Nov 16, 2025

Manejar Solicitudes de Cambio Sin Expansión de Alcance

La expansión de alcance mata la rentabilidad de las agencias de diseño. Esta guía integral muestra cómo implementar un proceso estructurado de solicitudes de cambio que protege tu línea de fondo mientras mantiene excelentes relaciones con clientes. Aprende a reconocer, documentar, preciar y aprobar trabajo adicional apropiadamente.

La Crisis de la Expansión de Alcance

Toda agencia de diseño conoce esta historia:

Cotizas un proyecto de diseño de logo a $5,000 por 20 horas de trabajo.

Semana 1: Cliente ama conceptos iniciales. Proyecto en camino.

Semana 2: "¿También podemos obtener diseños de tarjetas de presentación?" (4 horas)

Semana 3: "En realidad, ¿puedes hacer plantillas de redes sociales también?" (6 horas)

Semana 4: "Oh, y necesitamos papel membretado y firmas de email." (3 horas)

Semana 5: "Una cosa más - ¿puedes diseñar camisetas para nuestro equipo?" (5 horas)

Total final:

Alcance original: 20 horas ($5,000)
Trabajo real: 38 horas
Ingresos adicionales: $0
Tasa por hora efectiva: $131/hora (debería ser $250/hora)
Margen de beneficio: Destruido

Esto es expansión de alcance. Y está costando a tu agencia miles de dólares por proyecto.

Comprensión de la Expansión de Alcance

¿Qué es la Expansión de Alcance?

Definición: La expansión de alcance ocurre cuando un proyecto se expande más allá de sus parámetros originales sin aumentos correspondientes en presupuesto, línea de tiempo o recursos.

Cómo sucede:

Alcance Original:
"Diseñar un logo moderno con 3 conceptos y 2 rondas de revisión"
Estimado: 20 horas @ $250/hora = $5,000

Adiciones de Expansión de Alcance (sin control):
+ Tarjetas de presentación (no en alcance)
+ Plantillas de redes sociales (no en alcance)
+ Papel membretado (no en alcance)
+ Firmas de email (no en alcance)
+ Diseños de camisetas (no en alcance)

Total: 38 horas de trabajo por precio de $5,000
Pérdida: 18 horas × $250 = $4,500 en trabajo gratis

Por qué es peligroso:

Erosión de beneficio - Trabajar gratis consume tus márgenes
Retrasos de línea de tiempo - Trabajo extra empuja plazos
Agotamiento del equipo - Los diseñadores trabajan más por el mismo pago
Expectativas del cliente - Esperan adiciones gratis para siempre
Costo de oportunidad - Tiempo gastado en trabajo gratis no puede ser facturable en otro lugar

Causas Comunes de Expansión de Alcance

1. Alcance Inicial Vago

❌ Alcance Malo:
"Diseñar un sitio web"

✓ Alcance Bueno:
"Diseñar página de inicio, página sobre nosotros, página de servicios y página de contacto. 
Hasta 5 páginas totales. Páginas adicionales facturadas por separado a 
$1,500/página."

Alcance vago = interpretación infinita = expansión de alcance garantizada

2. Síndrome de "Mientras Estamos en Ello"

Pensamiento del cliente:
"El diseñador ya está trabajando en mi marca... 
¿seguramente pueden incluir algunas cosas más rápidamente?"

Realidad:
Cada "cosa rápida" toma 2-4 horas
5 "cosas rápidas" = 10-20 horas de trabajo gratis = $2,500-$5,000 pérdida

3. Proceso Pobre de Control de Cambios

❌ Sin proceso:
Cliente pregunta → Diseñador dice "¡claro!" → Trabajo sucede → Sin pago

✓ Con proceso:
Cliente pregunta → Registrar solicitud de cambio → Estimar costo → Obtener aprobación → 
Luego trabajo sucede → Factura refleja orden de cambio

4. Miedo a Decir No

Pensamiento del diseñador:
"Si digo no, estarán infelices"
"No quiero parecer difícil"
"Es solo una cosa pequeña"
"Quiero hacerlos felices"

Resultado: Trabajo gratis, rentabilidad dañada, negocio insostenible

5. Políticas de Revisión Poco Claras

❌ Política Mala:
"Revisiones ilimitadas"

✓ Política Buena:
"2 rondas de revisiones incluidas. Rondas adicionales facturadas 
a $150/hora con mínimo de 2 horas. Revisiones definidas como 
ajustes a dirección aprobada existente. Cambios de dirección 
son nuevos conceptos y facturados por separado."

Reconociendo Solicitudes de Cambio

¿Qué Califica como Solicitud de Cambio?

