Nov 11, 2025
Branchen-Playbook: Kanzlei-Client-Portal & Zeiterfassung (Matters, Budgets, DSO)
Kanzleien verlieren im Schnitt 10–15 % der abrechenbaren Stunden durch schlechte Zeiterfassung. Das ist kein Rundungsfehler: Bei einer kleinen Kanzlei mit 800.000 $ Jahresumsatz sind das 80.000–120.000 $ verlorener Umsatz pro Jahr.
Dazu kommt ein typischer DSO (Days Sales Outstanding) von 90–120 Tagen bei Rechtsberatung – ein Cashflow-Problem, das auch profitable Kanzleien belastet.
Die Lösung ist nicht mehr Stunden oder aggressiveres Mahnen, sondern klares Matter-Management, strenge Zeiterfassung und Transparenz im Client-Portal, damit Abrechnung nachvollziehbar und Zahlung reibungslos wird.
Dieses Branchen-Playbook beschreibt kanzleispezifische Abläufe: Matters als Projekte verwalten, abrechenbare Zeit präzise erfassen, Matter-Budgets überwachen und Client-Portale nutzen, um DSO zu senken und Kundenbeziehungen zu verbessern.
Warum Kanzleien besondere Anforderungen haben
Die matter-basierte Struktur
Anders als projektbasierte Unternehmen arbeiten Kanzleien mit „Matters“ (Mandaten):
Eigenschaften von Matters:
- Mandantenbezogen: Jedes Matter gehört einem Mandanten
- Zeitintensiv: Abrechnung vor allem nach Zeit, nicht nach Ergebnissen
- Budgetbegrenzt: Viele Matters haben Festbudgets oder Caps
- Compliance-relevant: Detaillierte Aufzeichnungen für Ethik und Abrechnungsstreit
- Mehrere Anwälte: Komplexe Matters mit mehreren Anwälten zu unterschiedlichen Sätzen
- Lange Laufzeit: Matters können Monate oder Jahre dauern
Herausforderung für klassisches PM: Die meisten Projektmanagement-Tools gehen von Folgendem aus:
- Feste Lieferergebnisse
- Feste Zeitpläne
- Pauschalpreisen
- Einem Verantwortlichen
Rechtliche Matters funktionieren so nicht.
Die Abrechnungs-Komplexität
Abrechnungsanforderungen in Kanzleien:
Zeiteinheiten:
- In den meisten Rechtsordnungen: 6-Minuten-Intervalle (Minimum 0,1 Stunden)
- Präzise Erfassung: 6, 12, 18, 24, 30 Minuten (0,1 / 0,2 / 0,3 / 0,4 / 0,5 Stunden)
- Rundung: Üblicherweise Aufrunden auf das nächste Intervall
Mehrere Abrechnungssätze:
- Partner: 500–800 $/Stunde
- Senior Associate: 350–500 $/Stunde
- Junior Associate: 250–350 $/Stunde
- Paralegal: 150–200 $/Stunde
- Clerk: 75–125 $/Stunde
Detaillierte Tätigkeitsbeschreibungen: Abrechnungspositionen müssen enthalten:
- Welche Tätigkeit ausgeführt wurde
- Zu welchem Matter sie gehört
- Datum und Dauer
- Verantwortlicher Anwalt
- Oft: Tätigungscode (Recherche, Entwurf, Mandantentelefonat usw.)
Kostenverfolgung:
- Gerichtsgebühren
- Kosten für Dokumentenproduktion
- Sachverständigenhonorare
- Reisekosten
- Recherchedatenbanken
Das Transparenz-Problem beim Mandanten
Abrechnungsstreit entsteht oft durch:
- Unklare Abrechnungstexte („Recherche: 3,5 Std.“ – worüber?)
- Wahrgenommene Ineffizienz (Warum hat die Schrift 15 Stunden gedauert?)
- Überraschende Rechnungen (Mandant wusste nicht, dass Zeit läuft)
- Vage Fortschrittsinfos (Kommt mein Matter voran?)
Lösung: Transparentes Client-Portal mit Echtzeit-Zeiterfassung und Matter-Fortschritt.
Matter-basierte Projekte einrichten
Matter-Struktur in der Praxisverwaltung
Jedes Matter = ein Projekt
Beispiel Matter-Anlage:
Matter: Smith v. Johnson – Personenschaden
Mandant: Robert Smith
Matter-Typ: Personenschaden-Litigation
Federführender Anwalt: Sarah Thompson
Budget: 25.000 $ (geschätzt)
Honorarstruktur: Erfolgshonorar (33 %) + Auslagen
Status: Aktiv
Eröffnet: 15.08.2024
Projekt-Konfiguration:
Projektname: Smith v. Johnson – PI
Mandant: Robert Smith (aus CRM)
Budget: 25.000 $
Teammitglieder:
- Sarah Thompson (Partner) – 600 $/Std.
- Mike Chen (Associate) – 350 $/Std.
- Jennifer Patel (Paralegal) – 175 $/Std.
