Wöchentliche Sollstunden & Fortschrittsverfolgung

Legen Sie wöchentliche Arbeitsstundenziele für Teammitglieder fest und verfolgen Sie den Fortschritt zu den Zielen automatisch. Ideal für die Verwaltung von Teams mit unterschiedlichen Arbeitszeiten, für Verantwortlichkeit und Work-Life-Balance.

Überblick

Wöchentliche Sollstunden helfen Ihnen, klare Erwartungen zu setzen, wie viel Zeit jedes Teammitglied pro Woche arbeiten soll. Ob Sie Vollzeitmitarbeiter mit 40 Stunden, Teilzeit-Freelancer mit flexiblen Zeiten oder eine Mischung aus beidem führen – Sollstunden geben allen ein klares Ziel.

Sollstunden festlegen

Für Team-Manager

Als Administrator oder Team-Inhaber können Sie für jedes Teammitglied wöchentliche Sollstunden festlegen:

Zu Team-Einstellungen → Benutzer navigieren
Auf den zu bearbeitenden Benutzer klicken
Den Abschnitt Zeiterfassung finden
Wöchentliche Sollstunden eingeben (z. B. 40 für Vollzeit, 20 für Teilzeit)
Änderungen speichern

Richtwerte für Sollstunden

Vollzeitmitarbeiter: Typischerweise 40 Stunden pro Woche
Teilzeitmitarbeiter: 20–30 Stunden pro Woche je nach Vereinbarung
Freelancer: Die vereinbarten Stunden
Flexible Arbeitnehmer: Realistische Ziele basierend auf Projektbedarf setzen
Leer lassen: Wenn Sie für bestimmte Benutzer keine Ziele verfolgen möchten

Hinweis: Sollstunden sind optional. Wenn Sie für einen Benutzer kein Ziel setzen, wird in seinen Berichten einfach keine Fortschrittsverfolgung angezeigt.

So funktioniert die Fortschrittsverfolgung

Wöchentlicher Zeitraum

Der Fortschritt wird kalenderwochenbasiert (Montag bis Sonntag) erfasst. Jede Woche beginnt am Montag um Mitternacht neu, und Ihr Fortschritt wird auf Null zurückgesetzt.

Fortschrittsberechnung

Ihr wöchentlicher Fortschritt wird automatisch berechnet anhand von:

Der in der aktuellen Woche (Montag–Sonntag) erfassten Zeit
Sowohl manuellen als auch automatischen Zeiteinträgen
Zeit aus allen Projekten und Aufgaben zusammen

Beispiel:

Ziel: 40 Stunden pro Woche
Bisher erfasst: 28 Stunden (Stand Donnerstag Nachmittag)
Fortschritt: 70 % (28 ÷ 40)
Verbleibend: 12 Stunden bis zum Ziel

Visuelle Fortschrittsbalken

Fortschrittsbalken erscheinen an mehreren Stellen:

Tägliche E-Mail-Berichte: Zeigt Ihren wöchentlichen Fortschritt unten
Wöchentliche E-Mail-Berichte: Zeigt den endgültigen Wochenfortschritt mit Zusammenfassung
Team-Berichte: Manager sehen Fortschrittsbalken für jedes Teammitglied mit Zielen

Der Fortschrittsbalken ist farbcodiert:

Grün: Im Plan oder über dem Ziel (80 %+)
Gelb: Nah dran (50–79 %)
Rot: Im Verzug (<50 %)

Ihren Fortschritt anzeigen

Persönliches Dashboard

Der Fortschritt der aktuellen Woche ist in Ihrem Dashboard sichtbar, wenn ein Ziel gesetzt ist. Sie sehen:

Ihre Sollstunden für die Woche
Bisher diese Woche gearbeitete Stunden
Erledigungsprozentsatz
Visuellen Fortschrittsbalken

E-Mail-Berichte

Wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert haben (siehe unten), erhalten Sie:

Tägliche Berichte (1:00 Uhr):

