Zeiterfassung-Compliance ohne die Stimmung zu zerstören

Zeiterfassung ist für Abrechnung, Compliance und Planung unverzichtbar. Wird sie falsch eingeführt, kündigen Ihre besten Entwickler. So gestalten Sie Richtlinien, die Entwickler nicht ablehnen – mit der Balance aus Verantwortung und Autonomie, Compliance und Vertrauen.

Warum Entwickler Zeiterfassung ablehnen

„Ab Montag führen wir verpflichtende Zeiterfassung ein.“

Was Ihre Entwickler innerlich denken:

• „Sie vertrauen uns nicht, ohne Überwachung zu arbeiten“
• „Jetzt verbringe ich Zeit mit Zeiterfassung statt mit Code“
• „Werde ich daran gemessen, wie ‚produktiv‘ ich aussehe?“
• „Das fühlt sich wie Mikromanagement an“
• „Zeit, den Lebenslauf zu aktualisieren“

Die Realität: Widerstand gegen Zeiterfassung geht nicht um Faulheit oder Unehrlichkeit. Es geht um Vertrauen, Autonomie und die Art der Einführung.

Die Kosten, wenn es schiefgeht:

• ❌ Fluktuation – Ein Senior-Entwickler weniger kostet 100.000–200.000 $
• ❌ Geringere Produktivität – Stress durch Erfassung senkt die echte Leistung
• ❌ System wird ausgespielt – Zeit wird aufgebläht, um Kontrolle zu umgehen
• ❌ Kultur leidet – „Wir gegen das Management“
• ❌ Recruiting – „Die erfassen alles“ wird zum Warnsignal

Die gute Nachricht: Compliance und gute Stimmung sind vereinbar. Dafür braucht es eine durchdachte Richtlinie.

Die wahren Gründe für Widerstand verstehen

Grund 1: Wirkt wie Überwachung, nicht wie Unterstützung

Was Entwickler hören: „Wir erfassen eure Zeit, um sicherzugehen, dass ihr wirklich arbeitet.“

Was Sie meinen: „Wir brauchen verlässliche Daten für Kundenabrechnung und Projektplanung.“

Die Lücke: Der Zweck zählt mehr als das Tool. Fühlt sich Zeiterfassung wie Überwachung an, wehren sich Entwickler. Fühlt sie sich wie ein Nutzen für alle an, werden sie sie nutzen.

Beispiel Überwachung:

Schlecht: „Laut Zeiterfassung hast du gestern nur 6 Stunden. 
          Wo waren die anderen 2?“

Gut: „Mir ist aufgefallen, dass du gestern weniger erfasst hast als sonst. 
      Gab es Blocker im Projekt?“

Grund 2: Zeiterfassung kostet Zeit

Sicht der Entwickler: „Ich habe 20 Minuten gebraucht, um meine Zeit auf 5 Aufgaben und Projekte zu verteilen. 20 Minuten, in denen ich hätte coden können.“

Berechtigter Punkt: Wenn Zeiterfassung kompliziert ist, frisst sie Produktivität statt sie zu unterstützen.

Lösung:

• Erfassung schnell halten (< 2 Minuten pro Tag)
• Wo möglich automatische Erfassung nutzen
• Sinnvolle Rundung erlauben (15-Minuten-Intervalle)
• Nicht jede Kontextänderung einzeln verlangen

Grund 3: Angst vor Bewertung der „Produktivität“

Sorgen der Entwickler:

• „Was, wenn ich 3 Stunden mit einem Bug verbringe, der wie 30 Minuten aussieht?“
• „Halten sie mich für langsam, weil ich 2 Stunden recherchiert habe?“
• „Soll ich Dokumentations-Lesen erfassen? Zählt das als abrechenbar?“

Das Problem: Wenn Zeiterfassung zum Produktivitäts-Score wird, optimieren Entwickler auf „beschäftigt aussehen“ statt auf echte Lösungen.

