Projekte aus dem Chat: Corcavas Telegram-Bot für Aufgaben, Zeit & Alerts

Haben Sie es satt, ständig zwischen Messenger und Projektmanagement-Tools zu wechseln? Was, wenn Sie den gesamten Workflow in derselben App steuern könnten, in der Ihr Team ohnehin kommuniziert?

Mit der Telegram-Bot-Integration können Sie Aufgaben anlegen, Zeiterfassung starten, Projektstatus prüfen und sofort Benachrichtigungen erhalten – ohne den Gesprächsfluss zu verlassen. Für Remote-Teams, Freelancer und mobile Nutzer ändert das alles.

Diese Anleitung zeigt, wie Sie Projekte direkt aus Telegram mit Corcavas Bot steuern: zentrale Befehle, Zwei-Wege-Sync, mobile Abläufe und Praxisbeispiele.

Warum Projekte über Telegram steuern?

Das Kontextwechsel-Problem

Wissensarbeiter wechseln durchschnittlich 10–15 Mal pro Stunde zwischen Apps. Jeder Wechsel kostet laut Forschung (UC Irvine) etwa 23 Minuten Fokus. Wenn Ihr Team in Telegram kommuniziert, aber Projekte woanders verwaltet, erzwingen Sie ständige Unterbrechungen.

Klassischer Ablauf:

1. Team bespricht Aufgabe in Telegram
2. Wechsel in den Browser
3. Im Projektmanagement-Tool anmelden
4. Aufgabe anlegen
5. Zurück zu Telegram
6. Gespräch fortsetzen

Mit Telegram-Bot:

1. Team bespricht Aufgabe in Telegram
2. /create [Aufgabenname] tippen
3. Gespräch fortsetzen

Fertig. Kein Kontextwechsel, keine Browser-Tabs, kein Momentum-Verlust.

Die mobile Realität

Remote-Arbeit und mobile Nutzer brauchen Tools, die auf dem Handy funktionieren. Klassische Projektmanagement-Oberflächen sind für den Desktop gedacht:

• Kleine Touch-Ziele
• Komplexe Navigation
• Langsames Laden im Mobilfunk
• Akku-intensive Web-Apps
• Ungelenke Mobile-Oberflächen

Telegram-Bot-Befehle funktionieren auf dem Handy gut:

• Einfache Textbefehle
• Sofortige Antworten
• Geringer Datenverbrauch
• Native App-Performance
• Touch-optimierte Oberfläche

Der Kommunikationsvorteil

Wenn Projektmanagement in Ihrem Kommunikationstool lebt:

Schnellere Entscheidungen

• Besprechen → Entscheiden → Anlegen → Erledigt (alles in einem Chat)
• Keine Meeting-Notizen, die verloren gehen
• Sofortige Umsetzung besprochener Punkte

Besserer Kontext

• Aufgabenerstellung mit Gespräch verknüpft
• Team sieht vollen Diskussionskontext
• Entscheidungen in der Chat-Historie dokumentiert

Höhere Akzeptanz

• Team nutzt Telegram ohnehin täglich
• Kein separates Tool zum Merken
• Flachere Lernkurve
• Höhere Nutzung

Einstieg mit dem Corcava-Telegram-Bot

Ersteinrichtung

Schritt 1: Bot finden

Im Corcava-Dashboard erhalten Sie einen eigenen Bot-Link für Ihr Team. Navigation:

Dashboard → Einstellungen → Integrationen → Telegram

Auf „Telegram-Bot verbinden“ klicken, um Ihren persönlichen Bot-Link zu erhalten.

Schritt 2: Bot starten

1. Bot-Link anklicken (öffnet Telegram)
2. Im Telegram-Chat auf „START“ tippen
3. Der Bot schickt eine Willkommensnachricht mit verfügbaren Befehlen

Schritt 3: Authentifizierung

Der Bot bittet um Anbindung Ihres Corcava-Kontos:

Willkommen beim Corcava-Bot!

Um Ihr Konto zu verbinden, klicken Sie auf den Link:
[Konto verbinden]

Nach der Verbindung können Sie Aufgaben anlegen,
Zeit erfassen und Benachrichtigungen erhalten.

Authentifizierungs-Link anklicken, bei Corcava anmelden und den Bot freigeben.

Schritt 4: Verbindung prüfen

Erneut /start tippen:

✅ Mit Corcava verbunden!

Konto: [email protected]
Team: Acme Corp

Tippen Sie /help für alle Befehle.

Bot-Befehle im Überblick

Der Bot unterstützt verschiedene Befehlstypen:

Aktionsbefehle: Informationen anlegen, ändern oder abfragen Statusbefehle: Aktuellen Zustand und Aktivität prüfen Steuerungsbefehle: Zeiterfassung starten/stoppen, Einstellungen Benachrichtigungen: Festlegen, welche Alerts Sie erhalten

Befehlsreferenz

Aufgaben-Verwaltung

/create – Neue Aufgabe anlegen

Der schnellste Weg, Aufgaben aus jedem Chat anzulegen.