Matter-Phasen als Kanban-Spalten
Workflow für rechtliche Matters:
Spalte 1: Übernahme & Prüfung
Spalte 2: Discovery
Spalte 3: Anträge & Anhörungen
Spalte 4: Vergleichsverhandlungen
Spalte 5: Prozessvorbereitung
Spalte 6: Prozess
Spalte 7: Nach Prozess / Berufung
Spalte 8: Matter abgeschlossen
Aufgaben in jeder Phase:
Beispiel Discovery-Phase:
Aufgaben:
- Interrogatories entwerfen
- Discovery der Gegenseite prüfen
- Mandanten auf Aussage vorbereiten
- Aussage-Protokolle prüfen
- Dokumentenproduktion prüfen
- Sachverständige identifizieren
Pro Aufgabe werden erfasst:
- Zugewiesener Anwalt/Paralegal
- Zeitschätzung
- Tatsächlich erfasste Zeit
- Status und Abschluss
Matter-Typen und Vorlagen
Vorlagen für häufige Matter-Typen:
Personenschaden-Vorlage:
Standard-Spalten:
- Erstberatung
- Fallermittlung
- Schreiben mit Forderung
- Litigation
- Vergleich/Prozess
- Matter abgeschlossen
Standard-Aufgaben:
- Mandanten-Erstgespräch
- Prüfung medizinischer Unterlagen
- Sachverständigen-Konsultation
- Entwurf Forderungsschreiben
- Discovery-Prozess
- Vergleichsverhandlung
Corporate M&A-Vorlage:
Standard-Spalten:
- Due Diligence
- Vertragsgestaltung
- Verhandlung
- Genehmigungen
- Closing
- Nach Closing
Standard-Aufgaben:
- NDA-Vorbereitung
- LOI-Entwurf
- Due-Diligence-Prüfung
- Kaufvertragsentwurf
- Offenlegungslisten
- Closing-Koordination
Immobilientransaktion-Vorlage:
Standard-Spalten:
- Vertragsprüfung
- Titelsuche
- Gutachten
- Finanzierung
- Closing-Vorbereitung
- Closing
- Nach Closing
Standard-Aufgaben:
- Kaufvertragsprüfung
- Titelfrüfung
- Vermessungsprüfung
- Darlehensunterlagen prüfen
- Closing-Abrechnung
- Titelsicherung koordinieren
Präzise Zeiterfassung umsetzen
Erfassung in 6-Minuten-Intervallen
Warum 6-Minuten-Intervalle:
- 0,1 Stunde = 6 Minuten
- Üblicher Abrechnungsstandard in der Branche
- In vielen Rechtsordnungen für Compliance erforderlich
- Reduziert den Eindruck von Überabrechnung
Desktop-App-Konfiguration:
Einstellungen → Zeiterfassung → Intervall: 6 Minuten
Rundung: Auf nächste 0,1 Stunde aufrunden
Mindestabrechnung: 0,1 Stunde (6 Minuten)
Praktische Beispiele:
Tatsächliche Zeit Aufgerundet Abgerechnet
-----------------------------------------
3 Minuten 6 Minuten 0,1 Stunden
8 Minuten 12 Minuten 0,2 Stunden
14 Minuten 18 Minuten 0,3 Stunden
22 Minuten 24 Minuten 0,4 Stunden
Best Practices für Anwälte bei Zeiteinträgen
Echtzeit-Erfassung:
9:00 Uhr – Mandantenanruf zu Discovery
Timer starten: Matter [Smith v. Johnson]
Aufgabe: Mandantenkommunikation
9:14 Uhr – Gespräch Ende (14 Min.)
Timer stoppen
Aufgerundet: 0,3 Stunden (18 Min.)
Notiz: „Aussagevorbereitung und Zeitplan besprochen“
Zeitnahe Notizen: Arbeit dokumentieren, während sie anfällt:
Gut: „Recherche State v. Jones – Anwendbarkeit auf Antrag auf summarisches Urteil (0,8 Std.)“
Schlecht: „Rechtliche Recherche (0,8 Std.)“
Tätigungscodes für die Abrechnung:
RESEARCH – Rechtsrecherche und Rechtsprechung
DRAFT – Entwürfe und Überarbeitungen
REVIEW – Akten-/Beweisprüfung
CALL – Mandantenkommunikation
COURT – Gerichtstermine
DEPO – Aussagen
CONF – Besprechung mit Gegenanwalt
ADMIN – Verwaltung (nicht abrechenbar, außer vereinbart)
TRAVEL – Reisezeit (50–100 % abrechenbar je nach Vereinbarung)
Mehrere Anwaltsätze im gleichen Matter
Szenario: Partner, Associate und Paralegal arbeiten am Matter Smith v. Johnson.
Zeiterfassungs-Setup:
Matter-Budget: 25.000 $
Teammitglieder:
- Sarah (Partner): 600 $/Std.
- Mike (Associate): 350 $/Std.
