Grundlagen des Kontaktmanagements

Struktur der Kontaktdatenbank

Kern-Kontaktinformationen

Das Kontaktsystem bietet umfassendes Kontaktmanagement mit ausführlichen persönlichen und geschäftlichen Informationen:

Persönliche Informationen:

• Namensverwaltung: Vorname (Pflichtfeld) und Nachname mit automatischer Anzeigenamen-Erzeugung
• Kontaktdaten: E-Mail-Adressen, Telefonnummern und physische Adressen
• Soziale Profile: Integration von Skype-, Telegram- und LinkedIn-Profilen
• Persönliche Daten: Geburtsdaten und Zeitstempel des letzten Kontakts für die Beziehungsverfolgung

Geschäftliche Informationen:

• Firmendetails: Firmenname für geschäftliche Zuordnungen
• Website-Informationen: Website-URLs für die professionelle Kontaktverfolgung
• Adressverwaltung: Vollständige Adresse mit Straße, Stadt, PLZ und Land
• Professionelle Notizen: Beschreibungsfeld für detaillierte Kontaktinformationen und Notizen

Systemfelder:

• Teamzuordnung: Alle Kontakte gehören zu bestimmten Teams für die Zugriffskontrolle
• Benutzerverantwortung: Jeder Kontakt hat einen zugewiesenen Verantwortlichen
• Kundenbeziehungen: Optionale Verknüpfung mit Kundenunternehmen
• Outreach-Verfolgung: Anbindung an Outreach-Kampagnen und Lead-Quellen

Kontakte anlegen und bearbeiten

Neue Kontakte anlegen

Bei der Kontakterstellung sind nur wenige Angaben Pflicht, es wird aber umfassende Dateneingabe unterstützt:

Pflichtangaben:

• Vorname ist das einzige Pflichtfeld bei der Kontakterstellung
• Benutzer-ID und Team-ID werden automatisch basierend auf dem Ersteller zugewiesen
• Alle anderen Felder sind optional für flexibles Kontaktmanagement

Kontaktformular-Felder:

• Persönliche Daten: Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Geburtsdatum
• Geschäftliche Informationen: Firmenname, Website, Beschreibung
• Soziale Profile: Skype, Telegram, LinkedIn
• Adressinformationen: Straße, Stadt, PLZ, Land
• Systemzuordnungen: Kundenzuordnung, Outreach-Quelle

Erweiterte Erstellungsfunktionen:

• Werte benutzerdefinierter Felder können bei der Kontakterstellung ergänzt werden
• Pipeline-Zuordnungen können beim ersten Einrichten des Kontakts vorgenommen werden
• Kundenunternehmens-Zuordnung bereits bei der Erstellung möglich
• Automatische Anzeigenamen-Erzeugung aus Vorname und Nachname
• Massenimport über die Kontaktliste per Massen-Upload/Import (CSV/XLS/XLSX oder Pipedrive Persons-Export)

Kontakte bearbeiten und aktualisieren

Kontakte können nach der Erstellung vollständig mit umfassenden Bearbeitungsmöglichkeiten aktualisiert werden:

Bearbeitungsprozess:

• Alle Kontaktfelder sind über die Kontakt-Bearbeitungsoberfläche editierbar
• Werte benutzerdefinierter Felder können hinzugefügt, geändert oder entfernt werden
• Pipeline-Zuordnungen können aktualisiert und verwaltet werden
• Kundenbeziehungen können geändert oder aufgehoben werden

Datenvalidierung:

• E-Mail-Formatvalidierung stellt ein korrektes E-Mail-Format sicher
• Feldlängenvalidierung verhindert Datenüberlauf
• Pflichtfeldvalidierung bleibt bei Aktualisierungen erhalten
• Validierung von Team- und Benutzerzuordnung aus Sicherheitsgründen

Kontaktsuche und -filterung

Suchfunktionen

Das System bietet leistungsstarke Kontaktsuche:

Einfache Suche:

• Suche nach Vorname mit Teilübereinstimmung
• Suche nach Nachname mit Platzhalterunterstützung
• Suche nach zugeordneten Kundenunternehmensnamen
• Kombinierte Suche über Namens- und Firmenfelder

Suchumsetzung:

• Echtzeit-Suche mit sofortigen Ergebnissen
• Groß-/kleinschreibungsunabhängige Suche für bessere Nutzbarkeit
• Teilübereinstimmung für flexible Suchanfragen
• Suchergebnisse auf Team-Kontakte beschränkt (Sicherheit)

Globale Suchintegration:

• Kontakte erscheinen in systemweiten Suchergebnissen
• Suchergebnisse zeigen den vollständigen Namen mit Firma in Klammern
• Direkte Links zu Kontaktdetailseiten aus den Suchergebnissen
• Suchintegration mit anderen Systementitäten

Kontaktorganisation und -filterung

Kontakte werden mit mehreren Filteroptionen organisiert:

