Tiempo de Diseño Facturable vs No Facturable Explicado

Cada hora que trabaja tu equipo de diseño cuesta dinero. Pero no cada hora genera ingresos. Esta guía integral explica cómo categorizar tiempo de diseño facturable vs no facturable, maximizar rentabilidad y rastrear las métricas que importan para el éxito de agencias creativas.

El Problema Oculto de Rentabilidad

Las agencias de diseño enfrentan una realidad brutal: pagar a diseñadores por 40 horas/semana mientras solo facturan a clientes por 25-30 horas.

Las Matemáticas:

Salario de diseñador a tiempo completo: $75,000/año
Compensación total (+ beneficios, impuestos): $95,000/año
Horas por año: 2,080 horas (52 semanas × 40 horas)
Costo por hora real: $95,000 ÷ 2,080 = $45.67/hora

Horas facturables por semana: 28 horas (70% utilización)
Horas facturables anuales: 1,456 horas
Ingresos requeridos por hora: $95,000 ÷ 1,456 = $65.25/hora (solo para alcanzar equilibrio)

Para hacer 30% margen de beneficio:
Tasa de facturación requerida: $93.21/hora mínimo

Pero probablemente estás cobrando: $125-150/hora
Beneficio real SI alcanzas 70% utilización: $87,000-$123,000 por diseñador

El Problema: Muchas agencias operan al 50-60% de utilización, matando la rentabilidad.

Por Qué Esto Sucede:

• No rastrean tiempo con precisión
• No distinguen facturable vs no facturable
• Cancelan demasiado tiempo sin darse cuenta
• La expansión de alcance consume horas facturables
• Estimaciones pobres de proyectos
• Procesos ineficientes

Este artículo te enseña cómo arreglarlo.

Comprensión de Tiempo Facturable vs No Facturable

Definiciones

Tiempo Facturable: Trabajo que beneficia directamente un proyecto específico de cliente y puede ser legítimamente cobrado a ese cliente.

Tiempo No Facturable: Trabajo que beneficia a la agencia, apoya operaciones o no puede ser cobrado a clientes.

El Área Gris: Algunos trabajos caen en el medio y requieren juicio. Cubriremos estos escenarios.

Por Qué la Distinción Importa

Para Rentabilidad:

Escenario A: 60% Utilización Facturable
Horas facturables anuales: 1,248 horas
Ingresos @ $135/hora: $168,480
Costo: $95,000
Beneficio bruto: $73,480 (44%)

Escenario B: 75% Utilización Facturable
Horas facturables anuales: 1,560 horas
Ingresos @ $135/hora: $210,600
Costo: $95,000
Beneficio bruto: $115,600 (55%)

Diferencia: +$42,120 beneficio por diseñador

Un aumento de 15 puntos porcentuales en utilización = 57% más beneficio.

Para Precios: Si no conoces tu tiempo facturable real, no puedes preciar proyectos con precisión:

❌ Estimación de proyecto basada en 40 horas
Realidad: 40 facturables + 12 no facturables = 52 horas totales
Resultado: Proyecto no es rentable

✓ Estimación de proyecto considera utilización realista
Oferta incluye amortiguador para actividades normales no facturables
Resultado: Proyecto alcanza márgenes objetivo

Para Planificación de Capacidad:

¿Podemos tomar un nuevo proyecto de 100 horas?

Cálculo incorrecto:
2 diseñadores × 40 horas/semana × 4 semanas = 320 horas disponibles ✓

Cálculo correcto:
2 diseñadores × 28 horas facturables/semana × 4 semanas = 224 horas disponibles
Proyecto de 100 horas + compromisos existentes = Sobrecarga ✗

Debe considerarse tiempo no facturable en planificación de capacidad

Qué Cuenta como Tiempo de Diseño Facturable

Actividades Facturables Principales

1. Trabajo de Diseño Solicitado por Cliente

✓ Crear diseños según brief del proyecto
✓ Desarrollar conceptos y direcciones
✓ Diseñar diseños, gráficos, interfaces
✓ Producir materiales de marketing
✓ Crear activos de marca
✓ Diseñar presentaciones
✓ Cualquier trabajo específicamente solicitado por cliente

Ejemplo: Cliente solicita diseño de página de inicio
- Investigación e inspiración: Facturable
- Bocetear conceptos: Facturable
- Crear maquetas: Facturable
- Refinar diseños: Facturable
- Producir archivos finales: Facturable

2. Revisiones Dentro del Alcance

✓ Primera ronda de revisiones (incluida en alcance)
✓ Rondas adicionales si se especifican en acuerdo
✓ Ajustes menores y refinamientos
✓ Cambios basados en retroalimentación del cliente

Ejemplo: Contrato de diseño de página de inicio incluye 2 rondas de revisión
- Revisiones ronda 1: Facturable
- Revisiones ronda 2: Facturable
- Revisiones ronda 3: No facturable (o cobrar extra)

3. Reuniones y Presentaciones con Cliente

✓ Reuniones de inicio
✓ Llamadas de actualización de estado
✓ Reuniones de presentación de diseño
✓ Sesiones de retroalimentación
✓ Talleres con cliente
✓ Reuniones de planificación de proyecto

