Projektmanagement-Grundlagen

Überblick

Projekte sind die Grundlage des Arbeitsorganisationssystems von Corcava. Jede Arbeit – von einfachen Aufgaben bis zu komplexen Kampagnen – wird in Projekten organisiert, die mit Ihren Kunden, Teammitgliedern und Geschäftsprozessen verbunden sind. Zu verstehen, wie Projekte funktionieren, ist entscheidend für maximale Teamproduktivität und klare Kundenbeziehungen.

Projektüberblick

Was ist ein Projekt?

Ein Projekt in Corcava ist ein Container, der alle Arbeit zu einem bestimmten Kundenauftrag, einer internen Initiative oder einem Geschäftsziel bündelt. Projekte sind die zentrale Stelle, die verbindet:

Kundenbeziehungen – Arbeit direkt Ihren Kunden zuordnen
Teamzusammenarbeit – Teammitglieder zuweisen und Zugriff verwalten
Arbeitsorganisation – Bretter, Aufgaben und Aktivitäten enthalten
Zeiterfassung – Abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden erfassen
Finanzverwaltung – Budgets verfolgen und Rechnungen erstellen

Zentrale Projekteigenschaften

Jedes Projekt enthält diese wesentlichen Elemente:

Pflichtangaben:

Projektname – Klarer, beschreibender Titel (bis 255 Zeichen)
Teamzuweisung – Automatisch Ihrem aktuellen Team zugewiesen
Projektinhaber – Der Benutzer, der das Projekt erstellt hat (Sie)

Optionale Angaben:

Beschreibung – Detaillierte Projektübersicht (bis 5.000 Zeichen)
Kundenbezug – Verknüpfung mit einem bestimmten Kunden (später änderbar)
Abrechenbarkeit – Ob Zeiterfassung standardmäßig abrechenbar sein soll
Teammitglieder – Konkrete Benutzer, die an diesem Projekt arbeiten

Vorteile von Projekten

✅ Zentrale Organisation – Alle projektbezogene Arbeit an einem Ort
✅ Kundentransparenz – Klare Verbindung zwischen Arbeit und Kunden
✅ Teamkoordination – Kontrollierter Zugriff und Zusammenarbeit
✅ Zeiterfassung – Automatische Zeiterfassung für die Abrechnung
✅ Fortschrittsübersicht – Klarer Überblick über den Projektstatus
✅ Historische Aufzeichnungen – Vollständige Dokumentation des Projektlebenszyklus

Projekthierarchie

Zu verstehen, wie Projekte in die Organisationsstruktur von Corcava passen, hilft Ihnen, effektiver zu arbeiten und klare Beziehungen zwischen den Elementen zu wahren.

Organisationsstruktur

Team (Organisation)
├── Kunden
│   ├── Kontakte
│   └── Projekte ← Mit bestimmten Kunden verknüpft
└── Projekte ← Können auch ohne Kundenzuordnung existieren
    ├── Projektbretter (Kanban-Bretter)
    │   ├── Spalten (Workflow-Phasen)
    │   └── Aufgaben (einzelne Arbeitseinheiten)
    ├── Zeitintervalle (erfasste Arbeit)
    ├── Abrechnungssätze (Kunden-Abrechnungssätze)
    └── Teammitglieder (zugewiesene Benutzer)

Wichtige Beziehungen

Team-Ebene:

Alle Projekte gehören zu Ihrem Team/Ihrer Organisation
Team-Einstellungen steuern Sichtbarkeit und Berechtigungen von Projekten
Teammitglieder können mehreren Projekten zugewiesen werden

Kundenverknüpfungen:

Projekte können mit bestimmten Kunden verknüpft werden (optional)
Kundenbezug ermöglicht automatische Abrechnung und Rechnungsstellung
Mehrere Projekte können demselben Kunden dienen
Projekte können ohne Kundenzuordnung existieren (interne Projekte)

Benutzerzuweisungen:

Projektinhaber haben volle Kontrolle über ihre Projekte
Teammitglieder können bestimmten Projekten zugewiesen werden
Benutzerrollen legen fest, welche Aktionen in Projekten möglich sind
Berechtigungen können pro Projekt angepasst werden

