Aktivitätsverfolgung & Events

Überblick

Das Aktivitätsverfolgungs-System von Corcava protokolliert umfassend und automatisch jede Aktion und Änderung in Ihren Projekten. Dieses Prüfspur-System sorgt für volle Transparenz, Nachvollziehbarkeit und historische Dokumentation aller Projektarbeit. Jede Aufgaben-, Projekt- und Kollaborationsaktivität wird automatisch erfasst und bildet eine wertvolle Grundlage für Team-Koordination, Kundenkommunikation und Compliance.

Das Verständnis der Aktivitätsverfolgung hilft Ihnen, diese Informationen für besseres Projektmanagement, Team-Koordination und Kundenbeziehungen zu nutzen.

Automatische Events – Systemgenerierte Aktivitätsprotokolle

Was sind automatische Events?

Automatische Events sind vom System erzeugte Einträge, die jede bedeutsame Aktion in Ihren Projekten erfassen – ohne manuelle Eingabe. Das System erfasst intelligent Benutzeraktionen, Systemänderungen und Workflow-Fortschritte und erstellt eine vollständige Aktivitäts-Zeitleiste.

Eigenschaften:

• Keine manuelle Eingabe – Events werden automatisch ohne Benutzeraktion erzeugt
• Vollständige Abdeckung – Jede bedeutsame Aktion wird erfasst und protokolliert
• Echtzeit-Erzeugung – Events entstehen unmittelbar bei der Aktion
• Benutzerzuordnung – Jedes Event enthält, wer die Aktion ausgeführt hat
• Präzise Zeitstempel – Exaktes Datum und Uhrzeit jeder Aktivität
• Kontexterhalt – Events enthalten relevante Details und Zustandsänderungen

Automatische Event-Erzeugung

Wann Events erstellt werden:

• Aufgabenerstellung – Automatisches Autor-Event bei Aufgabenerstellung
• Benutzerzuweisung – Events bei Zuweisung oder Entfernung von Teammitgliedern
• Aufgabenbewegung – Spaltenänderungen und Workflow-Fortschritt
• Inhalts-Updates – Beschreibungsänderungen und Eigenschaftsänderungen
• Kommentare – Alle Team-Diskussionen und -Kommunikation
• Systemaktionen – Automatisierte Workflows und Integrationsauslöser

Erfasste Event-Daten:

• Benutzerinformationen – Wer die Aktion ausgeführt hat (Benutzer-ID, Name, Rolle)
• Zeitstempel – Exaktes Datum und Uhrzeit der Aktivität
• Aktionstyp – Konkreter Typ der ausgeführten Aktivität
• Kontextdaten – Vorher- und Nachher-Zustände bei Änderungen
• Team-Informationen – Team-Kontext und Organisationsdaten
• Verknüpfte Objekte – Bezüge zu Projekten, Brettern, Spalten, Aufgaben

Vorteile der automatischen Verfolgung

Volle Transparenz:

• Vollständige Sichtbarkeit – Jede Aktion ist für berechtigte Teammitglieder sichtbar
• Keine versteckten Änderungen – Alle Änderungen sind nachverfolgbar und zuordenbar
• Echtzeit-Updates – Teammitglieder sehen Aktivitäten, sobald sie passieren
• Historischer Kontext – Vollständiges Verständnis, wie sich die Arbeit entwickelt hat

Nachvollziehbarkeit und Compliance:

• Benutzerzuordnung – Klare Verantwortung für jede Aktion
• Prüfspur – Vollständige Aufzeichnung für Compliance und Überprüfung
• Änderungsdokumentation – Detaillierte Aufzeichnung, was sich geändert hat und warum
• Qualitätssicherung – Arbeitsqualität und Prozesseinhaltung verfolgen

Team-Koordination:

• Änderungsbewusstsein – Teammitglieder werden automatisch über relevante Änderungen informiert
• Kontextteilung – Neue Teammitglieder können die Projektgeschichte verstehen
• Entscheidungsverfolgung – Aufzeichnung wichtiger Entscheidungen und ihres Kontexts
• Prozessverbesserung – Daten zur Analyse und Verbesserung der Team-Workflows