Ejemplo: Llamada de estado semanal de 1 hora con cliente
- Tiempo de llamada: Facturable (1 hora)
- Tiempo de preparación: Facturable (0.5 horas)
- Notas de seguimiento: Facturable (0.25 horas)
Total: 1.75 horas facturables

4. Investigación y Descubrimiento (Cuando Está en Alcance)

✓ Análisis competitivo (si es parte del proyecto)
✓ Investigación de usuarios para proyecto específico
✓ Exploración de marca para cliente
✓ Investigación de mercado para industria del cliente
✓ Entrevistas con partes interesadas

Ejemplo: Proyecto de identidad de marca incluye fase de descubrimiento
- Actividades de descubrimiento: Facturable (si está en alcance)
- Entregable: Documento de hallazgos de investigación
- Todo el tiempo rastreado al proyecto de cliente

5. Preparación y Entrega de Archivos

✓ Preparar archivos para entrega a cliente
✓ Crear guías de estilo
✓ Organizar bibliotecas de activos
✓ Exportar en múltiples formatos
✓ Empaquetar entregables

Ejemplo: Preparar entregables de identidad de marca
- Exportar variaciones de logo: Facturable
- Crear PDF de guías de marca: Facturable
- Organizar estructura de carpetas de activos: Facturable

6. Coordinación de Proyecto

✓ Gestionar línea de tiempo del proyecto
✓ Coordinar con equipo del cliente
✓ Reportar estado al cliente
✓ Gestionar recopilación de retroalimentación
✓ Programar y logística específica del proyecto

Ejemplo: Gestionar proyecto de diseño de sitio web
- Crear plan de proyecto: Facturable
- Actualizaciones de estado semanales: Facturable
- Coordinar revisiones de diseño: Facturable

7. Especificaciones Técnicas

✓ Crear especificaciones de diseño para desarrolladores
✓ Anotar diseños con medidas
✓ Documentar interacciones y comportamientos
✓ Materiales de entrega a desarrollador
✓ Revisión QA de diseños implementados

Ejemplo: Entrega de diseño de sitio web
- Crear especificaciones de diseño: Facturable
- Anotar archivos Figma: Facturable
- Preguntas y respuestas con desarrollador: Facturable
- Revisar sitio de staging: Facturable

Cuándo Facturar por Trabajo Típicamente No Facturable

Algunas actividades son usualmente no facturables pero PUEDEN ser facturables si:

Aprendiendo Herramientas Específicas del Cliente:

❌ Generalmente no facturable: Aprender Figma
✓ Facturable: Aprender sistema de diseño propietario del cliente

Si el cliente requiere conocimiento específico para su proyecto,
ese tiempo de aprendizaje puede incluirse en el alcance del proyecto.

Tiempo de Viaje:

❌ No facturable: Desplazamiento a tu oficina
✓ Facturable: Viaje a sitio del cliente para reuniones/talleres
✓ Facturable: Viaje para trabajo de diseño en sitio

Incluir en propuestas: "Tiempo de viaje facturado al 50% de tasa"

Investigación Excesiva:

❌ No facturable: Investigación general de industria
✓ Facturable: Investigación profunda específicamente para proyecto de cliente
✓ Facturable: Si investigación es un entregable definido del proyecto

Establecer expectativas: "Hasta X horas de investigación incluidas"

Qué Cuenta como Tiempo de Diseño No Facturable

Actividades No Facturables Principales

1. Reuniones Internas del Equipo

✗ Reuniones semanales de toda la empresa
✗ Planificación interna de proyectos (antes de que exista cliente)
✗ Críticas del equipo de diseño (no específicas de cliente)
✗ Reuniones administrativas
✗ Asambleas de la empresa

Ejemplo: Crítica del equipo de diseño del viernes
- Diseñadores presentan trabajo en progreso
- Equipo proporciona retroalimentación
- Ayuda calidad pero no facturable a ningún cliente específico
- Codificado como: No facturable / Operaciones de Agencia

2. Ventas y Desarrollo de Negocio

✗ Llamadas de ventas iniciales con prospectos
✗ Crear propuestas y estimaciones
✗ Responder a RFPs
✗ Presentaciones de pitch
✗ Eventos de networking
✗ Asistencia a conferencias (a menos que patrocinado por cliente)

Ejemplo: Llamadas a prospectos y creación de propuesta
- Llamada de descubrimiento: 1 hora (no facturable)
- Crear propuesta: 3 horas (no facturable)
- Presentación de propuesta: 1 hora (no facturable)
Total: 5 horas no facturables

Si ganas el proyecto, este es tu costo de adquisición de cliente.
Si pierdes, se cancela completamente.

