Zeiterfassungs-Workflow

Desktop-App-Workflow

Täglicher Workflow mit Desktop-Zeiterfassung

Die Desktop-Anwendung bietet den primären Zeiterfassungs-Workflow für die tägliche Arbeit:

Tagesbeginn:

• Mit der Desktop-App über API-Authentifizierung verbinden
• Projekte werden automatisch mit Ihren zugewiesenen Projekten synchronisiert
• Das Projekt und die konkrete Aufgabe auswählen, an der Sie arbeiten werden
• Auf START klicken, um die Zeiterfassung zu starten

Während der Arbeit:

• Zeitintervalle werden automatisch mit dem Typ START erstellt
• Die Desktop-App erfasst Screenshots während aktiver Erfassung
• Zwischen Projekten wechseln durch Auswahl verschiedener Projekt-/Aufgabenkombinationen
• CONTINUE nutzen, um die Arbeit an einer zuvor erfassten Aufgabe fortzusetzen
• Zeiterfassung kann optionale Notizen für den Kontext enthalten

Arbeitssitzungen beenden:

• Auf FINISH klicken, um die aktuelle Zeiterfassung zu beenden
• Das System setzt automatisch die Endzeit für Ihr Intervall
• Zeitintervalle haben eine Mindestdauer von 10 Minuten
• Unvollständige Intervalle werden nach längerer Inaktivität automatisch geschlossen

Projektauswahl:

• In der Desktop-App erscheinen nur Projekte, denen Sie zugewiesen sind
• Jedes Projekt zeigt verfügbare Aufgaben für die Zeiterfassung
• Aufgabenauswahl ist optional, aber für detaillierte Berichte empfohlen
• Echtzeit-Anzeige zeigt die kumulierte Zeit pro Aufgabe

Workflow für manuelle Erfassung

Wann manuelle Zeiterfassung nutzen

Die manuelle Zeiterfassung über die MyWork-Oberfläche ist für bestimmte Szenarien gedacht:

Geeignete Anwendungsfälle:

• Erfassen von Zeit, die offline oder ohne Zugriff auf die Desktop-App gearbeitet wurde
• Hinzufügen vergessener Zeiteinträge aus früheren Arbeitssitzungen
• Korrektur der Zeiterfassung, wenn die Desktop-App nicht verfügbar war
• Erfassen von Zeit für außerhalb der normalen Erfassungszeiten erledigte Arbeit

Ablauf der manuellen Erfassung:

• Zugriff über die MyWork-Oberfläche in der Webanwendung
• Datum für den Zeiteintrag wählen (keine zukünftigen Daten)
• Start- und Endzeiten über die Zeitauswahl festlegen
• Projekt für die Zuordnung wählen
• Optionale Notizen und Kontextbeschreibungen hinzufügen
• Das System prüft auf Zeitkonflikte und Tageslimits

Validierung und Einschränkungen:

• Keine überlappenden Zeitintervalle für dasselbe Projekt möglich
• Tägliche Zeit darf insgesamt 24 Stunden nicht überschreiten
• Datumsbeschränkungen verhindern Einträge für zukünftige Daten
• Zeitkonflikte werden automatisch erkannt und verhindert
• Mindest-Zeitintervalle gelten weiterhin (10 Minuten Minimum)

Projekt-Zeitverwaltung

Zeit über mehrere Projekte verwalten

Das System unterstützt umfassende Multi-Projekt-Zeitverwaltung:

Anforderungen an die Projektzuweisung:

• Sie müssen Projekten zugewiesen sein, bevor Sie Zeit erfassen können
• Die Projektzuweisung steuert, was in Ihrer Desktop-App erscheint
• Zeiterfassungsberechtigungen basieren auf der Projektmitgliedschaft
• Team-Isolierung stellt sicher, dass Sie nur die Projekte Ihres Teams sehen

Tägliche und wöchentliche Erfassung:

• Das System berechnet die tägliche Gesamtzeit pro Projekt automatisch
• Wöchentliche Zeitgesamtzeiten werden mit 40-Stunden-Wochenlimits erfasst
• Zeitberechnungen umfassen manuelle und automatische Einträge
• Projekt-Zeitzuordnung zeigt die Verteilung über alle Ihre Projekte

Echtzeit-Projektaktualisierungen:

• Die Desktop-App zeigt die aktuelle Tagesgesamtzeit pro Projekt
• Wöchentliche Zeitgesamtzeiten werden während der Erfassung in Echtzeit aktualisiert
• Informationen zum zuletzt aktiven Intervall werden pro Projekt geführt
• Projektwechsel behält vorherige Zeitintervalle bei