Regla general: Si no estaba explícitamente en el documento de alcance original, es una solicitud de cambio.

Ejemplos de Solicitudes de Cambio:

1. Entregables Adicionales

Original: Diseño de página de inicio
Solicitud de Cambio: "¿También puedes diseñar la página Sobre Nosotros?"
Estado: SOLICITUD DE CAMBIO (nuevo entregable)

2. Alcance Expandido

Original: Diseño de logo (3 conceptos, 2 rondas)
Solicitud de Cambio: "¿Podemos ver 2 direcciones de concepto más?"
Estado: SOLICITUD DE CAMBIO (expandiendo más allá de conceptos acordados)

3. Nuevas Características

Original: Diseño de sitio web estático
Solicitud de Cambio: "¿Puedes añadir funcionalidad de comercio electrónico?"
Estado: SOLICITUD DE CAMBIO (nueva característica no en alcance)

4. Cambios de Dirección Después de Aprobación

Original: Diseño moderno, minimalista (aprobado)
Solicitud de Cambio: "En realidad, ¿podemos probar un enfoque audaz y maximalista?"
Estado: SOLICITUD DE CAMBIO (nueva dirección después de aprobación)

5. Variaciones Adicionales

Original: Diseño en 1 paleta de colores
Solicitud de Cambio: "¿Puedes mostrarnos versiones en 3 esquemas de color diferentes?"
Estado: SOLICITUD DE CAMBIO (variaciones adicionales)

¿Qué NO es una Solicitud de Cambio?

Estos son parte del alcance normal:

1. Revisiones Dentro de Rondas Acordadas

Original: "2 rondas de revisión incluidas"
Solicitud del Cliente: "¿Puedes ajustar el diseño del encabezado?" (Ronda 1)
Estado: NO es una solicitud de cambio (dentro de revisiones incluidas)

2. Arreglar Tus Errores

Situación: Usaste colores de marca incorrectos
Arreglo: Corregir a colores apropiados
Estado: NO es una solicitud de cambio (tu error, lo arreglas)

3. Aclarar Requisitos Poco Claros

Situación: Brief no era específico, haces mejor suposición, cliente aclara
Arreglo: Ajustar basado en aclaración
Estado: NO es una solicitud de cambio (alcance era poco claro, esto es aclaración)

4. Entregables Explícitamente en Alcance

Alcance Original: "5 páginas web: Inicio, Sobre Nosotros, Servicios, Blog, Contacto"
Solicitud del Cliente: "Listo para el diseño de la página de Contacto"
Estado: NO es una solicitud de cambio (explícitamente en alcance)

5. Ajustes Menores Durante Trabajo Activo

Durante fase de diseño activa:
Cliente: "¿Puedes probar el logo 10% más grande?"
Estado: NO es una solicitud de cambio (ajuste menor durante trabajo activo)

Después de aprobación y finalización:
Cliente: "¿Puedes volver y hacer el logo 10% más grande?"
Estado: ES una solicitud de cambio (reabrir trabajo completado)

El Proceso de Solicitud de Cambio

Paso 1: Identificar y Documentar

Cuando el cliente hace una solicitud:

Lista de Verificación Interna:

□ ¿Está esto explícitamente en el documento de alcance original?
□ ¿Ya hemos entregado esto?
□ ¿Es esto un nuevo entregable o característica?
□ ¿Esto expande más allá de parámetros acordados?
□ ¿Esto requerirá horas adicionales más allá de la estimación?

Si respondes "no" a #1 o "sí" a cualquiera de #3-5, es una solicitud de cambio.

Documentar en Gestión de Proyectos de Corcava:

Solicitud de Cambio #: 001
Proyecto: Identidad de Marca Acme Corp
Fecha: 15 de noviembre, 2025
Solicitado Por: Sarah Johnson (cliente)
Solicitud: "¿Puedes diseñar tarjetas de presentación para que coincidan con el logo?"

Verificación de Alcance Original:
□ ¿Explícitamente incluido? No
□ ¿Trabajo similar incluido? No
☑ ¿Nuevo entregable? Sí
☑ ¿Requiere horas adicionales? Sí (est. 4 horas)

Estado: Pendiente Revisión
Costo Estimado: $1,000 (4 horas @ $250/hora)
Impacto en Línea de Tiempo: +3 días

Paso 2: Evaluar Impacto

Calcular tres impactos:

1. Horas Requeridas

Solicitud de cambio de diseño de tarjeta de presentación:

Tareas:
- Investigar mejores prácticas de tarjetas de presentación: 0.5 hrs
- Diseñar frente de tarjeta: 2 hrs
- Diseñar reverso de tarjeta: 1 hr
- Crear archivos listos para impresión: 0.5 hrs
- Revisión y revisiones del cliente: 1 hr

