Retainer-Tracker-Vorlage
Retainer ohne Umfangsdrift im Blick: Stunden, Lieferungen, Verlängerungstermine und Nutzungsmuster. Erkennen Sie, wann ein Kunde „heiß“ (über Umfang) oder „kalt“ (unterausgelastet) läuft, bevor es zum Problem wird.
Was Sie erhalten
- Tabellen mit mehreren Registerkarten — Kunden, Retainer, Nutzungsverfolgung und Verlängerungen an einem Ort
- Umfangsdefinitionen — Felder für enthaltenen Umfang, ausgeschlossenen Umfang und Übertragsregeln
- Nutzungsverfolgung — Genutzte vs. zugeteilte Stunden mit visuellen Anzeigen
- Verlängerungserinnerungen — Verlängerungstermine und Notizen aus Verlängerungsgesprächen erfassen
- Kontoinhaber-Zuweisung — Klare Verantwortung pro Retainer-Beziehung
Vorlage herunterladen
Sofortigen Zugriff auf die Retainer-Tracker-Vorlage im PDF-Format.
Keine E-Mail nötig. Kostenlos nutzbar und teilbar.
So nutzen Sie diese Vorlage
- 1
Kunden einrichten
Im Tab „Kunden“ jeden Kunden mit Stammdaten und Hauptansprechpartner anlegen.
- 2
Jeden Retainer definieren
Im Tab „Retainer“ pro Retainer-Vereinbarung eine Zeile anlegen. Stunden/Monat, enthaltenen und ausgeschlossenen Umfang sowie Übertragsregeln erfassen.
- 3
Nutzung monatlich erfassen
Den Nutzungs-Tab monatlich mit den tatsächlich genutzten Stunden aktualisieren. Die Vorlage berechnet Reststunden und Übertrag.
- 4
Den Tab „Verlängerungen“ im Blick behalten
Verlängerungsdaten regelmäßig prüfen. Notizen aus Verlängerungsgesprächen für künftige Besprechungen ergänzen.
Wichtige Felder in der Vorlage
| Feld | Was einbeziehen |
|---|---|
| Enthaltener Umfang | Was der Retainer abdeckt: z. B. „Bis 20 Std./Monat Design, 2 Revisionsrunden pro Lieferung“ |
| Ausgeschlossener Umfang | Was NICHT abgedeckt ist: z. B. „Strategie, Texte, Stockfotos, Eilaufträge“ |
| Übertragsregeln | Was mit ungenutzten Stunden passiert: „Kein Übertrag“ oder „Bis 5 Std. in den nächsten Monat“ |
| Rhythmus | Wie oft Sie sich treffen: Wöchentlicher Sync, zweiwöchentlich, monatlicher Check-in |
| Verantwortlicher | Wer im Team für dieses Konto verantwortlich ist |
| Verlängerungsdatum | Wann der aktuelle Vertrag endet und Verlängerung besprochen werden muss |
Typische Szenarien (und was zu tun ist)
Szenario: Kunde nutzt über Umfang (Over-Using)
Der Kunde nutzt durchgehend 25–30 Stunden, obwohl der Retainer 20 Stunden umfasst.
Was tun:
- 1. Muster dokumentieren (Daten zeigen)
- 2. Höhere Retainer-Stufe vorschlagen
- 3. Bei Ablehnung Umfang durchsetzen und Änderungsanfragen für Überstunden nutzen
Szenario: Kunde nutzt unter Umfang (Under-Using)
Der Kunde nutzt regelmäßig nur 8–10 Stunden seines 20-Stunden-Retainers.
Was tun:
- 1. Proaktiv nachfragen – sie haben vielleicht vergessen, was verfügbar ist
- 2. Projekte vorschlagen, die zu den ungenutzten Stunden passen
- 3. Wenn anhaltend: bei Verlängerung Anpassung besprechen (vermindert Abwanderung)
Szenario: Verlängerung verpasst
Der Retainer läuft aus und niemand hat es bemerkt, bis der Kunde nach der Abrechnung fragt.