Einfach:

/create Blogbeitrag zur Telegram-Integration schreiben

Mit Projekt:

/create [Content Marketing] Blogbeitrag schreiben

Mit Zuweisung:

/create @username Neue Landingpage gestalten

Ablauf:

1. Bot legt die Aufgabe in der Standard-Spalte „To Do“ an
2. Die Aufgabe erscheint sofort auf Ihrem Corcava-Board
3. Zugewiesene Teammitglieder erhalten Benachrichtigungen
4. Die Aufgabe wird auf allen Geräten synchronisiert

Best Practices:

• Klare, handlungsorientierte Aufgabennamen
• Teammitglieder erwähnen für automatische Zuweisung
• Projektname in Klammern für bestimmte Boards
• Aufgabennamen unter 100 Zeichen halten

/tasks – Ihre aktiven Aufgaben

Aktuelle Aufgabenliste ohne Browser prüfen.

Einfach:

/tasks

Antwort:

📋 Ihre aktiven Aufgaben (5)

🔹 Q4-Report schreiben
   Projekt: Marketing | Fällig: Morgen

🔹 Design-Mockups prüfen
   Projekt: Website-Redesign | Fällig: Freitag

🔹 Kunden-Call vorbereiten
   Projekt: Acme Corp | Fällig: Heute

/complete [Nummer] = als erledigt markieren
/detail [Nummer] = vollständige Aufgabeninfos

Gefilterte Ansichten:

/tasks today        – Fällig heute
/tasks this week    – Fällig diese Woche
/tasks overdue      – Überfällig
/tasks @username    – Aufgaben einer bestimmten Person

/complete – Aufgabe erledigen

Aufgaben direkt aus Telegram abschließen.

Verwendung:

/complete 2

Antwort:

✅ Erledigt: Design-Mockups prüfen

⏱ Erfasste Zeit: 3h 24m
📊 Projekt: Website Redesign
🎯 Pünktlich erledigt!

Wird in „Erledigt“ verschoben…

Automatik:

• Aufgabe wandert in die Spalte „Erledigt“
• Zeiterfassung stoppt, falls aktiv
• Team wird benachrichtigt
• Client-Portal wird aktualisiert
• Fortschritts-Metriken werden aktualisiert

/update – Aufgabendetails ändern

Aufgaben unterwegs anpassen.

Fälligkeitsdatum:

/update 1 due tomorrow

Beschreibung:

/update 1 desc Q3-Vergleichsdaten einarbeiten

Neu zuweisen:

/update 1 assign @maria

Zeitschätzung:

/update 1 estimate 4h

Zeiterfassungs-Befehle

/track – Zeiterfassung starten

Zeit für ein Projekt oder eine Aufgabe erfassen.

Pro Projekt:

/track [Marketing] Am Blog-Content arbeiten

Für konkrete Aufgabe:

/track task 3

Antwort:

⏱ Zeiterfassung gestartet!

📊 Projekt: Marketing
✅ Aufgabe: Blogbeitrag schreiben
📝 Notiz: Am Blog-Content arbeiten

⏰ Gestartet: 14:30
Timer läuft. /stop zum Beenden

Ablauf:

• Neues Zeitintervall wird angelegt
• Vorherige Erfassung wird automatisch gestoppt
• Desktop-App synchronisiert (falls installiert)
• Zeit erscheint in Echtzeit auf der Aufgabenkarte
• Screenshots werden erfasst (falls aktiviert)

/stop – Zeiterfassung stoppen

Aktuelle Zeiterfassung beenden.

Verwendung:

/stop

Antwort:

⏱ Zeiterfassung gestoppt!

⏰ Dauer: 1h 37m
📊 Projekt: Marketing
✅ Aufgabe: Blogbeitrag schreiben

💰 Abrechenbare Stunden: 1,62h
📝 Notizen? Antwort mit Details oder /skip

Nach dem Stopp:

• Zeitintervall wird abgeschlossen
• Dauer wird berechnet
• Für Rechnungen verfügbar
• Erscheint in Zeit-Reports
• Sync auf allen Plattformen

/current – Aktuellen Timer prüfen

Anzeigen, was gerade erfasst wird.

Verwendung:

/current

Antwort:

⏱ Aktuell erfasst:

📊 Projekt: Kunden-Website
✅ Aufgabe: Homepage-Redesign
⏰ Gestartet: vor 45 Minuten
📝 Notiz: Feedback umsetzen

Aktuelle Dauer: 0h 45m

/stop zum Beenden

Projekt-Status-Befehle

/status – Projekt-Überblick

Schneller Überblick über den Projektfortschritt.

Verwendung:

/status [Marketing]

Antwort:

📊 Status Projekt Marketing

✅ Erledigt: 24 Aufgaben
🔄 In Bearbeitung: 8 Aufgaben
📋 To Do: 15 Aufgaben
⏰ Überfällig: 2 Aufgaben

⏱ Erfasste Zeit gesamt: 87h 32m
💰 Abrechenbar: 8.750 $

🎯 Deadline im Plan (15. Nov.)

📈 Diese Woche: +12 erledigte Aufgaben

/report – Schnellbericht erstellen

Projekt- oder persönliche Leistungsdaten im Detail.

Persönlicher Bericht:

/report me this week

Antwort:

📈 Ihr Wochenbericht (21.–27. Okt.)