Arbeitsorganisation:

Jedes Projekt kann mehrere Bretter enthalten (verschiedene Workflows)
Bretter enthalten Spalten, die Workflow-Phasen darstellen
Aufgaben sind die einzelnen Arbeitseinheiten in den Spalten
Zeiterfassung erfolgt auf Aufgaben- und Projektebene

Projektlebenszyklus

Projekte in Corcava durchlaufen einen vollständigen Lebenszyklus, der sowohl aktive Arbeit als auch langfristige Aufzeichnungen unterstützt.

1. Projekterstellung

Neues Projekt anlegen:

Zu Projekten navigieren – In den Hauptbereich Projekte wechseln
„Projekt erstellen“ klicken – Prozess zur Projekterstellung starten
Projektdaten eingeben:
- Name (Pflicht) – Einen klaren, beschreibenden Namen wählen
- Beschreibung (optional) – Projektübersicht und Ziele ergänzen
- Kunde (optional) – Aus vorhandenen Kunden wählen
- Abrechenbarkeit (optional) – Standard-Abrechnungsverhalten setzen
Teammitglieder zuweisen (optional) – Benutzer hinzufügen, die an diesem Projekt arbeiten
Projekt speichern – Projekt anlegen und mit der Arbeitsorganisation beginnen

Automatische Einrichtung:

Projektinhaber wird automatisch auf den Ersteller gesetzt
Teamzuweisung erfolgt automatisch
Grundberechtigungen werden anhand der Benutzerrollen gesetzt
Projekt steht sofort für Brett- und Aufgabenerstellung zur Verfügung

2. Aktive Projektverwaltung

Während der aktiven Arbeit:

Bretterstellung:

Kanban-Bretter anlegen, um verschiedene Workflows zu organisieren
Spalten einrichten, die zum Prozess Ihres Teams passen
Brettspezifische Einstellungen und Berechtigungen konfigurieren

Teamzusammenarbeit:

Teammitglieder bei Bedarf hinzufügen oder entfernen
Bestimmte Benutzer Aufgaben und Aktivitäten zuweisen
Berechtigungen und Zugriffsebenen verwalten

Arbeitsorganisation:

Aufgaben in Brettern anlegen und verwalten
Verbrachte Zeit für Projektaktivitäten erfassen
Dateien hochladen und Projektdokumentation pflegen
Fortschritt und Abschlussquoten überwachen

Kundenkommunikation:

Projektfortschritt über das Kundenportal teilen
Berichte und Statusupdates erstellen
Transparenz durch automatische Aktivitätsverfolgung wahren

3. Projektabschluss

Projekt beenden:

Wenn die Projektarbeit abgeschlossen ist, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

Aktiv lassen:

Projekt für laufende Wartung aktiv lassen
Zeiterfassung für Support-Aktivitäten fortsetzen
Kundenzugriff über das Portal beibehalten

Projekt archivieren:

Projekt in den Archivstatus verschieben
Alle Daten und den Verlauf bewahren
Aus der Liste aktiver Projekte entfernen
Möglichkeit zur Wiederherstellung bei Bedarf behalten

4. Archivverwaltung

Archivierte Projekte:

Die Archivierung schafft Übersicht und bewahrt gleichzeitig wichtige Daten:

Was beim Archivieren passiert:

✅ Projekt wird aus aktiven Listen entfernt
✅ Alle Daten bleiben erhalten (Aufgaben, Zeit, Dateien, Kommentare)
✅ Historische Berichte bleiben verfügbar
✅ Kundenportal-Zugriff bleibt bestehen
✅ Zeiterfassung wird deaktiviert
✅ Neue Aufgaben können nicht angelegt werden

Vorteile der Archivierung:

Aktive Projektlisten aufräumen
Professionelle Organisation beibehalten
Vollständige Projektgeschichte bewahren
Einfache Wiederherstellung bei Bedarf ermöglichen

Wiederherstellung:

Zu Projektarchiven navigieren
Archiviertes Projekt finden
„Wiederherstellen“ klicken, um den aktiven Status zurückzuerhalten
Alle Funktionen stehen sofort wieder zur Verfügung

Projektberechtigungen und Zugriffskontrolle

Das rollenbasierte Berechtigungssystem von Corcava stellt sicher, dass Teammitglieder angemessenen Zugriff auf Projekte haben, bei gleichzeitiger Sicherheit und Ordnung.