Total: 5 horas

2. Impacto de Costo

Horas: 5 horas
Tasa: $250/hora
Costo: $1,250

O ofrecer precios de paquete:
Diseño de tarjeta de presentación: $1,000 fijo
(Cliente ve valor, no cálculo por hora)

3. Impacto en Línea de Tiempo

Fecha de entrega actual: 20 de noviembre
Con tarjetas de presentación: 24 de noviembre (+4 días)

Razón:
- Tiempo de diseño: 2 días
- Revisión/revisión: 1 día
- Preparación de archivos: 1 día

Paso 3: Presentar Opciones al Cliente

Nunca solo digas "eso costará $X más". Da opciones.

Plantilla de Email/Mensaje:

Asunto: Solicitud de Cambio - Diseño de Tarjeta de Presentación

Hola Sarah,

¡Gracias por solicitar diseños de tarjetas de presentación para que coincidan con el nuevo logo! 
Me encantaría ayudar con eso.

Esto sería trabajo adicional más allá de nuestro alcance original (que 
cubría solo diseño de logo). Aquí están tus opciones:

OPCIÓN 1: Añadir al Proyecto Actual
Añadir diseño de tarjeta de presentación al proyecto actual:
- Costo: $1,000 (tasa de paquete)
- Línea de tiempo: Empuja entrega final de 20 de nov → 24 de nov
- Incluye: Diseño de frente y reverso, archivos listos para impresión, 1 ronda de revisión

OPCIÓN 2: Proyecto de Seguimiento Separado
Completar proyecto de logo como planificado, luego:
- Comenzar diseño de tarjeta de presentación después del 20 de nov
- Mismo precio: $1,000
- Sin impacto en línea de tiempo actual
- Entrega: 1 de dic

OPCIÓN 3: Paquete de Materiales de Marca
Agrupar múltiples elementos para mejor valor:
- Tarjetas de presentación
- Papel membretado
- Firma de email
- Plantillas de redes sociales
Precio de paquete: $3,500 (20% ahorro vs. precios individuales)
Línea de tiempo: 2 semanas después de finalización de logo

¿Qué opción funciona mejor para ti?

¡Feliz de discutir en una llamada rápida si es útil!

Saludos,
[Tu Nombre]

Por qué funciona:

✓ Reconoce solicitud positivamente
✓ Aclara que está más allá del alcance (educación)
✓ Ofrece múltiples soluciones (elección del cliente)
✓ Precios transparentes
✓ Impacto claro en línea de tiempo
✓ Mantiene relación (útil, no adversario)

Paso 4: Obtener Aprobación Escrita

Nunca procedas sin aprobación.

Documento de Orden de Cambio:

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
ORDEN DE CAMBIO #001
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

Proyecto: Identidad de Marca Acme Corp
Fecha: 15 de noviembre, 2025
Solicitud de Cambio: Diseño de Tarjeta de Presentación

DESCRIPCIÓN:
Diseñar tarjetas de presentación profesionales para que coincidan con logo aprobado, 
incluyendo diseños de frente y reverso, archivos listos para impresión con 
sangrados y marcas de corte, y una ronda de revisiones.

ALCANCE:
✓ Diseño de frente de tarjeta
✓ Diseño de reverso de tarjeta (diseño de información de contacto)
✓ Archivos PDF listos para impresión
✓ 1 ronda de revisión incluida

NO INCLUIDO:
✗ Servicios de impresión (cliente organiza)
✗ Variaciones de diseño adicionales
✗ Entrega urgente

COSTO: $1,000.00

TÉRMINOS DE PAGO:
Vencido al aprobar orden de cambio (antes de que comience el trabajo)

IMPACTO EN LÍNEA DE TIEMPO:
Fecha de entrega original: 20 de noviembre, 2025
Nueva fecha de entrega: 24 de noviembre, 2025 (+4 días)

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
APROBACIÓN DEL CLIENTE

Al firmar abajo, el cliente aprueba esta orden de cambio y 
acepta el costo adicional y ajuste de línea de tiempo.