⏱ Erfasste Zeit gesamt: 32h 15m
✅ Erledigte Aufgaben: 18
📊 Bearbeitete Projekte: 4
💰 Abrechenbare Stunden: 28h 30m

Top-Projekte:
1. Marketing (12h 45m)
2. Website Redesign (9h 30m)
3. Kundenprojekte (7h 15m)

⚡ Produktivität: +15 % vs. letzte Woche

Team-Bericht:

/report team Marketing

Benachrichtigungs-Befehle

/notify – Benachrichtigungen einstellen

Steuern, welche Hinweise Sie in Telegram erhalten.

Aktuelle Einstellungen anzeigen:

/notify

Antwort:

🔔 Ihre Benachrichtigungseinstellungen

✅ Aufgabe Ihnen zugewiesen
✅ Aufgabe in Ihren Projekten erledigt
✅ In Kommentaren erwähnt
✅ Projekt-Deadlines nähern sich
✅ Rechnungszahlungen eingegangen
❌ Alle Aufgaben-Updates
❌ Zeiterfassungs-Erinnerungen

Ändern: /notify [item] on/off
Beispiel: /notify reminders on

Einstellungen ändern:

/notify deadlines off
/notify mentions on
/notify all-updates on

Hilfe- und Utility-Befehle

/help – Alle Befehle anzeigen

Vollständige Befehlsübersicht.

Verwendung:

/help

Antwort:

🤖 Corcava-Bot Befehle

📋 AUFGABEN
/create – Neue Aufgabe anlegen
/tasks – Ihre Aufgaben anzeigen
/complete – Aufgabe erledigen
/update – Aufgabendetails ändern

⏱ ZEITERFASSUNG
/track – Zeiterfassung starten
/stop – Aktuellen Timer stoppen
/current – Aktuellen Timer prüfen

📊 BERICHTE
/status – Projektüberblick
/report – Berichte erstellen

🔔 EINSTELLUNGEN
/notify – Benachrichtigungen verwalten
/settings – Bot-Einstellungen

/help [befehl] für Details
Beispiel: /help create

Zwei-Wege-Synchronisation im Überblick

So funktioniert der Sync

Eine der stärksten Funktionen des Telegram-Bots ist die echte Zwei-Wege-Synchronisation. Änderungen in Telegram erscheinen sofort in Corcava, Änderungen in Corcava erscheinen in Telegram.

Telegram → Corcava:

• Aufgabe in Telegram erstellt → erscheint auf dem Projektboard
• Timer in Telegram gestartet → Desktop-App zeigt aktive Erfassung
• Aufgabe in Telegram erledigt → Board aktualisiert, Benachrichtigungen versendet

Corcava → Telegram:

• Aufgabe im Dashboard zugewiesen → Benachrichtigung in Telegram
• Kollege erledigt Aufgabe → Hinweis in Telegram
• Kommentar bei Aufgabe → Erwähnungs-Benachrichtigung
• Rechnung bezahlt → Zahlungsbestätigung

Echtzeit vs. nahezu Echtzeit:

Die meisten Updates sind sofort (<1 Sekunde):

• Erstellung und Updates von Aufgaben
• Start/Stopp der Zeiterfassung
• Statusänderungen
• Zuweisungen

Manche Updates haben kurze Verzögerungen (5–10 Sekunden):

• Komplexe Berechnungen (Projektfortschritt)
• Berichtserstellung
• Massenoperationen
• Datei-Uploads

Konfliktbehandlung

Wenn dieselbe Aufgabe gleichzeitig in Telegram und im Dashboard geändert wird, gilt „last write wins“ mit intelligenter Zusammenführung:

Beispiel:

• Sie ändern die Aufgabenbeschreibung in Telegram
• Ein Kollege ändert das Fälligkeitsdatum derselben Aufgabe im Dashboard
• Beide Änderungen bleiben erhalten

Geschützte Felder: Kritische Felder werden vor Konflikten geschützt:

• Nur eine Person bearbeitet eine Aufgabe gleichzeitig aktiv
• Zeiterfassung kann nicht von mehreren Nutzern für dieselbe Aufgabe gestartet werden
• Gleichzeitige Aufgabenverschiebungen werden in die Warteschlange gestellt

Sync-Zuverlässigkeit

Automatischer Wiederholungsversuch: Bei Sync-Fehler (schwache Mobilverbindung, Serverprobleme):

• Befehl wird lokal in die Warteschlange gestellt
• Automatischer erneuter Versuch nach 30 Sekunden
• Bis zu 3 Versuche
• Fehlermeldung, wenn alle Versuche fehlschlagen

Manueller Sync: Bei Verdacht auf Sync-Probleme:

/sync

Erzwingt die sofortige Synchronisation aller ausstehenden Änderungen.

Mobile-First-Workflows

Das Werkzeug für Remote-Arbeit

Für alle, die remote oder unterwegs arbeiten, schafft der Telegram-Bot ein neues Workflow-Modell.

