Aufgabenverwaltungssystem

Überblick

Aufgaben sind die grundlegenden Arbeitseinheiten im Projektmanagementsystem von Corcava. Sie repräsentieren einzelne Arbeitsschritte, die durch Ihre Workflow-Spalten laufen – von der Erstellung bis zum Abschluss. Jede Aufgabe ist ein umfassender Container für Informationen, Zusammenarbeit und Fortschrittsverfolgung, der Ihr Team organisiert hält und Kunden informiert.

Zu verstehen, wie man Aufgaben effektiv erstellt, verwaltet und daran zusammenarbeitet, ist entscheidend für maximale Teamproduktivität und hervorragende Ergebnisse für Ihre Kunden.

Aufgabengrundlagen

Was ist eine Aufgabe?

Eine Aufgabe ist eine einzelne Arbeitseinheit, die einen konkreten zu erledigenden Arbeitsschritt darstellt. Jede Aufgabe enthält:

Kerninformationen – Name, Beschreibung, Termine und Schätzungen
Teamzusammenarbeit – Benutzerzuweisungen, Kommentare und Aktivitätsverlauf
Dateiverwaltung – Anhänge, Dokumente und Mediendateien
Fortschrittsverfolgung – Status, Zeiterfassung und Abschlussindikatoren
Organisationstools – Labels, Prioritäten und Kategorisierung
Integrationspunkte – Verknüpfungen zu Kontakten, Projekten und externen Systemen

Aufgabeneigenschaften

Pflichtangaben:

Aufgabenname – Klarer, beschreibender Titel (bis 255 Zeichen)
Spaltenzuweisung – Workflow-Phase, in der die Aufgabe aktuell liegt
Projektzuordnung – Automatische Verknüpfung mit Projekt und Brett

Optionale Angaben:

Beschreibung – Detaillierte Aufgabeninformationen (bis 5.000 Zeichen)
Zeitschätzung – Erwartete Stunden für die Erledigung
Startdatum – Wann die Arbeit beginnen soll
Fälligkeitsdatum – Wann die Arbeit erledigt sein soll
Betrag – Budget- oder Abrechnungsbetrag für die Aufgabe
Kontaktverknüpfung – Bezug zu einem bestimmten Kundenkontakt
Labels – Farbcodierte Kategorisierungs-Tags

Wichtige Vorteile

✅ Granulare Organisation – Große Projekte in handhabbare Teile zerlegen
✅ Teamkoordination – Klare Zuweisungen und Kollaborationstools
✅ Fortschrittstransparenz – Echtzeit-Statusupdates und Abschlussverfolgung
✅ Kundentransparenz – Detaillierte Arbeitsdokumentation für das Kundenportal
✅ Zeitgenauigkeit – Integrierte Zeiterfassung für präzise Abrechnung
✅ Vollständige Historie – Vollständiger Audit-Trail von Änderungen und Diskussionen

Aufgaben erstellen und einrichten

Methoden zur Aufgabenerstellung

Methode 1: Erstellung über Spaltenfuß

Zur Zielspalte navigieren – Die passende Workflow-Phase finden
„Aufgabe hinzufügen“ klicken – Schaltfläche im Spaltenfuß nutzen
Aufgabenname eingeben – Beschreibenden Aufgabentitel eingeben
Eingabe drücken – Aufgabe wird erstellt und kann ergänzt werden

Methode 2: Drag-&-Drop-Dateierstellung

Bilddatei ziehen – Bilddatei auf eine beliebige Spalte ablegen
Automatische Aufgabenerstellung – System legt Aufgabe mit Bildanhang an
Auto-Benennung – Aufgabenname entspricht dem hochgeladenen Dateinamen
Sofortige Verfügbarkeit – Aufgabe kann sofort bearbeitet und zugewiesen werden

Methode 3: Detailliertes Aufgaben-Modal

Aufgabenerstellung aufrufen – Bestehende Aufgabe anklicken oder neue anlegen
Aufgaben-Modal öffnen – Vollständige Bearbeitungsoberfläche
Alle Felder ausfüllen – Alle nötigen Aufgabeninformationen ergänzen
Speichern und fortfahren – Aufgabe mit allen Details speichern

