Oct 31, 2025
Outreach-ROI: Ein einfaches Modell zur Kanal-Zuordnung der Pipeline (mit Beispielen)
Sie verbringen Stunden auf LinkedIn, schicken E-Mails, führen Anrufe durch und posten auf Freelance-Plattformen. Aber welcher Kanal bringt tatsächlich Umsatz? Welche Aktivitäten verschwenden Zeit?
Die meisten Unternehmen können diese Fragen nicht beantworten, weil sie den Zusammenhang zwischen Outreach-Aufwand und Umsatzergebnissen nicht erfassen. Sie wissen, dass sie letzten Monat 500 LinkedIn-Nachrichten verschickt haben – aber nicht, ob daraus 0 $ oder 50.000 $ Umsatz wurden.
Dieser Artikel stellt ein einfaches Modell vor, um Outreach-ROI zu messen: Zeiterfassung plus CRM-Zuordnung. Sie lernen, die Kosten pro Lead pro Kanal zu berechnen, die Performance von Vertrieblern zu vergleichen und datenbasiert zu entscheiden, wo Sie Ihre Outreach-Kapazität einsetzen.
Warum Outreach-ROI schwer zu erfassen ist
Das Zuordnungsproblem
Klassisches Outreach-Tracking liefert Aktivitätsmetriken:
- LinkedIn-Nachrichten: 500
- E-Mails: 1.200
- Anrufe: 150
- Plattform-Angebote: 45
Es liefert aber keine Ergebnisse:
- Welche Kanäle haben Leads generiert?
- Was haben diese Leads gekostet?
- Welche Leads wurden Kunden?
- Welcher Umsatz kam aus welchem Kanal?
Ohne diese Verknüpfung agieren Sie im Blindflug.
Die unsichtbaren Zeitkosten
Auch wenn Sie Leads nach Quelle erfassen, ignorieren die meisten die Zeitkosten:
Szenario:
- LinkedIn: 20 Leads pro Monat
- Cold E-Mail: 15 Leads pro Monat
Was ist besser? Ohne folgende Infos unklar:
- Wie viel Zeit floss in LinkedIn-Outreach?
- Wie viel Zeit in E-Mail-Kampagnen?
- Was sind die tatsächlichen Kosten pro Lead?
Realitätscheck:
- LinkedIn: 40 Std. → 20 Leads = 2 Std. pro Lead
- E-Mail: 10 Std. → 15 Leads = 0,67 Std. pro Lead
E-Mail ist etwa 3× effizienter – ohne Zeiterfassung würden Sie es nie erfahren.
Das Rätsel um die Rep-Performance
Ihr Team hat drei Vertriebler:
- Sarah: 30 Leads diesen Monat
- Mike: 25 Leads
- Alex: 20 Leads
Sarah gewinnt also? Nicht unbedingt:
Mit ROI-Tracking:
- Sarah: 30 Leads, 80 Std. Aufwand = 2,67 Std./Lead, 120 $/Lead
- Mike: 25 Leads, 50 Std. = 2,0 Std./Lead, 90 $/Lead
- Alex: 20 Leads, 30 Std. = 1,5 Std./Lead, 68 $/Lead
Alex ist trotz weniger Leads am effizientesten.
Das einfache ROI-Modell
Der Fünf-Schritte-Prozess
Schritt 1: Zeit für Outreach erfassen Stunden pro Outreach-Kanal erfassen
Schritt 2: Jeden Lead nach Quelle taggen Leads im CRM mit Herkunftskanal markieren
Schritt 3: Kosten pro Lead berechnen Zeitaufwand × Kosten pro Stunde / generierte Leads
Schritt 4: Lead-zu-Kunde-Conversion tracken Erfassen, welche Leads zu zahlenden Kunden werden
Schritt 5: Umsatz pro Kanal berechnen Kundenumsatz dem ursprünglichen Outreach-Kanal zuordnen
Die zentralen Metriken
Input (was Sie investieren):
- Zeit pro Kanal (Stunden)
- Kosten pro Stunde (Gehalt + Overhead)
- Gesamtinvestition pro Kanal ($)
Output (was Sie bekommen):
- Generierte Leads pro Kanal (Anzahl)
- Gewonnene Kunden pro Kanal (Anzahl)
- Umsatz pro Kanal ($)
Effizienz (ROI):
- Kosten pro Lead ($)
- Kosten pro Kunde ($)
- Umsatz pro investierte Stunde ($)
- ROI in Prozent (%)
Schritt 1: Zeit für Outreach erfassen
Zeiterfassung pro Kanal einrichten
Pro Outreach-Kanal eigene Zeiterfassungs-Projekte anlegen:
Kanal-Projekte:
📱 Outreach – LinkedIn
📧 Outreach – Cold E-Mail
📞 Outreach – Cold Calling
💼 Outreach – Upwork/Freelancer
🌐 Outreach – Weitere Plattformen
Aufgaben-Ebene: Pro Kanal-Projekt konkrete Aktivitäten erfassen:
- Recherche und Prospektion
- Nachrichten schreiben/verfassen
- Versand und Gesprächsführung
- Nachfassen und Beziehungsaufbau
- Administration (Listen, CRM-Pflege)
Konsistent erfassen
Echtzeit-Erfassung: Timer starten, wenn Sie mit Outreach beginnen; stoppen beim Wechsel der Aufgabe.
