Erweiterte Aufgaben-Funktionen

Überblick

Über die grundlegende Erstellung und Verwaltung von Aufgaben hinaus bietet Corcava leistungsstarke erweiterte Funktionen für Aufgabenorganisation, Team-Zusammenarbeit und Projekttransparenz. Diese Funktionen verwandeln einfache Aufgabenlisten in umfassende Arbeitsmanagementsysteme für komplexe Abläufe, detaillierte Dokumentation und präzise Nachverfolgung.

Das Verständnis und die Nutzung dieser erweiterten Funktionen verbessern die Produktivität Ihres Teams, die Kundenkommunikation und die Qualität der Projektdurchführung deutlich.

Aufgaben-Labels – farbcodierte Organisation

Grundlagen des Label-Systems

Was sind Aufgaben-Labels? Aufgaben-Labels sind farbcodierte Tags zur visuellen Ordnung und Kategorisierung von Aufgaben auf Projektbrettern. Sie ermöglichen schnelle Erkennung, Filterung und Verwaltung zusammengehöriger Arbeitselemente.

Label-Eigenschaften:

• Titel – Beschreibender Name für die Label-Kategorie
• Farbe – Visueller Identifikator aus der verfügbaren Farbpalette
• Brettspezifisch – Jedes Brett hat seinen eigenen Satz Labels
• Mehrfachzuweisung – Aufgaben können gleichzeitig mehrere Labels haben
• Teamweit – Alle Teammitglieder können Brett-Labels sehen und anwenden

Label-Verwaltung

Neue Labels anlegen:

1. Label-Verwaltung öffnen – Aufgaben-Detail-Modal oder Brett-Label-Einstellungen öffnen
2. Neues Label hinzufügen:
   • Einen klaren, beschreibenden Titel eingeben
   • Farbe aus der verfügbaren Palette wählen
   • Speichern, damit es für alle Aufgaben des Bretts verfügbar ist
3. Auf Aufgaben anwenden:
   • Aufgaben zum Labeln auswählen
   • Relevante Labels aus der Dropdown-Liste wählen
   • Mehrere Labels können einer Aufgabe zugewiesen werden

Label-Operationen:

• Labels erstellen – Neue Label-Kategorien nach Bedarf anlegen
• Labels bearbeiten – Titel und Farbe bestehender Labels ändern
• Labels löschen – Ungenutzte Labels entfernen (wird von allen Aufgaben entfernt)
• Auf Aufgaben anwenden – Labels einzelnen Aufgaben zuweisen
• Von Aufgaben entfernen – Bestimmte Labels von Aufgaben entfernen

Label-Organisationsstrategien

Nach Priorität:

• 🔴 Hohe Priorität – Kritische Aufgaben mit sofortigem Handlungsbedarf
• 🟡 Mittlere Priorität – Wichtige Aufgaben mit mäßiger Dringlichkeit
• 🟢 Niedrige Priorität – Aufgaben, die bei Gelegenheit erledigt werden können
• ⚫ Blockiert – Aufgaben, die auf externe Abhängigkeiten warten

Nach Arbeitstyp:

• 🔵 Entwicklung – Technische Umsetzung und Programmierarbeit
• 🟣 Design – Kreative Arbeit, Mockups und visuelle Assets
• 🟠 Marketing – Werbemaßnahmen und Außendarstellung
• 🟤 Admin – Administrative und organisatorische Aufgaben
• 🟨 Recherche – Recherche- und Analysearbeit

Nach Status:

• 🔴 Bug – Fehler, die behoben werden müssen
• 🟢 Feature – Entwicklung neuer Funktionalität
• 🟡 Review – Aufgaben zur Prüfung oder Freigabe
• 🔵 Verbesserung – Verbesserungen bestehender Funktionalität
• ⚪ Dokumentation – Schreib- und Dokumentationsaufgaben

Nach Kunde oder Projektphase:

• 🟣 Kunde A – Aufgaben für bestimmte Kunden
• 🔵 Kunde B – Zuordnung zu anderem Kunden
• 🟠 Phase 1 – Organisation nach Projektphase
• 🟢 Phase 2 – Weitere Projektphasen