- Jennifer (Paralegal): 175 $/Std.
Budgetverteilung:
- Partner: 15 Std. = 9.000 $
- Associate: 30 Std. = 10.500 $
- Paralegal: 25 Std. = 4.375 $
- Auslagen: 1.125 $
= Gesamt: 25.000 $
Erfassung: Jede Person erfasst Zeit mit ihrem Satz. Das System rechnet die Gesamtkosten gegen das Budget.
Jede abrechenbare Minute erfassen
Häufig verlorene Zeit:
Kurze E-Mails (je 3–5 Min.):
Mandanten-E-Mail: „Können wir die Aussage verschieben?“
Anwalt antwortet (4 Min.)
Ohne Erfassung: 0 $
Mit Erfassung: 0,1 Std. = 60 $ (bei 600 $/Std.)
10 E-Mails/Tag × 60 $ = 600 $/Tag verloren ohne Erfassung
Kurze Telefonate:
Anruf Gegenanwalt (7 Min.)
Ohne Erfassung: verloren
Mit Erfassung: 0,2 Std. = 120 $
Dokumentenprüfung zwischen Terminen:
15 Min. Vertragsprüfung während Wartezeit
Ohne Erfassung: verloren
Mit Erfassung: 0,3 Std. = 180 $
Jährliche Auswirkung: Verliert jeder Anwalt täglich 30 Min. unerfasste Zeit:
- 0,5 Std. × 250 Tage = 125 Std./Jahr
- Bei 400 $/Std. Durchschnitt = 50.000 $ Verlust pro Anwalt
- 5-Anwälte-Kanzlei = 250.000 $ jährlicher Umsatzverlust
Client-Portal für Kanzleien
Was Mandanten im Portal sehen
Portal-Dashboard:
MATTER: Smith v. Johnson – Personenschaden
Status: Discovery-Phase (65 % abgeschlossen)
Budget: 25.000 $ (68 % genutzt – 17.000 $ ausgegeben)
Zeit diesen Monat: 12,5 Std. (4.850 $)
Aktuelle Aktivitäten:
✓ Aussage-Protokoll geprüft (28.11.)
✓ Sachverständigen-Konsultation (27.11.)
⏱ Entwurf Motion to Compel (in Arbeit)
Anstehend:
📅 Vortermin (15. Dez.)
📅 Discovery-Frist (20. Dez.)
Zugang zum Zeitbericht:
ZEITBERICHT – November 2024
Datum Anwalt Tätigkeitsbeschreibung Std. Betrag
---------------------------------------------------------------------------
01.11. S.Thompson Erste Fallprüfung 2,3 1.380 $
03.11. M.Chen Recherche vergleichbare Vergleiche 1,5 525 $
05.11. J.Patel Medizinakten-Sortierung 3,2 560 $
08.11. S.Thompson Mandantengespräch – Strategie 1,8 1.080 $
12.11. M.Chen Interrogatories entwerfen 4,5 1.575 $
15.11. J.Patel Discovery-Antworten prüfen 2,7 473 $
20.11. S.Thompson Aussagevorbereitung 3,5 2.100 $
...
Gesamt November: 45,8 Std. 15.840 $
Verbleibendes Budget: 9.160 $
Vorteile:
- Keine Überraschungsrechnungen: Mandant sieht die Zeit in Echtzeit
- Budget im Blick: Mandant kennt das verbleibende Budget
- Fortschritt sichtbar: Verständnis für die geleistete Arbeit
- Vertrauen: Transparenz verbessert die Anwalt-Mandant-Beziehung
Zugriffskontrolle im Portal
Was Mandanten sehen können: ✅ Nur ihre Matters (Projekte) ✅ Zeiterfassung zu ihren Matters ✅ Rechnungen und Zahlungsstatus ✅ Matter-Dokumente, die Sie freigeben ✅ Aufgabenfortschritt (falls aktiviert) ✅ Kommunikationsverlauf
Was Mandanten nicht sehen: ❌ Matters anderer Mandanten ❌ Interne Strategienotizen (als privat markieren) ❌ Anwalts-Arbeitsprodukt (Privileg schützen) ❌ Zeiteinträge mit „nur intern“ ❌ Team-Diskussionen und Planung
Privilegenschutz:
Einstellungen → Client-Portal → Konfigurieren:
- Zeiterfassungs-Beschreibungen anzeigen: JA (Transparenz)
- Interne Notizen anzeigen: NEIN (Privileg wahren)
- Recherchedetails anzeigen: OPTIONAL (pro Matter)
- Screenshots anzeigen: NEIN (Arbeitsprodukt)
Mandantenkommunikation über das Portal
Direkte Matter-Kommunikation:
Client-Portal → Matter → Nachrichten
Mandant: „Können wir einen Call zum Antrag vereinbaren?“
Anwalt: „Gern. Donnerstag 14–16 Uhr passt mir.
Hier mein Kalender-Link: [Buchungslink]
Ich habe den Entwurf des Antrags zur Prüfung hochgeladen.