Aufgabenkonfiguration

Grundlegende Einrichtung:

Aufgabenname – Klarer, handlungsorientierter Titel
Beschreibung – Detaillierte Anforderungen und Ziele
Spaltenplatzierung – Passende Workflow-Phase für den aktuellen Status
Projektzuordnung – Automatische Verknüpfung mit dem aktuellen Projekt

Erweiterte Konfiguration:

Zeitschätzungen – Erwartete Stunden für Planung und Ressourcen
Zeiträume – Start- und Fälligkeitsdaten für Planung und Fristen
Budgetinformationen – Betragsfeld für Kosten- und Abrechnungsverfolgung
Externe Verknüpfungen – Bezüge zu Kontakten, Deals oder anderen Systemen

Best Practices für die Aufgabenerstellung

✅ Beschreibende Namen – Klare, handlungsorientierte Aufgabentitel
✅ Angemessener Umfang – Große Aufgaben in kleinere Teile zerlegen
✅ Vollständige Informationen – Beschreibungen, Termine und Schätzungen von Anfang an
✅ Sofortige Zuweisung – Aufgaben beim Erstellen Teammitgliedern zuweisen
✅ Sinnvolle Kategorisierung – Labels und Spalten passend nutzen
✅ Kundenkontext – Relevanten Kunden- oder Projektkontext einbeziehen

Aufgabeneigenschaften und -informationen

Zentrale Aufgabenfelder

Aufgabenname (Pflicht):

Zweck: Hauptidentifikator und Beschreibung der Arbeit
Länge: Bis 255 Zeichen
Best Practices: Handlungsverben nutzen, konkret sein, Fachjargon vermeiden
Beispiele: „Homepage-Mockup gestalten“, „Kundenfeedback prüfen“, „Staging-Umgebung bereitstellen“

Beschreibung (Optional):

Zweck: Detaillierte Anforderungen, Kontext und Ziele
Länge: Bis 5.000 Zeichen
Best Practices: Abnahmekriterien, Hintergrundinfos und relevante Links einbeziehen
Formatierung: Rich-Text-Formatierung für bessere Struktur

Zeitschätzung (Optional):

Zweck: Erwartete Stunden für die Erledigung der Aufgabe
Format: Dezimalstunden (z. B. 2,5 Stunden)
Vorteile: Ressourcenplanung, Auslastungsausgleich, genauere Projektplanung
Integration: Anbindung an Zeiterfassung für Abweichungsanalyse

Termine und Planung

Startdatum (date_from):

Zweck: Wann die Arbeit an der Aufgabe beginnen soll
Integration: Kalenderintegration und Zeitplanung
Benachrichtigungen: Kann Start-Erinnerungen auslösen
Abhängigkeiten: Hilft bei Reihenfolge und Abhängigkeiten von Aufgaben

Fälligkeitsdatum (date_to):

Zweck: Wann die Aufgabe erledigt sein soll
Integration: Fristenverfolgung und Überfälligkeitsbenachrichtigungen
Berichte: Performance-Metriken und Abschlussquoten
Kundenkommunikation: Transparente Liefererwartungen

Finanz- und Geschäftsinformationen

Betragsfeld:

Zweck: Budgetzuordnung oder Abrechnungsbetrag für die Aufgabe
Format: Dezimal-Währungswerte
Integration: Anbindung an Rechnungsstellung und Finanzberichte
Anwendungsfälle: Festpreis-Aufgaben, Budgetverfolgung, Rentabilitätsanalyse

Kontaktzuordnung:

Zweck: Aufgabe mit bestimmtem Kundenkontakt verknüpfen
Vorteile: Kontext für kundenspezifische Arbeit, Kommunikationsverlauf
Integration: CRM-Anbindung und Beziehungsverfolgung
Berichte: Kundenspezifische Arbeits- und Abrechnungsanalyse