Benutzerrollen und Projektzugriff

Superadmin

✅ Vollzugriff auf alle Projekte
✅ Kann beliebige Projekte erstellen, bearbeiten, löschen
✅ Kann Benutzer beliebigen Projekten zuweisen
✅ Kann Projektberechtigungen ändern
✅ Zugriff auf alle Projektdaten und -berichte

Organisationsmanager

✅ Vollzugriff auf alle Team-Projekte
✅ Kann Projekte erstellen und verwalten
✅ Kann Teammitglieder Projekten zuweisen
✅ Kann Projekte archivieren und wiederherstellen
✅ Zugriff auf umfassende Projektberichte

Vertriebsmanager

✅ Kann zugewiesene Projekte einsehen und verwalten
✅ Kann Projekte für seine Kunden erstellen
✅ Kann Teammitglieder seinen Projekten zuweisen
✅ Nur Projekte, die er besitzt oder denen er zugewiesen ist
✅ Kann Kundenberichte und Updates erstellen

Vertriebsmitarbeiter

✅ Kann Projekte für seine Kunden erstellen
✅ Kann seine eigenen Projekte verwalten
✅ Nur Zugriff auf zugewiesene Projekte
✅ Kann in gemeinsamen Projekten zusammenarbeiten
✅ Kann Zeit erfassen und Aufgaben anlegen

Projektbetrachter (Kundenbenutzer)

✅ Kann zugewiesene Projekte über das Kundenportal einsehen
✅ Kann Projektfortschritt und erledigte Arbeit sehen
✅ Kann Zeitberichte und Rechnungen abrufen
✅ Kann am Projekt-Chat bzw. an der Kommunikation teilnehmen
❌ Kann keine Projekte erstellen oder ändern
❌ Hat keinen Zugriff auf interne Projektmanagement-Tools

Normaler Benutzer

✅ Kann zugewiesene Projekte einsehen und bearbeiten
✅ Kann Aufgaben anlegen und Zeit erfassen
✅ Kann in zugewiesenen Projekten zusammenarbeiten
❌ Kann keine neuen Projekte anlegen
❌ Kann keine anderen Benutzer Projekten zuweisen

Berechtigungsebenen

Projektebene:

Volle Kontrolle:

Projekte erstellen, bearbeiten und löschen
Projekteinstellungen und -konfiguration verwalten
Teammitglieder zuweisen und entfernen
Projekte archivieren und wiederherstellen
Zugriff auf alle Projektdaten und -berichte

Kollaborationszugriff:

Zugewiesene Projekte einsehen
Aufgaben in Projekten anlegen und verwalten
Zeit erfassen und Projektnotizen hinzufügen
Dateien hochladen und an Diskussionen teilnehmen
Einfache Fortschrittsberichte erstellen

Nur-Lesen-Zugriff:

Projektinformationen und Fortschritt einsehen
Erledigte Arbeit und Zeitberichte anzeigen
Geteilte Dateien und Dokumentation abrufen
An der Projektkommunikation teilnehmen
Projektstruktur oder -einstellungen nicht ändern

Projektzugriff verwalten

Benutzer Projekten zuweisen:

Projekteinstellungen öffnen – Zum jeweiligen Projekt navigieren
Benutzerverwaltung aufrufen – Bereich Team-/Benutzerzuweisung finden
Teammitglieder hinzufügen:
- Benutzer aus Ihrem Team auswählen
- Rolle/Berechtigungsebene wählen
- Projektspezifische Zugriffsrechte setzen
Berechtigungen konfigurieren:
- Festlegen, welche Aktionen Benutzer ausführen dürfen
- Sichtbarkeitsstufen für Projektinformationen setzen
- Kundenportal-Zugriff konfigurieren (falls zutreffend)
Änderungen speichern – Neue Benutzerzuweisungen anwenden

