Ausgaben erfassen und verwalten
Jede Geschäftsausgabe im Blick
Ausgaben schnell erfassen
Jede Geschäftsausgabe in 30 Sekunden erfassen
Ausgabeninformationen
Beschreibung
Wofür die Ausgabe war
Betrag
Kosten (Dezimalzahlen möglich)
Datum
Wann die Ausgabe entstanden ist
Kategorie
Art der Ausgabe (Reisen, Verpflegung, Software usw.)
Projekt
Welches Projekt (optional)
Abrechenbar
Kann das dem Kunden in Rechnung gestellt werden?
Beleg
Datei/Foto anhängen
Ausgaben nach Kategorie ordnen
✈️ Reisen
Flüge, Hotels, Transport
🍽️ Verpflegung
Kundenessen, Teamlunch
💻 Software
Tools und Abos
🏢 Büro
Material und Ausstattung
📢 Marketing
Werbung und Aktionen
⚙️ Benutzerdefiniert
Eigene Kategorien anlegen
Zuordnung zu Projekten
Ausgaben Projekten zuordnen für präzise Kostenverfolgung
📊 Projektkosten
- • Projektkosten genau nachverfolgen
- • In Rentabilität einbeziehen
- • Budget vs. Ist-Analyse
- • Echte Kostentransparenz
💳 Kundenabrechnung
- • Ausgaben als abrechenbar markieren
- • Zu Kundenrechnungen hinzufügen
- • Beleg als Nachweis anhängen
- • Automatische Erstattung
Belege anhängen
Belege hochladen für Dokumentation und Steuer-Compliance
📸 Belege hochladen
- • Foto des Papierbelegs
- • Rechnung als PDF
- • E-Mail-Bestätigung
- • Screenshot
💼 Vorteile
- • Steuer-Compliance
- • Audit-Nachweis
- • Nachweis für Erstattung
- • Nachweis für Kundenabrechnung
Ausgabeneinreichung durchs Team
Teammitglieder erfassen eigene Ausgaben zur Freigabe
Ablauf
- 1Teammitglied erfasst Ausgabe (Hotel, Verpflegung, Software)
- 2Beleg hochladen
- 3Projekt zuordnen (falls zutreffend)
- 4Vorgesetzter prüft und genehmigt
- 5Erstattung wird bearbeitet
Integration abrechenbarer Ausgaben
Kunden in Rechnung stellen
Ausgaben als abrechenbar markieren:
- • Abrechenbar-Flag setzen
- • Zur Projektrechnung hinzufügen
- • Beleg als Nachweis anhängen
- • Kunde sieht Ausgabendetails
Integration mit Rechnungen
Reibungsloser Rechnungsablauf:
- • Rechnung aus Projekt erstellen
- • Abrechenbare Ausgaben automatisch einbezogen
- • Positionen zeigen Ausgabendetails
- • Belege verfügbar
Ausgabenberichte
Ausgabemuster verstehen und Kosten im Griff behalten
Nach Kategorie
Ausgaben nach Kategorie nachverfolgen
Nach Projekt
Projektspezifische Kosten einsehen
Nach Teammitglied
Wer hat was ausgegeben
Nach Zeitraum
Monats- und Quartalsberichte
Typische Anwendungsfälle
Kundenerstattung
Reisekosten für Kundenprojekte, automatisch in Rechnung stellen
Team-Erstattung
Team reicht Ausgaben ein, Vorgesetzte genehmigen, Buchhaltung bearbeitet
Projektbudget
Ist-Kosten vs. Budget nachverfolgen, Rentabilitätsanalyse
Steuer-Compliance
Belege für Steuerabzüge und Prüfungen aufbewahren
Buchhaltungsexport
Export für QuickBooks, Xero oder Steuerberater
Ausgabenanalyse
Wohin das Geld fließt verstehen, Ausgaben optimieren
Export für die Buchhaltung
Ausgabendaten für externe Buchhaltungssoftware exportieren
CSV exportieren
Für Excel oder Buchhaltungssoftware
PDF-Berichte
Für Management-Review
Massen-Download
Alle Belege in einer ZIP-Datei
Ausgaben erfassen, Kosten kontrollieren
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