Feb 8, 2025
Stand-Ups & Reviews per Kalender-Sync automatisieren
Verpassen Sie keinen Daily Stand-Up und keine Sprint-Ceremony mehr. So automatisieren Sie wiederkehrende Team-Meetings mit der Google-Kalender-Integration – Zeit sparen, Abläufe vereinheitlichen und Remote-Teams über Zeitzonen hinweg koordinieren.
Das Meeting-Chaos
Montag, 9:00 Uhr:
- Entwickler kommt 5 Minuten zu spät: „Sorry, hatte vergessen“
- Product Manager: „Wo ist Sarah?“
- Sarah (in Slack): „Oh, war das heute? Dachte 9:30“
- 10 Minuten vergehen, bis alle da sind
Jeden. Einzelnen. Tag.
Sprint Review (Freitag 14 Uhr):
- Die Hälfte fehlt
- „War die diese Woche?“
- Hektisches Umplanen
- Demo verschoben, Stakeholder genervt
Die Kosten des Meeting-Chaos:
- ❌ 10–15 Minuten pro Stand-Up verschwendet = 50–75 Min./Woche pro Entwickler
- ❌ Verpasste Ceremonies = Schlechter Sprint-Rhythmus und Team-Sync
- ❌ Manuelle Kalendereinladungen = Zusatzaufwand für den Scrum Master
- ❌ Zeitzonen-Chaos = Remote-Teams verpassen die Hälfte der Meetings
- ❌ 20–30 % No-Show = Ständiges Nachjagen
Die Lösung: Kalender-Automatisierung.
Einmal einrichten. Wiederkehrende Meetings. Automatische Erinnerungen. Keine vergessenen Ceremonies.
Warum Kalender-Integration für Dev-Teams wichtig ist
Vorteile automatisierter Ceremonies
Zeitersparnis:
- Einmal einrichten – Wiederkehrende Meetings anlegen, danach nicht mehr anfassen
- Automatische Einladungen – Neue Teammitglieder werden Ceremonies automatisch hinzugefügt
- Selbstbedienung – Team sieht und verwaltet eigene Kalender
- Weniger Admin – Keine manuellen Kalendereinladungen mehr
Konsistenz:
- Immer zur gleichen Zeit – Fester Rhythmus wird zur Gewohnheit
- Keine vergessenen Meetings – Kalender-Erinnerungen sichern Anwesenheit
- Professioneller Eindruck – Externe Stakeholder sehen ein organisiertes Team
- Weniger Chaos – Alle wissen, wann Ceremonies stattfinden
Remote-Team-Koordination:
- Zeitzonen – Automatische Umrechnung für verteilte Teams
- Transparenz – Alle sehen den kompletten Sprint-Plan
- Buchungsschutz – Verhindert Doppelbuchungen
- Async-Unterstützung – Kalender-Notizen für alle, die nicht live dabei sein können
Integrations-Vorteile:
- Zwei-Wege-Sync – Änderungen in Corcava erscheinen in Google Kalender (und umgekehrt)
- Mobil – Team erhält Push-Benachrichtigungen der Kalender-App
- E-Mail-Erinnerungen – Automatische Erinnerungen von Google/Outlook
- Status – Sichtbar, wer zugesagt/abgesagt hat
Sprint-Ceremonies im Überblick
Die 5 zentralen Agile-Ceremonies
1. Daily Stand-Up (täglich)
- Dauer: 15 Minuten
- Häufigkeit: Jeden Werktag zur gleichen Zeit
- Teilnehmer: Entwicklungsteam + Scrum Master
- Zweck: Abgleich zu Fortschritt, Plänen, Blocker
- Format: Jeder beantwortet: Was habe ich gemacht? Was mache ich heute? Blocker?
