Automatische E-Mail-Berichte

Erhalten Sie tägliche und wöchentliche Arbeitszusammenfassungen automatisch in Ihrem Posteingang. Bleiben Sie über Ihre Produktivität und die Teamperformance informiert, ohne sich in die Plattform einzuloggen.

Überblick

Automatische E-Mail-Berichte liefern Ihre Arbeitsdaten direkt in Ihren Posteingang nach einem von Ihnen festgelegten Zeitplan. Sie erhalten tägliche Zusammenfassungen der gestrigen Arbeit, wöchentliche Überblicke über die Produktivität der gesamten Woche und teamweite Berichte für Führungskräfte. Alle Berichte enthalten detaillierte Aufschlüsselungen nach Projekt und Aufgabe, sodass Sie genau sehen können, wofür Zeit aufgewendet wurde.

Berichtsarten

Persönliche Berichte

Tägliche Arbeitszusammenfassung

Wird jeden Morgen um 1:00 Uhr (Zeitzone Ihres Teams) versendet.

Inhalt:

• Gesamtarbeitsstunden von gestern
• Aufschlüsselung nach Projekt und Aufgabe
• Top-Projekte und -Aufgaben nach Zeit
• Wöchentlicher Fortschritt (falls ein Ziel gesetzt ist)
• KI-generierte Einblicke (für Führungskräfte)

Versand:

• Nur wenn Sie gestern Zeit erfasst haben
• Wird übersprungen, wenn keine Zeit erfasst wurde
• Sieben Tage die Woche (auch am Wochenende, wenn Sie gearbeitet haben)

Ideal für:

• Tagesstart mit der gestrigen Zusammenfassung
• Schnelle Übersicht über Erledigtes
• Korrektur von Zeiterfassungsfehlern von gestern
• Verfolgung des Fortschritts zu wöchentlichen Zielen

Wöchentliche Arbeitszusammenfassung

Wird jeden Montagmorgen um 2:00 Uhr versendet.

Inhalt:

• Gesamtstunden der Woche (Montag–Sonntag)
• Vollständige Aufschlüsselung nach Projekt und Aufgabe
• Wöchentlicher Fortschritt zum Ziel (falls gesetzt)
• Vergleich zur Vorwoche
• KI-generierte Wochenzusammenfassung

Versand:

• Jeden Montag für die vergangene Woche
• Nur wenn Sie in dieser Woche Zeit erfasst haben
• Erfasst die Kalenderwoche Montag–Sonntag

Ideal für:

• Wöchentliche Übersicht der Ergebnisse
• Planung der kommenden Woche
• Monatliche Zeiterfassungszusammenfassungen (4 wöchentliche E-Mails speichern)
• Quartalsweise Leistungsüberprüfungen

Teamberichte (nur für Führungskräfte)

Nur für Teaminhaber und Organisationsmanager verfügbar.

Tägliche Teamzusammenfassung

Wird jeden Morgen um 1:00 Uhr versendet.

Inhalt:

• Gesamtstunden des Teams von gestern
• Aktive Teammitglieder, die gearbeitet haben
• Aufschlüsselung nach Projekt und Aufgabe im Team
• Fortschrittsbalken für Teammitglieder mit Zielen
• KI-generierte Team-Einblicke

Versand:

• Täglich um 1:00 Uhr
• Nur wenn mindestens ein Teammitglied Zeit erfasst hat
• An Teaminhaber und alle Organisationsmanager

Ideal für:

• Vorbereitung des morgendlichen Stand-ups
• Schneller Teamstatus-Check
• Erkennung inaktiver Teammitglieder
• Überwachung des Projektfortschritts

Wöchentliche Teamzusammenfassung

Wird jeden Montagmorgen um 1:30 Uhr versendet.

