Professionelle Rechnungsstellung

Rechnungserstellung

Gebrandete Rechnungen mit anpassbaren Templates erstellen

Corcava bietet umfassende Rechnungserstellung für professionelle Abrechnung:

Rechnungserstellungsprozess:

Kundenauswahl: Aus Team-Kunden mit Währungs- und Projektinformationen wählen
Rechnungsnummerierung: Automatische Rechnungsnummer mit anpassbaren Präfixen
Positionsverwaltung: Mehrere Positionen mit Beschreibung, Menge und Preis hinzufügen
Steuer- und Rabatt-Konfiguration: Rabatte und mehrere Steuersätze anwenden
Datumsverwaltung: Rechnungs- und Fälligkeitsdatum mit Zeitzonen-Unterstützung setzen

Rechnungserstellungs-Funktionen:

Automatische Nummerierung: Sequenzielle Rechnungsnummerierung team- oder kundenbasiert
Präfix-Einstellungen: Anpassbare Rechnungsnummer-Präfixe über InvoicePrefixSettings
Kunden-Integration: Direkte Integration mit Kundendatensätzen und zugeordneten Projekten
Währungsunterstützung: Automatische Währungsauswahl basierend auf Kundenpräferenzen
Team-Organisation: Rechnungserstellung im Team-Bereich

Professionelle Rechnungselemente:

Unternehmens-Branding: Integration mit Team- und Unternehmensinformationen
Kundeninformationen: Automatische Übernahme von Kundendaten und Kontakten
Projektzuordnung: Rechnungen mit Projekten und Teammitgliedern verknüpfen
Professionelles Layout: Klares, professionelles Rechnungslayout und Formatierung
Anpassbarer Inhalt: Flexibler Rechnungsinhalt mit Notizen und benutzerdefinierten Feldern

Rechnungs-Konfigurationsoptionen

Die Rechnungserstellung umfasst umfassende Konfigurationsoptionen:

Rechnungseinstellungen:

Rechnungsdatum: Konfigurierbares Rechnungsdatum mit Zeitzonen-Unterstützung
Fälligkeitsdatum: Flexibles Fälligkeitsdatum für Zahlungsbedingungen
Währungsauswahl: Automatische Währungsauswahl basierend auf Kundenkonfiguration
Steuer-Konfiguration: Unterstützung mehrerer Steuersätze (tax1, tax2)
Rabattverwaltung: Prozentuale Rabattanwendung

Teambasierte Konfiguration:

Zeitzonen-Unterstützung: Automatische Zeitzonen-Umrechnung für Datumsangaben
Team-Isolation: Rechnungserstellung nach Teamzugehörigkeit getrennt
Benutzerzuordnung: Rechnungen dem erstellenden Benutzer zugeordnet
Berechtigungssteuerung: Rollenbasierte Berechtigungen für Rechnungserstellung
Kunden-Zugriff: Zugriff auf Team-Kunden und zugeordnete Projekte

Rechnungsverwaltung

Rechnungsstatus, Bearbeitung und Organisation verwalten

Rechnungen werden über umfassende Statusverfolgung und Organisation verwaltet:

Rechnungsstatus-Verwaltung:

Entwurf: Initialer Status mit Bearbeitungsmöglichkeit
Gesendet: An Kunden gesendete Rechnungen mit automatischen Status-Updates
Geschlossen: Vollständig bezahlte Rechnungen automatisch als geschlossen markiert
Storniert: Stornierte Rechnungen zur Verfolgung und Organisation
Offen: Aktive Rechnungen in Erwartung der Zahlung

Status-Übergangs-Verwaltung:

Automatische Status-Updates: Status wird automatisch anhand von Aktionen aktualisiert
Versand-Übergang: Entwürfe beim E-Mail-Versand automatisch als gesendet markiert
Zahlungs-Übergang: Rechnungen bei vollständiger Zahlung als geschlossen markiert
Manuelle Status-Steuerung: Manuelle Status-Updates zur administrativen Kontrolle
Status-Validierung: Korrekte Validierung und Übergangsregeln

