Scope-of-Work-Vorlage
Eine klare SOW-Vorlage, die Missverständnisse vermeidet: Liefergegenstände, Meilensteine, Annahmen, Abnahmekriterien und der Umgang mit Prioritätsänderungen. Zwei Versionen: verständlich und formell.
Was Sie erhalten
- Verständliche Version — Gesprächston für Kunden, die klare Sprache bevorzugen
- Formelle Version — Professionelle Sprache für Unternehmenskunden oder rechtliche Anforderungen
- Lieferumfang-Tabelle — Klare Auflistung der Liefergegenstände
- Annahmen & Abhängigkeiten — Was erfüllt sein muss, damit es funktioniert
- Abschnitt „Außerhalb des Umfangs“ — Klare Ausschlüsse zur Vermeidung von Missverständnissen
- Abschnitt Änderungsprozess — Umgang mit Umfangsänderungen
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Keine E-Mail nötig. Kostenlos nutzbar und teilbar.
„Außerhalb des Umfangs“ definieren (mit Beispielen)
Der wichtigste Teil Ihres SOW ist, was NICHT enthalten ist. Seien Sie explizit:
Beispiel Website-Redesign
Im Umfang: Homepage, About, Services, Kontaktseiten-Designs (4 Seiten insgesamt)
Außerhalb des Umfangs: Blog-Vorlage, E-Commerce-Funktionen, Copywriting, Fotografie, SEO-Optimierung, Hosting-Setup, Content-Migration
Beispiel Markenidentität
Im Umfang: Logo (primär + Icon), Farbpalette, Typografie, grundlegende Markenrichtlinien (10 Seiten)
Außerhalb des Umfangs: Markenstrategie/Positionierung, Slogan-Entwicklung, erweiterte Richtlinien, Visitenkarten-Design, Website-Design, Social-Media-Vorlagen
Beispiel Marketingkampagne
Im Umfang: Kampagnenstrategie, 3 Anzeigenkonzepte, 1 Landingpage-Design, Kampagnen-Setup in der Werbeplattform
Außerhalb des Umfangs: Laufende Optimierung, Anzeigenbudget-Verwaltung, Landingpage-Entwicklung, Copywriting außer Headlines, A/B-Tests außer initialem Setup
Wie Change Requests zusammenhängen
Im SOW sollte stehen, was bei Umfangsänderungen passiert:
„Änderungen dieses Umfangs werden mit einem Change-Request-Formular dokumentiert. Der Kunde erhält eine Auswirkungsbewertung (Zeit, Kosten, Zeitplan) und muss vor Fortsetzung der Arbeit zustimmen. Kleine Klarstellungen im Sinne dieses Umfangs erfordern kein formelles Change Request.“
Im SOW auf Ihr Änderungsantrags-Formular verlinken.
So nutzen Sie diese Vorlage
- 1
Mit den Discovery-Call-Notizen starten
Angaben aus dem Creative Brief oder der Discovery nutzen, um das SOW auszufüllen.
- 2
Zuerst die Lieferergebnisse ausfüllen
Konkret: z. B. „5-Seiten-Website“, nicht „Website-Redesign“. Mengen, Formate und Specs angeben.
- 3
Abschnitt „Außerhalb des Umfangs“ schreiben
Überlegen, was der Kunde fälschlich als inklusive annimmt. Diese Punkte ausdrücklich auflisten.
- 4
Annahmen dokumentieren
„Kunde liefert Texte bis Datum X.“ „Zugang zu Plattform Y wird vorausgesetzt.“ Wenn nicht erfüllt, ändert sich der Umfang.
- 5
Mit dem Kunden durchgehen
SOW gemeinsam durchgehen. Nicht nur zusenden – besprechen, um Einigkeit zu sichern.
Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden
Bei Lieferergebnissen vage bleiben
„Logo-Design“ ist vage. „Hauptlogo + Icon-Variante, geliefert in AI, EPS, PNG, SVG“ ist konkret.
Den „Außerhalb des Umfangs“-Abschnitt weglassen
Wenn Sie nicht sagen, was ausgeschlossen ist, gehen Kunden von Inklusion aus. Ausschlüsse immer explizit machen.
Abnahmekriterien nicht definieren
„Vom Kunden genehmigt“ ist subjektiv. „Kunde liefert schriftliche Freigabe innerhalb von 5 Werktagen“ ist messbar.
Abhängigkeiten ignorieren
Wenn Sie Kundeninhalte, API-Zugang oder Drittanbieter-Assets brauchen: auflisten. Verzögerungen durch fehlende Abhängigkeiten sind bei Dokumentation nicht Ihre Schuld.
So setzen Sie das in Corcava um
- SOW am Deal/Projekt anheften — Dokumentation mit der Arbeit verknüpft halten
- Projektmeilensteine aus Liefergegenständen erstellen — SOW-Punkte in nachverfolgbare Aufgaben überführen
- Über Kundenportal teilen — Kunde kann das SOW jederzeit abrufen und referenzieren
- Änderungen mit Versionsverlauf verfolgen — Nachvollziehen, wie sich der Umfang im Projekt entwickelt hat
Maps to: Projects, Documents, Client Portal features
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen SOW und Angebot?
Ein Angebot ist ein Vertriebsdokument: Es verkauft die Leistung und enthält Preis, Zeitplan und warum Sie der richtige Partner sind. Ein SOW ist ein Projektdokument: Es definiert genau, was geliefert wird. Das Angebot kann einen SOW-Abschnitt enthalten, oder das SOW ist ein separates Dokument, das nach Annahme des Angebots unterzeichnet wird.
Soll das SOW Preise enthalten?
Kann, muss aber nicht. Manche Agenturen nehmen die Preise zur Vereinfachung ins SOW auf. Andere führen Preise in einem separaten Vertrag oder Rechnungsplan. Wichtig ist, dass Umfang und Preis irgendwo klar zusammenhängen.
Wie detailliert sollen Liefergegenstände sein?
So detailliert, dass beide Parteien zum gleichen Schluss kommen, was enthalten ist. „Website“ ist zu vage. „5-seitige Marketing-Website mit Startseite, Über uns, Leistungen, Blog-Übersicht und Kontakt, responsives Design, Lieferung als HTML/CSS“ ist klar.
Wann formelle und wann einfache Sprache?
Formell bei Enterprise-Kunden, Beschaffungsprozessen oder bei rechtlicher Prüfung. Einfache Sprache für Startups, kleine Unternehmen und Kunden, die klare Kommunikation schätzen. Im Zweifel nach der bevorzugten Variante fragen.
Wie gehe ich mit schwer vorab definierbarem Umfang um?
Phasen nutzen. Phase 1 kann Discovery/Scoping zum Festpreis sein. Phase 2 ist die eigentliche Arbeit mit nach Phase 1 definiertem Umfang. Schützt beide Seiten bei unklaren Anforderungen.
Soll der Kunde das SOW unterschreiben?
Ja, idealerweise. Eine Unterschrift bestätigt die Zustimmung. Wenn formelle Unterschriften nicht praktikabel sind, mindestens schriftliche Bestätigung einholen: „Antworten Sie auf diese E-Mail mit ‚genehmigt‘, um Ihre Zustimmung zu diesem Umfang zu bestätigen.“