Plan für die Zeiterfassungs-Dokumentation

Überblick

Das Zeiterfassungssystem von Corcava bietet umfassendes Zeitmanagement durch eine Kombination aus Desktop-Anwendungsintegration, manueller Zeiterfassung, Screenshot-Aufnahme und detaillierter Berichterstattung. Das System basiert auf TimeInterval-Datensätzen, die Benutzer, Projekte und Aufgaben mit präzisen Zeiterfassungsdaten verbinden.

Plan der Dokumentationsstruktur

1. Grundlagen der Zeiterfassung

• Überblick Zeiterfassung – Konzept der Zeitintervalle, Integration der Desktop-App
• Arten der Zeiterfassung – START-, CONTINUE-, FINISH- und AUTO-Erfassungsmodi
• Projekt-Aufgaben-Integration – Wie Zeit mit Projekten und konkreten Aufgaben verknüpft wird
• Struktur der Zeitdaten – Zeitintervalle, Dauerberechnung, Datenbeziehungen

2. Integration der Desktop-Anwendung

• Verbindung zur Desktop-App – API-Authentifizierung und Projektsynchronisation
• Echtzeit-Erfassung – Start/Stopp/Weiter über die Desktop-App
• Projektauswahl – Auswahl von Projekten und Aufgaben für die Zeiterfassung
• Automatische Zeitverwaltung – Wie die Desktop-App Zeitintervalle verwaltet
• Aufgabenspezifische Erfassung – Zuordnung von Zeit zu bestimmten Aufgaben

3. Manuelle Zeiterfassung

• MyWork-Oberfläche – Manuelle Zeiterfassung über die Weboberfläche
• Zeitbereichsauswahl – Auswahl von Start- und Endzeit mit Validierung
• Projektzuordnung – Zuordnung manueller Zeit zu Projekten
• Notizen und Kontext – Beschreibungen und Kontext zu Zeiteinträgen
• Datumsbeschränkungen – Validierungsregeln und Datumsgrenzen
• Vermeidung von Zeitüberschneidungen – Verhindern überlappender Zeiteinträge

4. Screenshot-Verwaltung

• Screenshot-Aufnahme – Automatische Screenshot-Aufnahme während der Zeiterfassung
• Screenshot-Speicherung – Sichere Speicherung und Organisation von Screenshots
• Screenshot-Anzeige – Oberfläche zum Anzeigen aufgenommener Screenshots
• Datenschutzsteuerung – Benutzer- und Admin-Steuerung für Screenshot-Zugriff
• Zugriff über Kundenportal – Optionaler Kundenzugriff auf Screenshots
• Screenshot-Berechtigungen – Rollenbasierter Zugriff auf Screenshot-Daten

5. Zeitberichte & Analyse

• Tägliche Zeitberichte – Tägliche Intervallzusammenfassungen mit Projektaufschlüsselung
• Zeitgruppierung – Gruppierung von Zeitintervallen nach Stunde und Projekt
• Manuell vs. automatisch – Unterscheidung zwischen manueller und automatischer Zeit
• Dauerberechnungen – Zeitformatierung und Daueranalyse
• Projekt-Zeitverteilung – Zeitverteilung über Projekte
• Team-Zeitanalyse – Individuelle und Team-Zeitanalyse

6. Berechtigungen für die Zeiterfassung

• Rollenbasierter Zugriff – Unterschiedliche Zeiterfassungsfunktionen nach Benutzerrolle
• Zeiteinstellungen auf Unternehmensebene – Teamweite Steuerung der Zeiterfassungsrichtlinien
• Zeitberechtigungen auf Benutzerebene – Individuelle Zeiterfassungsmöglichkeiten pro Benutzer
• Hierarchisches Berechtigungssystem – Zusammenspiel von Team- und Benutzerberechtigungen
• Projektzuordnungsanforderungen – Zuordnung zu Projekten für Zeiterfassung erforderlich
• Screenshot-Zugriffskontrolle – Wer Screenshots und Zeitdaten einsehen kann
• Berechtigungen im Kundenportal – Was Kunden von Zeiterfassungsdaten sehen
• Team-Isolierung – Zeiterfassungsdaten nach Teamzugehörigkeit getrennt

7. Rechnungsintegration

• Umwandlung Zeit in Rechnung – Erfasste Zeit in abrechenbare Rechnungen umwandeln
• Anwendung von Stundensätzen – Unterschiedliche Abrechnungssätze für Projekte/Benutzer
• Nicht abgerechnete Zeit – Zeit identifizieren, die noch nicht abgerechnet wurde
• Kundenrechnungserstellung – Professionelle Rechnungen aus Zeitdaten erstellen
• Team-Rechnungserstellung – Gehaltsabrechnungen für Teammitglieder aus Zeitdaten
• Mehrwährungsunterstützung – Internationale Zeiterfassung und Abrechnung

8. Workflow der Zeiterfassung

• Desktop-App-Workflow – Täglicher Ablauf mit Desktop-Zeiterfassung
• Workflow manuelle Erfassung – Wann und wie manuelle Zeiterfassung nutzen
• Projekt-Zeitverwaltung – Zeit über mehrere Projekte verwalten
• Aufgaben-Zeitverteilung – Zeit auf verschiedene Aufgaben verteilen
• Zeitprüfprozess – Erfasste Zeit prüfen und validieren