Lösung:

• Zeitdaten für Planung nutzen, nicht für Beurteilungen
• Recherche und gründliche Analyse wertschätzen
• Klar machen: unterschiedliche Aufgaben brauchen unterschiedlich lange
• Nach Ergebnissen bewerten, nicht nach erfassten Stunden

Grund 4: Passt nicht dazu, wie Entwickler wirklich arbeiten

Der Alltag in der Entwicklung:

• 30 Min Code → 10 Min Stack Overflow → 5 Min Kaffee → 45 Min Fokus → 15 Min Kollege helfen → 20 Min Meeting → zurück zum Code

Klassische Zeiterfassung: „Bitte erfasst 8-Stunden-Blöcke pro Projekt.“

Der Widerspruch: Entwicklung ist keine Fließbandarbeit. Dazu gehören Recherche, Problemlösung, Zusammenarbeit und Nachdenken. Starre Erfassung ignoriert das.

Lösung:

• Sinnvolle Blöcke runden lassen
• Keine Aufteilung jeder 5-Minuten-Unterbrechung verlangen
• Akzeptieren, dass manche Zeit schwer zuzuordnen ist
• Fokus auf Tages- oder Wochensummen, nicht Minute-für-Minute

Grund 5: Zusatzaufwand ohne sichtbaren Nutzen

Frage der Entwickler: „Was habe ich davon? Ich verbringe Zeit mit Erfassen und sehe keinen Nutzen.“

Wenn Sie das nicht beantworten können: Entwickler werden widerstehen. Sie müssen das „Warum“ verstehen und einen persönlichen Nutzen sehen.

Mögliche Vorteile, die Sie nennen können:

• Bessere Projektkalkulation (weniger Dauer-Marathons)
• Faire Abrechnung (Kunden zahlen für die ganze Arbeit)
• Daten, um unrealistische Deadlines abzulehnen
• Nachweis des Aufwands bei überzogenen Projekten
• Einblick, wofür die Zeit wirklich draufgeht

Die Compliance-Anforderungen, die Sie wirklich haben

Anforderungen aus Kundenverträgen

Viele Kundenverträge verlangen:

• Zeiterfassung für alle abrechenbaren Arbeiten
• Nachvollziehbare Dokumentation der abgerechneten Stunden
• Aufschlüsselung nach Aufgabe/Aktivität
• Gegebenenfalls Screenshot- oder Aktivitätsnachweis

Was Compliance bedeutet:

• Zeit mit angemessener Genauigkeit erfassen (z. B. 15-Minuten-Toleranz)
• Zeit konkreten Projekten/Aufgaben zuordnen
• Aufzeichnungen 3–7 Jahre aufbewahren
• Auf Anfrage detaillierte Berichte liefern

Was Compliance nicht bedeutet:

• Jede Pause erfassen
• Screenshots jeder Minute verlangen
• Einzelne Produktivität mikromanagen
• Entwickler für „langsame“ Stunden bestrafen

SOC 2 und Prüfungsanforderungen

Für SOC-2-Compliance:

• Zeiterfassung für Änderungsmanagement
• Nachvollziehbarkeit, wer wann an was gearbeitet hat
• Zugriffsprotokolle für sensible Systeme
• Dokumentation der ausgeführten Arbeit

Grundsatz: Compliance geht um Nachvollziehbarkeit, nicht Überwachung. Sie müssen belegen, dass Arbeit stattfand und wer sie gemacht hat. Nicht, dass jede Minute „produktiv“ war.

Öffentliche Aufträge

Zusätzliche Anforderungen:

• Zertifizierte Zeiterfassungssysteme
• Trennung abrechenbarer und nicht abrechenbarer Zeit
• Detaillierte Aktivitätsbeschreibungen
• Prüfung und Freigabe durch Vorgesetzte

Hinweis: Öffentliche Aufträge haben die strengsten Anforderungen. Die meisten kommerziellen Projekte brauchen dieses Detailniveau nicht.

Versicherung und Haftung

Warum es wichtig ist:

• Berufshaftpflicht kann Zeitnachweise verlangen
• Streitfälle („Wir haben 100 Stunden bezahlt – wofür?“)
• Abgrenzung Garantiearbeit vs. neue Entwicklung

Mindestanforderung: Plausible Erfassung der Zeit pro Kundenprojekt.