Beispiel:
9:00 – Timer starten: „Outreach – LinkedIn“
9:00–9:30: Zielkontakte recherchieren (30 Min.)
9:30–10:15: Anfragen schreiben und senden (45 Min.)
10:15–10:45: Nachrichten beantworten (30 Min.)
10:45 – Timer stoppen
Gesamt: 1h 45 Min. für LinkedIn Outreach
Stapel-Erfassung: Falls Echtzeit nicht möglich, Zeit am Tagesende eintragen:
Outreach heute:
- 2 Std. LinkedIn-Prospektion
- 1 Std. E-Mail-Kampagne
- 45 Min. Follow-up-Anrufe
Mobile Erfassung: App oder Telegram-Bot unterwegs nutzen:
/track Outreach - LinkedIn
(30 Minuten arbeiten)
/stop
Wöchentliche Zeitauswertung
Wöchentlich prüfen, ob die Erfassung stimmt:
Wochenreport Outreach-Zeit:
Woche 6.–10. Nov.:
LinkedIn Outreach: 8,5 Std.
Cold E-Mail: 4,0 Std.
Cold Calling: 6,5 Std.
Plattform-Outreach: 3,0 Std.
-----------------------------------
Gesamt: 22,0 Std.
Fragen:
- Entspricht das Ihrer Einschätzung, wohin die Zeit ging?
- Erfassen Sie alle Outreach-Aktivitäten?
- Gibt es versteckte Zeitfresser, die nicht erfasst werden?
Schritt 2: Leads nach Quelle taggen
Lead-Quellen-System anlegen
Bei Anlage von Kontakten im CRM die Outreach-Quelle vergeben:
Quellen-Tags:
- LinkedIn Verbindungsanfrage
- LinkedIn InMail
- Cold E-Mail – Kampagne [Name]
- Cold Call – Liste [Name]
- Upwork-Angebot
- Freelancer.com-Angebot
- Empfehlung – [Quelle]
- Website Inbound
- Event/Messe
- Sonstige
Umsetzung im CRM: Beim Anlegen eines Kontakts:
Kontakt: John Smith
Firma: Acme Corp
E-Mail: [email protected]
Quelle: LinkedIn Verbindungsanfrage
Quelldatum: 08.11.2024
Rep: Sarah Johnson
Quelle über den gesamten Lebenszyklus
Die Quellen-Markierung bleibt vom ersten Kontakt bis zum Kunden:
Kontakt → Lead → Opportunity → Kunde
So lässt sich Umsatz dem ursprünglichen Outreach zuordnen.
Beispielablauf:
Tag 1: LinkedIn-Anfrage (Quelle gesetzt)
Tag 3: Wird Lead (Quelle bleibt)
Tag 15: Deal in Pipeline (Quelle übernommen)
Tag 45: Wird Kunde – 5.000 $ MRR (Umsatz LinkedIn zugeordnet)
Multi-Touch-Zuordnung (fortgeschritten)
Bei komplexen Deals mit mehreren Touchpoints alle Berührungspunkte erfassen:
Einfaches Modell: First-Touch
- Umsatz wird der ersten Outreach-Quelle zugerechnet
Erweitert: Multi-Touch
- LinkedIn-Verbindung: 40 % Anteil
- Follow-up-E-Mail: 30 % Anteil
- Demo-Call: 30 % Anteil
Empfehlung: Zuerst First-Touch nutzen, bei genug Daten auf Multi-Touch erweitern.
Schritt 3: Kosten pro Lead berechnen
Formel Kosten pro Lead
Kosten pro Lead = (Zeitaufwand × Stundensatz) / generierte Leads
Beispiel:
- Zeit LinkedIn: 20 Std.
