Wiederkehrende Rechnungen

Automatische Rechnungserstellung

Geplante automatische Rechnungserstellung

Corcava bietet ausgefeilte automatische Rechnungserstellung für wiederkehrende Abrechnung:

Automatisches Erstellungssystem:

• Geplante Verarbeitung: Automatische Rechnungserstellung läuft jeden Montag um Mitternacht
• Kundenbasierte Verarbeitung: Einzelne Verarbeitung pro Kunde mit wiederkehrenden Einstellungen
• Zeitbasierte Erstellung: Rechnungen aus erfassten Zeitintervallen und Projektarbeit
• Stapelverarbeitung: Effiziente Stapelverarbeitung mehrerer Kunden in Chunks
• Zeitzonen-Unterstützung: Korrekte Zeitzonen-Behandlung für genaue Planung globaler Teams

Erstellungsprozess:

1. Kunden-Identifikation: System identifiziert Kunden mit aktiven Rechnungseinstellungen
2. Planungs-Validierung: Prüft, ob Rechnungserstellung fällig ist (Häufigkeitseinstellungen)
3. Zeitdaten-Sammlung: Sammelt Zeiterfassungsdaten für den Abrechnungszeitraum
4. Rechnungserstellung: Erstellt automatisch Rechnungen mit Positionen aus Zeitdaten
5. E-Mail-Zustellung: Versendet Rechnungen automatisch per E-Mail an Kunden

Automatische Erstellungs-Funktionen:

• Duplikatvermeidung: Cache-System verhindert doppelte Rechnungserstellung am selben Tag
• Fehlerbehandlung: Umfassende Fehlerbehandlung mit detaillierter Protokollierung
• Performance-Optimierung: Effiziente Verarbeitung mit gechunkten Datenbankoperationen
• Prüfprotokoll: Vollständiges Prüfprotokoll der automatischen Rechnungserstellung
• Zeitzonen-Genauigkeit: Genaue Zeitzonen-Umrechnung für globale Kunden-Planung

Automatische Rechnungsverarbeitung

Die automatische Verarbeitung gewährleistet zuverlässige und konsistente Rechnungserstellung:

Verarbeitungslogik:

• Häufigkeitsbasierte Planung: Unterschiedliche Logik für wöchentliche, zweiwöchentliche und monatliche Häufigkeit
• Datumsbasierte Trigger: Konkrete Wochentags-Trigger für einheitliches Rechnungs-Timing
• Zeitraum-Berechnung: Automatische Berechnung der Abrechnungszeiträume basierend auf Häufigkeit
• Positions-Erzeugung: Automatische Erzeugung von Positionen aus Zeiterfassungsdaten
• Währungsumrechnung: Automatische Währungsumrechnung für Mehrwährungs-Kunden

Verarbeitungs-Funktionen:

• Intelligente Planung: Intelligente Planung basierend auf Kunden-Zeitzone und Häufigkeitspräferenzen
• Datenvalidierung: Validierung von Zeitdaten und Abrechnungsinformationen vor Rechnungserstellung
• Fehler-Wiederherstellung: Automatische Fehler-Wiederherstellung und Wiederholungsmechanismen
• Performance-Überwachung: Überwachung der Erstellungs-Performance und Erfolgsraten
• Protokollierungs-Integration: Umfassende Protokollierung zur Überwachung und Fehlersuche

Wiederkehrende Abrechnungs-Einstellungen

Häufigkeit und Abrechnungspläne konfigurieren

Wiederkehrende Abrechnungs-Einstellungen bieten flexible Konfigurationsoptionen pro Kunde:

Abrechnungs-Häufigkeitsoptionen:

• Wöchentliche Abrechnung: Rechnungen jeden Montag für die Arbeit der Vorwoche
• Zweiwöchentliche Abrechnung: Rechnungen alle zwei Wochen montags
• Monatliche Abrechnung: Rechnungen am ersten Montag jedes Monats
• Häufigkeits-Validierung: Validierung der Häufigkeitseinstellungen und Konfiguration
• Standard-Einstellungen: Standard monatliche Häufigkeit mit Anpassung pro Kunde

Abrechnungsplan-Konfiguration:

• Tagesbasierte Planung: Einheitliche Wochentags-Planung für vorhersehbares Rechnungs-Timing
• Zeitraum-Berechnung: Automatische Berechnung der Abrechnungszeiträume nach gewählter Häufigkeit
• Zeitzonen-Integration: Korrekte Zeitzonen-Behandlung für genaue Planung
• Planungs-Validierung: Validierung von Planungseinstellungen und Häufigkeitskombinationen
• Flexibles Timing: Flexible Timing-Optionen für unterschiedliche Geschäftsbedürfnisse

Planungsverwaltung:

• Erste-Rechnungs-Logik: Spezielle Logik für die erste Rechnung bei neuen wiederkehrenden Kunden
• Planungs-Konsistenz: Einheitliche Planung über alle Häufigkeitsoptionen
• Datums-Validierung: Validierung von Daten und Planungsparametern
• Planungs-Optimierung: Optimierte Planung für effiziente Verarbeitung
• Planungs-Überwachung: Überwachung der Planungseinhaltung und Verarbeitungsgenauigkeit

Abrechnungs-Konfigurationsoptionen

Die Abrechnungskonfiguration bietet umfassende Kontrolle über wiederkehrende Rechnungseinstellungen:

Rechnungs-Konfiguration:

• Abrechnungstyp-Auswahl: Stündliche oder Festpreis-Abrechnung wählen
• Festpreis-Einstellungen: Festpreis-Beträge für nicht-stündliche Abrechnung konfigurieren
• Ausgaben-Integration: Option, Ausgaben in wiederkehrende Rechnungen aufzunehmen
• Positions-Konfiguration: Anzahl der Positionen pro Rechnung konfigurieren
• Benachrichtigungseinstellungen: E-Mail-Benachrichtigungen für Rechnungs-Events konfigurieren

Erweiterte Einstellungen:

• Versandverzögerung: Verzögerung zwischen Rechnungserstellung und Versand konfigurieren
• Zahlungserinnerungen: Automatische Zahlungserinnerungen nach Fälligkeit konfigurieren
• E-Mail-Konfiguration: Benutzerdefinierte E-Mail-Adressen für Rechnungszustellung konfigurieren
• Benachrichtigungs-Präferenzen: Benachrichtigungen für Rechnungs-Events (Versand, Zahlung, geschlossen)
• Benutzerdefinierte Einstellungen: Zusätzliche Einstellungen für spezifische Abrechnungsanforderungen

Kundenspezifische wiederkehrende Einstellungen

Individuelle wiederkehrende Einstellungen pro Kunde

Jeder Kunde kann eigene wiederkehrende Abrechnungseinstellungen haben:

Kundenspezifische Konfiguration:

• Individuelle Häufigkeitseinstellungen: Jeder Kunde kann eigene Abrechnungshäufigkeit haben
• Benutzerdefinierte Abrechnungspräferenzen: Angepasste Abrechnungspräferenzen pro Kundenbeziehung
• Kundenspezifische Preise: Individuelle Preismodelle (stündlich vs. Festpreis) pro Kunde
• Benutzerdefinierte Benachrichtigungseinstellungen: Kundenspezifische E-Mail- und Benachrichtigungspräferenzen
• Flexible Konfiguration: Flexible Konfigurationsoptionen für unterschiedliche Kundenbedürfnisse

Kunden-Einstellungsverwaltung:

• Einstellungs-Erstellung: Einfache Erstellung von Rechnungseinstellungen für neue Kunden
• Einstellungs-Updates: Einfache Updates bestehender Kunden-Rechnungseinstellungen
• Einstellungs-Validierung: Validierung kundenspezifischer Einstellungen und Konfigurationen
• Standard-Vererbung: Automatische Übernahme von Standardeinstellungen mit Anpassungsoptionen
• Einstellungs-Verlauf: Verfolgung von Änderungen an Kunden-Rechnungseinstellungen

Kunden-Abrechnungs-Funktionen:

• Stündlich vs. Festpreis: Wahl zwischen stündlicher und Festpreis-Abrechnung pro Kunde
• Ausgaben-Einbeziehung: Option, Ausgaben in Kundenrechnungen ein- oder auszuschließen
• Benutzerdefinierte E-Mail-Einstellungen: Kundenspezifische E-Mail-Adressen für Rechnungszustellung
• Benachrichtigungs-Anpassung: Angepasste Benachrichtigungseinstellungen pro Kunde
• Abrechnungszeitraum-Anpassung: Angepasste Abrechnungszeiträume und Timing pro Kunde