Label-Vorteile und Nutzung

Visuelle Organisation:

• Schnelle Erkennung – Aufgabentypen und Prioritäten sofort erkennen
• Farbcodierung – Einheitliches visuelles System auf allen Brettern
• Mustererkennung – Einfache Erkennung der Arbeitsverteilung
• Statusüberblick – Sofortiges Verständnis der Aufgabeneigenschaften

Filterung und Suche:

• Label-basierte Filterung – Nur Aufgaben mit bestimmten Labels anzeigen
• Mehrfach-Label-Filter – Labels kombinieren für präzise Auswahl
• Schnelle Sortierung – Aufgabenansicht nach Label-Kategorien ordnen
• Such-Integration – Aufgaben nach Label-Namen und -Typen finden

Berichte und Analysen:

• Kategorie-Berichte – Fortschritt nach Label-Typen
• Arbeitslast-Analyse – Team-Kapazität nach Aufgabenkategorien
• Zeitanalyse – Zeit für verschiedene Arbeitstypen
• Kundenberichte – Lieferungen nach Label-Klassifikationen organisieren

Dateianhänge – Umfassende Medienverwaltung

Überblick Anhänge-System

Was sind Aufgaben-Anhänge? Aufgaben-Anhänge sind Dateien, Dokumente, Bilder und Medien, die direkt bestimmten Aufgaben zugeordnet sind. Sie liefern Kontext, Lieferergebnisse und unterstützende Materialien für die Aufgabenerledigung.

Unterstützte Dateitypen:

• Bilder – JPEG, PNG, GIF, WebP für visuelle Inhalte und Mockups
• Dokumente – PDF, DOC, DOCX für Spezifikationen und Anforderungen
• Tabellen – XLS, XLSX für Daten und Berechnungen
• Präsentationen – PPT, PPTX für Kundenpräsentationen
• Archive – ZIP, RAR für gebündelte Lieferungen
• Mediendateien – Verschiedene Audio- und Videoformate
• Code-Dateien – Quellcode und technische Dokumentation

Datei-Upload-Methoden

Methode 1: Direkter Upload im Aufgaben-Modal

1. Aufgabendetails öffnen – Auf Aufgabe klicken, um das Modal zu öffnen
2. Bereich „Anhänge“ aufrufen – Zum Anhänge-Bereich navigieren
3. „Datei auswählen“ klicken – Dateiauswahl-Button nutzen
4. Dateien wählen – Eine oder mehrere Dateien vom Rechner auswählen
5. Automatischer Upload – Dateien werden sofort der Aufgabe zugeordnet

Methode 2: Drag-&-Drop-Upload

1. Dateien ziehen – Dateien direkt auf Aufgabenkarten oder Upload-Bereiche ablegen
2. Visuelles Feedback – Klare Kennzeichnung von Ablagezonen und Upload-Fortschritt
3. Sofortige Zuordnung – Dateien werden beim Ablegen sofort angehängt
4. Stapel-Upload – Mehrere Dateien gleichzeitig hochladen

Methode 3: Drag-&-Drop-Aufgabenerstellung

1. Bilddatei ziehen – Bilddatei auf eine beliebige Spalte ablegen
2. Automatische Aufgabenerstellung – System erstellt eine Aufgabe mit Bildanhang
3. Auto-Benennung – Aufgabentitel entspricht dem Dateinamen
4. Sofortige Nutzbarkeit – Aufgabe kann sofort bearbeitet und zugewiesen werden

Dateiverwaltungs-Funktionen

Dateiorganisation:

• Originalnamen beibehalten – Dateien behalten ihre ursprünglichen Namen
• Typenerkennung – Automatische Erkennung des Dateityps und passende Icons
• Sichere Speicherung – Verschlüsselte Speicherung mit Zugriffskontrollen
• Pfadverwaltung – Geordnete Dateistruktur mit aufgabenspezifischen Ordnern

Visuelle Integration:

• Bildvorschauen – Thumbnail-Vorschauen für Bilder auf Aufgabenkarten
• Datei-Icons – Typspezifische Icons für verschiedene Formate
• Schnellzugriff – Direkte Download-Links und Anzeigeoptionen
• Dateilisten – Geordnete Anzeige aller Aufgabenanhänge