- Stundensatz Vertrieb: 45 $/Std.
- Leads: 15
Kosten pro Lead = (20 Std. × 45 $) / 15 Leads
= 900 $ / 15
= 60 $ pro Lead
Stundensatz ermitteln
Methode 1: Gehaltsbasiert
Jahresgehalt: 75.000 $
+ Benefits (30 %): 22.500 $
+ Overhead (20 %): 15.000 $
= Gesamtkosten: 112.500 $
÷ Arbeitsstunden (2.080)
= 54 $/Std.
Methode 2: Vereinfacht Richtwerte:
- Junior Rep: 35–45 $/Std.
- Mid-Level: 45–65 $/Std.
- Senior Rep: 65–95 $/Std.
Methode 3: Team-Durchschnitt Bei mehreren Reps: Durchschnittskosten des Teams
(Gesamtgehälter + Overhead) / Gesamtstunden
Pro Kanal berechnen
Kosten pro Lead pro Outreach-Kanal erfassen:
Beispiel November:
LinkedIn:
- Zeit: 32 Std.
- Kosten: 32 × 50 $ = 1.600 $
- Leads: 22
- Kosten/Lead: 73 $
Cold E-Mail:
- Zeit: 15 Std.
- Kosten: 15 × 50 $ = 750 $
- Leads: 18
- Kosten/Lead: 42 $
Cold Calling:
- Zeit: 25 Std.
- Kosten: 25 × 50 $ = 1.250 $
- Leads: 12
- Kosten/Lead: 104 $
Plattform-Outreach:
- Zeit: 10 Std.
- Kosten: 10 × 50 $ = 500 $
- Leads: 8
- Kosten/Lead: 63 $
Erkenntnisse:
- Cold E-Mail am günstigsten (42 $/Lead)
- Cold Calling am teuersten (104 $/Lead)
- LinkedIn und Plattformen im Mittelfeld
Schritt 4: Lead-zu-Kunde-Conversion erfassen
Conversion-Rate pro Kanal
Nicht alle Leads sind gleich. Conversion von Lead zu Kunde messen:
Conversion-Tracking:
Kanal: LinkedIn
Leads: 22
Opportunities: 12 (55 % Conversion)
Kunden: 4 (33 % der Opportunities, 18 % der Leads)
Funnel pro Kanal:
LINKEDIN:
Outreach → Lead: 22
Lead → Opportunity: 12 (55 %)
Opportunity → Kunde: 4 (33 %)
Gesamt: 18 % Lead-zu-Kunde
COLD E-MAIL:
Outreach → Lead: 18
Lead → Opportunity: 8 (44 %)
Opportunity → Kunde: 3 (38 %)
Gesamt: 17 % Lead-zu-Kunde
COLD CALLING:
Outreach → Lead: 12
Lead → Opportunity: 8 (67 %)
Opportunity → Kunde: 3 (38 %)
Gesamt: 25 % Lead-zu-Kunde
Erkenntnis: Cold Calling liefert weniger Leads, aber höhere Conversion (25 % vs. 17–18 %).
Customer Acquisition Cost (CAC)
Kosten pro gewonnenen Kunden pro Kanal:
CAC = Kosten pro Lead / Lead-zu-Kunde-Conversion-Rate
Beispiel:
LinkedIn:
73 $/Lead / 18 % Conversion = 406 $ CAC
Cold E-Mail:
42 $/Lead / 17 % Conversion = 247 $ CAC
Cold Calling:
104 $/Lead / 25 % Conversion = 416 $ CAC
Trotz höherer Kosten pro Lead ist Cold Calling beim CAC wettbewerbsfähig wegen der höheren Conversion.