Aufgabenzuweisung und Teamzusammenarbeit

Benutzerzuweisungssystem

Einzel- und Mehrfachzuweisungen:

Aufgaben können einem oder mehreren Teammitgliedern zugewiesen werden
Zuweisung schafft Verantwortung und Ownership
Zugewiesene Benutzer erhalten Benachrichtigungen bei Aufgaben-Updates
Zuweisungshistorie wird im Aktivitätsprotokoll der Aufgabe geführt

Zuweisungsablauf:

Aufgabendetails öffnen – Aufgaben-Modal oder Inline-Bearbeitung aufrufen
Teammitglieder auswählen – Aus verfügbaren Projekt-Teammitgliedern wählen
Rollenklarheit – Sicherstellen, dass Zugewiesene ihre Verantwortung kennen
Benachrichtigungssystem – Zugewiesene werden automatisch über die Zuweisung informiert

Vorteile der Zuweisung: ✅ Klare Verantwortung – Jeder weiß, wer für welche Arbeit zuständig ist
✅ Auslastungsübersicht – Manager sehen Zuweisungen der Teammitglieder
✅ Benachrichtigungssystem – Automatische Updates bei Aufgabenänderungen
✅ Performance-Verfolgung – Individuelle Produktivitäts- und Abschlussmetriken

Team-Kollaborationsfunktionen

Aufgabenkommentar-System:

Echtzeit-Diskussion – Teammitglieder können Aufgaben kommentieren
Thread-Diskussionen – Kontext und Diskussionsfluss wahren
Erwähnungen – @mention für Benachrichtigungen
Rich Content – Links, Formatierung und Referenzen

Aktivitätsverfolgung: Jede Aufgabe führt ein vollständiges Aktivitätsprotokoll:

Benutzerzuweisungen – Wann Benutzer zugewiesen oder entfernt werden
Spaltenänderungen – Bewegung durch Workflow-Phasen
Beschreibungs-Updates – Änderungen an Details und Anforderungen
Kommentarverlauf – Alle Team-Diskussionen und Kommunikation
Dateiaktivitäten – Anhänge hoch- und herunterladen

Benachrichtigungssystem:

Zuweisungsbenachrichtigungen – Bei Zuweisung zu Aufgaben
Update-Benachrichtigungen – Änderungen an zugewiesenen Aufgaben
Kommentar-Erwähnungen – Direkte Erwähnungen in Aufgabendiskussionen
Statusänderungen – Verschiebung in wichtige Workflow-Phasen

Dateianhänge und Dokumentenverwaltung

Anhangssystem

Unterstützte Dateitypen:

Bilder: JPEG, PNG, GIF, WebP für visuelle Inhalte und Mockups
Dokumente: PDF, DOC, DOCX für Spezifikationen und Verträge
Tabellen: XLS, XLSX für Daten und Berechnungen
Präsentationen: PPT, PPTX für Kundenpräsentationen
Archive: ZIP, RAR für gebündelte Lieferungen
Weitere Typen: Verschiedene Formate je nach Projektbedarf

Upload-Methoden:

Direkter Upload:

Aufgabendetails öffnen – Aufgaben-Modal aufrufen
Upload-Bereich klicken – Datei-Upload-Bereich nutzen
Dateien auswählen – Dateien vom Rechner wählen
Automatische Verarbeitung – Dateien werden hochgeladen und der Aufgabe zugeordnet

Drag-&-Drop-Upload:

Dateien ziehen – Dateien direkt auf Aufgabenkarten oder Upload-Bereiche ablegen
Sofortiger Anhang – Dateien werden sofort der Aufgabe zugeordnet
Visuelles Feedback – Klare Anzeige des erfolgreichen Uploads
Massen-Upload – Mehrere Dateien gleichzeitig möglich

Dateiverwaltungsfunktionen

Dateiorganisation:

Originalnamen erhalten – Dateien behalten ihre ursprünglichen Namen
Typenerkennung – Automatische Erkennung und Icons
Größenverwaltung – Dateigrößenlimits und Optimierung
Sichere Speicherung – Verschlüsselte Speicherung mit Zugriffskontrolle

