Kundenorganisation & Hierarchie

Verwaltung von Kundenunternehmen

Kundenunternehmen anlegen

Das Kundenverwaltungssystem bietet umfassende Möglichkeiten zur Unternehmensorganisation:

Pflichtangaben:

• Firmenname ist das einzige Pflichtfeld bei der Kundenanlage
• Benutzer-ID und Team-ID werden automatisch basierend auf dem Ersteller zugewiesen
• Währungs-ID verwendet standardmäßig die Team-Basiswährung, wenn nicht angegeben

Felder für Kundenunternehmen:

• Unternehmensinformationen: Firmenname, E-Mail, Telefon und Website
• Adressverwaltung: Vollständige Adresse mit zwei Adresszeilen, Stadt, PLZ und Land
• Kommunikationspräferenzen: E-Mail- und Telefonkontaktdaten
• Geschäftsnotizen: Detailliertes Notizenfeld für kundenspezifische Informationen

Erweiterte Erstellungsoptionen:

• Projekterstellung: Option, beim Anlegen des Kunden automatisch ein Projekt zu erstellen
• Board-Erstellung: Option, ein Projekt-Board zusammen mit dem Projekt zu erstellen
• Benutzereinladung: Kundenbenutzer automatisch ins System einladen
• Rechnungseinstellungen: Automatische Anlage der Rechnungseinstellungen für den Kunden

Kunden bearbeiten und verwalten

Kundeninformationen können nach der Erstellung umfassend aktualisiert werden:

Bearbeitbare Felder:

• Alle Kundenunternehmensinformationen können geändert werden
• Adresse und Kontaktdaten sind vollständig editierbar
• Zahlungspräferenzen können aktualisiert werden
• Kontakt-Kunden-Zuordnungen können geändert werden

Kontaktzuordnung:

• Kontakte können beim Bearbeiten Kundenunternehmen zugeordnet werden
• Vorherige Kontaktzuordnungen werden bei Neuzuordnung automatisch entfernt
• In der Auswahl erscheinen nur nicht zugeordnete oder dem bearbeiteten Kunden zugeordnete Kontakte
• Kontaktzuordnung schafft hierarchische Organisation

Validierung und Sicherheit:

• E-Mail-Eindeutigkeitsprüfung (außer für den aktuellen Kunden)
• Teambasierte Zugriffskontrolle für die Kundenverwaltung
• Verantwortlichkeitsverfolgung über Benutzerzuordnung
• Transaktionsbasierte Aktualisierungen für Datenintegrität

Kunden-Kontakt-Beziehungen

Hierarchische Organisationsstruktur

Das System unterstützt ausgefeilte hierarchische Kunden-Kontakt-Beziehungen:

Beziehungsmodell:

• Kunden können eine primäre Kontaktzuordnung haben
• Kontakte können optional zu Kundenunternehmen gehören
• Mehrere Kontakte können dem gleichen Kunden über getrennte Zuordnung zugeordnet werden
• Flexible Beziehungsverwaltung ermöglicht unabhängige Kontakte

Kontaktzuordnungsprozess:

• Beim Bearbeiten eines Kunden werden verfügbare Kontakte gefiltert und angezeigt:
  • Kontakte ohne Kundenzuordnung
  • Der dem bearbeiteten Kunden aktuell zugeordnete Kontakt
• Kontaktzuordnung ist exklusiv – die Zuordnung eines Kontakts hebt vorherige Kundenzuordnungen auf
• Teambasierte Filterung stellt sicher, dass nur Team-Kontakte zur Zuordnung verfügbar sind

Vorteile der Hierarchie:

• Klare Organisationsstruktur für Kundenunternehmen
• Einfache Identifikation des primären Ansprechpartners pro Kunde
• Straffere Kommunikation über etablierte Kontaktbeziehungen
• Integration mit Projektmanagement und Abrechnungssystemen

Beziehungsverwaltung

Die Kunden-Kontakt-Beziehung bietet flexible Verwaltung:

Zuordnungsflexibilität:

• Kontakte können unabhängig ohne Kundenzuordnung existieren
• Kundenunternehmen können ohne zugeordnete Kontakte existieren
• Kontaktzuordnungen können bei Bedarf geändert oder entfernt werden
• Mehrere Kontakte können unter dem gleichen Kunden verwaltet werden

Such- und Filterintegration:

• Kundensuche berücksichtigt zugeordnete Kontaktnamen
• Kontaktsuche berücksichtigt Kundenunternehmensinformationen
• Globale Suche zeigt Kunden- und Kontaktinformationen
• Hierarchische Darstellung in den Suchergebnissen

Kundenstammdaten

Firmendetails und Kommunikation

Die Kundenstammdatenverwaltung umfasst umfassende Geschäftsinformationen:

Unternehmensinformationen:

• Firmenname: Primärer Bezeichner für die Kundenorganisation
• Kontaktdaten: E-Mail-Adressen und Telefonnummern für die Geschäftskommunikation
• Adressverwaltung: Vollständige Geschäftsadresse mit zwei Adresszeilen
• Geografische Angaben: Stadt, PLZ und Land für die Standortverfolgung

Kommunikationspräferenzen:

• E-Mail-Adressen für offizielle Kommunikation
• Telefonnummern für direkten Kontakt
• Adressinformationen für physische Korrespondenz
• Notizenfeld für Kommunikationspräferenzen und besondere Anweisungen

Geschäftsdokumentation:

• Notizenfeld unterstützt bis zu 5000 Zeichen für detaillierte Kundeninformationen
• Kundenspezifische Anforderungen und Präferenzen
• Historische Informationen und Beziehungsdetails
• Besondere Anweisungen für Teammitglieder

Anzeige und Organisation

Kundeninformationen sind für effiziente Verwaltung organisiert:

Anzeigenamen-Erzeugung:

• Automatische Erzeugung des Anzeigenamens aus dem Firmennamen
• Fallback auf Kontaktname, wenn Firmenname fehlt
• Einheitliche Anzeige in allen Systemoberflächen
• Klare Darstellung in Listen und Dropdowns

Listenverwaltung:

• Kunden in seitenweise unterteilten Listen (30 pro Seite)
• Sortierung nach Erstellungsdatum, neueste zuerst
• Teambasierte Filterung für Zugriffskontrolle
• Suchfunktion über Firmennamen und zugeordnete Kontakte

Kundenwährung und Abrechnungspräferenzen

Mehrwährungsunterstützung

Das System bietet umfassende Mehrwährungsunterstützung für internationale Kunden:

Währungsverwaltung:

• Jeder Kunde kann eine spezifische Währungszuordnung haben
• Währung verwendet standardmäßig die Team-Basiswährung, wenn nicht angegeben
• Unterstützung mehrerer internationaler Währungen
• Währungsauswahl bei Kundenanlage und -bearbeitung

Zahlungspräferenzen:

• Stripe-Integration: Stripe-Zahlungen für Online-Transaktionen aktivieren
• Krypto-Zahlungen: Unterstützung für Kryptowährungs-Zahlungsoptionen
• Stripe-ID: Benutzerdefinierte Stripe-Kunden-ID für die Zahlungsabwicklung
• Zahlungsmethoden-Flags: Boolesche Flags für aktivierte Zahlungsmethoden

Abrechnungsintegration:

• Kundenwährung beeinflusst Rechnungserstellung und Beträge
• Automatische Währungsumrechnung basierend auf Kundenpräferenzen
• Wechselkursbehandlung bei Mehrwährungstransaktionen
• Währungsspezifische Rechnungseinstellungen und Präferenzen

Integration der Zahlungsabwicklung

Kundenzahlungspräferenzen sind in das Gesamtsystem integriert:

Integrationstypen:

• Stripe-Integration für Kartenzahlungen
• PassimPay-Integration für Krypto-Zahlungen
• Konfiguration des Zahlungsgateways pro Kunde
• Integrationseinstellungen auf Team-Ebene mit kundenspezifischen Überschreibungen

Finanzverwaltung:

• Kundenwährung beeinflusst Projekt-Abrechnungssätze
• Rechnungserstellung nutzt kundenspezifische Währung
• Zahlungsverfolgung in der vom Kunden bevorzugten Währung
• Finanzberichterstattung mit Währungsumrechnung

Kunden-Projekt-Integration

Projektzuordnung und -verwaltung

Kunden sind nahtlos mit den Projektmanagement-Funktionen verbunden:

Projektbeziehungen:

• Kunden können mehrere zugeordnete Projekte haben
• Projekte gehören bestimmten Kunden für Abrechnung und Organisation
• Projekterstellung kann beim Kunden-Setup automatisiert werden
• Kundeninformationen werden an zugeordnete Projekte weitergegeben

Automatisierte Projekterstellung:

• Option, beim Anlegen des Kunden automatisch ein Projekt zu erstellen
• Projekt-Board-Erstellung zusammen mit dem Projekt-Setup
• Benutzereinladungs-Integration für Kunden-Teammitglieder
• Straffer Onboarding-Prozess für neue Kunden

Vorteile des Projektmanagements:

• Klare Kundenzuordnung der Projekte
• Integrierte Abrechnung über Kunden-Projekt-Beziehungen
• Zeiterfassungs-Zuordnung zu Kundenarbeit
• Projektsichtbarkeit und Zugriffskontrolle über Kundenbeziehungen

Integration mit anderen Systemfunktionen

Die Kundenverwaltung ist mit mehreren Systemkomponenten integriert:

Rechnungsintegration:

• Automatische Anlage der Rechnungseinstellungen für neue Kunden
• Kundenspezifische Abrechnungspräferenzen und -einstellungen
• Währungsbewusste Rechnungserstellung
• Zahlungsmethoden-Integration für die Kundenabrechnung

Team-Zusammenarbeit:

• Kunden-Benutzereinladungssystem für die Team-Zusammenarbeit
• Rollenbasierter Zugriff für Kunden-Teammitglieder
• Projekt-Viewer-Rollen für Kundenvertreter
• Sichere Kundenportal-Zugänge für Projektsichtbarkeit

Zeiterfassungs-Integration:

• Kundenzuordnung zur Zeiterfassung für genaue Abrechnung
• Projekt-Zeitallokation über Kundenbeziehungen
• Kundenspezifische Berichte und Analysen
• Transparente Zeitberichterstattung zur Kundenprüfung