Zugriffskontrolle:

• Team-Zugriff – Alle Projekt-Teammitglieder können auf Aufgabenanhänge zugreifen
• Kundenportal – Optionaler Kundenzugriff auf relevante Dateien über das Portal
• Download-Protokoll – Aktivitätsprotokoll für Datei-Downloads und -Zugriffe
• Berechtigungsbeachtung – Dateizugriff folgt Aufgaben- und Projektberechtigungen

Best Practices für die Dateiverwaltung

✅ Aussagekräftige Namen – Klare, beschreibende Dateinamen vor dem Upload verwenden
✅ Dateiorganisation – Zugehörige Dateien den passenden Aufgaben zuordnen
✅ Versionskontrolle – Neue Versionen mit klaren Namenskonventionen hochladen
✅ Größenmanagement – Große Dateien vor dem Upload optimieren
✅ Sicherheitsbewusstsein – Sensible Informationen in Dateien beachten
✅ Kundenberücksichtigung – Überlegen, auf welche Dateien Kunden zugreifen sollen

Aufgaben-Kommentare – Team-Diskussionen

Kommentar-System-Funktionen

Echtzeit-Diskussionen: Aufgaben-Kommentare bieten kontextbezogene Diskussionsräume, in denen Teammitglieder zu konkreten Arbeitselementen kommunizieren können – fokussiert und mit erhaltener Gesprächshistorie.

Kommentar-Möglichkeiten:

• Formatierter Text – Mehrzeiliger Text mit Formatierungsunterstützung
• Benutzerzuordnung – Jeder Kommentar zeigt Autor und Zeitstempel
• Echtzeit-Updates – Kommentare erscheinen sofort für alle Teammitglieder
• Thread-Diskussionen – Diskussionsfluss und Kontext beibehalten
• Benachrichtigungs-Integration – Kommentaraktivität löst Benachrichtigungen aus

Kommentar-Workflow

Kommentare hinzufügen:

1. Aufgabendetails öffnen – Aufgaben-Modal oder Inline-Kommentar öffnen
2. Zu Kommentaren navigieren – Kommentar-Bereich in der Aufgabenoberfläche finden
3. Kommentartext eingeben – Nachricht in das Kommentarfeld tippen
4. Kommentar absenden – „Kommentar hinzufügen“ klicken
5. Automatische Benachrichtigung – Zugewiesene Teammitglieder werden über neue Kommentare informiert

Kommentar-Funktionen:

• @Erwähnungen – Teammitglieder @erwähnen für direkte Benachrichtigungen
• Link-Unterstützung – URLs und Referenzen in Kommentaren einbinden
• Kontexterhalt – Kommentare bleiben während des gesamten Lebenszyklus bei der Aufgabe
• Bearbeitungshistorie – Änderungen und Updates an Kommentaren nachverfolgen
• Löschoptionen – Unpassende oder veraltete Kommentare entfernen

Best Practices für Kommentare

Effektive Kommunikation: ✅ Konkret sein – Klare, umsetzbare Informationen in Kommentaren geben
✅ Kontext nutzen – Auf konkrete Aspekte der Aufgabe verweisen
✅ Fragen stellen – Kommentare für Anforderungs- und Blockade-Klärung nutzen
✅ Entscheidungen dokumentieren – Wichtige Entscheidungen und Begründungen festhalten
✅ Professionell bleiben – Professionellen Ton für mögliche Kundensicht wahren

Team-Koordination: ✅ Regelmäßige Updates – Kommentare für Fortschritts-Updates nutzen
✅ Blockaden kommunizieren – Hindernisse und Abhängigkeiten klar mitteilen
✅ Wissensaustausch – Relevante Informationen und Ressourcen teilen
✅ Übergabe-Notizen – Kontext bei Wechsel der Aufgabenverantwortung geben

Aufgaben-Events – Automatische Aktivitätsverfolgung

Überblick Event-System

Was sind Aufgaben-Events? Aufgaben-Events sind automatisch erzeugte Aktivitätsprotokolle, die jede bedeutsame Aktion und Änderung an Aufgaben erfassen. Sie bilden eine vollständige Prüfspur und Zeitleiste der Aufgabenentwicklung.