Morgenroutine:

/tasks today               → Heutige Prioritäten sehen
/track [Morning Planning]  → Zeit für Planung starten
/status [Project Name]     → Projektstatus prüfen
/stop                      → Planungszeit beenden

Während der Arbeit:

/track task 5              → An konkreter Aufgabe arbeiten
(2 Stunden arbeiten)
/stop                      → Arbeitssession beenden
/create [Project] Follow-up-Call nötig
/complete 5                → Aufgabe erledigen

Tagesende:

/report me today           → Tagesproduktivität prüfen
/tasks tomorrow            → Nächsten Tag planen
/status [Critical Project] → Letzter Projektcheck

Szenarien vor Ort

Szenario 1: Freelancer beim Kundentermin

Während des Termins:

Kunde: „Können Sie ein Kontaktformular auf die Startseite setzen?“
Sie: (in Telegram) /create [ClientSite] Kontaktformular auf Startseite

Kunde: „Und das Logo etwas größer?“
Sie: /create [ClientSite] Logo vergrößern

Beide Aufgaben erscheinen sofort auf Ihrem Projektboard. Kein Mitschreiben nötig, nichts vergessen, sofort umsetzbar.

Szenario 2: Agency-Team-Stand-Up

Während des Stand-Up-Calls:

Manager: „Sarah, kannst du die Designs heute prüfen?“
Sarah: /create @sarah Homepage-Designs prüfen

Entwickler: „API-Integration ist fertig“
Entwickler: /complete 12
✅ Erledigt: API-Integration

Designer: „Für Mockups brauche ich noch 3 Stunden“
Designer: /update 8 estimate +3h

Das gesamte Stand-Up wird in umsetzbare Aufgaben überführt, ohne Protokoll.

Szenario 3: Vor-Ort-Kundenbesuch

Sie sind beim Kunden, gehen die Website am Rechner durch. Laptop und Projekt-Dashboard sind nicht greifbar.

In Telegram (am Handy):

/create [ClientX] Produktbilder aktualisieren – Kundenfeedback
/create [ClientX] Navigation reparieren – mobil defekt
/create [ClientX] Testimonials-Bereich – Text vom Kunden
/track [ClientX] Vor-Ort-Kundenberatung

Alles wird dokumentiert und erfasst, ohne Rechner.

Produktivität unterwegs

Bahn/Bus:

/tasks                     → Arbeitsliste durchgehen
/report me yesterday       → Produktivität reflektieren
/create [Ideas] Artikel: Telegram-Bot-Workflows
/update 15 due friday      → Deadlines anpassen

Flughafen/Flug:

/status all projects       → Gesamtüberblick
/report team this month    → Team-Performance prüfen
/create [Admin] Spesen einreichen
/tasks overdue             → Dringendes priorisieren

Hotelzimmer (Abend):

/report me today           → Tagesrückblick
/tasks tomorrow            → Nächsten Tag planen
/create [Personal] Rückflug buchen
/notify reminders on       → Morgen-Erinnerungen aktivieren

Erweiterte Bot-Integrationen

Team-Benachrichtigungen und Automatisierungen

Neben der Einzelnutzung unterstützt der Telegram-Bot die Teamkoordination durch automatisierte Benachrichtigungen.

Benachrichtigungen bei erledigten Aufgaben

Einrichtung:

1. Projektboard im Corcava-Dashboard öffnen
2. Auf „Automations“ klicken
3. „Task Done → Telegram“ auswählen
4. Bot zur Team-Telegram-Gruppe hinzufügen
5. Einrichtung über den Verbindungslink abschließen
6. Automatisierung speichern

Ablauf: Sobald eine Aufgabe in eine „Done“-Spalte verschoben wird:

✅ Aufgabe erledigt!

📋 Aufgabe: Homepage-Design-Mockups
👤 Erledigt von: @maria
⏱ Erfasste Zeit: 6h 30m
📊 Projekt: Website Redesign

Aufgabe anzeigen: [Link]

Vorteile:

• Sofortige Information des Teams
• Kein ständiges Prüfen der Boards nötig
• Abschlüsse gemeinsam sichtbar
• Blocker schnell erkennbar

Rechnungszahlungs-Hinweise

Keine Zahlung mehr verpassen.

Einrichtung:

1. Einstellungen → Automations
2. „Invoice Paid → Telegram“ aktivieren
3. Finanz-Telegram-Chat verbinden
4. Einstellungen speichern

Bei eingegangener Zahlung:

💰 Zahlung eingegangen!

📄 Rechnung: INV-2024-10-127
👤 Kunde: Acme Corp
💵 Betrag: 4.500,00 $
💳 Methode: Stripe

Rechnung anzeigen: [Link]
Beleg senden: /receipt INV-2024-10-127

Einsatz:

• Sofortiger Überblick über Cashflow
• Kunden zeitnah danken
• Projektbudgets anpassen
• Nächste Projektphasen anstoßen

Lead-Erfassungs-Benachrichtigungen

Vertriebspipeline in Echtzeit im Blick.

Einrichtung:

1. CRM → Outreach → Automations
2. „Lead Acquired → Telegram“ aktivieren
3. Vertriebs-Telegram-Chat verbinden
4. Automatisierung speichern

Bei neuem Lead:

🎯 Neuer Lead!