Im CRM abbilden
CRM so einrichten, dass dies automatisch getrackt wird:
Deal-Pipeline-Stufen:
1. Lead (aus Outreach)
2. Qualifiziert (erstes Gespräch)
3. Opportunity (Angebotsphase)
4. Kunde (gewonnen)
Automatisierte Metriken: Conversion pro Stufe und Quelle:
- Quelle → Lead
- Lead → Qualifiziert
- Qualifiziert → Opportunity
- Opportunity → Kunde
Schritt 5: Umsatz pro Kanal berechnen
Umsatz-Zuordnungsmodell
Gesamten Kundenumsatz der ursprünglichen Outreach-Quelle zuordnen:
Umsatz erstes Jahr:
Kunde: Acme Corp
Quelle: LinkedIn Verbindungsanfrage
Deal-Volumen: 10.000 $
Wert Jahr 1: 10.000 $
Zugeordnet: Kanal LinkedIn
Lifetime Value:
Kunde: Acme Corp
Quelle: LinkedIn
Monatlich wiederkehrend: 1.000 $
Erwartete Laufzeit: 36 Monate
LTV: 36.000 $
Zugeordnet: Kanal LinkedIn
ROI-Berechnung
ROI pro Kanal:
ROI = (Umsatz − Investition) / Investition × 100 %
Beispiel LinkedIn November:
Investition:
- Zeit: 32 Std. × 50 $ = 1.600 $
Erlös (erstes Jahr):
- 4 gewonnene Kunden
- Durchschnittlicher Deal: 8.000 $
- Gesamtumsatz: 32.000 $
ROI = (32.000 $ − 1.600 $) / 1.600 $ × 100 %
= 30.400 $ / 1.600 $ × 100 %
= 1.900 % ROI
Umsatz pro investierte Stunde
Weitere Metrik: Umsatz pro Outreach-Stunde:
Umsatz pro Stunde = Gesamtumsatz / investierte Stunden
Kanalvergleich:
LinkedIn:
32.000 $ Umsatz / 32 Std. = 1.000 $/Std.
Cold E-Mail:
24.000 $ Umsatz / 15 Std. = 1.600 $/Std.
Cold Calling:
30.000 $ Umsatz / 25 Std. = 1.200 $/Std.
Plattform-Outreach:
12.000 $ Umsatz / 10 Std. = 1.200 $/Std.
Erkenntnis: Cold E-Mail bringt den höchsten Umsatz pro Stunde (1.600 $/Std.), trotz moderater Kosten pro Lead.
Vertriebler-Performance vergleichen
Metriken pro Rep
Dieselben Kennzahlen pro Teammitglied erfassen:
Sarah:
Gesamtzeit: 80 Std.
Leads: 45
Kosten/Lead: 89 $ (80 × 50 $ / 45)
Kunden: 8
CAC: 500 $ (80 × 50 $ / 8)
Umsatz: 72.000 $
ROI: 1.700 %
Umsatz/Std.: 900 $
Mike:
Gesamtzeit: 65 Std.
Leads: 35
Kosten/Lead: 93 $
Kunden: 7
CAC: 464 $
Umsatz: 63.000 $
ROI: 1.840 %
Umsatz/Std.: 969 $
Alex:
Gesamtzeit: 50 Std.
Leads: 28
Kosten/Lead: 89 $
Kunden: 7
CAC: 357 $
Umsatz: 70.000 $
ROI: 2.700 %
Umsatz/Std.: 1.400 $
Erkenntnisse
Menge vs. Effizienz:
- Sarah: meisten Leads (45), aber niedrigster Umsatz/Std. (900 $)
- Alex: weniger Leads (28), höchster Umsatz/Std. (1.400 $)
- Alex: niedrigster CAC (357 $) und höchster ROI (2.700 %)
Coaching:
- Sarah: Fokus auf Lead-Qualität statt Menge
- Mike: solide Performance, beibehalten
- Alex: Best Practices im Team teilen
Kanal-Spezialisierung
Auswerten, welcher Rep in welchem Kanal am stärksten ist:
Performance pro Kanal:
LinkedIn:
- Sarah: 950 $/Std., 19 % Conversion
- Mike: 1.100 $/Std., 21 % Conversion
- Alex: 1.450 $/Std., 26 % Conversion
→ Alex: Stärke LinkedIn
Cold E-Mail:
- Sarah: 1.600 $/Std., 18 % Conversion
- Mike: 1.400 $/Std., 16 % Conversion
- Alex: 1.200 $/Std., 15 % Conversion
→ Sarah: Stärke E-Mail
Cold Calling:
- Sarah: 850 $/Std., 22 % Conversion
- Mike: 1.300 $/Std., 28 % Conversion
- Alex: 1.100 $/Std., 24 % Conversion
→ Mike: Stärke Anrufe
Strategische Zuordnung: Reps vor allem in den Kanälen einsetzen, in denen sie am effektivsten sind.
Praxisbeispiele pro Kanal
Beispiel 1: LinkedIn-Outreach-ROI
Unternehmen: B2B-SaaS, Vertrieb an Marketing-Leiter Rep: Jennifer Zeitraum: Ein Monat
Aktivität:
Woche 1–2: Prospektion und Recherche
- 200 Zielprofile identifiziert
- Zeit: 6 Std.