Kalender:
- Tägliches wiederkehrendes Meeting
- Gleiche Uhrzeit (z. B. 9:00 Uhr)
- Nur Montag–Freitag
- 15 Minuten
- Ort: Team-Videocall-Link
2. Sprint Planning (alle 2 Wochen)
- Dauer: 2 Stunden (bei 2-Wochen-Sprint)
- Häufigkeit: Erster Tag des Sprints
- Teilnehmer: Gesamtes Team + Product Owner
- Zweck: Arbeit für den kommenden Sprint planen
- Ergebnisse: Sprint-Backlog, Commitment, Sprint-Ziel
Kalender:
- Alle 2 Wochen
- Erster Montag des Sprints
- 2 Stunden
- Ort: Besprechungsraum / Videocall
3. Sprint Review / Demo (alle 2 Wochen)
- Dauer: 1 Stunde
- Häufigkeit: Letzter Tag des Sprints
- Teilnehmer: Team + Stakeholder + optional Kunden
- Zweck: Fertige Arbeit präsentieren
- Ergebnisse: Feedback, Abnahme, nächste Prioritäten
Kalender:
- Alle 2 Wochen
- Letzter Freitag des Sprints
- 1 Stunde
- Externe Teilnehmer einladen
- Ort: Demo-Raum / Videocall
4. Sprint Retrospective (alle 2 Wochen)
- Dauer: 45 Minuten
- Häufigkeit: Nach dem Sprint Review
- Teilnehmer: Nur Entwicklungsteam (intern)
- Zweck: Prozess reflektieren, Verbesserungen identifizieren
- Ergebnisse: Maßnahmen für den nächsten Sprint
Kalender:
- Alle 2 Wochen
- Direkt nach dem Sprint Review
- 45 Minuten
- Nur Teammitglieder (intern)
- Ort: Interner Raum / separater Call
5. Backlog Refinement / Grooming (wöchentlich)
- Dauer: 1 Stunde
- Häufigkeit: Mitte des Sprints
- Teilnehmer: Team + Product Owner
- Zweck: Anstehende Arbeit sichten und schätzen
- Ergebnisse: Verfeinertes Backlog, Schätzungen, Klärungen
Kalender:
- Wöchentlich
- Mittwoch in der Sprint-Mitte
- 1 Stunde
- Ort: Besprechungsraum / Videocall
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Google Kalender mit Corcava verbinden
Voraussetzungen:
- Google-Workspace-Account oder persönliches Gmail-Konto
- Corcava-Account mit Admin-Rechten
- Kalender, mit dem Meetings synchronisiert werden sollen
Verbindung einrichten:
Zu Integrationen gehen
- Einstellungen → Integrationen
- Bereich „Google Kalender“ finden
- Auf „Google Kalender verbinden“ klicken
Zugriff autorisieren
- Mit Google-Konto anmelden
- Angeforderte Berechtigungen prüfen:
- Kalendertermine ansehen und bearbeiten
- Neue Termine erstellen
- Meeting-Einladungen versenden
- Auf „Zulassen“ klicken
Verbindung prüfen
- Bestätigung „Google Kalender verbunden“ erscheint
- Kalendername wird angezeigt
- Status: Aktiv
Einstellungen konfigurieren
- Standardkalender: Wählen, welcher Kalender genutzt wird
- Zeitzone: Korrektheit prüfen
- Benachrichtigungen: Sync-Hinweise ein-/ausschalten
Fehlerbehebung:
- Bei Sync-Fehler: Trennen und erneut verbinden
- Berechtigungsfehler: Kalender-Admin-Rechte prüfen
- Termine synchronisieren nicht: Kalenderfreigabe prüfen
Schritt 2: Wiederkehrende Sprint-Ceremonies anlegen
Daily Stand-Up anlegen:
Meeting in Corcava erstellen
- Meetings → Neues Meeting
- Titel: „Daily Stand-Up“
- Beschreibung: „Täglicher Sync – 15 Minuten“
Wiederholung einstellen
- Häufigkeit: Täglich
- Tage: Montag–Freitag
- Uhrzeit: 9:00 Uhr (Ihre Zeitzone)
- Dauer: 15 Minuten
- Ende: Kein Ende (oder Quartalsende)
Teilnehmer hinzufügen
- Alle Teammitglieder auswählen
- Dazu: Entwickler, Scrum Master, Product Owner
- Ohne: Externe Stakeholder
Kalender-Sync aktivieren
- „In Google Kalender übernehmen“ aktivieren
- Meeting-Link: Videocall-Link eintragen
- Ort: „Zoom / Google Meet / Teams“
- Erinnerung: 10 Minuten vorher
Speichern und synchronisieren
- Auf „Meeting erstellen“ klicken
- Termin wird automatisch in Google Kalender angelegt
- Alle Teilnehmer erhalten die Einladung
- Serie erscheint in ihren Kalendern
Ergebnis: Jedes Teammitglied hat den Daily Stand-Up mit automatischen Erinnerungen im Kalender.