_________________________________  __________
Firma del Cliente                   Fecha

_________________________________
Nombre Impreso

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
APROBACIÓN DE AGENCIA

_________________________________  __________
Firma del Gerente de Proyecto          Fecha

Aprobación Digital en Corcava:

Enviar orden de cambio a través del [portal del cliente de Corcava](https://app.corcava.com/register):
- Cliente recibe notificación por email
- Clic para revisar orden de cambio
- Clic en botón "Aprobar"
- Sistema registra aprobación con marca de tiempo
- El trabajo puede comenzar ahora

Aprobación registrada:
✓ Aprobado por: Sarah Johnson
✓ Fecha: 15 de noviembre, 2025, 2:45 PM
✓ Dirección IP registrada
✓ Copia PDF enviada por email a ambas partes

Paso 5: Actualizar Alcance del Proyecto

Revisar documentación del proyecto:

Alcance Original del Proyecto:

Identidad de Marca Acme Corp
───────────────────────────
Entregables:
- Diseño de logo (3 conceptos, 2 rondas de revisión)
- Paleta de colores de marca
- Sistema de tipografía
- Guías de uso de logo

Total: $5,000
Línea de tiempo: 3 semanas
Entrega: 20 de noviembre, 2025

Alcance Actualizado del Proyecto (después de orden de cambio):

Identidad de Marca Acme Corp
───────────────────────────
Entregables:
- Diseño de logo (3 conceptos, 2 rondas de revisión) ✓ Aprobado
- Paleta de colores de marca ✓ Aprobado
- Sistema de tipografía ✓ Aprobado
- Guías de uso de logo ✓ Aprobado
- Diseño de tarjeta de presentación (Orden de Cambio #001) ← NUEVO

Total: $6,000 ($5,000 original + $1,000 CO #001)
Línea de tiempo: 3.5 semanas
Entrega: 24 de noviembre, 2025 (ajustado del 20 de nov)

Paso 6: Ejecutar y Rastrear Separadamente

Rastrear trabajo de orden de cambio por separado:

Seguimiento de Tiempo:

Alcance Original:
Proyecto: Identidad de Marca Acme (Original)
Horas registradas: 22 horas
Presupuesto: $5,000 (precio fijo)
Estado: Completado

Orden de Cambio #001:
Proyecto: Identidad de Marca Acme - Tarjetas de Presentación (CO #001)
Horas registradas: 4.5 horas
Presupuesto: $1,000 (precio fijo)
Estado: En Progreso

Esta separación muestra:
- Rentabilidad del proyecto original
- Rentabilidad de orden de cambio
- Desglose claro de facturación

Facturación Separada:

Elementos de Línea de Factura:

Paquete de Diseño de Identidad de Marca                     $5,000.00
- Logo, paleta de colores, tipografía, guías
- Completado 20 de noviembre, 2025

Orden de Cambio #001: Diseño de Tarjeta de Presentación           $1,000.00
- Añadido por solicitud del cliente 15/11/25
- Completado 24 de noviembre, 2025
                                              ─────────────
                                        TOTAL:   $6,000.00

Previniendo Expansión de Alcance Antes de que Comience

Escribir Alcances a Prueba de Balas

Elementos Esenciales:

1. Lista Específica de Entregables

❌ Vago:
"Diseño de sitio web"

✓ Específico:
"Diseño de sitio web incluyendo:
- Página de inicio
- Página Sobre Nosotros
- Página de servicios (principal + 3 subpáginas)
- Página índice de blog
- Página de contacto
- Página de error 404

Total: 8 páginas

Páginas adicionales más allá de estas 8 serán cotizadas por separado 
a $1,500 por página."

2. Exclusiones Explícitas

NO INCLUIDO EN ESTE PROYECTO:
✗ Escritura de contenido o edición de texto
✗ Fotografía o ilustración personalizada
✗ Desarrollo/codificación de sitio web
✗ Optimización SEO
✗ Configuración de redes sociales
✗ Plantillas de marketing por email
✗ Mantenimiento continuo

Estos pueden añadirse como proyectos separados. Por favor pregunta por precios.

3. Política de Revisiones

REVISIONES:
- 2 rondas de revisiones incluidas por entregable
- Revisiones = ajustes a dirección de diseño aprobada
- Cambios de dirección mayores = nuevos conceptos (facturados por separado)
- Rondas de revisión adicionales: $500/ronda o $150/hora
- Revisiones solicitadas después de aprobación final: $200/hora, mínimo 2 horas

4. Hitos de Línea de Tiempo

LÍNEA DE TIEMPO DEL PROYECTO:
Semana 1: Descubrimiento e investigación
Semana 2: Conceptos iniciales presentados
Semana 3: Ronda de revisión 1
Semana 4: Ronda de revisión 2
Semana 5: Archivos finales entregados

Retroalimentación del cliente requerida dentro de 3 días hábiles en cada hito.
Retrasos en retroalimentación extenderán fecha de entrega final proporcionalmente.