3. Tareas Administrativas

✗ Entrada de hoja de tiempo
✗ Reportes de gastos
✗ Leer emails de la empresa
✗ Gestionar calendario personal
✗ Actualizaciones de software
✗ Mantenimiento general

Ejemplo: Sobrecarga administrativa semanal
- Entrada de hoja de tiempo: 0.5 horas
- Gestión de email: 1 hora
- Programación: 0.5 horas
Total: 2 horas no facturables por semana (5% del tiempo)

Necesario pero no facturable a clientes

4. Capacitación y Desarrollo Profesional

✗ Aprender nuevas herramientas de diseño
✗ Tomar cursos en línea
✗ Ver tutoriales
✗ Leer artículos de diseño
✗ Desarrollo de habilidades
✗ Sesiones de capacitación del equipo

Ejemplo: Diseñador aprende nuevas características de Figma
- Ver tutoriales: 2 horas (no facturable)
- Ejercicios de práctica: 2 horas (no facturable)

Beneficia trabajo futuro de clientes pero no específico a ningún proyecto

5. Proyectos Internos e I+D

✗ Diseño del sitio web de la agencia
✗ Desarrollo de herramientas internas
✗ Creación de materiales de marketing
✗ Desarrollo de estudio de caso de portafolio
✗ Proyectos de diseño experimental
✗ Actualizaciones de marca de agencia

Ejemplo: Actualizar sitio web de agencia
- Todo el tiempo de diseño y desarrollo: No facturable
- Esta es inversión de marketing, no trabajo de cliente

6. Retrabajo Debido a Errores

✗ Arreglar errores que cometiste
✗ Rehacer trabajo porque malentendiste
✗ Corregir errores técnicos
✗ Implementar requisitos omitidos

Ejemplo: Diseñador usa colores de marca incorrectos
- Diseño original: 3 horas (facturable)
- Arreglar errores de color: 1.5 horas (no facturable)

Asume el costo de tus propios errores - no factures a clientes

7. Revisiones Excesivas Más Allá del Alcance

✗ Ronda de revisión 4+ (si contrato incluye solo 2)
✗ Cambios de dirección mayores después de aprobación
✗ Indecisión del cliente llevando a cambios constantes
✗ Expansión de alcance "mientras estamos en ello"

Ejemplo: Diseño de logo incluye 2 rondas de revisión
- Revisiones 1-2: Facturable (en alcance)
- Revisiones 3+: No facturable (o renegociar)

Opciones:
- Cancelar (no facturable)
- Detener trabajo y renegociar para rondas adicionales
- Incluir en alcance la próxima vez con precios más altos

8. Tiempo Muerto Entre Proyectos

✗ Esperando retroalimentación del cliente
✗ Esperando que comience el próximo proyecto
✗ Tiempo entre asignaciones de cliente
✗ Tiempo de banco (sin proyectos activos)

Ejemplo: Diseñador completa Proyecto A el jueves
- Próximo proyecto comienza lunes
- Tiempo del viernes: Tiempo muerto no facturable

Objetivo: Minimizar a través de mejor programación de proyectos

Tiempo No Facturable Estratégico

Alguno tiempo no facturable es inversión, no desperdicio:

Desarrollo de Portafolio:

Crear estudios de caso convincentes:
- Tiempo gastado: No facturable
- Retorno: Gana más clientes y tasas más altas
- Vale la pena: Sí

Presupuesto: 5-10 horas por proyecto mayor
Tratar como gasto de marketing

Liderazgo de Pensamiento:

Escribir artículos, hablar, crear contenido:
- Tiempo gastado: No facturable
- Retorno: Conciencia de marca, leads entrantes
- Vale la pena: Sí

Presupuesto: 2-4 horas por semana para diseñadores senior
Genera desarrollo de negocio entrante

Mejora de Procesos:

Construir plantillas, mejorar flujos de trabajo:
- Tiempo gastado: No facturable hoy
- Retorno: Trabajo facturable más rápido mañana
- Vale la pena: Sí

Presupuesto: 1-2 horas por semana
Compone eficiencia con el tiempo

El Área Gris: Cuando No Está Claro

Guía Basada en Escenarios

Escenario 1: Investigación e Inspiración

Pregunta: ¿Es facturable mirar inspiración de diseño?

Depende:

❌ No facturable:
- Navegación general de sitios de diseño
- Construir biblioteca de inspiración personal
- Mantenerse actualizado con tendencias de diseño

✓ Facturable:
- Investigar industria específica del cliente
- Encontrar inspiración para proyecto activo
- Análisis competitivo para cliente
- Limitado a alcance razonable (máximo 2-3 horas)

Mejor práctica: Establecer límite de tiempo de investigación en propuesta
"Hasta 3 horas de investigación competitiva incluidas"

Escenario 2: Desarrollo de Conceptos

Pregunta: ¿Es facturable explorar múltiples conceptos?

Depende:

❌ No facturable:
- Crear 8 conceptos cuando cliente solo pidió 3
- Entregar en exceso porque disfrutas el trabajo
- Experimentar más allá de requisitos del proyecto

✓ Facturable:
- Crear número acordado de conceptos (ej., 3 direcciones)
- Exploración explícitamente en alcance en contrato
- Variaciones de concepto solicitadas por cliente

Mejor práctica: Definir en propuesta
"3 direcciones de diseño iniciales, cliente selecciona 1 para refinar"

Escenario 3: Revisión Interna Antes de Entrega al Cliente

Pregunta: ¿Es facturable QA y revisión interna?

Generalmente no, pero...

❌ No facturable:
- Revisión interna del director creativo
- Crítica del equipo antes de presentación al cliente
- QA y verificación de errores

Por qué: Estas son medidas de control de calidad para TU beneficio
Cliente no debería pagar por que revises tu propio trabajo

Excepción: ✓ Facturable si explícitamente en alcance
"Supervisión del director creativo incluida: 10% del tiempo de diseño"
Añadir al precio del proyecto, pero no detallarlo línea por línea

Escenario 4: Comunicación por Email

Pregunta: ¿Es facturable el tiempo de email?