Er liegt unter Dokumente.“
Vorteile:
- Alle Kommunikation einem Matter zugeordnet
- Durchsuchbarer Verlauf
- Keine verlorenen E-Mails
- Saubere Dokumentation
- Mandant hat jederzeit Zugriff
Matter-Budget-Verwaltung
Matter-Budgets anlegen
Pauschalhonorar-Matters:
Matter: LLC-Gründung
Mandant: Startup XYZ
Honorar: Pauschal 5.000 $
Budget: 20 Std. (bei 250 $/Std. Mischsatz)
Ziel Zeiterfassung: Unter 20 Std. bleiben
Bei Überschreitung: Kosten tragen oder Zusatzhonorar vereinbaren
Gedeckelte Honorare:
Matter: Vertragsverhandlung
Mandant: Acme Corp
Honorar: Stundensatz, max. 15.000 $
Budget: 37,5 Std. (bei 400 $/Std.)
Hinweise:
- 50 % genutzt (18,75 Std.): Warnung
- 75 % genutzt (28,13 Std.): Anwalt benachrichtigen
- 90 % genutzt (33,75 Std.): Hinweis und Rücksprache mit Mandant
Erfolgshonorar mit Auslagenbudget:
Matter: Verkehrsunfall-Litigation
Mandant: Jane Doe
Honorar: 33 % Erfolgshonorar + Auslagen
Auslagenbudget: 10.000 $
Erfassen:
- Zeit (für interne Auslastung, nicht Mandantenabrechnung)
- Auslagen (für Mandantenersatz)
Auslagenbudget eng überwachen – wird dem Mandanten in Rechnung gestellt
Budget-Überwachung und Hinweise
Automatische Budget-Hinweise:
Budget: 20.000 $
Aktuell: 15.000 $ (75 % genutzt)
Hinweis an federführenden Anwalt:
„Matter [Smith v. Johnson] hat 75 % des Budgets erreicht (15.000 $ von 20.000 $).
Aktuelles Tempo: 5.000 $/Monat
Verbleibendes Budget: 5.000 $
Voraussichtliche Ausschöpfung: 1 Monat
Mögliche Maßnahmen:
1. Matter-Abschluss beschleunigen
2. Budgeterhöhung mit Mandant besprechen
3. Aufgabenverteilung optimieren (mehr Paralegal, weniger Partner)
4. Umfang prüfen und ggf. reduzieren“
Dashboard-Ansicht:
MATTER-BUDGET-DASHBOARD
Matter Budget Genutzt Verbleibend Status
---------------------------------------------------------------------------
Smith v. Johnson 25.000 $ 17.000 $ 8.000 $ ⚠️ 68 %
Corporate M&A – TechCo 50.000 $ 12.000 $ 38.000 $ ✅ 24 %
Nachlassplanung – Williams 3.000 $ 2.850 $ 150 $ 🔴 95 %
Vertragsprüfung – Acme 5.000 $ 1.200 $ 3.800 $ ✅ 24 %
Matters mit Risiko (>80 % Budget): 1
Matters im Plan: 3
Budgetoptimierung
Strategie zur Aufgabenverteilung:
Aufgabe: Dokumentenprüfung (50 Seiten Vertrag)
Option A: Partner prüft alles
- 8 Std. × 600 $ = 4.800 $
Option B: Paralegal erste Prüfung, Anwalt abschließend
- Paralegal: 12 Std. × 175 $ = 2.100 $
- Anwalt: 3 Std. × 600 $ = 1.800 $
- Gesamt: 3.900 $
- Ersparnis: 900 $ (19 %)
Option C: Associate bearbeitet, Partner prüft
- Associate: 6 Std. × 350 $ = 2.100 $
- Partner: 1 Std. × 600 $ = 600 $
- Gesamt: 2.700 $
- Ersparnis: 2.100 $ (44 %)
Best Practice: Den juniorsten Anwalt einsetzen, der die Aufgabe fachlich sicher erledigen kann.