Sprint Planning anlegen (2-Wochen-Rhythmus):
Neues Meeting: Sprint Planning
- Titel: „Sprint Planning – Sprint #[X]“
- Beschreibung: „Arbeit für den kommenden Sprint planen“
Wiederholung konfigurieren
- Häufigkeit: Alle 2 Wochen
- Tag: Montag (erster Sprint-Tag)
- Zeit: 9:00–11:00 Uhr (2 Stunden)
- Muster: „Alle 2 Wochen montags“
Sprint-Kontext setzen
- Verknüpfung: Aktives Sprint-Projekt-Board
- Agenda:
- Sprint-Ziel prüfen (10 Min.) - Backlog-Punkte durchgehen (60 Min.) - Schätzen und committen (30 Min.) - Fragen und Blocker (20 Min.)
Teilnehmer hinzufügen
- Teammitglieder (Pflicht)
- Product Owner (Pflicht)
- Stakeholder (optional)
Kalender-Sync aktivieren
- „In Google Kalender übernehmen“: Ja
- Konferenz-Link: [Videocall-URL]
- Agenda in Beschreibung: Ja
Ergebnis: Sprint Planning alle 2 Wochen automatisch im Kalender, gesamtes Team eingeladen, Agenda hinterlegt.
Sprint Review & Retro nacheinander anlegen:
Sprint Review:
- Meeting anlegen: „Sprint Review & Demo“
- Wiederholung: Alle 2 Wochen freitags
- Zeit: 14:00–15:00 Uhr
- Teilnehmer: Team + Stakeholder + optional Kunden
- Beschreibung: „Fertige Arbeit demonstrieren, Feedback einholen“
- Aktivieren: Google-Kalender-Sync
Sprint Retrospective:
- Meeting anlegen: „Sprint Retrospective (nur Team)“
- Wiederholung: Alle 2 Wochen freitags
- Zeit: 15:15–16:00 Uhr (15 Min. Pause nach dem Review)
- Teilnehmer: Nur Team (als privat markieren)
- Beschreibung: „Was lief gut? Was können wir verbessern? Maßnahmen?“
- Aktivieren: Google-Kalender-Sync
Tipp: Retro direkt nach dem Review planen, solange der Sprint allen noch präsent ist. 15 Minuten Puffer einplanen, falls das Review länger dauert.
Schritt 3: Automatische Erinnerungen einrichten
Kalender-Erinnerungen:
In Google Kalender:
- Beliebiges synchronisiertes Meeting öffnen
- „Termin bearbeiten“ klicken
- Benachrichtigungen hinzufügen:
- 1 Tag vorher (E-Mail)
- 10 Minuten vorher (Benachrichtigung)
- Übernehmen für: „Alle Termine der Serie“
In Corcava:
- Meeting-Einstellungen → Erinnerungen
- Aktivieren: „Erinnerungs-E-Mails senden“
- Zeitpunkt:
- Daily Stand-Up: 10 Minuten vorher
- Sprint-Ceremonies: 1 Tag + 1 Stunde vorher
- Kanal: E-Mail + In-App-Benachrichtigung
Empfehlungen für Erinnerungen:
Für Daily Stand-Ups:
- Nur 10-Minuten-Erinnerung (nicht überladen)
- Push-Benachrichtigung aufs Handy
- Kurze Zusammenfassung in der Erinnerung: „Was hast du gestern gemacht?“
Für Sprint-Ceremonies:
- Erinnerung 1 Tag vorher: „Morgen Sprint Planning – Backlog prüfen“
- Erinnerung 1 Stunde vorher: „Sprint Planning in 1 Stunde“
- Agenda in der Erinnerung mit angeben
Für externe Stakeholder:
- Erinnerung am Vortag mit Vorbereitungsmaterial
- „Bitte prüfen: [Link zum Sprint-Board]“
- Klare Agenda und erwartete Ergebnisse
Schritt 4: Ceremonies mit Sprint-Boards verknüpfen
Warum Meetings mit Boards verknüpfen:
- Sprint-Board mit einem Klick aus dem Kalendertermin öffnen
- Aktuellen Sprint-Status während des Plannings sehen
- Live-Board-Ansicht während der Stand-Ups
- Demo direkt vom Board im Sprint Review
Verknüpfung einrichten:
Sprint-Board anlegen
- Projekt → Neues Board
- Name: „Sprint 23 (15.–28. Jan.)“
- Spalten: Backlog → To Do → In Progress → Review → Done
Mit Sprint-Planning-Meeting verknüpfen
- Bearbeiten: Sprint-Planning-Meeting
- Feld: „Sprint-Board-Link“
- URL zum Sprint-Board eintragen
- In der Beschreibung:
Sprint Planning – Sprint 23 Board: [Sprint-Board öffnen] Sprint-Ziel: [wird im Planning festgelegt] Kapazität: [wird im Planning berechnet]
Mit Daily Stand-Up verknüpfen
- Bearbeiten: Wiederkehrendes Daily-Stand-Up-Meeting
- In der Beschreibung:
Daily Stand-Up Aktuelles Sprint-Board: [Link] Kurz-Update: - Was hast du gestern erledigt? - Woran arbeitest du heute? - Blocker?