Kunden-Einstellungs-Oberfläche

Kunden-Einstellungen bieten benutzerfreundliche Konfigurationsverwaltung:

Einstellungsverwaltungs-Oberfläche:

• Kundenbasierte Einstellungen: Einstellungen nach Kunde zur einfachen Verwaltung organisiert
• Formularbasierte Konfiguration: Benutzerfreundliche Formulare für Rechnungseinstellungen
• Validierungs-Feedback: Echtzeit-Validierungs-Feedback für die Einstellungskonfiguration
• Einstellungs-Vorschau: Vorschau der Einstellungen und ihrer Auswirkung auf die Rechnungserstellung
• Massen-Einstellungen: Optionen zum Anwenden von Einstellungen auf mehrere Kunden

Konfigurations-Funktionen:

• Einstellungs-Validierung: Umfassende Validierung aller Konfigurationsoptionen
• Fehlervermeidung: Vermeidung ungültiger Konfigurationskombinationen
• Einstellungs-Tests: Testmöglichkeiten zur Validierung vor Aktivierung
• Einstellungs-Backup: Backup- und Wiederherstellungsmöglichkeiten für Kunden-Einstellungen
• Einstellungs-Migration: Migrations-Werkzeuge zum Aktualisieren von Einstellungen über Kunden

Zeitbasierte Rechnungserstellung

Automatische Rechnungen aus Zeiterfassungsdaten

Die zeitbasierte Rechnungserstellung erzeugt Rechnungen direkt aus erfasster Arbeit:

Zeitdaten-Integration:

• Zeitintervall-Sammlung: Automatische Sammlung von Zeitintervallen für Abrechnungszeiträume
• Projektbasierte Abrechnung: Zeitdaten nach Projekt für genaue Abrechnung organisiert
• Benutzerbasierte Verfolgung: Zeiterfassungsdaten bestimmten Teammitgliedern zugeordnet
• Abrechenbare-Stunden-Berechnung: Automatische Berechnung abrechenbarer Stunden aus Zeitdaten
• Satzanwendung: Automatische Anwendung von Abrechnungssätzen auf Zeitintervall

Positions-Erzeugung:

• Automatische Positionen: Automatische Erzeugung von Rechnungspositionen aus Zeitdaten
• Projekt-Aufschlüsselung: Positionen nach Projekt und Teammitglied aufgeschlüsselt
• Zeitraum-Organisation: Zeitdaten nach Abrechnungszeiträumen und Daten organisiert
• Satz-Berechnung: Automatische Berechnung der Beträge aus Zeit und Sätzen
• Beschreibungs-Erzeugung: Automatische Erzeugung aussagekräftiger Positionsnamen

Zeitbasierte Funktionen:

• Genaue Abrechnung: Genaue Abrechnung basierend auf tatsächlich geleisteter Zeit
• Detaillierte Aufschlüsselung: Detaillierte Aufschlüsselung der Arbeit im Abrechnungszeitraum
• Projekt-Zuordnung: Korrekte Zuordnung der Zeit zu Projekten und Kunden
• Teammitglied-Verfolgung: Verfolgung der Arbeit pro Teammitglied
• Abrechenbare-Stunden-Validierung: Validierung abrechenbarer Stunden und Zeitdaten-Genauigkeit

Zeit-Integrations-Genauigkeit

Die Zeit-Integration gewährleistet genaue Abrechnung aus Zeiterfassungsdaten:

Daten-Genauigkeits-Funktionen:

• Zeit-Validierung: Validierung der Zeiterfassungsdaten vor Rechnungserstellung
• Satz-Genauigkeit: Genaue Anwendung von Abrechnungssätzen auf Zeitintervall
• Zeitraum-Genauigkeit: Genaue Berechnung der Abrechnungszeiträume und Zeitbereiche
• Projekt-Genauigkeit: Genaue Zuordnung der Zeit zu den richtigen Projekten und Kunden
• Währungs-Genauigkeit: Genaue Währungsumrechnung für Mehrwährungs-Abrechnung

Integrations-Qualität:

• Datenintegrität: Wahrung der Datenintegrität im gesamten Abrechnungsprozess
• Fehlererkennung: Erkennung und Behandlung von Fehlern in Zeitdaten
• Validierungsprüfungen: Mehrere Validierungsprüfungen für Zeit- und Abrechnungsgenauigkeit
• Prüfprotokoll: Vollständiges Prüfprotokoll der in der Rechnungserstellung verwendeten Zeitdaten
• Qualitätssicherung: Qualitätssicherungsprozesse für Abrechnungsgenauigkeit

Verwaltung wiederkehrender Rechnungen

Wiederkehrende Abrechnung verwalten und überwachen

Die Verwaltung wiederkehrender Rechnungen bietet Überblick und Kontrolle über die automatisierte Abrechnung:

Verwaltungs-Funktionen:

• Rechnungs-Überwachung: Überwachung der automatischen Rechnungserstellung und -zustellung
• Planungs-Verfolgung: Verfolgung der wiederkehrenden Rechnungspläne und des Timings
• Fehlerverwaltung: Verwaltung von Fehlern und Problemen bei der automatischen Erstellung
• Performance-Überwachung: Überwachung der System-Performance und Erstellungs-Erfolgsraten
• Kundenkommunikation: Kommunikations-Werkzeuge für Kunden-Abrechnungsbeziehungen

Überwachungs-Funktionen:

• Erstellungs-Berichte: Berichte zur Rechnungserstellungs-Aktivität und Erfolgsraten
• Planungs-Einhaltung: Überwachung der Planungseinhaltung und Timing-Genauigkeit
• Fehlerberichterstattung: Umfassende Fehlerberichterstattung und Lösungsverfolgung
• Performance-Analysen: Analysen zur Performance und Effizienz der wiederkehrenden Abrechnung
• Kundenzufriedenheit: Überwachung der Kundenzufriedenheit mit der wiederkehrenden Abrechnung

Verwaltungs-Werkzeuge:

• Manuelle Überschreibung: Manuelle Überschreibungsmöglichkeiten für Sonderfälle
• Planungs-Anpassungen: Werkzeuge zur Anpassung wiederkehrender Pläne bei Bedarf
• Fehlerbehebung: Werkzeuge zur Behebung von Fehlern bei der automatischen Erstellung
• Kundenkommunikation: Kommunikations-Werkzeuge für Abrechnungsbeziehungen
• Berichts-Dashboard: Dashboard zur Überwachung aller Aspekte der wiederkehrenden Abrechnung

Wiederkehrende-Abrechnungs-Analysen

Analysen liefern Einblicke in Performance und Trends der wiederkehrenden Abrechnung:

Performance-Analysen:

• Erstellungs-Erfolgsraten: Analysen zu Erfolgs- und Fehlschlagraten der Rechnungserstellung
• Timing-Genauigkeit: Analyse der Timing-Genauigkeit und Planungseinhaltung
• Kunden-Abrechnungsmuster: Analyse von Kunden-Abrechnungsmustern und -Präferenzen
• Umsatzverfolgung: Verfolgung von wiederkehrendem Umsatz und Abrechnungsbeträgen
• Effizienz-Metriken: Metriken zur Effizienz des Abrechnungsprozesses und Automatisierungsnutzen

Abrechnungs-Einblicke:

• Häufigkeits-Analyse: Analyse von Abrechnungshäufigkeits-Präferenzen und -Effektivität
• Kundenbindung: Analyse der Kundenbindung und wiederkehrenden Abrechnungsbeziehungen
• Umsatz-Trends: Trends beim wiederkehrenden Abrechnungsumsatz und Wachstum
• Prozess-Optimierung: Einblicke zur Optimierung der wiederkehrenden Abrechnungsprozesse
• Kundenzufriedenheit: Analyse der Kundenzufriedenheit mit der automatisierten Abrechnung

Berichts-Funktionen:

• Wiederkehrende-Abrechnungs-Berichte: Umfassende Berichte zur wiederkehrenden Abrechnungsaktivität
• Kunden-Abrechnungs-Berichte: Kundenspezifische Berichte zu Abrechnungsverlauf und -mustern
• Performance-Berichte: Berichte zur System-Performance und Erstellungs-Metriken
• Umsatz-Berichte: Umsatz-Berichte mit Fokus auf wiederkehrende Abrechnungsbeiträge
• Trend-Analyse: Trend-Analyse zur Optimierung und Verbesserung der wiederkehrenden Abrechnung