Eine vertrauensbasierte Zeiterfassungs-Richtlinie aufbauen

Prinzip 1: Mit dem „Warum“ starten

Den Zweck kommunizieren:

Schlechte Kommunikation: „Ab Montag müssen alle Entwickler Zeit mit der Desktop-App inkl. Screenshots erfassen. Das ist verpflichtend.“

Gute Kommunikation:

Team,

wir führen Zeiterfassung aus drei konkreten Gründen ein:

1. Kundenabrechnung: Wir verlieren ~20 % der abrechenbaren Stunden durch 
   vergessene Einträge. Das kostet uns 120.000 $/Jahr und zwingt uns, Kosten zu schlucken.

2. Bessere Schätzungen: Wir unterschätzen Projektlaufzeiten systematisch, 
   weil uns echte Daten fehlen. Zeiterfassung liefert diese Daten.

3. Schutz für euch: Wenn Projekte länger laufen, brauchen wir Daten, um 
   Kunden zu zeigen, dass wir mehr geliefert haben als geschätzt – nicht, dass wir ineffizient waren.

Was das NICHT ist:
- Kein Produktivitäts-Score
- Kein Mikromanagement
- Keine Überwachung
- Kein Mittel, eure „Geschwindigkeit“ zu bewerten

Was wir mit den Daten tun:
- Projektkalkulationen verbessern
- Kunden fair abrechnen
- Mehrwert für Kunden nachweisen
- Prozess-Schwachstellen finden

Was wir NICHT tun:
- Einzelne Produktivität bewerten
- Hinterfragen, warum Aufgaben „zu lange“ dauerten
- Das für Beurteilungen nutzen
- Entwickler miteinander vergleichen

Fragen? Besprechen wir beim Team-Meeting am Freitag.

Prinzip 2: Die passende Erfassungsmethode wählen

Optionen nach Vertrauensniveau:

Höchstes Vertrauen: Manuelle Zeiteinträge

• Entwickler erfassen am Tages- oder Wochenende
• Ehrlichkeit bei der Genauigkeit
• Geeignet für: Kleine, eingespielte Teams mit starkem Vertrauen

Mittleres Vertrauen: Automatische Erfassung, Screenshots optional

• Desktop-App erfasst automatisch
• Screenshots optional oder standardmäßig aus
• Entwickler steuern, wann erfasst wird
• Geeignet für: Die meisten Entwicklungsteams

Geringeres Vertrauen: Automatische Erfassung mit Screenshots

• Desktop-App mit periodischen Screenshots
• Nur für Projekte mit Kundenanforderung
• Klare Regelung, wann/wie Screenshots genutzt werden
• Geeignet für: Konkrete Compliance-Anforderungen

Niedrigstes Vertrauen: Überwachungssoftware

• Keylogging, dauerhafte Screenshots, Aktivitätsüberwachung
• Empfehlung: NICHT einsetzen
• Zerstört Vertrauen nachhaltig
• Vertreibt die besten Entwickler

Prinzip 3: Gestaffelte Durchsetzung

Nicht von null auf volle Durchsetzung:

Monat 1: Weicher Start

• Zeiterfassung als optional einführen
• „Probiert es aus, gebt uns Feedback“
• Einfach halten, Hürden abbauen
• Frühe Nutzer wertschätzen

Monat 2: Ermutigung

• Regelmäßige Erinnerung zur Erfassung
• Nutzen teilen: „Wir haben mit Zeitdaten Scope Creep beim Kunden abgewehrt“
• Noch keine Sanktionen bei Nicht-Compliance
• Compliance-Rate beobachten

Monat 3: Erwartete Compliance

• Zeiterfassung für alle abrechenbare Arbeit erwartet
• Sanfte Nachfrage bei fehlenden Einträgen
• Weiter Fokus auf Unterstützung, nicht Bestrafung

Ab Monat 4: Pflicht

• Zeiterfassung für abrechenbare Projekte verpflichtend
• Fehlende Einträge müssen begründet werden
• Anhaltende Nicht-Compliance wird angesprochen

Prinzip 4: Daten positiv nutzen, nie bestrafend

Positive Nutzung der Zeitdaten:

✅ Projektplanung: „Der letzte Sprint hatte 120 Stunden, nicht die geschätzten 80. Planen wir den nächsten mit 130.“

✅ Kundenbegründung: „Der Kunde hat die Rechnung hinterfragt. Wir haben Aufschlüsselung und Screenshots gezeigt. Sofort bezahlt.“

