Spaltenverwaltung – Workflow-Phasen

Überblick

Spalten sind das Rückgrat Ihres Kanban-Workflows in den Projektbrettern von Corcava. Sie repräsentieren die verschiedenen Phasen, die Aufgaben von der Erstellung bis zum Abschluss durchlaufen. Zu verstehen, wie man Spalten effektiv anlegt, konfiguriert und verwaltet, ist entscheidend für Workflows, die zum tatsächlichen Prozess Ihres Teams passen und die Produktivität maximieren.

Spalten liefern Struktur, Klarheit und Automatisierungs-Trigger, die Ihre Projekte organisiert und effizient voranbringen.

Spalten-Grundlagen

Was sind Spalten?

Spalten sind vertikale Bereiche innerhalb von Projektbrettern, die bestimmte Phasen Ihres Workflows darstellen. Jede Spalte:

• Enthält Aufgaben – Bündelt zusammengehörige Aufgaben in einer Workflow-Phase
• Repräsentiert den Status – Zeigt an, wo Aufgaben in Ihrem Prozess stehen
• Ermöglicht den Fluss – Aufgaben bewegen sich von links nach rechts durch den Workflow
• Löst Aktionen aus – Spaltenänderungen können Automatisierungen und Benachrichtigungen auslösen
• Schafft Ordnung – Klare visuelle Trennung der Arbeitsphasen

Spaltentypen und -zustände

Corcava bietet drei Spaltentypen für unterschiedliche Workflow-Bedürfnisse:

Standardspalten:

• Normale Workflow-Phasen ohne besonderes Verhalten
• Aufgaben können frei erstellt, bearbeitet und verschoben werden
• Keine automatischen Statusänderungen oder speziellen Trigger
• Flexibelster Typ für allgemeine Workflow-Phasen

„To Do“-Spalten:

• Vorgesehener Einstiegspunkt für neue Aufgaben
• Nur eine „To Do“-Spalte pro Brett erlaubt
• Wird beim Anlegen neuer Aufgaben automatisch vorgeschlagen
• Einheitlicher Einstiegspunkt für Aufgaben

„Done“-Spalten:

• Vorgesehene Abschlussphase für erledigte Aufgaben
• Nur eine „Done“-Spalte pro Brett erlaubt
• Löst Abschluss-Automatisierungen und Benachrichtigungen aus
• Markiert Aufgaben für Berichte als erledigt

Wichtige Vorteile

✅ Workflow-Klarheit – Klare visuelle Darstellung der Arbeitsphasen
✅ Prozessstandardisierung – Einheitlicher Workflow im Team und in Projekten
✅ Fortschrittsverfolgung – Einfache Erkennung von Engpässen und Abschlussquoten
✅ Automatisierungs-Trigger – Spaltenbewegungen aktivieren automatisierte Workflows
✅ Teamkoordination – Gemeinsames Verständnis von Aufgabenstatus und nächsten Schritten
✅ Flexible Organisation – An jeden Teamprozess oder jede Methodik anpassbar

Spalten anlegen und einrichten

Prozess zur Spaltenerstellung

Neue Spalten hinzufügen:

1. Spaltenerstellung aufrufen – „Spalte hinzufügen“ auf dem Brett klicken
2. Spaltendetails eingeben:
   • Spaltenname (Pflicht) – Klarer, beschreibender Phasenname
   • Der Name sollte die tatsächliche Arbeit in dieser Phase widerspiegeln
3. Spaltentyp konfigurieren:
   • Zwischen Standard, „To Do“ oder „Done“ wählen
   • Passendes Spaltenverhalten und Trigger setzen
4. Speichern und positionieren – Spalte wird erstellt und am Ende des Workflows positioniert

Spaltenpositionierung:

• Neue Spalten werden automatisch am rechten Brettende eingefügt
• Drag & Drop zum Umsortieren der Spalten in die gewünschte Reihenfolge nutzen
• Die Spaltenreihenfolge sollte den logischen Arbeitsablauf widerspiegeln

Spaltenkonfigurationsoptionen

Grundeinstellungen:

• Spaltenname – Beschreibender Titel für die Workflow-Phase
• Teamzuweisung – Automatisch dem aktuellen Team zugewiesen
• Brettzuordnung – Mit dem jeweiligen Projektbrett verknüpft

