Projektbretter – Kanban-System

Überblick

Projektbretter sind das leistungsstarke Kanban-orientierte visuelle Projektmanagementsystem von Corcava. Jedes Brett bietet einen flexiblen Arbeitsbereich, in dem Ihr Team Aufgaben organisieren, den Fortschritt verfolgen und effektiv zusammenarbeiten kann. Innerhalb eines einzelnen Projekts können mehrere Bretter existieren, sodass Sie verschiedene Workflows, Phasen oder Aspekte Ihrer Arbeit abbilden können.

Stellen Sie sich Bretter als digitale Whiteboards mit Haftnotizen vor, auf die Ihr gesamtes Team in Echtzeit zugreifen, sie aktualisieren und zusammenarbeiten kann.

Brett-Grundlagen

Was ist ein Projektbrett?

Ein Projektbrett ist ein visueller Arbeitsbereich, der die Kanban-Methodik nutzt, um Arbeit in Spalten zu organisieren, die verschiedene Phasen Ihres Workflows darstellen. Jedes Brett enthält:

Spalten – Stellen Phasen in Ihrem Workflow dar (To Do, In Bearbeitung, Erledigt usw.)
Aufgaben – Einzelne Arbeitseinheiten, die durch Ihren Workflow laufen
Labels – Farbcodierte Tags zur Kategorisierung und Organisation von Aufgaben
Automatisierung – Intelligente Workflows, die Aktionen bei Aufgabenverschiebungen auslösen
Teamzusammenarbeit – Echtzeit-Updates und Aktivitätsverfolgung

Wichtige Vorteile

✅ Visuelle Organisation – Alle Arbeit auf einen Blick mit intuitivem Kanban-Layout
✅ Flexible Workflows – Spalten an den Prozess Ihres Teams anpassen
✅ Echtzeit-Kollaboration – Mehrere Teammitglieder arbeiten gleichzeitig
✅ Fortschrittsverfolgung – Klare Sicht auf Projektstatus und Engpässe
✅ Automatisierungs-Integration – Manuelle Arbeit mit intelligenten Automatisierungen reduzieren
✅ Kundentransparenz – Optionaler Kundenportal-Zugriff für Projektsichtbarkeit

Mehrere Bretter pro Projekt

Projekte können mehrere Bretter enthalten, um komplexe Workflows abzubilden:

Typische Brettmuster:

Haupt-Workflow – Primärer Entwicklungs- oder Lieferprozess
Bug-Tracking – Separates Brett für Fehlerbehebung
Planungsbrett – Backlog und Feature-Planung
Kundenfeedback – Eigener Bereich für Kundenprüfung und Freigabe
Marketing-Aktivitäten – Kampagnenaufgaben und Lieferungen
Administrative Aufgaben – Interne Projektmanagement-Aktivitäten

Bretter anlegen und einrichten

Prozess zur Bretterstellung

Schritt 1: Zur Bretterstellung navigieren

In den Bereich Projektbretter wechseln
Auf „Brett erstellen“ klicken
Oder direkt innerhalb eines Projekts erstellen

Schritt 2: Brettdetails konfigurieren

Bretttitel (Pflicht) – Klarer, beschreibender Name für das Brett
Projektzuordnung – Mit bestehendem Projekt verknüpfen (später änderbar)
Beschreibung (optional) – Detaillierte Übersicht zum Brettzweck

Schritt 3: Ersteinrichtung

Brettinhaber wird automatisch auf den Ersteller gesetzt
Teamzuweisung wird vom zugeordneten Projekt übernommen
Grundberechtigungen werden anhand der Benutzerrollen gesetzt
Brett steht sofort für Spalten- und Aufgabenerstellung zur Verfügung

Bretteigenschaften

Pflichtangaben:

Titel – Beschreibender Brettname (bis 255 Zeichen)
Projektverknüpfung – Zuordnung zu einem bestehenden Projekt
Teamzuweisung – Automatisch Ihrem Team zugewiesen

Automatische Konfiguration:

Inhaber – Benutzer, der das Brett erstellt hat
Berechtigungen – Basierend auf Projekt und Benutzerrollen
Labels – Leerer Labelsatz zur Anpassung
Spalten – Bereit für die Workflow-Einrichtung

Best Practices für die Brett-Einrichtung

✅ Klare Benennung – Aussagekräftige Titel, die den Brettzweck erkennen lassen
✅ Logische Organisation – Zugehörige Arbeit auf demselben Brett bündeln
✅ Workflow-Ausrichtung – Brettstruktur an den tatsächlichen Prozess des Teams anpassen
✅ Teamkoordination – Brettstruktur vor der Erstellung mit dem Team abstimmen
✅ Kundenberücksichtigung – Kundenportal-Zugriff planen, falls nötig

Brettverwaltung und -operationen

Aktive Brettverwaltung

Bretter anzeigen:

Brettliste – Übersicht aller zugänglichen Bretter
Suchfunktion – Bretter nach Name oder Projekt finden
Filteroptionen – Nach Projekt, Inhaber oder Status filtern
Schnellzugriff – Zuletzt verwendete und favorisierte Bretter

Brettnavigation:

Brettansicht – Vollständige Kanban-Oberfläche mit allen Spalten und Aufgaben
Archivansicht – Zugriff auf erledigte und archivierte Aufgaben
Einstellungsbereich – Brettkonfiguration und Verwaltungsoptionen
Aktivitätsfeed – Vollständige Historie der Brettänderungen

Brett-Einstellungen bearbeiten

Grundinformationen:

Brett-Einstellungen aufrufen – Brettmenü oder Einstellungssymbol klicken
Details aktualisieren:
- Bretttitel und Beschreibung ändern
- Projektzuordnung bei Bedarf anpassen
- Brettspezifische Einstellungen aktualisieren
Änderungen speichern – Änderungen sofort anwenden

Erweiterte Konfiguration:

Berechtigungseinstellungen – Steuern, wer auf das Brett zugreifen und es ändern kann
Automatisierungsregeln – Automatisierte Workflows und Benachrichtigungen einrichten
Integrationseinstellungen – Mit Slack, Telegram oder anderen Tools verbinden
Archivrichtlinien – Definieren, wann und wie Aufgaben archiviert werden

Brettberechtigungen und Zugriff

Rollenbasierter Zugriff:

Superadmin und Organisationsmanager:

✅ Vollzugriff auf alle Team-Bretter
✅ Können beliebige Bretter erstellen, bearbeiten, löschen
✅ Können Brett-Einstellungen und Berechtigungen ändern
✅ Zugriff auf alle Brettdaten und -berichte

Vertriebsmanager:

✅ Können Bretter für ihre Projekte erstellen
✅ Können ihre eigenen Bretter verwalten
✅ Können Teammitglieder ihren Brettern zuweisen
✅ Nur Bretter, die sie besitzen oder denen sie zugewiesen sind

Projektbetrachter (Kunde):

✅ Nur-Lesen-Zugriff auf zugewiesene Bretter
✅ Kann Aufgabenfortschritt und Abschlussstatus sehen
✅ Kann Kommentare und Dateianhänge einsehen
❌ Kann keine Aufgaben erstellen oder ändern
❌ Kann die Brettstruktur nicht ändern

Teammitglieder:

✅ Können an zugewiesenen Brettern arbeiten
✅ Können Aufgaben in Brettern erstellen und ändern
✅ Können zusammenarbeiten und Kommentare hinzufügen
✅ Können Zeit erfassen und Aufgabenstatus aktualisieren

Haupt-Brettansicht

Kopfbereich:

Bretttitel – Klare Kennzeichnung des aktuellen Bretts
Aktionsschaltflächen:
- Archiv – Erledigte und archivierte Aufgaben aufrufen
- Automatisierungen – Automatisierte Workflows konfigurieren
- Bot verknüpfen – Telegram- oder Slack-Bots verbinden
- Filter – Aufgaben nach Kriterien ein-/ausblenden

Hauptarbeitsbereich:

Spaltenlayout – Horizontal scrollbare Kanban-Spalten
Drag-&-Drop-Oberfläche – Aufgaben zwischen Spalten verschieben
Echtzeit-Updates – Änderungen anderer Teammitglieder sofort sehen
Visuelle Indikatoren – Fortschritt, Zuweisungen und Status auf einen Blick

Drag-&-Drop-Funktionalität

Aufgabenverschiebung:

Zwischen Spalten – Aufgaben in andere Workflow-Phasen ziehen
Innerhalb von Spalten – Aufgaben nach Priorität oder Präferenz sortieren
Visuelles Feedback – Schatten-Elemente zeigen die spätere Position
Automatisches Speichern – Änderungen werden beim Ablegen sofort gespeichert

Spaltenverwaltung:

Spalten umsortieren – Spalten in die gewünschte Workflow-Reihenfolge ziehen
Spalteneinstellungen – Spaltenverhalten und -eigenschaften konfigurieren
Spalten hinzufügen/entfernen – Workflow bei Prozessänderungen anpassen

Responsives Design

Desktop:

Vollständiges Kanban-Layout – Mehrere Spalten gleichzeitig sichtbar
Tastenkürzel – Schnelle Navigation und Aufgabenerstellung
Multi-Fenster – Mehrere Bretter in verschiedenen Tabs öffnen

Mobil und Tablet:

Touch-optimiert – Wischen und Tippen
Responsive Spalten – Horizontal scrollen auf kleineren Bildschirmen
Schnellaktionen – Wichtige Funktionen gut erreichbar

Brett-Labels und Organisation

Label-System

Was sind Labels? Labels sind farbcodierte Tags, die helfen, Aufgaben in Brettern zu kategorisieren und zu ordnen. Sie ermöglichen visuelle Ordnung und schnelles Filtern und Erkennen zusammengehöriger Arbeit.

Label-Eigenschaften:

Titel – Beschreibender Name für das Label
Farbe – Visueller Identifikator (mehrere Farboptionen)
Brettspezifisch – Jedes Brett hat seinen eigenen Labelsatz
Mehrfachzuweisung – Aufgaben können mehrere Labels haben

Labels anlegen und verwalten

Neue Labels anlegen:

Labelverwaltung aufrufen – Brett-Einstellungen oder Label-Bereich öffnen
Neues Label hinzufügen:
- Beschreibenden Titel eingeben
- Farbe aus der Palette wählen
- Speichern, um es für Aufgaben verfügbar zu machen
Auf Aufgaben anwenden – Labels den passenden Aufgaben zuweisen

Label-Organisation:

Einheitliche Benennung – Klare, standardisierte Labelnamen verwenden
Farbcodierung – Einheitliche Farbbedeutungen über Bretter hinweg
Regelmäßige Prüfung – Unbenutzte oder überflüssige Labels bereinigen

Typische Label-Muster

Nach Priorität:

🔴 Hohe Priorität – Kritische Aufgaben mit sofortigem Handlungsbedarf
🟡 Mittlere Priorität – Wichtige Aufgaben mit mäßiger Dringlichkeit
🟢 Niedrige Priorität – Aufgaben, die bei Gelegenheit erledigt werden können

Nach Kategorie:

🔵 Entwicklung – Technische Implementierungsaufgaben
🟣 Design – Kreative und visuelle Arbeit
🟠 Marketing – Werbe- und Outreach-Aktivitäten
🟤 Admin – Administrative und organisatorische Aufgaben

Nach Status:

⚪ Blockiert – Aufgaben, die auf externe Abhängigkeiten warten
🔴 Bug – Zu behebende Fehler
🟢 Feature – Entwicklung neuer Funktionalität
🟡 Review – Aufgaben in Prüfung oder Freigabe

Brett-Automatisierung und Integration

Automatisierungsmöglichkeiten

Das Brett-Automatisierungssystem von Corcava ermöglicht intelligente Workflows, die manuelle Arbeit reduzieren und einheitliche Prozesse sicherstellen.