Woche 2–3: Verbindungsanfragen und Nachrichten
- 150 Anfragen (75 % Annahme)
- 112 personalisierte Erstnachrichten
- Zeit: 10 Std.
Woche 3–4: Gespräche und Nachfass
- 45 Gespräche gestartet
- 28 vertiefte Gespräche
- 15 qualifizierte Leads
- Zeit: 12 Std.
Gesamt: 28 Std.
Ergebnisse:
Leads: 15
Opportunities: 8 (53 % Conversion)
Kunden: 3 (38 % Opp-Conversion, 20 % Lead-Conversion)
Kosten:
- Zeit: 28 Std. × 55 $/Std. = 1.540 $
- Kosten/Lead: 103 $
- Kosten/Kunde: 513 $
Umsatz:
- 3 Kunden × 12.000 $ Ø = 36.000 $
- ROI: 2.238 %
- Umsatz/Std.: 1.286 $
Optimierung:
- Annahmerate (75 %) gut
- Nachricht-zu-Gespräch (40 %) ausbaufähig
- Opportunity-zu-Kunde (38 %) sehr gut
Beispiel 2: Cold-E-Mail-Kampagne ROI
Unternehmen: Marketing-Agentur Rep: David Zeitraum: Ein Monat
Aktivität:
Woche 1: Listenaufbau und Recherche
- Liste mit 500 E-Commerce-Shops
- E-Mails verifiziert, Daten angereichert
- Zeit: 4 Std.
Woche 2: Kampagne einrichten und starten
- 5-E-Mail-Sequenz geschrieben
- Automatisierung eingerichtet
- Zeit: 3 Std.
Woche 3–4: Antworten bearbeiten
- 85 Antworten (17 % Reply-Rate)
- 42 positive Reaktionen
- 18 qualifizierte Leads
- Zeit: 6 Std.
Gesamt: 13 Std.
Ergebnisse:
Leads: 18
Opportunities: 9 (50 % Conversion)
Kunden: 4 (44 % Opp-Conversion, 22 % Lead-Conversion)
Kosten:
- Zeit: 13 Std. × 50 $/Std. = 650 $
- Kosten/Lead: 36 $
- Kosten/Kunde: 163 $
Umsatz:
- 4 Kunden × 5.000 $ Ø = 20.000 $
- ROI: 2.977 %
- Umsatz/Std.: 1.538 $
Optimierung:
- 17 % Reply-Rate sehr gut (Branche ca. 8–12 %)
- 50 % positiv zu qualifiziert ausbaufähig
- Geringer Zeitaufwand = hohe Hebelwirkung
Beispiel 3: Cold-Calling-ROI
Unternehmen: Unternehmensberatung Rep: Marcus Zeitraum: Zwei Wochen
Aktivität:
Woche 1: Listen und Vorbereitung
- 100 Zielunternehmen identifiziert
- Entscheider recherchiert
- Gesprächsleitfäden vorbereitet
- Zeit: 3 Std.
Woche 2: Anruf-Kampagne
- 84 Anrufe (31 erreicht)
- 31 Gespräche
- 12 qualifizierte Leads
- Zeit: 14 Std.
Gesamt: 17 Std.
Ergebnisse:
Leads: 12
Opportunities: 9 (75 % Conversion)
Kunden: 4 (44 % Opp-Conversion, 33 % Lead-Conversion)
Kosten:
- Zeit: 17 Std. × 60 $/Std. = 1.020 $
- Kosten/Lead: 85 $
- Kosten/Kunde: 255 $
Umsatz:
- 4 Kunden × 15.000 $ Ø = 60.000 $
- ROI: 5.782 %
- Umsatz/Std.: 3.529 $
Optimierung:
- Erreichbarkeit 37 % (31/84) gut
- Gespräch zu qualifiziert 39 % (12/31) sehr gut
- Lead-zu-Opportunity 75 % hervorragend
- Hoher Umsatz/Std. trotz zeitintensiv
Beispiel 4: Plattform (Upwork) Outreach ROI
Unternehmen: Web-Entwicklungs-Agentur Rep: Lisa Zeitraum: Ein Monat
Aktivität:
Woche 1–4: Durchgängige Plattform-Aktivität
- 45 Stellenanzeigen gesichtet
- 22 Angebote abgegeben
- 15 Kundengespräche
- 8 Projekte gewonnen
- Zeit: 18 Std. (Angebote: 12 Std., Calls: 6 Std.)
Gesamt: 18 Std.
