KI-Business-Assistent

Der KI-Business-Assistent liefert sofort Antworten zu Ihren Geschäftsdaten in natürlicher Sprache. Statt durch mehrere Berichte zu navigieren oder komplexe Filter zu bauen, stellen Sie einfach Fragen wie einem Kollegen.

Überblick

Der KI-Assistent ist Ihr intelligenter Begleiter für Geschäftseinblicke. Er versteht umgangssprachliche Abfragen, interpretiert natürliche Sprache und liefert präzise Antworten durch Echtzeit-Auswertung Ihrer tatsächlichen Geschäftsdaten.

Wichtige Fähigkeiten

• Abfragen in natürlicher Sprache: Fragen in normaler Sprache stellen, ohne komplexe Abfragesyntax zu lernen
• Intelligente Namenserkennung: Vornamen, Teilnamen oder Spitznamen nutzen – die KI erkennt, wen Sie meinen
• Flexible Zeiträume: Ausdrücke wie „letzte Woche“, „gestern“, „diesen Monat“ oder „letzte 30 Tage“
• Multi-Metrik-Analyse: Einblicke über Zeiterfassung, Finanzen und Projektdaten in einer Abfrage
• Sofortige Antworten: Antworten in Sekunden, ohne auf das Laden von Berichten zu warten

Erste Schritte

Zugriffsvoraussetzungen

Der KI-Business-Assistent steht zur Verfügung für:

• Organisationsmanager
• Super-Admins

Diese Einschränkung stellt sicher, dass sensible Geschäftsdaten geschützt bleiben und nur autorisierten Entscheidungsträgern zugänglich sind.

KI-Assistent öffnen

1. Das KI-Chat-Symbol unten rechts auf einer beliebigen Seite suchen
2. Auf das Symbol klicken, um den Chat-Bereich zu öffnen
3. Frage eingeben und Enter drücken
4. Antwort in Sekunden anzeigen

Der Chat-Bereich kann von überall in Corcava geöffnet werden, sodass Sie schnell Einblicke erhalten, ohne Ihre aktuelle Aufgabe zu verlassen.

Typische Anwendungsfälle

Team-Produktivitätsabfragen

Fragen zu den Arbeitsstunden Ihres Teams:

• „Wie viele Stunden hat mein Team letzte Woche gearbeitet?“
• „Zeig mir die Zeiterfassung für Sarah in diesem Monat“
• „Welches Teammitglied war gestern am aktivsten?“
• „Wie viel Zeit hat das Entwicklungsteam für Projekt X aufgewendet?“

Projektrentabilitätsanalyse

Einblicke in die Projektfinanzen:

• „Wie war die Gewinnmarge beim ABC-Projekt letzten Monat?“
• „Zeig mir die profitabelsten Projekte in diesem Quartal“
• „Welches Projekt hat diesen Monat den meisten Umsatz erzielt?“
• „Wie ist die Gewinnaufschlüsselung nach Projekt für letzte Woche?“

Kundenabrechnungs-Einblicke

Kundenbezogene Kennzahlen verfolgen:

• „Wie viel unabgerechnete Zeit haben wir für Acme Corp?“
• „Wie hoch ist der Gesamtumsatz von unserem Top-Kunden in diesem Jahr?“
• „Zeig mir alle abrechenbaren Stunden für Kunde ABC letzte Woche“
• „Welche Kunden haben die meiste offene Zeit?“

Finanzvergleiche

Performance in verschiedenen Dimensionen vergleichen:

• „Vergleiche die Rentabilität zwischen Projekt A und Projekt B“
• „Welches Teammitglied hat diesen Monat die meisten abrechenbaren Stunden erzielt?“
• „Zeig mir den Umsatz pro Kunde für das letzte Quartal“

Bessere Fragen stellen

Bei Daten konkret sein

Statt vager Begriffe wie „kürzlich“ konkrete Datumsausdrücke nutzen:

• ✅ Gut: „Wie viele Stunden hat John letzten Montag gearbeitet?“
• ❌ Vermeiden: „Wie viele Stunden hat John kürzlich gearbeitet?“

Unterstützte Datumsausdrücke:

• Heute, gestern
• Diese Woche, letzte Woche
• Dieser Monat, letzter Monat
• Letzte 7 Tage, letzte 30 Tage
• Vor X Tagen, vor X Wochen

Vollständigen Kontext geben

Der KI genug Informationen geben, um die Frage zu verstehen:

• ✅ Gut: „Wie hoch war der Gewinn beim ABC-Projekt letzte Woche?“
• ❌ Zu vage: „Wie hoch war der Gewinn?“

Nachfragen nutzen

Auf vorherige Antworten aufbauen, um tiefer einzusteigen:

1. „Zeig mir die Projektrentabilität für letzten Monat“
2. „Welches Projekt war am profitabelsten?“
3. „Zeig mir die Zeitaufschlüsselung für dieses Projekt nach Teammitglied“

Datenquelle prüfen

Die KI zeigt, welche Daten sie für die Antwort genutzt hat – so können Sie die Richtigkeit prüfen und verstehen, woher die Zahlen stammen.

