Outreach-Notizen, die nützlich bleiben
Schlechte Notizen sind schlimmer als keine – sie erwecken falsches Vertrauen. Die Anleitung zeigt, wie Sie Notizen schreiben, die wirklich helfen, wenn Sie Tage oder Wochen später zur Chance zurückkehren.
Der Notiz-Test
Kann jemand anderes (oder Sie später) diese Notiz lesen und genau verstehen, was passiert ist und was als Nächstes zu tun ist? Wenn nicht, ist sie nicht nützlich.
Was erfassen
Jede Notiz sollte diese vier Fragen beantworten:
Kontext
Wie ist die Lage? Wer sind sie, was brauchen sie?
Was gesendet/gesagt wurde
Was haben Sie kommuniziert? Welchen Ansatz haben Sie gewählt?
Was gelernt wurde
Neue Infos? Budget, Zeitplan, Bedenken, Entscheider?
Nächster Schritt
Was passiert als Nächstes? Wann? Wer ist verantwortlich?
Was Sie vermeiden sollten
Vage Zusammenfassungen
„Gutes Gespräch, sie sind interessiert“ sagt nichts. Wofür genau? Was ist der nächste Schritt?
Copy-paste-Nachrichten
Nicht das komplette Angebot einfügen. Kurz den gewählten Ansatz und Anpassungen zusammenfassen.
Fehlende Daten
„Follow-up“ sagt ohne Datum nichts aus. Immer angeben, wann.
Gedankenstrom
Notizen sind kein Tagebuch. Strukturiert und auf einen Blick erfassbar halten.
Notizformat für schnelles Erfassen
Ein einheitliches Format nutzen, damit jeder Notizen schnell erfassen kann:
// Empfohlenes Format
[DATUM] Durchgeführte Aktion
- Wichtiges Detail 1
- Wichtiges Detail 2
→ Als Nächstes: [konkrete Aktion] bis [Datum]
Beispiel-Notizen
Plattform-Angebot – Erstkontakt
[28. Jan] Angebot auf Upwork eingereicht
- React-Dashboard-Rebuild, Zeitrahmen 6 Wochen
- Budget 3.000–5.000 $, wirkt fest laut Ausschreibung
- Ähnliches Projekt für TechCo hervorgehoben
- Nach Datenquelle gefragt (API vs. manuell)
→ Als Nächstes: Am 1. Feb. nachfassen bei fehlender Antwort
Follow-up-Notiz
[1. Feb.] Follow-up #1 gesendet
- Gefragt, ob sie Fragen zum Zeitplan haben
- Kurzen 15-Min.-Call zur Ansatzbesprechung angeboten
→ Als Nächstes: Am 5. Feb. Follow-up mit Mehrwert (relevanten Artikel teilen)
Zusammenfassung Discovery-Call
[3. Feb.] Discovery-Call – 25 Min.
- Aktuelles System: Excel + manuelle Erfassung, 10 Std./Woche verschwendet
- Entscheider: Sarah (im Call), CEO-Freigabe nötig bei >3.000 $
- Zeitplan: Start bis 15. Feb., Go-Live bis Ende März
- Bedenken: Vorheriger Freelancer ist mitten im Projekt abgetaucht
- Ich habe meilensteinbasierte Lieferung + wöchentliche Updates betont
→ Als Nächstes: Überarbeitetes Angebot mit Meilensteinen bis 4. Feb. Tagesende senden
Verlustgrund
[10. Feb.] Verloren – Konkurrent gewählt
- Sie haben jemanden mit spezifischer Salesforce-Integration-Erfahrung gewählt
- Der Preis war nicht das Problem (ich sei „wettbewerbsfähig“)
- Lehre: Hätte früher nach Tech-Stack fragen sollen
→ Abgeschlossen als Verloren – Konkurrent (Skills-Mismatch)
Cold-Email-Antwort
[5. Feb.] Antwort auf Cold-Email #2 erhalten
- Interesse an Content-Marketing, nicht komplette Website-Neugestaltung
- Budget: ca. 2.000 $/Monat Retainer
- Sie vergleichen 2–3 Optionen
- Call terminiert für 7. Feb. 14:00 EST
→ Als Nächstes: Fallstudien-Beispiele vorbereiten, heute Kalendereinladung senden
Übergabe-Notiz
[8. Feb.] Übergabe an Mike
- Lead ist warm, 2 Calls mit Sarah geführt
- Sie wollen Angebot überarbeitet mit API-Integration
- Wichtigster Punkt: Zeitplan (Vorstandssitzung am 1. März)
- Sarah bevorzugt Slack statt E-Mail für kurze Fragen
→ Mike: Thread bei Upwork prüfen, überarbeitetes Angebot bis 10. Feb. senden
Schnell-Notiz-Vorlagen
Diese Vorlagen kopieren und anpassen:
Erstkontakt-Outreach
[DATUM] [Gebot/E-Mail/Nachricht] gesendet
- Projekt: [kurze Beschreibung]
- Ansatz: [was ich betont habe]
- Gestellte Fragen: [falls vorhanden]
→ Als Nächstes: Follow-up [Datum]
Nach dem Anruf
[DATUM] Call – [Dauer]
- Ihre Lage: [Kernproblem/Bedarf]
- Entscheider: [wer + Freigabeprozess]
- Zeitplan: [Start/Frist]
- Bedenken: [geäußerte Einwände]
→ Als Nächstes: [konkretes Lieferergebnis] bis [Datum]
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