Vorlage Änderungsantrag
Leichtgewichtige Vorlage für Änderungsanträge, um Scope Creep höflich zu begrenzen. Erfasst Anfrage, Auswirkung auf Zeit/Kosten/Zeitplan, Optionen für das weitere Vorgehen und Freigabe – alles an einem Ort.
Was Sie erhalten
- Formulardokument-Vorlage — Für wesentliche Änderungen mit Dokumentationsbedarf
- Kurzversion (Kopieren/Einfügen) — Für E-Mail-basierte Änderungsdiskussionen
- Felder zur Auswirkungsbewertung — Zeit-, Kosten- und Zeitplanauswirkungen
- Optionen-Abschnitt — Mehrere Varianten (A/B) zur Kundenwahl darstellen
- Freigabe-Workflow — Unterschrift-/Datumsfelder für klare Freigabe
Vorlage herunterladen
Änderungsantrags-Vorlage im PDF-Format erhalten.
Keine E-Mail nötig. Kostenlos nutzbar und teilbar.
Was das Formular enthalten muss
Anfragedetails
- • Anfrage-Zusammenfassung — Was angefragt wird
- • Grund/Kontext — Warum diese Änderung nötig ist
- • Angefordert von — Wer die Anfrage gestellt hat
- • Anfragedatum — Wann die Anfrage einging
Auswirkungsbewertung
- • Zeitauswirkung — Zusätzlich nötige Stunden
- • Kostenauswirkung — Zusätzliches Budget nötig
- • Zeitplanauswirkung — Änderung des Liefertermins
- • Risikohinweise — Was schiefgehen könnte
Optionen
- • Option A — Vollständige Umsetzung
- • Option B — Reduzierter/alternativer Ansatz
- • Option C — Auf spätere Phase verschieben
Freigabe
- • Gewählte Option — Welcher Weg gewählt wurde
- • Freigegeben von — Kundenname
- • Freigabedatum — Wann genehmigt
- • Unterschrift — Schriftlich oder digital
Kurzversion E-Mail (Kopieren/Einfügen)
Für kleinere Änderungen diese E-Mail-Vorlage statt des Formulardokuments nutzen:
Subject: Change Request — [Project Name] — [Brief Description] Hallo [Kundenname], Sie haben [kurze Beschreibung der Anfrage] angesprochen. Ich möchte das festhalten und vor dem Weitermachen Ihre Freigabe einholen. **Was angefragt wird:** [Klare Beschreibung der Änderung] **Auswirkung:** - Zusätzliche Zeit: [X Stunden/Tage] - Zusätzliche Kosten: [Betrag] - Zeitplanänderung: [Neues Datum oder „keine Änderung“] **Optionen:** A) [Vollständige Umsetzung] — [Kosten/Zeit] B) [Alternative Vorgehensweise] — [Kosten/Zeit] C) Auf Phase 2 verschieben **Weiter vorgehen:** Antworten Sie mit Ihrer gewünschten Option, dann aktualisiere ich den Projektplan. Bei Fragen melden Sie sich gern. Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]
Diese E-Mail schafft Nachvollziehbarkeit ohne formelles Dokument. Die Antwort als Freigabe aufbewahren.
So nutzen Sie es
- 1
Anfrage sofort dokumentieren
Wenn ein Kunde etwas außerhalb des Umfangs anfragt, sofort festhalten. Nicht warten.
- 2
Auswirkungen ehrlich einschätzen
Zeit- und Kostenauswirkung realistisch berechnen. Nicht untertreiben, um den Kunden zufriedenzustellen – sonst zahlen Sie später drauf.
- 3
Optionen präsentieren, nicht nur Kosten
Kunden reagieren besser auf Wahlmöglichkeiten. „Hier sind drei Wege, damit umzugehen“ ist konstruktiver als „das wird Sie mehr kosten.“
- 4
Explizite Freigabe einholen
Erst nach schriftlicher Freigabe fortfahren. „Klingt gut“ im Meeting reicht nicht – schriftlich festhalten.
- 5
Projektdokumentation aktualisieren
Nach Freigabe SOW, Zeitplan und Budget aktualisieren. Alles synchron halten.
Häufige Fehler & Tipps
Zu lange warten, bis man es anspricht
Je länger Sie warten, desto eher geht der Kunde von Inklusion aus. Umfangsfragen innerhalb von 24 Stunden nach der Anfrage klären.
Konflikthaft wirken lassen
Als Prozess formulieren, nicht als Abwehr: „So handhaben wir Änderungen, damit nichts durchrutscht.“
Die Option „keine Auswirkung“ weglassen
„Auf Phase 2 verschieben“ gibt dem Kunden oft das Gefühl, gehört zu werden, und schützt Ihren aktuellen Umfang. Immer anbieten.
Kleine Änderungen immer wieder schlucken
Zehn kleine Änderungen summieren sich. Auch kleine Anfragen erfassen – bei erkennbarem Muster als Bündel ansprechen.
So setzen Sie das in Corcava um
- Change-Request-Aufgabe anlegen — Dem Projekt zuordnen und dem Kundenverantwortlichen zuweisen
- Formular am Kunden-Datensatz anheften — Alle Änderungsanträge an einem Ort
- Projektbudget bei Freigabe aktualisieren — Änderung in Ihrer Nachverfolgung abbilden
- Über Kundenportal teilen — Kunden können Änderungen einsehen und direkt genehmigen
Entspricht: Aufgaben, Dokumente, Kundenportal-Funktionen
Häufig gestellte Fragen
Wie klein ist zu klein für eine Änderungsanfrage?
Wenn es unter 30 Minuten dauert und das Lieferergebnis nicht wesentlich ändert, können Sie es einpreisen. Trotzdem diese „kleinen“ Anfragen erfassen – häufen sie sich, lohnt sich ein Gespräch.
Was, wenn der Kunde sagt „das hätte enthalten sein müssen“?
Beziehen Sie sich auf Ihren SOW. Was nicht ausdrücklich aufgeführt war, war nicht enthalten. Darum ist klare Umfangsdokumentation wichtig. Höflich aber bestimmt auf die Vereinbarung verweisen.
Soll ich die Zeit für die Bewertung der Änderung berechnen?
Bei kleinen Bewertungen (unter 30 Min.) in der Regel nein. Bei komplexen Änderungen mit erheblicher Analyse: ja – „Bewertungszeit“ als Teil der Auswirkung oder als eigene Position einrechnen.
Wie gehe ich mit dringenden Änderungen um, die keine Freigabe abwarten können?
Mündliche Freigabe einholen, danach sofort schriftlich nachfassen. „Wie besprochen: Wir setzen X um, Mehrkosten Y. Bitte zur Bestätigung antworten.“ Ohne eine Form der Bestätigung nicht starten.
Kann ich das für interne Umfangsänderungen nutzen?
Ja. Auch interne Änderungen (wir müssen ein Feature ergänzen, wir haben ein technisches Problem entdeckt) sollten dokumentiert werden. So sehen Sie, wo Scope Creep herkommt – Kundenwünsche oder interne Entscheidungen.
Was, wenn der Kunde ständig Änderungen anfragt?
Viele Änderungsanfragen deuten auf schlechte anfängliche Umfangsplanung oder einen Kunden hin, der Grenzen nicht respektiert. Direkt ansprechen: „Wir hatten diesen Monat X Änderungsanfragen. Besprechen wir, ob wir Umfang oder Prozess anpassen müssen.“
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