Ergebnisse:
Leads: 15 (Antwort-Gespräche)
Opportunities: 11 (73 % – hoch wegen Vorqualifizierung)
Kunden: 8 (73 % Opp-Conversion, 53 % Lead-Conversion)
Kosten:
- Zeit: 18 Std. × 45 $/Std. = 810 $
- Plattformgebühren: 150 $ (Upwork Connects)
- Gesamt: 960 $
- Kosten/Lead: 64 $
- Kosten/Kunde: 120 $
Umsatz:
- 8 Kunden × 4.500 $ Ø = 36.000 $
- Abzgl. Plattform (10 %): −3.600 $
- Netto: 32.400 $
- ROI: 3.275 %
- Umsatz/Std.: 1.800 $
Optimierung:
- 22 Angebote → 15 Gespräche (68 %) gut
- 53 % Lead-Conversion sehr hoch (Plattform-Vorqualifizierung)
- Plattformgebühren für echten ROI einrechnen
- Geringere Projektwerte, dafür höhere Conversion
Ihr Zuordnungs-Dashboard
Wichtige Metriken
Wochen-Dashboard:
=== OUTREACH-PERFORMANCE – Woche 6. Nov. ===
ZEITINVESTITION:
LinkedIn: 8,5 Std.
Cold E-Mail: 4,0 Std.
Cold Calling: 6,5 Std.
Plattform: 3,0 Std.
---
Gesamt: 22,0 Std.
LEADS:
LinkedIn: 6 Leads (71 $/Lead)
Cold E-Mail: 5 Leads (40 $/Lead)
Cold Calling: 4 Leads (81 $/Lead)
Plattform: 2 Leads (75 $/Lead)
---
Gesamt: 17 Leads (65 $ Ø/Lead)
OPPORTUNITIES:
LinkedIn: 3 (50 % Conv.)
Cold E-Mail: 2 (40 % Conv.)
Cold Calling: 3 (75 % Conv.)
Plattform: 2 (100 % Conv.)
---
Gesamt: 10 (59 % Conv.)
KUNDEN:
LinkedIn: 1
Cold E-Mail: 1
Cold Calling: 1
Plattform: 1
---
Gesamt: 4 Kunden (14.000 $ Gesamtwert)
ROI:
Investition: 1.100 $ (22 Std. × 50 $)
Umsatz: 14.000 $
ROI: 1.173 %
Umsatz/Std.: 636 $
Monatliche Trendauswertung
Performance im Monatsvergleich:
=== MONATLICHE TRENDS ===
Okt Nov Änderung
LinkedIn:
Zeit: 28h 32h +14 %
Leads: 18 22 +22 %
Kosten/Lead: 78 $ 73 $ −6 %
Kunden: 3 4 +33 %
Umsatz: 24k $ 32k $ +33 %
Cold E-Mail:
Zeit: 12h 15h +25 %
Leads: 14 18 +29 %
Kosten/Lead: 43 $ 42 $ −2 %
Kunden: 2 3 +50 %
Umsatz: 16k $ 24k $ +50 %
Cold Calling:
Zeit: 22h 25h +14 %
Leads: 10 12 +20 %
Kosten/Lead: 110 $ 104 $ −5 %
Kunden: 2 3 +50 %
Umsatz: 20k $ 30k $ +50 %
Automatisierte Reports einrichten
CRM:
- Benutzerdefiniertes Feld „Lead-Quelle“ anlegen
- Bei Kontakterstellung Pflichtfeld setzen
- Deal-Pipeline so einrichten, dass Quelle erhalten bleibt
- Berichte nach Quelle filtern
Zeiterfassung:
- Projekt pro Outreach-Kanal anlegen
- Alle Outreach-Zeit diesen Projekten zuordnen
- Zeit-Reports nach Projekt gruppieren
- Export für ROI-Berechnungen
Automatische Reports: Wöchentlich/monatlich: Zeit pro Kanal, Leads pro Quelle, Conversion pro Quelle, Umsatz pro ursprünglicher Quelle, ROI pro Kanal.
Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden
Fehler 1: Zeit nicht konsequent erfassen
Problem: Zeit vergessen zu erfassen, Stunden nachträglich schätzen, uneinheitliche Erfassung.
Folge: Falsche Kostenrechnung, effiziente Kanäle nicht erkennbar.
Lösung:
- Zeiterfassung zur Gewohnheit machen (Arbeit = Timer starten)
- Mobile App unterwegs nutzen
- Täglich prüfen, ob Einträge fehlen
- Erinnerungen für Zeiterfassung setzen
Fehler 2: Lead-Quellen nicht taggen
Problem: Leads im CRM anlegen ohne Quellen-Angabe.