Inhalt:

• Gesamtstunden des Teams für die Woche
• Alle aktiven Teammitglieder
• Vollständige Aufschlüsselung nach Projekt und Aufgabe
• Liste der Teammitglieder, die ihre Ziele verfehlt haben
• KI-generierte wöchentliche Teamanalyse

Versand:

• Jeden Montag für die vergangene Woche
• Nur wenn mindestens ein Teammitglied Zeit erfasst hat
• Erfasst die Kalenderwoche Montag–Sonntag
• An Teaminhaber und alle Organisationsmanager

Ideal für:

• Wöchentliche Teammeetings
• Leistungsüberprüfungen
• Planung der Ressourcenallokation
• Erkennung von Teammitgliedern, die Unterstützung brauchen

Details zum E-Mail-Inhalt

Projektaufschlüsselung

Alle Berichte enthalten eine Tabelle mit der Zeit pro Projekt:

Projektname              Gearbeitete Stunden
------------------------------------
Website-Redesign         12,5 Stunden
Mobile App               8,25 Stunden
Kundensupport            4,0 Stunden
Interne Projekte         2,5 Stunden

Aufgabenaufschlüsselung

Die wichtigsten Aufgaben werden mit zugehörigen Projekten angezeigt:

Aufgabenname                    Projekt                Stunden
----------------------------------------------------------
Homepage-Layout                 Website-Redesign        5,5 Stunden
Benutzerauthentifizierung       Mobile App              4,0 Stunden
Bugfixes                        Kundensupport           3,5 Stunden
Datenbankoptimierung            Mobile App              3,0 Stunden

Fortschrittsbalken

Bei gesetztem wöchentlichem Ziel sehen Sie einen visuellen Fortschrittsbalken:

Wöchentlicher Fortschritt: 32 Stunden / 40 Stunden (80 %)
[████████████████░░░░] 80 %

Sie sind auf Kurs! So erreichen Sie bis Sonntag Ihr 40-Stunden-Ziel.

Fortschrittsanzeigen:

• Visueller Balken: Zeigt den ausgefüllten Prozentsatz
• Textzusammenfassung: „32 Stunden / 40 Stunden (80 %)“
• Motivationsnachricht: Ermutigung je nach Fortschritt

Teammitglieder, die Ziele verfehlt haben

Im wöchentlichen Teambericht sehen Führungskräfte, wer die Ziele nicht erreicht hat:

Teammitglieder, die ihr wöchentliches Ziel nicht erreicht haben:
• Sarah Johnson: 28 Stunden / 40 Stunden (70 %)
• Mike Davis: 15 Stunden / 40 Stunden (38 %)

Wichtig: In dieser Liste stehen nur Teammitglieder mit gesetztem Ziel. Ohne Ziel erscheint jemand hier nicht, auch wenn null Stunden gearbeitet wurden.

KI-generierte Einblicke

Für Führungskräfte mit KI-Assistent-Zugang enthalten die Berichte:

• Wichtige Trends und Muster
• Beobachtungen zur Produktivität
• Analyse der Projektzuordnung
• Empfehlungen für die kommende Woche

Berichtseinstellungen verwalten

Einstellungen öffnen

1. Auf Ihr Profilsymbol klicken → Einstellungen
2. Zu Benachrichtigungseinstellungen wechseln
3. Zum Abschnitt E-Mail-Berichte scrollen
4. Berichte ein- oder ausschalten

Verfügbare Optionen

Jeder Berichtstyp kann unabhängig ein- oder ausgeschaltet werden:

• ☑️ Tägliche Arbeitszusammenfassung – Ihr persönlicher Tagesbericht
• ☑️ Wöchentliche Arbeitszusammenfassung – Ihr persönlicher Wochenrückblick
• ☑️ Tägliche Teamzusammenfassung – Tägliche Teamaktivität (Führungskräfte)
• ☑️ Wöchentliche Teamzusammenfassung – Wöchentlicher Teamrückblick (Führungskräfte)

Standard: Alle Berichte sind für neue Benutzer standardmäßig aktiviert.

Anpassungstipps

Zu viele E-Mails?

• Tägliche Berichte deaktivieren, wöchentliche Zusammenfassungen behalten
• Oder umgekehrt, wenn Sie tägliche Check-ins bevorzugen

Nur Teamberichte gewünscht?

• Führungskräfte können persönliche Berichte deaktivieren und Teamberichte behalten
• Nützlich für Führungskräfte mit mehreren Teams

Im Urlaub?

• Alle Berichte vor der Abreise deaktivieren
• Bei Rückkehr wieder aktivieren
• Ohne Zeiterfassung werden ohnehin keine Berichte versendet

Saisonale Mitarbeiter?