Mit Sprint Review verknüpfen
- Bearbeiten: Sprint-Review-Meeting
- Beschreibung:
Sprint Review & Demo – Sprint 23 Sprint-Board: [Link] Erledigte Arbeit: [aus Spalte „Done“] Sprint-Ziel: [Link zum Ziel] Agenda: 1. Sprint-Ziel prüfen (5 Min.) 2. Erledigte Punkte demonstrieren (40 Min.) 3. Feedback einholen (15 Min.)
Ergebnis: Jede Ceremony hat einen direkten Link zum zugehörigen Sprint-Board. Das Team kommt mit einem Klick vom Kalender zum Board.
Schritt 5: Remote-Teams und Zeitzonen
Die Zeitzonen-Herausforderung:
Ihr Team:
- 3 Entwickler in San Francisco (PST)
- 2 Entwickler in New York (EST)
- 1 Entwickler in London (GMT)
- 1 Freelancer in Indien (IST)
Klassischer Ansatz: „Daily Stand-Up um 9 Uhr“ – aber 9 Uhr in welcher Zeitzone?
Lösung über den Kalender:
1. Haupt-Zeitzone festlegen
- Zeitzone des Teams wählen (z. B. PST)
- Alle Ceremonies in dieser Zeitzone planen
- „Daily Stand-Up: 9:00 Uhr PST“
2. Google Kalender rechnet um
- SF-Entwickler sieht: 9:00 Uhr
- NY-Entwickler sieht: 12:00 Uhr (automatisch umgerechnet)
- London-Entwickler sieht: 17:00 Uhr (automatisch umgerechnet)
- Indien-Entwickler sieht: 22:30 Uhr (automatisch umgerechnet)
3. Überlappungs-Fenster finden
Team-Verfügbarkeit (Arbeitszeiten):
SF: 8–18 Uhr PST
NY: 9–17 Uhr EST (6–14 Uhr PST)
London: 9–17 Uhr GMT (1–9 Uhr PST)
Indien: 9–17 Uhr IST (20:30–4:30 Uhr PST)
Überlappung: 8–9 Uhr PST (für alle Arbeitszeit)
4. Async-Alternative bei unmöglichen Zeitzonen
- Daily Stand-Up: 8:30 Uhr PST (passt für SF, NY, London)
- Indien: Asynchrones schriftliches Update in Slack
- Video-Stand-Up aufzeichnen für Abwesende
- Ceremony-Zeiten vierteljährlich rotieren, um die Last zu teilen
Zeitzonen – Best Practices:
✅ Empfohlen:
- Automatische Zeitzonen-Umrechnung des Kalenders nutzen
- 1-Stunden-Fenster Überlappung für wichtige Meetings finden
- Meeting-Zeiten rotieren, um Zeitzonen-Last zu teilen
- Ceremonies aufzeichnen für asynchrones Anschauen
- Schriftliche Zusammenfassungen für Abwesende posten
❌ Vermeiden:
- Meetings dauerhaft außerhalb der Arbeitszeiten aller planen
- Von Indien-Team erwarten, täglich um Mitternacht dabei zu sein
- Unklare Zeiten („9 Uhr“ ohne Zeitzone)
- Zeitzonen bei Zeitumstellung nicht anpassen
Erweiterte Kalender-Automatisierung
Eigene Ceremony-Vorlagen
Vorlagen-Bibliothek anlegen:
1. Backlog-Refinement (Mittwoch)
Titel: Backlog Refinement
Wiederholung: Wöchentlich, Mittwoch 14–15 Uhr
Teilnehmer: Dev-Team + PO
Agenda:
- Top-20-Backlog-Punkte durchgehen
- Fehlende Akzeptanzkriterien ergänzen
- Mit Planning Poker schätzen
- Abhängigkeiten und Blocker identifizieren
Board-Link: [Aktives Sprint-Board]
2. Bug-Triage (Freitag)
Titel: Wöchentliche Bug-Triage
Wiederholung: Wöchentlich, Freitag 10–10:30 Uhr
Teilnehmer: Senior Devs + QA
Agenda:
- Neue Bugs der Woche prüfen
- Priorisieren: Kritisch → Hoch → Mittel → Niedrig
- Sprint oder Backlog zuordnen
- Quick Fixes: sofort umsetzen