Zugriff und Freigabe:

Teamzugriff – Alle Projekt-Teammitglieder können Anhänge abrufen
Kundenportal – Optionaler Kundenzugriff auf relevante Dateien
Download-Links – Direkte Download-Funktion
Versionskontrolle – Neue Versionen hochladen, Verlauf behalten

Visuelle Integration:

Bildvorschau – Thumbnail-Vorschau für Bilddateien
Aufgabenkarten – Bilder auf Aufgabenkarten zur visuellen Identifikation
Dateilisten – Übersichtliche Anzeige aller Aufgabenanhänge
Schnellzugriff – Einfacher Download und Anzeige

Aufgaben-Labels und Organisation

Label-System

Was sind Aufgaben-Labels? Labels sind farbcodierte Tags zur Kategorisierung und Organisation von Aufgaben in Brettern. Sie ermöglichen visuelle Ordnung und schnelles Filtern und Erkennen zusammengehöriger Arbeit.

Label-Eigenschaften:

Titel – Beschreibender Name für die Label-Kategorie
Farbe – Visueller Identifikator aus der Farbpalette
Brettspezifisch – Jedes Brett hat seinen eigenen Labelsatz
Mehrfachzuweisung – Aufgaben können mehrere Labels haben

Label-Verwaltung

Labels anlegen und zuweisen:

Label-System aufrufen – Aufgabendetails oder Brett-Labelverwaltung öffnen
Neue Labels anlegen:
- Beschreibenden Titel eingeben
- Farbe aus der Palette wählen
- Speichern, um sie für Aufgaben verfügbar zu machen
Aufgaben zuweisen:
- Zu beschriftende Aufgaben auswählen
- Relevante Labels aus den Optionen wählen
- Mehrere Labels pro Aufgabe möglich

Label-Organisationsstrategien:

Nach Priorität:

🔴 Hohe Priorität – Kritische Aufgaben mit sofortigem Handlungsbedarf
🟡 Mittlere Priorität – Wichtige Aufgaben mit mäßiger Dringlichkeit
🟢 Niedrige Priorität – Aufgaben, die bei Gelegenheit erledigt werden können

Nach Typ:

🔵 Entwicklung – Technische Implementierung
🟣 Design – Kreative und visuelle Aufgaben
🟠 Marketing – Werbe- und Outreach-Aktivitäten
🟤 Admin – Administrative und organisatorische Aufgaben

Nach Status:

⚪ Blockiert – Aufgaben, die auf externe Abhängigkeiten warten
🔴 Bug – Zu behebende Fehler
🟢 Feature – Entwicklung neuer Funktionalität
🟡 Review – Aufgaben in Prüfung oder Freigabe

Erweiterte Label-Funktionen

Filterung und Suche:

Label-basierte Filterung – Nur Aufgaben mit bestimmten Labels anzeigen
Mehrfach-Label-Filter – Mehrere Labels für präzise Filterung kombinieren
Schnelle visuelle Identifikation – Farbcodierte Labels auf Aufgabenkarten
Suchintegration – Aufgaben nach Labelnamen und -kategorien finden

Berichte und Analysen:

Label-basierte Berichte – Fortschrittsverfolgung nach Label-Kategorien
Auslastungsanalyse – Teamkapazität nach Aufgabentypen und Prioritäten
Zeiterfassung – Zeit pro Aufgabenkategorie auswerten
Kundenberichte – Lieferungen nach Label-Klassifikationen ordnen

Zeiterfassungs-Integration

Zeiterfassung auf Aufgabennebene

Direkte Zeiterfassung: Aufgaben sind nahtlos mit dem Zeiterfassungssystem von Corcava verbunden und ermöglichen präzise Zeiterfassung auf Aufgabennebene.