• Während aktiver Phasen aktivieren
• In ruhigen Zeiten deaktivieren

Zeitpunkt und Zustellung der Berichte

Zustellplan

Warum früh morgens?
Die Berichte kommen früh, damit sie beim Arbeitsbeginn im Posteingang sind – unabhängig davon, wann Sie anfangen.

Bedingte Zustellung

Berichte werden nur bei Relevanz versendet:

• Tägliche Berichte: Nur wenn an dem Tag Zeit erfasst wurde
• Wöchentliche Berichte: Nur wenn in der Woche Zeit erfasst wurde
• Teamberichte: Nur wenn mindestens ein Teammitglied Zeit erfasst hat

Beispiel: Bei einem 3-tägigen Wochenende ohne Zeiterfassung Freitag–Sonntag erhalten Sie für diese Tage keine täglichen Berichte.

E-Mail-Format

Berichte werden versendet als:

• HTML-E-Mails mit übersichtlicher Formatierung
• Mobil optimiert zum Lesen auf dem Smartphone
• Druckbar bei Bedarf
• Absender: [email protected]
• Antwort an: E-Mail des Teaminhabers (bei Teamberichten)

Anwendungsfälle

Individuelle Produktivitätsverfolgung

Szenario: Freelancer mit mehreren Kundenprojekten

Tägliche Berichte aktivieren, um:

• Genau zu sehen, wie viel Zeit pro Kunde aufgewendet wurde
• Abrechnungen korrekt zu halten
• Vergessene Zeiteinträge zu finden
• Mit Fortschrittsanzeige motiviert zu bleiben

Teamführung

Szenario: Agenturinhaber mit 10-köpfigem Team

Teamberichte aktivieren, um:

• Jeden Morgen die Teamproduktivität zu sehen
• Über- oder Unterauslastung zu erkennen
• Tägliche Stand-ups mit echten Daten vorzubereiten
• Jeden Montag die wöchentliche Performance zu prüfen

Projektmanager-Überblick

Szenario: PM mit 3 parallelen Projekten

Sowohl persönliche als auch Teamberichte aktivieren, um:

• Die eigene Projektmanagement-Zeit zu verfolgen
• Die Teamzuordnung über Projekte zu überwachen
• Eine angemessene Projektbesetzung sicherzustellen
• Wöchentliche Statusmeetings vorzubereiten

Koordination verteilter Teams

Szenario: Verteiltes Team über mehrere Zeitzonen

Teamberichte aktivieren, um:

• Zu sehen, wer gearbeitet hat, während Sie offline waren
• Asynchron mit Fortschrittsupdates zu koordinieren
• Mit gemeinsamen Berichten den Teamzusammenhalt zu stärken
• Globale Teamproduktivitätsmuster zu verfolgen

Auftragnehmerverwaltung

Szenario: Verwaltung von 5 Auftragnehmern mit unterschiedlichen Zeitplänen

Wöchentliche Berichte aktivieren, um:

• Zu prüfen, ob Auftragnehmer die vereinbarten Stunden leisten
• Abrechnungsprobleme früh zu erkennen
• Die Produktivität der Auftragnehmer zu vergleichen
• Zu erkennen, wann mehr oder weniger Arbeit zuzuteilen ist

Best Practices

Berichte lesen

Morgenroutine:

1. Täglichen Bericht beim Kaffee prüfen
2. Prüfen, ob die Zeiterfassung von gestern stimmt
3. Fehler korrigieren, bevor sie in Vergessenheit geraten
4. Den Tag anhand des gestrigen Fortschritts planen

Montagmorgen:

1. Wöchentlichen Bericht für den Überblick lesen
2. Erfolge der vergangenen Woche würdigen
3. Verbesserungspunkte für diese Woche identifizieren
4. Interessante Einblicke mit dem Team teilen

Teamberichte nutzen

Tägliche Teamführung:

• Teambericht beim morgendlichen Stand-up durchgehen
• Teammitglieder mit produktiven Tagen loben
• Bei geringer Aktivität nachfragen
• Bei Überlastung Arbeit umverteilen

Wöchentliche Planung:

• Prüfen, welche Projekte die meiste Zeit bekamen
• Teamzuweisungen für die kommende Woche anpassen
• Teammitglieder ansprechen, die Ziele verfehlt haben
• Teamziele anhand des Tempos der letzten Woche setzen

