Upwork-Integration

Die Upwork-Integration synchronisiert Zeiterfassungsdaten, Verträge und Teammitglieder automatisch aus Ihrem Upwork-Konto in Corcava. So entfällt die manuelle Dateneingabe und Ihre Zeiteinträge bleiben auf beiden Plattformen synchron.

Unterstützte Kontotypen

Die Upwork-Integration funktioniert mit allen Upwork-Kontotypen:

• Agentur-Konten: Alle Verträge und Freelancer Ihrer Agentur synchronisieren
• Kunden-Konten: Auftragnehmer verfolgen, die Sie über Upwork beauftragt haben
• Freelancer-Profile: Ihre eigenen Freelancer-Verträge verwalten

Sie können mehrere Upwork-Organisationen gleichzeitig verbinden; jede synchronisiert unabhängig mit eigener Zuordnungskonfiguration.

Erste Schritte

Upwork-Konto verbinden

1. Zu Einstellungen → Integrationen wechseln
2. Auf Upwork verbinden klicken
3. Sie werden zu Upwork weitergeleitet, um die Verbindung zu autorisieren
4. Corcava Zugriff gewähren auf:
   • Zeit & Verträge
   • Basis-Benutzerprofile
   • Kunden-/Unternehmensreferenzen
5. Nach der Autorisierung kehren Sie zu Corcava zurück, wo der Einrichtungsassistent startet

Erster Datenimport

Beim ersten Sync importiert Corcava:

• Die letzten 90 Tage Zeiteinträge aus allen aktiven Verträgen
• Alle aktiven Verträge mit Details
• Freelancer-/Auftragnehmerprofile
• Vertragsraten (Stundensätze von Upwork)

Einrichtungsassistent

Der Einrichtungsassistent hat drei Schritte zur Konfiguration Ihrer Upwork-Integration:

Schritt 1: Kontenauswahl

Alle verbundenen Upwork-Organisationen und deren Details anzeigen:

• Organisationsname und Profilbild
• Kontotyp-Badge (Agentur, Kunde oder Freelancer)
• Anzahl der verfügbaren Benutzer und Verträge

Alle Konten sind standardmäßig vorausgewählt. Wählen Sie ab, was nicht synchronisiert werden soll.

Angezeigte Sync-Informationen:

• Umfang: Zeit & Verträge, Basis-Benutzerprofile, Kunden-/Unternehmensreferenzen
• Importzeitraum: Letzte 90 Tage historischer Daten

Schritt 2: Benutzer- & Vertragszuordnung

Hier konfigurieren Sie, was nach Corcava synchronisiert wird.

Benutzerzuordnung

Jeden Upwork-Freelancer/Auftragnehmer einem Corcava-Teammitglied zuordnen:

Automatische Zuordnung: Das System ordnet Benutzer beim ersten Verbinden automatisch nach Namen zu. Vorschläge prüfen und bei Bedarf anpassen.

Manuelle Zuordnung:

1. Auf die Dropdown-Liste neben einem Upwork-Benutzer klicken
2. Den passenden Corcava-Benutzer auswählen
3. Oder + Neuen Benutzer anlegen klicken, um ihn zum Team hinzuzufügen
4. Den Sync-Schalter aktivieren, um die Synchronisation für diesen Benutzer zu aktivieren

Gesperrte Benutzer: Bestehende Verbindungen zeigen ein Kettensymbol (🔗) und grünen Hintergrund. Auf das Stift-Symbol klicken, um die Zuordnung zu entsperren und zu bearbeiten.

