungen
Schritt 12: In Ordner „Final freigegeben“ verschieben
Datei verschieben (manuell oder automatisch) nach:
„5-Final-freigegebene-Designs/Homepage/“
Ursprüngliche Versionen bleiben in:
„2-Konzepte/“ und „3-Design-Entwicklung/“
Vollständiger Audit-Trail bleibt erhalten
Schritt 13: In Entwicklung/Produktion gehen
Mit dokumentierter Freigabe:
✓ Designer übergibt an Entwickler
✓ Keine Unklarheit, was freigegeben ist
✓ Klare Dokumentation bei Scope-Fragen
✓ Kunde kann nicht behaupten „Das habe ich nie freigegeben“
✓ Vollständige Versionshistorie für Rollback
Client-Portal in Corcava einrichten
Portal-Konfiguration
Schritt 1: Client-Portal für das Projekt aktivieren
In den Projekteinstellungen:
1. Kundenprojekt in Corcava öffnen
2. Einstellungen → Client-Portal
3. „Client-Portal-Zugang aktivieren“ einschalten
4. Portal-URL setzen: z. B. clients.youragency.com/acme-corp
5. Berechtigungen festlegen (was Kunden sehen/dürfen)
6. Speichern
Schritt 2: Portal-Benutzer anlegen
Kunden-Stakeholder hinzufügen:
Kunden-Benutzer:
- Sarah Johnson (CEO) – Vollzugriff, Freigabe-Berechtigung
- Michael Chen (Marketing) – Vollzugriff, Prüfer
- Jennifer Kim (Brand Manager) – Vollzugriff, Prüfer
- David Park (Produkt) – Nur Ansicht
Jeder erhält eigene Zugangsdaten
E-Mail-Einladungen werden automatisch versendet
Schritt 3: Dateikategorien anlegen
Struktur für die Ablage:
Dateikategorien:
- Design-Konzepte
- Design-Entwicklung
- Revisionen
- Final freigegebene Designs
- Quelldateien (Figma-Links)
- Referenzmaterialien
Pro Kategorie:
- Beschreibung
- Berechtigungen (wer sieht/lädt hoch)
- Benachrichtigungseinstellungen
Schritt 4: Feedback-Workflow konfigurieren
Freigabe-Routing einrichten:
Feedback-Workflow:
1. Designer lädt Datei hoch → Status: „Entwurf“
2. Designer fordert Feedback → Status: „Prüfung ausstehend“
3. Kunden kommentieren/prüfen → Status: „In Prüfung“
4. Designer lädt Revision hoch → Status: „Revision eingereicht“
5. Kunde gibt frei → Status: „Freigegeben“
Optional: Einigung mehrerer Freigeber erforderlich
Schritt 5: Portal-Branding anpassen
An Agentur-Branding anpassen:
- Agentur-Logo hochladen
- Markenfarben setzen
- Willkommensnachricht anpassen
- Kontaktdaten ergänzen
- Support-Ressourcen einbinden
Sinnvolle Portal-Funktionen
Dateiverwaltung:
☑ Versionskontrolle (automatisch)
☑ Vorschau (Bilder, PDFs)
☑ Download (einzeln, gesammelt)
☑ Suche und Filter
☑ Tags und Labels
☑ Favoriten/Lesezeichen
Feedback-Funktionen:
☑ Kommentar-Threads pro Datei
☑ @Erwähnungen
☑ Anmerkungen auf Dateien
☑ Feedback-Formulare
☑ Bewertung (z. B. 1–5 Sterne)
☑ Freigabe-Buttons
Benachrichtigungen:
☑ E-Mail bei neuen Uploads
☑ Hinweis bei Feedback-Anfrage
☑ Erinnerung bei ausstehender Freigabe
☑ Bestätigung bei Freigabe
☑ Aktivitäts-Zusammenfassung (täglich/wöchentlich)
Projektkontext:
☑ Dateien mit Aufgaben verknüpfen