5. Protocolos de Comunicación

COMUNICACIÓN:
- Llamadas de estado semanales: Martes 2pm
- Solicitudes de cambio: Email a [email protected]
- Problemas urgentes: Llamar al gerente de proyecto directamente
- Todas las solicitudes de cambio requieren aprobación escrita antes de que comience el trabajo
- No se aceptan órdenes de cambio verbales

Esto protege a ambas partes y asegura documentación clara.

Establecer Expectativas Temprano

Durante Llamada de Inicio:

"Antes de comenzar, quiero establecer expectativas claras sobre el alcance del proyecto.

Nuestro acuerdo cubre [lista entregables]. Si surge algo 
que está fuera de este alcance, haremos:

1. Te avisaremos que es una solicitud de cambio
2. Proporcionaremos una estimación de impacto de costo y línea de tiempo
3. Obtendremos tu aprobación antes de proceder

Esto nos protege a ambos - siempre sabes por qué estás pagando,
y podemos entregar trabajo de calidad sin expansión inesperada de alcance.

¿Suena bien?"

Cliente: "¡Sí, tiene sentido!"

Ahora has establecido el marco para gestionar cambios.

Usar Lenguaje de Solicitud de Cambio

Entrena a tu equipo para decir:

❌ Evitar:
"¡Claro, puedo hacer eso!"

✓ En su lugar:
"¡Definitivamente puedo ayudar con eso! Déjame verificar si está en 
nuestro alcance actual o si necesitaremos una orden de cambio rápida."

❌ Evitar:
"Eso es extra, costará más."

✓ En su lugar:
"¡Gran idea! Eso sería trabajo adicional más allá de nuestro 
acuerdo actual. Déjame preparar opciones y precios para ti."

❌ Evitar:
"No, eso no está incluido."

✓ En su lugar:
"¡Me encantaría hacer eso! Como está más allá de nuestro alcance actual, 
enviaré una orden de cambio para que podamos añadirlo oficialmente."

El Patrón:

Reconocer positivamente
Identificar como trabajo adicional (educar)
Ofrecer proporcionar opciones/precios
Mantenerlo profesional y útil

Escenarios Comunes de Solicitud de Cambio

Escenario 1: "¿Puedes solo rápidamente..."

Cliente: "¿Puedes solo rápidamente añadir iconos de redes sociales al sitio web?"

Respuesta Incorrecta: "¡Claro, no hay problema!" (luego gastar 3 horas, facturar nada)

Respuesta Correcta: "¡Absolutamente! Añadir iconos de redes sociales involucraría:

Diseñar o obtener iconos que coincidan con la marca
Integrarlos en el diseño
Crear estados hover
Vincular a tus perfiles sociales

Eso es aproximadamente 3 horas de trabajo ($750). ¿Te gustaría que añada eso al proyecto, o prefieres manejar iconos sociales por separado?"

Por qué funciona:

Muestra que no es realmente "rápido"
Educa sobre qué está involucrado
Proporciona precios transparentes
Da elección al cliente
Mantiene relación

Escenario 2: Expansión de Características Durante Desarrollo

Cliente: "Mientras estás diseñando el sitio web, ¿también puedes diseñar nuestra plantilla de boletín de email?"

Respuesta Incorrecta: "Bueno, ya estoy diseñando, ¡así que claro!"

Respuesta Correcta: "¡Gran idea para mantener la marca consistente! Las plantillas de boletín de email son separadas del diseño de sitio web (diferentes requisitos técnicos y casos de uso).

Definitivamente puedo ayudar con eso. Una plantilla de email responsiva sería $1,500. ¿Te gustaría que: A) Lo añada al proyecto actual (extiende línea de tiempo 1 semana) B) Lo comience como proyecto de seguimiento después de que el sitio web esté hecho C) Envíe propuesta completa con múltiples opciones de plantilla de email

¿Qué funciona mejor para ti?"

Escenario 3: Cambio de Dirección Mayor Después de Aprobación

Cliente: "Mostramos el diseño aprobado a nuestro CEO y él quiere ir en una dirección completamente diferente."

Esto es costoso - manejar cuidadosamente:

Respuesta: "Entiendo - obtener aceptación final de partes interesadas es crucial.

Aquí está la situación: Hemos completado el diseño según la dirección aprobada. Empezar de nuevo con una nueva dirección sería esencialmente un nuevo proyecto.

Aquí están tus opciones:

OPCIÓN 1: Nueva Dirección (esencialmente empezar fresco) Costo: $4,000 (80% del costo del proyecto original) Línea de tiempo: 2.5 semanas Resultado: Diseño completamente nuevo en dirección diferente

OPCIÓN 2: Revisión Mayor del Diseño Actual Costo: $1,500 Línea de tiempo: 1 semana Resultado: Cambios significativos al diseño existente (todavía misma dirección general)

OPCIÓN 3: Proceder como Aprobado Costo: $0 Línea de tiempo: En horario Resultado: Usas el diseño que tu equipo aprobó

Recomiendo obtener la opinión de tu CEO ANTES de finalizar la dirección de diseño en proyectos futuros para evitar esta situación.