✅ Prozessverbesserung: „Die Zeitdaten zeigen 25 % Meeting-Anteil. Wir optimieren den Meeting-Plan.“

✅ Schutz der Entwickler: „Du erfasst seit einem Monat über 60 Stunden pro Woche. Wir müssen Umfang anpassen oder Verstärkung holen.“

Negative Nutzung VERMEIDEN:

❌ Leistungsbestrafung: „Deine Velocity ist niedriger als Sarahs. Du musst schneller werden.“

❌ Produktivitäts-Shaming: „Du hast 3 Stunden für diesen Bug eingetragen. Warum so lange?“

❌ Unfaire Vergleiche: „John braucht 80 % der Zeit, die du brauchst. Erklär das mal.“

❌ Mikromanagement: „Du hattest um 14 Uhr 30 Minuten Pause. Das ist zu lang.“

Prinzip 5: Entwicklern Kontrolle geben

Autonomie zählt:

✅ Entwickler dürfen:

• Wo möglich die Methode wählen (automatisch vs. manuell)
• Für Pausen und private Zeit die Erfassung pausieren
• Einträge korrigieren bei Fehlern
• Auf sinnvolle Intervalle runden (15 Minuten)
• Kontext per Notizen/Beschreibungen ergänzen

❌ Nicht erzwingen:

• Dauererfassung ohne Pausen-Option
• Erfassung von Pausen oder Privatem
• Starre Minutengenauigkeit
• Öffentliche Zeit-Rankings
• Zeiterfassung für internes/Lern-Zeit (außer Sie wollen sie bezahlen)

Screenshot-Richtlinien, die Vertrauen nicht zerstören

Wann Screenshots sinnvoll sind

Legitime Fälle:

• Hochwertiger Kunde verlangt ausdrücklich Nachweis
• Öffentliche Aufträge mit Prüfungsanforderungen
• Offshore-Teams, bei denen Vertrauen noch wächst
• Abrechnungsstreit (Nachweis im Nachhinein)

Nicht legitime Fälle:

• „Damit wir sehen, dass Entwickler arbeiten“
• Prüfen, ob jemand „dran“ ist
• Überwachen, welche Websites besucht werden
• „Faulenzer“ erwischen

Best Practices für Screenshots

1. Wo möglich Opt-in

• Standard: Screenshots aus
• Nur für Projekte aktivieren, die es verlangen
• Entwickler wissen lassen, bei welchen Projekten Screenshots laufen

2. Sinnvolle Intervalle

• 10–15 Minuten (nicht alle 30 Sekunden)
• Nur während aktiver Erfassung (nicht bei Pause)
• Automatisch löschen nach 30–90 Tagen

3. Begrenzen, wer Screenshots sieht

• Nicht standardmäßig für alle Führungskräfte
• Nur Projektleiter oder Admins
• Nie firmenintern öffentlich
• Klare Regelung für Kundenzugriff

4. Veto für Screenshots erlauben

• Entwickler können Screenshots mit persönlichen Infos löschen
• Klarer Ablauf zum Melden unpassender Aufnahmen
• Option, vor sensiblen Inhalten zu pausieren

5. Das „Warum“ kommunizieren

Screenshot-Richtlinie:

Warum wir Screenshots machen:
- Kunde X verlangt visuellen Nachweis für sein Audit-Team
- Dokumentation bei Abrechnungsstreit
- Hilft bei „Wofür war die Zeit?“-Fragen

Was wir damit tun:
- 60 Tage sicher speichern
- Nur Projektleiter und Admin können einsehen
- Nach Aufbewahrungsfrist automatisch löschen
- Nur für Kunden-Audits oder Abrechnungsstreit

Was wir NICHT tun:
- Sie locker teilen
- Produktivität daran messen
- Überwachen, welche Websites ihr besucht
- Prüfen, ob ihr „hart genug“ arbeitet

Eure Rechte:
- Erfassung bei privaten Dingen pausieren
- Screenshots mit persönlichen Daten melden
- Löschung einzelner Screenshots verlangen
- Bei internen Projekten ohne Screenshots (deaktiviert)

Beispiel-Zeiterfassungsrichtlinien

Beispiel 1: Kleines Vertrauens-Team (10 Entwickler)