Event-Typen – Vollständige Aktivitätsklassifikation

Aufgaben-Urheber-Events (TYPE_AUTHOR)

Zweck: Aufzeichnung der Aufgabenerstellung und ursprünglichen Urheberschaft

Wann erzeugt:

• Automatisch bei Erstellung einer neuen Aufgabe
• Erzeugt vom TaskObserver nach Abschluss der Aufgabenerstellung
• Enthält anfängliche Aufgabenplatzierung und Konfigurationskontext

Erfasste Informationen:

• Ersteller – Benutzer, der die Aufgabe erstellt hat
• Erstellungs-Zeitstempel – Exakter Zeitpunkt der Aufgabenerstellung
• Anfangsspalte – Ursprüngliche Workflow-Phase
• Team-Kontext – Team- und Projektzuordnung
• Aufgabenkonfiguration – Anfängliche Aufgabeneinstellungen und -eigenschaften

Vorteile:

• Klare Urheberschaft – Immer wissen, wer jede Aufgabe erstellt hat
• Historischer Kontext – Herkunft und ursprünglichen Zweck der Aufgabe verstehen
• Nachvollziehbarkeit – Klare Verantwortung für Erstellung und Einrichtung
• Prozessanalyse – Muster und Wirksamkeit der Aufgabenerstellung analysieren

Benutzerzuweisungs-Events

Benutzer-Anbindungs-Events (TYPE_USER_ATTACH_TO_TASK):

Zweck: Aufzeichnung, wenn Teammitglieder Aufgaben zugewiesen werden

Wann erzeugt:

• Benutzer wird über die Zuweisungsoberfläche zur Aufgabe hinzugefügt
• Automatische Zuweisung durch Workflow-Regeln
• Stapel-Zuweisungsoperationen
• Rollenbasierte automatische Zuweisungen

Erfasste Informationen:

• Zuweisender Benutzer – Wer die Zuweisung vorgenommen hat
• Zugewiesener Benutzer – Teammitglied, das der Aufgabe zugewiesen wird
• Zuweisungskontext – Aufgaben- und Projektinformationen
• Benachrichtigungsauslöser – Automatische Benachrichtigung an den zugewiesenen Benutzer

Benutzer-Abkoppelungs-Events (TYPE_USER_DETACH_TO_TASK):

Zweck: Aufzeichnung, wenn Teammitglieder von Aufgaben entfernt werden

Wann erzeugt:

• Benutzer manuell von der Aufgaben-Zuweisung entfernt
• Automatische Entfernung durch Workflow-Änderungen
• Rollenänderungen, die den Aufgaben-Zugriff betreffen
• Projekt-Neuzuweisung mit Auswirkung auf Aufgaben-Zugriff

Vorteile der Zuweisungsverfolgung:

• Zuweisungshistorie – Vollständige Aufzeichnung, wer an welchen Aufgaben gearbeitet hat
• Arbeitslast-Analyse – Zuweisungsmuster der Teammitglieder verstehen
• Nachvollziehbarkeit – Klare Verantwortung und Urheberschaft
• Performance-Metriken – Wirksamkeit und Ergebnisse von Zuweisungen analysieren

Aufgabenänderungs-Events

Spaltenänderungs-Events (TYPE_CHANGE_COLUMN):

Zweck: Verfolgung der Aufgabenbewegung durch Workflow-Phasen

Wann erzeugt:

• Aufgabe zwischen Spalten auf der Brett-Oberfläche gezogen
• Programmatische Aufgabenbewegung durch Automatisierung
• Stapel-Aufgabenbewegungen
• Workflow-Fortschrittsauslöser

Erfasste Informationen:

• Vorherige Spalte – Wo die Aufgabe vor der Bewegung war
• Neue Spalte – Wohin die Aufgabe verschoben wurde
• Benutzeraktion – Wer die Aufgabe verschoben hat
• Automatisierungsauslöser – Durch die Bewegung ausgelöste Automatisierungen
• Abschlusserkennung – Besondere Behandlung bei Verschiebung in „Erledigt“-Spalten

Beschreibungsänderungs-Events (TYPE_CHANGE_DESCRIPTION):