Spaltenzustände:

• Standardspalte – Normale Workflow-Phase ohne besonderes Verhalten
• „To Do“-Status – Als Einstiegsspalte markieren (nur eine pro Brett)
• „Done“-Status – Als Abschlussspalte markieren (nur eine pro Brett)

Automatische Reihenfolge:

• Spalten erhalten fortlaufende Ordnungsnummern
• Die Reihenfolge bestimmt die visuelle Position auf dem Brett
• Drag & Drop aktualisiert die Reihenfolge automatisch

Best Practices für die Spalteneinrichtung

✅ An Ihren Prozess anpassen – Spalten anlegen, die Ihren tatsächlichen Workflow abbilden
✅ Einfach halten – Mit 3–5 Spalten starten, bei Bedarf erweitern
✅ Klare Benennung – Namen, die das gesamte Team versteht
✅ Logischer Fluss – Spalten in der Reihenfolge anordnen, in der die Arbeit tatsächlich fließt
✅ „Done“ definieren – Klar festlegen, was als Abschluss gilt
✅ Regelmäßige Prüfung – Spalten anpassen, wenn sich der Prozess weiterentwickelt

Spaltentypen und Verhalten

Standardspalten

Zweck: Standardspalten repräsentieren normale Workflow-Phasen ohne besonderes Systemverhalten. Sie bieten maximale Flexibilität, um Arbeit nach Ihren Prozessanforderungen zu organisieren.

Eigenschaften:

• Keine speziellen Trigger – Verschieben von Aufgaben löst keine automatischen Aktionen aus
• Flexible Nutzung – Kann jede Phase Ihres Workflows abbilden
• Unbegrenzte Anzahl – So viele Standardspalten anlegen wie nötig
• Eigene Organisation – Name und Anordnung nach Ihrem Prozess

Typische Beispiele für Standardspalten:

• In Bearbeitung – Aktive laufende Arbeit
• Review – Arbeit in Prüfung oder Freigabe
• Testing – Elemente in Test oder Validierung
• Kundenfeedback – Warten auf Kundeninput oder Freigabe
• Blockiert – Aufgaben, die auf externe Abhängigkeiten warten

„To Do“-Spalten

Zweck: Die „To Do“-Spalte dient als vorgesehener Einstiegspunkt für neue Aufgaben und bietet einen einheitlichen Startort für alle Arbeitseinheiten.

Besonderes Verhalten:

• Eine Spalte pro Brett – Nur eine „To Do“-Spalte pro Brett erlaubt
• Standard-Aufgabenort – Neue Aufgaben werden automatisch dieser Spalte zugeordnet
• Klarer Einstieg – Teammitglieder wissen, wo neue Arbeit beginnt
• Workflow-Konsistenz – Standardisiert die Aufgabenerstellung

„To Do“-Spalte einrichten:

1. Passende Spalte wählen – Die Spalte auswählen, die „bereit zu starten“ repräsentiert
2. „To Do“-Status aktivieren – Option „Als To Do setzen“ in den Spalteneinstellungen aktivieren
3. System durchsetzen – Andere Spalten verlieren automatisch den „To Do“-Status
4. Team informieren – Team über die Einstiegsspalte informieren

Best Practices für „To Do“-Spalte: ✅ Klare Kriterien – Definieren, wann eine Aufgabe bereit für die „To Do“-Spalte ist
✅ Regelmäßige Pflege – „To Do“-Spalte organisiert und priorisiert halten
✅ Umfang begrenzen – „To Do“-Spalte nicht mit zu vielen Aufgaben überladen
✅ Prioritätsanzeige – Labels oder Reihenfolge für Aufgabenpriorität nutzen

„Done“-Spalten

Zweck: Die „Done“-Spalte repräsentiert abgeschlossene Arbeit und löst wichtige Systemverhalten in Bezug auf Aufgabenabschluss und Berichte aus.