Erfasste Event-Typen:

Aufgaben-Urheberschaft (TYPE_AUTHOR):

• Aufgabenerstellung – Wer die Aufgabe wann erstellt hat
• Anfangseinstellungen – Ursprüngliche Aufgabenkonfiguration und -eigenschaften
• Erstellungskontext – Projekt- und Brettkontext zum Erstellungszeitpunkt

Benutzerzuweisungs-Events:

• Benutzer anbinden (TYPE_USER_ATTACH_TO_TASK) – Wenn Teammitglieder zugewiesen werden
• Benutzer abkoppeln (TYPE_USER_DETACH_TO_TASK) – Wenn Zuweisungen entfernt werden
• Zuweisungshistorie – Vollständige Aufzeichnung aller Zuweisungsänderungen
• Benachrichtigungsauslöser – Automatische Hinweise bei Zuweisungsänderungen

Aufgabenänderungs-Events:

• Spaltenänderungen (TYPE_CHANGE_COLUMN) – Bewegung zwischen Workflow-Phasen
• Beschreibungs-Updates (TYPE_CHANGE_DESCRIPTION) – Änderungen an Aufgabendetails
• Eigenschaftsänderungen – Updates von Datums-, Schätz-, Betrags- und anderen Feldern
• Statusänderungen – Änderungen am Aufgabenstatus und Abschlusszustand

Kommunikations-Events:

• Kommentare (TYPE_COMMENT) – Alle Team-Diskussionen und -Kommunikation
• @Erwähnungen – Wenn Teammitglieder in Kommentaren erwähnt werden
• Diskussions-Threads – Vollständige Gesprächshistorie und Kontext

Event-Vorteile

Vollständige Prüfspur:

• Vollständige Historie – Jede Änderung und Interaktion mit Zeitstempel
• Benutzerzuordnung – Genau wissen, wer wann was geändert hat
• Änderungskontext – Ablauf und Begründung von Änderungen verstehen
• Compliance – Anforderungen an Prüfung und Dokumentation erfüllen

Team-Koordination:

• Änderungsbewusstsein – Teammitglieder sehen alle Aufgabenentwicklungen
• Kontexterhalt – Entscheidungshistorie und Diskussionskontext bewahren
• Wissensübertragung – Neue Teammitglieder können die Aufgabenentwicklung nachvollziehen
• Konfliktlösung – Klare Aufzeichnung hilft bei Unstimmigkeiten

Kundenkommunikation:

• Fortschrittsdokumentation – Kunden detaillierte Arbeitsfortschritte zeigen
• Transparenz – Vollständige Einblicke in den Aufgabenentwicklungsprozess
• Qualitätsnachweis – Gründliche Prozesse und Sorgfalt belegen
• Abrechnungsunterstützung – Detaillierte Aktivitätsprotokolle für Abrechnungsgespräche

Event-Zeitleiste und Historie

Aktivitäts-Zeitleiste:

• Chronologische Reihenfolge – Events in zeitlicher Abfolge
• Visuelle Indikatoren – Verschiedene Event-Typen mit eigenen Darstellungen
• Benutzerfotos – Fotos zeigen, wer welche Aktion ausgeführt hat
• Kontextinformationen – Events enthalten relevante Details und Änderungen

Historische Analyse:

• Mustererkennung – Typische Workflow-Muster und Engpässe erkennen
• Performance-Metriken – Analysieren, wie lange Aufgaben in welchen Phasen bleiben
• Team-Verhalten – Verstehen, wie verschiedene Teammitglieder arbeiten
• Prozessverbesserung – Historische Daten zur Workflow-Optimierung nutzen

Zeiterfassungs-Integration

Zeiterfassung auf Aufgabennebene

Direkte Integration: Aufgaben sind nahtlos mit Corcavas Zeiterfassungssystem verbunden und ermöglichen präzise Zeiterfassung und -analyse auf Einzelaufgabenebene.