Natürliche Sprache verstehen

Namenserkennung

Die KI versteht verschiedene Arten, auf Teammitglieder zu verweisen:

• Vollständige Namen: „Alexander Romankó“
• Vornamen: „Alex“
• Teilnamen: „Romanko“ (ohne Akzente)
• Spitznamen: Übliche Varianten und Abkürzungen

Die KI nutzt intelligentes Matching, um die richtige Person zu finden, auch wenn Sie den exakten Systemnamen nicht kennen.

Datumsinterpretation

Die KI interpretiert Zeiträume automatisch anhand der Zeitzone Ihres Teams:

• „Letzte Woche“ = Montag bis Sonntag der vorherigen Kalenderwoche
• „Diesen Monat“ = Vom 1. des aktuellen Monats bis heute
• „Gestern“ = Der volle Tag davor (Mitternacht bis Mitternacht)
• „Letzte 30 Tage“ = Laufender 30-Tage-Zeitraum bis heute

Metrikverständnis

Die KI kennt die Berechnung von Geschäftskennzahlen:

• Gewinn = Abgerechneter Betrag − Ausgaben (Kosten)
• Gewinnmarge = (Gewinn / Abgerechneter Betrag) × 100
• Rentabilität = Gesamte Gewinnperformance

Sie können nach diesen Kennzahlen fragen, ohne die Formeln zu erklären – die KI übernimmt die Berechnungen automatisch.

Was die KI abfragen kann

Verfügbare Daten

Der KI-Assistent kann abfragen:

• Zeiterfassungsdaten: Gearbeitete Stunden, abrechenbare vs. nicht abrechenbare Zeit, Zeit nach Projekt/Mitglied/Kunde
• Finanzinformationen: Umsatz (abgerechnete Beträge), Kosten (Ausgaben), Gewinnberechnungen
• Projektinformationen: Projektlisten, Teamzuweisungen, Kundenverknüpfungen
• Teamdaten: Teammitgliederlisten, Rollen, Zuweisungen

Datenumfang

Die KI respektiert Ihre Berechtigungen und Team-Isolation:

• Alle Daten sind auf Ihr aktuelles Team begrenzt
• Sie sehen nur Informationen, auf die Sie Zugriff haben
• Die KI wendet dieselben Zugriffskontrollen an wie der Rest von Corcava

Datenschutz

• Unterhaltungen werden nicht mit anderen Nutzern geteilt
• Die KI speichert Ihre Geschäftsdaten nicht
• Alle Abfragen werden in Echtzeit mit aktuellen Daten verarbeitet
• OpenAI verarbeitet Abfragen, behält Ihre Geschäftsinformationen aber nicht

Tipps für beste Ergebnisse

1. Zuerst breit, dann eingrenzen

Mit einer allgemeinen Abfrage starten, dann mit Nachfragen ins Detail gehen:

Sie: „Zeig mir die Rentabilität nach Projekt für letzten Monat“
KI: [Zeigt alle Projekte mit Gewinndaten]
Sie: „Welches Projekt hatte die höchste Gewinnmarge?“
KI: [Identifiziert das profitabelste Projekt]
Sie: „Zeig mir die Zeitaufschlüsselung für dieses Projekt nach Teammitglied“
KI: [Detaillierte Aufschlüsselung des Top-Projekts]

2. Mehrere Filter kombinieren

Komplexe Fragen mit mehreren Bedingungen stellen:

• „Zeig mir die abrechenbaren Stunden von John für Projekt ABC letzte Woche“
• „Wie ist die Gewinnmarge für Kunde-XYZ-Projekte in diesem Monat?“
• „Vergleiche die erfasste Zeit zwischen Sarah und Mike beim Entwicklungsprojekt“

3. Nach Vergleichen fragen

Die KI kann Kennzahlen in verschiedenen Dimensionen vergleichen:

• „Vergleiche den Umsatz diesen Monat mit dem letzten Monat“
• „Welches Teammitglied hat letzte Woche die meisten Stunden gearbeitet?“
• „Zeig mir die 3 profitabelsten Projekte“

4. Ergebnisse prüfen

Immer die Daten prüfen, die die KI für ihre Antwort genutzt hat. Wenn etwas falsch wirkt:

• Nach mehr Details fragen
• Die Frage mit mehr Konkretisierung umformulieren
• Mit manuellen Berichten abgleichen

Fehlerbehebung

„Keine Daten gefunden“

Wenn die KI keine Daten meldet:

1. Prüfen, ob Zeiterfassungsdaten für den angegebenen Zeitraum existieren
2. Sicherstellen, dass Sie Berechtigung haben, die angefragten Daten zu sehen
3. Bestätigen, dass Projekt-/Mitgliedsnamen richtig geschrieben sind
4. Einen breiteren Zeitraum versuchen

Unklare oder falsche Ergebnisse

Wenn die Antwort nicht stimmig wirkt:

1. Die Frage mit konkreteren Details umformulieren
2. Komplexe Abfragen in einfachere Teile aufteilen
3. Prüfen, ob der Zeitraum Ihren Vorstellungen entspricht
4. Prüfen, ob der Teammitgliedername erkannt wurde

