CRM (Client Relationship Management) – Dokumentationsplan

Überblick

Das CRM-System von Corcava bietet umfassendes Kunden- und Kontaktmanagement mit Pipeline-Automatisierung, benutzerdefinierten Feldern und Aktivitätsverfolgung. Das System verbindet Kontakte mit Kunden, Deals und automatisierten Workflows, um den gesamten Kundenlebenszyklus von der Lead-Generierung bis zur Kundenkonvertierung zu verwalten.

Dokumentationsstruktur

1. Grundlagen des Kontaktmanagements

• Kontaktdatenbank-Struktur – Kernfelder, Anzeigenamen und Datenorganisation
• Kontakt anlegen und bearbeiten – Kontakte mit umfassenden Informationen erfassen
• Kontaktsuche und -filter – Kontakte nach Name, Firma und benutzerdefinierten Kriterien finden
• Kontaktberechtigungen – Rollenbasierte Zugriffskontrolle für die Kontaktsichtbarkeit
• Kontakt-Kunden-Beziehungen – Verknüpfung von Kontakten mit Kundenunternehmen

2. Kundenorganisation & Hierarchie

• Kundenunternehmen verwalten – Kundenunternehmen anlegen und verwalten
• Kunden-Kontakt-Beziehungen – Hierarchische Organisation von Kontakten unter Kunden
• Kundenstammdaten – Firmendetails, Adressen und Kommunikationspräferenzen
• Kundenwährung und Abrechnung – Mehrwährungsunterstützung und Zahlungspräferenzen
• Kunden-Projekt-Integration – Anbindung von Kunden an Projekte und Zeiterfassung

3. Benutzerdefinierte Felder

• Benutzerdefinierte Felder anlegen – Zusätzliche Felder in Kontaktformularen
• Feldtypen und Validierung – Verschiedene Feldtypen und Datenvalidierung
• Werte benutzerdefinierter Felder – Verwalten und Aktualisieren von Felddaten
• Feldorganisation – Benutzerdefinierte Felder nach Team und Zweck organisieren
• Integration benutzerdefinierter Felder – Nutzung in Workflows und Berichten

4. Deal-Pipeline-Verwaltung

• Pipeline-Phasen – Anpassbare Pipeline-Stufen und Deal-Fortschritt
• Deals anlegen und verwalten – Deals mit Kontaktzuordnung erstellen
• Deal-Verfolgung – Fortschritt durch Pipeline-Stufen überwachen
• Deal-Betrag und Wahrscheinlichkeit – Finanzverfolgung und Konvertierungswahrscheinlichkeit
• Deal-Anhänge und Felder – Anhänge und benutzerdefinierte Deal-Informationen

5. Kontakt-Import & -Export

• Massenimport – CSV- und Excel-Import mit Feldzuordnung
• Import-Feldzuordnung – Spalten der Datei Kontaktfeldern zuordnen
• Import-Validierung – Datenvalidierung und Fehlerbehandlung beim Import
• Kontakt-Export – Kontaktdaten für die externe Nutzung exportieren
• Import-Protokoll – Nachverfolgung und Fehlersuche bei Importen

6. Aktivitätsverfolgung & Kommunikation

• Kontakt-Aktivitätssystem – Interaktionen und Kommunikation verfolgen
• Aktivitätstypen – E-Mail, Chat, Ticket und Kommunikationsverfolgung
• Aktivitäts-Zeitleiste – Chronologische Historie der Kontaktinteraktionen
• E-Mail-Integration – Eingehende und ausgehende E-Mail-Verfolgung
• Kommunikationsverlauf – Vollständiger Interaktions-Audit-Trail

7. Pipeline-Automatisierung & Workflows

• Automatische Pipeline-Läufe – Automatische Aufnahme von Kontakten in Workflows
• Pipeline-Schritte und Verzögerungen – Zeitgesteuerte Aktionen und Workflow-Fortschritt
• Kontakt-Observer-Integration – Automatische Pipeline-Trigger bei Kontakterstellung
• Pipeline-Verarbeitung – Geplante Ausführung von Pipeline-Aktionen
• Workflow-Statusverwaltung – Status und Abschluss von Pipeline-Läufen verfolgen