Usa este marco:

✓ Email facturable:
- Responder preguntas de diseño del cliente
- Proporcionar actualizaciones de proyecto
- Aclarar requisitos
- Explicaciones de decisiones de diseño
Límite: Redondear al 15 minutos más cercano, limitar a cantidad razonable

❌ Email no facturable:
- Programación/logística
- Coordinación administrativa
- Check-ins generales
- Respuestas "Gracias" o "Entendido"
Demasiado pequeño para rastrear

Escenario 5: Presentaciones y Preparación

Pregunta: ¿Es facturable la preparación de presentación?

Dividirlo:

✓ Facturable:
- Crear deck de presentación con diseños
- Organizar materiales orientados al cliente
- Preparar para explicar decisiones de diseño

❌ No facturable:
- Tiempo de ensayo excesivo
- Revisiones internas de presentación
- Crear presentaciones excesivamente elaboradas

Regla general: Facturar 50% del tiempo de preparación para presentaciones mayores
1 hora de reunión → 0.5 horas de preparación (facturable)

Escenario 6: Tiempo de Gestión de Proyecto

Pregunta: ¿Es facturable la gestión de proyecto?

Sí, pero limitarlo:

✓ Facturable (dentro de lo razonable):
- Crear líneas de tiempo de proyecto
- Reportar estado al cliente
- Coordinar retroalimentación
- Gestionar entregables

Típico: 10-15% de horas totales del proyecto

❌ Sobrefacturación PM:
No cobres 20 horas de PM por 40 horas de trabajo de diseño
Cliente verá esto como relleno

Incluir tiempo PM en tu tasa por hora o precios de proyecto fijos

Escenario 7: Revisiones vs. Trabajo Nuevo

Pregunta: Cliente pide cambios - ¿revisión o trabajo nuevo?

Marco:

✓ Revisión (facturable dentro de rondas):
- Ajustar elementos de diseño existentes
- Cambiar colores, fuentes, diseños
- Refinar dirección aprobada

✓ Trabajo Nuevo (facturable como orden de cambio):
- Cambio de dirección completo
- Añadir nuevas páginas/entregables
- Expandir alcance más allá del original

Ejemplo:
Cliente: "¿Podemos probar un enfoque completamente diferente?"
Respuesta: "Eso sería un nuevo concepto más allá de nuestras rondas de revisión. 
Puedo proporcionar una cotización para explorar esa dirección si lo deseas."

Rastreando Tiempo Facturable vs No Facturable

Mejores Prácticas de Seguimiento de Tiempo

Usando Seguimiento de Tiempo de Corcava:

Paso 1: Crear Categorías de Proyecto

Proyectos de Cliente (Facturable):
- Cliente A - Rediseño de Sitio Web
- Cliente B - Identidad de Marca
- Cliente C - Materiales de Marketing

Proyectos Internos (No Facturable):
- Operaciones de Agencia
- Desarrollo de Negocio
- Desarrollo Profesional
- Proyectos Internos
- PTO/Vacaciones

Paso 2: Rastrear Todo el Tiempo

Día del diseñador:

9:00-9:30 AM → Email y admin (No facturable: Operaciones de Agencia)
9:30-12:00 PM → Diseño de sitio web Cliente A (Facturable: Cliente A)
12:00-1:00 PM → Almuerzo (No rastreado)
1:00-2:00 PM → Reunión interna del equipo (No facturable: Operaciones de Agencia)
2:00-5:00 PM → Conceptos de marca Cliente B (Facturable: Cliente B)
5:00-5:30 PM → Propuesta para prospecto (No facturable: Desarrollo de Negocio)

Total rastreado: 7.5 horas
Facturable: 5.5 horas (73% utilización)
No facturable: 2 horas (27%)

Paso 3: Añadir Detalle a Nivel de Tarea

Ejemplo de entrada de tiempo:

Proyecto: Cliente A - Rediseño de Sitio Web (Facturable)
Tarea: Diseño de Página de Inicio
Descripción: "Creé sección hero con 3 variaciones de diseño"
Tiempo: 2.5 horas
Facturable: Sí
Fecha: 10 de noviembre, 2025

Paso 4: Revisar y Aprobar

Proceso de revisión de tiempo semanal:
1. Diseñador envía hoja de tiempo
2. Gerente de proyecto revisa horas facturables
3. Marcar entradas cuestionables:
   - "¿Es esto realmente facturable?"
   - "Esto parece alto para esa tarea"
   - "¿Estaba esto en alcance?"
4. Ajustar según sea necesario antes de facturar
5. Discutir patrones con equipo

Pautas de Entrada de Tiempo para Diseñadores

Mejores Prácticas:

1. Rastrear en Tiempo Real

❌ No hagas: Intentar recordar al final de semana
✓ Haz: Rastrear mientras trabajas o al final de cada día
Resultado: 20-30% datos de tiempo más precisos

2. Sé Honesto

❌ No hagas: Redondear todo hacia arriba o rellenar tiempo
✓ Haz: Registrar tiempo real trabajado
Resultado: Datos precisos de rentabilidad de proyecto

