Verantwortung und Zuweisung: Übergaben ohne Informationsverlust
Klar definierte Verantwortung ist die Grundlage für Team-Accountability. Diese Anleitung zeigt, wie Sie Leads zuweisen, Übergaben sauber handhaben und „verwaiste“ Leads vermeiden.
Das Prinzip der Verantwortung
Jede Chance sollte zu jedem Zeitpunkt genau einen Verantwortlichen haben. Geteilte Verantwortung = keine Verantwortung.
Leads zuweisen
Sobald eine neue Chance in die Pipeline kommt, sofort zuweisen:
Zuweisungsmethoden
Selbstzuweisung (Standard bei Sourcing)
Wer die Chance findet, ist verantwortlich. Sie erfassen sie und tragen die Verantwortung.
Round-Robin (eingehende Leads)
Eingehende Leads gleichmäßig auf Vertriebler verteilen. Reihum.
Kompetenzbasiert (komplexe Projekte)
Zuweisung nach Expertise. React-Projekt geht an den React-Spezialisten.
Manager-Zuweisung (VA/BDR-Modell)
VA recherchiert und erfasst, Manager weist nach Qualifizierung dem Closer zu.
Wann neu zuweisen
Neuvergabe sollte die Ausnahme sein. Gültige Gründe für Neuvergabe:
Gültige Gründe
- - Verantwortlicher im Urlaub/abwesend
- - Kompetenz passt nicht
- - Verantwortlicher ausgelastet, kann nicht nachfassen
- - Kunde wünscht anderen Ansprechpartner
- - Wechsel von Sourcing zu Closing
Keine gültigen Gründe
- - „Den will ich haben“
- - Höheres Provisionspotenzial
- - Verantwortlicher hat nur noch nicht nachgefasst
- - Manager will ihn auf der eigenen Liste
- - Einfacher zu schließen als meine Leads
Saubere Übergabe durchführen
Bei Neuvergabe dieses Protokoll einhalten, um den Kontext zu bewahren:
Übergabe-Checkliste
Übergabenotiz hinzufügen
Aktuellen Status, wichtigen Kontext und Grund der Übergabe zusammenfassen
Eigentümer-Feld aktualisieren
Auf den Namen des neuen Verantwortlichen setzen
Nächstes Follow-up-Datum setzen
Der neue Verantwortliche braucht eine konkrete nächste Aktion
Neuen Verantwortlichen direkt benachrichtigen
Nicht nur das Feld ändern – eine Nachricht mit Kontext senden
Neuer Verantwortlicher bestätigt
Die Übergabe ist erst abgeschlossen, wenn der neue Verantwortliche bestätigt
Vorlage für Übergabenotizen
Nutzen Sie dieses Format für Übergabenotizen:
[DATUM] Übergabe an [Name]
Aktueller Status: [Phase, letzte Aktivität]
Wichtiger Kontext: [was sie wissen müssen]
Warum Übergabe: [Grund]
Nächste Aktion: [konkreter Schritt + Datum]
Kundenpräferenzen: [Kommunikationsstil, Timing]
Beispiel-Übergabenotiz
[8. Feb] Übergabe an Mike
Aktueller Status: In Diskussion, 2 Anrufe mit Sarah (Entscheiderin)
Wichtiger Kontext: Sie wollen React-Dashboard, Budget ca. 4.000 $, Start bis 1. März. Vorheriger Freelancer ist abgetaucht, daher legen sie Wert auf Kommunikation. Sarah bevorzugt Slack statt E-Mail.
Warum Übergabe: Ich bin vom 10.–17. Feb. im Urlaub
Nächste Aktion: Überarbeiteten Vorschlag mit API-Integrationsumfang bis 10. Feb. senden
Kundenpräferenzen: Schnelle Antworten, keine Fachsprache, Updates nach Meilensteinen
Verwaiste Leads vermeiden
„Verwaiste Leads“ sind Chancen ohne aktiven Verantwortlichen. Das passiert, wenn:
Verantwortlicher verlässt das Unternehmen, Leads wurden nicht neu zugewiesen
Verantwortlicher ist im Urlaub ohne Vertretung
Übergabe gestartet, neuer Verantwortlicher hat nie bestätigt
Lead ist zwischen zwei Personen „geteilt“ (keiner fasst nach)
Manager-Checkliste: Wöchentliche Verantwortungsbereinigung
Diese Prüfung wöchentlich durchführen, um Probleme früh zu erkennen:
Wöchentliches Verantwortungs-Audit
Verantwortung vs. Zusammenarbeit
Verantwortung bedeutet nicht, allein zu arbeiten. Der Unterschied:
Der Verantwortliche ist zuständig für
- ✓ Rechtzeitiges Nachfassen
- ✓ Aktualität des Datensatzes
- ✓ Weiterschalten in die nächste Phase
- ✓ Erfassen des Ergebnisses
- ✓ Hilfe holen, wenn blockiert
Das Team kann helfen bei
- ✓ Angebotsprüfung
- ✓ Technischen Fragen
- ✓ Preishinweisen
- ✓ Zweitmeinungen
- ✓ Vertretung bei Abwesenheit
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Saubere Übergaben, klare Verantwortung, keine verwaisten Leads
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