Outreach-Datensätze: Was Sie tracken sollten
Die richtige Datensatz-Struktur entscheidet zwischen nutzbaren Daten und Durcheinander. Die Anleitung behandelt Pflichtfelder, optionale Felder und konkrete Beispiele für Plattform-Gebote und E-Mail-Outreach.
Minimaler Datensatz (Solo)
Wenn Sie allein arbeiten und nur Gelegenheiten im Blick behalten wollen, reichen diese Pflichtfelder:
Pflichtfelder
Quelle/Plattform
Woher kam die Gelegenheit? Upwork, LinkedIn, Cold E-Mail, Empfehlung usw.
Link/URL
Direkter Link zur Stellenausschreibung, zum Profil oder zum Gesprächsstrang. Wichtig für den Kontext später.
Kontakt/Unternehmen
Wen sprechen Sie an? Name, Firma oder beides.
Geschätzter Deal-Wert
Ungefähre Deal-Größe bei Gewinn. Hilft bei Priorisierung und ROI-Berechnung.
Phase
Aktuelle Pipeline-Stufe: Neu, Kontaktiert, In Verhandlung, Gewonnen, Verloren.
Nächstes Follow-up-Datum
Wann als Nächstes nachfassen? Jede aktive Gelegenheit braucht das.
Team-tauglicher Datensatz
Wenn mehrere an Outreach arbeiten, brauchen Sie zusätzliche Felder für Abstimmung und Verantwortung:
Zusätzliche Felder für Teams
Verantwortlich / Zugewiesen an
Wer ist für diese Chance verantwortlich?
Erstellungsdatum
Wann wurde diese Gelegenheit zuerst erfasst?
Datum der letzten Aktivität
Wann war der letzte Kontakt? Hilft, kalte Leads zu erkennen.
Tags/Labels
Nach Branche, Servicetyp, Priorität usw. kategorisieren.
Risiko-Markierungen
Warnsignale: niedriges Budget, Scope-Creep-Risiko, schwierige Kunden-Signale.
Angebotsversion
Welche Version Ihres Angebots haben Sie gesendet? Nützlich für A/B-Tests.
Beispiel: Plattform-Angebots-Datensatz
So sieht ein vollständiger Datensatz für ein typisches Upwork- oder Freelancer.com-Angebot aus:
| Quelle | Upwork – Suche |
| Link | https://www.upwork.com/jobs/~01abc123... |
| Kontakt/Unternehmen | TechStartup Inc. (John D.) |
| Geschätzter Deal-Wert | 3.000–5.000 $ |
| Phase | Kontaktiert |
| Nächstes Follow-up | Feb 3, 2026 |
| Verantwortlich | Sarah |
| Tags | Web DevReact |
| Notizen | Suche React-Entwickler für Dashboard-Rebuild. 6-Wochen-Zeitrahmen. Budget wirkt fest. |
Beispiel: E-Mail-Outreach-Datensatz
Cold-E-Mail-Outreach hat andere Kontextanforderungen:
| Quelle | Cold Email – Q1-Kampagne |
| Link | https://www.linkedin.com/in/jane-smith... |
| Kontakt/Unternehmen | Jane Smith, VP Marketing @ GrowthCo |
| Geschätzter Deal-Wert | 10.000 $/Monat Retainer |
| Phase | In Diskussion |
| Nächstes Follow-up | 5. Feb. 2026 (nach Call) |
| Verantwortlich | Mike |
| Tags | SaaSHohe Priorität |
| Notizen | Antwort auf 2. E-Mail. Interesse an Content-Marketing. Discovery-Call am 4. Feb. 14:00 EST vereinbart. |
Felder, die Sie vermeiden sollten
Manche Felder wirken nützlich, schaffen aber mehr Probleme als sie lösen:
Zu viele eigene Status
Für jeden Mikroschritt keinen eigenen Status anlegen. „Erste E-Mail gesendet“ und „Zweite E-Mail gesendet“ sind Aktivitäten, keine Phasen.
Wahrscheinlichkeits-Prozente
Ohne genug Daten zur Kalibrierung sind Wahrscheinlichkeits-% reine Schätzung. Besser einfache Priorität nutzen.
Doppelte Kontaktfelder
E-Mail, Telefon und LinkedIn nicht separat im Outreach-Datensatz speichern. Stattdessen auf einen Kontaktdatensatz verlinken.
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