DSO durch Transparenz senken
Warum Rechtsrechnungen spät bezahlt werden
Häufige Gründe für verzögerte Zahlung:
- Überraschung: „Ich wusste nicht, dass es so viel wird“
- Unklare Abrechnung: „Was heißt ‚Rechtliche Recherche‘ für 15 Stunden?“
- Fehlender Kontext: „Warum hat die Schrift so lange gedauert?“
- Budget-Bedenken: „Das übersteigt unsere Absprache“
- Zahlungsaufwand: Scheck ausstellen, versenden, Bearbeitung
Die Client-Portal-Lösung
Transparenz reduziert Streit:
Ohne Portal:
Monat 1: Anwalt erfasst Zeit (Mandant weiß nichts)
Monat 2: Weitere Zeit (Mandant weiß nichts)
Monat 3: Rechnung über 18.500 $
Mandant: „Was?! So viel war mir nicht klar!“
Mandant: Bestreitet Rechnung, verlangt Aufschlüsselung
Anwalt: Liefert detaillierte Unterlagen
Mandant: Immer noch verunsichert, zahlt spät
Zahlung: 60–90 Tage nach Rechnung
Mit Portal:
Woche 1: Mandant sieht 8,5 Std. erfasst (3.400 $)
Woche 2: Mandant sieht 6,2 Std. erfasst (2.480 $)
Woche 3: Mandant sieht 11,5 Std. erfasst (4.600 $)
Monatsende: Mandant rechnet mit ca. 10.500 $ Rechnung
Rechnung: 10.480 $ (wie erwartet)
Mandant: Keine Überraschung, hat die Zeit verfolgt
Mandant: Hat die Beschreibungen im Monat gesehen
Zahlung: 15–30 Tage nach Rechnung
DSO-Verbesserung:
- Branchendurchschnitt: 90–120 Tage
- Mit Transparenz: 30–45 Tage
- Cashflow: 60–75 Tage schneller
Rechnungen unangreifbar machen
Detaillierte Abrechnungspositionen:
Schlechter Eintrag:
15.11. Rechtliche Recherche 3,5 Std. 2.100 $
Guter Eintrag:
15.11. Recherche Rechtsprechung zu Gesamtschuld und
Teilschuld bei Personenschaden mit mehreren Beklagten;
Prüfung State v. Anderson, Williams v. County und
Smith für Antrag auf Klageabweisung
3,5 Std. 2.100 $
Mandant sieht:
- Genau welche Tätigkeit ausgeführt wurde
- Warum sie für sein Matter nötig war
- Wie viel Zeit tatsächlich angefallen ist
- Welcher Anwalt sie erbracht hat
Ergebnis: Detaillierte, zeitnahe Einträge sind praktisch nicht angreifbar.
Online-Zahlungsoptionen
Zahlungsfunktionen im Portal:
Rechnung #2024-11-127
Fälliger Betrag: 10.480 $
Fällig am: 15. Dezember
Zahlungsoptionen:
💳 Kreditkarte (Stripe) – Jetzt zahlen
🏦 ACH-Überweisung – 1–2 Werktage
₿ Kryptowährung – BTC/ETH/USDT
📄 Scheck – Zahlung per Post
Button „Jetzt zahlen“ →
Zahlungsgeschwindigkeit nach Methode:
Scheck per Post: 7–14 Tage (Ø 10 Tage)
ACH-Überweisung: 1–3 Tage (Ø 2 Tage)
Kreditkarte: Sofort (1 Tag bis Abrechnung)
Kryptowährung: Sofort (< 2 Stunden)
Ø Zahlung über Portal: 3 Tage
Ø traditionelle Abrechnung: 45 Tage
Verbesserung: 93 % schnellere Zahlung
Rechtsspezifische Abrechnungsszenarien
Szenario 1: Litigation-Matter mit Budget-Deckel
Matter-Details:
- Mandant: Tech-Startup in IP-Streit
- Matter: Patentverletzungs-Verteidigung
- Budget: 75.000 $ Cap
- Erwartete Dauer: 9 Monate
Monatliche Budgetverfolgung:
Monat 1 (Klagephase):
- Partner: 12 Std. × 700 $ = 8.400 $
- Associate: 25 Std. × 400 $ = 10.000 $
- Paralegal: 15 Std. × 150 $ = 2.250 $
- Gerichtsgebühren: 850 $
Gesamt: 21.500 $ (29 % des Budgets)
Monat 2 (erste Discovery):
- Partner: 8 Std. × 700 $ = 5.600 $
- Associate: 35 Std. × 400 $ = 14.000 $
- Paralegal: 28 Std. × 150 $ = 4.200 $
- Dokumentenproduktion: 1.200 $
Gesamt: 25.000 $ (kumuliert: 62 % des Budgets)
Hinweis: 62 % Budget nach 2 Monaten, 7 Monate verbleibend
Maßnahme: Mit Mandant besprechen – voraussichtlich Budgeterhöhung nötig
Client-Portal zeigt:
- Echtzeit-Budgetnutzung (62 %)
- Detaillierte Zeit pro Anwalt
- Voraussichtliches Budget-Ende
