Outreach-Reporting-Dashboard: Was Sie wöchentlich prüfen sollten
Gutes Reporting zeigt, wo der Fokus liegen soll. Die Anleitung erklärt, welche Kennzahlen für Outreach zählen, wie Sie sie wöchentlich prüfen und Daten in Aktionen umsetzen.
Die Haltung beim wöchentlichen Review
Nicht nur auf Zahlen schauen. Fragen: „Wo ist diese Woche der Flaschenhals, und was kann ich konkret dagegen tun?“
Wichtige wöchentliche Kennzahlen
Fokus auf diese 7 Kennzahlen für ein klares Bild der Outreach-Gesundheit:
Neue Leads/Opportunities
Wie viele neue Opportunities sind in die Pipeline gekommen?
Versendete Angebote
Wie viele Angebote/Proposals/Outreach-Nachrichten versendet?
Fällige vs. erledigte Follow-ups
Werden Follow-ups rechtzeitig erledigt?
Antwortrate
Anteil des Outreach mit Antwort (beliebige Antwort)
Abschlussraten-Trend
Anteil der Opportunities, die zu „Gewonnen“ werden (gleitende 4-Wochen-Ansicht)
Durchlaufzeit
Durchschnittliche Tage vom ersten Kontakt bis zum Ergebnis
Stunden pro Lead
Zeitaufwand pro Opportunity (bei Zeiterfassung)
Ablauf wöchentliches Review
Jede Woche diesen 3-Schritte-Ablauf durchgehen:
Flaschenhals identifizieren
Kennzahlen prüfen. Wo ist die größte Lücke oder der Abfall?
Typische Flaschenhälse:
- Niedriges Volumen → Zu wenig Opportunities gefunden
- Niedrige Antwortrate → Zielgruppe oder Ansprache
- Niedrige Abschlussrate → Qualifizierung oder Angebot
- Lange Durchlaufzeit → Follow-up-Disziplin
1–2 Aktionen wählen
Nicht alles auf einmal angehen. Die wirkungsvollste Aktion wählen.
Beispiel-Aktionen:
- „Täglich 30 Min. für neue Lead-Gewinnung einplanen“
- „Diese Woche neues Proposal-Intro testen“
- „Alle überfälligen Follow-ups bis Mittwoch abarbeiten“
- „10 veraltete Leads prüfen und schließen“
Nächste Woche verfolgen
Hat die Aktion die Kennzahl verbessert? Anpassen oder etwas anderes ausprobieren.
Einfaches Log führen:
„KW 27. Jan: Ansprechrate 12 % → 18 % nach Test neuer Betreffzeilen“
Kennzahlen-Richtwerte
Das sind grobe Richtwerte – Ihre Zahlen hängen von Branche und Kanal ab:
| Kennzahl | Schwach | Durchschnitt | Gut |
|---|---|---|---|
| Antwortrate (Cold) | <5 % | 5–15 % | >15 % |
| Antwortrate (Plattform) | <10 % | 10–25 % | >25 % |
| Abschlussrate (qualifiziert) | <10 % | 10–25 % | >25 % |
| Follow-up-Erledigung | <70 % | 70–90 % | >90 % |
| Durchlaufzeit (Tage) | >45 | 21–45 | <21 |
Dashboard-Ansicht einrichten
Eine gespeicherte Ansicht oder einen Filter einrichten, der anzeigt:
Wöchentliches Dashboard-Setup
Aktivität diese Woche: Filter nach Erstellungsdatum = letzte 7 Tage
Offene Pipeline: Nach Status filtern = nur aktive Phasen
Überfällige Follow-ups: Filter nach Follow-up-Datum < heute
Diese Woche abgeschlossen: Filter nach Ergebnisdatum = letzte 7 Tage
Typische Reporting-Fehler
Zu viele Kennzahlen tracken
7 Kennzahlen reichen. Mehr erzeugt Rauschen und Entscheidungslähmung.
Nur absolute Zahlen betrachten
Trends zählen mehr als Momentaufnahmen. Woche für Woche vergleichen.
Nicht auf die Daten reagieren
Ein Dashboard ohne Aktion ist nur Unterhaltung. Immer mit 1–2 nächsten Schritten abschließen.
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