Outreach-Tracking Quickstart: 10-Minuten-Setup
In unter 10 Minuten von null zu einer funktionierenden Outreach-Pipeline. Diese Anleitung führt Sie durch: ersten Lead anlegen, Pipeline-Stufen einrichten, Follow-up-Regeln konfigurieren und das erste Ergebnis erfassen.
Was Sie nach dieser Anleitung haben
- Eine funktionierende Outreach-Pipeline mit klaren Stufen
- Ihr erster Lead/Gelegenheit erfasst
- Follow-up-Regeln konfiguriert
- Ein Verantwortlicher für Rechenschaft zugewiesen
- Ihr erstes Ergebnis erfasst
Schritt 1: Ihren ersten Outreach-Datensatz anlegen
Beginnen Sie mit einer echten Gelegenheit, an der Sie gerade arbeiten. Nicht zu viel nachdenken – etwas Aktives wählen.
Mindestfelder zum Ausfüllen
- Quelle/Plattform: Woher kommt dieser Lead? (z. B. Upwork, LinkedIn, Cold Email)
- Link: URL zur Stellenanzeige, zum Profil oder zur Konversation
- Unternehmen/Kontakt: Wen sprechen Sie an?
- Wertschätzung: Grobe Dealgröße bei Gewinn
- Stufe: Wo steht diese Gelegenheit gerade?
Jedes Feld muss nicht perfekt sein. Später lässt sich alles bearbeiten. Ziel ist, etwas Reales im System zu haben.
Schritt 2: Pipeline-Stufen wählen
Halten Sie es einfach. Stufen lassen sich später jederzeit ergänzen; sie zu entfernen erzeugt Aufräumarbeit in den Daten.
Empfohlene Einstiegs-Stufen
Das deckt 90 % der Anwendungsfälle ab. Stufen wie „Gespräch geplant“ oder „Angebot gesendet“ nur hinzufügen, wenn Sie diese Übergänge gezielt tracken wollen.
Schritt 3: Erstes Follow-up setzen
Jede aktive Chance braucht ein Datum für die nächste Aktion. Wenn Sie nicht wissen, wann Sie nachfassen sollen, geht der Lead verloren.
Faustregel für Follow-ups
- Gerade eingereicht: In 3–5 Tagen nachfassen
- Antwort erhalten: In 1–2 Tagen nachfassen
- Gespräch geplant: Am selben oder nächsten Tag nachfassen
- Warten auf Entscheidung: In 5–7 Tagen nachfassen
Setzen Sie jetzt das Follow-up-Datum bei Ihrem ersten Datensatz. Konkret – „nächste Woche“ reicht nicht.
Schritt 4: Verantwortlichen zuweisen
Wenn Sie solo sind, sind Sie der Verantwortliche. Im Team braucht jede Chance genau eine Person, die sie voranbringt.
Warum Verantwortung wichtig ist
- Keine Unklarheit, wer nachfassen soll
- Klare Verantwortung für Ergebnisse
- Verhindert doppeltes Outreach (zwei Personen kontaktieren denselben Lead)
- Ermöglicht aussagekräftige Rep-Performance-Berichte
Schritt 5: Ihr erstes Ergebnis erfassen
Wählen Sie eine abgeschlossene Gelegenheit aus Ihrer letzten Zeit und erfassen Sie das Ergebnis. Damit schließen Sie den Kreislauf und sehen den kompletten Ablauf.
Ergebnis-Optionen
Won
Zusage, Deal abgeschlossen
Lost
Absage (Grund angeben)
Keine Antwort
Nach X Follow-ups keine Reaktion
Kein Fit
Sie haben abgebrochen
Typische Setup-Fehler vermeiden
Zu viele Stufen
Mit maximal 5 Stufen starten. Mehr geht später immer; Stufen zu entfernen ist mühsam.
Keine Follow-up-Daten
Jede aktive Chance braucht ein Nächste-Aktion-Datum. Ohne Ausnahme.
Link/URL fehlt
Link zur Stellenanzeige oder zum Gespräch immer speichern. Sie brauchen ihn später.
Vage Ergebnisgründe
„Lost“ reicht nicht. War es Preis, Timing, Wettbewerb? Konkrete Gründe ermöglichen Verbesserung.
Ihre 10-Minuten-Checkliste
Was kommt als Nächstes
Jetzt, wo die Grundlagen stehen, können Sie in einzelne Themen einsteigen:
Was Sie tracken sollten
Vollständige Anleitung zur Datensatzstruktur mit Pflicht- und optionalen Feldern
Statuses & Outcomes
Phasen und Ergebnisse definieren für saubere Daten
Follow-Up Queue
System aufbauen, damit kein Follow-up vergessen wird
Platform Bidding
Vollständiger Ablauf für Upwork und ähnliche Plattformen
Outreach jetzt verfolgen
Richten Sie Ihre Pipeline ein und verlieren Sie keinen Lead mehr
Keine Kreditkarte erforderlich