Vertragszuordnung

Verträge erscheinen verschachtelt unter ihrem zugewiesenen Benutzer. Pro Vertrag:

1. Projekt auswählen: Festlegen, zu welchem Corcava-Projekt dieser Vertrag synchronisiert wird

   • + Neues Projekt anlegen klicken, um eines im laufenden Betrieb anzulegen

2. Raten setzen:

   • Für Agentur-Konten:

     • Gehaltsrate: Was Sie dem Freelancer zahlen
     • Abrechnungsrate: Was Sie Ihrem Kunden in Rechnung stellen (von Upwork vorausgefüllt)

   • Für Kunden-Konten:

     • Gehaltsrate: Was Sie dem Freelancer zahlen (von Upwork vorausgefüllt)
     • Abrechnungsrate: Was Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen (optional, nur wenn das Projekt abrechenbar ist)

3. Sync aktivieren: Den Sync-Schalter für jeden Vertrag aktivieren, den Sie verfolgen möchten

Wichtige Hinweise:

• Verträge können nur synchronisiert werden, wenn ihr Benutzer synchronisiert wird
• Die Auswahl eines Projekts aktiviert automatisch den Vertrags-Sync
• Ratenfelder werden bei Verfügbarkeit aus Upwork-Verträgen vorausgefüllt
• Aufklappbare Vertragslisten (standardmäßig aufgeklappt) – auf den Pfeil klicken, um einzuklappen

Schritt 3: Prüfen & Bestätigen

Alle Zuordnungsentscheidungen prüfen:

• Zu verknüpfende oder anzulegende Benutzer
• Zu synchronisierende Verträge mit zugehörigen Projekten
• Gehalts- und Abrechnungsraten pro Vertrag

Nach Organisation gruppiert zur einfachen Prüfung. Auf Sync starten klicken, um zu beginnen.

Status-Dashboard

Nach der Konfiguration das Status-Dashboard unter Einstellungen → Integrationen → Upwork → Status anzeigen aufrufen.

Was Sie sehen

Pro verbundener Organisation:

Organisations-Header:

• Organisationsname und Kontotyp
• Zeitstempel der letzten Datenaktualisierung
• Zeitstempel des letzten Syncs
• Anzahl aktiver Verträge gesamt

Vertragsdetails:

• Vertragstitel
• Kundenname (aus Ihrem Corcava-Projekt)
• Upwork-Benutzername
• Projekt, zu dem synchronisiert wird
• Heute synchronisierte Stunden (groß und deutlich)

Aktuelle Zeiteinträge:

• Datum und Uhrzeit jedes Eintrags
• Benutzer, der die Zeit erfasst hat
• Dauer in Stunden
• Die letzten 10 Einträge pro Vertrag werden angezeigt

Daten aktualisieren

Auf der Assistenten-Seite in Schritt 2 auf Von Upwork aktualisieren klicken, um die neuesten Daten manuell von Upwork zu holen. Dadurch werden aktualisiert:

• Neue Verträge
• Neue Teammitglieder
• Vertragsstatusänderungen
• Ratenänderungen

Die letzte Aktualisierungszeit wird oben auf der Zuordnungsseite angezeigt.

So funktioniert die Synchronisation

Automatischer Hintergrund-Sync

Nach der Konfiguration synchronisiert Corcava automatisch Zeiteinträge von Upwork:

• Läuft im Hintergrund über ein Queue-System
• Synchronisiert nur aktivierte Verträge
• Respektiert Ihre Zuordnungskonfiguration
• Erstellt Zeitintervalle in Corcava, die den Upwork-Einträgen entsprechen

Was synchronisiert wird

Pro aktiviertem Vertrag:

• Zeiteinträge: Startzeit, Endzeit, Dauer
• Benutzerzuweisung: Basierend auf Ihren Benutzerzuordnungen
• Projektzuweisung: Basierend auf Ihren Vertrags-zu-Projekt-Zuordnungen
• Raten: Von Ihnen konfigurierte Gehalts- und Abrechnungsraten

Was nicht synchronisiert wird

• Upwork-Nachrichten oder Kommunikation
• Work-Diary-Screenshots
• Upwork-Gebühren oder Zahlungsdetails
• Vertragsbedingungen oder Vereinbarungen

Zuordnungen bearbeiten

Sie können Ihre Zuordnungen jederzeit ändern, ohne bestehende Sync-Daten zu verlieren.

Von der Statusseite

Auf Zuordnung konfigurieren klicken, um zum Einrichtungsassistenten zurückzukehren.

