Grundlagen der Zeiterfassung

Überblick

Das Zeiterfassungssystem von Corcava bietet präzises, flexibles Zeitmanagement durch eine Kombination aus Integration der Desktop-Anwendung und manueller Zeiterfassung. Das System basiert auf Zeitintervallen – einzelnen Datensätzen, die erfassen, wann die Arbeit an bestimmten Projekten und Aufgaben beginnt, weitergeht und endet. Diese Grundlage ermöglicht genaue Abrechnung, Team-Produktivitätsanalyse und transparente Kundenkommunikation.

Wenn Sie verstehen, wie die Zeiterfassung in Corcava funktioniert, können Sie genaue Arbeitsdaten erfassen, die Projektrentabilität verbessern und Ihren Kunden professionelle Transparenz bieten.

Überblick Zeiterfassung

Was ist Zeiterfassung in Corcava?

Zeiterfassung ist der Prozess, zu erfassen, wann und wie lange Teammitglieder an bestimmten Projekten und Aufgaben arbeiten. Das System erstellt detaillierte Datensätze namens Zeitintervalle, die Folgendes erfassen:

Start- und Endzeiten – Genaue Zeitstempel für Beginn und Ende der Arbeit
Projektzuordnung – An welchem Projekt gearbeitet wurde
Aufgabenzuordnung – Optional, an welcher konkreten Aufgabe gearbeitet wurde
Benutzerzuordnung – Wer die Arbeit ausgeführt hat
Dauerberechnung – Automatische Berechnung der aufgewendeten Zeit
Notizen und Kontext – Optionale Beschreibungen und Arbeitskontext

Konzept der Zeitintervalle

Zeitintervalle sind die grundlegenden Bausteine der Zeiterfassung:

Eigenschaften eines Zeitintervalls:

started_at – Wann die Arbeit am Projekt/der Aufgabe begann
finished_at – Wann die Arbeit endete (null bei aktiver Erfassung)
user_id – Teammitglied, das die Arbeit ausgeführt hat
project_id – Projekt, an dem gearbeitet wurde
task_id – Konkrete Aufgabe (optional, kann null sein für allgemeine Projektarbeit)
type – Erfassungstyp (START, CONTINUE, FINISH)
manual_time – Boolean, ob die Zeit manuell erfasst wurde
notes – Optionale Arbeitsbeschreibungen und Kontext

Vorteile von Zeitintervallen: ✅ Präzise Erfassung – Exakte Start- und Endzeiten für genaue Abrechnung
✅ Projektkontext – Alle Zeit einem bestimmten Projekt zugeordnet
✅ Aufgabendetail – Optionale Zeiterfassung auf Aufgabennebene für detaillierte Analyse
✅ Team-Zuordnung – Klare Dokumentation, wer welche Arbeit geleistet hat
✅ Flexible Erfassung – Sowohl automatische als auch manuelle Zeiterfassung

Integration der Desktop-Anwendung

Funktionsweise der Desktop-Anwendung

Verbindung zur Desktop-App: Corcava umfasst eine separate Desktop-Anwendung, die sich mit Ihrem Webkonto für nahtlose Zeiterfassung verbindet:

Authentifizierungsablauf:

Anmeldung in der Desktop-App – Verwenden Sie Ihre Corcava-Zugangsdaten in der Desktop-Anwendung
Token-Erzeugung – Das System erstellt ein sicheres Authentifizierungstoken für die Desktop-App
Projektsynchronisation – Die Desktop-App lädt Ihre zugewiesenen Projekte herunter
Aufgabenintegration – Zugriff auf Projektaufgaben für aufgabenspezifische Zeiterfassung
Echtzeit-Sync – Zeitdaten werden zwischen Desktop-App und Weboberfläche synchronisiert

Funktionen der Desktop-App:

Projektauswahl – Wählen Sie das Projekt, an dem Sie arbeiten
Aufgabenauswahl – Optional eine bestimmte Aufgabe für präzise Erfassung wählen
Start/Stopp-Steuerung – Einfache Steuerung zum Starten und Beenden der Zeiterfassung
Screenshot-Integration – Optionale Screenshot-Aufnahme während der Arbeit (siehe Abschnitt Screenshot-Verwaltung)
Hintergrundbetrieb – Läuft unauffällig, ohne Ihre Arbeit zu unterbrechen

Vorteile der Desktop-App

Automatische Zeiterfassung:

Genaue Zeiterfassung – Präzise Start- und Stoppzeiten ohne manuelle Berechnung
Minimale Störung – Zeiterfassung ohne Unterbrechung des Arbeitsablaufs
Aufgabenintegration – Zeit direkt mit bestimmten Projektaufgaben verknüpfen
Echtzeit-Aktualisierungen – Zeit erscheint sofort auf Projektboards und in Berichten
Professionelle Daten – Genaue Zeitdaten für Kundenabrechnung und Teamanalyse

Vorteile der Desktop-App-Integration: ✅ Nahtloser Workflow – Zeiterfassung läuft automatisch während Sie arbeiten
✅ Genaue Daten – Präzise Zeiterfassung ohne manuelle Berechnung
✅ Aufgabenverknüpfung – Direkte Integration mit Aufgaben des Projektmanagements
✅ Echtzeit-Sichtbarkeit – Zeit erscheint sofort auf Aufgabenkarten und in Berichten
✅ Professionelle Abrechnung – Genaue Zeitdaten für Kundenrechnungen

Arten der Zeiterfassung

Verfügbare Erfassungsoperationen

Laut Code-Analyse unterstützt das System drei zentrale Erfassungsoperationen:

START-Erfassung:

Zweck – Zeiterfassung für ein Projekt oder eine Aufgabe starten
Verhalten – Erstellt neues Zeitintervall mit aktuellem Zeitstempel
Vorheriges Intervall – Beendet automatisch jede aktive Zeiterfassung
Mindestintervall – Wendet 10-Minuten-Mindestdauer auf vorherige Intervalle an
Projekt erforderlich – Projekt für Zeiterfassung muss angegeben werden
Aufgabe optional – Optional kann eine bestimmte Aufgabe angegeben werden

CONTINUE-Erfassung:

Zweck – Zeiterfassung nach Pause oder Unterbrechung fortsetzen
Verhalten – Beendet aktuelles Intervall und startet ein neues
Mindestintervall-Behandlung – Stellt sicher, dass das vorherige Intervall mindestens 10 Minuten hat
Nahtloser Übergang – Ermöglicht durchgängige Zeiterfassung mit Pausenbehandlung
Kontexterhalt – Erhält Projekt- und Aufgabenkontext

FINISH-Erfassung:

Zweck – Aktuelle Zeiterfassungssitzung beenden
Verhalten – Setzt Zeitstempel finished_at für das aktive Intervall
Dauerberechnung – Berechnet automatisch die gesamte aufgewendete Zeit
Datenabschluss – Schließt den Zeitintervall-Datensatz für Berichte und Abrechnung ab
Notizen-Integration – Abschließende Notizen und Kontext zum abgeschlossenen Intervall möglich

Besondere Erfassungsbehandlung

AUTO-Modus (eingeschränkte Implementierung):

Definiert – AUTO-Modus existiert im System (TrackingTypesEnum::AUTO = 4)
Standard-Fallback – Wird als Standard verwendet, wenn ungültiger Erfassungstyp übergeben wird
Eingeschränkte Verarbeitung – Wird in der Haupt-Erfassungslogik nicht behandelt
Spezielle Anwendungsfälle – Wird in bestimmten Berichtsszenarien verwendet
Keine Hauptfunktion – Keine primäre Erfassungsmethode für den regulären Einsatz

Vorteile der Erfassungstypen: ✅ Flexible Steuerung – Unterschiedliche Erfassungsoperationen für verschiedene Arbeitsmuster
✅ Automatische Verwaltung – Das System übernimmt Intervallübergänge automatisch
✅ Mindestintervall – Sicherstellung aussagekräftiger Zeiterfassungsdaten
✅ Kontexterhalt – Erhalt von Projekt- und Aufgabenkontext über alle Operationen

Projekt-Aufgaben-Integration

Wie Zeit mit Projekten und Aufgaben verknüpft wird

Zeiterfassung auf Projektebene: Jede Zeiterfassung muss einem bestimmten Projekt zugeordnet sein:

Projekt-Integrationsfunktionen:

Projekt erforderlich – Jedes Zeitintervall muss ein Projekt angeben
Projektzuweisung – Benutzer können nur Zeit für zugewiesene Projekte erfassen
Projektberechtigung – Zeiterfassung setzt Projektzugriffsberechtigungen voraus
Projekt-Zeitsummen – Einzelne Intervalle werden zu Projektgesamtzeiten aufsummiert
Kundenzuordnung – Projektzeit kann den zugehörigen Kunden in Rechnung gestellt werden