Zeiterfassungs-Funktionen:

• Aufgabenspezifische Erfassung – Zeit direkt pro Aufgabe erfasst
• Echtzeit-Anzeige – Aktuell erfasste Zeit auf Aufgabenkarten sichtbar
• Automatische Aggregation – Aufgabenzeit fließt in Projekt- und Brett-Summen ein
• Benutzerspezifische Erfassung – Individuelle Zeiterfassung pro Teammitglied
• Historische Aufzeichnungen – Vollständige Zeiterfassungshistorie pro Aufgabe

Zeiterfassungs-Methoden

Desktop-Anwendungs-Integration:

• Aufgabenauswahl – Konkrete Aufgabe beim Start der Zeiterfassung wählen
• Automatische Zuordnung – Zeitintervalle automatisch Aufgaben zugeordnet
• Screenshot-Integration – Optionale Screenshot-Erfassung während der Arbeit
• Leerlauf-Erkennung – Automatische Pause bei Inaktivität
• Hintergrund-Erfassung – Geringe Systembelastung während der Arbeit

Manuelle Zeiteinträge:

• Nachträgliche Einträge – Zeit für bereits erledigte Arbeit eintragen
• Aufgaben-Zuordnung – Zeiteinträge bestimmten Aufgaben zuordnen
• Stapel-Eintrag – Mehrere Zeiträume effizient erfassen
• Notiz-Integration – Beschreibungen und Kontext zu Zeiteinträgen hinzufügen

Vorteile der Zeiterfassung

Präzise Projektdaten:

• Präzision auf Aufgabennebene – Genaue Zeitzuordnung pro Arbeitselement
• Schätz-Vergleich – Geschätzte vs. tatsächliche Zeit für Genauigkeit vergleichen
• Produktivitätsanalyse – Zeitinvestitionsmuster verstehen
• Engpass-Erkennung – Aufgaben finden, die konsequent länger dauern

Finanzverwaltung:

• Präzise Abrechnung – Genaue Zeitdaten für Kundenabrechnung
• Satz-Anwendung – Unterschiedliche Abrechnungssätze für verschiedene Aufgabentypen
• Budgetverfolgung – Aufgabenkosten mit Schätzungen vergleichen
• Rechnungserstellung – Automatische Rechnung aus erfasster Zeit

Performance-Optimierung:

• Individuelle Metriken – Persönliche Produktivität und Verbesserung verfolgen
• Team-Analyse – Effizienz von Teammitgliedern bei ähnlichen Aufgaben vergleichen
• Prozessverbesserung – Zeitdaten zur Workflow-Optimierung nutzen
• Kapazitätsplanung – Bessere Ressourcenallokation basierend auf echten Daten

Aufgabenschätzungen – Planung und Budget

Schätz-System

Zeitschätzungen:

• Stundenbasierte Schätzungen – Dezimale Stundenschätzungen (z. B. 2,5 Stunden)
• Planungstool – Unterstützung bei Projektplanung und Ressourcenallokation
• Vergleichsbaseline – Tatsächliche Zeit mit Schätzungen vergleichen
• Lerntool – Schätzgenauigkeit mit der Zeit verbessern

Budget-Schätzungen:

• Betragsfeld – Finanzielle Schätzungen für die Aufgabenerledigung
• Kostenverfolgung – Aufgabenkosten mit Projektbudgets vergleichen
• Abrechnungs-Integration – Schätzungen mit tatsächlicher Abrechnung verbinden
• Rentabilitätsanalyse – Geschätzte vs. tatsächliche Kosten vergleichen

Best Practices für Schätzungen

Genau schätzen: ✅ Arbeit aufteilen – Kleinere, klar definierte Aufgaben genauer schätzen
✅ Puffer einplanen – Zeit für unerwartete Komplikationen und Überarbeitungen
✅ Team einbeziehen – Teammitglieder, die die Arbeit ausführen, an Schätzungen beteiligen
✅ Historische Daten – Ähnliche vergangene Aufgaben für Schätzungen nutzen
✅ Regelmäßige Überprüfung – Schätzungen mit tatsächlicher Zeit vergleichen