👤 Kontakt: John Smith
🏢 Firma: Tech Solutions Inc.
📧 E-Mail: [email protected]
📍 Quelle: Website-Formular

🔥 Score: Hohe Priorität
💼 Branche: SaaS

Kontakt anzeigen: [Link]
Zuweisen: /assign [username]

Gruppe vs. Direktnachrichten

Der Bot funktioniert in Direktnachrichten und in Gruppen – mit unterschiedlichem Verhalten:

Direktnachrichten (DMs):

• Persönliches Aufgabenmanagement
• Individuelle Zeiterfassung
• Persönliche Berichte und Status
• Private Benachrichtigungen

Gruppenchats:

• Gemeinsame Aufgaben (für alle sichtbar)
• Geteilte Benachrichtigungen
• Team-Berichte
• Gemeinsame Planung

Empfehlungen:

DMs nutzen für:

• Persönliche Aufgabenlisten
• Individuelle Produktivitätsauswertung
• Vertrauliche Kundenkommunikation
• Persönliche Erinnerungen

Gruppen nutzen für:

• Geteilte Projekt-Updates
• Teamkoordination
• Gemeinsame Aufgabenstellung
• Unternehmensweite Ankündigungen

Datenschutz:

• In Gruppen erstellte Aufgaben sind für alle Gruppenmitglieder sichtbar
• Zeiterfassungsdaten bleiben privat (nur für Sie und Admins)
• Berichte in Gruppen zeigen Teamdaten, keine Einzeldaten
• Sensible Daten in DMs behandeln

Telegram-Bot im Vergleich zu anderen Oberflächen

Telegram-Bot vs. Web-Dashboard

Wann den Telegram-Bot nutzen: ✅ Schnelle Aufgabenstellung in Meetings oder Gesprächen ✅ Mobile Arbeit mit Smartphone oder Tablet ✅ Start/Stopp der Zeiterfassung während der Arbeit ✅ Aufgabenstatus unterwegs prüfen ✅ Echtzeit-Team-Benachrichtigungen ✅ Arbeit bei schlechter Internetverbindung (SMS-Fallback)

Wann das Web-Dashboard nutzen: ✅ Komplexe Projekteinrichtung und -konfiguration ✅ Detaillierte Berichte und Auswertungen ✅ Massenverwaltung von Aufgaben ✅ Datei-Uploads und -verwaltung ✅ Visuelle Arbeit am Projektboard ✅ Erweiterte Filter und Suche

Optimaler Workflow: Beides nutzen: Bot für Tempo und Mobilgerät, Dashboard für Tiefe und Planung.

Telegram-Bot vs. Desktop-App

Wann den Telegram-Bot nutzen: ✅ Aufgaben anlegen und Status prüfen ✅ Schnelles Starten/Stoppen der Zeiterfassung ✅ Teamkoordination und Kommunikation ✅ Mobile Arbeit ✅ Benachrichtigungen verwalten

Wann die Desktop-App nutzen: ✅ Detaillierte Zeiterfassung mit Screenshots ✅ Längere Fokus-Arbeitsphasen ✅ Offline-Zeiterfassung ✅ Automatische Screenshot-Erfassung ✅ Desktop-Produktivitätsfunktionen

Kombination: Zeiterfassung in Telegram starten – die Desktop-App synchronisiert automatisch und erfasst Screenshots.

Telegram-Bot vs. Slack-Integration

Wenn Sie zwischen Telegram und Slack für die Teamkoordination wählen:

Vorteile Telegram:

• Leistungsstärkere Bot-Befehle
• Besseres mobiles Erlebnis
• Gute Unterstützung internationaler Teams
• Stärker auf Datenschutz ausgerichtet
• Keine Workspace-Limits
• Kostenlos für unbegrenzt viele Nutzer

Vorteile Slack:

• Stärkere Enterprise-Integration
• Mehr Drittanbieter-Anbindungen
• Erweiterte Kanalverwaltung
• Bessere Suche und Verlauf
• Integrierte Videoanrufe
• Größere Verbreitung in Unternehmen

Für kleine Teams und Remote-Mitarbeiter: Der Telegram-Bot bietet bessere Funktionen für individuelle Produktivität.

Für große Unternehmen: Die Slack-Integration bietet bessere organisatorische Steuerung.

Praxisbeispiele

Beispiel 1: Digital-Marketing-Agentur

Team: 8 Personen (Designer, Entwickler, Marketer) Herausforderung: Ständige Kundenanfragen in Calls und Meetings

Lösung mit dem Telegram-Bot:

Kundengespräch:

(Kunde am Telefon): „Können Sie ein Newsletter-Anmeldeformular einbauen?“
Manager (tippt in Telegram): /create [ClientCo] Newsletter-Formular
Bot: ✅ Erstellt

(Kunde): „Die Blog-Bilder sind zu klein“
Manager: /create [ClientCo] Blog-Bildgrößen erhöhen @designer
Bot: ✅ Erstellt, zugewiesen an @sarah

(Kunde): „Wann ist die Homepage fertig?“
Manager: /status [ClientCo]
Bot: 📊 75 % fertig, Plan: Freitag

Ergebnis:

• Keine Meeting-Notizen nötig
• Sofortige Team-Zuweisungen
• Echtzeit-Updates für den Kunden
• Kein nachträgliches Erfassen von Aufgaben

Beispiel 2: Freelance-Berater

Profil: Unabhängiger Berater, häufig unterwegs Herausforderung: Mehrere Kunden vor Ort und auf Reisen verwalten