Verfügbare Automatisierungen:

Aufgabenverschiebungs-Automatisierungen:

Auto-Zuweisung – Aufgaben bei Verschiebung in bestimmte Spalten automatisch zuweisen
Status-Updates – Aufgabenstatus anhand der Spaltenposition aktualisieren
Zeiterfassung – Zeiterfassung bei Aufgabenverschiebung starten/stoppen
Benachrichtigungen – Teammitglieder bei wichtigen Änderungen informieren

Tägliche Berichte:

Fortschrittszusammenfassungen – Automatisierte tägliche Fortschrittsberichte
Team-Updates – Zusammenfassung erledigter Arbeit und anstehender Aufgaben
Kundenberichte – Automatisierte Updates für Kundentransparenz
Slack-/Telegram-Integration – Berichte in Team-Kanäle liefern

Integrationsoptionen

Slack-Integration:

Echtzeit-Benachrichtigungen – Aufgaben-Updates an Slack-Kanäle
Tägliche Berichte – Automatisierte Fortschrittszusammenfassungen
Team-Hinweise – Wichtige Meilensteine und Fristen
Eigene Kanäle – Verschiedene Update-Typen an passende Kanäle leiten

Telegram-Integration:

Bot-Befehle – Aufgaben direkt aus Telegram verwalten
Sofortige Benachrichtigungen – Unmittelbare Updates bei Aufgabenänderungen
Teamkommunikation – Projekt-Updates in Team-Chats
Persönliche Hinweise – Individuelle Benachrichtigungen für zugewiesene Aufgaben

Webhook-Unterstützung:

Eigene Integrationen – Mit externen Tools und Systemen verbinden
API-Trigger – Automatisierte Aktionen basierend auf Brett-Ereignissen
Datensynchronisation – Externe Systeme mit Brettänderungen aktuell halten

Automatisierungen einrichten

Konfigurationsablauf:

Automatisierungsbereich aufrufen – „Automatisierungen“ in der Brettkopfzeile klicken
Automatisierungstyp wählen:
- Tägliche Berichte für Fortschrittszusammenfassungen
- Benachrichtigungen bei Aufgabenabschluss
- Trigger bei Spaltenverschiebung
Einstellungen konfigurieren:
- Zielkanäle oder Empfänger auswählen
- Zeitpunkt und Häufigkeit setzen
- Nachrichtenvorlagen anpassen
Testen und aktivieren – Prüfen, ob die Automatisierung wie erwartet funktioniert

Best Practices: ✅ Einfach anfangen – Zuerst einfache Benachrichtigungen, dann komplexere Workflows
✅ Team abstimmen – Sicherstellen, dass Teammitglieder automatisierte Benachrichtigungen wollen
✅ Regelmäßig prüfen – Wirksamkeit der Automatisierung bewerten
✅ Spam vermeiden – Nützliche Information mit Benachrichtigungsmenge in Balance halten

Brett-Archiv und Verlauf

Archivsystem

Was wird archiviert:

Erledigte Aufgaben – In „Erledigt“-Spalten verschobene Aufgaben
Alte Bretter – Nicht mehr aktiv genutzte Bretter
Historische Daten – Vollständige Aufzeichnung aller Brettaktivität
Dateianhänge – Alle hochgeladenen Dateien und Dokumente

Vorteile des Archivs:

Übersicht – Unordnung reduzieren, Daten bewahren
Historische Referenz – Zugriff auf die vollständige Projektgeschichte
Performance – Schnelleres Laden der Bretter mit getrennten Archiv-Einträgen
Compliance – Aufzeichnungen für Prüfungen und rechtliche Anforderungen

Archive verwalten

Archive aufrufen:

Brett-Archivansicht – „Archiv“ in der Brettkopfzeile klicken
Archivierte Elemente durchsuchen – Erledigte Aufgaben und alte Daten ansehen
In Archiven suchen – Bestimmte archivierte Aufgaben oder Informationen finden
Bei Bedarf wiederherstellen – Archivierte Elemente in den aktiven Status zurückholen