Best Practices für Projektberechtigungen:

✅ Prinzip der minimalen Rechte – Nur den nötigen Zugriff gewähren
✅ Regelmäßige Prüfung – Projektzugriff periodisch prüfen und überflüssige Rechte entfernen
✅ Klare Rollendefinition – Sicherstellen, dass Teammitglieder ihre Projektverantwortung kennen
✅ Kundentrennung – Kundenprojekte getrennt und sicher halten
✅ Dokumentation – Festhalten, wer Zugriff auf welche Projekte hat

Sicherheitsaspekte

Datenschutz:

Alle Projektdaten sind verschlüsselt und sicher
Benutzerzugriffe werden protokolliert und sind prüfbar
Kundeninformationen sind geschützt und getrennt
Datei-Uploads werden geprüft und gesichert
Regelmäßige Backups sichern die Datenerhaltung

Zugriffskontrolle:

Mehrstufige Authentifizierung für erhöhte Sicherheit verfügbar
Sitzungsverwaltung verhindert unbefugten Zugriff
Rollenbasierte Berechtigungen verhindern Rechteausweitung
Team-Isolation sorgt für Datentrennung
Regelmäßige Sicherheitsupdates halten den Schutz aufrecht

Erste Schritte mit Ihrem ersten Projekt

Kurzanleitung

Schritt 1: Projekt anlegen

Zu Projekte → Projekt erstellen
Einen beschreibenden Projektnamen eingeben
Eine kurze Beschreibung der Arbeit hinzufügen
Den Kunden auswählen (falls zutreffend)
Abrechenbarkeit setzen, wenn Zeiterfassung benötigt wird

Schritt 2: Team einrichten

Teammitglieder hinzufügen, die am Projekt arbeiten
Passende Rollen und Berechtigungen zuweisen
Projektziele und Erwartungen kommunizieren

Schritt 3: Arbeit organisieren

Erstes Projektbrett anlegen
Spalten einrichten, die zu Ihrem Workflow passen
Mit dem Anlegen von Aufgaben für die anstehende Arbeit beginnen

Schritt 4: Zusammenarbeit starten

Aufgaben Teammitgliedern zuweisen
Zeiterfassung für Projektaktivitäten starten
Kommentare und Dateifreigabe für die Zusammenarbeit nutzen

Typische Projektmuster

Kundenprojekte:

Mit bestimmtem Kunden für die Abrechnung verknüpfen
Zeiterfassung für genaue Rechnungsstellung aktivieren
Kundenportal-Zugriff für Transparenz einrichten
Bretter anlegen, die zu den Kundenlieferungen passen

Interne Projekte:

Keine Kundenzuordnung nötig
Fokus auf Teamzusammenarbeit und Aufgabenverwaltung
Für Firmeninitiativen, Schulungen oder Entwicklung nutzen
Zeit für interne Kostenanalyse erfassen

Kampagnenprojekte:

Nach Kampagnenphasen oder Lieferungen organisieren
Mehrere Bretter für verschiedene Kampagnenaspekte
Teamzuweisungen nach Kompetenzbereichen
Zeiterfassung für Kampagnen-ROI-Analyse

Nächste Schritte

Nachdem Sie die Projektgrundlagen verstanden haben, können Sie sich mit Folgendem vertraut machen:

Projektbretter – Kanban-Bretter anlegen und verwalten
Aufgabenverwaltung – Erweiterte Aufgabenorganisation und Zusammenarbeit
Teamzusammenarbeit – Teamkoordination und Kommunikation
Zeiterfassungs-Integration – Projektarbeit mit präziser Abrechnung verbinden

Merken Sie sich: Projekte sind die Grundlage von allem, was Sie in Corcava tun. Sie richtig einzurichten, zahlt sich in Organisation, Effizienz und Kundenzufriedenheit über den gesamten Projektlebenszyklus aus.