☑ Zeitstrahl der Uploads
☑ Meilensteine anzeigen
☑ Meeting-Notizen einbinden
☑ Briefings und Anforderungen anhängen
Best Practices: Design-Dateien organisieren
Namenskonventionen
Dateinamen-Struktur:
[Bereich]-[Beschreibung]-[Version]-[Datum].extension
Beispiele:
✓ Homepage-Hero-Konzept-v1-2025-11-01.png
✓ Logo-Final-freigegeben-v3-2025-11-08.pdf
✓ E-Mail-Vorlage-Newsletter-v2-2025-11-05.png
✓ Brand-Guidelines-v1-2025-11-10.pdf
❌ Vermeiden:
✗ design-final-FINAL-wirklich-final-v2.png
✗ homepage.png
✗ Bildschirmfoto 2025-11-01 15.45.23.png
✗ unbenannt-4.pdf
Versionsnummern:
v1.0 = Erstes Konzept / erste Version
v1.1 = Kleine Anpassungen zu v1.0
v1.2 = Weitere kleine Anpassungen
v2.0 = Größere Überarbeitung / andere Richtung
v2.1 = Kleine Anpassungen zu v2.0
v3.0 = Noch eine größere Überarbeitung
Ordnerstrukturen:
Variante A: Nach Projektphase
1-Research/
2-Strategie/
3-Konzepte/
4-Entwicklung/
5-Revisionen/
6-Finals/
7-Assets/
Variante B: Nach Deliverable
Website/
├── Homepage/
├── Über-uns/
├── Produktseiten/
└── Kontakt/
Brand-Identity/
├── Logo/
├── Farbpalette/
├── Typografie/
└── Guidelines/
Marketing-Materialien/
├── Social-Media/
├── E-Mail-Vorlagen/
└── Print/
Variante C: Nach Datum (chronologisch)
2025-11-01-Erste-Konzepte/
2025-11-05-Feedback-Runde-1/
2025-11-08-Überarbeitete-Designs/
2025-11-12-Final-Freigaben/
Empfohlen: Kombination
Projektname/
├── 1-Discovery-Research/
│ └── 2025-10-25-Kickoff-Materialien/
├── 2-Design-Konzepte/
│ ├── 2025-11-01-Erste-Richtungen/
│ └── 2025-11-05-Überarbeitete-Konzepte/
├── 3-Design-Entwicklung/
│ ├── Homepage/
│ ├── Produktseiten/
│ └── Brand-Assets/
├── 4-Revisionen/
│ ├── 2025-11-10-Runde-1/
│ └── 2025-11-15-Runde-2/
└── 5-Finals/
└── 2025-11-20-Freigegebene-Deliverables/
Beschreibungs-Vorlagen
Für erste Konzepte:
Titel: Homepage-Design-Konzepte – Runde 1
Beschreibung:
Drei unterschiedliche Homepage-Richtungen zu [Ziel].
Konzept A: Modern, reduziert
Konzept B: Mutig, stark grafisch
Konzept C: Klar, redaktionell
Nächste Schritte: Bitte prüfen und mitteilen, welche
Richtung am besten passt. Wir verfeinern basierend auf Ihrem Feedback.
Hochgeladen: 1. November 2025
Designer: Alex Martinez
Status: Braucht Feedback
Für Revisionen:
Titel: Homepage-Design – Revision 2
Beschreibung:
Überarbeitetes Homepage-Design mit Feedback aus der Prüfung vom 5.11.
Umgesetzte Änderungen:
✓ Hero-Headline vergrößert (Sarah)
✓ CTA-Button in Markenblau (Michael)
✓ Kundenstimme ergänzt (Jennifer)
✓ Mehr Weißraum um Produktbilder (David)
Nächste Schritte: Bitte prüfen und freigeben, wenn bereit für die Entwicklung.
Vorherige Version: Homepage-Design-v1.png
Hochgeladen: 8. November 2025
Designer: Alex Martinez
Status: Freigabe ausstehend
Für finale Dateien:
Titel: Homepage-Design – FINAL FREIGEGEBEN
Beschreibung:
Final freigegebenes Homepage-Design, bereit für Entwicklung.
