Datei- und Medienverwaltung

Überblick

Das Datei- und Medienverwaltungssystem von Corcava bietet umfassende Anhangsfunktionen für Aufgaben und ermöglicht Teams, Dokumente, Bilder und andere Dateien direkt in ihren Projekt-Workflows zu teilen. Das System unterstützt verschiedene Dateitypen, bietet Bildvorschauen und hält die Speicherung organisiert mit sicheren Zugriffskontrollen.

Die effektive Nutzung der Dateiverwaltung verbessert die Teamzusammenarbeit, die Projektdokumentation und die Kundenkommunikation durch visuelle und dokumentenbasierte Freigabe.

Datei-Upload-Methoden – Direkt-Upload und Drag-Drop

Methode 1: Direkter Datei-Upload im Aufgaben-Modal

Standard-Uploadablauf:

1. Aufgabendetails öffnen – Auf eine Aufgabe klicken, um das Aufgaben-Modal zu öffnen
2. Zu Anhängen navigieren – Anhangsbereich im Modal finden
3. „Datei auswählen“ klicken – Dateiauswahl-Schaltfläche nutzen
4. Datei wählen – Datei vom Rechner auswählen
5. Automatischer Upload – Datei wird sofort der Aufgabe zugeordnet

Upload-Oberfläche:

• Verstecktes Datei-Eingabefeld – Aufgeräumte Oberfläche mit gestylter Upload-Schaltfläche
• Einzelne Dateiauswahl – Pro Modal jeweils eine Datei hochladen
• Sofortige Vorschau – Dateien erscheinen sofort im Vorschaubereich
• Dateiverwaltung – Hochgeladene Dateien anzeigen, herunterladen und löschen

Methode 2: Drag-Drop-Datei-Upload (nur Bilddateien)

Drag-Drop-Aufgabenerstellung: Eine Besonderheit: Aufgaben werden automatisch aus Bilddateien erstellt:

1. Bilddatei ziehen – Bilddatei direkt auf eine beliebige Spalte ablegen
2. Dateityp-Validierung – System prüft unterstützte Bildtypen
3. Automatische Aufgabenerstellung – Aufgabe wird mit Bild als Anhang erstellt
4. Auto-Benennung – Aufgabenname entspricht dem Dateinamen
5. Sofortige Verfügbarkeit – Aufgabe kann sofort bearbeitet und zugewiesen werden

Unterstützte Bildtypen für Drag-Drop:

• WebP – Modernes Web-Bildformat
• JPEG – Standard-Fotoformat
• PNG – Hochwertiges Format mit Transparenz
• GIF – Animierte und einfache Grafikformate

Vorteile von Drag-Drop:

• Schnelle Aufgabenerstellung – Visuelle Aufgaben sofort aus Bildern erstellen
• Workflow-Integration – Bilder sofort im Workflow verfügbar
• Visuelle Organisation – Bild-Thumbnails auf Aufgabenkarten zur einfachen Erkennung
• Effizienter Ablauf – Datei-Upload und Aufgabenerstellung in einer Aktion

Unterstützte Formate – Dateitypen und Validierung

Unterstützung von Dateitypen

Laut Code-Analyse unterstützt das System zwei Kategorien von Datei-Uploads:

Bilddateien (Drag-Drop-Erstellung):

• WebP – image/webp – Modernes, effizientes Web-Bildformat
• JPEG – image/jpeg – Standard-Foto- und Bildformat
• PNG – image/png – Hochwertige Bilder mit Transparenz
• GIF – image/gif – Einfache Grafiken und Animationen

Alle Dateitypen (Upload im Aufgaben-Modal):

• Beliebiger Dateityp – Über das Modal werden alle Dateitypen akzeptiert
• MIME-Type-Erkennung – Automatische Erkennung und Speicherung des Dateityps
• Originalname erhalten – Ursprünglicher Dateiname bleibt erhalten
• Flexible Unterstützung – Keine Einschränkungen beim Modal-Upload

Dateivalidierung und -verarbeitung

Upload-Validierung:

• Drag-Drop-Validierung – Strenge Validierung nur für Bildtypen
• Modal-Upload – Keine Dateityp-Einschränkungen, alle Formate akzeptiert
• Fehlerbehandlung – Klare Fehlermeldungen bei nicht unterstützten Drag-Drop-Dateien
• Größenlimits – Systemweite Dateigrößenbeschränkungen

Dateiverarbeitung:

• Dateinamen-Bereinigung – Sonderzeichen werden aus Sicherheitsgründen durch Unterstriche ersetzt
• Originalname speichern – Ursprünglicher Dateiname in der Datenbank erhalten
• MIME-Type speichern – Dateityp für korrekte Handhabung und Anzeige gespeichert
• Sichere Speicherung – Dateien in übersichtlicher, sicherer Verzeichnisstruktur