Schätzungen effektiv nutzen: ✅ Projektplanung – Aufgabenschätzungen für die Gesamt-Projektzeitplanung nutzen
✅ Ressourcenallokation – Arbeit nach geschätztem Aufwand verteilen
✅ Kundenkommunikation – Realistische Zeitpläne auf Basis von Schätzungen geben
✅ Budgetverwaltung – Projektkosten mit geschätzten Budgets vergleichen
✅ Performance-Verfolgung – Bereiche identifizieren, in denen Schätzungen systematisch abweichen

Erweiterte Dateiverwaltung

Datei-Upload-Optimierung

Unterstützte Datei-Operationen:

• Einzeldatei-Upload – Einzelne Dateien zu bestimmten Aufgaben hochladen
• Stapel-Upload – Mehrere Dateien gleichzeitig hochladen
• Drag & Drop – Intuitives Ablegen auf Aufgaben und Upload-Bereiche
• Dateiersetzung – Neue Versionen hochladen bei erhaltener Historie
• Stapelverarbeitung – Mehrere Datei-Operationen effizient durchführen

Dateityp-Verwaltung:

• Bilddateien – Automatische Thumbnail-Erzeugung und Vorschau
• Dokumentdateien – Dateityp-Erkennung und passende Icons
• Mediendateien – Unterstützung für Audio- und Videoinhalte
• Archivdateien – ZIP- und komprimierte Dateien
• Eigene Typen – Flexible Unterstützung verschiedener Formate

Dateiorganisations-Funktionen

Automatische Organisation:

• Aufgabenspezifische Ordner – Dateien automatisch nach Aufgaben-ID organisiert
• Originalnamen beibehalten – Ursprüngliche Dateinamen beibehalten
• Bereinigte Speicherung – Sichere Dateinamenverarbeitung für die Speicherung
• Typ-Klassifikation – Automatische Kategorisierung nach Dateityp

Zugriff und Freigabe:

• Team-Zugriff – Alle Projekt-Teammitglieder können auf Anhänge zugreifen
• Download-Links – Direkter Download für alle Dateitypen
• Kundenportal-Integration – Optionaler Kundenzugriff auf relevante Dateien
• Berechtigungsbasierter Zugriff – Dateizugriff folgt Aufgaben- und Projektberechtigungen

Visuelle Datei-Integration

Aufgabenkarten-Vorschauen:

• Bild-Thumbnails – Bilddateien als Thumbnails auf Aufgabenkarten
• Visuelle Aufgabenidentifikation – Aufgaben mit Bildern leicht erkennbar
• Vorschauqualität – Hochwertige Thumbnails zur klaren Erkennung
• Fallback-Icons – Passende Icons für Nicht-Bilddateien

Dateiverwaltungs-Oberfläche:

• Geordnete Listen – Klare Anzeige aller Aufgabenanhänge
• Dateiinformationen – Originalnamen, Dateitypen und Upload-Daten
• Schnellaktionen – Download, Vorschau und Löschen
• Upload-Fortschritt – Visuelles Feedback während des Uploads

Erweiterte Kommentar-Funktionen

Verbesserte Kommunikation

Kommentar-Formatierung:

• Mehrzeilen-Unterstützung – Lange Diskussionen und detaillierte Erklärungen
• Link-Integration – URLs und Referenzen in Kommentaren einbinden
• @Erwähnungen – Teammitglieder @erwähnen für direkte Benachrichtigungen
• Formatierter Inhalt – Unterstützung für formatierte Texte und strukturierte Informationen

Kommentar-Verwaltung:

• Kommentare bearbeiten – Kommentare nach dem Posten ändern
• Kommentare löschen – Unpassende oder veraltete Kommentare entfernen
• Kommentar-Historie – Änderungen und Updates an Kommentaren verfolgen
• Benachrichtigungssteuerung – Steuern, wer Kommentar-Benachrichtigungen erhält

Kommunikations-Workflows

Strukturierte Diskussionen:

• Frage und Antwort – Klares Q&A-Format zur Problemlösung
• Entscheidungsdokumentation – Wichtige Entscheidungen und Begründungen festhalten
• Fortschritts-Updates – Regelmäßige Status-Updates per Kommentare
• Übergabe-Kommunikation – Kontextübergabe zwischen Teammitgliedern

Kundenkommunikation:

• Professioneller Ton – Im Kundenportal sichtbare Kommentare erfordern professionelle Sprache
• Selektive Sichtbarkeit – Steuern, welche Kommentare Kunden sehen können
• Kundenfeedback – Kundenbeteiligung an Aufgabendiskussionen ermöglichen
• Dokumentationsqualität – Hochwertige Kommunikation für Kundenvertrauen

Integration mit anderen Systemen

Modulübergreifende Verbindungen

Kontaktverwaltungs-Integration:

• Kontakt-Zuordnung – Aufgaben mit bestimmten Kundenkontakten verknüpfen
• Beziehungsverfolgung – Aufgabenarbeit mit Kundenbeziehungen verbinden
• Kommunikationshistorie – Aufgaben-Kommentare werden Teil der Kontakthistorie
• Kundenkontext – Kundenspezifische Arbeit und Anforderungen verstehen

Deal- und Pipeline-Integration:

• Deal-Verknüpfung – Aufgaben mit bestimmten Vertriebs-Deals verknüpfen
• Pipeline-Phasen – Aufgabenabschluss kann Deal-Fortschritt auslösen
• Umsatzverfolgung – Aufgabenarbeit mit Umsatzmöglichkeiten verbinden
• Vertriebs-Koordination – Projektarbeit mit Vertriebsaktivitäten abstimmen

Outreach-Integration:

• Kampagnen-Aufgaben – Aufgaben zu Marketing- und Outreach-Kampagnen
• Lead-Generierung – Aufgaben für Lead-Entwicklung und -Pflege
• Kampagnen-Koordination – Projektarbeit mit Marketingaktivitäten abstimmen
• Performance-Verfolgung – Wirksamkeit von Aufgaben in Outreach messen

Externe System-Integration

Zeiterfassungssysteme:

• Desktop-Anwendung – Integration der nativen Zeiterfassungs-App
• API-Anbindung – Anbindung externer Zeiterfassungstools
• Datensynchronisation – Zeitdaten zwischen Systemen synchron halten
• Berichts-Integration – Einheitliche Berichte über Zeiterfassungsplattformen

Kommunikationsplattformen:

• Slack-Integration – Aufgaben-Updates und -Benachrichtigungen in Slack-Kanälen
• Telegram-Integration – Bot-Befehle und Benachrichtigungen in Telegram
• E-Mail-Integration – Aufgabenbezogene E-Mail-Benachrichtigungen und -Updates
• Webhook-Unterstützung – Eigene Integrationen mit externen Kommunikationstools

Einstieg in erweiterte Funktionen

Kurze Einrichtungsanleitung

Schritt 1: Labels einrichten

1. Label-Kategorien definieren, die zu Ihren Arbeitstypen passen
2. Einheitliche Farbcodierung über alle Bretter wählen
3. Ersten Satz von 5–7 wichtigen Labels anlegen
4. Team in Label-Nutzung und Konventionen schulen

Schritt 2: Dateiverwaltung konfigurieren

1. Dateinamenskonventionen für Uploads festlegen
2. Definieren, welche Dateitypen für welche Aufgabentypen geeignet sind
3. Richtlinien für Kundenportal-Dateizugriff festlegen
4. Team in Drag-&-Drop- und Upload-Prozeduren schulen

Schritt 3: Kommentar-Richtlinien festlegen

1. Professionelle Kommunikationsstandards definieren
2. Festlegen, wann Kommentare vs. andere Kommunikationswege genutzt werden
3. Benachrichtigungseinstellungen für Teammitglieder einrichten
4. Vorlagen für häufige Kommentartypen anlegen

Schritt 4: Zeiterfassung integrieren

1. Desktop-Zeiterfassungsanwendung einrichten
2. Team in aufgabenspezifische Zeiterfassung schulen
3. Zeiterfassungs-Richtlinien und -Prozeduren festlegen
4. Zeiterfassungs-Benachrichtigungen und -Berichte konfigurieren

Best Practices für erweiterte Funktionen

Label-Verwaltung: ✅ Einheitliche Nutzung – Sicherstellen, dass alle Teammitglieder Labels konsistent nutzen
✅ Regelmäßige Überprüfung – Label-Systeme periodisch prüfen und bereinigen
✅ Farb-Logik – Logische Farbzuordnung (z. B. Rot für dringend, Grün für erledigt)
✅ Dokumentation – Klare Definitionen, was jedes Label bedeutet