Zweck: Verfolgung von Änderungen an Aufgabeninhalt und -anforderungen

Wann erzeugt:

• Aufgabenbeschreibung wird im Aufgaben-Modal geändert
• Stapel-Bearbeitungen, die Beschreibungen ändern
• API-Updates der Aufgabenbeschreibungen
• Vorlagen- oder automatisierungsbasierte Beschreibungs-Updates

Vorteile der Änderungsverfolgung:

• Änderungssichtbarkeit – Team sieht alle Aufgabenänderungen sofort
• Versionshistorie – Verstehen, wie sich Anforderungen entwickelt haben
• Entscheidungskontext – Wissen, warum Änderungen von wem vorgenommen wurden
• Qualitätskontrolle – Einhaltung von Anforderungen und Standards verfolgen

Kommunikations-Events (TYPE_COMMENT)

Zweck: Aufzeichnung aller Team-Diskussionen und -Kommunikation

Wann erzeugt:

• Teammitglied fügt einen Kommentar zur Aufgabe hinzu
• @Erwähnungen in Aufgabendiskussionen
• Strukturierte Diskussionen und Q&A
• Kundenfeedback und -kommunikation über das Portal

Erfasste Informationen:

• Kommentarinhalt – Vollständiger Text der Kommunikation
• Autor-Informationen – Wer den Kommentar geschrieben hat
• Erwähnungs-Erkennung – In dem Kommentar erwähnte Benutzer
• Kontextdaten – Aufgaben- und Projektkontext der Diskussion
• Benachrichtigungsauslöser – Automatische Hinweise für erwähnte Benutzer

Vorteile:

• Kommunikationshistorie – Vollständige Aufzeichnung aller Aufgabendiskussionen
• Kontexterhalt – Entscheidungskontext und Begründung bewahren
• Wissensaustausch – Neue Teammitglieder können die Aufgabenentwicklung verstehen
• Kunden-Dokumentation – Professionelle Kommunikationsaufzeichnung für Kunden

Aktivitäts-Zeitleiste – Vollständige Prüfspur

Zeitleisten-Oberfläche

Chronologische Aktivitätsanzeige: Die Aktivitäts-Zeitleiste bietet eine chronologische Übersicht aller events zu Aufgaben und Projekten, damit Teams genau verstehen, wie die Arbeit vorankam und Entscheidungen getroffen wurden.

Zeitleisten-Funktionen:

• Chronologische Reihenfolge – Events von neuesten zu ältesten
• Visuelle Indikatoren – Verschiedene Event-Typen mit eigenen Icons und Formatierung
• Benutzerzuordnung – Profilfotos und Namen zeigen, wer jede Aktion ausgeführt hat
• Kontextinformationen – Events enthalten relevante Details zu Änderungen
• Interaktive Elemente – Auf Events klicken für detaillierte Informationen

Zeitleisten-Organisation:

• Event-Gruppierung – Zugehörige Events zur besseren Lesbarkeit gruppiert
• Zeitstempel – Präzise Zeitangaben für jede Aktivität
• Visuelle Hierarchie – Wichtige Events angemessen hervorgehoben
• Filteroptionen – Bestimmte Event-Typen oder Zeiträume anzeigen
• Suchfunktion – Bestimmte Events oder Aktivitäten schnell finden

Prüfspur-Funktionen

Vollständige Dokumentation: Jeder Aspekt von Aufgaben- und Projektarbeit wird automatisch dokumentiert:

Aufgaben-Lebenszyklus-Verfolgung:

• Von der Erstellung bis zum Abschluss – Vollständiger Weg von der Erstellung bis zur Erledigung
• Alle Änderungen – Jede Änderung an Aufgabeneigenschaften und -inhalt
• Team-Interaktionen – Alle Zuweisungen, Kommentare und Kollaborationen
• Workflow-Fortschritt – Bewegung durch Spalten und Statusänderungen
• Zeitaufwand – Vollständige Zeiterfassung und Arbeitsaufzeichnungen

Projektebene:

• Projektentwicklung – Wie sich Projekte über die Zeit entwickeln und ändern
• Team-Dynamik – Wie Teammitglieder zusammenarbeiten und kollaborieren
• Kundeninteraktionen – Alle Kundenkommunikation und -feedbacks
• Entscheidungshistorie – Wichtige Entscheidungen und ihr Kontext
• Performance-Daten – Produktivitäts- und Effizienzmetriken

Vorteile der Prüfspur

Geschäftswert:

• Compliance – Regulatorische und Prüfungsanforderungen erfüllen
• Qualitätssicherung – Gründliche Arbeitsprozesse nachweisen
• Kundenvertrauen – Professionelle Projektmanagement-Praxis zeigen
• Risikomanagement – Projektrisiken und -themen verfolgen und analysieren
• Performance-Analyse – Datengestützte Einblicke in Team- und Projektperformance

Operative Vorteile:

• Wissenserhalt – Institutionelles Wissen und Kontext bewahren
• Prozessverbesserung – Workflows analysieren und Optimierungspotenziale finden
• Schulungsunterstützung – Historische Daten für Team-Schulung und -Entwicklung nutzen
• Konfliktlösung – Klare Aufzeichnungen helfen bei Unstimmigkeiten

Benutzeraktionen – Wer hat was wann getan

Benutzerzuordnungs-System

Vollständige Benutzerverfolgung: Jedes Event im System enthält eine klare Benutzerzuordnung und sorgt so für Nachvollziehbarkeit und Transparenz in der Projektarbeit.

Zuordnungsinformationen:

• Benutzeridentität – Vollständige Benutzerinformationen inkl. Name, Rolle und Kontaktdaten
• Aktionskontext – Welche konkrete Aktion ausgeführt wurde
• Zeitinformationen – Präziser Zeitstempel der Aktion
• Berechtigungskontext – Rolle und Berechtigungen des Benutzers zum Zeitpunkt der Aktion
• Team-Kontext – Team- und Organisationsinformationen

Aktionskategorien

Direkte Benutzeraktionen: Aktionen, die Benutzer bewusst über die Oberfläche ausführen:

• Aufgabenerstellung – Neue Aufgaben und Arbeitselemente anlegen
• Aufgabenbearbeitung – Aufgabeneigenschaften, -beschreibungen und -einstellungen ändern
• Benutzerzuweisung – Teammitglieder Aufgaben und Projekten zuweisen
• Kommentare hinzufügen – Kommentare hinzufügen und an Diskussionen teilnehmen
• Datei-Uploads – Anhänge und Dokumente hochladen

Workflow-Aktionen: Aktionen im Rahmen des Workflow-Fortschritts:

• Aufgabenbewegung – Aufgaben zwischen Workflow-Spalten verschieben
• Statusänderungen – Aufgaben- und Projektstatus aktualisieren
• Spaltenverwaltung – Workflow-Spalten anlegen, bearbeiten und organisieren
• Brett-Operationen – Projektbretter und ihre Konfiguration verwalten
• Archiv-Operationen – Aufgaben, Bretter und Projekte archivieren und wiederherstellen

Systemausgelöste Aktionen: Aktionen, die automatisch aufgrund von Benutzeraktivitäten ausgelöst werden:

• Automatisierungsauslöser – Durch Benutzeraktionen gestartete automatisierte Workflows
• Benachrichtigungserzeugung – Automatische Benachrichtigungen an Teammitglieder
• Integrations-Updates – Updates an externe Systeme und Plattformen
• Berechnungs-Updates – Automatische Neuberechnung von Zeit, Kosten und Metriken

Vorteile der Benutzeraktions-Verfolgung

Nachvollziehbarkeit und Verantwortung:

• Klare Urheberschaft – Immer wissen, wer für bestimmte Aktionen verantwortlich ist
• Performance-Verfolgung – Individuelle Produktivitäts- und Beitragsmetriken
• Qualitätskontrolle – Arbeitsqualität und Einhaltung von Standards verfolgen
• Team-Koordination – Individuelle Beiträge zum Team-Ergebnis verstehen

Historische Analyse:

• Mustererkennung – Benutzerverhaltensmuster und -präferenzen erkennen
• Kompetenzentwicklung – Individuelles Wachstum und Verbesserungsbereiche verfolgen
• Arbeitslast-Analyse – Individuelle und Team-Kapazität und -Auslastung verstehen
• Prozessoptimierung – Benutzeraktionsdaten zur Verbesserung von Workflows nutzen