Methode: Manuelle Zeiteinträge
Häufigkeit: Täglich
Screenshots: Keine
Durchsetzung: Weich

# Richtlinie Zeiterfassung – Dev-Shop (10 Personen)

## Zweck
Wir erfassen Zeit, um:
1. Kunden korrekt abzurechnen
2. Projektkalkulationen zu verbessern
3. Zu verstehen, wofür die Zeit wirklich draufgeht

## Ablauf
- Täglich über Weboberfläche erfassen
- Auf 15-Minuten-Intervalle runden
- Kurze Beschreibung der Arbeit
- Abgabe bis Ende jeder Woche

## Was erfassen
- Alle abrechenbare Kundenarbeit
- Interne Projekte (wenn internem Budget zugeordnet)
- Nicht erfassen: Meetings, Admin, Pausen

## Compliance
- Erwartet: Tägliche Erfassung
- Akzeptabel: Stapel-Erfassung am Wochenende
- Problem: Ganze Wochen fehlen

Wir fragen bei fehlenden Einträgen nach, vertrauen aber auf eure Ehrlichkeit.

## Nutzung der Daten
- Kundenrechnungen erstellen
- Projekt-Velocity berechnen
- Künftige Schätzungen verbessern
- Kunden Mehrwert zeigen

## Was wir NICHT tun
- Eure Produktivität bewerten
- Entwickler vergleichen
- Für Beurteilungen nutzen
- Hinterfragen, warum Aufgaben X Stunden dauerten

Beispiel 2: Mittlere Agentur (25 Entwickler)

Methode: Automatische Erfassung (Desktop-App), keine Screenshots
Häufigkeit: Echtzeit
Screenshots: Deaktiviert
Durchsetzung: Mittel

# Richtlinie Zeiterfassung – Agentur (25 Personen)

## Erfassungsmethode
- Desktop-Zeiterfassungs-App (Corcava)
- Automatische Erfassung mit Start/Stopp
- Screenshots: DEAKTIVIERT für alle Projekte
- Manuelle Erfassung für Quick Fixes erlaubt

## Erforderliche Schritte
1. Erfassung starten, wenn Kundenarbeit beginnt
2. Projekt wechseln bei Aufgabenwechsel
3. Bei Pausen stoppen
4. Tagesende prüfen und korrigieren

## Flexibilität
- Pause jederzeit möglich
- Einträge bearbeiten, wenn Stopp vergessen wurde
- Sessions auf sinnvolle Intervalle runden
- Keine Erfassung von Pausen oder Kaffee

## Compliance-Erwartung
- Mind. 90 % der abrechenbaren Stunden erfasst
- Tägliche Prüfung und Korrektur
- Wöchentliche Abgabe für Abrechnung

## Konsequenzen
- 1. Woche fehlend: Freundliche Erinnerung
- 2. Woche fehlend: Gespräch mit Führungskraft
- Dauerhaft: Leistungsgespräch

## Datennutzung
- Kundenabrechnung und Rechnungen
- Projekt-Rentabilität
- Kapazitätsplanung
- Prozessverbesserung

Wir vertrauen euch. Es geht um das Erfassen abrechenbarer Stunden, nicht um Produktivitätsüberwachung.

Beispiel 3: Agentur mit öffentlichen Aufträgen (50 Entwickler)

Methode: Automatische Erfassung mit Screenshots
Häufigkeit: Echtzeit
Screenshots: Nur für öffentliche Aufträge
Durchsetzung: Streng

# Richtlinie Zeiterfassung – Gemischte Kundenbasis

## Zwei-Stufen-System

### Kommerzielle Kunden (Stufe 1)
- Automatische Erfassung per Desktop-App
- Keine Screenshots
- Standard-Compliance

### Öffentliche Aufträge (Stufe 2)
- Automatische Erfassung per Desktop-App
- Screenshots alle 10 Minuten
- Strenge Compliance
- Prüfung und Freigabe durch Vorgesetzte
- Detaillierte Aktivitätsbeschreibungen

## Screenshot-Richtlinie (nur Stufe 2)
- Warum: Anforderungen der öffentlichen Prüfung
- Häufigkeit: Alle 10 Minuten während der Erfassung
- Aufbewahrung: 5 Jahre (rechtliche Anforderung)
- Zugriff: Nur Projektleiter und Compliance-Team
- Löschung: Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist

## Wahl der Entwickler
- Ihr könnt kommerzielle Projekte wählen (ohne Screenshots)
- Öffentliche Projekte zahlen 15 % Aufschlag wegen Erfassungsanforderungen
- Klare Projektkennzeichnung bei der Zuweisung

## Datenschutz
- Screenshots sicher (verschlüsselt) gespeichert
- Zugriffsprotokolle geführt
- Jährliche Prüfung der Zugriffsmuster
- Sofortige Prüfung bei unberechtigtem Zugriff

## Eure Rechte
- Erfassung bei privaten Angelegenheiten pausieren
- Überprüfung von Screenshots anfragen bei Bedenken
- Wechsel zu kommerziellen Projekten möglich

Das ist eine Compliance-Anforderung, keine Vertrauensfrage.

Typische Einwände und Antworten

Einwand 1: „Ich verbringe dann nur Zeit mit Zeiterfassung“

Antwort: „Wir haben es so gestaltet, dass es unter 2 Minuten pro Tag bleibt:

• Automatisch: Nur Start/Stopp (10 Sekunden)
• Manuell: Tageszusammenfassung (2 Minuten)
• Wöchentliche Prüfung: 5 Minuten zum Prüfen und Korrigieren

Verglichen mit den 20 Minuten, die ihr jetzt für wöchentliche Statusberichte braucht, spart ihr vielleicht sogar Zeit.

Probiert es einen Monat. Wenn es täglich mehr als 5 Minuten sind, vereinfachen wir es.“

Einwand 2: „Das heißt, ihr vertraut uns nicht“

Antwort: „Ich verstehe, warum es so wirkt. Kurz und klar:

Es geht nicht um Vertrauen. Wenn ich euch nicht vertrauen würde, hätte ich euch nicht eingestellt.

Es geht um betriebliche Anforderungen:

1. Kunden verlangen Zeiterfassung für Rechnungen
2. Wir brauchen Daten für bessere Schätzungen
3. Wir verlieren monatlich X $ durch vergessene Zeit

Was würde es weniger wie Überwachung und mehr wie ein hilfreiches Tool wirken lassen?

• Keine Screenshots?
• Manuell statt automatisch?
• Wöchentlich statt täglich?

Gestalten wir es gemeinsam, damit es für alle passt.“

Einwand 3: „Was, wenn eine Aufgabe länger dauert als erwartet?“

Antwort: „Dann dauert sie länger. Wir wollen echte Daten, keine Wunschdaten.

Wenn ein ‚einfacher‘ Bug 6 Stunden braucht, weil ein tieferes Architekturproblem aufgetaucht ist, tragt 6 Stunden ein. Das ist wertvoll:

1. Der Kunde sieht den wahren Umfang
2. Wir erkennen technische Schulden
3. Es zeigt, dass das vermeintlich Einfache es nicht war

Wir werden Zeitdaten NIEMALS nutzen, um eure Geschwindigkeit zu bewerten. Verschiedene Probleme brauchen verschiedene Zeiten. So ist Entwicklung.“

Einwand 4: „Ich vergesse, Zeit zu erfassen“

Antwort: „Kommt oft vor. So können wir helfen:

Option 1: Automatische Erfassung (dann vergisst man es nicht) Option 2: Tägliche Slack-Erinnerung um 17 Uhr Option 3: Wöchentliche Stapel-Erfassung Option 4: Buddy-System (gegenseitig erinnern)

Was passt am besten zu euch?

Und: Wir wissen, dass man mal vergisst. Deshalb gibt es eine Kulanzfrist und manuelle Nachträge. Einfach euer Bestes geben.“

Einwand 5: „Kann ich nicht einfach schätzen?“

Antwort: „Bei internen Projekten vielleicht. Bei Kundenabrechnung nein.

Warum:

1. Kundenverträge verlangen tatsächliche Zeiterfassung
2. Schätzungen liegen oft 30–40 % daneben
3. Wir hatten Abrechnungsstreit wegen geschätzter Zeit
4. Für manche Kunden sind genaue Daten rechtlich nötig

Wir haben 6 Monate mit Schätzung gearbeitet. 45.000 $ an vergessenen abrechenbaren Stunden. Das können wir uns nicht mehr leisten.