Zeiterfassungsfunktionen:

Aufgabenspezifische Erfassung – Zeit wird direkt den einzelnen Aufgaben zugeordnet
Aggregation auf Projektebene – Aufgabenzeit fließt in Projekt-Gesamtzeiten ein
Benutzerspezifische Erfassung – Individuelle Zeiterfassung pro Teammitglied
Automatische Integration – Zeitintervalle werden automatisch mit Aufgaben verknüpft

Erfassungsmethoden:

Desktop-Anwendung:

Direkte Aufgabenauswahl – Beim Start der Zeiterfassung konkrete Aufgabe wählen
Automatische Screenshots – Optionale Screenshot-Erfassung während der Arbeit
Inaktivitätserkennung – Automatische Pause bei Inaktivität
Hintergrund-Erfassung – Geringe Auswirkung auf die Systemperformance

Manuelle Zeiteinträge:

Nachträgliche Einträge – Zeit für bereits erledigte Arbeit erfassen
Massen-Einträge – Mehrere Zeiträume effizient erfassen
Aufgabenverknüpfung – Zeiteinträge mit bestimmten Aufgaben verknüpfen
Notiz-Integration – Beschreibungen zu Zeiteinträgen hinzufügen

Vorteile der Zeiterfassung

Genauere Abrechnung:

Präzision auf Aufgabennebene – Exakte Zeitzuordnung für Abrechnungsgenauigkeit
Kundentransparenz – Detaillierte Zeitberichte mit aufgabenspezifischer Arbeit
Satz-Integration – Verschiedene Abrechnungssätze pro Aufgabentyp
Rechnungserstellung – Automatische Rechnungen aus erfasster Zeit

Performance-Analyse:

Schätzung vs. Ist – Geschätzte mit tatsächlich verbrachter Zeit vergleichen
Produktivitätsmetriken – Individuelle und Team-Produktivität verfolgen
Engpass-Identifikation – Aufgaben finden, die consistently länger dauern
Prozessverbesserung – Zeitdaten zur Workflow-Optimierung nutzen

Projektmanagement:

Echtzeit-Fortschritt – Tatsächlich erledigte Arbeit pro Aufgabe sehen
Ressourcenplanung – Bessere Schätzungen für künftige ähnliche Aufgaben
Auslastungsausgleich – Arbeit nach tatsächlicher Kapazität verteilen
Kundenkommunikation – Detaillierte Fortschrittsupdates mit Zeitdaten

Aufgaben-Ereignisse und Aktivitätsverfolgung

Umfassendes Aktivitätsprotokoll

Protokollierte Ereignistypen:

Aufgabenerstellung und Urheberschaft:

Urheber-Ereignisse – Wer die Aufgabe erstellt hat
Erstellungskontext – Wann und wo die Aufgabe erstellt wurde
Erstkonfiguration – Ursprüngliche Aufgabeneinstellungen und Zuweisungen

Änderungen der Benutzerzuweisung:

User-Attach-Ereignisse – Wann Teammitglieder zugewiesen werden
User-Detach-Ereignisse – Wann Zuweisungen entfernt werden
Zuweisungshistorie – Vollständige Historie aller Zuweisungsänderungen
Benachrichtigungs-Trigger – Automatische Hinweise bei Zuweisungsänderungen

Aufgabenänderungen:

Spaltenänderungen – Bewegung zwischen Workflow-Phasen
Beschreibungs-Updates – Änderungen an Details und Anforderungen
Eigenschaftsänderungen – Updates von Terminen, Schätzungen und anderen Feldern
Statusänderungen – Änderungen am Aufgabenstatus und Abschluss

Kollaborationsaktivitäten:

Kommentare – Alle Team-Diskussionen und Kommunikation
Dateiaktivitäten – Anhänge hoch- und herunterladen
Label-Änderungen – Hinzufügen und Entfernen von Aufgaben-Labels
Zeiterfassung – Start und Stopp von Zeiterfassungs-Sitzungen

Vorteile der Aktivitätsverfolgung

Vollständiger Audit-Trail:

Vollständige Historie – Jede Änderung und Interaktion protokolliert
Benutzerzuordnung – Wer hat wann welche Änderungen vorgenommen
Änderungskontext – Warum Änderungen vorgenommen wurden
Compliance – Anforderungen an Prüfung und Dokumentation erfüllen