Bestehende Verbindungen entsperren

Bestehende Benutzerverbindungen sind standardmäßig gesperrt (mit grünem Hintergrund und Kettensymbol):

1. Auf das Stift-Symbol (✏️) neben dem Benutzer klicken
2. Änderungen vornehmen (Benutzerzuordnung, Projektauswahl, Raten)
3. Änderungen wirken sofort

Neue Verträge hinzufügen

Wenn Sie neue Auftragnehmer bei Upwork beauftragen:

1. Zu Einstellungen → Integrationen → Upwork gehen
2. Auf Konfigurieren klicken
3. Zu Schritt 2 (Benutzer- & Vertragszuordnung) wechseln
4. Auf Von Upwork aktualisieren klicken, um die neuesten Daten zu holen
5. Die neuen Verträge konfigurieren
6. Auf Prüfen & Sync starten klicken

Mehrere Organisationen verwalten

Bei mehreren Upwork-Konten (Agenturen, Kundenkonten, Freelancer-Profile):

Getrennte Bereiche

Jede Organisation erscheint in Schritt 2 des Assistenten in einem eigenen Abschnitt:

• „Freelancer/Agentur (Nomadic Soft)“
• „Kunde (Acme Corp)“
• „Freelancer (John Smith)“

Unabhängige Konfiguration

Jede Organisation hat:

• Eigene Benutzerzuordnungen
• Eigene Vertragszuordnungen
• Getrennten Sync-Status
• Unabhängige Ratenkonfiguration

Status-Dashboard

Die Statusseite zeigt alle Organisationen mit ihren Verträgen und erleichtert den Überblick, was über alle Upwork-Konten synchronisiert wird.

Umgang mit Raten

Agentur-Konten

Für Agenturen, die Freelancer verwalten:

• Vertragsrate von Upwork = Abrechnungsrate (was Sie Ihrem Kunden in Rechnung stellen)
• Gehaltsrate = Was Sie dem Freelancer zahlen (Sie geben das ein)
• Hilft, Agenturmarge und Rentabilität zu verfolgen

Kunden-Konten

Für Kunden, die Freelancer beauftragen:

• Vertragsrate von Upwork = Gehaltsrate (was Sie dem Freelancer zahlen)
• Abrechnungsrate = Was Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen (optional, nur wenn das Projekt abrechenbar ist)
• Nützlich für Agenturen, die eigene Kunden abrechnen

Historische Raten

Raten werden so gesetzt, dass sie historische Daten abdecken (importierte Zeit der letzten 90 Tage). Das System nutzt ein historisches Datum, damit alle importierten Zeiteinträge für Rentabilitätsberechnungen korrekte Ratendaten haben.

Fehlerbehebung

Verträge erscheinen nicht

Lösung: In Schritt 2 auf Von Upwork aktualisieren klicken, um die neuesten Daten zu holen.

Automatische Benutzerzuordnung funktioniert nicht

Lösung: Den richtigen Benutzer manuell aus der Dropdown-Liste wählen. Das System ordnet nach Namen zu; kleine Schreibunterschiede verhindern die automatische Zuordnung.

Zeiteinträge synchronisieren nicht

Prüfen:

1. Ist der Benutzer-Sync aktiviert?
2. Ist der Vertrags-Sync aktiviert?
3. Wurde ein Projekt für den Vertrag ausgewählt?
4. Ist der Upwork-Vertrag aktiv?

Verbindung trennen

Auf der Hauptseite der Upwork-Integration:

1. Auf Trennen klicken
2. Aktion bestätigen
3. Dadurch wird die Synchronisation gestoppt; bestehende Zeiteinträge in Corcava bleiben erhalten

Erneute Authentifizierung nötig

Wenn Ihre Upwork-Verbindung abläuft:

1. Auf der Integrationsseite auf Erneut autorisieren klicken
2. Den OAuth-Ablauf erneut durchführen
3. Ihre Zuordnungen bleiben erhalten

Berechtigungen

Nur Organisationsmanager und Super-Admins können:

• Upwork-Konten verbinden
• Zuordnungen konfigurieren
• Das Status-Dashboard anzeigen
• Integrationseinstellungen bearbeiten

Alle Teammitglieder können die von Upwork synchronisierten Zeiteinträge sehen und damit arbeiten (sie erscheinen in Corcava als normale Zeitintervalle).