Freigegeben von: Sarah Johnson (CEO)
Datum: 12. November 2025, 15:24 Uhr
Finale Version: v3
Enthalten:
✓ Desktop (1920x1080)
✓ Tablet (768px)
✓ Mobil (375px)
✓ Annotierte Specs für Entwickler
Figma-Quelldatei: [Link]
Übergabe an Entwickler: 13. November 2025
Kundenfeedback effektiv steuern
Feedback-Anfragen strukturieren
Vorlage für Feedback-Anfrage:
Betreff: Design-Prüfung angefragt: [Projektname]
Hallo [Kundenname],
ich habe [Beschreibung der Arbeit] in Ihr Portal hochgeladen.
WAS ZU PRÜFEN IST:
[Direktlink zu den Dateien]
WAS WIR VON IHNEN BRAUCHEN:
1. Welche Design-Richtung bevorzugen Sie?
2. Welche Elemente überzeugen Sie positiv?
3. Was soll geändert oder verfeinert werden?
4. Gibt es Bedenken oder Fragen?
ZEITRAHMEN:
Bitte Feedback bis [Datum, 3–5 Werktage].
Wir setzen es um und liefern [nächster Meilenstein].
WIE SIE FEEDBACK GEBEN:
- Im Portal anmelden: [Link]
- Dateien anklicken und kommentieren
- Feedback-Formular für strukturierte Angaben
- Bei Bedarf @Erwähnungen nutzen
NÄCHSTE SCHRITTE:
Sobald wir Ihr Feedback haben, [nächste Aktion].
Fragen? E-Mail oder Anruf [Telefon].
Viele Grüße
[Ihr Name]
Bessere Feedback-Fragen:
Statt „Was denken Sie?“ konkrete Fragen stellen:
In der Konzeptphase:
1. Welche Richtung passt am besten zu Ihrer Marke?
2. Welches Layout macht Ihr Wertversprechen am klarsten?
3. Welches Design spricht Ihre Zielgruppe am ehesten an?
4. Möchten Sie Elemente aus mehreren Konzepten kombinieren?
In der Verfeinerungsphase:
1. Führt die visuelle Hierarchie die Aufmerksamkeit dorthin, wo sie soll?
2. Sind die Calls-to-Action klar und ansprechend?
3. Passt die Farbpalette zu Ihrer Marke?
4. Ist etwas unklar oder verwirrend?
5. Auf einer Skala von 1–10: Wie nah ist das an Ihrer Vision?
Bei der finalen Prüfung:
1. Erfüllt das Design die Ziele aus dem Briefing?
2. Würden Sie es sicher Ihrem Team/Kunden zeigen?
3. Gibt es etwas, das Sie von einer Freigabe abhält?
4. Letzte Anpassungen vor der Finalisierung?
Bei widersprüchlichem Feedback
Wenn Stakeholder uneins sind:
Problem:
Sarah: „Blau ist toll!“
Michael: „Blau geht nicht, es muss Grün sein“
Jennifer: „Eigentlich gefällt mir Rot besser“
Vorgehen:
Schritt 1: Alle Beiträge anerkennen
Antwort im Portal:
„Danke für das Feedback! Es gibt unterschiedliche Farbwünsche:
- Sarah: Blau
- Michael: Grün
- Jennifer: Rot
Das kommt oft vor und hilft uns, Optionen zu prüfen.“
Schritt 2: Nachfragen
„Um die beste Lösung zu finden: Können Sie kurz begründen,
warum Sie Ihre Farbe bevorzugen?
- Sarah: Warum passt Blau für Sie?
- Michael: Warum ist Grün die bessere Option?
- Jennifer: Was spricht für Rot?
Daraus leiten wir eine Lösung ab, die alle Anliegen berücksichtigt.“
Schritt 3: Kompromiss-Optionen vorschlagen
Nach den Begründungen:
„Aus Ihrem Feedback ergibt sich [z. B. Markenwahrnehmung
vs. Conversion vs. Abhebung von Wettbewerbern].
