Interviews und Discovery-Calls: Was zählt erfassen
Eine Antwort zu bekommen ist erst der Anfang. Die Anleitung zeigt, wie Sie Gespräche, Discovery-Calls und Verhandlungen erfassen, damit bis zum Abschluss nichts untergeht.
Die Phase nach der Antwort
Die meisten Deals werden zwischen „sie haben geantwortet“ und „Vertrag unterschrieben“ gewonnen oder verloren. Hier zählt Tracking-Disziplin am meisten.
Was bei Anrufen protokollieren
Nach jedem Gespräch diese Punkte innerhalb von 24 Stunden erfassen (idealerweise sofort):
Anrufdatum & Dauer
Wann war es? Wie lange dauerte es?
Wer war im Call
Namen und Rollen. Wer ist der Entscheider?
Ihre Situation
Welches Problem wollen sie lösen? Was treibt die Dringlichkeit?
Wesentliche Anforderungen
Was brauchen sie wirklich? (Oft anders als in der Ausschreibung)
Budget & Timeline
Was können sie ausgeben? Bis wann soll es fertig sein?
Bedenken & Einwände
Wovor haben sie Bedenken? Welche Einwände kamen?
Nächste Schritte
Was passiert als Nächstes? Wer macht was bis wann?
Vorlage für Anruf-Zusammenfassung
Nutzen Sie diese Vorlage nach jedem Anruf:
[DATUM] Anruf mit [NAME] - [DAUER]
Teilnehmer: [Namen und Rollen]
Ihre Situation:
- [Schmerzpunkt / Problem, das sie lösen]
- [Was treibt die Dringlichkeit]
Anforderungen:
- [Wichtige Anforderung 1]
- [Wichtige Anforderung 2]
Budget: [Betrag oder Spanne]
Zeitplan: [Startdatum, Frist]
Geäußerte Bedenken:
- [Bedenken 1 und wie ich darauf eingegangen bin]
Nächste Schritte:
- [Aktion 1] – [Verantwortlich] – bis [Datum]
- [Aktion 2] – [Verantwortlich] – bis [Datum]
Beispiel-Anruf-Zusammenfassungen
Discovery Call – Erstgespräch
[3. Feb.] Anruf mit Sarah (CEO) – 25 Min.
Teilnehmer: Sarah (CEO, Entscheiderin), Tom (CTO, techn. Berater)
Ihre Situation:
- Aktuell Excel-Dashboard + manuelle Pflege, kostet 10 Std./Woche
- Vorstandsmeeting am 1. März, bis dahin Fortschritt nötig
Anforderungen:
- Echtzeit-Datensync aus ihrer API
- 5 Kern-Charts für das Management-Reporting
- Mobil nutzbar (Sarah prüft vom Handy)
Budget: 3.000–5.000 $ (flexibel bei Umfangserweiterung)
Zeitplan: Start 10. Feb., Abgabe bis 28. Feb.
Geäußerte Bedenken:
- Vorheriger Freelancer hat mitten im Projekt abgebrochen (ich habe Meilenstein-Lieferung betont)
- Sorge wegen laufendem Support (30-Tage-Supportphase angeboten)
Nächste Schritte:
- Überarbeitetes Angebot mit Meilensteinen senden – Ich – 4. Feb. Tagesende
- Tom teilt API-Dokumentation – Tom – 4. Feb.
- Follow-up-Call zur Angebotsbesprechung – 6. Feb. 14:00
Verhandlungs-Anruf
[6. Feb.] Angebotsbesprechung mit Sarah – 15 Min.
Besprochen:
- Meilenstein-Ansatz gefällt ihr
- Bitte um ein weiteres Chart (Nutzerwachstum)
- Start lieber 8. Feb. statt 10. Feb.
Vereinbarte Änderungen:
- Nutzerwachstums-Chart ergänzt, Preis jetzt 4.200 $ (war 3.800 $)
- Starttermin auf 8. Feb. verschoben
Nächste Schritte:
- Aktualisiertes Angebot senden - Ich - Heute
- Sarah holt CEO-Unterschrift - 7. Feb.
- Kick-off 8. Feb. vormittags
Nächste Schritte planen
Jedes Gespräch sollte mit klaren nächsten Schritten enden. Vor dem Auflegen:
Checkliste Ende des Anrufs
Vom Gespräch zum Abschluss
Diese Meilensteine erfassen, um genau zu wissen, wo Sie stehen:
Antwort erhalten
Sie haben mit Interesse geantwortet
Anruf terminiert
Discovery Call oder Interview steht im Kalender
Anruf durchgeführt
Gespräch geführt, Bedürfnisse geklärt
Angebot gesendet
Formales Angebot basierend auf dem Call versendet
Verhandlung
Konditionen, Umfang oder Preis werden besprochen
Mündliches Ja
Zusage erfolgt, Unterlagen ausstehend
Gewonnen
Vertrag unterschrieben, Anzahlung eingegangen
Typische Fehler
Anruf nicht am selben Tag erfassen
Erinnerung verblasst schnell. Innerhalb von 24 Stunden erfassen, idealerweise direkt danach.
Entscheider nicht erfasst
Immer vermerken, wer entscheidungsbefugt ist. Wenn sie nicht im Call waren: nachfragen.
Vage nächste Schritte
„Wir melden uns“ ist kein nächster Schritt. Konkret werden: wer, was, wann.
Verwandte Anleitungen
Follow-up-Warteschlange
Nach Anrufen mit systematischen Follow-ups am Ball bleiben
Plattform-Bidding-Workflow
Vollständiger Ablauf von Angebot über Gespräch bis Abschluss
Anrufe verfolgen
Kontext zwischen Antwort und Abschluss nie verlieren
Keine Kreditkarte erforderlich