Rechner für abrechenbare Auslastung
Ein einfacher Rechner für Auslastung, Kapazität und Bench-Zeit—plus klare Ableitung für Personalentscheidungen. Erkennen Sie, ob Sie Geld liegen lassen oder das Team überlasten.
Was Sie erhalten
- Google-Sheet-Rechner — Teamgröße, Stunden und Sätze eingeben, Auslastung sofort sehen
- Einzel- und Teamansicht — Auslastung pro Person und für das gesamte Team
- Umsatzprognose — Potenziellen Umsatz bei verschiedenen Auslastungszielen berechnen
- Gap-Analyse — Umsatzlücke zwischen aktueller und Ziel-Auslastung sehen
- Prognose — Modellieren, was bei mehr oder weniger Teammitgliedern passiert
Rechner herunterladen
Sofortigen Zugriff auf den Auslastungsrechner im PDF-Format.
Keine E-Mail nötig. Kostenlos nutzbar und teilbar.
Die Formeln (ohne Download nutzbar)
Für das Verständnis der Auslastung brauchen Sie keine Tabelle. Die zentralen Formeln:
Abrechenbare Auslastungsquote
Beispiel: 28 abrechenbare Std. ÷ 40 verfügbare Std. = 70 % Auslastung
Verfügbare Stunden
Nicht abrechenbare feste Zeit: Meetings, Verwaltung, interne Projekte, Urlaub. Typisch 8–12 Std./Woche.
Umsatzpotenzial
Beispiel: 160 Std. × 75 % × 125 €/Std. = 15.000 €/Monat Potenzial
Bench-Zeit (nicht abgerechnete Stunden)
Erfassen, um Kapazität für neue Aufträge oder Personalanpassungen zu erkennen.
Auslastung vs. Profitabilität vs. Burnout
Hohe Auslastung ist nicht automatisch gut. Die Nuance:
65–75 % Auslastung: Der Sweet Spot
Platz für interne Projekte, Weiterbildung und unerwartete Kundenbedürfnisse. Langfristig tragfähig.
75–85 % Auslastung: Hohe Leistung, hohes Risiko
Profitabel, aber fragil. Ein Krankheitstag oder unerwartete Projekterweiterung – und Sie geraten unter Druck.
85 %+ Auslastung: Burnout-Gefahr
Kein Puffer. Qualität leidet, Fehler nehmen zu, Fluktuation steigt. Nicht tragfähig.
Unter 60 % Auslastung: Umsatzproblem
Sie zahlen Kapazität, die nicht genutzt wird. Entweder mehr verkaufen oder Team verkleinern.
Die Profitabilitätsfalle
100 % Auslastung klingt gut, bedeutet aber null Kapazität für:
- • Reaktion auf dringende Kundenanfragen
- • Geschäftsentwicklung und Angebote
- • Teamentwicklung und Schulung
- • Interne Verbesserungen und Prozesse
- • Urlaub und Krankheit ohne Projektauswirkung
So nutzen Sie den Rechner
- 1
Team eingeben
Jedes Teammitglied mit Rolle und Stundensatz eintragen.
- 2
Verfügbare Stunden setzen
Wochenstunden eingeben und nicht abrechenbare Zeit (Meetings, Verwaltung usw.) abziehen.
- 3
Tatsächliche abrechenbare Stunden eingeben
Echte Daten aus letztem Monat oder Quartal nutzen. Der Rechner zeigt Einzel- und Teamauslastung.
- 4
Ziel setzen
Ziel-Auslastung eingeben (bei Unsicherheit mit 70 % starten). Umsatzlücke anzeigen.
- 5
Entscheidungen treffen
Mit der Lückenanalyse entscheiden: mehr verkaufen, Preise anpassen oder Personal ändern.