Ich erstelle drei Varianten:
A) Sarahs Blau (seriös, vertrauenswürdig)
B) Michaels Grün (frisch, Wachstum)
C) Jennifers Rot (mutig, energiegeladen)
Sie können vergleichen und entscheiden – oder wir testen kurz mit Nutzern.“
Schritt 4: An Entscheider eskalieren
Wenn sich die Stakeholder nicht einigen:
„Sarah, als finale Entscheiderin: In welche Richtung sollen
wir gehen? Wir können alle drei Optionen ausarbeiten oder
einen kurzen User-Test vorschlagen.“
Tipp: Im Client-Portal von Corcava können Sie „Freigeber“ und „Prüfer“ festlegen:
- Prüfer können kommentieren, aber nicht freigeben
- Freigeber haben die finale Freigabe
- Verhindert Freigabe-Stau
Erweiterte Portal-Workflows
Versionsvergleiche
Vergleichsansichten:
Bei neuen Versionen Vergleichsbilder erstellen:
In Figma:
Vergleichs-Artboard anlegen:
┌─────────────────────────────────────┐
│ Version 1 → Version 2 │
│ ┌──────────┐ ┌──────────┐│
│ │ │ VS │ ││
│ │ Alt │ ----→ │ Neu ││
│ │ Design │ │ Design ││
│ └──────────┘ └──────────┘│
│ Änderungen: │
│ ✓ Header-Layout angepasst │
│ ✓ Logo 30 % vergrößert │
│ ✓ CTA-Button verschoben │
└─────────────────────────────────────┘
Als ein Bild exportieren: beide Versionen + Änderungsnotizen.
Vorteile:
- Kunde sieht sofort, was sich geändert hat
- Weniger Verwechslung von Versionen
- Dokumentation der Design-Entwicklung
- Erleichtert Revisions-Diskussionen
Interaktive Prototyp-Links
Für User-Flow-Prüfungen:
Im Portal bereitstellen:
- Screenshots der wichtigsten Screens
- Link zum Figma-Prototyp
- User-Flow-Diagramm
- Anleitung zum Testen
Beschreibung:
„Interaktiver Prototyp: Checkout-Flow
So testen Sie:
1. Prototyp-Link unten öffnen
2. Bei ‚Produktseite‘ starten
3. Artikel in den Warenkorb legen und Checkout durchspielen
4. Achten Sie auf: [konkrete Aspekte]
Prototyp-Link: [Figma-URL]
User-Flow: [angehängtes PDF]
Feedback zu:
- Ist der Flow intuitiv?
- Unklare Schritte?
- Fühlt sich der Ablauf stimmig an?
- Fehlt etwas?“
Freigabe-Meilensteine im Projekt
Design-Freigaben mit dem Projektzeitplan verknüpfen:
In Corcavas Projektmanagement:
Projektzeitplan:
├── Meilenstein 1: Konzepte freigegeben ✓ (5. Nov.)
├── Meilenstein 2: Homepage-Design freigegeben ✓ (12. Nov.)
├── Meilenstein 3: Unterseiten freigegeben (20. Nov.)
├── Meilenstein 4: Responsive-Designs freigegeben (27. Nov.)
└── Meilenstein 5: Übergabe an Entwickler (1. Dez.)
Jeder Meilenstein erfordert formale Portal-Freigabe vor dem Weitermachen.
Vorteile:
- Klarer Projektfortschritt
- Kein Weiterarbeiten ohne Freigabe
- Dokumentation für Abrechnung
- Verbindlichkeit auf beiden Seiten
Stapel-Freigaben
Bei vielen Design-Dateien:
Bei 20+ Design-Dateien in Batches freigeben:
Batch 1: Homepage (3 Dateien) – Frist 10. Nov.
Batch 2: Produktseiten (8 Dateien) – Frist 15. Nov.
Batch 3: Account-Seiten (6 Dateien) – Frist 20. Nov.
Batch 4: Marketing-Seiten (5 Dateien) – Frist 25. Nov.
Jeder Batch hat einen eigenen Freigabe-Workflow.
Kunde wird nicht mit allem auf einmal überfordert.
Entwicklung kann mit freigegebenen Batches starten, während andere in Prüfung sind.