Aber wir können die Erfassung so angenehm wie möglich machen. Was würde helfen?“

Erfolg messen

Wichtige Kennzahlen

Compliance:

• Anteil der Entwickler mit regelmäßiger Zeiterfassung
• Anteil erfasster abrechenbarer Stunden
• Durchschnittliche Zeit von Arbeit bis Eintrag
• Rate fehlender Einträge

Stimmung:

• Zufriedenheit der Entwickler (vierteljährliche Umfrage)
• Freiwillige Fluktuation
• Qualitatives Feedback zur Zeiterfassung
• Anzeichen von Widerstand

Geschäft:

• Erfassungsrate abrechenbarer Stunden
• Rate von Rechnungsstreitigkeiten
• Verbesserung der Schätzgenauigkeit
• Kundenzufriedenheit mit Abrechnungstransparenz

Warnsignale, wenn die Richtlinie scheitert

🚨 Rote Flaggen:

• Offene Ablehnung der Zeiterfassung
• Häufige „hab ich vergessen“-Ausreden
• Steigende Fluktuation
• Einträge wirken aufgebläht oder unecht
• Übermäßig viel Zeit für Zeiteinträge
• Sinkende Teamstimmung

🟢 Gute Zeichen:

• Entwickler erfassen ohne zu murren
• Hohe Erfassungsrate (90 %+)
• Genauere, aussagekräftige Einträge
• Entwickler nutzen Daten für eigene Planung
• Kunden loben Abrechnungstransparenz
• Team empfindet Zeiterfassung als hilfreich

Kontinuierliche Verbesserung

Vierteljährlicher Review

Alle 3 Monate:

1. Team befragen

   • Was funktioniert bei der Zeiterfassung?
   • Was nervt?
   • Wie können wir es verbessern?
   • Compliance-Aufwand von 1–10 bewerten

2. Daten prüfen

   • Compliance-Rate
   • Dauer bis Einträge fertig
   • Qualität der Einträge
   • Rate von Abrechnungsstreitigkeiten

3. Anpassungen vornehmen

   • Komplexe Abläufe vereinfachen
   • Schmerzpunkte angehen
   • Richtlinie nach Feedback aktualisieren
   • Verbesserungen würdigen

4. Änderungen kommunizieren

   • „Das habt ihr uns gesagt“
   • „Das ändern wir“
   • „Das läuft schon gut“

Iterative Richtlinienentwicklung

Restriktiv starten, dann lockern: ❌ Schlecht – erzeugt Unmut

Permissiv starten, dann verschärfen: ❌ Auch schlecht – Verschärfungen sind schwer durchzusetzen

Vernünftig starten, nach Daten anpassen: ✅ Bester Weg – Vertrauen aufbauen und Anforderungen erfüllen

Beispiel Entwicklung:

Monat 1: Freiwillige Erfassung, Feedback sammeln
Monat 3: Pflicht für abrechenbare Arbeit, weiter flexibel
Monat 6: Projektcodes ergänzt, Erfassung vereinfacht
Monat 9: Screenshot-Pflicht entfernt (nicht nötig)
Monat 12: Voll akzeptiert, Entwickler beschweren sich nicht

Praxisbeispiele

Beispiel 1: Entwicklungsagentur (15 Personen)

Anfangs:

• Pflicht-Desktop-App mit Screenshots
• Strenge Durchsetzung ab Tag 1
• Erfassung auf die Minute
• Öffentliches Zeit-Ranking

Ergebnis:

• 3 Senior-Entwickler in 2 Monaten weg
• Rest des Teams ablehnend
• Einträge offensichtlich aufgebläht
• Ruf als „Überwachungsbude“ in der lokalen Dev-Szene

Korrektur:

• Screenshots komplett entfernt
• Ranking abgeschafft
• 15-Minuten-Rundung erlaubt
• „Warum“ klar kommuniziert
• Erfassung für interne Arbeit optional

Neues Ergebnis:

• 95 % Compliance in 30 Tagen
• Keine Beschwerden nach der Anpassung
• Ehrliche, genaue Einträge
• Entwickler schlugen selbst Verbesserungen vor