Board-Link: [Bug-Tracking-Board]
3. Tech-Debt Donnerstag
Titel: Technical Debt Review
Wiederholung: Monatlich, erster Donnerstag 15–16 Uhr
Teilnehmer: Dev-Team
Agenda:
- Tech-Debt-Backlog durchgehen
- Top-3-Punkte priorisieren
- Einen für nächsten Sprint einplanen
- Architektur-Verbesserungen besprechen
Board-Link: [Tech-Debt-Board]
Anbindung an Projekt-Meilensteine
Kalender mit Projekt-Zeitplan verknüpfen:
Wichtige Meilensteine als Kalendertermine
- Beta-Release: 15. Februar
- Produktiv-Release: 1. März
- Feature Freeze: 20. Februar
Countdown-Erinnerungen
- 4 Wochen vorher: „Stabilisierung starten“
- 2 Wochen vorher: „Feature Freeze steht an“
- 1 Woche vorher: „Letzte Testwoche“
- 1 Tag vorher: „Launch morgen!“
Auto-Update vom Projekt-Board
- Wenn Aufgabe auf dem kritischen Pfad auf „Done“ gesetzt wird
- Bei Risiko für Meilenstein: Kalendertermin mit Hinweis aktualisieren
- Farbcodierung: Grün (im Plan), Gelb (Risiko), Rot (verzögert)
Best Practices für kalenderbasierte Ceremonies
Do's und Don'ts
✅ Do:
1. Stand-Ups kurz und fest geplant halten
- Täglich gleiche Uhrzeit (Konsistenz schafft Gewohnheit)
- Max. 15 Minuten (Timer nutzen)
- Faustregel: Dauert etwas länger als 2 Min., offline klären
- Kalender-Erinnerung 10 Min. vorher
2. Ceremonies vorbereiten
- Sprint Planning: Backlog am Vortag prüfen
- Sprint Review: Erledigte Punkte in der Kalendereinladung auflisten
- Retro: Feedback asynchron vor dem Termin sammeln
- Vorbereitungsmaterial in der Kalender-Beschreibung verlinken
3. Aufzeichnen und teilen
- Sprint Reviews aufzeichnen für abwesende Stakeholder
- Retro-Maßnahmen in den Kalender-Notizen festhalten
- Stand-Up-Zusammenfassung für asynchrone Teammitglieder teilen
- Kalendertermin nach dem Meeting mit Ergebnissen aktualisieren
4. Den Zeitplan einhalten
- Pünktlich starten (nicht auf Zuspätkommende warten)
- Pünktlich enden (ggf. nächste Ceremony danach planen)
- Ein Meeting nach dem anderen (kein Multitasking)
- Zeit danach für Kontextwechsel blocken
5. Kalender sichtbar machen
- Team-Kalender mit Stakeholdern teilen
- Farbcodierung: Stand-Ups (blau), Planning (grün), Reviews (gelb)
- Sprint-Plan auf einen Blick sichtbar
- Sprint-Nummer im Terminnamen angeben
❌ Don't:
1. Ceremonies überladen
- Keine Meetings „nur um Meetings zu haben“
- Nicht mehr als 3 Std. Ceremonies pro Woche (außer Stand-Ups) planen
- Fokus-Zeit nicht für unkritische Meetings unterbrechen
- Ceremonies nicht ohne Pausen hintereinander buchen
2. Ceremonies ausfallen lassen
- Stand-Ups nicht beliebig absagen („machen wir halt in Slack“)
- Retros nicht auslassen (dort entsteht Verbesserung)
- Planning nicht verschieben (führt zu Chaos beim Sprint-Start)
- Termine nicht schleichen lassen (9 Uhr wird 9:15, dann 9:30 …)
3. Zeitzonen ignorieren
- Nicht erwarten, dass ein globales Team um 6 Uhr Ortszeit dabei ist
- Zeitumstellung nicht vergessen