¿Qué opción preferirías?"

Puntos clave:

Cambios de dirección mayores son costosos
Establecer precios realistas (esta es una solicitud grande)
Educarlos para evitar problemas repetidos
Mantenerte profesional, no punitivo

Escenario 4: Ajustes Pequeños Interminables

Cliente: (después de 2 rondas de revisión) "¿Puedes hacer el logo 5% más grande? ¿Y desplazarlo 3 píxeles a la izquierda? ¿Y probarlo en un azul ligeramente diferente?"

Problema: Muerte por mil cortes. Los cambios pequeños se suman.

Respuesta: "¡Feliz de ayudar! Hemos completado nuestras 2 rondas de revisión incluidas.

Para ajustes pequeños adicionales como estos, ofrecemos:

Paquete de Micro-Revisión: $250 Incluye hasta 1 hora de ajustes menores como:

Ajustes de tamaño
Variaciones de color
Cambios de posicionamiento
Ajustes de fuente

Podemos hacer estos cambios y enviar los archivos actualizados dentro de 24 horas. ¿Te gustaría proceder?"

Por qué funciona:

Reconoce que ayudarás
Les recuerda de revisiones usadas
Ofrece paquete razonable para ajustes pequeños
Establece límite en alcance

Escenario 5: "Solo Esta Vez"

Cliente: "Sé que esto no está incluido, pero ¿puedes hacerlo solo esta vez? Te lo compensaremos en el próximo proyecto."

Peligro: Esto nunca se queda en "una vez"

Respuesta: "¡Realmente aprecio tu negocio y quiero ayudar!

Aquí está mi preocupación: si empiezo a hacer excepciones, se vuelve difícil gestionar alcance justamente para todos nuestros clientes. Y honestamente, la compensación de 'próximo proyecto' raramente funciona limpiamente.

En su lugar, me encantaría ofrecerte:

Añadir este trabajo oficialmente ahora a precio completo
O, crédito esto hacia un paquete de proyecto futuro si firmas un acuerdo de retainer (podemos discutir términos de retainer)
O, puedo recomendar otro diseñador que podría ser capaz de ayudar si el presupuesto es una preocupación ahora

¿Cuál preferirías?"

Puntos clave:

Empático pero firme
Explica por qué no puedes hacer excepciones
Ofrece alternativas
Protege tus límites

Preciar Órdenes de Cambio

Estrategias de Precios

Estrategia 1: Extensión por Hora

Proyecto original: Fijo $5,000 (20 horas estimadas)
Tasa efectiva: $250/hora

Orden de cambio: Facturar por hora real
Tarjetas de presentación: 4 horas × $250 = $1,000

Pros:
- Transparente y justificado
- Fácil de calcular
- Coincide con tasa existente

Contras:
- Cliente puede cuestionar horas
- Se siente transaccional

Estrategia 2: Precios de Paquete

Paquete de Diseño de Tarjeta de Presentación: $1,000
Incluye:
- Diseño de frente y reverso
- Archivos listos para impresión
- 1 ronda de revisión
- Múltiples formatos de archivo

Pros:
- Cliente ve valor, no horas
- Se siente como un trato
- Fácil de aprobar

Contras:
- Puede sub o sobre-estimar horas

Estrategia 3: Menú de Complementos por Niveles

Complementos de Materiales de Marketing:
─────────────────────────────────
Tarjetas de Presentación          $1,000
Papel Membretado              $800
Firma de Email         $300
Kit de Redes Sociales        $1,500
Plantilla de Presentación   $2,000

Descuento de Paquete:
Elige 3+ elementos, ahorra 15%

Pros:
- Decisión fácil del cliente
- Oportunidades de upsell
- Precios preestablecidos

Contras:
- Debe estimar con precisión desde el principio

Estrategia 4: Porcentaje del Original

Cambio de dirección mayor = 70% del costo del proyecto original

Proyecto original: $5,000
Cambio de dirección: $3,500 (70%)

Razonamiento: La mayoría del trabajo original es desperdiciado

Pros:
- Justo para reinicios mayores
- Desalienta cambios frívolos

Contras:
- Puede parecer costoso
- Necesita buena justificación

Cuándo Descontar (y Cuándo No)

Considera descontar órdenes de cambio cuando:

✓ Adición muy pequeña (< 1 hora de trabajo)
✓ Cliente a largo plazo con negocio consistente
✓ Alcance original fue genuinamente poco claro (tu culpa)
✓ Gesto de buena voluntad para una relación valiosa
✓ Lleva a proyecto futuro mucho más grande (estratégico)

Ejemplo:
"Como esta es una adición pequeña y eres un cliente a largo plazo valorado, 
incluiré esto sin cargo. Para adiciones futuras, 
usaremos nuestro proceso de orden de cambio."