- Option für Budgeterhöhung oder Umfanganpassung
Ergebnis:
- Frühes Gespräch über Budget
- Keine Überraschung in Monat 6 bei leerem Budget
- Mandant trifft informierte Entscheidungen
- Beziehung bleibt erhalten
Szenario 2: Mehrere Matters für einen Mandanten
Unternehmensmandant mit 4 aktiven Matters:
Mandant: BigCorp Industries
Matter 1: Arbeitsvertragsprüfung
- Budget: 3.500 $
- Status: 45 % genutzt
- Zeitplan: im Plan
Matter 2: Mietverhandlung
- Budget: 8.000 $
- Status: 78 % genutzt
- Zeitplan: kurz vor Abschluss
Matter 3: Compliance-Prüfung
- Budget: 15.000 $
- Status: 32 % genutzt
- Zeitplan: gerade gestartet
Matter 4: Markenanmeldung
- Budget: 4.500 $
- Status: 90 % genutzt
- Zeitplan: ⚠️ Budgetrisiko
Client-Portal-Dashboard:
ALLE MATTERS – BigCorp Industries
Aktive Matters gesamt: 4
Kombiniertes Budget: 31.000 $
Kombiniert genutzt: 18.960 $ (61 %)
Zeit diesen Monat: 32,5 Std. (12.850 $)
Matter mit Handlungsbedarf:
⚠️ Markenanmeldung (90 % Budget, noch offen)
Vorteile:
- Mandant sieht alle Matters an einem Ort
- Kann priorisieren, welche Matters weiterlaufen
- Sieht die gesamten Rechtskosten
- Trifft informierte Budgetentscheidungen
Szenario 3: Erfolgshonorar mit Auslagenverfolgung
Matter-Details:
Matter: Class Action – Diskriminierung am Arbeitsplatz
Honorar: 33 % Erfolgshonorar (keine Stundenabrechnung gegenüber Mandant)
Auslagenbudget: 50.000 $ (Mandant erstattet)
Erwarteter Zeitraum: 18–24 Monate
Was erfassen:
Zeit (nur intern): Alle Anwaltszeit erfassen für:
- Interne Rentabilität
- Matter-Kosten
- Ressourcenplanung
- Partner-Vergütung
Zeit aber NICHT dem Mandanten in Rechnung stellen (Erfolgshonorar).
Auslagen (dem Mandanten in Rechnung):
Sachverständigenhonorare: 15.000 $
Gerichtsberichterstatter: 8.500 $
Dokumentenproduktion: 6.200 $
Reisen (Aussagen): 4.800 $
Gerichtsgebühren: 2.100 $
Recherche (Westlaw): 3.400 $
-----------------------------------------
Auslagen gesamt: 40.000 $
Verbleibendes Budget: 10.000 $
Client-Portal zeigt:
- Auslagenverfolgung (nicht Anwaltszeit)
- Matter-Fortschritt
- Status Vergleichsverhandlungen
- Geschätzte Erholungssumme
- Auslagenerstattung bei Vergleich
Forderungsmanagement und DSO verbessern
DSO-Berechnung für Kanzleien
Formel Days Sales Outstanding:
DSO = (Forderungen aus Lieferung und Leistung / Gesamtumsatz) × Tage im Zeitraum
Beispiel:
Forderungen: 150.000 $
Monatsumsatz: 90.000 $
Tage: 30
DSO = (150.000 $ / 90.000 $) × 30 = 50 Tage
Branchenrichtwerte:
- Kleine Kanzleien (<10 Anwälte): 75–120 Tage
- Mittlere (10–50): 60–90 Tage
- Große (50+): 45–75 Tage
Ziel: DSO unter 60 Tage
Strategien zur DSO-Senkung
Strategie 1: Echtzeit-Portal-Zugang
Umsetzung: Jedem Mandanten Portalzugang mit:
- Laufender Zeiterfassung (wöchentlich)
- Aktuellem Matter-Saldo
- Fortschritt bis zum Abschluss
- Budgetnutzung
Auswirkung:
- Mandanten sind auf Rechnungsbeträge vorbereitet
- Keine Überraschungsrechnungen
- DSO-Reduktion: 15–30 Tage
Strategie 2: Zwischenabrechnung
Statt: Monat 1–3: Zeit sammeln Monat 4: Rechnung über 45.000 $ senden Mandant: Schock, zahlt spät
Besser:
Monat 1: Rechnung 12.000 $ (Zahlung bis Tag 30)
Monat 2: Rechnung 15.000 $ (Zahlung bis Tag 30)
Monat 3: Rechnung 18.000 $ (Zahlung bis Tag 30)
Vorteile:
- Kleinere, handhabbare Rechnungen
- Regelmäßiger Cashflow
- Einfachere Budgetplanung für Mandanten
- DSO-Reduktion: 20–40 Tage
Strategie 3: Online-Zahlung
Zahlung über Portal:
- Kreditkarte (sofort)
- ACH-Überweisung (1–2 Tage)
- Krypto (für Tech-Mandanten, <2 Std.)