Sicherheit und Berechtigungen im Portal
Zugriffskontrolle
Rollenbasierte Berechtigungen:
Rolle: Kunden-Admin (Sarah)
Berechtigungen:
☑ Alle Dateien ansehen
☑ Dateien hochladen
☑ Kommentieren
☑ Designs freigeben (verbindlich)
☑ Weitere Kunden-Benutzer verwalten
☑ Projekt-Finanzdaten einsehen
☑ Dateien herunterladen
Rolle: Kunden-Prüfer (Michael, Jennifer)
Berechtigungen:
☑ Alle Dateien ansehen
☑ Kommentieren
☑ Änderungswünsche äußern
☐ Designs freigeben (nur Input, keine finale Freigabe)
☐ Finanzdaten einsehen
☑ Dateien herunterladen
Rolle: Kunden-Viewer (externe Stakeholder)
Berechtigungen:
☑ Nur bestimmte Dateien ansehen
☐ Hochladen
☑ Optional kommentieren
☐ Freigeben
☐ Finanzdaten einsehen
☑ Erlaubte Dateien herunterladen
Berechtigungen pro Datei:
Datei: „Internes-Strategie-Deck.pdf“
Sichtbar: Nur Agentur (für Kunden ausgeblendet)
Datei: „Final-freigegebenes-Logo.pdf“
Sichtbar: Alle Kunden-Benutzer
Datei: „Revision-Runde-1.png“
Sichtbar: Kunden-Admin + Prüfer (nicht externe Viewer)
Vertraulichkeit und NDA
Sicherheitsfunktionen des Portals:
☑ SSL-Verschlüsselung für Upload/Download
☑ Passwortgeschützter Zugang
☑ Zwei-Faktor-Authentifizierung (optional)
☑ Automatische Abmeldung nach Inaktivität
☑ Download-Protokoll (wer, was, wann)
☑ Wasserzeichen für Vorschau-Dateien (optional)
☑ Rechtsklick/Download für bestimmte Dateien deaktivierbar
☑ Zeitlich begrenzte Freigabelinks
Bei sensiblen Projekten:
Zusätzliche Sicherheit:
- NDA vor Portal-Zugang erforderlich
- Wasserzeichen auf allen Vorschau-Bildern
- Downloads für Work-in-Progress deaktiviert
- Downloads nur für freigegebene Finale
- Protokoll aller Dateizugriffe
Portal in den Design-Prozess einbinden
Interner Agentur-Workflow
Schrittweise Integration:
1. Discovery-Phase
Intern:
- Recherche, Strategie, Wettbewerbsanalyse
- Briefing und Moodboards
- Erfolgskriterien definieren
Portal:
- Vom Kunden gelieferte Materialien in „Discovery“ ablegen
- Recherche-Zusammenfassung teilen
- Freigegebenes Briefing hochladen
2. Konzeptphase
Intern:
- Skizzen, Konzepte in Figma
- Interne Prüfung und Verfeinerung
- 2–3 ausgearbeitete Richtungen
Portal:
- Konzepte aus Figma exportieren
- In Ordner „Konzepte“ hochladen
- Feedback vom Kunden anfragen
- Input sammeln und bündeln
3. Design-Entwicklung
Intern:
- Ausgewähltes Konzept verfeinern
- Vollständige Seiten gestalten
- Design-System-Komponenten
Portal:
- Designs nach Fertigstellung hochladen
- Fortschritt zwischen Calls sichtbar machen
- Kunde kann Entwicklung verfolgen
- Feedback an Meilensteinen einholen
4. Revisionsphase
Intern:
- Kundenfeedback umsetzen
- Gewünschte Änderungen in Figma
- Versionsvergleich dokumentieren
Portal:
- Überarbeitete Versionen mit Änderungsnotizen hochladen
- Link zu vorherigen Versionen
- Freigabe für Revisionen anfragen
- Freigabestatus verfolgen
5. Finale Ablieferung
Intern:
- Alle Final-Dateien vorbereiten
- Quelldateien ordnen
- Übergabe-Dokumentation erstellen
Portal:
- Alle freigegebenen Finale in „Deliverables“ hochladen
- Figma-Quelllinks einbinden
- Nutzungsrichtlinien bereitstellen
- Dauerhaften Download-Zugang gewähren
Zeitersparnis
Ohne Client-Portal:
Typischer Freigabezyklus:
- Designer mailt Designs: 10 Min.