Performance-Probleme

Wenn Abfragen langsam sind:

1. Meist wegen hoher Serverlast – kurz warten und erneut versuchen
2. Sehr große Zeiträume in kleinere Perioden aufteilen
3. Konkreter werden, um die verarbeitete Datenmenge zu reduzieren

Berechtigungen und Zugriffskontrolle

Wer den KI-Assistenten nutzen kann

Zugriff haben:

• Organisationsmanager: Vollzugriff auf Teamdaten und -einblicke
• Super-Admins: Vollständiger Zugriff auf alle Organisationsdaten

Warum diese Einschränkungen

Der KI-Assistent bietet Zugriff auf sensible Geschäftsinformationen wie:

• Finanzdaten (Umsatz, Kosten, Gewinn)
• Produktivitätskennzahlen von Teammitgliedern
• Kundenabrechnungsinformationen
• Projektperformancedaten

Die Beschränkung auf Manager und Administratoren stellt sicher, dass diese Daten vertraulich bleiben und sachgerecht für Geschäftsentscheidungen genutzt werden.

Zugriff anfragen

Wenn Sie Zugriff auf den KI-Assistenten benötigen:

1. Ihren Organisationsmanager oder Super-Admin kontaktieren
2. Die passende Rollenerweiterung anfragen
3. Die mit der Rolle verbundenen Datenzugriffsverantwortlichkeiten verstehen

Beispielabfragen

Schnelle Team-Check-ins

• „Wie viele Stunden hat mein Team heute gearbeitet?“
• „Wer war diese Woche am aktivsten?“
• „Zeig mir die Gesamtstunden pro Teammitglied für letzte Woche“

Projektüberwachung

• „Wie viel Zeit haben wir diesen Monat für Projekt X aufgewendet?“
• „Liegt Projekt ABC mit dem Zeitbudget im Plan?“
• „Zeig mir alle erfasste Zeit für das Website-Redesign-Projekt“

Finanzüberblick

• „Wie hoch ist unser gesamter abrechenbarer Umsatz in diesem Monat?“
• „Welche Projekte sind am profitabelsten?“
• „Wie viel unabgerechnete Zeit haben wir über alle Projekte?“

Kundenverwaltung

• „Zeig mir alle erfasste Zeit für Acme Corporation“
• „Wie hoch ist unser Umsatz von Kunde XYZ in diesem Quartal?“
• „Welcher Kunde hat die meisten offenen Stunden?“

Performance-Analyse

• „Vergleiche die Teamproduktivität zwischen diesem und dem letzten Monat“
• „Welche Projekte haben negative Gewinnmargen?“
• „Zeig mir den Gewinntrend für unsere Top-3-Kunden“

Best Practices

Für die tägliche Nutzung

1. Den Tag mit einer Frage zur Teamaktivität starten
2. Vor Kundenanrufen die Projektrentabilität prüfen
3. Unabgerechnete Zeit überwachen für rechtzeitige Rechnungsstellung
4. Teamauslastung verfolgen, um Überlastung zu vermeiden

Für die strategische Planung

1. Gewinntrends über mehrere Monate analysieren
2. Die profitabelsten und am wenigsten profitablen Projekte identifizieren
3. Verstehen, welche Kunden am meisten zum Umsatz beitragen
4. Teammitglieder erkennen, die zusätzliche Unterstützung brauchen oder Kapazität haben

Für Kundenberichterstattung

1. Vor Kundenmeetings schnell präzise Daten abrufen
2. Gesprächspunkte zum Projektfortschritt erzeugen
3. Abrechnungsmöglichkeiten (unabgerechnete Zeit) identifizieren
4. Datenbasierte Projektupdates liefern

Geplante Funktionen

Der KI-Business-Assistent wird kontinuierlich weiterentwickelt. Geplante Erweiterungen:

• Erweiterter Datenzugriff: Abfragen zu Aufgaben, Deals, Rechnungen und mehr
• Proaktive Einblicke: Die KI zeigt wichtige Trends und Anomalien proaktiv
• Berichterstellung: Benutzerdefinierte Berichte aus Beschreibungen in natürlicher Sprache erstellen
• Automatisierungsauslöser: Benachrichtigungen basierend auf Abfrageergebnissen einrichten
• Spracheingabe: Fragen per Sprachbefehlen stellen

Support

Hilfe erhalten

Bei Problemen mit dem KI-Assistenten:

1. Die Frage mit anderen Formulierungen umformulieren
2. Komplexe Abfragen in einfachere Schritte aufteilen
3. Den Support kontaktieren, wenn Sie dauerhaft unerwartete Ergebnisse erhalten

Feedback

Helfen Sie uns, den KI-Assistenten zu verbessern:

• Falsche oder verwirrende Antworten melden
• Gewünschte neue Funktionen vorschlagen
• Beispielabfragen teilen, die nicht wie erwartet funktionieren

Ihr Feedback fließt direkt in künftige Verbesserungen ein, damit der KI-Assistent noch leistungsfähiger und intuitiver wird.