vs. traditionell:
- Scheck-Ankunft (5–7 Tage)
- Scheck-Einlösung (3–5 Tage)
- Verzögerung gesamt: 8–12 Tage
DSO-Verbesserung: 8–12 Tage allein durch Zahlungsart
Strategie 4: Automatische Zahlungserinnerungen
Erinnerungsablauf:
Rechnungsdatum: 1. Dezember
Fälligkeit: 31. Dezember
Tag 20 (21. Dez.): „Freundliche Erinnerung, Fälligkeit in 10 Tagen“
Tag 31 (1. Jan.): „Fällig heute – online zahlen für schnellste Bearbeitung“
Tag 38 (8. Jan.): „Rechnung überfällig – bitte zahlen oder melden“
Tag 45 (15. Jan.): „Zweite Mahnung – bitte reagieren“
Auswirkung:
- Weniger Verzögerung durch „Vergessen“
- Professionelle Nachverfolgung ohne unangenehme Anrufe
- DSO-Reduktion: 10–15 Tage
Strategie 5: Ratenzahlung bei hohen Rechnungen
Bei Rechnungen ab 50.000 $:
Gesamt: 50.000 $
Ratenplan:
- Rate 1: 20.000 $ (bei Rechnungsstellung)
- Rate 2: 15.000 $ (30 Tage)
- Rate 3: 15.000 $ (60 Tage)
Vorteile:
- Für Mandanten leichter tragbar
- Sofort Teil-Cashflow
- Besser als 90+ Tage auf volle Zahlung warten
- Weniger Forderungsprobleme
Beispiel-Dashboards für Kanzleien
Partner-Dashboard
PARTNER-DASHBOARD – Sarah Thompson
Dieser Monat:
Abrechenbare Stunden: 142,5 (Ziel: 150)
Abrechenbarer Betrag: 85.500 $
Auslastung: 71 % (Ziel: 75 %)
Matters: 12 aktiv
Top-Matters nach Zeit:
1. Patent-Litigation – TechCo (42,5 Std.)
2. M&A – StartupXYZ (28,3 Std.)
3. Arbeitsrecht – ClientA (19,7 Std.)
Budget-Hinweise:
⚠️ Nachlassplanung – Williams (92 % Budget genutzt)
⚠️ Vertragsprüfung – Acme (88 % Budget genutzt)
Noch nicht abgerechnete Zeit: 12.500 $ (rechnungsbereit)
Offene Forderungen: 45.000 $ (Ø Alter: 38 Tage)
Kanzlei-Administrator-Dashboard
FINANZ-DASHBOARD KANZLEI
Monats-Performance:
Abrechenbare Stunden gesamt: 580 Std.
Abgerechnet: 275.000 $
Durchschnittssatz: 474 $/Std.
Auslastung: 73 % (Ziel: 75 %)
Nach Praxisbereich:
Litigation: 245 Std. (142.000 $)
Corporate: 180 Std. (85.000 $)
Immobilien: 85 Std. (32.000 $)
Nachlassplanung: 70 Std. (16.000 $)
Forderungen:
Aktuell: 485.000 $
30–60 Tage: 180.000 $ (37 %)
60–90 Tage: 125.000 $ (26 %)
90+ Tage: 85.000 $ (17 %) ⚠️
DSO: 63 Tage (Ziel: <60)
Maßnahmen:
- Nachfassen bei Rechnungen 90+ Tage
- Ratenzahlung für hohe Salden prüfen
- Portal-Nutzung prüfen und verbessern (aktuell 58 %)
Mandanten-Erfolgs-Dashboard
MANDANTENBEZIEHUNG
Mandant: BigCorp Industries
Kennzahlen:
Matters: 4 aktiv, 12 abgeschlossen
Gesamtwert: 285.000 $ (gesamt)
Aktuelle Forderungen: 28.500 $
Ø DSO: 42 Tage ✅
Portal-Nutzung: Hoch (3×/Woche Login)
Zufriedenheitsindikatoren:
✅ Zahlt pünktlich
✅ Vermittelt weitere Mandanten
✅ Nutzt Portal aktiv
✅ Positives Feedback
⚠️ Kürzlich Budget-Bedenken bei Matter #4
Chancen:
- Weitere Matter-Typen zum Cross-Sell
- Mengenrabatt für Multi-Matter-Mandant prüfen
- Retainer für laufende Bedarfe prüfen
Umsetzungsfahrplan für Kanzleien
Monat 1: Grundaufbau
Woche 1: Systemkonfiguration
- Kanzlei-Account anlegen
- Anwälte und Mitarbeiter anlegen
- Abrechnungssätze pro Anwalt konfigurieren
- Zeiterfassung auf 6-Minuten-Intervalle stellen
- Matter-Typen und Vorlagen anlegen
Woche 2: Erstes Matter-Pilot
- 2–3 Matters für Pilot auswählen
- Pro Matter ein Projekt anlegen
- Budgets und Abrechnungsmodalitäten setzen
- Anwälte in Zeiterfassung schulen
- Zeiterfassung starten
Woche 3: Client-Portal-Pilot
- Client-Portal für Pilot-Matters aktivieren
- Mandanten ins Portal einladen
- Sichtbarkeit für Mandanten konfigurieren
- Mandanten in Portal-Nutzung schulen
- Feedback einholen
Woche 4: Feinschliff
- Einhaltung Zeiterfassung prüfen
- Abläufe anhand Feedback anpassen
- Portal-Einstellungen verfeinern
- Best Practices dokumentieren
Monat 2: Kanzleiweiter Rollout
Woche 5–6: Alle aktiven Matters
- Projekte für alle aktiven Matters anlegen
- Historische Zeitdaten importieren (falls möglich)
- Budgets für alle Matters setzen
- Alle Anwälte im System schulen
Woche 7–8: Client-Portal-Ausweitung
- Alle Mandanten ins Portal einladen
- Schulungsunterlagen für Mandanten bereitstellen
- Portal-Nutzung beobachten
- Mandantenfragen beantworten
Monat 3: Optimierung
Woche 9–10: Prozessverbesserung
- Zeiterfassungs-Compliance prüfen (Ziel: >95 %)
- Budget vs. Ist bei abgeschlossenen Matters auswerten
- Matter-Vorlagen optimieren
- Abrechnungstexte verbessern
Woche 11–12: Finanzanalyse
- DSO vor/nach Einführung berechnen
- Zahlungsgeschwindigkeit über Portal messen
- Zuvor durch schlechte Erfassung verlorenen Umsatz ermitteln
- ROI dokumentieren
Best Practices für juristische Zeiterfassung
Do's
✅ Zeit zeitnah erfassen Erfassen Sie direkt bei der Tätigkeit, nicht am Tages-/Wochenende.