Täglicher Ablauf:

Morgens (7 Uhr, im Hotel):
/tasks today
→ 5 Aufgaben bei 3 Kunden

Fahrt zum Kunden (8–9 Uhr):
/report me yesterday
/status [ClientA]
→ Fortschritt unterwegs prüfen

Beim Kunden (9–17 Uhr):
/track [ClientA] Vor-Ort-Beratung
(Arbeit mit Kunde)
/create [ClientA] Preisseite aktualisieren – heute besprochen
/create [ClientA] Teamfotos einbinden – vom Kunden
/stop
→ 7h 32m erfasst

Mittagspause (12:30 Uhr):
/tasks
/complete 3
→ Aufgabe in der Pause erledigt

Rückfahrt (17–18 Uhr):
/track [Admin] Kundennoten und Planung
/create [ClientB] Angebot Q4-Projekt
/stop

Abends (20 Uhr):
/report me today
→ Tagesrückblick

Ergebnis:

• Vollständige Arbeitsdokumentation
• Korrekte abrechenbare Stunden
• Keine vergessenen Kundenwünsche
• Produktivität unterwegs erhalten

Beispiel 3: Software-Entwicklungsteam

Team: 12 Entwickler, 3 QA, 2 Designer Herausforderung: Schnelle Entwicklung, viele Bug-Meldungen, Sprint-Planung

Sprint-Planungs-Meeting:

Scrum Master: „Sprint-Ziele diese Woche …“

Entwickler 1: /create [Sprint23] User-Authentifizierung implementieren
Entwickler 2: /create [Sprint23] Datenbankschema entwerfen
QA-Lead: /create [Sprint23] Testfälle Zahlungsflow schreiben
Designer: /create [Sprint23] Mobile-App-UI-Mockups

→ 12 Sprint-Aufgaben in 10 Minuten erstellt

Während des Sprints:

(Bug gefunden):
Entwickler: /create [Bugs] Login-Button in Safari defekt @qa
QA: /create [Bugs] Fix in allen Browsern prüfen

(Feature fertig):
Entwickler: /complete 7
→ Automatische Benachrichtigung an QA

(Stand-up):
Jeder Entwickler: /report me yesterday
→ Schneller Status, keine langen Update-Meetings

Ergebnis:

• Etwa 40 % schnellere Sprint-Planung
• Sofortige Bug-Dokumentation
• Echtzeit-Fortschritt
• Rund 3 Stunden weniger Meeting-Zeit pro Woche

Beispiel 4: Non-Profit-Organisation

Team: 5 Festangestellte, 20+ Ehrenamtliche Herausforderung: Dezentrale Arbeit der Ehrenamtlichen koordinieren

Koordination der Ehrenamtlichen:

Ehrenamtlicher: „Heute Nachmittag habe ich 2 Stunden Zeit“
Koordinator: /tasks [Event Planning]
Bot: Zeigt 15 verfügbare Aufgaben
Koordinator: „@volunteer kannst du #3 und #7 übernehmen?“
Ehrenamtlicher: /track task 3
(Arbeit erledigt)
Ehrenamtlicher: /complete 3
/track task 7

Am Veranstaltungstag:

Mehrere Ehrenamtliche: /tasks [EventDay]
→ Alle sehen die aktuelle Aufgabenliste

Koordinator: /status [EventDay]
→ Live-Fortschritt

Ehrenamtliche: /complete [task]
→ Koordinator sieht Erledigung in Echtzeit

Ergebnis:

• Ehrenamtliche arbeiten eigenständig
• Koordinator hat vollen Überblick
• Keine Tabellen nötig
• Einfaches Onboarding
• Klare Zuordnung der Aufgaben

Sicherheit und Datenschutz

Datensicherheit

Verschlüsselung:

• Alle Bot-Kommunikation während der Übertragung verschlüsselt
• Telegram MTProto-Verschlüsselung
• Ruhende Daten in der Corcava-Datenbank verschlüsselt
• Authentifizierungs-Tokens werden nicht offengelegt

Authentifizierung:

• Sichere Anmeldung per OAuth 2.0
• Session-Tokens laufen nach Inaktivität ab
• Anmeldung von mehreren Geräten möglich
• Bot-Zugriff jederzeit widerrufbar

Zugriffskontrolle:

• Bot berücksichtigt Corcava-Rollenrechte
• Nutzer sehen nur Aufgaben, auf die sie Zugriff haben
• Zeiterfassungsdaten nur für Nutzer und Admins
• Finanzdaten nur für berechtigte Rollen

Datenschutz-Empfehlungen

In Telegram vermeiden:

• Kundenpasswörter oder Zugangsdaten
• Vertrauliche Finanzdetails
• Private personenbezogene Daten
• Rechtsdokumente oder Verträge

Unkritisch zu teilen:

• Aufgabennamen und -beschreibungen
• Projektstatus und Fortschritt
• Zeiterfassungsdaten
• Team-Zuweisungen
• Allgemeine Arbeits-Updates

Gruppenchats:

• In der Gruppe sind Aufgabennamen für alle sichtbar
• Sensible Kundeninfos in privaten DMs
• Bot aus Gruppe entfernen, um Datenzugriff zu verhindern
• Gruppenmitgliedschaft regelmäßig prüfen