- Nicht dauerhaft alle Meetings in einer Zeitzone planen
- Feedback zu ungünstigen Zeiten nicht ignorieren
4. Updates vergessen
- Veraltete Sprint-Nummern im Kalender entfernen („Sprint 15“, obwohl ihr bei 23 seid)
- Ehemalige Teammitglieder aus wiederkehrenden Einladungen entfernen
- Inaktive Ceremonies aus dem Kalender löschen
- Abgesagte Einladungen nicht ignorieren (Gründen nachgehen)
Beispiele aus der Praxis
Beispiel 1: 8-Personen-Dev-Shop (voll remote)
Team:
- 5 Entwickler (3 USA, 2 EU)
- 1 Designer (USA)
- 1 Product Manager (USA)
- 1 QA (EU)
Ceremony-Plan:
Daily Stand-Up:
- Zeit: 9:00 Uhr EST (passt für US-Team)
- Dauer: 15 Minuten
- EU-Team: Asynchrones Update in Slack bis 9 Uhr EST
- Video: Aufzeichnung bis 9:20 Uhr für EU bereitgestellt
Sprint Planning (alle 2 Wochen):
- Zeit: 8:00 Uhr EST (früh für US, Abend für EU)
- Dauer: 2 Stunden
- Volles Team (kritisches Meeting, Last wird geteilt)
Sprint Review & Demo:
- Zeit: 11:00 Uhr EST (Nachmittag für EU)
- Dauer: 1 Stunde
- Volles Team + Kunden
Retro:
- Direkt nach Review (12:15 Uhr EST)
- Volles Team (privat)
- 45 Minuten
Ergebnis:
- 100 % Teilnahme bei kritischen Ceremonies
- EU-Team muss nur 2× pro Sprint den Tagesablauf anpassen
- Async-Stand-Ups funktionieren (schriftliche Updates)
- Kalender-Automatisierung verhindert verpasste Meetings
Beispiel 2: Enterprise-Dev-Team (50+ Personen, 5 Scrum-Teams)
Herausforderung:
- 5 getrennte Scrum-Teams
- Gemeinsame Ressourcen (Architekten, DBAs, DevOps)
- Koordination ohne dauerhafte Konflikte nötig
Lösung: Koordiniertes Kalendersystem
Team-spezifische Ceremonies:
- Jedes Team: Eigene Stand-Up-Zeit (unterschiedliche Uhrzeiten)
- Jedes Team: Eigenes Sprint Planning/Review/Retro
- Alles im gemeinsamen „Engineering-Kalender“
Übergreifende Koordination:
- Architecture Review: Monatlich, alle Teams
- Tech Talks: Alle 2 Wochen, optional
- All-Hands: Monatlich, gesamte Firma
Buchung gemeinsamer Ressourcen:
- Architekten: Buchungssystem verhindert Doppelbuchungen
- Besprechungsräume: Kalenderbasierte Raumbuchung
- Demo-Umgebung: Während Sprint Reviews reserviert
Kalender-Organisation:
- Farben: Team A (blau), Team B (grün) usw.
- Gemeinsamer Firmenkalender: Alle sichtbar, Team-Leads bearbeiten
- Persönliche Kalender: Auto-Sync mit Team-Kalendern
Ergebnis:
- Keine Terminkonflikte bei gemeinsamen Ressourcen
- Teams stimmen Sprint-Zeiten für Releases ab
- Klare Sicht auf alle Team-Pläne
- Aufwand für Meeting-Koordination um ca. 80 % reduziert
Beispiel 3: Startup (3 Personen, Skalierung auf 10)
Wachstum:
Bei 3 Personen:
- Informelle Stand-Ups (ohne Kalender)
- „Wir schreiben in Slack, wenn wir uns abstimmen müssen“
- Funktioniert, alle wissen Bescheid
Bei 5–6 Personen:
- Stand-Ups geraten ins Rutschen
- „Hatten wir heute Stand-Up?“
- Einige immer zu spät oder abwesend
Umsetzung:
- Kalender-Automatisierung eingeführt
- Täglicher Stand-Up 9 Uhr (strikte 15 Min.)