Aufgaben-Zeitzuordnung

Zeit auf verschiedene Aufgaben verteilen

Aufgabenspezifische Zeiterfassung ermöglicht detaillierte Arbeitszuordnung:

Aufgaben-Zeitverteilung:

• Zeitintervalle können bestimmten Aufgaben innerhalb von Projekten zugeordnet werden
• Aufgaben-Zeitzuordnung wird zu Projektgesamtzeiten aufsummiert
• Einzelne Aufgabenzeiterfassung hilft bei detaillierten Berichten
• Aufgabenabschluss-Erfassung ist mit Zeitdaten integriert

Aufgaben-Zeitanalyse:

• Das System erfasst, welche Aufgaben täglich Zeit hatten
• Aufgaben-Zeitzusammenfassungen zeigen die Gesamtzeit pro Aufgabe
• Aufgabenbasierte Berichte helfen, zeitintensive Aktivitäten zu identifizieren
• Integration mit Projektboards zeigt Aufgabenfortschritt und Zeitkorrelation

Aufgaben-Zeitverwaltung:

• Aufgaben müssen zu Projekten gehören, denen Sie zugewiesen sind
• Aufgabenauswahl während der Zeiterfassung ist optional, aber empfohlen
• Aufgaben-Zeitdaten fließen in Team-Analysen und Berichte ein
• Aufgabenzeit unterstützt Projekt-Schätzung und Planung

Zeitprüfprozess

Erfasste Zeit prüfen und validieren

Das System umfasst umfassende Zeitprüfung und -validierung:

Automatische Validierung:

• Erkennung überlappender Zeitintervalle verhindert Konflikte
• Tägliche Zeitlimits erzwingen angemessene Arbeitszeiten
• Mindestintervall-Anforderungen sichern aussagekräftige Zeiterfassung
• Unvollständige Intervalle werden nach Inaktivität automatisch vom System geschlossen

Manuelle Prüfmöglichkeiten:

• Tägliche Zeitzusammenfassungen mit Projektaufschlüsselung anzeigen
• Zeitintervalle auf Genauigkeit und Vollständigkeit prüfen
• Zugriff auf historische Zeitdaten für Analyse und Korrektur
• Zeitberichte zeigen manuelle und automatische Einträge getrennt

Zeitdatenintegrität:

• Transaktionsbasierte Zeiterfassung gewährleistet Datenkonsistenz
• Fehlerbehandlung verhindert die Erstellung ungültiger Zeitintervalle
• Zeitberechnungsmethoden sichern genaue Dauererfassung
• Systemprotokollierung erfasst alle Zeiterfassungsaktivitäten zur Fehlersuche

Team-Prüfprozess:

• Team-Manager können die Zeitzuordnung der Teammitglieder einsehen
• Tägliche Teamberichte enthalten individuelle Zeitübersichten
• Zeiterfassungs-Analysen helfen, Muster und Probleme zu identifizieren
• Integration mit der Rechnungsstellung gewährleistet genaue Abrechnung aus erfasster Zeit

Workflow-Best Practices

Optimale Zeiterfassungs-Workflows

Für Desktop-App-Nutzer:

• Erfassung sofort beim Arbeitsbeginn starten
• Nach Möglichkeit konkrete Aufgaben für detaillierte Berichte auswählen
• CONTINUE nutzen beim Fortsetzen vorheriger Arbeit
• Automatische Screenshot-Aufnahme für Transparenz zulassen

Für Nutzer manueller Erfassung:

• Zeit so bald wie möglich nach Arbeitsabschluss erfassen
• Bei Projekt- und Aufgabenzuordnung konkret sein
• Detaillierte Notizen für Kontext und Klarheit einbeziehen
• Vor dem Absenden prüfen, dass keine Zeitkonflikte bestehen

Für Multi-Projekt-Arbeit:

• In der Desktop-App die Projekte wechseln, wenn sich die Arbeit ändert
• Zeit getrennt für verschiedene Kunden/Projekte erfassen
• Aufgabenspezifische Erfassung für detaillierte Projektanalyse nutzen
• Tägliche Summen prüfen, um genaue Zuordnung sicherzustellen

Für Teamkoordination:

• Einheitliche Zeiterfassungspraktiken im Team beibehalten
• Aufgabenzuweisungen zur Koordination der Projektarbeit nutzen
• Regelmäßige Prüfung der Zeitberichte für die Projektgesundheit
• Zeitdaten für genaue Projekt-Schätzung und Kundenabrechnung nutzen