Zeitkorrekturen & Prüfprotokoll

Überblick

Die Funktion „Zeitkorrektur“ in Corcava ermöglicht das Verschieben erfasster Zeitintervalle zwischen Projekten, wenn die Zeit versehentlich dem falschen Projekt zugeordnet wurde. Die Funktion umfasst umfassende Prüfprotokollierung für vollständige Transparenz und zur Verhinderung unbefugter Änderungen. Jede Verschiebung wird erfasst, protokolliert und kann zur Nachvollziehbarkeit geprüft werden.

Die Funktion ist wichtig, um eine genaue Projekt-Zeiterfassung zu führen und gleichzeitig die Flexibilität zu bieten, ehrliche Fehler zu korrigieren – mit durchgängigem Prüfprotokoll für Compliance und Betrugsprävention.

Zeit zwischen Projekten verschieben

Fehler bei der Zeiterfassung korrigieren

Wann Zeitverschiebung nutzen:

Typische Szenarien, in denen Zeitverschiebung hilft:

Versehentlich mit der Zeiterfassung im falschen Projekt begonnen
Zwischen Projekten gewechselt, aber vergessen, den Tracker zu wechseln
Zeit nach Projektumfangsänderungen neu zuordnen
Zeit korrigieren, die erfasst wurde, bevor die Projektzuweisung klar war

So verschieben Sie Zeit:

Schritt 1: Zu „Meine Arbeit“ navigieren

Zur Seite Meine Arbeit gehen
Ihre Zeitintervalle nach Datum gruppiert anzeigen
Das zu verschiebende Intervall finden

Schritt 2: Verschiebung starten

Neben dem Intervall auf die Schaltfläche Verschieben (Pfeilsymbol) klicken
Der Verschieben-Dialog öffnet sich mit den aktuellen Intervallinformationen
Aktuelles Projekt, Dauer und Zeitbereich werden angezeigt

Schritt 3: Zielprojekt auswählen

Das richtige Projekt aus dem Dropdown-Menü wählen
Es werden nur Projekte angezeigt, auf die Sie Zugriff haben
Projekte müssen im selben Team sein (keine Verschiebung zwischen Teams)

Schritt 4: Grund angeben (empfohlen)

Eine kurze Erklärung für die Verschiebung eingeben
Beispiele:
- „Versehentlich falschem Projekt zugeordnet“
- „Kunde hat Projektumfang während der Sitzung geändert“
- „Projektwechsel bei Aufgabenänderung vergessen“
Der Grund wird im Prüfprotokoll für Transparenz erfasst

Schritt 5: Verschiebung bestätigen

Auf „Zeit verschieben“ klicken, um die Aktion abzuschließen
Das Zeitintervall wird sofort aktualisiert
Neben dem Projektnamen erscheint das „Verschoben“-Badge
Prüfprotokolleintrag wird automatisch erstellt

Einschränkungen bei Verschiebungen

Was nicht verschoben werden kann

Abgerechnete Zeit:

Zeit, die in einer Kundenrechnung enthalten ist, kann nicht verschoben werden
Zeit, die in einer Team-Rechnung enthalten ist, kann nicht verschoben werden
Verhindert Abrechnungsabweichungen und wahrt die Rechnungsintegrität
Bei nötiger Korrektur abgerechneter Zeit den Admin kontaktieren

Verschiebungen zwischen Teams:

Zeit kann nur zwischen Projekten desselben Teams verschoben werden
Verhindert Datenabfluss zwischen verschiedenen Organisationen
Wahrt Team-Datenisolation und -Sicherheit

Berechtigungsanforderungen:

Sowohl Unternehmens- als auch Benutzerberechtigungen müssen die Verschiebung erlauben
Details siehe Abschnitt Berechtigungen unten

Visuelle Hinweise

„Verschoben“-Badge

Wenn ein Zeitintervall verschoben wurde, erscheint neben dem Projektnamen ein blaues „Verschoben“-Badge:

Badge-Funktionen:

Erscheint automatisch bei verschobenen Intervallen
Klickbar, um die vollständige Verschiebungshistorie anzuzeigen
Hover zeigt Tooltip: „Klicken, um Verschiebungshistorie anzuzeigen“
Bleibt auch nach mehrfachen Verschiebungen sichtbar

Verschiebungshistorie anzeigen:

Auf das „Verschoben“-Badge klicken
Modal öffnet sich mit vollständiger Historie
Alle Verschiebungen sichtbar, wenn das Intervall mehrfach verschoben wurde
Jeder Eintrag zeigt:
- Wer die Verschiebung vorgenommen hat
- Wann verschoben wurde
- Aus welchem Projekt
- In welches Projekt
- Grund (falls angegeben)

Beispiel für die Anzeige der Historie:

John Doe verschob von Projekt A nach Projekt B
9. Okt. 2025 15:45
„Versehentlich falschem Projekt zugeordnet“

Prüfprotokoll-System

Vollständige Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Jede Zeitverschiebung wird automatisch mit umfassenden Prüfinformationen protokolliert. Diese Protokolle sind unveränderlich – sie können weder bearbeitet noch gelöscht werden.

Was protokolliert wird:

Für jede Zeitverschiebung erfasst das System:

Benutzerinformationen – Wer die Änderung vorgenommen hat (Name, ID, E-Mail)
Zeitstempel – Exaktes Datum und Uhrzeit der Änderung
Alter Wert – Ursprüngliches Projekt (ID und Name)
Neuer Wert – Neues Projekt (ID und Name)
Grund – Vom Benutzer angegebene Erklärung (falls angegeben)
IP-Adresse – Woher die Änderung stammt
User Agent – Browser-/Geräteinformationen
Zeitintervall-Details – Dauer und Zeitbereich des verschobenen Intervalls

Warum Prüfprotokollierung wichtig ist:

✅ Betrugsprävention – Vollständige Spur verhindert unbefugte Zeitmanipulation
✅ Nachvollziehbarkeit – Klare Aufzeichnung, wer welche Änderungen vorgenommen hat
✅ Transparenz – Das Management kann alle Zeitkorrekturen prüfen
✅ Compliance – Das Prüfprotokoll unterstützt regulatorische Anforderungen
✅ Streitbeilegung – Historische Aufzeichnung klärt Abrechnungsfragen

Prüfbericht Zeitverschiebungen

Teamweite Übersicht der Verschiebungen

Administratoren können alle Zeitverschiebungen im Team über einen dedizierten Prüfbericht einsehen.

Zugriff auf den Bericht:

Zu Berichte → Zeitverschiebungs-Protokoll navigieren
Erfordert die Berechtigung report.timeMovement
Verfügbar für SuperAdmins, Organization Managers und Project Managers

Berichtsinhalt:

Der Bericht zeigt alle Zeitverschiebungen in Tabellenform:

Wann – Datum und Uhrzeit der Verschiebung
Wer – Teammitglied, das die Verschiebung vorgenommen hat
Verschiebung – Von Projekt → Zu Projekt (mit Pfeil)
Dauer – Wie viel Zeit verschoben wurde
Grund – Angegebene Erklärung (falls vorhanden)

Berichtsfunktionen:

Seitennavigation (50 Verschiebungen pro Seite)
Sortierung nach neuesten zuerst
Visuelle Farbcodierung (altes Projekt rot, neues Projekt grün)
Leerzustand, wenn keine Verschiebungen vorhanden sind

Anwendungsfälle:

Monatliche Prüfung der Zeitkorrekturen
Erkennung von Mustern, die Schulung erfordern
Compliance-Prüfungen und -Berichterstattung
Betrugserkennung und -prävention
Beilegung von Abrechnungsstreitigkeiten

Berechtigungen für Zeitverschiebung

Wer Zeit verschieben kann

Einstellung auf Unternehmensebene:

Unter Einstellungen → Unternehmenseinstellungen
Schalter „Zeitverschiebung zwischen Projekten erlauben“
Wenn deaktiviert, kann niemand Zeit verschieben (außer wie unten)
SuperAdmins und Organization Managers können diese Einstellung ändern

