Projekt-Kickoff-Checkliste und Agenda
Eine Kickoff-Checkliste und Meeting-Agenda, die Verwirrung am ersten Tag vermeidet. Themen: Rollen, Zeitplan, Kommunikation, Freigaben, nächste Schritte – und was tun, wenn der Kunde „noch unsicher“ ist.
Was Sie erhalten
- Pre-Kickoff-Checkliste — Was vor dem Meeting vorzubereiten ist
- 60-Minuten-Agenda-Vorlage — Strukturierter Meeting-Ablauf
- Entscheidungsprotokoll-Vorlage — Getroffene Entscheidungen im Kickoff festhalten
- Post-Kickoff-E-Mail-Vorlage — Zusammenfassung und nächste Schritte direkt danach versenden
Vorlage herunterladen
Vollständiges Kickoff-Paket mit Checkliste, Agenda und E-Mail-Vorlagen.
Keine E-Mail nötig. Kostenlos nutzbar und teilbar.
Pre-Kickoff-Checkliste
Vor dem Kickoff-Meeting erledigen:
60-Minuten-Kickoff-Agenda
Vorstellung & Ziele
5 Min.Wer ist dabei, welche Rolle hat jeder, was wollen wir heute erreichen.
Projektüberblick
10 Min.Umfang, Lieferables und Erfolgsmetriken durchgehen. Gemeinsames Verständnis bestätigen.
Zeitplan & Meilensteine
10 Min.Wichtige Termine durchgehen. Abhängigkeiten und mögliche Blocker identifizieren.
Rollen & Verantwortlichkeiten
10 Min.Wer macht was – auf beiden Seiten. Wer genehmigt? Wer gibt Feedback? Wer ist der zentrale Ansprechpartner?
Kommunikation & Prozess
10 Min.Wie kommunizieren wir? Wie oft? Welche Tools? Wie gehen wir mit Feedback und Änderungswünschen um?
Offene Fragen
10 Min.Unklarheiten ansprechen. Entscheidungen und offene Punkte festhalten.
Nächste Schritte & Abschluss
5 Min.Sofortige Aufgaben und Verantwortliche bestätigen. Nächstes Check-in planen.
Wenn der Kunde „noch unsicher“ ist
Wenn der Kunde etwas im Kickoff nicht bestätigen kann:
1. Explizit festhalten
„Ausstehend: Kunde bestätigt Markenfarben bis [Datum]“
2. Frist für die Entscheidung setzen
„Wenn bis [Datum] nicht entschieden, wird dies zum Umfangsrisiko und kann den Zeitplan beeinträchtigen.“
3. Standardoption vorschlagen
„Ohne Rückmeldung fahren wir mit Option A fort. Bitte melden Sie sich bei anderer Präferenz.“
4. Risiken früh benennen
„Eine Verzögerung dieser Entscheidung verschiebt die Designphase um X Tage.“
E-Mail-Vorlage nach dem Kickoff
Betreff: Kickoff-Zusammenfassung — [Projektname] Hallo [Kundenname], Danke für den produktiven Kick-off! Kurz zusammengefasst, was wir besprochen haben: **Was wir abgestimmt haben:** - [Wichtiger Umfangspunkt 1] - [Wichtiger Umfangspunkt 2] - [Zeitplan-Bestätigung] **Getroffene Entscheidungen:** - [Entscheidung 1] - [Entscheidung 2] **Offene Punkte:** - [Punkt mit Kundeninput] — Frist [Datum] - [Zugang/Asset benötigt] — Angefragt bei [Person] **Nächste Schritte:** - [Ihr Team] wird [Aktion] bis [Datum] erledigen - [Kundenteam] soll [Aktion] bis [Datum] erledigen - Nächster Check-in geplant für [Datum/Uhrzeit] Sagen Sie Bescheid, wenn etwas fehlt oder angepasst werden soll. Viele Grüße, [Ihr Name]
Häufige Fehler & Tipps
Keine Agenda vorher senden
Kunden kommen unvorbereitet. Agenda mindestens 24 Stunden vorher senden.
Rollenklärung überspringen
„Wer genehmigt?“ ist die wichtigste Frage. Einen konkreten Ansprechpartner festlegen, nicht „das Team“.
Entscheidungen nicht schriftlich festhalten
Mündliche Absprachen werden vergessen. Die E-Mail nach dem Kickoff schafft Nachvollziehbarkeit.
Überziehen
Bei der Agenda bleiben. Braucht ein Thema mehr Zeit, lieber ein Folgetreffen planen.
So setzen Sie das in Corcava um
- Kickoff-Aufgaben in der Projektvorlage anlegen — Für jedes neue Projekt automatisch Kickoff-Vorbereitungsaufgaben erzeugen
- Projekt-Meilensteine für wichtige Termine nutzen — Der Zeitplan ab Kickoff ist für alle sichtbar
- Entscheidungen in Projektnotizen festhalten — Ein Entscheidungsprotokoll, das immer zugänglich ist
- Aufgaben für offene Punkte anlegen — Verantwortliche und Fristen direkt nach dem Kickoff zuweisen
Häufig gestellte Fragen
Wer soll am Kickoff-Meeting teilnehmen?
Ihrerseits: Projektleitung und die Teammitglieder, die die Arbeit umsetzen. Kundenseite: Entscheider, Ansprechpartner, nötige Fachexperten. Nur Zuhörer vermeiden – das verlängert Meetings und erschwert Entscheidungen.
Was, wenn der Kickoff länger als 60 Minuten dauert?
Bei komplexen Projekten 90 Minuten einplanen oder in zwei Termine teilen: einer für Umfang/Zeitplan, einer für Ablauf/Rollen. 3-Stunden-Kickoffs nicht zur Regel werden lassen – das deutet auf schlechte Vorbereitung hin.
Sollen Kickoffs vor Ort oder remote stattfinden?
Beides geht. Vor Ort stärkt die Beziehung bei großen, langfristigen Projekten. Remote reicht für die meisten Projekte und ist oft praktischer. Wichtig ist, dass alle aktiv dabei sind und das Meeting strukturiert abläuft.
Was, wenn der Kunde keine Zeit für einen richtigen Kickoff hat?
Warnsignal. Ein Kunde, der keine 60 Minuten für die Abstimmung investieren will, wird voraussichtlich schwierig bleiben. Höflich widersprechen: „Ohne Kickoff entstehen oft Unklarheit und Verzögerungen. Lassen Sie uns mindestens 30–45 Minuten finden.“
Brauche ich bei kleinen Projekten einen Kickoff?
Kürzer halten, aber nicht weglassen. Ein 15-Minuten-Call zu Umfang, Zeitplan und Freigabeablauf zählt als Kickoff. Die E-Mail nach dem Kickoff ist Pflicht – immer versenden.
Was, wenn während des Kickoffs Umfangsänderungen auftauchen?
Festhalten, aber nicht sofort zusagen. „Guter Punkt – das liegt außerhalb des aktuellen Umfangs. Ich prüfe die Auswirkung und melde mich.“ Anschließend das Change-Request-Formular nutzen.