Teamkoordination:

Änderungsbenachrichtigungen – Teammitglieder zu relevanten Updates informieren
Kontexterhalt – Diskussions- und Entscheidungshistorie wahren
Wissenstransfer – Neue Teammitglieder verstehen die Aufgabenentwicklung
Konfliktlösung – Klare Aufzeichnung von Entscheidungen und Änderungen

Kundenkommunikation:

Fortschrittsdokumentation – Kunden zeigen, welche Arbeit erledigt wurde
Transparenz – Vollständige Sicht auf die Aufgabenentwicklung
Qualitätssicherung – Gründliche Arbeitsprozesse nachweisen
Abrechnungsunterstützung – Detaillierte Aufzeichnungen für Abrechnungsgespräche

Erweiterte Aufgabenfunktionen

Aufgaben-Automatisierung

Spaltenbasierte Trigger:

Status-Updates – Automatische Statusänderungen bei Spaltenverschiebung
Zuweisungsregeln – Auto-Zuweisung, wenn Aufgaben bestimmte Phasen erreichen
Zeiterfassung – Automatischer Start/Stopp je nach Spaltenplatzierung
Benachrichtigungsregeln – Hinweise bei wichtigen Meilensteinen

Abschluss-Automatisierungen:

Done-Spalten-Trigger – Besondere Aktionen bei Abschluss
Zeiterfassung stoppen – Automatischer Stopp der Zeiterfassung
Kundenbenachrichtigungen – Automatisierte Fortschrittsupdates an Kunden
Berichts-Updates – Automatische Aufnahme in Abschlussberichte

Aufgabenabhängigkeiten und -beziehungen

Aufgabenübergreifende Verknüpfungen:

Kontaktzuordnungen – Aufgaben mit bestimmten Kundenkontakten verknüpfen
Projektbeziehungen – Aufgaben automatisch mit Projekten verknüpft
Brettverbindungen – Aufgaben können zwischen Brettern verschoben werden
Externe Links – Aufgaben mit Deals, Outreach oder anderen Entitäten verknüpfen

Workflow-Integration:

Sequentielle Abhängigkeiten – Aufgaben, die in Reihenfolge erledigt werden müssen
Parallele Arbeitsströme – Mehrere Aufgaben, die gleichzeitig laufen können
Meilenstein-Verknüpfungen – Aufgaben, die zu Projektmeilensteinen beitragen
Ressourcenteilung – Aufgaben, die dieselben Teammitglieder oder Ressourcen benötigen

Performance-Optimierung

Verwaltung vieler Aufgaben:

Archivsystem – Erledigte Aufgaben zur Performance ins Archiv verschieben
Massenoperationen – Mehrere Aufgaben effizient gleichzeitig verwalten
Suche und Filter – Bestimmte Aufgaben in großen Projekten schnell finden
Lastenausgleich – Aufgaben effektiv auf Teammitglieder verteilen

Berichte und Analysen:

Abschlussquoten – Wie schnell Aufgaben erledigt werden
Engpass-Analyse – Wo Aufgaben im Workflow hängen bleiben
Teamperformance – Individuelle und Team-Produktivitätsmetriken
Kundenzufriedenheit – Qualität und Pünktlichkeit der Aufgabenerledigung

Aufgaben-Lebenszyklus

Aufgabenstatus und -fortschritt

Aktive Aufgaben:

Laufende Arbeit – Aufgaben in aktiven Workflow-Spalten
Team-Sichtbarkeit – Alle zugewiesenen Teammitglieder können Aufgaben sehen und bearbeiten
Echtzeit-Updates – Änderungen sofort im System sichtbar
Aktive Kollaboration – Kommentare, Dateien und Zeiterfassung verfügbar

Erledigte Aufgaben:

Done-Spalte – In die Abschlussspalte verschobene Aufgaben
Abschluss-Trigger – Automatische Aktionen beim Erreichen des Done-Status
Archiv-Kandidaten – Bereit zur Archivierung für bessere Performance
Berichts-Integration – In Abschluss- und Produktivitätsberichten enthalten