Folge: Umsatz nicht zurechenbar, ROI nicht berechenbar.
Lösung:
- Quellen-Feld im CRM als Pflichtfeld
- Dropdown mit festen Quellen (kein Freitext)
- Team für Quellen-Tagging schulen
- Wöchentlich CRM auf fehlende Tags prüfen
Fehler 3: Nur Aktivitätsmetriken tracken
Problem: „LinkedIn-Nachrichten verschickt“ statt „Umsatz aus LinkedIn“ messen.
Folge: Optimierung auf Aktivität, nicht auf Ergebnisse.
Lösung:
- Vollständigen Funnel erfassen: Aktivität → Leads → Kunden → Umsatz
- Fokus auf Ergebnis-Metriken (Umsatz, ROI), nicht nur Input
- Effizienz (Umsatz/Std.) vergleichen, nicht nur Volumen
Fehler 4: Lead-Qualität ignorieren
Problem: Alle Leads gleich behandeln, unabhängig von Conversion und Deal-Größe.
Folge: Optimierung auf Kanäle mit geringer Lead-Qualität möglich.
Lösung:
- Conversion-Rate pro Quelle tracken
- Durchschnittliche Deal-Größe pro Quelle
- Customer Lifetime Value pro Quelle
- Gewichtetes Scoring (Qualität × Menge)
Fehler 5: Zu kurzer Zeithorizont
Problem: Kanal-ROI nach einer Woche oder einem Monat beurteilen.
Folge: Lange Sales-Zyklen übersehen, Kanäle zu früh aufgeben.
Lösung:
- 3–6 Monate für aussagekräftige Daten einplanen
- Frühindikatoren tracken (Meetings, Angebote)
- Typische Zykluslänge berücksichtigen
- Kanäle nicht vorschnell aufgeben
Fehler 6: Ungleicher Vergleich
Problem: Etablierten Kanal (12 Monate Daten) mit neuem Kanal (1 Monat) vergleichen.
Folge: Verzerrter Vergleich, falsche Entscheidungen.
Lösung:
- Vergleichbare Zeiträume nutzen
- Anlaufzeit bei neuen Kanälen einkalkulieren
- Trends betrachten, nicht nur Momentaufnahmen
- Nach Erfahrung und Optimierungsgrad normalisieren
30-Tage-Umsetzungsplan
Woche 1: Tracking-Infrastruktur
Tag 1–2: Zeiterfassung
- Outreach-Kanal-Projekte anlegen
- Mobile App einrichten
- Team über Bedeutung der Zeiterfassung informieren
- Ablauf testen
Tag 3–4: CRM-Konfiguration
- Feld „Lead-Quelle“ anlegen
- Dropdown-Optionen für Quellen erstellen
- Feld als Pflichtfeld setzen
- Team im Tagging schulen
Tag 5–7: Basisdaten
- Zeit konsequent erfassen
- Alle neuen Leads mit Quelle taggen
- Erste Woche auswerten
- Ablauf anpassen
Woche 2: Historische Daten
Tag 8–10: Vergangene Leads
- Leads der letzten 90 Tage prüfen
- Quellen-Tags ergänzen, wo bekannt
- Muster dokumentieren
- Erste Metriken berechnen
Tag 11–14: Kostenberechnung
- Stundensatz pro Rep festlegen
- Zeitaufwand pro Kanal (letzter Monat) berechnen
- Kosten pro Lead pro Kanal
- Basis-Dashboard anlegen
Woche 3: Umsatz-Zuordnung
Tag 15–17: Kunden-Quellen
- Alle Kunden der letzten 6 Monate prüfen
- Ursprünglicher Lead-Quelle zuordnen
- Umsatz pro Kanal berechnen
- Lücken identifizieren
Tag 18–21: ROI-Berechnung
- ROI pro Kanal berechnen
- Umsatz pro Stunde pro Kanal
- Rep-Performance vergleichen
- Erste Erkenntnisse festhalten
Woche 4: Optimierung und Automatisierung
Tag 22–24: Report-Automatisierung
- Wöchentliche Zeit-Reports einrichten
- CRM-Dashboards nach Quelle anlegen
- Automatische Reports planen
- Dashboards mit Team teilen
Tag 25–28: Erste Optimierungen
- Ergebnisse mit Team besprechen
- Niedrig-ROI-Aktivitäten reduzieren
- Hoch-ROI-Aktivitäten ausbauen
- Kanal-Allokationsziele setzen
Tag 29–30: Prozess verfeinern
- SOPs für Tracking dokumentieren
- Schulungsunterlagen erstellen
- Wöchentliche Reviews terminieren
- 90-Tage-Ziele pro Kanal setzen
ROI-Daten für Entscheidungen nutzen
Szenario 1: Kanal-Allokation
Daten:
LinkedIn: 1.000 $/Std. Umsatz, 18 % Conversion
Cold E-Mail: 1.600 $/Std., 17 % Conversion
Cold Calling: 1.200 $/Std., 25 % Conversion
Entscheidung: Zeit umverteilen:
- Cold E-Mail ausbauen (höchster Umsatz/Std.)