Was tun:
- 1. Kalendererinnerungen 30 Tage vor Verlängerungsterminen setzen
- 2. Den Tab „Verlängerungen“ dieser Vorlage nutzen, um voraus zu planen
- 3. Verlängerung nicht voraussetzen – immer ein Gespräch führen
Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden
Ausgeschlossenen Umfang nicht definieren
Wenn Sie nur sagen, was enthalten ist, gehen Kunden davon aus, dass alles andere auch dabei ist. Machen Sie klar, was außerhalb des Umfangs liegt.
Vage Übertragsregeln
„Stunden können übertragen werden“ führt zu Streit. Konkret formulieren: „Bis zu 5 ungenutzte Stunden gehen in den nächsten Monat über und verfallen nach 30 Tagen.“
Keine regelmäßigen Check-ins
Retainer verlieren ohne regelmäßige Kommunikation an Relevanz. Monatliche oder zweiwöchentliche Abstimmungen einplanen, um die Beziehung zu pflegen.
Probleme erst bei Verlängerung ansprechen
Wenn ein Kunde seit 6 Monaten über Umfang nutzt: jetzt ansprechen, nicht erst bei Verlängerung. Kleine Korrekturen sind einfacher als große Konfrontationen.
So setzen Sie das in Corcava um
Retainer automatisch mit integrierter Zeiterfassung verfolgen:
- Retainer-Projekte mit Stundenbudgets anlegen — Monatliche Stundengrenzen pro Kunde setzen
- Zeit pro Retainer erfassen — Echtzeit-Nutzung vs. Kontingent sehen
- Verlängerungserinnerungen einrichten — Automatische Hinweise vor Ablauf der Retainer
- Nutzungsberichte für Kunden erzeugen — Portal mit genutzten Stunden teilen
Entspricht: Projekte, Zeiterfassung, Kundenportal
Häufig gestellte Fragen
Sollen nicht genutzte Retainer-Stunden übertragen werden?
Das hängt vom Geschäftsmodell ab. Kein Übertrag bedeutet planbare Einnahmen, kann für Kunden aber unfair wirken. Begrenzter Übertrag (bis 25 % der Monatsstunden) ist ein guter Kompromiss. Unbegrenzter Übertrag kann Haftung schaffen und „Stunden horten“ fördern.
Wie gehe ich mit einem Kunden um, der den Retainer pausieren will?
Klare Pausierungsregeln im Vertrag vereinbaren. Typische Optionen: eine Pause pro Jahr bis 30 Tage erlauben oder einen reduzierten „Wartungs“-Satz während der Pause anbieten. Unbefristete Pausen vermeiden, die de facto Kündigungen werden.
Wann sollte ich eine Preiserhöhung ansprechen?
Bei Verlängerung, mit mindestens 30 Tagen Vorlauf. Jährliche Erhöhungen von 3–10 % sind üblich. Wer seit über 2 Jahren nicht erhöht hat, ist oft zu günstig. Erhöhungen immer am gelieferten Mehrwert festmachen, nicht nur an der Inflation.
Wie erfasse ich lieferbasierte Retainer (nicht Stunden)?
Statt Stunden die Anzahl der Lieferungen erfassen: z. B. „4 Social-Posts/Woche“ oder „2 Blogbeiträge/Monat“. Gleiche Tabellenstruktur, aber Stunden durch Liefer-Einheiten ersetzen. Erledigungsstatus statt Zeit erfassen.
Soll ich den Retainer-Tracker mit Kunden teilen?
Eine vereinfachte Version teilen: genutzte Stunden diesen Monat, Reststunden und erbrachte Leistungen. Keine internen Notizen, Verlängerungsstrategie oder Gewinndaten teilen. Ein Kundenportal mit Nutzungssicht funktioniert gut.
Wie weit im Voraus sollte ich Verlängerungsgespräche starten?
30–45 Tage vor Verlängerung starten. So bleibt Zeit für Gespräche, Preisanpassungen und Vertragsaktualisierungen ohne Zeitdruck. Bei größeren Kunden oder komplexen Retainern 60 Tage vorher.
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