Zusammenfassung der gestrigen Arbeit
Fortschritt zum wöchentlichen Ziel
Verbleibende Tage in der Woche

Wöchentliche Berichte (Montag 1:00 Uhr):

Vollständige Wochenzusammenfassung (Montag–Sonntag)
Endgültiger Fortschrittsprozentsatz
Vergleich mit Ihrem Ziel
Frischer Start in der nächsten Woche

Ansicht für Team-Manager

Manager und Team-Inhaber können den Fortschritt aller Teammitglieder einsehen:

In täglichen Team-Berichten (per E-Mail)
Sehen, welche Teammitglieder im Plan sind
Erkennen, wer Unterstützung oder Anpassungen brauchen könnte

E-Mail-Berichtseinstellungen

Steuern Sie, welche Berichte Sie erhalten, unter Einstellungen → Benachrichtigungseinstellungen:

Verfügbare Berichte

Tägliche Arbeitszusammenfassung
- Wird jeden Morgen um 1:00 Uhr gesendet
- Enthält die gestrige Zeiterfassungszusammenfassung
- Zeigt wöchentlichen Fortschritt, wenn Sie ein Ziel haben
- Wird nur gesendet, wenn Sie gestern Zeit erfasst haben
Wöchentliche Arbeitszusammenfassung
- Wird jeden Montag um 1:00 Uhr gesendet
- Vollständige Wochenzusammenfassung (vorheriger Montag–Sonntag)
- Endgültiger Fortschrittsprozentsatz
- Wird nur gesendet, wenn Sie in der Woche Zeit erfasst haben
Tägliche Team-Zusammenfassung (nur Manager)
- Zeigt die gestrige Aktivität des gesamten Teams
- Enthält Fortschrittsbalken für Teammitglieder mit Zielen
- Hilft zu erkennen, wer im Plan ist
Wöchentliche Team-Zusammenfassung (nur Manager)
- Vollständige Team-Wochenzusammenfassung
- Zeigt, welche Teammitglieder ihre Ziele erreicht haben
- Listet Teammitglieder auf, die ihre Vorgaben nicht erfüllt haben (wenn Ziele gesetzt waren)

Berichte aktivieren/deaktivieren

Alle Berichtstypen sind standardmäßig aktiviert, können aber einzeln ausgeschaltet werden:

Zu Einstellungen → Benachrichtigungseinstellungen gehen
Den zu ändernden Berichtstyp finden
Ein- oder ausschalten
Änderungen speichern

Tipp: Wenn Ihnen die täglichen Berichte zu häufig sind, deaktivieren Sie sie und behalten nur die wöchentlichen Zusammenfassungen.

Anwendungsfälle

Verwaltung von Vollzeit-Teams

Setzen Sie 40-Stunden-Ziele für alle Vollzeitmitarbeiter. Nutzen Sie die wöchentlichen Team-Berichte, um sicherzustellen, dass alle Vollzeitstunden einhalten und Planungsprobleme früh zu erkennen.

Freelancer-Verwaltung

Legen Sie konkrete Stundenvorgaben basierend auf Ihren Verträgen fest. Sehen Sie leicht, wer die vereinbarten Stunden arbeitet und wer möglicherweise mehr Projekte braucht.

Teilzeitmitarbeiter

Setzen Sie niedrigere Ziele (15–25 Stunden) und erfassen Sie sie getrennt von Vollzeitmitarbeitern. Stellen Sie sicher, dass Teilzeitkräfte weder überlastet noch unterausgelastet sind.

Projektbasierte Arbeit

Setzen Sie in starken Projektphasen höhere und in ruhigeren Zeiten niedrigere Ziele. Passen Sie an, wenn sich die Geschäftsanforderungen im Jahr ändern.

Work-Life-Balance

Nutzen Sie Sollstunden, um Überlastung zu vermeiden. Wenn jemand sein Ziel dauerhaft um 20 %+ überschreitet, kann es an der Zeit sein, zusätzliche Hilfe einzustellen oder die Arbeitslast umzuverteilen.