✅ Detaillierte Beschreibungen
Gut: „Prüfung der Klageabweisung des Beklagten; Recherche State v. zur standing-Frage; Entwurf Gliederung Erwiderung mit Fokus auf Zuständigkeit (3,5 Std.)“
Schlecht: „Rechtliche Recherche und Entwurf (3,5 Std.)“
✅ Alles Abrechenbare erfassen
- Kurze E-Mails (6 Min. = 0,1 Std.)
- Kurze Telefonate (12 Min. = 0,2 Std.)
- Dokumentenprüfung zwischen Terminen
- Reisezeit (wenn vereinbarungsgemäß abrechenbar)
✅ Abrechenbar von nicht abrechenbar trennen
Abrechenbar: Mandantenkommunikation, Recherche, Entwurf, Gerichtszeit
Nicht abrechenbar: Abrechnungsverwaltung, Fortbildung, Kanzleimeetings, Akquise
✅ Tätigungscodes einheitlich nutzen Einheitliche Codes über alle Matters für Auswertung und Berichte.
Don'ts
❌ Nicht am Tagesende erfassen Das Gedächtnis täuscht – Sie unterschätzen und verlieren abrechenbare Zeit.
❌ Keine vagen Beschreibungen „Am Fall gearbeitet“ rechtfertigt die Rechnung nicht und provoziert Streit.
❌ Unzusammenhängende Tätigkeiten nicht bündeln
Schlecht: „E-Mails und Anrufe (2,5 Std.)“
Gut: Getrennter Eintrag pro abrechenbarer Kommunikation
❌ Erfassung nicht vergessen Jede unerfasste 6-Minuten-Einheit = verlorener Umsatz.
❌ Privilegiertes Arbeitsprodukt nicht teilen Portal so konfigurieren, dass Anwaltsgeheimnis gewahrt bleibt.
Fazit: Moderne Kanzleiführung
Die Kanzleiführung hat sich jahrzehntelang kaum verändert – bis jetzt. Matter-basiertes Projektmanagement, strenge Zeiterfassung und Transparenz im Client-Portal verändern die Praxis in drei Dimensionen:
1. Umsatzrückgewinnung Zuvor verlorene Zeit zu erfassen bringt 10–15 % mehr Umsatz ohne Mehrarbeit. Bei einer 800.000-$-Kanzlei sind das 80.000–120.000 $ pro Jahr.
2. Besserer Cashflow Transparenz im Portal und Online-Zahlung senken den DSO von 90–120 auf 30–45 Tage. Das sind 60–75 Tage schnellerer Cashflow.
3. Stärkere Mandantenbeziehung Transparenz schafft Vertrauen. Mandanten verstehen, wofür sie zahlen, sehen den Fortschritt und haben seltener Abrechnungsstreit.
Die Zahlen:
Für eine 5-Anwälte-Kanzlei mit 1,2 Mio. $ Jahresumsatz:
- Umsatzrückgewinnung (10 %): +120.000 $/Jahr
- DSO-Verbesserung: 60 Tage schnellerer Cashflow
- Weniger Mahnaufwand: −15.000 $/Jahr an Inkassokosten
- Gesamtnutzen: über 135.000 $/Jahr
Implementierungsaufwand:
- Aufbau: 20–30 Stunden über 3 Monate
- Schulung: 10–15 Stunden
- Investition gesamt: ca. 3.000 $ (Zeit)
ROI: 4.400 %
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- Mehrere Abrechnungssätze für Partner, Associates, Paralegals
- Budget-Überwachung mit Hinweisen bei Matter-Budget-Caps
- Client-Portal mit Zeit, Fortschritt und Rechnungen
- Detaillierte Abrechnung mit Aufgabenbeschreibungen
- Online-Zahlung per Kreditkarte, ACH oder Krypto
- DSO-Tracking mit Forderungsanalysen
- Auslagenverfolgung für Kostenerstattung
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