Besonderes Verhalten:

• Eine Spalte pro Brett – Nur eine „Done“-Spalte pro Brett erlaubt
• Abschluss-Trigger – Verschieben in diese Spalte löst Abschluss-Automatisierungen aus
• Berichts-Integration – Aufgaben in der „Done“-Spalte zählen in Berichten als erledigt
• Benachrichtigungssystem – Team- und Kundenbenachrichtigungen, wenn Aufgaben „Done“ erreichen
• Archiv-Vorbereitung – Aufgaben in „Done“ sind Kandidaten für die Archivierung

Ausgelöste Abschluss-Automatisierungen:

• Team-Benachrichtigungen – Slack-/Telegram-Nachrichten zu erledigter Arbeit
• Zeiterfassung – Automatischer Stopp der Zeiterfassung für die Aufgabe
• Kunden-Updates – Fortschrittsberichte mit erledigten Lieferungen
• Meilenstein-Verfolgung – Aktualisierung des Projektabschlussprozentsatzes
• Rechnungsvorbereitung – Erledigte Arbeit wird abrechenbar

„Done“-Spalte einrichten:

1. Abschlussphase identifizieren – Spalte wählen, die wirklich erledigte Arbeit repräsentiert
2. „Done“-Status aktivieren – Option „Als erledigt setzen“ in den Spalteneinstellungen aktivieren
3. Automatisierungen konfigurieren – Abschlussbenachrichtigungen und Trigger einrichten
4. Team abstimmen – Sicherstellen, dass das Team die Abschlusskriterien teilt

Best Practices für „Done“-Spalte: ✅ Klare Definition – Konkrete Kriterien für den „Done“-Status festlegen
✅ Qualitätsstandards – Arbeit muss Qualitätsanforderungen erfüllen, bevor sie als erledigt markiert wird
✅ Kundenabstimmung – „Done“ sollte den Kundenerwartungen an den Abschluss entsprechen
✅ Regelmäßige Prüfung – Erledigte Aufgaben periodisch prüfen und archivieren

Spaltenverwaltungs-Operationen

Spalteneinstellungen bearbeiten

Spalten umbenennen:

1. Spaltenmenü aufrufen – Drei-Punkte-Menü in der Spaltenkopfzeile klicken
2. „Umbenennen“ wählen – Umbenennen-Option aus dem Menü wählen
3. Spaltenname bearbeiten – Auf den Spaltentitel klicken zum Bearbeiten
4. Änderungen speichern – Eingabe drücken oder außerhalb klicken zum Speichern

Spaltenstatus ändern:

1. Spaltenmenü öffnen – Drei-Punkte-Menü in der Spaltenkopfzeile klicken
2. Status-Optionen umschalten:
   • „Als To Do setzen“ aktivieren für die „To Do“-Spalte
   • „Als erledigt setzen“ aktivieren für die „Done“-Spalte
   • Beide deaktivieren für Standard-Spaltenverhalten
3. Automatische Updates – Das System stellt sicher, dass nur eine „To Do“- und eine „Done“-Spalte existieren

Spaltenreihenfolge und -organisation

Spalten umsortieren:

• Drag-&-Drop-Oberfläche – Spaltenköpfe ziehen zum Umsortieren
• Visuelles Feedback – Schatten-Elemente zeigen die neue Position
• Automatisches Speichern – Neue Reihenfolge wird beim Ablegen sofort gespeichert
• Workflow-Logik – Spalten an den tatsächlichen Arbeitsablauf anpassen

Best Practices für die Spaltenorganisation: ✅ Fluss von links nach rechts – Spalten in der Reihenfolge des Arbeitsablaufs anordnen
✅ Logische Abfolge – Jede Spalte sollte natürlich auf die vorherige folgen
✅ Team einbeziehen – Team bei der optimalen Spaltenreihenfolge einbinden
✅ Iterative Verbesserung – Reihenfolge anhand der tatsächlichen Nutzung anpassen

Archiv und Wiederherstellung

Spalten archivieren:

1. Spaltenmenü aufrufen – Drei-Punkte-Menü in der Spaltenkopfzeile klicken
2. „Archivieren“ wählen – Archiv-Option aus dem Menü wählen
3. Aufgabenbehandlung – Das System behandelt Aufgaben in der archivierten Spalte
4. Datenerhalt – Alle Spaltendaten und -historie bleiben erhalten

Was beim Archivieren passiert:

• ✅ Spalte wird aus der aktiven Brettansicht entfernt
• ✅ Alle Aufgaben in der Spalte bleiben erhalten
• ✅ Spaltenhistorie und -einstellungen bleiben erhalten
• ✅ Kann mit allen Daten wiederhergestellt werden

Archivierte Spalten wiederherstellen:

1. Archivansicht aufrufen – Zum Brett-Archivbereich navigieren
2. Archivierte Spalte finden – Spalte in der Archivliste finden
3. „Wiederherstellen“ wählen – Wiederherstellen-Option für die Spalte klicken
4. Sofortige Verfügbarkeit – Spalte kehrt mit allen Daten ins aktive Brett zurück

Aufgabenverwaltung innerhalb von Spalten

Aufgabenorganisation

Aufgabenreihenfolge in Spalten:

• Manuelle Sortierung – Aufgaben per Drag & Drop in Spalten priorisieren
• Automatische Nummerierung – System vergibt Ordnungsnummern für die Reihenfolge
• Visuelle Priorität – Höher priorisierte Aufgaben meist oben in der Spalte
• Flexible Anordnung – Reihenfolge bei wechselnden Prioritäten und Umständen anpassen

Aufgabenverschiebung zwischen Spalten:

• Drag-&-Drop-Oberfläche – Aufgaben durch Ziehen zwischen Spalten verschieben
• Status-Updates – Aufgabenstatus wird automatisch anhand der Spalte aktualisiert
• Aktivitätsverfolgung – Alle Verschiebungen werden im Aktivitätsverlauf protokolliert
• Automatisierungs-Trigger – Spaltenänderungen können automatisierte Workflows auslösen

Spaltenkapazität und Performance

Spaltenauslastung verwalten:

• Visuelle Indikatoren – Spaltenköpfe zeigen die Aufgabenanzahl
• Performance-Optimierung – Viele Aufgaben können das Brettladen verlangsamen
• Regelmäßige Wartung – Aufgaben archivieren oder abschließen für bessere Performance
• Ausgewogene Verteilung – Zu viele Aufgaben in einzelnen Spalten vermeiden

Best Practices für die Aufgabenverwaltung: ✅ Regelmäßige Bewegung – Aufgaben durch den Workflow fließen lassen
✅ Klare Kriterien – Festlegen, wann Aufgaben in die nächste Spalte sollen
✅ Teamkommunikation – Blocker und Abhängigkeiten besprechen
✅ Prioritätsverwaltung – Hochpriorisierte Aufgaben sichtbar und zugänglich halten

Spalten-Automatisierung und Integration

Automatisierungs-Trigger

Spaltenbasierte Automatisierungen: Spaltenbewegungen dienen als starke Trigger für automatisierte Workflows und Benachrichtigungen.

Verfügbare Automatisierungstypen:

Aufgabenverschiebungs-Automatisierungen:

• Status-Updates – Aufgabenstatus automatisch anhand der Spalte aktualisieren
• Benutzerzuweisungen – Automatische Zuweisung bei Verschiebung in bestimmte Spalten
• Zeiterfassung – Zeiterfassung je nach Spaltenplatzierung starten/stoppen
• Fälligkeits-Updates – Fristen anhand der Workflow-Phase anpassen

Benachrichtigungs-Automatisierungen:

• Team-Hinweise – Teammitglieder bei wichtigen Aufgabenverschiebungen informieren
• Kunden-Updates – Fortschrittsupdates bei Meilensteinen senden
• Manager-Berichte – Automatisierte Zusammenfassungen erledigter Arbeit
• Slack-/Telegram-Integration – Echtzeit-Benachrichtigungen in Team-Kanäle

Integration mit externen Tools

Slack-Integration:

• Spaltenverschiebungs-Benachrichtigungen – Hinweise bei Verschiebung in wichtige Spalten
• Tägliche Fortschrittsberichte – Zusammenfassungen der Spaltenaktivität
• Teamkoordination – Updates halten das Team synchron
• Eigene Kanal-Weiterleitung – Verschiedene Benachrichtigungen an passende Kanäle

Telegram-Integration:

• Bot-Befehle – Aufgaben und Spalten direkt aus Telegram verwalten
• Sofortige Benachrichtigungen – Unmittelbare Updates bei Spaltenänderungen
• Teamkommunikation – Projekt-Updates in Team-Chats
• Persönliche Hinweise – Individuelle Benachrichtigungen für relevante Änderungen

Webhook-Unterstützung:

• Eigene Integrationen – Spaltenänderungen mit externen Systemen verbinden
• API-Trigger – Automatisierte Aktionen in Drittanbieter-Tools
• Datensynchronisation – Externe Systeme mit Spaltenstatus aktuell halten

Typische Spaltenmuster und Vorlagen

Entwicklungs-Workflow

Software-Entwicklungs-Brett:

• Backlog – Zukünftige Features und Verbesserungen (To Do)
• In Bearbeitung – Aktive Entwicklungsarbeit
• Code-Review – Fertiger Code in Prüfung
• Testing – Features in Test und Validierung
• Staging – Features in Staging-Umgebung
• Erledigt – Abgeschlossene und ausgerollte Features (Done)

Marketing-Kampagne

Kampagnenverwaltungs-Brett:

• Ideen – Kampagnenkonzepte und Brainstorming (To Do)
• Planung – Kampagnenstrategie und Vorbereitung
• Content-Erstellung – Texte, Design und Asset-Entwicklung
• Review & Freigabe – Kunden- oder Stakeholder-Freigabe
• Geplant – Content zur Veröffentlichung bereit
• Live – Aktive Kampagnen und Content
• Analyse – Performance-Review und Optimierung (Done)

Kundenservice

Service-Lieferungs-Brett:

• Anfragen – Neue Kundenanfragen und Anforderungen (To Do)
• Discovery – Anforderungserhebung und Planung
• In Bearbeitung – Aktive Arbeit und Entwicklung
• Kundenreview – Feedback- und Überarbeitungszyklen
• Endfreigabe – Kunden-Freigabeprozess
• Ausgeliefert – Abgeschlossene Lieferungen (Done)

Support und Wartung

Fehlerbehebungs-Brett:

• Gemeldet – Neue Vorfälle und Bug-Reports (To Do)
• Einsortiert – Vorfälle bewertet und priorisiert
• In Bearbeitung – Aktive Fehlerbehebung
• Testing – Fixes in Test und Validierung
• Kundenprüfung – Kunden-Test und Freigabe
• Gelöst – Vorfälle vollständig behoben (Done)

Erweiterte Spaltenfunktionen

Spaltenanalysen und Berichte

Performance-Metriken:

• Aufgabenflussraten – Wie schnell Aufgaben durch Spalten laufen
• Engpass-Identifikation – Spalten, in denen Aufgaben hängen bleiben
• Abschlussquoten – Anteil der Aufgaben, die die „Done“-Spalte erreichen
• Verweildauer – Durchschnittliche Zeit pro Spalte

Berichts-Integration:

• Fortschrittsberichte – Spaltenbasierte Projektstatus-Updates
• Kundenberichte – Visueller Fortschritt durch Workflow-Phasen
• Teamperformance – Individuelle und Team-Produktivitätsmetriken
• Historische Analyse – Trends und Muster über die Zeit

Spaltenkonsistenz über mehrere Bretter

Standardisierung über Bretter:

• Einheitliche Benennung – Ähnliche Spaltennamen in zusammengehörigen Brettern
• Prozessausrichtung – Ähnliche Workflow-Muster beibehalten
• Team-Schulung – Sicherstellen, dass das Team Spaltenzwecke über Bretter hinweg versteht
• Dokumentation – Klare Definitionen der Spaltenzwecke pflegen

Brettübergreifende Abhängigkeiten:

• Verknüpfte Workflows – Aufgaben, die vom Abschluss in anderen Brettern abhängen
• Abgestimmte Releases – Abschluss über mehrere Bretter synchronisieren
• Ressourcenteilung – Teammitglieder arbeiten in Spalten mehrerer Bretter
• Einheitliche Berichte – Fortschrittsverfolgung über alle Projektbretter

Spaltenprobleme beheben

Häufige Probleme und Lösungen

Probleme mit der Spaltenreihenfolge:

• Problem: Spalten nicht in logischer Workflow-Reihenfolge
• Lösung: Drag & Drop nutzen, um Spalten an den tatsächlichen Workflow anzupassen

Probleme mit „To Do“- oder „Done“-Spalte:

• Problem: Mehrere Spalten als „To Do“ oder „Done“ markiert
• Lösung: Das System stellt automatisch nur je eine sicher; Spalteneinstellungen prüfen

Probleme beim Verschieben von Aufgaben:

• Problem: Aufgaben bewegen sich nicht korrekt zwischen Spalten
• Lösung: Browser-Kompatibilität prüfen, Seite neu laden, Berechtigungen prüfen

Performance-Probleme:

• Problem: Brett lädt langsam bei vielen Aufgaben in Spalten
• Lösung: Erledigte Aufgaben archivieren, Anzahl aktiver Aufgaben pro Spalte reduzieren

Berechtigungsbezogene Probleme

Spalten können nicht geändert werden:

• Rollenberechtigungen prüfen – Ob der Benutzer Brett-Änderungsrechte hat
• Projektzuweisung prüfen – Ob der Benutzer dem Projekt zugewiesen ist
• Teamzugehörigkeit – Aktiven Teamstatus prüfen

Automatisierung funktioniert nicht:

• Automatisierungseinstellungen prüfen – Konfiguration der Automatisierung prüfen
• Integrationsverbindungen prüfen – Ob Slack-/Telegram-Verbindungen aktiv sind
• Spaltenstatus prüfen – Ob Spalten korrekt als „To Do“ oder „Done“ markiert sind

Einstieg in die Spalteneinrichtung

Kurzanleitung

Schritt 1: Workflow planen

1. Ihren tatsächlichen Arbeitsprozess abbilden
2. Wichtige Phasen identifizieren, in denen Arbeit den Besitzer oder Status wechselt
3. Logische Start- und Endpunkte festlegen
4. Überlegen, wo typischerweise Engpässe entstehen

Schritt 2: Grundspalten anlegen

1. Mit 3–5 wesentlichen Spalten starten
2. „To Do“-Spalte für den Arbeitseinstieg anlegen
3. 2–3 Spalten „In Bearbeitung“ hinzufügen
4. „Done“-Spalte für den Abschluss anlegen

Schritt 3: Spaltentypen konfigurieren

1. Passende Spalte als „To Do“ markieren
2. Abschlussspalte als „Done“ markieren
3. Mittlere Spalten als Standard belassen
4. Aufgabenverschiebung zwischen Spalten testen

Schritt 4: Verfeinern und optimieren

1. Das Brett für echte Arbeit nutzen
2. Stellen identifizieren, an denen weitere Spalten nötig sind
3. Unnötige Spalten entfernen oder zusammenführen
4. Spaltenreihenfolge an den tatsächlichen Workflow anpassen

Best Practices für die Spalteneinrichtung

✅ Einfach starten – Mit basis Workflow beginnen, Komplexität schrittweise erhöhen
✅ Team einbeziehen – Team in Spaltengestaltung einbinden
✅ Praxistest – Spalten mit echter Arbeit validieren
✅ Regelmäßige Prüfung – Spaltenstruktur periodisch bewerten und verbessern
✅ Dokumentation – Klare Definitionen, was jede Spalte repräsentiert, pflegen
✅ Schulung – Sicherstellen, dass alle Teammitglieder Spaltenzweck und Workflow verstehen

Nächste Schritte

Nachdem Sie die Spaltenverwaltung verstanden haben, können Sie sich mit Folgendem vertiefen:

• Aufgabenverwaltung – Erweiterte Aufgabenerstellung, Organisation und Zusammenarbeit
• Teamzusammenarbeit – Teamkoordination innerhalb von Workflows
• Automatisierung einrichten – Intelligente Workflows und Benachrichtigungen konfigurieren
• Berichte und Analysen – Fortschritt und Performance über Spalten verfolgen

Merken Sie sich: Gut gestaltete Spalten sind die Grundlage effizienter Workflows. Nehmen Sie sich Zeit für Spaltenstrukturen, die wirklich abbilden, wie Ihr Team arbeitet, und scheuen Sie sich nicht, sie anzupassen, wenn sich Ihre Prozesse weiterentwickeln.