- Cold Calling beibehalten (höchste Conversion)
- LinkedIn reduzieren (niedrigster Umsatz/Std.)
Neue Verteilung:
Vorher: 40 % LinkedIn, 30 % E-Mail, 30 % Calling
Neu: 25 % LinkedIn, 45 % E-Mail, 30 % Calling
Szenario 2: Rep-Spezialisierung
Daten:
Sarah: Stärke E-Mail (1.600 $/Std.)
Mike: Stärke Calling (1.300 $/Std.)
Alex: Stärke LinkedIn (1.450 $/Std.)
Entscheidung:
- Sarah: 60 % Zeit auf E-Mail-Kampagnen
- Mike: 60 % auf Cold Calling
- Alex: 60 % auf LinkedIn
- Alle: 40 % auf zweite Kanäle
Erwarteter Effekt: 20–30 % bessere Team-Effizienz durch Fokus auf Stärken.
Szenario 3: Budget-Begründung
Daten:
Aktuell: 2 Vertriebler
Investition: 160 Std./Monat × 50 $ = 8.000 $
Umsatz: 120.000 $/Monat
ROI: 1.400 %
Vorschlag: Dritten Vertriebler einstellen
Prognose:
Neu: 3 Vertriebler
Investition: 240 Std./Monat × 50 $ = 12.000 $
Prognose Umsatz: 180.000 $/Monat (konservativ)
Prognose ROI: 1.400 %
Zusätzlicher Gewinn: 56.000 $/Monat
ROI-Daten zur Begründung des Personalaufbaus nutzen.
Szenario 4: Kanal-Test
Hypothese: Podcast-Outreach könnte für unsere Zielgruppe passen.
Testplan:
Investition: 20 Std. über 30 Tage
Erwartete Kosten: 1.000 $
Break-Even: 1 Kunde (10.000 $ Ø)
Erfolg: 2+ Kunden (20.000 $+)
Entscheidungslogik:
- <1 Kunde: Kanal aufgeben
- 1 Kunde: Break-even, länger testen
- 2+ Kunden: Investition skalieren
Fazit: Von der Vermutung zur datenbasierten Outreach-Strategie
Outreach-ROI zu tracken macht Vertrieb planbar. Mit Zeiterfassung und CRM-Zuordnung können Sie:
Kritische Fragen beantworten:
- Welche Kanäle bringen den meisten Umsatz?
- Was kostet ein Kunde wirklich?
- Welche Vertriebler sind am effizientesten?
- Wohin mehr Zeit investieren?
- Welche Aktivitäten streichen?
Bessere Entscheidungen treffen:
- Zeit in Kanäle mit höchstem ROI legen
- Reps nach Stärken einsetzen
- Personal- und Budgetwünsche mit Daten untermauern
- Neue Kanäle mit klaren Erfolgskriterien testen
- Auf Basis von Daten optimieren, nicht nach Bauchgefühl
Performance steigern:
- 20–30 % Effizienz durch Kanal-Optimierung
- 15–25 % durch Rep-Spezialisierung
- 10–40 % Kostensenkung durch Abbau von Low-ROI-Aktivitäten
- 2–3× ROI-Steigerung in 6–12 Monaten möglich
Kernaussage: Was Sie nicht messen, können Sie nicht verbessern. Fangen Sie heute mit Outreach-ROI-Tracking an – in 90 Tagen haben Sie die Daten für deutlich bessere Entscheidungen über den Einsatz Ihrer Vertriebszeit.
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- Deal-Pipeline mit erhaltener Quellen-Info
- Automatische Reports zu Zeit, Leads und Umsatz pro Kanal
- Team-Performance-Analysen zum Rep-Vergleich
- Umsatz-Zuordnung bis zur ursprünglichen Quelle
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