Outreach-SOP für Teams: Standardbetriebsablauf
Eine klare SOP beseitigt Missverständnisse und sorgt für Einheitlichkeit im Team. Diese Vorlage können Sie kopieren, anpassen und mit Ihren Vertretern teilen.
So nutzen Sie diese SOP
- Die folgenden Abschnitte kopieren
- Details für Ihr Team anpassen
- Während des Onboardings mit allen Reps teilen
- Vierteljährlich prüfen und aktualisieren
Ein-Seiten-Zusammenfassung
OUTREACH-SOP – KURZREFERENZ
Tägliche Routine
- - Neue Antworten prüfen (zuerst)
- - Follow-up-Warteschlange abarbeiten
- - Neue Gelegenheiten suchen
- - Alle Aktivitäten am selben Tag erfassen
Pflichtfelder
- - Source/Platform
- - Job URL/Link
- - Kontakt/Unternehmen
- - Value Estimate
- - Stage + Follow-up Date
Follow-up-Regeln
- - Erstes Follow-up: Tag 3–5
- - Zweites Follow-up: Tag 10–12
- - Final: Day 20 (break-up email)
- - Max 3 follow-ups if no response
Ergebnis-Regeln
- - Gewonnen = Vertrag unterzeichnet
- - Verloren = Ablehnung (Grund ergänzen)
- - Keine Antwort = 3+ Versuche, keine Reaktion
- - Nicht passend = Wir haben abgelehnt
Detaillierte SOP
1. Tägliche Routine
Morgen-Block (30–45 Min.)
Auf neue Antworten prüfen (5 Min.)
Heiße Leads wenn möglich innerhalb von 2 Stunden beantworten
Überfällige Follow-ups abarbeiten (10 Min.)
Überfälliges bearbeiten oder neu terminieren
Geplante Follow-ups von heute senden (15–20 Min.)
Warteschlange nach Priorität abarbeiten
Neue Gelegenheiten suchen (verbleibende Zeit)
Neue Leads finden und erfassen, Pipeline füllen
2. Pflichtfelder
Jeder Chancen-Datensatz MUSS diese Felder ausgefüllt haben:
Quelle/Plattform
Woher (Upwork, LinkedIn usw.)
Stellen-URL/Link
Direkter Link zur Ausschreibung oder zum Gespräch
Kontakt/Unternehmen
An wen Sie sich wenden
Geschätzter Wert
Erwarteter Deal-Umfang bei Gewinn
Stufe
Aktuelle Pipeline-Stufe
Nächstes Follow-up-Datum
Wann als Nächstes nachfassen
3. Follow-up-Rhythmus
Standard-Follow-up-Zeitplan
Regel: Nach 3 Follow-ups ohne Antwort als „Keine Antwort“ schließen
4. Ergebnis-Definitionen
Vertrag unterzeichnet ODER klares mündliches Ja mit vereinbarten Zahlungsbedingungen
Kunde hat klar Nein gesagt. Immer einen Grund angeben: Preis, Wettbewerb, Timing, Umfang passt nicht usw.
3+ Follow-up-Versuche ohne Antwort. Nach letztem Follow-up markieren.
Wir haben abgelehnt. Grund angeben: Budget zu niedrig, Warnsignale, andere Expertise usw.
5. Inhaberregeln
- 1.Wer zuerst erfasst, besitzt den Datensatz. Keine Ausnahmen.
- 2.Vor dem Anlegen eines neuen Datensatzes auf Duplikate prüfen.
- 3.24-Stunden-Haltefrist: Wenn Sie es erfassen, haben Sie 24 Stunden zum Bieten. Danach ist es frei.
- 4.Bei Übergabe: Übergabenotiz und Bestätigung durch den neuen Verantwortlichen.
- 5.Keine geteilte Zuständigkeit. Jeder Lead hat genau einen Verantwortlichen.
6. Wöchentlicher Prüfprozess
Jeden Montagmorgen
1. Alle überfälligen Follow-ups abarbeiten
2. Kalte Leads schließen (14+ Tage keine Aktivität)
3. Pipeline prüfen: genug aktive Leads?
4. Wöchentliches Sourcing-Ziel setzen, wenn die Pipeline dünn ist
5. Eine Sache notieren, die Sie diese Woche verbessern wollen
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