Rechnungs-Organisation:

Teambasierte Organisation: Rechnungen nach Team mit korrekter Isolation organisiert
Kunden-Gruppierung: Rechnungen nach Kunde zur einfachen Verwaltung gruppiert
Datums-Sortierung: Sortierung nach Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum und Erstellungsdatum
Status-Filterung: Rechnungen nach Status für Workflow-Verwaltung filtern
Suchfunktionen: Suche nach Nummer, Kunde oder Betrag

Rechnungsbearbeitung und -Updates

Die Rechnungsbearbeitung wird durch Status und Berechtigungen gesteuert:

Bearbeitungsmöglichkeiten:

Entwurf bearbeiten: Vollständige Bearbeitung von Entwürfen
Statusbasierte Einschränkungen: Bearbeitungseinschränkungen abhängig vom Rechnungsstatus
Positionsverwaltung: Rechnungspositionen hinzufügen, bearbeiten oder entfernen
Betrags-Neuberechnung: Automatische Neuberechnung bei Positionsänderungen
Kunden-Updates: Kundeninformationen und zugehörige Details aktualisieren

Bearbeitungseinschränkungen:

Gesendete Rechnungen: Eingeschränkte Bearbeitung für gesendete Rechnungen
Schutz bezahlter Rechnungen: Schutz vor Bearbeitung vollständig bezahlter Rechnungen
Berechtigungssteuerung: Rollenbasierte Bearbeitungsberechtigungen und Zugriffskontrolle
Prüfprotokoll: Änderungsverfolgung und Prüfprotokoll für Rechnungsänderungen
Datenintegrität: Validierung zur Wahrung der Rechnungsdaten-Integrität

Rechnungs-Aktivitätsprotokoll

Vollständiges Prüfprotokoll für jede Rechnungsänderung

Jede Rechnung enthält ein umfassendes Aktivitätsprotokoll, das alle Änderungen erfasst:

Was erfasst wird:

Statusänderungen: Entwurf → Gesendet, Gesendet → Geschlossen, Storniert usw.
Zahlungsaktivität: Neue Zahlungen, Zahlungs-Updates, Zahlungs-Löschungen
Feldänderungen: Betrag, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Notizen, Rabatt, Steuern
Positionsänderungen: Hinzugefügte, geänderte oder entfernte Positionen mit Details

Aktivitätsprotokoll anzeigen:

Eine Rechnung aus der Rechnungsliste öffnen
Zum Abschnitt „Aktivitätsprotokoll“ unter den Rechnungsdetails scrollen
Zeitleiste aller Änderungen mit Benutzerzuordnung und Zeitstempeln anzeigen

Aktivitätsprotokoll-Funktionen:

Benutzerzuordnung: Genau sehen, wer welche Änderung vorgenommen hat
Zeitstempel: Präzises Datum und Uhrzeit für jede Änderung
Änderungsdetails: Alte und neue Werte für geänderte Felder anzeigen
Intelligente Gruppierung: Zugehörige Änderungen zur Übersicht gruppiert
Aufklappbare Details: „Details anzeigen“ für einzelne Änderungen innerhalb einer Gruppe

Rechnungs-Bearbeitungssteuerung

Unter Unternehmenseinstellungen gibt es Optionen zur Steuerung der Rechnungsbearbeitung:

Einstellungsort: Einstellungen > Unternehmenseinstellungen > Rechnungseinstellungen

Verfügbare Steuerungen:

Bearbeitung von Kundenrechnungen im Status GESENDET verhindern: Wenn aktiviert, können Kundenrechnungen nach dem Versand nicht mehr geändert werden
Bearbeitung von Team-Rechnungen im Status GESENDET verhindern: Wenn aktiviert, können Team-/Auftragnehmer-Rechnungen nach dem Versand nicht mehr geändert werden

Diese Einstellungen helfen Teams, die Finanz-Compliance einzuhalten und versehentliche Änderungen an bereits an Kunden versendeten Rechnungen zu vermeiden.