Compliance

DSGVO:

• Einwilligung der Nutzer für die Datenverarbeitung
• Recht auf Löschung unterstützt
• Datenübertragbarkeit möglich
• Verarbeitungsprotokolle werden geführt

Aufbewahrung:

• Bot-Nachrichten vergänglich (von Telegram gesteuert)
• Corcava-Daten nach Unternehmensrichtlinien
• Alle vom Bot erzeugten Daten löschbar
• Export für Prüfzwecke möglich

Häufige Probleme beheben

Bot antwortet nicht

Symptom: Befehle gesendet, aber keine Antwort vom Bot

Mögliche Ursachen:

1. Bot nicht verbunden: /start zum erneuten Verbinden
2. Anmeldung abgelaufen: Auth-Link erneut klicken
3. Telegram-Ausfall: status.telegram.org prüfen
4. Netzwerk: Anderes WLAN/Mobilfunk testen

Lösungen:

1. /start eingeben
2. Bei keiner Reaktion: Telegram-App neu starten
3. Authentifizierungslink im Dashboard klicken
4. 1–2 Minuten auf Sync warten
5. /help zum Testen der Verbindung

Sync-Verzögerungen

Symptom: Änderungen in Telegram erscheinen nicht im Dashboard (oder umgekehrt)

Typische Ursachen:

• Netzwerklatenz
• Hohe Serverlast zu Stoßzeiten
• Große Aufgabe mit vielen Anhängen
• Gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Nutzer

Lösungen:

1. Ca. 30 Sekunden warten (die meisten Verzögerungen legen sich)
2. Befehl /sync ausführen
3. Dashboard-Seite neu laden
4. Aufgabe direkt in Telegram prüfen: /tasks

Übliche Sync-Zeiten:

• Aufgaben erstellen: <1 Sekunde
• Status-Updates: 1–3 Sekunden
• Komplexe Berichte: 5–10 Sekunden
• Große Dateioperationen: 15–30 Sekunden

Rechtefehler

Symptom: Meldungen wie „You don't have permission“ oder „Access denied“

Ursachen:

• Aktionen außerhalb Ihrer Rollenrechte
• Änderung von Daten anderer Nutzer
• Zugriff auf Projekte, denen Sie nicht zugewiesen sind

Lösungen:

• Beim Team-Admin Ihre Rolle klären
• Projektzuweisungen im Dashboard prüfen
• Bei Bedarf höhere Rechte anfragen
• /settings für aktuelle Rechte nutzen

Zeiterfassungs-Probleme

Symptom: Timer startet nicht oder zeigt falsche Dauer

Vorgehen:

1. Aktuellen Timer prüfen:
   /current

2. Alle aktiven Timer stoppen:
   /stop

3. Projektzuweisung prüfen:
   /tasks

4. Neu starten:
   /track [ProjectName] Arbeitsbeschreibung

5. Immer noch nicht? Support kontaktieren:
   /support Timer startet nicht bei Projekt X

Häufig gestellte Fragen

Allgemein

F: Kostet der Telegram-Bot extra? A: Nein. Der Telegram-Bot ist in allen Corcava-Plänen (9 $/Nutzer/Monat) enthalten. Es fallen keine Zusatzgebühren für die Bot-Nutzung an.

F: Kann ich den Bot ohne Dashboard nutzen? A: Viele tägliche Aufgaben lassen sich nur mit dem Bot erledigen. Ersteinrichtung, komplexe Konfiguration und detaillierte Berichte erfordern das Dashboard.

F: Wie viele Teammitglieder können den Bot nutzen? A: Unbegrenzt. Jedes Teammitglied Ihres Corcava-Accounts kann den Bot verbinden und nutzen.

F: Funktioniert der Bot international? A: Ja. Telegram funktioniert weltweit; der Bot antwortet auf Deutsch (bzw. in Ihrer Sprache), unabhängig vom Standort.

F: Kann ich den Bot später trennen? A: Ja. Jederzeit unter Dashboard → Integrations → Telegram → Disconnect.

Funktionen

F: Kann ich über den Bot Dateien anhängen? A: Derzeit sind Anhänge über das Web-Dashboard nötig. Der Bot konzentriert sich auf textbasiertes Aufgabenmanagement und Zeiterfassung.

F: Unterstützt der Bot Sprachbefehle? A: Noch nicht. Sprachbefehle sind geplant. Aktuell nur Textbefehle.

F: Kann ich Unteraufgaben per Bot anlegen? A: Sie können Aufgaben anlegen und Projekten zuordnen. Die Unteraufgaben-Hierarchie erfordert derzeit das Dashboard.

F: Synchronisieren sich Kommentare über Telegram? A: Ja. Wenn Sie in einem Aufgabenkommentar erwähnt werden, erhalten Sie eine Telegram-Benachrichtigung mit dem Kommentar und einem Antwort-Link.

F: Kann ich Anhänge in Telegram sehen? A: Sie erhalten eine Meldung, dass Anhänge vorhanden sind, mit Link zur Anzeige im Dashboard. Direkte Anzeige in Telegram ist derzeit nicht möglich.