- Wöchentliche Planning-Session
- Retro alle 2 Wochen
Bei 10 Personen:
- Kalender-Automatisierung trägt weiter
- Neue Mitarbeiter automatisch bei wiederkehrenden Ceremonies
- Team-Rhythmus etabliert
- Skalierung ohne Chaos
Fazit: Kalender-Automatisierung früh einführen. Mit 3 Personen ist es leicht – mit 10 nachzurüsten wird mühsam.
Häufige Probleme beheben
Problem 1: Geringe Teilnahme trotz Kalendereinladungen
Anzeichen:
- Daily-Stand-Up-Teilnahme 50–60 %
- „Hatte vergessen“ / „Einladung nicht gesehen“
Lösungen:
Mehrere Erinnerungen einrichten:
- 1 Tag vorher (bei Sprint-Ceremonies)
- 30 Minuten vorher
- 10 Minuten vorher (Mobile-Push)
Meeting wertvoll machen:
- Kurz halten (max. 15 Min.)
- Exakt pünktlich starten (nicht auf Zuspätkommende warten)
- Mit Maßnahmen oder Entscheidungen abschließen
Erfassen und ansprechen:
- Notieren, wer wiederholt fehlt
- 1:1: „Du fehlst oft beim Stand-Up. Woran liegt’s?“
- Möglicherweise passt die Uhrzeit nicht
Gamification:
- Perfekte Teilnahme wertschätzen
- Moderation rotieren
- Sozial gestalten (z. B. Kaffee-Stand-Up)
Problem 2: Termine synchronisieren nicht
Anzeichen:
- Meeting in Corcava erstellt, erscheint nicht in Google Kalender
- Oder umgekehrt
Lösungen:
Verbindungsstatus prüfen:
- Einstellungen → Integrationen
- Google-Kalender-Status: Aktiv?
- Trennen und erneut verbinden testen
„In Kalender übernehmen“ prüfen:
- Meeting in Corcava bearbeiten
- Checkbox „In Google Kalender übernehmen“ (muss aktiv sein)
- Speichern und 2–3 Min. auf Sync warten
Kalender-Berechtigungen prüfen:
- Google Kalender → Einstellungen
- Freigabe: Corcava muss Bearbeitungsrechte haben
- Bei Nur-Lesen können keine Termine erstellt werden
Manueller Sync:
- Falls vorhanden: „Sync erzwingen“-Button
- Oder bis 15 Min. auf Auto-Sync warten
Problem 3: Zeitzonen-Verwirrung
Anzeichen:
- Team joinet zur falschen Zeit
- „Ich dachte, es wäre 9 Uhr bei mir?“
Lösungen:
Zeitzone immer angeben:
- Terminname: „Daily Stand-Up (9 Uhr EST)“
- Beschreibung: „9:00 Uhr Eastern / 6:00 Uhr Pacific / 14:00 Uhr London“
Automatische Kalender-Umrechnung nutzen:
- Google Kalender rechnen lassen
- Jeder sieht den Termin in seiner Zeitzone
- Keine Kopfrechnung nötig
Mit dem Team testen:
- Test-Einladung an das ganze Team
- Fragen: „Welche Uhrzeit siehst du?“
- Prüfen, ob die Umrechnung stimmt
Klar dokumentieren:
- Team-Wiki: Offizielle Ceremony-Zeiten in der Haupt-Zeitzone
- Mit Umrechnung für gängige Standorte
- Zweimal jährlich bei Zeitumstellung aktualisieren
Erfolg messen
Wichtige Kennzahlen
Teilnahme:
- Teilnahmequote Daily Stand-Up (Ziel: 90 %+)
- Teilnahme an Sprint-Ceremonies (Ziel: 95 %+)
- Pünktliche Startquote (Ziel: 80 %+)
Zeitersparnis:
- Zeit für Meeting-Planung (vor vs. nach Automatisierung)
- Admin-Aufwand (Kalendereinladungen)
- Verschwendete Zeit durch Warten auf Teilnehmer
Team-Feedback:
- Vierteljährliche Umfrage: „Sind die Ceremonies wertvoll?“
- NPS für das Kalendersystem
- Vorschläge zur Verbesserung
Ergebnisse:
- Erreichungsquote der Sprint-Ziele
- Stabilität der Team-Velocity
- Zufriedenheit der Stakeholder mit der Kommunikation
Vorher vs. Nachher:
Vor Kalender-Automatisierung:
- 5 Std./Monat für Meeting-Einladungen
- 20 % No-Show bei Ceremonies
- Ständig „Wann ist Stand-Up?“-Fragen