Archiv-Operationen:

Manuelles Archiv – Bestimmte Aufgaben ins Archiv verschieben
Automatisches Archiv – Aufgaben werden anhand des Abschlussstatus automatisch archiviert
Massenoperationen – Mehrere Elemente gleichzeitig archivieren
Selektive Wiederherstellung – Bestimmte archivierte Elemente zurückholen

Datenerhalt

Was erhalten bleibt:

✅ Vollständige Aufgabendetails und -beschreibungen
✅ Alle Kommentare und Team-Diskussionen
✅ Dateianhänge und Dokumente
✅ Zeiterfassungsaufzeichnungen
✅ Aktivitätsverlauf und Audit-Trails
✅ Benutzerzuweisungen und Rolleninformationen

Archiv-Wiederherstellung:

Vollständige Wiederherstellung – Aufgabe mit allen Daten wiederherstellen
Selektive Wiederherstellung – Einzelne Elemente bei Bedarf wiederherstellen
Verlaufsbewahrung – Archiv-/Wiederherstellungsaktionen im Verlauf protokolliert
Berechtigungen – Wiederherstellung orientiert sich an aktuellen Berechtigungen

Brett-Filter und Suche

Filtersystem

Verfügbare Filter:

Benutzerzuweisung – Aufgaben anzeigen, die bestimmten Teammitgliedern zugewiesen sind
Label-Kategorien – Nach einem oder mehreren Labels filtern
Zeiträume – Aufgaben in bestimmten Zeiträumen
Aufgabenstatus – Aktive, erledigte oder blockierte Aufgaben
Prioritätsstufen – Hohe, mittlere oder niedrige Priorität

Suchfunktion

Suchmöglichkeiten:

Aufgabennamen – Aufgaben nach Titel oder Stichwörtern finden
Beschreibungsinhalt – In Aufgabenbeschreibungen suchen
Kommentare – Aufgaben mit bestimmtem Kommentarinhalt finden
Dateinamen – Aufgaben mit bestimmten Anhängen finden
Benutzernamen – Aufgaben, die bestimmten Benutzern zugewiesen oder von ihnen erstellt wurden

Erweiterte Suche:

Mehrere Kriterien – Verschiedene Suchparameter kombinieren
Zeiträume – In bestimmten Zeiträumen suchen
Boolesche Operatoren – AND/OR-Logik für komplexe Suchen
Gespeicherte Suchen – Häufig genutzte Suchkriterien speichern

Erste Schritte mit Ihrem ersten Brett

Kurzanleitung

Schritt 1: Brett anlegen

Zu Projektbretter → Brett erstellen navigieren
Beschreibenden Bretttitel eingeben
Zugehöriges Projekt auswählen
Speichern, um das Brett zu erstellen

Schritt 2: Workflow einrichten

Spalten anlegen, die zu Ihrem Prozess passen (To Do, In Bearbeitung, Review, Erledigt)
Spalteneinstellungen konfigurieren („Erledigt“-Spalten entsprechend markieren)
Gegebenenfalls besondere Spaltenverhalten einrichten

Schritt 3: Erste Aufgaben hinzufügen

Aufgaben in den passenden Spalten anlegen
Beschreibungen und Details ergänzen
Teammitglieder zuweisen
Relevante Labels zuweisen

Schritt 4: Teamzugriff konfigurieren

Sicherstellen, dass Teammitglieder die passenden Berechtigungen haben
Benötigte Automatisierungen einrichten
Kundenportal-Zugriff einrichten, falls erforderlich

Typische Brett-Vorlagen

Entwicklungsbrett:

Backlog – Zukünftige Features und Verbesserungen
To Do – Bereit zu startende Aufgaben
In Bearbeitung – Aktive Entwicklungsarbeit
Code-Review – Erledigte Arbeit in Prüfung
Testing – In Test befindliche Features
Erledigt – Abgeschlossene und ausgerollte Features

Marketing-Kampagnen-Brett:

Planung – Kampagnenstrategie und Vorbereitung
Content-Erstellung – Texte, Design und Asset-Entwicklung
Review & Freigabe – Kunden- oder Stakeholder-Freigabe
Geplant – Zur Veröffentlichung bereiter Content
Live – Aktive Kampagnen und Content
Analyse – Performance-Review und Optimierung

Kundenprojekt-Brett:

Discovery – Anforderungserhebung und Planung
Design – Kreative Entwicklung und Mockups
Entwicklung – Umsetzung und Aufbau
Kundenreview – Feedback- und Überarbeitungszyklen
Endfreigabe – Kunden-Freigabe
Ausgeliefert – Abgeschlossene Lieferungen

Erweiterte Brett-Funktionen

Multi-Brett-Verwaltung

Brettbeziehungen:

Projektgruppierung – Mehrere Bretter in einem Projekt
Brettübergreifende Abhängigkeiten – Aufgaben, die von anderen Brettern abhängen
Gemeinsame Ressourcen – Teammitglieder, die an mehreren Brettern arbeiten
Einheitliche Berichte – Fortschrittsverfolgung über alle Projektbretter

Brettkoordination:

Einheitliche Beschriftung – Ähnliche Label-Systeme in zusammengehörigen Brettern
Teamkommunikation – Regelmäßige Updates zu brettübergreifenden Abhängigkeiten
Zeitplan-Abstimmung – Zeitpläne über verschiedene Workflows koordinieren
Ressourcenverwaltung – Teamkapazität über Bretter hinweg ausbalancieren

Performance-Optimierung

Verwaltung großer Bretter:

Regelmäßig archivieren – Aktive Bretter auf aktuelle Arbeit fokussieren
Filter nutzen – Auf relevante Aufgaben fokussieren für bessere Performance
Spaltenanzahl begrenzen – Übermäßige Workflow-Komplexität vermeiden
Aufgabenorganisation – Große Aufgaben in kleinere, handhabbare Teile zerlegen

Best Practices: ✅ Regelmäßige Wartung – Erledigte Aufgaben und veraltete Informationen bereinigen
✅ Team-Schulung – Sicherstellen, dass alle Brett-Konventionen verstanden werden
✅ Prozessentwicklung – Brettstruktur an verbesserte Teamprozesse anpassen
✅ Kundenkommunikation – Kunden über Brettorganisation und Zugriff informieren

Häufige Probleme beheben

Performance-Probleme

Langsames Brettladen:

Erledigte Aufgaben regelmäßig archivieren
Anzahl aktiver Aufgaben pro Spalte reduzieren
Internetverbindung und Browser-Performance prüfen
Bei Bedarf Browser-Cache leeren

Drag & Drop funktioniert nicht:

Browserseite neu laden
Browser-Kompatibilität prüfen
Berechtigungen für Aufgabenverschiebung prüfen
Störende Browser-Erweiterungen ausschließen

Berechtigungsprobleme

Aufgaben können nicht erstellt/bearbeitet werden:

Benutzerrolle und Berechtigungen prüfen
Projektzuweisungsstatus prüfen
Brett-Zugriffsrechte bestätigen
Bei Bedarf Team-Administrator kontaktieren

Kein Brettzugriff:

Projektzuweisung prüfen
Teamzugehörigkeit prüfen
Prüfen, ob das Brett archiviert wurde
Zugriff beim Brettinhaber anfragen

Nächste Schritte

Nachdem Sie Projektbretter verstanden haben, können Sie sich mit Folgendem vertiefen:

Spaltenverwaltung – Workflow-Phasen und Spaltenkonfiguration
Aufgabenverwaltung – Erweiterte Aufgabenorganisation und Zusammenarbeit
Teamzusammenarbeit – Teamkoordination und Kommunikation optimieren
Automatisierung einrichten – Intelligente Workflows und Integrationen konfigurieren

Merken Sie sich: Projektbretter sind das visuelle Herz Ihres Projektmanagements. Bretter einzurichten, die zum tatsächlichen Workflow Ihres Teams passen, steigert Produktivität und Zusammenarbeit deutlich.