3. Usa Nombres de Tarea Descriptivos

❌ Malo: "Trabajo de diseño - 3 horas"
✓ Bueno: "Sección hero de página de inicio - 3 conceptos de diseño - 3 horas"
Resultado: Cliente entiende factura, puedes analizar tiempo

4. Marca Incertidumbre

Si no estás seguro si el tiempo es facturable:
- Rastréalo
- Añade nota: "Verificar si facturable"
- Deja que gerente de proyecto decida
Resultado: Aplicación de política consistente

5. Separa Facturable de No Facturable

Trabajando en proyecto Cliente A pero gastas 30 min solucionando problemas de Figma:

Rastrear como:
- 3 horas → Cliente A (facturable)
- 0.5 horas → Operaciones de Agencia (no facturable: problemas de software)

No factures a cliente por tus problemas de software

Informe Semanal de Utilización

Informe de Muestra:

┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Informe de Utilización Semanal - Semana del 10 de Nov, 2025│
├──────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Diseñador: Alex Martinez                                   │
│ Horas Totales: 40.0                                         │
│ Horas Facturables: 28.5 (71.3%)                             │
│ Horas No Facturables: 11.5 (28.8%)                          │
├──────────────────────────────────────────────────────────┤
│ DESGLOSE FACTURABLE                                         │
│ Cliente A - Sitio Web: 15.0 horas                          │
│ Cliente B - Identidad de Marca: 8.5 horas                  │
│ Cliente C - Marketing: 5.0 horas                           │
├──────────────────────────────────────────────────────────┤
│ DESGLOSE NO FACTURABLE                                      │
│ Reuniones Internas: 4.0 horas                             │
│ Desarrollo de Negocio: 3.5 horas                           │
│ Administrativo: 2.0 horas                                 │
│ Desarrollo Profesional: 2.0 horas                         │
├──────────────────────────────────────────────────────────┤
│ ESTADO: ✓ En Objetivo (objetivo: 70-75%)                  │
└──────────────────────────────────────────────────────────┘

Calculando Tasas de Utilización

La Fórmula

Tasa de Utilización Facturable:

(Horas Facturables ÷ Horas Totales Disponibles) × 100 = Utilización %

Ejemplo:
Horas Facturables: 28 horas
Horas Disponibles: 40 horas
Utilización: (28 ÷ 40) × 100 = 70%

Qué Incluir en "Horas Disponibles":

✓ Incluir:
- Horas de trabajo regulares (típicamente 40/semana)
- Horas extra si se espera que sean facturables

✗ Excluir:
- Días PTO/vacaciones
- Días de enfermedad
- Días festivos
- Licencia no pagada

Cálculo ajustado:
Si diseñador toma 1 día libre (8 horas):
Horas disponibles: 32 (no 40)
Horas facturables: 24
Utilización: (24 ÷ 32) × 100 = 75%

Tasas de Utilización Objetivo

Benchmarks de la Industria:

EXCELENTE: 75-80% facturable
- Alta carga de proyectos
- Flujos de trabajo eficientes
- Tiempo no facturable mínimo

BUENO: 70-75% facturable
- Canal de proyectos saludable
- Carga de trabajo sostenible
- Actividades no facturables estándar

ACEPTABLE: 65-70% facturable
- Algún tiempo muerto entre proyectos
- Más responsabilidades internas
- Diseñadores junior (más tiempo de capacitación)

PREOCUPANTE: 60-65% facturable
- Canal de proyectos insuficiente
- Demasiado trabajo no facturable
- Ineficiencias de proceso

PROBLEMA: < 60% facturable
- No suficiente trabajo de cliente
- Actividades no facturables excesivas
- Agencia está perdiendo dinero en esta persona

Por Rol:

Diseñador Junior: 60-70%
- Más tiempo de aprendizaje y capacitación
- Menos eficiente que personal senior
- Puede apoyar trabajo no facturable

Diseñador de Nivel Medio: 70-75%
- Principalmente trabajo de cliente
- Algún mentoría a personal junior
- Carga de trabajo balanceada

Diseñador Senior: 75-80%
- Principalmente orientado al cliente
- Flujos de trabajo eficientes
- Drenaje no facturable mínimo

Director Creativo: 50-60%
- Mucha supervisión (no facturable)
- Desarrollo de negocio
- Gestión de equipo
- Menos diseño práctico

Gerente de Cuenta: 65-75%
- Comunicación con cliente (facturable)
- Escritura de propuestas (no facturable)
- Coordinación de proyecto

Qué Hacer Acerca de Utilización Baja

Si Miembro del Equipo Bajo 65%:

Paso 1: Diagnosticar el Problema

Ejecutar informe: ¿A dónde va el tiempo no facturable?