- Kunde A antwortet per E-Mail: am nächsten Tag
- Kunde B antwortet in Slack: 2 Tage später
- Kunde C ruft an: 3 Tage später
- Designer sammelt verstreutes Feedback: 45 Min.
- Designer erstellt Revision: 2 Std.
- Zyklus 2–3 Mal wiederholen
───────────────────────────────────
Gesamt: 8–12 Tage
Admin-Aufwand: 2–3 Std.
Revisionen: Oft durch Missverständnisse
Mit Client-Portal:
Typischer Freigabezyklus:
- Designer lädt ins Portal hoch: 5 Min.
- Automatische Benachrichtigung an alle: sofort
- Alle prüfen und kommentieren im Portal: innerhalb von 2 Tagen
- Feedback an einer Stelle: automatisch
- Designer sichtet gebündeltes Feedback: 10 Min.
- Designer erstellt Revision: 2 Std.
- Revision hochladen, Freigabe anfragen: 5 Min.
───────────────────────────────────
Gesamt: 3–4 Tage (ca. 60 % schneller)
Admin-Aufwand: 20 Min. (deutlich weniger)
Revisionen: Präziser, weniger Hin und Her
Jahresersparnis (Agentur mit 20 Projekten/Jahr):
Ersparnis pro Projekt: ca. 2,5 Std. Admin
Ersparnis pro Jahr: 50 Std.
Kostenersparnis (bei 100 $/Std.): 5.000 $/Jahr
Plus: Schnellere Projekte → mehr Kapazität → mehr Umsatz
Typische Portal-Fehler vermeiden
Fehler 1: Alles unstrukturiert hochladen
Falsch:
200 Dateien im Hauptordner
Keine klare Benennung oder Struktur
Kunde weiß nicht, womit anfangen
Dateien von vor 6 Monaten neben aktuellen
Richtig:
Klare Ordnerstruktur nach Phase
Nur aktuelle/relevante Dateien sichtbar
Alte Versionen in Archiv
Klare „Start hier“-Hinweise
Fehler 2: Kein Kontext liefern
Falsch:
Upload: „design-v3.png“
Keine Beschreibung
Keine Erklärung der Änderungen
Kunde unsicher, was geprüft werden soll
Richtig:
Upload: „Homepage-Design-v3.png“
Beschreibung: Konkrete Änderungen und Begründung
Kontext: Link zu Vorgängerversion und Briefing
Klare Bitte: Konkretes Feedback
Fehler 3: Formale Freigabe weglassen
Falsch:
Kunde schreibt in Slack „sieht gut aus“
Designer geht in Produktion
Später: „Moment, das habe ich nie offiziell freigegeben“
Richtig:
Formale Freigabe über das Portal verlangen
Mit Zeitstempel und Nachweis dokumentieren
Nicht ohne protokollierte Freigabe weitermachen
Rechtssicherheit für beide Seiten
Fehler 4: Keine Benachrichtigungsstrategie
Falsch:
Dateien ins Portal hochladen
Annehmen, der Kunde schaut regelmäßig rein
Tage vergehen ohne Reaktion
Projektzeitplan rutscht
Richtig:
Upload + sofortige E-Mail-Benachrichtigung
Frist für Feedback setzen
Erinnerung 1 Tag vor Frist
Nachfassen, wenn bis Frist keine Reaktion
Fehler 5: Portal nur als Ablage nutzen
Falsch:
Portal = Ablage, in der Dateien verschwinden
Keine Aktivität, keine Beteiligung
Nur Speicherort
Richtig:
Portal = Zentrum der Projektaktivität
Aktive Diskussionen an Dateien
Regelmäßige Uploads als Fortschritt
Kunde fühlt sich eingebunden
Kunden an das Portal gewöhnen
Onboarding
Schritt 1: Willkommens-E-Mail
Betreff: Willkommen in Ihrem [Agentur]-Projektportal
Hallo [Kundenname],
willkommen in Ihrem Projektportal. Hier haben Sie:
✓ Alle Design-Dateien an einem Ort
✓ Möglichkeit, Feedback zu geben
✓ Überblick über den Projektstand
✓ Zugriff auf finale Lieferungen
So starten Sie:
1. Aufrufen: [Portal-URL]
2. Mit den Zugangsdaten unten anmelden
3. Kurzes Erklärvideo (ca. 2 Min.) ansehen
4. Dashboard erkunden
Zugang:
Benutzername: [email protected]
Temporäres Passwort: [Passwort]
(Bei der ersten Anmeldung Änderung erforderlich)
Fragen? Einfach auf diese E-Mail antworten oder [Telefon] anrufen.