Archivierte Aufgaben:

Historische Aufzeichnung – Vollständige Aufgabenhistorie erhalten
Performance-Optimierung – Aus aktiven Ansichten entfernt für Geschwindigkeit
Durchsuchbar – Bei Bedarf auffindbar und referenzierbar
Wiederherstellung möglich – Bei Bedarf in den aktiven Status zurückholbar

Aufgaben-Archiv und Wiederherstellung

Archivprozess:

Automatische Archivierung – Aufgaben in Done-Spalten über längere Zeit
Manuelle Archivierung – Aufgaben explizit archivieren, die nicht mehr benötigt werden
Massenarchivierung – Mehrere erledigte Aufgaben gleichzeitig archivieren
Datenerhalt – Alle Aufgabendaten, Historie und Dateien erhalten

Was im Archiv erhalten bleibt:

✅ Vollständige Aufgabendetails und -beschreibungen
✅ Alle Kommentare und Team-Diskussionen
✅ Dateianhänge und Dokumente
✅ Zeiterfassungsaufzeichnungen und -verlauf
✅ Aktivitätsprotokoll und Audit-Trail
✅ Benutzerzuweisungen und Rolleninformationen

Wiederherstellungsprozess:

Archivansicht aufrufen – Zu archivierten Aufgaben navigieren
Bestimmte Aufgabe finden – Suche und Filter nutzen
Aufgabe wiederherstellen – Mit allen Daten in den aktiven Status zurückholen
Spaltenplatzierung – Passende Spalte für die wiederhergestellte Aufgabe wählen

Einstieg in die Aufgabenverwaltung

Kurzanleitung

Schritt 1: Erste Aufgabe anlegen

Zum passenden Brett und zur passenden Spalte navigieren
„Aufgabe hinzufügen“ im Spaltenfuß klicken
Klaren, beschreibenden Aufgabennamen eingeben
Eingabe drücken, um die Aufgabe zu erstellen

Schritt 2: Wichtige Details ergänzen

Auf Aufgabe klicken, um das Detail-Modal zu öffnen
Beschreibung mit Anforderungen und Kontext hinzufügen
Zeitschätzung setzen, falls bekannt
Start- und Fälligkeitsdatum setzen, falls zutreffend

Schritt 3: Teammitglieder zuweisen

Teammitglieder auswählen, die an der Aufgabe arbeiten
Sicherstellen, dass Zugewiesene ihre Rolle verstehen
Erste Kommentare oder Anweisungen hinzufügen
Aufgabe mit Zuweisungen speichern

Schritt 4: Zusammenarbeit starten

Teammitglieder können Kommentare und Fragen hinzufügen
Relevante Dateien und Dokumente hochladen
Zeiterfassung starten, wenn die Arbeit beginnt
Aufgabe mit dem Fortschritt durch den Workflow bewegen

Best Practices für die Aufgabenverwaltung

✅ Klare Kommunikation – Aufgabennamen und -beschreibungen, die jeder versteht
✅ Angemessene Aufgabengröße – Große Arbeit in kleinere Aufgaben zerlegen
✅ Aktuelle Updates – Aufgaben bei Statusänderung durch den Workflow bewegen
✅ Vollständige Dokumentation – Kommentare für Entscheidungen und Änderungen nutzen
✅ Dateiorganisation – Relevante Dateien hochladen und Anhänge ordnen
✅ Zeitgenauigkeit – Zeit konsistent erfassen für genaue Projektdaten
✅ Teamkoordination – Blocker und Abhängigkeiten zeitnah kommunizieren
✅ Kundenfokus – Bedenken, wie Aufgabeninfos in Kundenberichten erscheinen

Typische Aufgabenmuster

Entwicklungsaufgaben:

Feature-Implementierung – Klare Abnahmekriterien und technische Anforderungen
Bugfixes – Schritte zur Reproduktion, erwartetes Verhalten, Testanforderungen
Code-Reviews – Links zu Pull-Requests und Review-Kriterien
Testaufgaben – Testfälle, Umgebungen, Abnahmekriterien