Escenario A: Mucho "Tiempo Muerto/Sin Proyecto"
→ Problema: No suficiente trabajo
→ Solución: Problema de ventas/canal

Escenario B: Mucho "Reuniones Internas"
→ Problema: Sobrecarga de reuniones
→ Solución: Reducir tiempo de reuniones

Escenario C: Mucho "Retrabajo/Revisiones"
→ Problema: Problemas de calidad o alcance
→ Solución: Mejorar proceso o apretar alcance

Escenario D: Mucho "Administrativo"
→ Problema: Procesos ineficientes
→ Solución: Automatizar o delegar

Paso 2: Tomar Acción Correctiva

Para Problemas de Canal:
- Aumentar desarrollo de negocio
- Ajustar precios para ganar más trabajo
- Considerar trabajo temporal/por contrato para llenar brechas

Para Problemas de Proceso:
- Identificar y eliminar desperdiciadores de tiempo
- Automatizar tareas repetitivas
- Optimizar procesos de aprobación

Para Problemas de Habilidades:
- Proporcionar capacitación para aumentar velocidad
- Mejores asignaciones de proyectos
- Considerar ajuste de rol

Paso 3: Establecer Objetivos de Mejora

Actual: 62% utilización
Objetivo 30 días: 68% utilización
Objetivo 60 días: 72% utilización
Objetivo 90 días: 75% utilización

Check-ins semanales para rastrear progreso

Maximizando Horas Facturables

Reduciendo Tiempo No Facturable

Estrategia 1: Automatizar Tareas Administrativas

Entrada manual de hoja de tiempo: 2 horas/semana no facturable
Cambiar a [seguimiento automático de tiempo](https://app.corcava.com/register): 0.25 horas/semana
Tiempo ahorrado: 1.75 horas/semana = 91 horas/año
Convertido a facturable a $135/hora = $12,285 ingresos extra/año

Estrategia 2: Reducir Reuniones Internas

Actual: 6 horas de reuniones/semana
Objetivo: 3 horas de reuniones/semana (50% reducción)
Tiempo ahorrado: 3 horas/semana = 156 horas/año
Convertido a facturable a $135/hora = $21,060 ingresos extra/año

Cómo:
- Hacer reuniones más cortas (30 min en lugar de 60 min)
- Hacer reuniones menos frecuentes (quincenal en lugar de semanal)
- Invitar menos personas (solo quien necesita estar)
- Cancelar reuniones que pueden ser emails

Estrategia 3: Mejorar Eficiencia de Ventas

Actual: 10 horas para crear propuesta, 40% tasa de ganancia
Objetivo: 5 horas para crear propuesta (plantillas), 50% tasa de ganancia

Tiempo ahorrado por propuesta: 5 horas
Ganancias extra: +25% más proyectos cerrados

Resultado: Menos tiempo por propuesta + más ganancias = mejor ROI en tiempo BD

Estrategia 4: Mejor Alcance de Proyecto

Problema: Alcance vago lleva a revisiones gratuitas excesivas
Solución: Alcance detallado con revisiones limitadas

Antes:
- "Diseñar página de inicio" (vago)
- Cliente solicita 5 rondas de revisión
- 20 horas de retrabajo no facturable

Después:
- "Diseñar página de inicio con 2 rondas de revisión incluidas"
- Ronda 3+ requiere orden de cambio
- 5 horas de retrabajo no facturable (75% reducción)

Estrategia 5: Plantillas y Sistematizar

Crear plantillas reutilizables para:
- Patrones de diseño comunes
- Propuestas de proyectos
- Incorporación de cliente
- Especificaciones de diseño
- Documentación de entrega

Tiempo ahorrado: 2-4 horas por proyecto
Sobre 20 proyectos/año = 40-80 horas ahorradas
= $5,400-$10,800 ingresos facturables extra

Aumentando Oportunidades Facturables

Estrategia 1: Upsells Proactivos

Durante proyecto, identificar necesidades adicionales:

"Mientras diseño tu sitio web, noté que necesitas:
- Suite de plantillas de redes sociales
- Plantillas de boletín de email
- Plantillas de anuncios display

¿Te gustaría una propuesta para estos?"

Resultado: Más trabajo facturable de clientes felices existentes

Estrategia 2: Acuerdos de Retainer

Convertir clientes de proyecto a retainer mensual:

Proyectos únicos:
- Ingresos de festín o hambruna
- Mucho tiempo de ventas no facturable
- Alto costo de adquisición de cliente

Retainers:
- Horas facturables predecibles
- Menos tiempo de ventas no facturable
- Mayor valor de vida útil

Ver nuestra [guía completa de gestión de retainer](/blog/design-retainer-management)

Estrategia 3: Seguimiento de Tiempo por Hora Claro

Rastrear tiempo facturable en incrementos visibles:

Mínimo 15 minutos:
Tareas pequeñas se suman:
- Email de cliente de 5 min → Redondear a 15 min (facturable 0.25 hr)
- Ajuste de archivo de 10 min → Redondear a 15 min (facturable 0.25 hr)
- Llamada de estado de 20 min → Redondear a 30 min (facturable 0.5 hr)

Sobre una semana, esto captura 2-3 horas más de tiempo facturable
que de otra manera se cancelaría como "demasiado pequeño para rastrear"

Estrategia 4: Reducir Expansión de Alcance

Cliente: "Mientras estamos en ello, ¿puedes también..."

❌ Respuesta incorrecta: "¡Claro!" (trabajo gratis)
✓ Respuesta correcta: "¡Absolutamente! Eso sería una orden de cambio.
Déjame enviarte una estimación rápida."