[Ihr Name]
Schritt 2: Video-Anleitung
Kurzes Screen-Recording (2–3 Min.) mit:
1. Anmeldung (0:00–0:20)
2. Wo finde ich hochgeladene Dateien (0:20–0:45)
3. Wie kommentiere ich Designs (0:45–1:10)
4. Wie gebe ich Designs frei (1:10–1:30)
5. Wie lade ich Dateien herunter (1:30–1:50)
6. Support kontaktieren (1:50–2:00)
Schritt 3: Kurz-Anleitung (PDF)
EINSEITIGE ANLEITUNG: Ihr Projektportal
DESIGNS ANSEHEN:
• Links „Dateien“ wählen
• Ordner durchsuchen
• Auf Vorschaubild klicken für Vollansicht
FEEDBACK GEBEN:
• Unter dem Design „Kommentar hinzufügen“ klicken
• Text eingeben
• „Absenden“ klicken
• Bei Bedarf Teammitglieder @erwähnen
DESIGNS FREIGEBEN:
• Design prüfen
• Grünen „Freigeben“-Button klicken
• Optional Kommentar ergänzen
• „Freigabe bestätigen“ klicken
DATEIEN HERUNTERLADEN:
• Download-Symbol bei der Datei klicken
• Oder mehrere auswählen und „Alle herunterladen“
FRAGEN?
E-Mail: [email protected]
Telefon: (555) 123-4567
Nutzung des Portals fördern
Zur Standardoption machen:
In der Kommunikation immer auf das Portal verweisen:
❌ „Sagen Sie uns einfach, was Sie denken“
✓ „Bitte melden Sie sich im Portal an und geben Sie dort Feedback“
❌ „Ich schicke Ihnen die Designs per E-Mail“
✓ „Die Designs liegen im Portal unter ‚Neue Uploads‘“
❌ „Können Sie das freigeben?“
✓ „Bitte nutzen Sie die Freigabe-Funktion im Portal“
Frühe Nutzer loben:
Wenn der Kunde das Portal gut nutzt:
„Danke für das detaillierte Feedback im Portal – so bleiben
wir organisiert und setzen alles um. Sehr hilfreich!“
Positive Verstärkung → weitere Nutzung
Bei Widerstand:
Wenn der Kunde weiter per E-Mail feedbackt:
„Danke für das Feedback! Können Sie es bitte zusätzlich
ins Portal kopieren? So ist es beim Design dokumentiert
und das ganze Team kann darauf zugreifen. Direktlink: [Link]“
Dann auf den Portal-Kommentar antworten, nicht auf die E-Mail.
So lernen sie: Portal = schnellere Reaktion.
