Follow-up-Queue: Keinen Lead mehr verlieren
Der Unterschied zwischen gutem und starkem Outreach ist das Follow-up. Die meisten Chancen werden gewonnen oder verloren, je nachdem, ob Sie zum richtigen Zeitpunkt nachfassen. Diese Anleitung zeigt, wie Sie ein Follow-up-System aufbauen, damit nichts durchrutscht.
Die 80‑%-Regel
80 % der Abschlüsse brauchen 5+ Follow-ups, aber 44 % geben nach einem auf. Eine systematische Follow-up-Warteschlange ist Ihr Wettbewerbsvorteil.
Follow-ups planen
Jede aktive Chance braucht ein Datum für die nächste Aktion. Ohne Ausnahme. So setzen Sie sie:
Leitfaden Follow-up-Zeitpunkt
In 3–5 Tagen nachfassen
Zeit zum Lesen und Nachdenken geben, aber nicht kalt werden lassen.
In 1–2 Tagen nachfassen
Sie sind dabei. Schwung halten. Wenn möglich noch am selben Tag antworten.
Am selben oder nächsten Tag nachfassen
Zusammenfassung und nächste Schritte innerhalb von 24 h nach dem Anruf senden.
In 5–7 Tagen nachfassen
Ihren Zeitrahmen respektieren, aber präsent bleiben. Nach Status fragen.
In 7–10 Tagen nachfassen
Mehr Abstand lassen. Anderen Ansatz oder Kanal ausprobieren.
Ihre Warteschlange priorisieren
Nicht alle Follow-ups sind gleich. So priorisieren Sie bei mehreren zu kontaktierenden Leads:
Prioritätenreihenfolge
Heiße Antworten (Reaktion in den letzten 24 h)
Diese sind aktiv dabei. Nicht abkühlen lassen.
Überfällige Follow-ups
Alles nach dem Follow-up-Datum braucht jetzt Aufmerksamkeit.
Hochwertige Chancen
Große Deals haben bei gleichen Bedingungen Vorrang vor kleinen.
Heute fällig
Geplante Follow-ups für heute, nach Wert sortiert.
Fällig diese Woche
Vorgehen, wenn Sie Zeit haben.
Wenn ein Lead kalt wird
Nach 3 Follow-ups ohne Antwort ist es Zeit für eine Entscheidung:
Optionen bei kalten Leads
Option 1: „Abschieds“-E-Mail senden
„Ich habe nichts gehört, nehme also an, der Zeitpunkt passt nicht. Ich schließe das ab – melden Sie sich gern, wenn sich etwas ändert.“
Löst oft eine Reaktion bei Leuten aus, die eigentlich antworten wollten.
Option 2: In Langzeit-Pflege überführen
Follow-up in 30–60 Tagen setzen. Sie sind vielleicht beschäftigt, nicht desinteressiert.
Option 3: Als „Keine Antwort“ schließen
Als erledigt markieren und weitermachen. Tote Leads die Pipeline nicht zustopfen lassen.
Tägliche Follow-up-Routine
Eine tägliche Gewohnheit von 15–30 Minuten für Follow-ups aufbauen:
Morgendlicher Follow-up-Block (15–30 Min.)
Neue Antworten prüfen (2 Min.)
Heiße Antworten zuerst bearbeiten.
Überfällige Punkte prüfen (3 Min.)
Alles nach dem Follow-up-Datum bearbeiten oder neu planen.
Heutige Warteschlange abarbeiten (15–20 Min.)
Follow-ups senden, Antworten erfassen, nächste Aktionen aktualisieren.
Warteschlange für morgen prüfen (2 Min.)
Wissen, was ansteht, damit Sie vorbereitet sind.
Was nach jedem Follow-up protokollieren
Jedes Follow-up sollte eine Spur hinterlassen. Das Minimum zum Erfassen:
Vorlage für Follow-up-Notizen
// Beispiel-Follow-up-Notiz
Datum: 31. Jan. 2026
Aktion: Follow-up #2 per Upwork-Nachricht gesendet
Was ich sagte: Nach Zeitplan gefragt, kurzen Call angeboten
Nächster Schritt: Am 5. Feb. nachfassen, wenn keine Antwort
Beispiel-Follow-up-Notizen
Follow-up nach Plattform-Angebot
28. Jan.: Follow-up #1. Gefragt, ob Fragen zum Angebot. Verfügbarkeit diese Woche erwähnt. → Nächstes: 1. Feb.
Nach Discovery-Call
30. Jan.: Recap-E-Mail mit Umfangsübersicht und Zeitplan gesendet. Überarbeitetes Angebot angehängt. → Nächstes: 2. Feb. (prüfen, ob sie geprüft haben)
Re-Engagement
31. Jan.: „Break-up“-E-Mail gesendet. Wird abgeschlossen, wenn keine Reaktion. → Nächstes: Am 7. Feb. „No Response“ setzen, wenn still
Verwandte Anleitungen
10-Minuten-Quickstart
Ihre erste Outreach-Pipeline einrichten
Platform Bidding Workflow
Vollständiger Workflow für Freelancer-Plattform-Angebote
Kein Follow-up mehr verpassen
Ein System aufbauen, das jede Chance im Blick hält
Keine Kreditkarte erforderlich