E-Mail-Überflutung vermeiden

Strategie 1: Nur wöchentlich

• Alle täglichen Berichte deaktivieren
• Nur wöchentliche Zusammenfassungen aktivieren
• Gut für Führungskräfte und Teilzeit-Manager

Strategie 2: Fokus auf Team

• Persönliche Berichte deaktivieren
• Nur Teamberichte aktivieren
• Optimal für Manager, die selbst keine Zeit erfassen

Strategie 3: Nur Werktage

• Einstellungen die ganze Woche anlassen
• E-Mail-Filter für Archivierung von Wochenendberichten nutzen
• Daten bleiben erhalten ohne Unterbrechung am Wochenende

Datenschutz und Sicherheit

Wer erhält welche Berichte

Enthaltene Daten

Persönliche Berichte enthalten:

• Nur Ihre eigenen Zeiterfassungsdaten
• Ihren Fortschritt zum Ziel (falls gesetzt)
• Projekte und Aufgaben, an denen Sie gearbeitet haben

Teamberichte enthalten:

• Aggregierte Daten aller Teammitglieder
• Individuelle Fortschrittsbalken (bei gesetzten Zielen)
• Teamweite Aufschlüsselung nach Projekt und Aufgabe
• Niemals enthalten: Screenshots, detaillierte Arbeitsbeschreibungen oder persönliche Notizen

E-Mail-Sicherheit

• Berichte werden per sicherer E-Mail zugestellt
• Keine sensiblen Daten (Passwörter, API-Schlüssel usw.)
• Links zu Detaildaten erfordern Anmeldung
• Ältere Berichte sind per E-Mail nicht abrufbar

Fehlerbehebung

Keine Berichte erhalten

Folgende Punkte prüfen:

1. Benachrichtigungseinstellungen deaktiviert

   • Einstellungen → Benachrichtigungseinstellungen
   • Sicherstellen, dass der Berichtstyp aktiviert ist

2. Keine Zeit erfasst

   • Berichte werden nur bei Zeiterfassung versendet
   • Prüfen, ob an dem Tag/in der Woche tatsächlich gearbeitet wurde

3. E-Mail-Filter

   • Spam-/Junk-Ordner prüfen
   • [email protected] zur Whitelist hinzufügen
   • E-Mail-Regeln auf Auto-Archivierung prüfen

4. Falsche E-Mail-Adresse

   • E-Mail in den Profileinstellungen prüfen
   • Mit E-Mail zum Passwort-Zurücksetzen testen

5. Team-Zeitzone

   • Berichte nutzen die Team-Zeitzone, nicht die persönliche
   • 1:00 Uhr Teamzeit kann für Sie anders sein

Berichte zur falschen Zeit

Der Versandzeitpunkt basiert auf der Zeitzone Ihres Teams, nicht Ihrer persönlichen. Bei abweichender Zeitzone:

• Ein täglicher Bericht um 1:00 Uhr Teamzeit kann bei Ihnen z. B. um 21:00 Uhr ankommen
• Das ist so gewollt, damit alle Teammitglieder synchron sind
• E-Mail-Filter können die Zuordnung erleichtern

Fehlende Daten in Berichten

Wenn ein Bericht unvollständig wirkt:

1. Zeiterfassung prüfen – Wurde tatsächlich Zeit erfasst?
2. Zeiträume prüfen – Täglich = gestern, wöchentlich = Mo–So
3. Projektzuweisungen – Für die Anzeige müssen Projekte zugewiesen sein
4. Teammitgliedschaft – Es werden nur Daten Ihres aktuellen Teams angezeigt

Doppelte Berichte

Berichte doppelt erhalten?

1. Mehrere Teams – Sie könnten in mehreren Teams sein (jedes versendet Berichte)
2. Manager-Rolle – Sie erhalten persönliche und Teamberichte (das ist normal)
3. E-Mail-Weiterleitung – Prüfen, ob Ihre E-Mail weitergeleitet wird

Verwandte Funktionen

• Wöchentliche Sollstunden – Ziele setzen, um Fortschritt in Berichten zu sehen
• Zeitberichte & Analytik – Echtzeit-Berichte im Dashboard
• Benachrichtigungseinstellungen – Alle Benachrichtigungseinstellungen verwalten
• KI-Business-Assistent – Fragen stellen statt auf Berichte zu warten