Dateiorganisation – Speicherung und Struktur

Speicherarchitektur

Dateispeicher-Struktur: Dateien werden in einer logischen, sicheren Verzeichnisstruktur abgelegt:

/storage/task-attachments/
├── {task-id}/
│   ├── sanitized-filename1.ext
│   ├── sanitized-filename2.ext
│   └── original-name-preserved.ext

Organisationsfunktionen:

• Aufgabenspezifische Ordner – Jede Aufgabe hat ein eigenes Verzeichnis
• Dateinamen-Bereinigung – Sonderzeichen aus Sicherheitsgründen entfernt
• Originalname erhalten – Datenbank speichert den ursprünglichen Dateinamen
• Eindeutige Speicherpfade – Verhindert Namenskonflikte

Dateiverwaltungs-Datenbank

Dateiinformations-Verfolgung:

• Aufgabenverknüpfung – Dateien mit bestimmten Aufgaben verknüpft
• Sichere Speicherung – Dateien sicher und strukturiert gespeichert
• Originalnamen – Ursprüngliche Dateinamen für die Nutzerreferenz erhalten
• Dateityp-Erkennung – Automatische Erkennung für korrekte Handhabung

Dateiverfolgung:

• Anhangslisten – Aufgaben laden automatisch Anhangsbeziehungen
• Dateiverlauf – Wann und von wem Dateien hochgeladen wurden
• Zugriffskontrolle – Dateizugriff folgt Aufgaben- und Projektberechtigungen
• Löschbehandlung – Dateien entfernen, wenn Aufgaben oder Anhänge gelöscht werden

Vorteile der Speicherung

✅ Übersichtliche Struktur – Logische Dateiorganisation nach Aufgaben
✅ Sicherheit – Bereinigte Dateinamen vermeiden Sicherheitsprobleme
✅ Original erhalten – Originalnamen für Nutzerreferenz beibehalten
✅ Typenerkennung – Korrekte MIME-Type-Behandlung für verschiedene Formate
✅ Konfliktvermeidung – Eindeutige Speicherpfade verhindern Namenskonflikte

Bildvorschau – Visuelle Datei-Integration

Bildanzeige-Funktionen

Aufgabenkarten-Thumbnails: An Aufgaben angehängte Bilder erscheinen als Thumbnails auf den Aufgabenkarten:

• Hintergrundbilder – Bilddateien als Kartenhintergrund
• Visuelle Erkennung – Aufgaben mit Bildern auf Brettern leicht erkennbar
• Thumbnail-Qualität – Hochwertige Vorschau zur klaren Erkennung
• Fallback-Anzeige – Nicht-Bilddateien zeigen Dateiendungen

Bildvorschau-System:

• Automatische Erkennung – System erkennt Bilddateien automatisch
• Hintergrundanzeige – Bilder als Hintergrund für Aufgabenkarten-Thumbnails
• Klick zum Vergrößern – Bilder anklicken für Vollbild-Vorschau-Modal
• Modal-Vorschau – Eigenes Bildvorschau-Modal für detaillierte Ansicht

Visuelle Dateibehandlung

Bilddatei-Verarbeitung:

• Typenerkennung – Automatische Erkennung von Bild-MIME-Types
• Thumbnail-Erzeugung – Vorschauen werden automatisch erstellt
• Hintergrund-Integration – Bilder in das Aufgabenkarten-Design integriert
• Vorschau-Modal – Vollbild-Ansicht im eigenen Modal

Anzeige von Nicht-Bilddateien:

• Dateiendungs-Anzeige – Dateiendungen für Nicht-Bilddateien anzeigen
• Dateityp-Icons – Spezielle Icons für bestimmte Typen (z. B. ZIP)
• Download-Links – Direkter Download für Nicht-Bilddateien
• Dateiinformationen – Dateiname und Typ anzeigen

Vorteile der visuellen Integration

✅ Schnelle Erkennung – Bild-Thumbnails machen Aufgaben sofort erkennbar
✅ Visuelle Organisation – Bilder unterstützen visuelle Ordnung und Kategorisierung
✅ Professionelle Darstellung – Visuelle Aufgabenkarten verbessern das Kundenportal
✅ Effiziente Navigation – Aufgaben schnell per visueller Erkennung finden

Datei-Download – Anhänge abrufen und teilen

Download-Funktionalität

Dateizugriffs-Methoden:

Direkter Download:

• Download-Links – Direkte Download-Links für alle Anhänge
• Originaldateiname – Heruntergeladene Dateien behalten Originalnamen
• Browser-Download – Standard-Browser-Download
• Berechtigungsbasiert – Download-Zugriff folgt Aufgabenberechtigungen