Kundenkommunikation:

• Professionelle Dokumentation – Kunden zeigen, wer an ihren Projekten gearbeitet hat
• Qualitätssicherung – Team-Expertise und Sorgfalt nachweisen
• Transparenz – Vollständige Sichtbarkeit, wer welche Arbeit geleistet hat
• Abrechnungsunterstützung – Detaillierte Aufzeichnungen für Abrechnungsgespräche

Aktivitätsanalyse und Berichte

Performance-Analytik

Individuelle Performance-Metriken:

• Aktivitätsvolumen – Anzahl und Typ der Aktionen pro Benutzer
• Antwortzeiten – Wie schnell Benutzer auf Zuweisungen und Anfragen reagieren
• Qualitätsindikatoren – Genauigkeit und Vollständigkeit der Arbeit
• Kollaborationshäufigkeit – Beteiligung an Team-Diskussionen
• Produktivitätstrends – Performance-Entwicklung über die Zeit

Team-Performance-Analyse:

• Kollaborationseffektivität – Wie gut Teammitglieder zusammenarbeiten
• Workflow-Effizienz – Geschwindigkeit und Genauigkeit des Arbeitsfortschritts
• Kommunikationsqualität – Wirksamkeit von Team-Diskussionen und -Koordination
• Prozesseinhaltung – Wie gut das Team etablierte Workflows einhält
• Engpass-Erkennung – Wo Arbeit steckenbleibt oder verzögert wird

Historische Berichte

Projektentwicklungs-Berichte:

• Zeitleisten-Analyse – Wie sich Projekte über die Zeit entwickelt haben
• Entscheidungshistorie – Wichtige Entscheidungen und ihre Ergebnisse
• Änderungsmuster – Typische Änderungsarten und ihre Häufigkeit
• Erfolgsfaktoren – Welche Aktivitäten mit erfolgreichen Ergebnissen zusammenhängen

Kundenberichte:

• Arbeitsdokumentation – Detaillierte Aufzeichnung aller durchgeführten Arbeit
• Team-Beiträge – Wer an welchen Aspekten des Projekts gearbeitet hat
• Qualitätssicherung – Nachweis gründlicher Arbeitsprozesse
• Fortschrittstransparenz – Klare Sichtbarkeit der Projektentwicklung

Einstieg in die Aktivitätsverfolgung

Ihre Aktivitätsdaten verstehen

Schritt 1: Zeitleiste erkunden

1. Eine beliebige Aufgabe öffnen, um die Aktivitäts-Zeitleiste zu sehen
2. Verschiedene Event-Typen und ihre Informationen durchgehen
3. Beachten, wie Benutzeraktionen zugeordnet und mit Zeitstempel versehen werden
4. Den chronologischen Ablauf der Aufgabenentwicklung verstehen

Schritt 2: Muster analysieren

1. Typische Workflow-Muster in den Team-Aktivitäten suchen
2. Identifizieren, wo Aufgaben typischerweise die meiste Zeit verbringen
3. Kommunikationsmuster und Kollaborationshäufigkeit beachten
4. Verstehen, wie verschiedene Teammitglieder arbeiten und beitragen

Schritt 3: Zur Verbesserung nutzen

1. Engpässe und Workflow-Ineffizienzen identifizieren
2. Gelegenheiten zur Prozessverbesserung erkennen
3. Daten zur Optimierung von Team-Zuweisungen und Workflows nutzen
4. Erkenntnisse für bessere Projektplanung nutzen

Best Practices für Aktivitätsverfolgung

✅ Regelmäßige Überprüfung – Aktivitätsdaten periodisch auf Erkenntnisse und Verbesserungen prüfen
✅ Mustererkennung – Nach Trends und Mustern in Team-Aktivitäten suchen
✅ Prozessoptimierung – Aktivitätsdaten zur Verbesserung von Workflows nutzen
✅ Kundenkommunikation – Aktivitätsaufzeichnungen für professionelle Kunden-Updates nutzen
✅ Team-Entwicklung – Individuelle Aktivitätsdaten für Performance-Coaching nutzen
✅ Qualitätssicherung – Aktivitätsmuster auf Qualität und Konsistenz überwachen