Rechnungspositionen

Rechnungspositionen, Mengen und Preise verwalten

Rechnungspositionen liefern die detaillierte Abrechnungsaufschlüsselung:

Struktur der Rechnungsposition:

Positionsname: Aussagekräftige Namen für Positionen und Leistungen
Mengenverwaltung: Flexible Mengenerfassung zeit- oder einheitenbasiert
Preis-Konfiguration: Einzelpreise pro Position
Betragsberechnung: Automatische Berechnung aus Menge und Preis
Positions-Organisation: Mehrere Positionen pro Rechnung übersichtlich organisiert

Positionsverwaltungs-Funktionen:

Dynamisches Hinzufügen: Positionen während der Rechnungserstellung hinzufügen und entfernen
Zeitbasierte Mengen: Unterstützung für zeitbasierte Mengen (Stunden:Minuten:Sekunden)
Einheitenbasierte Mengen: Unterstützung für einheitenbasierte Mengen
Preisflexibilität: Einzelpreise pro Position mit Dezimalgenauigkeit
Automatische Berechnungen: Echtzeit-Berechnung von Positionsbeträgen und Summen

Positions-Erzeugung:

Zeiterfassungs-Integration: Positionen aus Zeiterfassungsdaten erzeugen
Projektbasierte Positionen: Positionen aus Projektarbeit und Aktivitäten
Mitgliederbasierte Positionen: Positionen aus Teammitglied-Arbeit
Datumsbereich-Positionen: Positionen für bestimmte Zeiträume
Automatische Positions-Erstellung: Automatische Erzeugung aus erfasster Zeit

Rechnungsberechnungen und Summen

Die Rechnungsberechnung umfasst umfassende Finanzverwaltung:

Berechnungs-Funktionen:

Zwischensumme: Automatische Zwischensumme aus allen Positionen
Rabattanwendung: Prozentuale Rabattanwendung vor Steuern
Steuerberechnung: Anwendung mehrerer Steuersätze (tax1, tax2)
Gesamtbetrag: Endsumme inkl. aller Anpassungen
Präzision: Korrekte Dezimalgenauigkeit für Finanzberechnungen

Finanzberechnungen:

Währungsumrechnung: Automatische Währungsumrechnung bei Bedarf
Wechselkursanwendung: Echtzeit-Wechselkursanwendung
Basiswährungs-Umrechnung: Umrechnung in Team-Basiswährung für Berichte
Betragsverfolgung: Getrennte Verfolgung von Rechnungsbetrag und Basiswährungsbetrag
Ausstehender Betrag: Automatische Berechnung ausstehender Beträge

Rechnungsstatus-Verwaltung

Entwurf, Gesendet, Geschlossen, Storniert und Offen

Die Rechnungsstatus-Verwaltung bietet umfassende Workflow-Steuerung:

Status-Definitionen:

Entwurf (0): Initialer Status mit voller Bearbeitungsmöglichkeit
Gesendet (1): Rechnung an Kunden gesendet, eingeschränkte Bearbeitung
Geschlossen (2): Rechnung vollständig bezahlt und abgeschlossen
Storniert (3): Rechnung storniert und aus dem aktiven Workflow entfernt
Offen (4): Rechnung aktiv und in Erwartung der Zahlung

Status-Verwaltungs-Funktionen:

Automatische Übergänge: Status wird automatisch anhand von Aktionen aktualisiert
Manuelle Updates: Administrative Kontrolle für manuelle Status-Updates
Status-Validierung: Korrekte Validierung der Status-Übergänge
Workflow-Steuerung: Statusbasierte Workflow- und Geschäftslogik
Status-Verlauf: Verfolgung von Statusänderungen und -übergängen

Statusbasierte Funktionalität:

Bearbeitungsberechtigungen: Bearbeitungsmöglichkeiten abhängig vom aktuellen Status
E-Mail-Funktionen: E-Mail-Versand abhängig von Status-Anforderungen
Zahlungsabwicklung: Zahlungsabwicklung abhängig von Status-Validierung
Berichts-Integration: Statusbasierte Berichte und Analysen
Kunden-Zugriff: Kunden-Zugriffskontrolle abhängig vom Rechnungsstatus