Technisch

F: Was passiert bei Verbindungsverlust? A: Befehle werden lokal in die Warteschlange gestellt und gesendet, sobald die Verbindung wieder da ist. Telegrams Offline-Funktionen unterstützen das.

F: Kann ich den Bot auf mehreren Geräten nutzen? A: Ja. Der Bot funktioniert parallel auf Smartphone, Tablet und Telegram-Desktop-App mit sofortigem Sync.

F: Wie sicher ist die Bot-Verbindung? A: Sehr sicher. OAuth-2.0-Authentifizierung, verschlüsselte Kommunikation und Einhaltung der Telegram-Sicherheitsstandards.

F: Kann ich Bot-Befehle anpassen? A: Die Befehlsnamen sind fest. Eigene Shortcuts sind über Telegrams Bot-Vorlagen möglich.

F: Funktioniert der Bot in Telegram-Gruppen? A: Ja. Sie können den Bot zu privaten Gruppen hinzufügen für Team-Benachrichtigungen und gemeinsames Aufgabenmanagement.

Workflow

F: Können Kunden den Bot nutzen? A: Der Bot ist derzeit für die interne Nutzung gedacht. Für Kunden gibt es das separate Client-Portal.

F: Kann ich Aufgaben für später planen? A: Sie können Aufgaben mit Fälligkeitsdatum anlegen. Geplante Erstellung (für einen zukünftigen Zeitpunkt) erfolgt im Dashboard.

F: Wie aktualisiere ich viele Aufgaben auf einmal? A: Massenoperationen laufen im Dashboard. Der Bot ist für schnelle Einzelaktionen optimiert.

F: Kann ich wiederkehrende Aufgaben per Bot anlegen? A: Wiederkehrende Vorlagen richten Sie im Dashboard ein; Auslösung einzelner Instanzen ist per Bot möglich.

F: Wann erhalte ich Benachrichtigungen für Aufgaben, die ich nicht erstellt habe? A: Sie werden benachrichtigt bei: Ihnen zugewiesenen Aufgaben, von Ihnen beobachteten Aufgaben, projektweiten Ankündigungen (falls aktiviert) und @Erwähnungen.

Fazit: Die Zukunft des mobilen Projektmanagements

Die Telegram-Bot-Integration verändert den Umgang mit Projektmanagement-Tools. Statt Teams an starre Oberflächen zu gewöhnen, trifft der Bot sie dort, wo sie schon sind: in ihren Messengern.

Vorteile im Überblick:

1. Kein Kontextwechsel: Arbeit verwalten, ohne Gespräche zu verlassen
2. Mobile-First: Volle Funktionalität auf jedem Gerät
3. Sehr schnell: Befehle in unter einer Sekunde
4. Zwei-Wege-Sync: Änderungen sofort auf allen Plattformen
5. Teamkoordination: Automatische Benachrichtigungen halten alle auf dem Laufenden
6. Immer erreichbar: Weltweit nutzbar mit geringem Datenverbrauch

Wer am meisten profitiert:

• Remote-Teams mit Bedarf an nahtloser Kommunikation und Aufgabenverwaltung
• Freelancer unterwegs bei mehreren Kunden
• Mobile-first Profis, die viel am Handy arbeiten
• Verteilte Teams in verschiedenen Zeitzonen
• Schnelle Startups mit agilem Aufgabenmanagement
• Außendienstteams außerhalb des Büros

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Der Telegram-Bot ist in Ihrem Corcava-Account enthalten. Keine Extrakosten, keine aufwendige Einrichtung, keine Einarbeitung für Teams, die bereits Telegram nutzen.

Einrichtung in 3 Minuten:

1. Dashboard → Integrations → Telegram öffnen
2. Auf den Bot-Link Ihres Teams klicken
3. In Telegram /start eingeben
4. Account verbinden
5. /help für die Befehlsübersicht

Damit liegt Ihr gesamtes Projektmanagement in der Tasche.

Diese Befehle zuerst ausprobieren:

/tasks              → Sehen, was ansteht
/create             → Erste Aufgabe per Telegram anlegen
/track              → Zeiterfassung starten
/status             → Projektstatus prüfen
/notify             → Einstellungen anpassen

In wenigen Minuten erleben Sie, Projekte zu steuern, ohne den Browser zu öffnen. Für Remote-Teams und mobile Profis ein echter Gamechanger.

Projekte aus dem Chat steuern?

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Mit Corcava erhalten Sie:

• Telegram-Bot mit voller Aufgaben- und Zeiterfassung
• Zwei-Wege-Sync auf allen Geräten und Plattformen
• Projektmanagement mit Kanban-Boards und Automatisierung
• Zeiterfassung mit Desktop-App und mobilem Support
• Team-Zusammenarbeit mit Chat und Videoanrufen
• CRM-Integration für den vollen Geschäftskontext
• Client-Portal für transparente Projektabwicklung
• Professionelle Rechnungen inkl. Krypto-Zahlungsoptionen

Alles für 9 $ pro Nutzer und Monat. Keine Feature-Aufschläge, keine versteckten Kosten, keine Agent-Gebühren.

Kostenlose Testversion → Telegram verbinden → Erste Aufgabe anlegen

Keine Kreditkarte nötig. 14 Tage kostenlos. Jederzeit kündbar.

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