Berechtigung auf Benutzerebene:

Unter Einstellungen → Benutzer → Benutzer bearbeiten
Schalter „Kann Zeit zwischen Projekten verschieben“
Nur wirksam, wenn die Unternehmenseinstellung ebenfalls aktiviert ist
Admins können bestimmte Benutzer einschränken

Rollenbasierter Zugriff:

Kann immer Zeit verschieben:

SuperAdmins (überschreiben Einschränkungen auf Benutzerebene)
Organization Managers (überschreiben Einschränkungen auf Benutzerebene)

Kann eigene Zeit verschieben (wenn erlaubt):

Benutzer mit aktivierten Unternehmens- und Benutzerberechtigungen
Können nur ihre eigenen Zeitintervalle verschieben
Können keine Zeit anderer Benutzer verschieben

Kann keine Zeit verschieben:

Benutzer, bei denen die Unternehmenseinstellung deaktiviert ist
Benutzer, bei denen die individuelle Berechtigung deaktiviert ist
Benutzer, die versuchen, die Zeit eines anderen zu verschieben
Jeder, der versucht, abgerechnete Zeit zu verschieben

Berechtigungshierarchie:

Unternehmenseinstellung AUS → Niemand kann verschieben (Richtlinie)
Unternehmenseinstellung AN + Benutzereinstellung AUS → Dieser Benutzer blockiert
Unternehmenseinstellung AN + Benutzereinstellung AN → Benutzer kann verschieben
Admin-Rollen → Überschreiben Benutzereinstellungen (aber nicht Unternehmensrichtlinie)

Best Practices

Verantwortungsvolle Nutzung der Zeitverschiebung

Wann Zeit verschieben: ✅ Sofortige Korrektur nach Erkennen des Fehlers
✅ Tagesabschluss-Prüfung, wenn falsches Projekt gewählt wurde
✅ Nach Klärung durch den Projektmanager zur Aufgabenzuweisung
✅ Wenn der Kunde das richtige Projekt für abrechenbare Arbeit bestätigt

Wann Zeit nicht verschieben: ❌ Nachdem die Zeit an Kunden abgerechnet wurde
❌ Um Stunden bei bestimmten Projekten künstlich zu erhöhen
❌ Zeit anderer Benutzer ohne Autorisierung verschieben
❌ Änderungen lange nachträglich ohne klare Begründung vornehmen

Richtlinien für Verschiebungen:

Immer Gründe angeben:

Klare, ehrliche Erklärungen einbeziehen
Hilft Managern, Korrekturmuster zu verstehen
Unterstützt Prüfungen und Compliance
Professionelle Praxis für transparente Abläufe

Zeit zeitnah verschieben:

Fehler sofort nach Feststellung korrigieren
Kontext ist bei kürzlicher Erfassung leichter erinnerlich
Reduziert Abrechnungskomplikationen
Wahrt die Datengenauigkeit

Verschiebungsberichte prüfen:

Manager sollten das Zeitverschiebungs-Protokoll monatlich prüfen
Benutzer identifizieren, die Schulung oder Unterstützung brauchen
Muster erkennen, die auf unklare Projektstrukturen hindeuten
Sicherstellen, dass keine betrügerische Aktivität vorliegt

Team schulen:

Zur richtigen Projektauswahl schulen
Zeiterfassungs-Best Practices regelmäßig durchgehen
Erklären, wann und wie Zeitverschiebung zu nutzen ist
Die Wichtigkeit der Angabe von Gründen betonen

Sicherheit und Compliance

Wie das Prüfprotokoll Ihr Unternehmen schützt

Betrugsprävention:

Vollständiges Prüfprotokoll macht unbefugte Änderungen sichtbar
IP-Adressen-Protokollierung hilft bei der Erkennung verdächtiger Aktivität
Unveränderliche Protokolle können nicht manipuliert werden
Regelmäßige Prüfung durch das Management wirkt Missbrauch entgegen

Compliance-Unterstützung:

Prüfprotokolle unterstützen SOC 2, ISO 27001 und ähnliche Standards
Vollständige Änderungshistorie für regulatorische Prüfungen
Zeitstempel und Benutzeridentifikation für Nachvollziehbarkeit
Dauerhafte Aufbewahrung aller Verschiebungsprotokolle

Datenintegrität:

Einschränkungen auf Datenbankebene verhindern Protokolländerungen
Separate Tabelle stellt sicher, dass Protokolle nicht mit Zeitintervallen gelöscht werden können
Fremdschlüssel-Constraints wahren die referentielle Integrität
Automatische Protokollierung verhindert menschliches Versehen oder Auslassen

Zugriffskontrolle:

Verschiebungsprotokolle sind durch das Berechtigungssystem geschützt
Benutzer können nur ihre eigenen Intervall-Historien einsehen
Manager können teamweite Verschiebungsberichte einsehen
Das Kundenportal gibt keine Prüfprotokolle preis

Fehlerbehebung

Häufige Fragen und Lösungen

F: Warum sehe ich die Schaltfläche „Verschieben“ nicht?

Prüfen, ob die Unternehmenseinstellung „Zeitverschiebung erlauben“ aktiviert ist
Prüfen, ob Ihre Benutzerberechtigung „Kann Zeit verschieben“ aktiviert ist
Sicherstellen, dass Sie Zugriff auf das Projekt haben
Bestätigen, dass Sie Ihre eigenen Zeitintervalle ansehen

F: Warum kann ich dieses bestimmte Zeitintervall nicht verschieben?

Die Zeit könnte bereits abgerechnet sein (auf Rechnungsnummer prüfen)
Sie sind möglicherweise nicht der Eigentümer dieses Zeitintervalls
Das Zielprojekt könnte archiviert oder gelöscht sein
Unternehmens- oder Benutzerberechtigungen könnten deaktiviert sein

F: Kann ich die Zeit eines anderen verschieben?

Nein – Benutzer können nur ihre eigenen Zeitintervalle verschieben
SuperAdmins und Organization Managers können beliebige Zeit in ihrem Team verschieben
Admin kontaktieren, wenn die Zeit eines anderen Benutzers korrigiert werden muss

F: Kann ich eine Zeitverschiebung rückgängig machen?

Ja – Zeit einfach zurück ins ursprüngliche Projekt verschieben
Alle Verschiebungen werden protokolliert, die Historie bleibt erhalten
Grund für die Rücknahme für Klarheit im Prüfprotokoll angeben

F: Wo kann ich die Verschiebungshistorie einsehen?

Auf das „Verschoben“-Badge bei einzelnen Intervallen klicken
Oder zu Berichte → Zeitverschiebungs-Protokoll für die teamweite Ansicht gehen
Manager sehen alle Verschiebungen, Benutzer nur die eigenen

F: Was passiert mit Screenshots, wenn Zeit verschoben wird?

Screenshots bleiben dem Zeitintervall zugeordnet
Screenshots wandern mit der Zeit ins neue Projekt
Die Sichtbarkeit der Screenshots folgt den Berechtigungen des neuen Projekts

Zusammenfassung

Die Funktion „Zeitkorrektur“ mit Prüfprotokoll bietet:

✅ Flexibilität – Fehler korrigieren, wenn sie passieren
✅ Nachvollziehbarkeit – Vollständige Spur, wer was warum verschoben hat
✅ Sicherheit – Unveränderliche Protokolle verhindern Betrug und unbefugte Änderungen
✅ Compliance – Das Prüfprotokoll unterstützt regulatorische Anforderungen
✅ Transparenz – Management-Einblick in alle Zeitkorrekturen
✅ Kontrolle – Hierarchische Berechtigungen ermöglichen präzise Zugriffskontrolle

Nutzen Sie diese Funktion verantwortungsvoll, um eine genaue Zeiterfassung zu führen und gleichzeitig vollständige Transparenz und Nachvollziehbarkeit in Ihrer Organisation zu gewährleisten.