Anzeige im Browser:

• Neuer Tab – Dateien in neuem Browser-Tab anzeigen
• Bildvorschau – Bilder im Vorschau-Modal öffnen
• Dokumentenansicht – Vom Browser unterstützte Dokumente anzeigen
• Externe Links – Links mit passenden Sicherheitsattributen öffnen

Dateizugriffskontrolle

Berechtigungssystem: Der Dateizugriff folgt derselben Berechtigungsstruktur wie Aufgaben und Projekte:

• Zugriff für Teammitglieder – Alle Projekt-Teammitglieder können Aufgabenanhänge abrufen
• Rollenbasierter Zugriff – Dateizugriff respektiert Benutzerrollen und Berechtigungen
• Aufgabenberechtigungen – Aufgaben-Zugriff erforderlich zum Herunterladen von Anhängen
• Kundenportal-Zugriff – Kunden können Dateien über das Portal abrufen (wo erlaubt)

Sicherheitsfunktionen:

• Sichere URLs – Dateizugriff über sichere, authentifizierte URLs
• Berechtigungsvalidierung – Download-Anfragen werden gegen Benutzerberechtigungen geprüft
• Speichersicherheit – Dateien in sicherer, strukturierter Verzeichnisstruktur
• Zugriffsprotokollierung – Dateizugriffe können über das Aktivitätssystem verfolgt werden

Dateiverwaltungs-Operationen

Verfügbare Datei-Operationen:

Anzeigen/Vorschau:

• Bild-Modal – Bilder anklicken für Vollbild-Vorschau-Modal
• Dokumentenansicht – Dokumente in neuem Browser-Tab öffnen
• Dateiinformationen – Dateiname, Typ und Upload-Informationen anzeigen

Download:

• Direkter Download – Dateien mit Originalnamen herunterladen
• Massen-Zugriff – Mehrere Dateien derselben Aufgabe abrufen
• Plattformübergreifend – Download auf Desktop und mobilen Geräten

Löschen/Entfernen:

• Einzelne Entfernung – Bestimmte Dateien von Aufgaben entfernen
• Berechtigung erforderlich – Aufgaben-Bearbeitungsrechte zum Löschen nötig
• Sofortige Aktualisierung – Entfernung sofort in der Oberfläche sichtbar
• Speicherbereinigung – Dateien werden beim Löschen aus dem Speicher entfernt

Best Practices für die Dateiverwaltung

Upload-Organisation

✅ Aussagekräftige Dateinamen – Klare, beschreibende Dateinamen vor dem Upload
✅ Passende Dateitypen – Optimale Formate für den Verwendungszweck wählen
✅ Dateigröße beachten – Große Dateien vor dem Upload optimieren
✅ Logische Organisation – Dateien relevanten Aufgaben und Projekten zuordnen
✅ Versionskontrolle – Klare Benennung für Versionen und Updates

Teamkoordination

✅ Datei-Kommunikation – Kommentare für Zweck und Kontext von Dateien nutzen
✅ Zugriffsbewusstsein – Wissen, wer hochgeladene Dateien abrufen kann
✅ Kundenberücksichtigung – Bedenken, welche Dateien Kunden sehen
✅ Regelmäßige Bereinigung – Veraltete oder unnötige Dateien periodisch entfernen

Sicherheit und Datenschutz

✅ Sensible Informationen – Bei vertraulichen Dateien vorsichtig sein
✅ Kundenangemessen – Sicherstellen, dass Dateien für Kundenportal-Zugriff geeignet sind
✅ Berechtigungsverständnis – Wissen, wer Zugriff auf hochgeladene Dateien hat
✅ Backup-Bewusstsein – Hochgeladene Dateien sind Teil der Projektaufzeichnungen

Integration mit Aufgabenkarten und Brettern

Visuelle Aufgaben-Integration

Anzeige auf Aufgabenkarten:

• Bildhintergründe – Bildanhänge als Hintergrund von Aufgabenkarten
• Datei-Indikatoren – Anhangsanzahl auf Aufgabenkarten angezeigt
• Visuelle Erkennung – Aufgaben mit Bildern auf Brettern leicht erkennbar
• Professionelles Erscheinungsbild – Visuelle Elemente verbessern die Brettdarstellung

Organisation auf Brett-Ebene:

• Visueller Workflow – Bildanhänge visualisieren den Arbeitsfortschritt
• Schnelle Identifikation – Aufgaben schnell anhand visueller Elemente finden
• Kundenpräsentation – Professionelles Erscheinungsbild für Kundenportal
• Team-Navigation – Visuelle Hinweise erleichtern die Orientierung auf komplexen Brettern