Beispiel: 5-köpfiges Design-Team
| Teammitglied | Satz | Verfügbar | Abrechenbar | Auslastung |
|---|---|---|---|---|
| Creative Director | 200 €/h | 120 h/Mon. | 72 h | 60% |
| Senior Designer | 150 €/h | 140 h/Mon. | 112 h | 80% |
| Mid Designer | 110 €/h | 140 h/Mon. | 98 h | 70% |
| Junior Designer | 75 €/h | 150 h/Mon. | 90 h | 60% |
| Motion Designer | 130 €/h | 140 h/Mon. | 126 h | 90% |
| Team gesamt | — | 690 h/Mon. | 498 h | 72% |
Analyse: Teamauslastung 72 % (gesund), aber der Motion Designer bei 90 % ist burnout-gefährdet, der Junior bei 60 % unterausgelastet. Ausgleich durch Umverteilung von Motion-Arbeit oder Einstellung.
Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden
40 Stunden als „verfügbar“ ansetzen
Niemand hat 40 abrechenbare Stunden. Meetings, Verwaltung, interne Arbeit abziehen. Realistisch sind 28–32 Std./Woche für die meisten Rollen.
100 % Auslastung anpeilen
Nicht nachhaltig und ohne Puffer. 65–75 % anpeilen; alles darüber als temporären Sprint betrachten, nicht als Ziel.
Rollenunterschiede ignorieren
Creative Directors haben naturgemäß niedrigere Auslastung (mehr Meetings, Überblick). Account Manager oft 40–50 %, Designer 75–80 %. Innerhalb der Rolle vergleichen, nicht quer.
Nicht konsequent erfassen
Ein Monat reicht nicht. Mindestens 3 Monate erfassen, um Muster zu sehen und echte Entscheidungen zu treffen.
So setzen Sie das in Corcava um
Ohne Tabelle: automatische Auslastungserfassung:
- Zeiterfassung mit abrechenbar-Flag — Zeit beim Erfassen als abrechenbar oder nicht markieren
- Auslastungsberichte pro Person und Team — Echte Auslastung ohne manuelle Rechnung sehen
- Verlauf — Auslastung Monat für Monat vergleichen und Muster erkennen
- Projektprofitabilität — Sehen, ob Projekte über oder unter Stunden laufen
Entspricht: Zeiterfassung, Berichte & Auswertungen
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine gute Auslastungsquote für eine Agentur?
65–75 % ist für die meisten Agenturen ein gesunder Bereich. So bleibt Puffer für interne Arbeit, Akquise und unerwartete Kundenbedürfnisse bei gleichzeitig profitabler Auslastung.
Sollen interne Projekte als abrechenbar zählen?
Nein. Interne Projekte sind wichtig, aber nicht abrechenbar. Erfassen Sie sie getrennt, um ein klares Bild von umsatzbringender Zeit vs. Investitionszeit zu haben.
Wie berechne ich die Auslastung für Teilzeit-Mitarbeiter?
Ihre tatsächlichen verfügbaren Stunden verwenden, nicht 40. Ein Freelancer mit 20 Std./Woche und 15 abrechenbaren Stunden hat 75 % Auslastung – gleiche Formel, andere Eingaben.
Was zählt als nicht abrechenbare Zeit?
Interne Meetings, Verwaltung (Zeiterfassung, Spesen), Geschäftsentwicklung, Angebote, Schulungen, interne Projekte, Firmenevents und Urlaub. Alles, wofür der Kunde nicht zahlt.
Wie oft soll ich die Auslastung prüfen?
Wöchentlich auf Einzelebene (Probleme früh erkennen), monatlich auf Teamebene (Trends sehen), vierteljährlich für strategische Entscheidungen (Einstellungen, Preisanpassungen).
Auslastung ist hoch, aber der Umsatz niedrig. Woran liegt das?
Die Sätze könnten zu niedrig sein, oder nicht abrechenbare Arbeit wird als abrechenbar gezählt. Zeiterfassung prüfen und mit Rechnungen abgleichen. Auch prüfen, ob Rabatte gegeben oder Stunden „geschluckt“ werden.
Verwandte Vorlagen
Design Rate Card Template
Sätze setzen, mit denen Auslastungsziele in Umsatz umgesetzt werden.
Retainer-Tracker-Vorlage
Retainer-Stunden erfassen für planbare Auslastung von Monat zu Monat.
Zeiterfassung
So bildet Corcava Auslastung automatisch aus Zeiteinträgen ab.
Scope-of-Work-Vorlage
Besseres Scoping = genauere Auslastungsprognose.