- 15 Min. pro Meeting durch Verspätungen verloren
Nach Kalender-Automatisierung:
- 30 Min./Monat nur für Ausnahmen
- 5 % No-Show
- Keine Planungsfragen mehr
- 85 % der Meetings starten pünktlich
Jährliche Zeitersparnis:
- Admin: 54 Std./Jahr
- Verschwendete Meeting-Zeit: 180 Std./Jahr
- Gesamt: 234 Std. = 29 Arbeitstage gespart
Einstieg: Umsetzungs-Checkliste
Woche 1: Einrichtung und Tests
- Google Kalender mit Corcava verbinden
- Verbindung mit einem Testtermin prüfen
- Wiederkehrendes Daily-Stand-Up anlegen
- Kleine Gruppe zu Testzwecken einladen
- Prüfen, ob Kalendereinladungen ankommen
- Erinnerungen und Benachrichtigungen testen
Woche 2: Kerne-Ceremonies ausrollen
- Wiederkehrendes Sprint Planning anlegen
- Wiederkehrendes Sprint Review anlegen
- Wiederkehrendes Sprint Retrospective anlegen
- Alle Meetings mit aktuellem Sprint-Board verknüpfen
- Videocall-Links zu allen Meetings hinzufügen
- Team über das neue System informieren
Woche 3: Optimieren und schulen
- Backlog-Refinement-Meeting ergänzen (falls nötig)
- Zeitzonen-Umrechnung für Remote-Team einrichten
- Meeting-Vorlagen zur Wiederverwendung anlegen
- Team im Kalendersystem schulen
- Erstes Feedback einholen
- Termine bei Bedarf anpassen
Woche 4: Beobachten und verbessern
- Teilnahmequoten erfassen
- Pünktliche Starts messen
- Team nach Nutzen der Ceremonies befragen
- Erinnerungszeitpunkt ggf. anpassen
- Best Practices dokumentieren
- Erfolgreiche Einführung feiern
Fazit: Konsistenz durch Automatisierung
Kalender-Automatisierung bedeutet nicht mehr Tools, sondern stabile Abläufe, die Remote-Teams helfen.
Was Sie erreicht haben:
✅ Keine vergessenen Meetings – Kalender-Erinnerungen sichern die Teilnahme
✅ Klare Zeitzonen – Automatische Umrechnung für verteilte Teams
✅ Zeitersparnis – Keine manuellen Einladungen mehr
✅ Professioneller Auftritt – Stakeholder sehen ein organisiertes Team
✅ Besserer Sprint-Rhythmus – Feste Ceremonies führen zu stabilen Ergebnissen
✅ Einfaches Skalieren – Neue Mitglieder werden automatisch zu Ceremonies hinzugefügt
Der eigentliche Gewinn:
Es geht um die Gewohnheiten, die die Automatisierung ermöglicht:
- Entwickler wissen: Stand-Up ist täglich um 9 Uhr (ohne Ausnahme)
- Der Rhythmus von Sprint Planning wird selbstverständlich
- Retros finden statt (und werden nicht wegen „Terminproblemen“ ausgelassen)
- Das Remote-Team arbeitet trotz Zeitzonen reibungslos zusammen
Sprint-Ceremonies automatisieren?
Verbinden Sie Google Kalender mit Corcava und richten Sie in 10 Minuten Ihre erste wiederkehrende Ceremony ein.
Nächste Schritte:
- Kalender verbinden – Google Kalender oder Microsoft anbinden
- Erste Ceremony anlegen – Mit dem Daily Stand-Up starten
- Testen – Einladungen und Erinnerungen prüfen
- Schrittweise ausrollen – Ceremonies nacheinander hinzufügen
- Beobachten und anpassen – Teilnahme erfassen und optimieren
Meetings müssen nicht chaotisch sein. Mit Kalender-Automatisierung entwickelt Ihr Team einen gleichmäßigen Rhythmus, der Ergebnisse bringt.
Weitere Ressourcen:
- Sprint Planning in Corcava
- Automatische vs. manuelle Zeiterfassung
- Kalender-Integration (Dokumentation)
- Meeting-Planer
- Team-Kollaboration
Ceremonies automatisieren?Kostenlose Corcava-Testversion starten und Google Kalender verbinden.