Dateiverwaltung: ✅ Geordnete Uploads – Aussagekräftige Dateinamen und logische Organisation
✅ Versionskontrolle – Klare Benennung für Dateiversionen und Updates
✅ Sicherheitsbewusstsein – Sensible Informationen in hochgeladenen Dateien beachten
✅ Kundenzugriff – Überlegen, welche Dateien Kunden im Portal sehen sollen

Kommunikation: ✅ Professioneller Ton – In allen Kommentaren professionelle Sprache wahren
✅ Klare Kommunikation – In Kommentaren konkret und umsetzbar sein
✅ Zeitnahe Antworten – Schnell auf Fragen und @Erwähnungen reagieren
✅ Dokumentationswert – Kommentare für wertvolle Projektdokumentation nutzen

Fehlerbehebung bei erweiterten Funktionen

Label-Probleme

Labels erscheinen nicht:

• Brettkontext – Sicherstellen, dass Sie am richtigen Brett arbeiten
• Berechtigungsprüfung – Prüfen, ob der Benutzer Label-Verwaltungsberechtigungen hat
• Seite neu laden – Seite neu laden für aktuelle Label-Updates
• Cache-Probleme – Browser-Cache leeren, wenn Labels nicht erscheinen

Probleme beim Anwenden von Labels:

• Aufgaben-Zugriff – Prüfen, ob der Benutzer die konkrete Aufgabe bearbeiten kann
• Label existiert – Sicherstellen, dass das Label auf dem aktuellen Brett existiert
• Mehrfachauswahl – Prüfen, ob die Mehrfach-Label-Auswahl funktioniert

Datei-Upload-Probleme

Upload-Fehler:

• Dateigrößenlimits – Prüfen, ob Dateien die maximalen Größen überschreiten
• Dateityp-Einschränkungen – Prüfen, ob die Dateitypen unterstützt werden
• Netzwerkprobleme – Internetverbindung prüfen
• Browser-Kompatibilität – Anderen Browser testen, wenn Uploads fehlschlagen

Dateizugriffs-Probleme:

• Berechtigungsprobleme – Prüfen, ob der Benutzer Zugriff auf Aufgabe und Projekt hat
• Dateibeschädigung – Dateien bei Beschädigung erneut hochladen
• Speicherprobleme – Support kontaktieren bei anhaltenden Speicherproblemen

Kommentar- und Kommunikationsprobleme

Kommentare werden nicht gespeichert:

• Berechtigungsprüfung – Sicherstellen, dass der Benutzer die Aufgabe kommentieren kann
• Netzwerkverbindung – Internetverbindung prüfen
• Browser-Probleme – Seite neu laden oder anderen Browser testen
• Textlänge – Prüfen, ob die Kommentarlänge das Limit überschreitet

Benachrichtigungsprobleme:

• Benachrichtigungseinstellungen – Benutzer-Benachrichtigungseinstellungen prüfen
• E-Mail-Zustellung – E-Mail-Adressen und Spam-Ordner prüfen
• Integrationsprobleme – Slack-/Telegram-Integration prüfen

Nächste Schritte

Nachdem Sie die erweiterten Aufgaben-Funktionen verstanden haben, können Sie sich mit Folgendem vertiefen:

• Aktivitätsverfolgung & Events – Vertiefung in automatische Aktivitätsprotokollierung
• Drag-&-Drop-Oberfläche – Visuelle Oberfläche und Stapel-Operationen beherrschen
• Datei- & Medienverwaltung – Erweiterte Dateiorganisation und -freigabe
• Team-Zusammenarbeit – Team-Koordination und Kommunikation optimieren

Merken Sie sich: Erweiterte Aufgaben-Funktionen verwandeln einfache Aufgabenlisten in umfassende Arbeitsmanagementsysteme. Die Beherrschung von Labels, Anhängen, Kommentaren, Events und Zeiterfassung steigert die Produktivität Ihres Teams und die Kundenzufriedenheit deutlich.