Nunca descontes cuando:

✗ Cliente está habitualmente añadiendo trabajo
✗ Estableciendo un precedente que no puedes sostener
✗ Cambio es grande (> 3 horas)
✗ Ya estás operando a márgenes bajos
✗ Cliente está buscando precios o es difícil

Ejemplo:
"Desearía poder incluir esto, pero con nuestra carga de proyectos actual, 
necesito cobrar nuestra tasa estándar. El costo sería 
$X. ¿Te gustaría proceder?"

Flujo de Trabajo de Aprobación de Solicitud de Cambio

El Proceso Formal en Corcava

Usando Gestión de Proyectos de Corcava para control de cambios:

Paso 1: Cliente Envía Solicitud

A través de formulario del portal del cliente:
- ¿Qué quieren?
- ¿Por qué lo necesitan?
- ¿Cuándo lo necesitan?
- ¿Es esto urgente?

Sistema crea ticket de solicitud de cambio
Asigna a gerente de proyecto
Activa notificación

Paso 2: Revisión Interna

Gerente de proyecto revisa:
□ ¿Está esto verdaderamente fuera de alcance?
□ ¿Podemos acomodarlo en términos de línea de tiempo?
□ ¿Cuánto costará?
□ ¿Queremos hacer esto?

Asigna a diseñador para estimación

Paso 3: Estimación

Diseñador proporciona:
- Estimación de horas
- Dependencias
- Impacto en línea de tiempo
- Consideraciones técnicas

Regresa a gerente de proyecto

Paso 4: Creación de Propuesta

PM crea orden de cambio formal:
- Descripción del trabajo
- Precios (posiblemente múltiples opciones)
- Impacto en línea de tiempo
- Términos

Envía al cliente a través del portal

Paso 5: Revisión y Aprobación del Cliente

Cliente recibe orden de cambio:
- Revisa en portal
- Puede hacer preguntas vía comentarios
- Clic en "Aprobar" o "Rechazar"
- Si se aprueba, se envía enlace de pago

Sistema registra aprobación con marca de tiempo

Paso 6: Ejecución

Una vez aprobado y pagado:
- Diseñador asignado
- Comienza el trabajo
- Tiempo rastreado a orden de cambio
- Actualizaciones de estado en portal
- Entrega cuando está completo

Paso 7: Facturación

Orden de cambio se muestra por separado en factura:
- Alcance original: $X
- Orden de Cambio #001: $Y
- Orden de Cambio #002: $Z
Total: $X+Y+Z

Trail completo de documentación

Capacitando a tu Equipo

Capacitación de Diseñador

Enseña a diseñadores a identificar expansión de alcance:

Ejercicio de Juego de Roles:

Escenario: Cliente envía email directamente al diseñador: "¿Puedes añadir 
una galería de fotos al sitio web?"

Respuesta Incorrecta:
"¡Claro! Lo añadiré." (expansión de alcance)

Respuesta Correcta:
"¡Gran idea! Las galerías de fotos no estaban en nuestro alcance original. 
Déjame obtenerte precios y línea de tiempo. Incluyendo a [PM] para 
crear una orden de cambio para ti."

Por qué es correcto:
✓ Reconocimiento positivo
✓ Identifica como fuera de alcance
✓ Involucra gerente de proyecto
✓ Establece expectativa de proceso formal

Lista de Verificación del Diseñador:

Antes de decir "sí" a cualquier solicitud del cliente, pregúntate:

□ ¿Está esto explícitamente en el documento de alcance original?
□ ¿Está esto dentro de parámetros acordados (páginas, revisiones, entregables)?
□ ¿Está esto arreglando mi error o añadiendo nuevo trabajo?
□ ¿Esto tomaría más de 15 minutos?

Si respondes "no" a #1-2 o "sí" a #4, involucra a tu PM.

