Duplikate vermeiden: Doppelbewerbungen und Konflikte verhindern
Nichts schadet der Glaubwürdigkeit des Teams schneller als zwei Personen, die dasselbe Projekt bewerben. Diese Anleitung zeigt, wie Sie Duplikate von vornherein vermeiden und sie handhaben, wenn sie doch durchrutschen.
Warum Duplikate schaden
- Kunde erhält zwei Angebote derselben Firma = wirkt unprofessionell
- Interner Konflikt, wem der Lead „gehört“
- Verschwendeter Aufwand und Connects/Credits
- Berichte werden verzerrt (dieselbe Chance doppelt gezählt)
Warnsignale für Duplikate
Schulen Sie Ihr Team, vor dem Anlegen eines neuen Datensatzes danach zu prüfen:
Gleiche Stellen-URL
Das klarste Merkmal. Immer zuerst nach URL suchen.
Gleicher Firmenname
Auf Schreibweisen achten: „TechCo“, „TechCo Inc“, „TechCo LLC“
Gleiche Kontaktperson
Verschiedene Projekte desselben Kunden sollten markiert werden
Ähnliche Projektbeschreibung
Kunden stellen Stellen manchmal mit kleinen Änderungen erneut ein
Felder, die bei der Duplikaterkennung helfen
Diese Felder als Pflicht setzen oder stark empfehlen:
Job-/Projekt-URL
Eindeutige Kennung für Plattform-Chancen. Als Pflichtfeld setzen.
Firmenname
Format vereinheitlichen. Offiziellen Namen verwenden, keine Abkürzungen.
Kontakt-E-Mail/Benutzername
Bei Cold E-Mail: E-Mail-Adresse. Bei Plattformen: Benutzername des Kunden.
Plattform-Projekt-ID
Upwork-Job-ID, Freelancer-Projektnummer usw.
Inhaberrichtlinie
Klare Regeln verhindern Streit. Diese Richtlinie übernehmen:
First-Touch-Inhaberregeln
Regel 1: Wer zuerst erfasst, gewinnt
Wer den Datensatz zuerst anlegt, besitzt ihn. Keine Ausnahmen. Das fördert schnelles Erfassen.
Regel 2: Vor dem Anlegen prüfen
Vor dem Anlegen nach URL und Firmenname suchen. Im Zweifel im Team-Chat nachfragen.
Regel 3: 24-Stunden-Schonfrist
Wenn Sie eine Chance finden, aber nicht sofort bieten können, haben Sie 24 Stunden zum Einreichen. Danach ist sie frei.
Regel 4: Neu ausgeschriebene Stellen sind neu
Wenn ein Kunde eine Stelle schließt und neu ausschreibt, ist es eine neue Chance. Der vorherige Inhaber hat 24 Stunden Vorkaufsrecht.
Gefundene Duplikate bereinigen
Wenn Duplikate durchrutschen, zügig bereinigen:
Zusammenführungsprotokoll
Hauptdatensatz festlegen
In der Regel der mit mehr Verlauf oder weiter in der Pipeline
Nützliche Notizen aus dem Duplikat übernehmen
Kontext bewahren – Notizen in den Hauptdatensatz übernehmen
Inhaberschaft klären
First-Touch-Inhaber behält ihn, außer er stimmt einer Übertragung zu
Duplikat als „Duplikat – zusammengeführt“ markieren
Nicht löschen – als Duplikat-Outcome markieren für spätere Prüfung
Beide Parteien informieren
Kurze Nachricht: „X in Y zusammengeführt, [Name] ist jetzt Inhaber“
Team-Regeln (zum Kopieren)
Teilen Sie dies mit Ihrem Team als Richtlinie zur Duplikatvermeidung:
Richtlinie zur Duplikatvermeidung
Vor dem Anlegen einer neuen Chance:
- Nach Stellen-URL / Projektlink suchen
- Nach Firmennamen suchen
- Nach Kontaktname/E-Mail suchen
- Bei Treffer keinen neuen Datensatz anlegen
Inhaberregeln:
- Wer zuerst erfasst, besitzt den Datensatz
- 24 Stunden Zeit zum Gebotsabgabe nach Erfassung
- Kein Bieten auf von anderen erfasste Chancen
Wenn Sie ein Duplikat finden:
- Den anderen Inhaber sofort benachrichtigen
- Einigen, welcher Datensatz bleibt
- Notizen zusammenführen, Duplikat als „Duplikat – zusammengeführt“ markieren
Checkliste vor dem Gebot
Mitarbeiter vor jedem Gebot durchgehen lassen:
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Korrekte Zuordnung verhindert Doppelzählung
Inhaberschaft & Zuweisung
Klare Inhaberregeln für Teams
Doppeltes Outreach vermeiden
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Keine Kreditkarte erforderlich