Design-Aufgaben:

Mockup-Erstellung – Kundenanforderungen, Markenrichtlinien, Lieferformat
Asset-Entwicklung – Spezifikationen, Dateiformate, Nutzungsanforderungen
Review-Zyklen – Feedback-Prozess, Überarbeitungsrunden, Freigabekriterien
Endabnahme – Dateiorganisation, Kundenpräsentation, Übergabe

Kundenservice-Aufgaben:

Anforderungserhebung – Discovery-Fragen, Stakeholder-Interviews, Dokumentation
Kundenkommunikation – Meeting-Agenden, Follow-up-Maßnahmen, Entscheidungspunkte
Liefervorbereitung – Kundenpräsentation, Dateiorganisation, Qualitätsprüfung
Projektkoordination – Zeitplan, Ressourcen, Risikominimierung

Häufige Aufgabenprobleme beheben

Probleme bei der Aufgabenerstellung

Aufgaben können nicht erstellt werden:

Berechtigungen prüfen – Ob der Benutzer Aufgabenerstellungsrechte hat
Spaltenzugriff – Ob der Benutzer Aufgaben in die Zielspalte hinzufügen darf
Projektzuweisung – Ob der Benutzer dem Projekt zugewiesen ist
Brettzugriff – Zugriff auf das jeweilige Projektbrett prüfen

Fehlende Aufgabeninformationen:

Pflichtfelder – Aufgabenname muss angegeben sein (Pflichtfeld)
Spaltenzuweisung – Ob die Aufgabe einer gültigen Spalte zugewiesen ist
Projektkontext – Ob die Aufgabe in einem gültigen Projektkontext erstellt wurde

Kollaborationsprobleme

Kommentare erscheinen nicht:

Berechtigung prüfen – Ob der Benutzer Kommentarrechte hat
Seite neu laden – Seite neu laden für die neuesten Kommentare
Netzwerk – Internetverbindung prüfen und erneut versuchen
Benutzerzuweisung – Ob der Benutzer der Aufgabe oder dem Projekt zugewiesen ist

Datei-Upload-Probleme:

Dateigrößenlimits – Ob die Dateien die maximalen Größen überschreiten
Dateityp-Einschränkungen – Ob die Dateitypen unterstützt werden
Speicherplatz – Ausreichend Speicherplatz vorhanden
Browser-Kompatibilität – Anderen Browser versuchen, wenn der Upload fehlschlägt

Performance-Probleme

Langsames Laden von Aufgaben:

Alte Aufgaben archivieren – Erledigte Aufgaben ins Archiv verschieben
Anhänge reduzieren – Große Anhänge optimieren oder entfernen
Browser-Cache – Cache und Cookies leeren
Netzwerkgeschwindigkeit – Internetverbindung prüfen

Probleme beim Verschieben von Aufgaben:

Drag-&-Drop-Probleme – Browser neu laden und erneut versuchen
Berechtigungen – Ob der Benutzer Aufgaben zwischen Spalten verschieben darf
Browser-Kompatibilität – Ob der Browser Drag and Drop unterstützt
Netzwerkverbindung – Stabile Internetverbindung prüfen

Nächste Schritte

Nachdem Sie die Aufgabenverwaltung verstanden haben, können Sie sich mit Folgendem vertiefen:

Teamzusammenarbeit – Erweiterte Teamkoordination und Kommunikation
Zeiterfassungs-Integration – Zeiterfassungsfunktionen im Detail
Automatisierung und Workflows – Intelligente Aufgaben-Automatisierung einrichten
Berichte und Analysen – Aufgabenperformance und Teamproduktivität verfolgen

Merken Sie sich: In Aufgaben passiert die eigentliche Arbeit in Ihren Projekten. In Aufgabenverwaltung, klare Kommunikation und effektive Zusammenarbeit zu investieren, zahlt sich in Teamproduktivität, Kundenzufriedenheit und Projekterfolg aus.