Capacitación de Gerente de Proyecto

Rol del PM en Control de Cambios:

1. Guardián

PM controla qué se convierte en orden de cambio:
- Revisa todas las solicitudes
- Determina si verdaderamente fuera de alcance
- Previene sobre-cobro (daña relaciones)
- Previene sub-cobro (daña rentabilidad)

2. Comunicador

PM comunica órdenes de cambio a clientes:
- Mantiene relación
- Explica cambios diplomáticamente
- Presenta opciones
- Obtiene aprobación

3. Documentador

PM mantiene registros de órdenes de cambio:
- Todas las solicitudes registradas
- Aprobaciones documentadas
- Facturación precisa
- Trail de auditoría completo

Capacitación del Cliente

Educa Clientes sobre Tu Proceso:

En Inicio:

"Nuestro proceso incluye un sistema de control de cambios. Si surge algo 
fuera de nuestro alcance original, haremos:
1. Te avisaremos que es trabajo adicional
2. Proporcionaremos una estimación rápida
3. Obtendremos tu aprobación antes de proceder

Esto asegura sin cargos sorpresa y siempre sabes qué 
estás obteniendo. ¿Preguntas sobre eso?"

En Paquete de Bienvenida:

CÓMO SOLICITAR CAMBIOS:

Si te gustaría añadir trabajo más allá de nuestro acuerdo original:
1. Envía una solicitud de cambio a través de tu portal
2. Revisaremos y proporcionaremos precios dentro de 1 día hábil
3. Apruebas o rechazas
4. Si se aprueba, comienza el trabajo

¡Queremos ayudar con todo lo que necesitas! El proceso de solicitud de cambio 
solo asegura precios transparentes y expectativas claras.

Medición del Éxito

Métricas Clave

1. Ingresos de Orden de Cambio

Rastrear mensualmente:
Ingresos de Orden de Cambio ÷ Ingresos Totales = % de Orden de Cambio

Ejemplo:
Ingresos totales: $50,000
Ingresos de orden de cambio: $8,000
% de orden de cambio: 16%

Objetivo: 10-20% de ingresos de órdenes de cambio

Demasiado bajo (< 5%): Perdiendo oportunidades de ingresos
Demasiado alto (> 25%): Posible alcance pobre

2. Tasa de Aprobación de Orden de Cambio

Órdenes de Cambio Propuestas: 15
Órdenes de Cambio Aprobadas: 12
Tasa de Aprobación: 80%

Objetivo: 70-85% tasa de aprobación

Demasiado bajo (< 60%): Precios demasiado altos o presentación pobre
Demasiado alto (> 90%): Podría estar preciando demasiado bajo

3. Horas de Expansión de Alcance

Rastrear horas de trabajo hecho sin órdenes de cambio:

Mes 1: 47 horas expansión de alcance (malo)
Mes 2: 23 horas expansión de alcance (mejorando)
Mes 3: 8 horas expansión de alcance (bueno)

Objetivo: < 5% de horas totales como expansión de alcance no pagada

4. Velocidad de Orden de Cambio

Tiempo desde solicitud hasta aprobación:

Promedio: 2.3 días

Objetivo: < 3 días

Más rápido = mejor experiencia del cliente
Más lento = retrasos de proyecto, frustración

Conclusión: Protegiendo Rentabilidad

La Línea de Fondo:

La expansión de alcance puede destruir 20-30% de rentabilidad del proyecto. Un proceso estructurado de solicitud de cambio protege tu línea de fondo mientras mantiene satisfacción del cliente.

Principios Fundamentales:

Escribir alcances claros - Entregables específicos previenen ambigüedad
Reconocer solicitudes de cambio - Saber cuándo el trabajo está más allá del alcance
Documentar todo - Trail de papel protege a ambas partes
Preciar transparentemente - Mostrar valor, ofrecer opciones
Obtener aprobación escrita - Nunca proceder sin autorización
Rastrear por separado - Monitorear rentabilidad de orden de cambio
Mantenerse positivo - Actitud útil, límites firmes

Lista de Verificación de Implementación:

☐ Actualizar plantillas de alcance de proyecto con exclusiones específicas
☐ Crear plantilla de aprobación de orden de cambio
☐ Configurar seguimiento de solicitud de cambio en [Corcava](https://app.corcava.com/register)
☐ Capacitar equipo de diseño en identificar expansión de alcance
☐ Capacitar PMs en proceso de orden de cambio
☐ Añadir control de cambios a incorporación de cliente
☐ Rastrear métricas de orden de cambio mensualmente
☐ Revisar y refinar proceso trimestralmente

¿Listo para Detener la Expansión de Alcance?

Comienza tu prueba gratuita de Corcava y obtén:

✓ Flujos de trabajo de solicitud de cambio integrados
✓ Seguimiento de aprobación digital
✓ Seguimiento de tiempo separado para órdenes de cambio
✓ Portal del cliente para envío de solicitudes
✓ Facturación automática con elementos de línea de orden de cambio
✓ Documentación completa de trail de auditoría

Protege tu rentabilidad. Implementa control de cambios hoy.

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