Zeiterfassung auf Aufgabennebene (optional): Zeit kann optional bestimmten Aufgaben innerhalb von Projekten zugeordnet werden:

Aufgaben-Integrationsfunktionen:

Optionale Aufgabenzuweisung – Zeitintervalle können eine bestimmte task_id angeben
Anzeige der Aufgabenzeit – Aufgabenkarten zeigen die gesamte erfasste Zeit
Aufgabenperformance – Analyse des Zeitaufwands pro Aufgabe
Detaillierte Berichte – Detaillierte Zeitanalyse auf Aufgabennebene
Kundentransparenz – Kunden sehen genau, für welche Aufgaben Zeit aufgewendet wurde

Integrationsvorteile

Projektmanagement-Integration:

Visuelle Zeitanzeige – Erfasste Zeit erscheint auf Aufgabenkarten in Projektboards
Echtzeit-Aktualisierungen – Zeit wird sofort aktualisiert, während die Arbeit fortschreitet
Projektanalyse – Zeitdaten fließen in die Projektperformance-Analyse ein
Teamkoordination – Teammitglieder sehen den Zeitaufwand über Projekte hinweg
Kundenkommunikation – Professionelle Zeitberichte für Kundenupdates

Geschäftsanalyse:

Projektrentabilität – Zeitaufwand im Verhältnis zum Projektwert verstehen
Aufgabeneffizienz – Aufgaben identifizieren, die länger als erwartet dauern
Teamperformance – Individuelle und Team-Produktivität analysieren
Ressourcenplanung – Historische Zeitdaten für künftige Projektplanung nutzen
Kundenabrechnung – Genaue Zeitdaten für transparente Kundenabrechnung

Vorteile der Projekt-Aufgaben-Integration: ✅ Nahtlose Integration – Zeiterfassung direkt ins Projektmanagement integriert
✅ Detaillierte Analyse – Zeiterfassung auf Projekt- und Aufgabennebene
✅ Visuelles Feedback – Zeit erscheint sofort auf Projektboards
✅ Genaue Abrechnung – Präzise Zeitzuordnung für Kundenrechnungen
✅ Teamtransparenz – Klare Sicht auf den Zeitaufwand über die Arbeit

Struktur der Zeitdaten

Wie Zeitdaten organisiert sind

Struktur der Zeitintervalle: Jede Zeiterfassungssitzung erstellt einen Zeitintervall-Datensatz mit umfassenden Informationen:

Kern-Zeitdaten:

Zeitstempel – started_at und finished_at für präzise Zeiterfassung
Dauer – Automatisch aus Start- und Endzeiten berechnet
Benutzerzuordnung – Klare Zuordnung, wer die Arbeit ausgeführt hat
Projektkontext – Zuordnung zu einem bestimmten Projekt
Aufgabenkontext – Optionale Zuordnung zu einer bestimmten Aufgabe

Zusätzliche Zeitdaten:

Erfassungstyp – Wie die Zeit erfasst wurde (START, CONTINUE, FINISH)
Manuell-Flag – Ob die Zeit manuell oder automatisch erfasst wurde
Notizen – Optionale Arbeitsbeschreibungen und Kontext
Screenshots – Optionale Screenshot-Anhänge zur Arbeitsverifizierung
Währungsdaten – Mehrwährungsunterstützung für internationale Teams

Dauerberechnung und -formatierung

Automatische Dauerberechnung:

Echtzeit-Berechnung – Dauer wird automatisch aus den Zeitstempeln berechnet
Präzise Zeiterfassung – Berechnungen auf die Sekunde genau
Zeitformatierung – Dauer im Format HH:MM:SS angezeigt
Aggregation – Einzelne Intervalle werden zu Aufgaben-, Projekt- und Benutzersummen aufsummiert
Berichtsintegration – Dauerdaten fließen in Berichte und Analysen ein

Zeitanzeige-Funktionen:

Aufgabenkarten – Anzeige „Erfasste Zeit: HH:MM:SS“ auf Projektboard-Aufgabenkarten
Projektgesamtzeiten – Tägliche und wöchentliche Zeitgesamtzeiten pro Projekt
Benutzerzusammenfassungen – Individuelle Zeitübersichten für Teammitglieder
Kundenberichte – Professionelle Zeitberichte für Kundentransparenz

Datenbeziehungen und Integration

Verknüpfungen der Zeitdaten:

Benutzerbeziehungen – Zeitintervalle gehören bestimmten Benutzern
Projektbeziehungen – Zeitintervalle gehören bestimmten Projekten
Aufgabenbeziehungen – Zeitintervalle können bestimmten Aufgaben gehören
Screenshot-Beziehungen – Screenshots können Zeitintervallen zugeordnet werden
Rechnungsbeziehungen – Zeitintervalle können als abgerechnet markiert werden

Integrationspunkte:

Projektmanagement – Zeitdaten erscheinen in Projektboards und Aufgabenverwaltung
Rechnungssystem – Zeitdaten fließen direkt in die Rechnungserstellung
Berichtssystem – Zeitdaten bilden die Grundlage für Analysen und Berichte
Kundenportal – Zeitdaten für Kunden über Portalzugriff sichtbar
Teamverwaltung – Zeitdaten fließen in die Team-Performance-Analyse ein

Vorteile der Zeitdaten: ✅ Umfassende Erfassung – Vollständige Dokumentation aller ausgeführten Arbeit
✅ Flexible Zuordnung – Zeit mit Projekten, Aufgaben und Geschäftskontext verknüpfen
✅ Automatische Integration – Zeitdaten fließen nahtlos in andere Geschäftsprozesse
✅ Professionelle Darstellung – Übersichtliche Zeitdaten für Kundenkommunikation
✅ Geschäftsanalyse – Aussagekräftige Daten für Analyse und Entscheidungen

Einstieg in die Zeiterfassung

Kurzanleitung

Schritt 1: Desktop-App einrichten (empfohlen)

Corcava-Desktop-Zeiterfassungsanwendung herunterladen und installieren
Mit Ihren Corcava-Zugangsdaten anmelden
Prüfen, dass Ihre zugewiesenen Projekte in der Anwendung erscheinen
Start und Stopp der Zeiterfassung für ein Projekt testen

Schritt 2: Projektzuweisung verstehen

Prüfen, dass Sie den Projekten zugewiesen sind, für die Sie Zeit erfassen müssen
Verstehen, welche Projekte abrechenbar bzw. nicht abrechenbar sind
Prüfen, ob Sie die Berechtigung zur Zeiterfassung für bestimmte Projekte haben
Projekt- und Aufgabenstruktur für genaue Zeitzuordnung prüfen

Schritt 3: Zeiterfassung starten

Projekt (und optional Aufgabe) in der Desktop-Anwendung auswählen
Auf Start klicken, um die Zeiterfassung zu starten
Normal arbeiten, während die Zeiterfassung im Hintergrund läuft
Zeiterfassung stoppen, wenn die Arbeitssitzung beendet ist
Prüfen, dass die Zeit auf Projektboards und in Berichten erscheint

Best Practices für die Zeiterfassung

✅ Konsequente Erfassung – Zeit konsequent erfassen für genaue Projektdaten
✅ Projektgenauigkeit – Sicherstellen, dass Zeit den richtigen Projekten zugeordnet wird
✅ Aufgabenspezifität – Nach Möglichkeit Zeiterfassung auf Aufgabennebene für detaillierte Analyse nutzen
✅ Regelmäßige Prüfung – Erfasste Zeit regelmäßig auf Genauigkeit prüfen
✅ Professioneller Kontext – Notizen hinzufügen, die Kontext für Kundenabrechnung liefern
✅ Teamkoordination – Mit dem Team Zeiterfassungsrichtlinien abstimmen

Nächste Schritte

Nachdem Sie die Grundlagen der Zeiterfassung verstanden haben, können Sie Folgendes erkunden:

Integration der Desktop-Anwendung – Vertiefung in Funktionen und Workflow der Desktop-App
Manuelle Zeiterfassung – Manuelle Zeiterfassung über die MyWork-Oberfläche
Screenshot-Verwaltung – Screenshot-Aufnahme und Datenschutzsteuerung
Zeitberichte & Analyse – Zeitberichte und Geschäftsanalyse nutzen

Hinweis: Die Zeiterfassung in Corcava ist sowohl automatisch als auch flexibel konzipiert. Die Desktop-Anwendung ermöglicht nahtlose automatische Erfassung, während die manuelle Erfassung sicherstellt, dass Sie alle Arbeit genau erfassen können. Beide Methoden zu verstehen hilft Ihnen, vollständige und genaue Zeitdaten für professionelle Kundenabrechnung und Teamanalyse zu führen.