Proteger horas facturables mediante:
- Definir alcance claramente desde el principio
- Usar proceso de orden de cambio para adiciones
- Capacitar equipo para reconocer expansión de alcance
- Educar clientes sobre qué está incluido

Gestión de Utilización de Toda la Agencia

Establecer Objetivos por Trimestre

Agencia de Ejemplo (5 diseñadores):

Objetivo Q1: 68% utilización promedio
- Construcción de canal de proyectos
- Ralentización post-festivos
- Enfoque en ventas
Objetivo: 3,400 horas facturables (5 diseñadores × 170 hrs/mes × 4 meses × 68%)

Objetivo Q2: 73% utilización promedio
- Canal se convierte en proyectos
- Carga completa de proyectos
- Operaciones saludables
Objetivo: 3,650 horas facturables

Objetivo Q3: 70% utilización promedio
- Vacaciones de verano
- Disponibilidad ligeramente menor
- Mantener calidad de proyecto
Objetivo: 3,500 horas facturables

Objetivo Q4: 75% utilización promedio
- Empuje de fin de año
- Clientes usando presupuestos restantes
- Maximizar ingresos Q4
Objetivo: 3,750 horas facturables

Anual: 71% promedio (14,300 horas facturables)
Ingresos a $135/hora: $1,930,500

Revisiones Mensuales de Utilización

Agenda de Reunión de Liderazgo de Agencia:

TEMA: Revisión Mensual de Utilización

1. Utilización General de Agencia
   Mes actual: 72%
   vs. Objetivo: 70%
   Estado: ✓ En objetivo

2. Por Diseñador:
   Alex: 78% (alto, vigilar agotamiento)
   Jordan: 69% (en objetivo)
   Casey: 65% (bajo objetivo, investigar)
   Morgan: 74% (en objetivo)
   Riley: 68% (en objetivo)

3. Elementos de Acción:
   - Reunirse con Casey: ¿Por qué baja utilización?
   - Revisar carga de trabajo de Alex: ¿Demasiado?
   - Revisión de canal: ¿Suficiente trabajo para próximo mes?

4. Análisis No Facturable:
   ¿A dónde va el tiempo no facturable?
   - Reuniones internas: 15% (objetivo: 12%)
   - Desarrollo de negocio: 8% (objetivo: 10%)
   - Admin: 5% (objetivo: 5%)
   - Capacitación: 3% (objetivo: 3%)

5. Mejoras:
   - Reducir tiempo de reuniones en 20%
   - Aumentar eficiencia BD

Tablero de Utilización

Visibilidad en tiempo real con Informes de Corcava:

┌──────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Tablero de Utilización de Agencia - Noviembre 2025      │
├──────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Utilización General: 72% (Objetivo: 70%) ✓              │
│ Horas Facturables Totales: 560 horas                    │
│ Capacidad Total: 780 horas (5 diseñadores × 39 hrs/sem × 4)│
├──────────────────────────────────────────────────────────┤
│ POR DISEÑADOR:                                           │
│ Alex Martinez    │ 78% │ ████████████████░░ │ Alto ⚠   │
│ Jordan Kim       │ 69% │ ██████████████░░░░ │ Bueno ✓  │
│ Casey Johnson    │ 65% │ █████████████░░░░░ │ Bajo ⚠   │
│ Morgan Taylor    │ 74% │ ███████████████░░░ │ Bueno ✓  │
│ Riley Chen       │ 68% │ ██████████████░░░░ │ Bueno ✓  │
├──────────────────────────────────────────────────────────┤
│ TENDENCIA: +3% vs mes pasado (mejorando) ↗               │
│ PRONÓSTICO: En camino para alcanzar objetivo Q4 de 75%  │
└──────────────────────────────────────────────────────────┘

Manejo de Escenarios Comunes

Escenario: Cliente Cuestiona tu Factura

Cliente: "¿Por qué estás facturando 45 horas cuando la estimación del proyecto era 40 horas?"

Respuesta Incorrecta: "Eso es solo cuánto tiempo tomó."

Respuesta Correcta: "¡Buena pregunta! Déjame desglosarlo:

• Alcance original: Diseño de página de inicio con 2 rondas de revisión (40 horas)
• Trabajo real:
  • Diseño inicial: 18 horas (como estimado)
  • Ronda de revisión 1: 10 horas (como estimado)
  • Ronda de revisión 2: 12 horas (como estimado)
  • Ronda de revisión 3 adicional: 5 horas (no en alcance original)

Solicitaste una tercera ronda de revisión que añadió 5 horas. ¿Te gustaría que renuncie a eso para este proyecto, o ajustamos el alcance en proyectos futuros para incluir 3 rondas?"

Clave: Transparencia + documentación clara de alcance

Escenario: Diseñador Consistentemente Sobrefacturando

Problema: Diseñador factura 38-40 horas/semana cuando promedio de agencia es 28 horas.

Preguntas de Investigación:

1. ¿Están trabajando realmente más? (verificar entregables)
2. ¿Están rellenando tiempo? (comparar con complejidad de tarea)
3. ¿Son menos eficientes? (comparar con otros diseñadores)
4. ¿Están proyectos sub-alcance? (verificar contra estimaciones)

Acciones Posibles:

Si sobre-trabajo: Redistribuir carga, vigilar agotamiento
Si relleno: Coaching sobre seguimiento honesto de tiempo
Si ineficiente: Capacitación o gestión de rendimiento
Si sub-alcance: Ajustar estimaciones futuras

Escenario: Demasiado Tiempo No Facturable

Problema: Agencia corriendo a 55% utilización (objetivo: 70%).