8. Outreach & Lead-Management

• Outreach-Verfolgung – Verschiedene Outreach-Methoden und -Kanäle verwalten
• Lead-Quellen-Verwaltung – Erfassen, wie Kontakte ins System gelangt sind
• Outreach-Typen – Plattform, E-Mail, Anruf, Social und Messenger
• Lead-Akquisitions-Events – Automatische Lead-Verfolgung und Benachrichtigungen
• Letzter Kontakt – Kommunikationshäufigkeit und -zeitpunkt verfolgen

9. CRM-Integrationspunkte

• Projekt-Integration – Kontakte und Kunden mit Projektarbeit verbinden
• Zeiterfassungs-Integration – Kundenspezifische Zeiterfassung und Berichte
• Rechnungs-Integration – Kundenabrechnung und Finanzverwaltung
• Team-Zusammenarbeit – Kontakte und Kunden im Team teilen
• Kundenportal-Zugang – Kunden Einblick in ihre Projekte und Daten geben

10. CRM-Analysen & Berichte

• Kontakt-Analysen – Einblicke und Trends in der Kontaktdatenbank
• Deal-Pipeline-Analysen – Konvertierungsraten und Pipeline-Performance
• Kundenaktivitätsberichte – Kommunikations- und Engagement-Analyse
• Berichte mit benutzerdefinierten Feldern – Analysen auf Basis benutzerdefinierter Felder
• CRM-Performance-Metriken – Nutzung und Effektivität des Systems

Wichtige Funktionen (basierend auf Code-Analyse)

✅ Kern-Kontaktmanagement

• Umfassende Kontaktdatenbank mit persönlichen und geschäftlichen Informationen
• Benutzerdefiniertes Feldsystem für angepasste Kontaktformulare
• Kontaktsuche und -filterung
• Rollenbasierte Kontakt-Zugriffskontrolle
• Hierarchische Kontakt-Kunden-Beziehungen

✅ Erweiterte Pipeline-Funktionen

• Visuelle Deal-Pipeline mit anpassbaren Stufen
• Automatische Pipeline-Läufe mit zeitgesteuerten Aktionen
• Kontakt-Observer für automatische Workflow-Trigger
• Pipeline-Verarbeitung mit geplanter Ausführung
• Deal-Verfolgung mit Betrags- und Wahrscheinlichkeitsverwaltung

✅ Import-/Export-Funktionen

• Massenimport von Kontakten aus CSV-/Excel-Dateien
• Erweitertes Feldzuordnungssystem
• Import-Validierung und Fehlerbehandlung
• Kontakt-Export
• Umfassende Import-Protokollierung

✅ Aktivitäts- & Kommunikationsverfolgung

• Vollständiges Aktivitätsverfolgungssystem
• Mehrere Aktivitätstypen (E-Mail, Chat, Tickets)
• Chronologische Aktivitäts-Zeitleiste
• E-Mail-Integration mit ein- und ausgehender Verfolgung
• Kommunikationsverlauf und Audit-Trail

✅ Integrationspunkte

• Projekt- und Zeiterfassungs-Integration
• Anbindung an Rechnungs- und Abrechnungssystem
• Team-Zusammenarbeit und -Freigabe
• Kundenportal-Zugang
• Mehrwährungsunterstützung

✅ Automatisierungsfunktionen

• Automatische Pipeline-Aufnahme
• Geplante Pipeline-Verarbeitung
• Trigger bei Kontakterstellung
• Workflow-Statusverwaltung
• Lead-Akquisitions-Verfolgung

Empfohlene Reihenfolge der Dokumentation

1. Einstieg: Grundlagen des Kontaktmanagements und Kundenorganisation
2. Kernfunktionen: Benutzerdefinierte Felder und Deal-Pipeline-Verwaltung
3. Erweiterte Funktionen: Kontakt-Import/Export und Aktivitätsverfolgung
4. Automatisierung: Pipeline-Automatisierung und Outreach-Management
5. Integration: CRM-Integrationspunkte und Analysen

Diese Struktur bietet eine umfassende Abdeckung der CRM-Funktionen von Corcava auf Basis der Code-Analyse und gewährleistet eine zutreffende Dokumentation der implementierten Features und ihrer Anbindung an die Plattform.