Status-Übergangsregeln

Status-Übergänge folgen Geschäftslogik und Validierung:

Übergangsregeln:

Entwurf → Gesendet: Automatischer Übergang beim E-Mail-Versand an den Kunden
Gesendet → Geschlossen: Automatischer Übergang bei Zahlungserfassung
Manuelle Übergänge: Administrative Kontrolle für Status-Updates
Validierungsprüfungen: Korrekte Validierung vor Statusänderungen
Geschäftslogik: Status-Übergänge folgen den Workflow-Regeln

Status-Validierung:

Bearbeitungseinschränkungen: Statusbasierte Bearbeitungseinschränkungen und Validierung
Aktionsberechtigungen: Verfügbarkeit von Aktionen abhängig vom aktuellen Status
Datenintegrität: Status-Validierung wahrt die Datenintegrität
Workflow-Durchsetzung: Status-Übergänge erzwingen den korrekten Workflow
Fehlervermeidung: Validierung verhindert ungültige Statusänderungen

Rechnungsnummerierung

Automatische Rechnungsnummerierung und Präfixe

Die Rechnungsnummerierung ermöglicht professionelle Rechnungsidentifikation:

Nummerierungssystem:

Sequenzielle Nummerierung: Automatische sequenzielle Rechnungsnummerierung
Teambasierte Sequenzen: Rechnungsnummerierung im Team-Bereich
Kundenbasierte Optionen: Optionale kundenspezifische Nummernsequenzen
Präfix-Unterstützung: Anpassbare Rechnungsnummer-Präfixe
Startnummer-Konfiguration: Konfigurierbare Startnummern für Sequenzen

Präfix-Konfiguration:

Benutzerdefinierte Präfixe: Team-konfigurierbare Rechnungsnummer-Präfixe
Startnummer-Einstellungen: Konfigurierbare Startnummern für neue Sequenzen
Präfix-Verwaltung: Administrative Kontrolle über Präfix-Einstellungen
Team-Isolation: Präfix-Einstellungen nach Team getrennt
Professionelle Formatierung: Professionelle Rechnungsnummer-Formatierung

Nummerierungs-Funktionen:

Automatische Erzeugung: Automatische Nummernerzeugung bei der Rechnungserstellung
Duplikatvermeidung: Vermeidung doppelter Rechnungsnummern
Sequenz-Integrität: Wahrung korrekter Nummernsequenzen
Professionelles Erscheinungsbild: Professionelle Rechnungsnummer-Formatierung
Such-Integration: Rechnungsnummer in Suchfunktionen integriert

Professionelle Rechnungsformatierung

Professionelle Formatierung sorgt für geschäftsfertige Rechnungen:

Formatierungs-Funktionen:

Professionelles Layout: Klares, professionelles Rechnungslayout und -design
Unternehmens-Branding: Integration mit Unternehmensinformationen und Branding
Kundeninformationen: Korrekte Darstellung und Formatierung der Kundeninformationen
Positions-Organisation: Klare Organisation der Rechnungspositionen und Summen
Finanz-Formatierung: Korrekte Formatierung von Beträgen und Währungen

PDF-Erstellung:

PDF-Export: Professionelle PDF-Erstellung für die Rechnungszustellung
Druckfertiges Format: Druckfertige Rechnungsformatierung und -layout
Gebrandetes Design: Einheitliches Branding in allen Rechnungsformaten
Kundenfertige Ausgabe: Professionelle Ausgabe für die Kundenzustellung
Download-Möglichkeiten: Einfacher PDF-Download zur Aufbewahrung

E-Mail-Integration:

E-Mail-Zustellung: Professionelle E-Mail-Zustellung an Kunden
E-Mail-Templates: Gebrandete E-Mail-Templates für die Rechnungszustellung
Anhang-Unterstützung: PDF-Rechnung als E-Mail-Anhang
Mehrere Empfänger: Unterstützung mehrerer E-Mail-Empfänger
Zustellungs-Verfolgung: E-Mail-Zustellungsverfolgung und -bestätigung