Teambezogene Organisation:

• Alle Kontakte werden nach Teamzugehörigkeit gefiltert
• Team-Isolation gewährleistet korrekte Zugriffskontrolle
• Team-spezifische Kontaktlisten und -verwaltung
• Zugriff auf Kontakte anderer Teams ist unterbunden

Benutzerbasierte Filterung:

• Option, nur Kontakte des aktuellen Benutzers anzuzeigen
• Vollständige Sichtbarkeit der Team-Kontakte für berechtigte Benutzer
• Rollenbasierte Kontaktsichtbarkeitssteuerung
• Filterung nach Benutzerzuordnung für die Kontaktverwaltung

Anzeige und Sortierung:

• Kontakte in seitenweise unterteilten Listen (10 pro Seite)
• Sortierung nach ID, neueste Kontakte zuerst
• Integration benutzerdefinierter Felder in der Kontaktanzeige
• Anzeige der Pipeline-Zuordnung in Kontaktlisten

Kontaktberechtigungen

Rollenbasierte Zugriffskontrolle

Der Kontaktzugriff wird über ein umfassendes Berechtigungssystem gesteuert:

Berechtigungsstufen:

• ViewAny: Alle Benutzer können Kontaktlisten einsehen
• Create: Nur Benutzer mit Kontakt-CRUD-Berechtigungen oder Vertriebsmitarbeiter
• View: Teambasierter Zugriff mit Rolleneinschränkungen
• Update/Delete: Abhängig von Eigentümerschaft und Rollenberechtigungen

Zugriffskontrollregeln:

• Benutzer mit Berechtigung „ShowAllAndOwnContactCRUD“ haben vollen Team-Zugriff
• Vertriebsmitarbeiter können nur ihre eigenen Kontakte verwalten
• Teamzugehörigkeit ist für jeden Kontaktzugriff erforderlich
• Rollenbasierte Einschränkungen sorgen für korrekte Zugriffskontrolle

Benutzerrollentypen:

• Superadmin: Voller Zugriff auf alle Kontakte über Teams hinweg
• Organization Manager: Voller Zugriff auf Team-Kontakte
• Sales Manager: Nur eigene Kontakte innerhalb des Teams
• Sales Representative: Nur eigene Kontakte innerhalb des Teams
• Reguläre Benutzer: Zugriff abhängig von spezifischen Berechtigungen

Team-Isolation

Kontaktdaten sind strikt zwischen Teams getrennt:

Trennung nach Teams:

• Kontakte werden in allen Abfragen nach team_id gefiltert
• Zugriff auf Kontakte anderer Teams ist vollständig unterbunden
• Teambasierte Suche und Filterung werden durchgesetzt
• Team-spezifische benutzerdefinierte Felder und Pipelines

Sicherheitsmaßnahmen:

• Datenbankseitige Team-Filterung in allen Kontaktabfragen
• Berechtigungsprüfungen bei allen Kontaktoperationen
• Validierung der Teamzugehörigkeit für Kontaktzugriff
• Automatische Teamzuordnung für neue Kontakte

Kontakt-Kunden-Beziehungen

Hierarchische Organisation

Das System unterstützt ausgefeilte Kontakt-Kunden-Beziehungen:

Beziehungsstruktur:

• Kontakte können optional mit Kundenunternehmen verknüpft werden
• Mehrere Kontakte können zum gleichen Kunden gehören
• Kundeninformationen sind von einzelnen Kontaktdaten getrennt
• Optionale Beziehung ermöglicht unabhängige Kontakte

Vorteile der Kundenzuordnung:

• Übersichtliches Kontaktmanagement nach Kundenunternehmen
• Einfache Identifikation aller Kontakte innerhalb einer Kundenorganisation
• Straffere Kommunikation mit Kunden-Teams
• Integrierte Projekt- und Abrechnungsverwaltung über Kundenbeziehungen

Beziehungsverwaltung:

• Kontakte können ohne Kundenzuordnung angelegt werden
• Kundenzuordnung kann nach der Erstellung hinzugefügt oder geändert werden
• Kundenbeziehungen unterstützen die geschäftliche Hierarchie
• Automatische Anzeige des Kundenunternehmens in Kontaktlisten

Anzeigenamen-Erzeugung

Das System erzeugt automatisch Anzeigenamen für Kontakte:

Anzeigenamen-Logik:

• Kombination von Vorname und Nachname mit korrektem Abstand
• Fehlende Nachnamen werden sauber behandelt
• Automatisches Entfernen überzähliger Leerzeichen
• Einheitliche Anzeige in allen Systemoberflächen

Verwendung im System:

• Anzeigenamen in Kontaktlisten und Dropdowns
• Suchergebnisse zeigen vollständige Anzeigenamen
• Kontaktauswahl-Oberflächen nutzen Anzeigenamen
• Integration mit anderen Systemkomponenten über Anzeigenamen