Beispiel 2: Remote-Dev-Shop (30 Personen in 5 Ländern)

Herausforderung:

• Verteiltes Team, mehrere Zeitzonen
• Mix aus Junior und Senior
• Einige Kunden verlangten Screenshots
• Unterschiedliche Arbeitsrecht in verschiedenen Ländern

Lösung:

• Zwei Stufen: Screenshots nur für Kunden, die es verlangen
• 20 % Lohnzuschlag für Projekte mit Screenshot-Erfassung
• Entwickler wählen Projekte nach Präferenz
• Automatische Erfassung für alle, aber flexible Methoden
• Klare Kommunikation der Anforderungen

Ergebnis:

• Entwickler wählten nach Präferenz
• Hohe Compliance bei allen Projekten
• Kundenanforderungen erfüllt ohne Stimmungsschaden
• Zuschlag kompensierte den zusätzlichen Erfassungsaufwand

Beispiel 3: Kleines Startup (5 Entwickler)

Vorgehen:

• Start mit manueller Erfassung auf Vertrauensbasis
• Team voll vertraut
• Wöchentliches Zeit-Review-Meeting
• Transparent: alle sahen die Zeit aller

Ergebnis:

• Erstes Jahr gut
• Ab 10 Personen bröckelte es
• Neue Mitarbeiter hatten andere Kultur
• Struktur nötig

Weiterentwicklung:

• Option für automatische Erfassung ergänzt
• Manuelle Erfassung für alle, die sie bevorzugten
• Öffentliche Sichtbarkeit entfernt (Datenschutz)
• Vertrauenskultur beibehalten

Lehre: Was bei 5 funktioniert, funktioniert bei 15 nicht immer. Bereit sein, sich weiterzuentwickeln.

Fazit: Compliance und Vertrauen gehen zusammen

Zeiterfassung muss nicht der Feind der Stimmung sein. Dafür braucht es:

✅ Klare Kommunikation – Das Warum erklären, nicht nur das Was
✅ Beteiligung der Entwickler – Richtlinie gemeinsam gestalten
✅ Passende Methode – Intensität an den echten Bedarf anpassen
✅ Positive Datennutzung – Planungs-, nicht Bestrafungsinstrument
✅ Flexibilität – Autonomie innerhalb der Compliance-Anforderungen
✅ Kontinuierliche Verbesserung – Nach Feedback anpassen
✅ Vertrauen als Standard – Gute Absicht unterstellen, Probleme einzeln angehen

Das Ziel: Zeiterfassung, die

• Compliance erfüllt
• Verlässliche Abrechnungsdaten liefert
• Projektplanung verbessert
• Entwickler vor unfairen Vorwürfen schützt
• Minimal Zeit kostet
• Nicht wie Überwachung wirkt

Das ist machbar. Viele Entwicklungsteams machen es täglich erfolgreich.

Bereit, Zeiterfassung einzuführen, die die Stimmung nicht zerstört?

Nutzen Sie Corcavas flexible Zeiterfassung:

• Automatische Desktop-App ODER manuelle Web-Erfassung (Entwicklerwahl)
• Optionale Screenshots (nur wenn nötig)
• Einfacher, schneller Erfassungsprozess
• Transparente Berichte
• Von Entwicklern für Entwickler

Nächste Schritte:

1. Richtlinie entwerfen – Beispiele oben als Vorlage nutzen
2. Feedback der Entwickler einholen – Team vor Einführung befragen
3. Schrittweise starten – Freiwillig, dann verpflichtend
4. Beobachten und anpassen – Vierteljährliche Reviews
5. Daten positiv nutzen – Nie bestrafen, immer verbessern

Zeiterfassung ist ein Werkzeug, keine Waffe. Nutzen Sie sie mit Bedacht.

Weitere Ressourcen:

• Automatisch vs. manuell für Entwickler
• Sprint-Planung in Corcava
• Zeiterfassung – Dokumentation
• Best Practices Zeiterfassung
• Screenshot-Verwaltung

Bereit für vertrauensbasierte Zeiterfassung?Kostenlose Corcava-Testversion starten und ein Zeiterfassungssystem aufbauen, das Ihre Entwickler nicht ablehnen.