Vorteile der Datei-Integration

✅ Bessere Visualisierung – Bilder machen Bretter ansprechender und funktionaler
✅ Schnelle Erkennung – Visuelle Elemente helfen, Aufgaben sofort zu identifizieren
✅ Professionelle Darstellung – Hochwertige visuelle Integration für Kunden
✅ Workflow-Verbesserung – Visuelle Elemente unterstützen das Workflow-Verständnis

Einstieg in die Dateiverwaltung

Kurzanleitung

Schritt 1: Erste Datei hochladen

1. Eine beliebige Aufgabe in Ihrem Projektbrett öffnen
2. Zum Anhangsbereich navigieren
3. „Datei auswählen“ klicken
4. Datei vom Rechner auswählen
5. Prüfen, ob die Datei in der Anhangsliste erscheint

Schritt 2: Drag-Drop-Bild-Upload ausprobieren

1. Eine Bilddatei auf Ihrem Rechner finden (JPEG, PNG, GIF, WebP)
2. Bilddatei auf eine beliebige Spalte Ihres Bretts ziehen
3. Datei ablegen und die automatische Aufgabenerstellung beobachten
4. Die neue Aufgabe mit Bild-Thumbnail beachten
5. Auf die Aufgabe klicken, um den vollständigen Bildanhang zu sehen

Schritt 3: Hochgeladene Dateien verwalten

1. Eine Aufgabe mit Anhängen öffnen
2. Herunterladen mit Download-Links üben
3. Bilder im Vorschau-Modal öffnen testen
4. Entfernen nicht mehr benötigter Dateien testen
5. Verstehen, wie der Dateizugriff für Ihr Team funktioniert

Best Practices für die Dateiverwaltung

✅ Mit Bildern starten – Mit Bilddateien beginnen, um die visuelle Integration zu sehen
✅ Downloads testen – Download- und Zugriffsfunktionalität prüfen
✅ Berechtigungen verstehen – Wissen, wer Zugriff auf Ihre hochgeladenen Dateien hat
✅ Logisch organisieren – Dateien passenden, relevanten Aufgaben zuordnen
✅ Visuelle Funktionen nutzen – Bild-Thumbnails für bessere Aufgabenorganisation nutzen

Dateiprobleme beheben

Upload-Probleme

Drag-Drop funktioniert nicht:

• Dateityp prüfen – Unterstützte Bildtypen nutzen (WebP, JPEG, PNG, GIF)
• Browser-Kompatibilität – Prüfen, ob der Browser Drag & Drop unterstützt
• Berechtigungen – Aufgabenerstellungsrechte prüfen
• Netzwerk – Stabile Internetverbindung sicherstellen

Probleme beim Modal-Upload:

• Dateigrößenlimits – Prüfen, ob die Datei die maximalen Größen überschreitet
• Browser – Seite neu laden oder anderen Browser versuchen
• Berechtigungen – Aufgaben-Bearbeitungsrechte prüfen
• Speicher – Support kontaktieren bei anhaltenden Upload-Problemen

Dateizugriffs-Probleme

Dateien können nicht heruntergeladen werden:

• Berechtigung prüfen – Zugriff auf Aufgabe und Projekt prüfen
• Datei vorhanden – Sicherstellen, dass die Datei nicht gelöscht oder verschoben wurde
• Browser-Einstellungen – Download-Einstellungen und Berechtigungen prüfen
• Netzwerkverbindung – Stabile Internetverbindung prüfen

Bilder werden nicht angezeigt:

• Dateityp – Prüfen, ob die Datei tatsächlich ein Bildformat ist
• Beschädigte Dateien – Bei beschädigter Darstellung erneut hochladen
• Browser-Cache – Cache leeren und Seite neu laden
• Speicherprobleme – Support kontaktieren, wenn Bilder dauerhaft nicht angezeigt werden

Nächste Schritte

Nachdem Sie die Datei- und Medienverwaltung verstanden haben, können Sie sich mit Folgendem vertiefen:

• Teamzusammenarbeit – Benutzerzuweisung und Kollaborationstools
• Automatisierung und Integration – Automatisierte Workflows und externe Integrationen
• Filterung und Suche – Aufgaben effizient finden und organisieren
• Archiv- und Verlaufverwaltung – Erledigte Arbeit und historische Daten verwalten

Merken Sie sich: Die Dateiverwaltung in Corcava ist einfach und leistungsstark. Der Drag-Drop-Bild-Upload eignet sich besonders, um schnell visuelle Aufgaben zu erstellen; das Anhangssystem unterstützt alle Dokumentations- und Kollaborationsbedürfnisse.