Berechtigungen und Rollen für Outreach-Teams
Die richtige Berechtigungsstruktur schützt sensible Daten, sorgt für Nachvollziehbarkeit und verhindert versehentliche Änderungen. Diese Anleitung zeigt, wie Sie Rollen für verschiedene Teamgrößen einrichten.
Berechtigungsgrundsätze
- Nur den für die Rolle nötigen Zugriff gewähren
- Finanzdaten schützen (Deal-Werte, Umsatz)
- Klare Verantwortung und Nachvollziehbarkeit sicherstellen
- Manager sehen alles, Bearbeitung einschränken
Empfohlene Rollen
Voller Zugriff auf alles. In der Regel Inhaber oder Vertriebsleitung.
Berechtigungen:
Überwacht das Team und prüft Arbeiten, braucht aber keine Lösch- oder Einstellungsrechte.
Berechtigungen:
Bearbeitet Leads, sendet Angebote, schließt Deals. Sieht eigene und Team-Datensätze.
Berechtigungen:
Sichtet und erfasst Gelegenheiten. Eingeschränkter Zugriff – keine Deal-Werte oder Abschlüsse.
Berechtigungen:
Beispiel-Setups nach Teamgröße
Solo + VA
VA findet und erfasst Opportunities. Sie prüfen, bieten und schließen ab.
VA-Einschränkungen:
- Sieht keine Deal-Werte, die Sie nach Qualifizierung eintragen
- Kann keine Outcomes setzen (nur Sie schließen Deals ab)
- Einträge können nach Ihrer Bearbeitung von anderen nicht mehr geändert werden
Kleines Team (3–5 Personen)
Vertreter bearbeiten ihre eigenen Leads. VA liefert für das Team. Inhaber überwacht alles.
Wichtige Einstellungen:
- Vertreter sehen gegenseitig Datensätze (für Kontext)
- Reps können nur eigene Datensätze bearbeiten
- VA kann anlegen, aber nicht abschließen oder Werte sehen
- Inhaber sieht alles, kann Zuweisung ändern
Agentur-Team (6+ Personen)
Manager führt den Tagesbetrieb. Vertreter verantworten ihre Pipeline. VAs liefern dem Team Leads.
Wichtige Einstellungen:
- Manager kann beliebige Datensätze bearbeiten (für Bereinigung/QA)
- Manager kann Zugehörigkeit zwischen Reps umzuordnen
- Reps sehen nur Team-Daten, nicht andere Teams
- VAs nur für Sourcing
- Finanzberichte nur für Inhaber und Manager sichtbar
Sensible Daten schützen
Was geschützt werden soll
Deal-Werte
VAs müssen nicht sehen, wie viel Deals wert sind
Kundenkontaktdaten
Einschränken, wer E-Mail/Telefon von Schlüsselkunden sieht
Umsatzberichte
Team-Umsatz nur für Führung sichtbar halten
Typische Berechtigungsfehler
Alle sind Admin
Keine Nachverfolgbarkeit – jeder kann alles bearbeiten oder löschen. Das führt zu Datenchaos.
VAs können Deals abschließen
Erzeugt Fehlanreize. Nur Closer sollten als gewonnen/verloren markieren.
Reps können Datensätze löschen
Verlorene Leads verschwinden statt als Outcome erfasst zu werden. Schadet dem Reporting.
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