Best Practices

Realistische Ziele setzen

Mit üblichen Arbeitserwartungen starten (40 Stunden für Vollzeit)
An Feiertage, Urlaub und bekannte Abwesenheiten anpassen
Durchschnittliche Besprechungszeit und Nicht-Projekt-Arbeit berücksichtigen
Vierteljährlich anhand tatsächlicher Muster prüfen und anpassen

Fortschrittsberichte nutzen

Fortschritt in der Wochenmitte prüfen (Mittwoch/Donnerstag)
Bei Rückstand zusätzliche Zeit für Freitag oder Wochenende einplanen
Bei Vorsprung prüfen, was den Anstieg verursacht hat (nachhaltig?)
Wöchentliche Berichte nutzen, um Muster über die Zeit zu erkennen

Team-Management

Team-Fortschrittsberichte jeden Montagmorgen prüfen
Schwächere Leistungen proaktiv angehen (können Hilfe brauchen, keine Disziplin)
Teammitglieder feiern, die ihre Ziele konsequent erreichen
Ziele anpassen, wenn das gesamte Team dauerhaft über/unter liegt

Saisonale Anpassungen

In Ferienwochen niedrigere Ziele setzen
Unternehmensweite Events oder Konferenzen berücksichtigen
Bei bekannten Projektspitzen vorübergehend anpassen
Zieländerungen dem Team im Voraus mitteilen

Datenschutz & Berechtigungen

Wer Sollstunden setzen kann

Nur Administratoren und Team-Inhaber können Sollstunden für Benutzer setzen. Teammitglieder können ihre eigenen Ziele nicht setzen.

Wer Sollstunden sehen kann

Eigenes Ziel: Sie können Ihr eigenes Ziel und Ihren Fortschritt immer einsehen
Team-Ziele: Manager sehen die Ziele und den Fortschritt aller Teammitglieder
Andere Benutzer: Können die Ziele oder den Fortschritt anderer Teammitglieder nicht einsehen

Sichtbarkeit der Berichte

Persönliche Berichte: Nur Sie erhalten Ihre persönlichen täglichen/wöchentlichen Berichte
Team-Berichte: Werden nur an Team-Inhaber und Organization Managers gesendet
Kunden: Sehen niemals Sollstunden oder Fortschrittsinformationen

Häufig gestellte Fragen

F: Was passiert, wenn ich für jemanden kein Ziel setze?
A: Er sieht einfach keine Fortschrittsverfolgung. Die Berichte zeigen weiterhin seine Zeitaufschlüsselung nach Projekt und Aufgabe, nur ohne Fortschrittsbalken.

F: Kann ich das Ziel von jemandem mitten in der Woche ändern?
A: Ja, aber der Fortschrittsbalken wird sofort anhand des neuen Ziels neu berechnet. Seine erfassten Stunden ändern sich nicht, nur der Prozentsatz.

F: Verfallen Sollstunden von Woche zu Woche?
A: Nein, jede Woche ist unabhängig. Wenn Sie in einer Woche 50 Stunden arbeiten, zählen die zusätzlichen 10 Stunden nicht für das Ziel der nächsten Woche.

F: Was, wenn jemand im Urlaub ist?
A: Entweder sein Ziel vorübergehend auf 0 setzen oder unverändert lassen. Die Berichte werden ohnehin nicht gesendet, wenn in der Woche keine Zeit erfasst wurde.

F: Kann ich für verschiedene Wochen unterschiedliche Ziele setzen?
A: Sollstunden sind eine Einstellung pro Benutzer, nicht pro Woche. Wenn Sie für starke/schwache Phasen unterschiedliche Ziele brauchen, passen Sie sie zu Beginn jeder Phase manuell an.

F: Werden die E-Mail-Berichte am Wochenende gesendet?
A: Berichte werden täglich (auch am Wochenende, wenn Sie Zeit erfassen) und wöchentlich (nur montags) gesendet. Sie können sie in den Einstellungen deaktivieren, wenn Sie keine E-Mails am Wochenende möchten.