9. Zeitdatenverwaltung

• Speicherung von Zeitintervallen – Wie Zeitdaten gespeichert und organisiert werden
• Zeitberechnungsmethoden – Dauerberechnungen und Zeitformatierung
• Zeitaggregation – Aufsummierung von Aufgabenzeit auf Projekt- und Teamebene
• Zeitverschiebung zwischen Projekten – Erfasste Zeit mit Prüfprotokoll ins richtige Projekt verschieben
• Verschiebungs-Prüfprotokoll – Vollständige Nachverfolgung aller Zeitverschiebungen
• Historische Zeitdaten – Zugriff auf und Analyse historischer Zeitdaten
• Export von Zeitdaten – Zeitdaten für externe Auswertung exportieren

10. Erweiterte Zeitfunktionen

• Zeiterfassungs-Logs – Detaillierte Protokollierung und Fehlersuche für die Zeiterfassung
• Zeitvalidierung – Ungültige Zeiteinträge und Konflikte verhindern
• Mindest-Zeitintervalle – Durchsetzung eines 10-Minuten-Mindestintervalls
• Zeiterfassungs-Analyse – Erweiterte Auswertung von Zeiterfassungsmustern
• Performance-Optimierung – Umgang mit großen Mengen an Zeitdaten

11. Zeitkorrekturen & Prüfprotokoll

• Zeit zwischen Projekten verschieben – Fehler bei der Zeiterfassung korrigieren
• Verschiebungs-Prüfprotokoll – Vollständige Protokollierung aller Zeitkorrekturen
• Visuelle Hinweise – „Verschoben“-Kennzeichnungen und Anzeige der Historie
• Berechtigungssteuerung – Berechtigungen für Verschiebungen auf Unternehmens- und Benutzerebene
• Prüfberichte – Teamweite Übersicht über Zeitverschiebungen
• Sicherheit und Compliance – Betrugsprävention und regulatorische Anforderungen

12. Wöchentliche Sollstunden & Fortschrittsverfolgung

• Sollstunden festlegen – Wöchentliche Arbeitsstundenziele für Teammitglieder definieren
• Fortschrittsverfolgung – Automatische Berechnung des Fortschritts zu den wöchentlichen Zielen
• Visuelle Fortschrittsbalken – Fortschritt in Berichten und Dashboard
• E-Mail-Berichte – Tägliche und wöchentliche automatisierte Fortschrittszusammenfassungen
• Teamverwaltung – Teamfortschritt überwachen und verpasste Quoten erkennen
• Flexible Ziele – Unterschiedliche Ziele für Vollzeit, Teilzeit und Freelancer

Wichtige Funktionen (basierend auf Code-Analyse)

✅ Kernfunktionen

• Integration der Desktop-Anwendung per API mit Authentifizierung
• Vier Erfassungstypen: START, CONTINUE, FINISH, AUTO
• Aufgabenspezifische Zeiterfassung mit Projektzuordnung
• Manuelle Zeiterfassung über die MyWork-Oberfläche
• Screenshot-Aufnahme und -verwaltung
• Umfassende Zeitberichte und Analyse

✅ Erweiterte Funktionen

• Gruppierung von Zeitintervallen und tägliche Zusammenfassungen
• Zeitverschiebung zwischen Projekten mit Prüfprotokoll
• Unveränderliches Prüfprotokoll für alle Zeitkorrekturen
• Zeiterfassungsrichtlinien auf Unternehmensebene
• Zeiterfassungsberechtigungen auf Benutzerebene
• Rollenbasierter Screenshot-Zugriff und Datenschutz
• Zugriff auf Screenshots und Zeitberichte im Kundenportal
• Mehrwährungs-Zeiterfassung und Rechnungsintegration
• Erfassung nicht abgerechneter Zeit zur Umsatzoptimierung
• Zeiterfassungs-Logs und Fehlersuchfunktionen

✅ Integrationspunkte

• Direkte Integration mit Aufgaben des Projektmanagements
• Nahtlose Rechnungserstellung aus erfassten Zeitdaten
• Transparenz im Kundenportal mit Zugriff auf Zeit und Screenshots
• Team-Performance-Analyse und Berichterstattung
• Echtzeit-Anzeige der Zeit auf Aufgabenkarten

✅ Berechtigungssystem

• Hierarchisches Berechtigungsmodell (Unternehmen → Benutzer → Rolle)
• Zeiterfassungseinstellungen auf Unternehmensebene
• Granulare Berechtigungen auf Benutzerebene
• Berechtigungen für Zeitverschiebung mit Prüfprotokoll
• Projektzuordnung für Zeiterfassung erforderlich
• Rollenbasierter Zugriff auf Zeitdaten und Screenshots
• Team-Isolierung für Zeiterfassungsdaten
• Kontrollierter Zugriff im Kundenportal
• Screenshot-Datenschutzsteuerung

Prioritätsreihenfolge der Dokumentation

1. Einstieg: Grundlagen der Zeiterfassung und Integration der Desktop-App
2. Kernfunktionen: Manuelle Zeiterfassung und Screenshot-Verwaltung
3. Erweiterte Funktionen: Zeitberichte und Analyse
4. Geschäftsfunktionen: Rechnungsintegration und Berechtigungen
5. Datenverwaltung: Zeitkorrekturen, Prüfprotokoll und Datenverwaltung
6. Workflow: Zeiterfassungs-Workflow und Best Practices

Diese Struktur bietet eine umfassende Abdeckung der Zeiterfassungsfunktionen von Corcava basierend auf der tatsächlichen Code-Analyse und gewährleistet eine zutreffende Dokumentation der implementierten Funktionen.