Best Practices

1. Automatische Zuordnungen prüfen: Vor dem Start des Syncs die automatische Benutzerzuordnung immer verifizieren
2. Raten korrekt setzen: Korrekte Ratenkonfiguration sorgt für genaue Rentabilitätsverfolgung
3. Regelmäßig aktualisieren: Bei neuen Auftragnehmern Daten aktualisieren, um sie nach Corcava zu holen
4. Bewährtes sperren: Sobald Zuordnungen stimmen, gesperrt lassen, um versehentliche Änderungen zu vermeiden
5. Statusseite überwachen: Regelmäßig prüfen, ob Verträge wie erwartet synchronisieren
6. Ein Projekt pro Vertrag: Jeden Upwork-Vertrag einem einzelnen Corcava-Projekt zuordnen für Klarheit

Anwendungsfälle

Freelancer-Agentur

„Unsere Agentur hat 15 Auftragnehmer in 8 Kundenprojekten. Die Upwork-Integration holt deren Zeit automatisch nach Corcava, wo wir prüfen, freigeben und unsere Kunden abrechnen. Keine doppelte Zeiterfassung mehr.“

Produktunternehmen mit Upwork-Auftragnehmern

„Wir beauftragen spezialisierte Auftragnehmer über Upwork für bestimmte Features. Die Integration synchronisiert deren Zeit automatisch ins richtige Projekt, und wir können die Rentabilität in Echtzeit verfolgen ohne manuelle Dateneingabe.“

Freelancer mit mehreren Kunden

„Ich arbeite mit mehreren Kunden über Upwork. Die Integration holt meine gesamte erfasste Zeit nach Corcava, wo ich Nicht-Upwork-Arbeit ergänzen, umfassende Berichte erstellen und alles an einem Ort halten kann.“

Häufig gestellte Fragen

F: Kann ich mehrere Upwork-Konten verbinden?
A: Ja! Verbinden Sie unbegrenzt viele Upwork-Organisationen (Agenturen, Kundenkonten, Freelancer-Profile) und verwalten Sie alle an einem Ort.

F: Was passiert mit bestehenden Zeiteinträgen in Corcava?
A: Sie bleiben unverändert. Die Upwork-Integration fügt nur neue Zeiteinträge von Upwork hinzu; sie ändert oder löscht keine bestehenden Einträge.

F: Kann ich von Upwork synchronisierte Zeit manuell bearbeiten?
A: Ja! Nach der Synchronisation werden Zeiteinträge zu normalen Corcava-Zeitintervallen, die wie jeder andere Eintrag bearbeitet, verschoben oder gelöscht werden können.

F: Funktioniert das mit Festpreis-Verträgen von Upwork?
A: Die Integration konzentriert sich auf Stundenverträge mit Zeiterfassung. Festpreis-Verträge ohne Zeiterfassung synchronisieren keine Zeiteinträge.

F: Wie oft wird synchronisiert?
A: Der automatische Hintergrund-Sync läuft kontinuierlich über das Queue-System. Sie können Daten auch jederzeit manuell im Assistenten aktualisieren.

F: Was passiert, wenn ich eine Vertragszuordnung ändere?
A: Neue Zeiteinträge werden zum neuen Projekt synchronisiert. Bestehende Einträge bleiben im ursprünglichen Projekt, es sei denn, Sie verschieben sie manuell.

F: Kann ich den Sync für einen bestimmten Vertrag deaktivieren?
A: Ja! Den Sync-Schalter für jeden Vertrag ausschalten. Das stoppt die zukünftige Synchronisation, bestehende Zeiteinträge bleiben erhalten.