Portal-Erfolg messen
Wichtige Kennzahlen
1. Freigabezyklus-Dauer
Formel: Tage vom Upload bis zur Freigabe
Ohne Portal: durchschnittlich 8–12 Tage
Ziel mit Portal: 3–5 Tage
Monatlich erfassen und trenden
2. Revisionsrunden
Formel: Anzahl Revisionsrunden pro Projekt
Ohne Portal: durchschnittlich 3–4 Runden
Ziel mit Portal: 2–3 Runden
Weniger Runden = bessere erste Kommunikation
3. Kundenengagement
Metriken:
- Anmeldehäufigkeit im Portal
- Kommentare pro Projekt
- Heruntergeladene Dateien
- Zeit im Portal
Hohes Engagement = involvierter Kunde
4. Missverständnisse
Vorkommen erfassen:
- „Ich dachte, wir haben X freigegeben“
- „Wo ist die Datei, die Sie geschickt haben?“
- „Wer hat das gesagt?“
- „Welche Version prüfen wir?“
Ziel: Nahezu null durch Portal-Dokumentation
5. Zeitersparnis im Team
Stunden erfassen für:
- Dateien per E-Mail verschicken
- Feedback zusammenführen
- Alte Versionen suchen
- Freigabe-Unklarheiten klären
Ersparnis monatlich berechnen
Kundenzufriedenheit
Rückmeldungen von Kunden mit Portal:
Positive Signale:
✓ „Viel einfacher als E-Mail“
✓ „Alles an einem Ort zu sehen ist toll“
✓ „Gut, die ganze Historie zu haben“
✓ „Fühle mich stärker eingebunden“
✓ „Wünschen wir uns von allen Partnern“
Solche Aussagen deuten auf Portal-Erfolg hin
Befragung am Projektende:
Frage: „Wie bewerten Sie das Projektportal?“
Skala: 1–5 Sterne
Ziel: Durchschnitt 4,5+
Unter 4,0 = Ursache prüfen
Nachfrage: „Was hat Ihnen am Portal am besten gefallen?“
Antworten für Marketing und Testimonials nutzen
Fazit: Schlanke Design-Freigaben
Kernaussage:
Der Wechsel von verstreutem Design-Feedback (E-Mail, Slack, Anrufe) zu einem zentralen Client-Portal-Workflow bringt:
Für Ihre Agentur:
- ✅ Deutlich schnellere Freigabezyklen
- ✅ Weniger Admin-Aufwand
- ✅ Weniger Revisionsrunden
- ✅ Klare Dokumentation
- ✅ Professioneller Kundenauftritt
- ✅ Mehr Projektkapazität
Für Ihre Kunden:
- ✅ Alle Designs an einem Ort
- ✅ Klarer Projektfortschritt
- ✅ Einfaches Feedback und Freigabe
- ✅ 24/7-Zugriff auf ihre Dateien
- ✅ Transparenz und Beteiligung
- ✅ Sicherheit, was freigegeben ist
Umsetzungszeitraum:
Woche 1: Portal einrichten, erstes Kundenprojekt konfigurieren
Woche 2: Kunden onboarden, ersten Freigabezyklus durchlaufen
Woche 3: Anpassen, 2–3 weitere Kunden hinzufügen
Woche 4: Portal wird Standard für alle Projekte
Monat 2–3: Optimieren und Verbesserungen messen
Figma → Client-Portal in Kürze:
1. In Figma gestalten (Ihr Kreativraum)
2. Ausgearbeitete Designs exportieren
3. Mit Kontext ins Client-Portal hochladen
4. Strukturiertes Feedback anfragen
5. Alle Inputs an einer Stelle sammeln
6. Revisionen in Figma umsetzen
7. Neue Version mit Änderungsnotizen hochladen
8. Formale Freigabe über das Portal einholen
9. Mit gutem Gefühl in die nächste Phase
10. Vollständige Dokumentationsspur behalten
Bereit, das Freigabe-Chaos abzuschaffen?
Kostenlose Corcava-Testversion starten und erhalten:
- ✓ Vollständig gebrandetes Client-Portal
- ✓ Unbegrenzte Uploads mit Versionskontrolle
- ✓ Strukturierte Feedback- und Freigabe-Workflows
- ✓ Anbindung an Projektmanagement
- ✓ Kunden-Self-Service
- ✓ Mobile App für Prüfungen unterwegs
- ✓ Vollständige Dokumentation
Schluss mit Freigaben per E-Mail – alles in einem professionellen Portal.
Weitere Anleitungen für Design-Agenturen: Retainer für Design verwalten, Change Requests ohne Scope Creep, Automatische Zeiterfassung für Designer.