Análisis de Causa Raíz:

Paso 1: ¿A dónde va el tiempo no facturable?
Ejecutar informe por categoría:

Desglose no facturable:
- Tiempo muerto/sin proyectos: 18% (PROBLEMA: no suficiente trabajo)
- Reuniones internas: 12% (normal)
- Administrativo: 8% (alto, objetivo 5%)
- Desarrollo de negocio: 7% (normal)

Paso 2: Abordar problema más grande primero
Problema: No suficiente trabajo de cliente (18% tiempo muerto)

Acciones:
- Aumentar esfuerzos de desarrollo de negocio
- Bajar precios temporalmente para ganar más trabajo
- Considerar tomar proyectos por contrato/freelance para llenar brechas
- Mercadear más agresivamente

Paso 3: Abordar segundo problema
Problema: Demasiado tiempo admin (8%)

Acciones:
- Implementar [seguimiento automático de tiempo](https://app.corcava.com/register)
- Usar plantillas para tareas comunes
- Delegar admin a personal no-diseño
- Optimizar proceso de facturación

Impacto Financiero de Utilización

Las Matemáticas de Rentabilidad

Agencia con 5 Diseñadores:

ESCENARIO A: 60% Utilización (Pobre)
─────────────────────────────────────
Horas facturables anuales: 6,240 (5 × 2,080 × 60%)
Tasa de facturación: $135/hora
Ingresos: $842,400

Costos:
- Salarios de diseñadores: $475,000
- Sobrecarga (50%): $237,500
Costos totales: $712,500

Beneficio: $129,900 (15% margen) ⚠️

ESCENARIO B: 70% Utilización (Bueno)
─────────────────────────────────────
Horas facturables anuales: 7,280 (5 × 2,080 × 70%)
Tasa de facturación: $135/hora
Ingresos: $982,800

Costos: $712,500 (mismo)

Beneficio: $270,300 (28% margen) ✓

ESCENARIO C: 75% Utilización (Excelente)
─────────────────────────────────────
Horas facturables anuales: 7,800 (5 × 2,080 × 75%)
Tasa de facturación: $135/hora
Ingresos: $1,053,000

Costos: $712,500 (mismo)

Beneficio: $340,500 (32% margen) ✓✓

DIFERENCIA B → C:
+$70,200 beneficio (26% aumento)
Solo de 5 puntos porcentuales de mejora de utilización

La Conclusión: Pequeñas mejoras en utilización = impacto masivo de beneficio.

Utilización de Equilibrio

¿Qué utilización NECESITAS para alcanzar equilibrio?

Fórmula:
Utilización de equilibrio = Costos Totales ÷ (Tasa de Facturación × Horas Disponibles)

Ejemplo:
Costos totales: $712,500
Tasa de facturación: $135/hora
Horas disponibles: 10,400 (5 diseñadores × 2,080 horas)

Equilibrio = $712,500 ÷ ($135 × 10,400)
Equilibrio = $712,500 ÷ $1,404,000
Equilibrio = 50.7% utilización

Por debajo de 51% utilización = perdiendo dinero
Por encima de 51% utilización = rentable
Objetivo 70%+ para márgenes saludables

Conclusión: Dominando Tiempo Facturable

Conclusiones Clave:

1. Rastrea Todo

• Usa software adecuado de seguimiento de tiempo
• Categoriza facturable vs no facturable claramente
• Revisa semanalmente para exactitud

2. Conoce tus Números

• Objetivo: 70-75% utilización para diseñadores
• Por debajo de 65% = investigar y arreglar
• Por encima de 80% = vigilar agotamiento

3. Protege Tiempo Facturable

• Alcances claros de proyecto previenen trabajo gratis
• Usa órdenes de cambio para adiciones de alcance
• No factures por tus propios errores

4. Reduce Desperdicio No Facturable

• Automatiza tareas administrativas
• Minimiza reuniones innecesarias
• Sistematiza procesos repetitivos
• Usa plantillas y activos reutilizables

5. Aumenta Oportunidades Facturables

• Llena canal con más proyectos
• Convierte clientes a retainers
• Identifica proactivamente oportunidades de upsell
• Captura todo tiempo facturable legítimo

La Línea de Fondo:

Una mejora de 10 puntos porcentuales en utilización (de 65% a 75%) puede aumentar el beneficio de la agencia en 50-100%.

No se trata de hacer trabajar a los diseñadores más duro. Se trata de:

• Tener suficiente trabajo de cliente para llenar tiempo
• Eliminar actividades no facturables ineficientes
• Alcance apropiado y proteger trabajo facturable
• Rastrear con precisión para saber qué está funcionando

¿Listo para Optimizar el Tiempo Facturable de tu Agencia?

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• ✓ Categorización automática facturable vs no facturable
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• ✓ Seguimiento de presupuesto de proyecto
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• ✓ Análisis de rentabilidad por proyecto
• ✓ Facturación integrada con seguimiento de tiempo

Deja de adivinar en rentabilidad. Comienza a rastrear lo que importa.

Para más contenido de gestión de agencias de diseño, explora guías sobre gestión de retainer de diseño, seguimiento automático de tiempo para diseñadores, y manejo de solicitudes de cambio sin expansión de alcance.