Aktivitätsdaten nutzen

Für Team-Management:

• Performance-Gespräche – Aktivitätsdaten für objektive Performance-Bewertung nutzen
• Arbeitslast-Ausgleich – Arbeit nach tatsächlichen Aktivitätsmustern verteilen
• Kompetenzentwicklung – Bereiche identifizieren, in denen Teammitglieder Unterstützung brauchen
• Prozess-Schulung – Aktivitätsmuster zur Verbesserung der Team-Prozesse nutzen

Für Kundenbeziehungen:

• Fortschrittsberichte – Detaillierte Fortschrittsberichte aus Aktivitätsdaten erzeugen
• Qualitätsnachweis – Kunden die Gründlichkeit Ihrer Prozesse zeigen
• Abrechnungsunterstützung – Aktivitätsaufzeichnungen für Abrechnungsgespräche nutzen
• Transparenz – Vollständige Sichtbarkeit in Projektarbeit und Team-Einsatz geben

Für Business Intelligence:

• Projektanalyse – Verstehen, was Projekte erfolgreich macht
• Ressourcenoptimierung – Ressourcen nach tatsächlichen Nutzungsmustern allokieren
• Prozessverbesserung – Workflows kontinuierlich datenbasiert verbessern
• Strategische Planung – Historische Daten für bessere Projektplanung und -schätzung nutzen

Fehlerbehebung bei der Aktivitätsverfolgung

Häufige Probleme

Fehlende Aktivitäts-Events:

• Berechtigungsprobleme – Prüfen, ob der Benutzer Zugriff auf die Events hat
• Browser-Probleme – Seite neu laden oder anderen Browser testen
• Netzwerkprobleme – Internetverbindung prüfen
• Systemverzögerungen – Zeit lassen, bis Events im System angekommen sind

Falsche Event-Zuordnung:

• Benutzersitzung – Prüfen, ob der Benutzer korrekt angemeldet ist
• Berechtigungskontext – Prüfen, ob der Benutzer die passenden Berechtigungen hat
• Systemuhr – Prüfen, ob die Systemzeit korrekt ist
• Rollenänderungen – Kürzliche Rollen- oder Berechtigungsänderungen berücksichtigen

Datenintegrität

Genauigkeit der Aufzeichnungen sicherstellen:

• Regelmäßige Überwachung – Aktivitätsprotokolle periodisch auf Genauigkeit prüfen
• Benutzerschulung – Sicherstellen, dass das Team versteht, wie Aktionen erfasst werden
• System-Updates – System für optimale Verfolgungs-Performance aktuell halten
• Datenvalidierung – Prüfen, dass wichtige Events korrekt erfasst werden

Datenqualität wahren:

• Konsistente Nutzung – Konsistente Nutzung der Systemfunktionen fördern
• Angemessene Schulung – Sicherstellen, dass das Team die Auswirkungen der Aktivitätsverfolgung kennt
• Regelmäßige Überprüfungen – Aktivitätsdaten periodisch auf Qualität und Vollständigkeit prüfen
• Prozessdokumentation – Klare Dokumentation der erfassten Aktivitäten pflegen

Nächste Schritte

Nachdem Sie Aktivitätsverfolgung und Events verstanden haben, können Sie sich mit Folgendem vertiefen:

• Drag-&-Drop-Oberfläche – Visuelle Aufgaben- und Spaltenbewegung beherrschen
• Datei- & Medienverwaltung – Erweiterte Dateiorganisation und -freigabe
• Team-Zusammenarbeit – Team-Koordination und Kommunikation optimieren
• Automatisierung & Integration – Aktivitätsdaten für Automatisierung nutzen

Merken Sie sich: Die Aktivitätsverfolgung bildet die Grundlage für Transparenz, Nachvollziehbarkeit und kontinuierliche Verbesserung im Projektmanagement. Dieses automatische System erzeugt wertvolle Dokumentation für Team-Koordination, Kundenkommunikation und Business Intelligence – ohne zusätzliche Arbeit für Ihr Team.